会議の時間になると、終わりのない非生産的な時間が過ぎていくのをただ待つだけのような気分になって、苦笑すら出ないという人もいます。しかし、正しいやり方さえわかれば、退屈でどうしようもない会議を、有益で生産性のあるものにすることも不可能ではありません。
生産性向上系のアイデアブログ「99u」に、会議を有意義に進めている会社が取り入れている方法が載っていました。その3カ条は、次の通り。
- 会議は、決まった目的や議題がなければならない。
議題がないと、会議はすぐに方向性を見失う。生産的な仕事の議論ではなく、社交的な集まりになりやすい。- 会議は、出席者が次への取り組みを把握した上で終わらなければならない。
AppleからToastmastersまで、成功しているほとんどの会社や団体では、出席者が次にやるべきことを明確にして会議を終えるようにしています。- 会議は、終了時間を設けなければならない。
制約があるからこそクリエイティブになります。終了時間が決まっていないと、ダラけたり、話題がそれたり、無駄な会話が増えたりします。
かなりシンプルな条件です。無目的に集まりたい人はほとんどいないとしても、会議は有益なものにするには「グループとして実行するべき特定のタスクがある方が良い」というのは、筆者の経験からもわかるそう。AppleやGoogleのように成功している企業から学ぶべきことは、まだまだたくさんあります。気になる人は以下のリンクから、99uのポスト全文（英語）をチェックしてみてください。
How to Run Your Meetings Like Apple and Google | 99u
Adam Dachis（原文／訳：的野裕子）
Photo by Andrew Magill.
