Gestión contable. ADGD0108

Capítulo 1

La teoría contable

Contenido

1. Introducción

2. La información contable

3. Las cuentas

4. Resumen

1. Introducción

En el desarrollo habitual de sus actividades mercantiles y comerciales, las empresas siempre han tenido la necesidad de registrar sus operaciones de modo que pudieran tener un control sobre ellas a la vez que un resumen histórico de su evolución.

La creciente complejidad que desde siglos han ido experimentando los mercados y los entornos económicos propició la homogeneización en la forma de llevar a cabo estos registros, más aún cuando las empresas dejaron de ser familiares y pasaron a recibir capitales de inversores que colocaban su dinero en espera de futuras remuneraciones por la buena marcha de las empresas de las que eran accionistas.

Todo ello hacía necesario la existencia de sistemas de registros estandarizados y que pudieran ser conocidos por todos los agentes que participaban en la actividad empresarial.

La identificación de los elementos que intervienen en una transacción, el conocimiento de su comportamiento, los derechos y obligaciones que generan y el momento en que estos son efectivos, la clasificación de partidas homogéneas en unidades superiores, la presentación de los distintos registros que se llevan a cabo, etc., son puntos que la teoría contable ha estudiado, definido y desarrollado, permitiendo la comprensión de las cuentas de las empresas por cualquier agente interesado en el estudio contable.

2. La información contable

La información contable estará compuesta por el conjunto de informes de carácter económico y financiero que pretende mostrar la situación de la empresa, de modo que sirva como base informativa para la toma de decisiones a los distintos agentes interesados.

Esta información se generará a través del sistema contable establecido en la empresa.

2.1. Introducción

El objetivo fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica.

Quienes toman decisiones en las empresas necesitan información financiera en la que basar la planificación y la actuación de sus actividades. Y a ellos se le suman una serie de agentes económicos que igualmente están interesados en conocer el estado económico y financiero de las empresas, como son los inversores, los accionistas, el gobierno, los acreedores, etc.

El sistema contable de una organización es el encargado de desarrollar y comunicar esta información.

Definición

Sistema de información contable

Es el conjunto de métodos, procedimientos y recursos que las entidades emplean para llevar a cabo el control y el registro de sus actividades comerciales y empresariales y resumirlas a través de informes útiles para el uso por los distintos agentes económicos interesados.

La información contable obtenida de estos sistemas puede clasificarse en dos grandes categorías:

Contabilidad financiera o externa: aquella que tiene como finalidad mostrar al público en general la situación económica y financiera de la empresa mediante el registro de sus operaciones empresariales, ajustándose a las regulaciones vigentes. Es la que se estudiará en el presente manual.

Contabilidad de costes, analítica o interna: aquella cuya función consiste en el estudio y el análisis de las relaciones entre costes, volumen de negocio y beneficios, permitiendo una valoración de la eficacia y la eficiencia de los distintos departamentos o centros de coste de las empresas y, de ese modo, la toma de decisiones estratégicas o de planificación. Su calificación de interna se debe a que esta información es de uso exclusivo del personal de la empresa y no de agentes externos o del público en general.

Ejemplo

La contabilidad de costes supone dividir la empresa en centros de coste para permitir determinar las áreas más o menos rentables y, de ese modo, poder tomar las oportunas decisiones.

Una empresa con varios centros de trabajo es un claro ejemplo de la necesidad de llevar una contabilidad analítica. Supóngase una empresa X con tres centros de trabajo, A, B y C. La empresa X tiene unos beneficios a final de año de 500 €.

La composición de este resultado por centros de trabajo es la siguiente:

Centro de trabajo A: beneficios por importe de 400 €.

Centro de trabajo B: beneficios por importe de 300 €.

Centro de trabajo C: pérdidas por importe de 200 €.

Resultado global de la empresa X = 400 + 300 − 200 = 500 €.

En este caso, si no se llevase contabilidad analítica, no se podría focalizar el problema o el centro de trabajo donde la empresa no es rentable y, por lo general, si la situación no cambiara, en periodos siguientes la empresa seguiría disminuyendo sus beneficios por este motivo.

La información de la contabilidad de costes permite determinar qué áreas deben ser analizadas en mayor detalle a fin de poner medidas correctoras para conseguir la máxima productividad global.

