社員向けポータルが使いにくいから使わないのか、仕事上に必要がないから使わないのか。
個人用サイトも使っている人がいるのかいないのか。さっぱりわからない。
#sharepointはオープンソースのSNSより使いづらく、自由度がなさすぎ(w/o VisualStudio) http://sharepoint.boo.jp/index.php?e=103

立場的にこれ以上はわからないので、想像の上に論じるけども。

pukiwikiで作っていた自チーム向けポータルは社内の標準外ソフトであるPHPが入っているので、落とさなければいけない。
その代替のサイトをsharepoint上に作ることは失敗した。
ツールなどを使ってもPukiwikiからの移行は無理で、静的なHTMLにしてexportしたが、遅くて退屈でどうもならない。
二度とメンテする気は起きないだろう。

さかのぼって、言えば、
IPMessangerが社内で使えたころのほうがコミュニケーションが円滑で横のつながりがあったってことはないのかな。
#中小企業のネットワークを引いたとき、当時はキラーアプリだった。多くの社員がこれでネットワークにつながったパソコンって便利だと思い知った。

IPMessengerが仕事に無関係に使われていることがある。=>仕事に不要=>禁止！
って短絡的な判断で終わるのじゃなくて、
問題はあるけど、IPMessengerが円滑なコミュニケーションを生んでいる。=>この部分の代替は必要かも。
って考え、
「どうすれば、IPMessengerでもたらされたコミュニケーションを継承できるのか。」
ということを考えていくような思考が必要なんじゃないだろうか。

理詰めのルールは、運用側の理屈でユーザに不便を強いることの言い訳にしかなっていない。
利用者の言葉なき主張をいかに肌感覚で捕らえるかことができるかが重要な気がする。

ルールの厳格化によって仕事の効率化が進まない、改善のアイデアに弊害になっているケースが発生していないか。
そんなケースがないかの検証なく、ルールの施行を積み重ねては活力が失われていることに気づかないのじゃないか。

いくら優れたアイデアがあっても、ルールで定められたコンセンサスを形成するステップが冗長であれば鮮度を失ってしまう。
鮮度関係なく食えるものだけ食っていくって方法が望ましいってこともあるだろうけど。

少なくとも他チームへ影響が出ない範囲ではできるだけ少ないステップで決断が取れ実行できるチームを形成できないか。

運用側の合理性でユーザの生産性、利便性をスポイルしていないか。
いかに高いレベルで両立できているかが検証する必要がある。

それには、部分最適ではなく全体最適を考える視点が絶対に必要だと思う。