No únicamente se consideran centros de coste los distintos centros de trabajo que pueda tener una empresa, sino que también se consideran como tales los distintos departamentos, delegaciones o cualquier otra segmentación que la empresa crea oportuno establecer.

Debido a la diversidad de usuarios que tiene la contabilidad, la información que esta suministra debe ser de calidad, pudiéndose entender que esto se consigue cuando presenta una serie de características como:

Utilidad: la información debe adecuarse al propósito del usuario, es decir, debe valer para que aquel pueda tomar sus decisiones de forma coherente. El contenido de la información debe ser significativo, relevante y veraz.

Confiabilidad: el proceso empleado en el sistema contable debe ser estable (aplicando siempre las mismas reglas, informando cuando por necesidad estas cambian), objetivo (debe ser un sistema imparcial) y verificable (las operaciones registradas en el sistema deben poder ser comprobadas).

Provisionalidad: en ocasiones la información contable no refleja hechos concluidos, sino estimaciones o previsiones de los mismos. Más que una cualidad deseable para la información de la contabilidad, la provisionalidad se trata de una realidad de esta que supone una posible limitación a su precisión.

Nota

El sistema contable de cualquier empresa se ejecuta en tres pasos básicos que se aplican a la información relacionada con su actividad financiera: registro, clasificación y archivo.

2.2. Tipología empresarial a efectos contables

Con objeto de sentar las bases desde un primer momento, conviene definir el término de empresa.

Una empresa es una entidad autónoma de producción en la que se coordinan diversos medios productivos (trabajo humano y elementos materiales e inmateriales) bajo la dirección de un empresario con el fin de elaborar productos o prestar servicios que permitan la satisfacción directa o indirecta de alguna necesidad humana.

En cualquier caso, no es esta una definición estándar ni universal. Los distintos autores y organizaciones atienden a los aspectos más relevantes para ellos, enfatizándolos en sus definiciones. Así, por ejemplo, la Comisión de la Unión Europea considera empresa a toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica. O, según el derecho internacional, la empresa es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una necesidad en el mercado.

Ante la amplitud de definiciones existentes, sí que se puede afirmar que existen ciertas pautas comunes en todas ellas, como es la existencia de unos medios productivos organizados para la producción de bienes y servicios encaminados a satisfacer una demanda.

Igualmente, a la hora de clasificar las empresas existe una amplia diversidad de criterios, si bien algunos de ellos tienen un mayor interés desde un punto de vista contable, como pueden ser aquellos que tienen en consideración el tamaño, el sector productivo y la forma jurídica y titularidad.

Algunas de las clasificaciones que se podrían realizar son:

En relación al tamaño, están los siguientes tipos de empresas:

Microempresa.

Pyme pequeña.

Mediana.

Grande.

La determinación de si una empresa se encuadra en una u otra categoría dentro de esta clasificación no siempre resulta fácil de delimitar. Generalmente, los parámetros usados para considerar el tamaño de la empresa son la cifra anual de negocios y el número medio de empleados.

Nota

El PGC permite presentar cuentas anuales abreviadas a las empresas en función de su tamaño.

La Recomendación de la Comisión Europea 2003/361/CE realiza la siguiente clasificación en función de este criterio:

Tamaño de empresas según la Recomendación de la Comisión Europea 2003/361/CE

En relación al sector productivo, las empresas pueden clasificarse en:

Empresas productoras de bienes o industriales (que a la vez pueden subdividirse en agrícolas, artesanales, extractivas, etc.).

Empresas comerciales (mayoristas, minoristas, comisionistas).

Empresas de servicios (transporte, enseñanza, ocio, etc.).

Es importante mencionar que, debido a las especiales características de determinados sectores productivos, el PGC adapta las normas generales que en él se incluyen a través de adaptaciones sectoriales, como pueden ser la del sector inmobiliario, de entidades aseguradoras, de empresas concesionarias de infraestructuras públicas, empresas vitivinícolas, entre otras.

En función de si el capital está en manos públicas o privadas:

Empresas privadas: cuando la propiedad de la empresa es de esta naturaleza.

Públicas: si el capital pertenece al Estado, a comunidades autónomas, a diputaciones, a ayuntamientos o a otros organismos dependientes de estas instituciones.

Mixtas: si la titularidad es compartida por entes públicos y privados.

Según el ámbito geográfico donde realizan su actividad serán:

Locales: cuando operan en una localidad determinada.

Nacionales: si sus operaciones se realizan únicamente en territorio nacional.

Internacionales: cuando operan en al menos dos países distintos.

Según la cuota de mercado que posean:

Empresa líder: cuando posee la mayor cuota de mercado, fijando precios y estrategias que son seguidas por las demás.

Empresa aspirante: aquella que intenta ganar cuota de mercado respecto al líder y el resto de competidores.

Empresa seguidora: aquella con una cuota de mercado pequeña, que no supone amenaza para el líder.

Empresa especialista: aquella que se especializa, buscando un segmento de mercado muy concreto, en busca de un posible monopolio.

Fijándose en la forma jurídica y titularidad, se podría hacer la siguiente distinción:

Según tengan o no ánimo de lucro:

Empresas mercantiles.

Empresas no mercantiles (asociaciones, fundaciones, patronatos, etc.).

Según si la titularidad pertenece a una o a más personas físicas o jurídicas:

Empresas individuales.

Empresas sociales:

Regulares o irregulares: según las formalidades de su constitución y acceso a un registro público. Son irregulares aquellas compañías que, desarrollando una actividad empresarial, no se someten a los requisitos de forma, publicidad, constitución y registro de las sociedades mercantiles habituales.

Mercantiles puras (colectivas, comanditarias, anónimas y limitadas) o especiales (cooperativas, mutualidades, etc.).

Las que limitan la responsabilidad de sus socios al capital comprometido (anónimas, limitadas, etc.) y las que no lo hacen (colectivas, comanditarias simples).

Actividades

1. Pensar en empresas que conozca y encuadrarlas en función de las clasificaciones anteriormente expuestas. Encontrar al menos una empresa para cada categoría de cada clasificación.

2. ¿En qué tipo de empresa, atendiendo a las clasificaciones propuestas, le gustaría trabajar? ¿Por qué motivos?

2.3. El patrimonio en la empresa

El origen de la palabra patrimonio se remonta al derecho romano, entendiéndose por él la propiedad familiar que se heredaba del padre. Distintos pensadores y escuelas fueron matizando este término y fue a partir del Código Napoleónico cuando se introdujo en su definición una característica que tiene especial relevancia a la hora de estudiar la vertiente económica de la palabra, estableciendo que el patrimonio solo abarcaba aquellos elementos capaces de ser evaluados monetariamente.

Nota

Desde un punto de vista contable, se considera patrimonio al conjunto de bienes, derechos y obligaciones que, bajo la titularidad de la empresa, están afectos a su actividad económica en busca de un fin concreto y que son susceptibles de valoración económica.

En esta definición existen tres aspectos fundamentales a los que debe prestarse una especial atención:

Deben estar bajo la titularidad de la empresa, en cualquiera de las figuras jurídicas que permite la ley vigente.

Deben estar afectos a la actividad ordinaria de la empresa.

Deben poder valorarse económicamente, como modo de homogeneización de los distintos elementos.

La contabilidad se encarga del estudio y el análisis del patrimonio empresarial y es por ello que del concepto general deban realizarse divisiones o clasificaciones en las que se encuadren partidas o elementos que por sus características comunes puedan ser sometidas a un mismo tratamiento y análisis. Una primera división que debe realizarse de forma necesaria es en función de su valoración o contribución al patrimonio global, de forma que se tendría:

La parte positiva: formada por los bienes (elementos materiales o tangibles, como edificios, sillas, coches, etc.) y los derechos (elementos inmateriales o intangibles derivados de relaciones jurídicas de uso, posesión y propiedad, como derechos de cobro de clientes, mercancías pendientes de recibir, etc.).

La parte negativa: que la compone las obligaciones (inmateriales o intangibles, como pueden ser deudas pendientes de pagar, materiales que hay que entregar, etc.).

La diferencia entre la suma de la parte positiva (bienes y derechos) y la suma de la parte negativa (obligaciones) dará el valor del patrimonio neto de la empresa, que es lo se podría considerar como el valor objetivo de la empresa en un momento dado, es decir, lo que realmente queda o lo que realmente se llevarían los empresarios si en ese preciso momento decidieran cerrar el negocio. Así, se tendría que:

2.4. Las masas patrimoniales. Características

A la hora de estudiar las masas patrimoniales, puede comenzarse por definir los elementos fundamentales que las componen.

Se entiende como elemento patrimonial cada una de las partes, autónoma e indivisible, en las que se divide el patrimonio de una empresa.

En función de la homogeneidad de sus características, estos elementos patrimoniales se encuadran dentro de una de las tres masas patrimoniales que componen las empresas:

El activo

El Plan General de Contabilidad define el activo como los bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

El activo recogerá todo aquello cuanto la empresa posee, ya sean bienes tangibles (dinero, edificios) o intangibles (derechos de cobro o de cualquier otro tipo), y que serán empleados en la actividad económica en busca de la obtención de beneficios futuros.

Atendiendo a lo expuesto puede entenderse que el activo está integrado por los elementos que constituyen los medios económicos de producción de la empresa y sus inversiones.

Recuerde

El activo está compuesto por los bienes, los derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa.

El activo se clasificará en dos grupos: corriente o circulante y no corriente o fijo.

Corriente o circulante

Se considerarán activos corrientes aquellos que:

Estén vinculados al ciclo normal de explotación de la empresa y que esta espera vender, consumir o realizar en el transcurso del mismo. Con carácter general, este ciclo no excederá de un año.

Sin estar vinculados al ciclo normal de explotación de la empresa, se espera que su vencimiento, enajenación o realización se produzca en el plazo máximo de un año.

El efectivo y otros activos líquidos equivalentes que no tengan utilización restringida al menos en un año para ser usados.

No corriente o fijo

Son todos aquellos activos que no son corrientes.

Se puede profundizar aún más y ver algunos de los conceptos que se incluyen en cada una de esas subdivisiones del activo:

Activo corriente:

Activos no corrientes mantenidos para la venta: son aquellos activos no corrientes cuyo valor contable se recuperará fundamentalmente a través de la venta en lugar de por su uso continuado (parece raro que un activo no corriente se clasifique dentro de los activos corrientes, pero esto se debe a que en ocasiones un activo de naturaleza no corriente se decide poner a la venta y, al esperar que esta se realice en un periodo inferior al año, tendría la consideración de corriente).

Existencias: son los bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo (materias primas, productos terminados, productos en curso, etc.).

Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar: son los créditos que la empresa posee con los distintos agentes económicos (clientes, deudores, personal, administraciones públicas, etc.).

Inversiones financieras temporales o a corto plazo: inversiones que realiza la empresa con la idea de mantenerla por un periodo inferior a un año (obligaciones y bonos a corto plazo, participaciones en otras empresas a corto plazo, etc.).

Tesorería: dinero efectivo de que dispone la empresa (bancos, caja, etc.).

Activo no corriente:

Inmovilizado intangible: conjunto de bienes intangibles y derechos susceptibles de valoración económica, que cumplen además las características de permanencia en el tiempo (concesiones, licencias, marcas, etc.).

Inmovilizado material: conjunto de elementos patrimoniales tangibles que se utilizan de manera continuada en la producción de bienes y servicios y que no están destinados a la venta (instalaciones, mobiliario, equipos informáticos, maquinaria, etc.).

Inversiones inmobiliarias: activos no corrientes que sean inmuebles y que se posean para obtener rentas, plusvalías o ambas (edificios, terrenos, etc.).

Inversiones financieras a largo plazo: inversiones que realiza la empresa con la idea de mantenerlas en el tiempo (al menos por un periodo superior al año).

Actividades

3. Piense en al menos tres elementos patrimoniales que pudieran encuadrarse dentro de cada una de las divisiones consideradas anteriormente para el activo corriente y el no corriente.

4. ¿Considera correcto que por norma general los elementos patrimoniales se clasifiquen en corrientes o no corrientes atendiendo a si estos son disponibles o realizables en un periodo inferior o superior al año? ¿Cree que debería considerarse otro método de clasificación?

El pasivo

El Plan General de Contabilidad define el pasivo como las "obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos