Análisis Financiero Con Microsoft Excel

Análisis Financiero con Microsoft Excel

Jaime Stan

Contenido

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CAPÍTULO 1 Introducción a Excel 2007 1

Usos de una hoja de cálculo 2

Iniciar Microsoft® Excel 2

Partes de la pantalla Excel 2

El botón Office y la Barra de Herramientas de Acceso Rápido 3

La ficha Inicio 4

La barra de Fórmulas 6 Área de la hoja de trabajo 6 Etiquetas de hojas 7

Barra de estado 7

Navegar por la hoja de trabajo 8 Selección de un rango de celdas 9 Uso de nombres definidos 9 Introducción de texto y números 11

Opciones de dar Formato y Alinear 12

Dar formato a números 13

Agregar bordes y sombreado 14

Introducción de fórmulas 15

Copiar y mover de lugar fórmulas 17

Operadores matemáticos 19

Paréntesis y el orden de las operaciones 19

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Contenido

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Uso de funciones integradas de Excel 20

Uso del cuadro de diálogo Insertar Función (Insert Funtion) 22

Uso de funciones definidas por el usuario 24

Creación de gráficos 26

Creación de gráficos en una hoja de gráficos 26

Creación de gráficos incrustados 27

Dar formato a gráficos 28

Cambiar el tipo de gráfico 29

Impresión 32

Guardar y Abrir Archivos 33

Guardar hojas de trabajo para internet 33

Uso de Excel con otras aplicaciones 34

Salir de Excel 35

Mejores prácticas para modelos de hoja de cálculo 35

Resumen 36

Problemas 37

Ejercicios en internet 40

CAPÍTULO 2 Los estados financieros básicos 41

El estado de resultados 42

Diseño de un estado de resultados en Excel 42

El balance general 47

Elaboración de un balance general en Excel 48

Para mejorar la facilidad de lectura: personalizar formatos de números 50

Estados financieros en base común 52

Elaboración de estados de resultados en base común 53

Elaboración de un balance general en base común 55

Elaboración de un estado de flujo de efectivo 56

Uso del Esquema de Excel 61

Resumen 63

Problemas 64

Ejercicios en internet 66

CAPÍTULO 3 El presupuesto de efectivo 67

Área de la hoja de trabajo 69

Cobranza 70

Compras y pagos 71

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Contenido

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Cobranza y desembolsos 72

Cálculo del saldo final de efectivo 74

Uso del presupuesto de efectivo para coordinación de desembolsos grandes 77

El Administrador de Escenarios 78

Agregar intereses e inversiones del exceso de efectivo 82

Cálculo de un préstamo actual 84

Uso de las herramientas de Auditar Fórmulas para evitar errores 85

Depuración de fórmulas 86 Cálculo de inversiones actuales 89 Trabajando en el ejemplo 91

Resumen 93

Problemas 94

CAPÍTULO 4 Herramientas de análisis de un estado financiero 99

Razones de liquidez 100

La razón circulante 101

La razón de liquidez 102

Razones de eficiencia 103

Razón de rotación de inventario 103

Razón de rotación de las cuentas por cobrar 104

Periodo de cobro promedio 104 Razón de rotación de activo fijo 105 Razón de rotación de activo total 106

Razones de apalancamiento 107

La razón de deuda total 108

La razón de deuda a largo plazo 108

La razón de deuda a largo plazo a capitalización total 108

La razón de deuda a capital contable 109

La razón de deuda a largo plazo a capital contable 110

Razones de cobertura 111

La razón de veces que se gana el interés 111

La razón de cobertura de efectivo 112

Razones de rentabilidad 112

El margen de utilidad bruta 113

El margen de utilidad de operación 113 El margen de utilidad neta 114 Rendimiento sobre activos totales 114 Rendimiento sobre capital contable 115 Rendimiento sobre capital común 115

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Contenido

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Análisis de Du Pont 116

Análisis de las razones de rentabilidad de EPI 117

Predicción de desastre financiero 118

El modelo original de marcador Z 119

El modelo de marcador Z para empresas privadas 120

Uso de razones financieras 120

Análisis de tendencia 121

Comparación con promedios de la industria 121 Metas de la empresa y convenios de deuda 123 Automatización de un análisis de razones 123

Medidas de desempeño de la utilidad económica 126

Resumen 128

Problemas 131

Ejercicios en internet 133

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CAPÍTULO 5 Elaboración de pronósticos financieros 135

El método del porcentaje de ventas 136

Pronóstico de un estado de resultados 136 Pronóstico de activos en el balance general 140 Pronóstico de pasivos en el balance general 141 Financiamiento discrecional necesario 143

Uso de iteración para eliminar el DFN 145

Otros métodos de elaboración de pronósticos 148 Extrapolación de tendencia lineal 149 Agregar rectas de tendencia a gráficos 151 Análisis de regresión 152

Resumen 159

Problemas 159

Ejercicios en internet 161

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CAPÍTULO 6 Análisis del punto de equilibrio y del apalancamiento 163

Puntos de equilibrio 164

Cálculo del punto de equilibrio en Excel 166

Otros puntos de equilibrio 167

El uso de Buscar objetivo para calcular puntos de equilibrio 169

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Contenido

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Análisis de apalancamiento 170

El grado de apalancamiento de operación 171

El grado de apalancamiento financiero 173 El grado de apalancamiento combinado 175 Ampliando el ejemplo 176

Resumen 178

Problemas 180

Ejercicio en internet 182

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CAPÍTULO 7 El valor del dinero en el tiempo 183

Valor futuro 184

Uso de Excel para determinar valores futuros 185

Valor presente 186

Anualidades 188

Valor presente de una anualidad 188 Valor futuro de una anualidad 191 Calcular el importe de una anualidad 192

Calcular el número de periodos en una anualidad 193 Calcular la tasa de interés en una anualidad 195 Anualidades diferidas 196

Anualidades progresivas 198

Valor presente de una anualidad progresiva 199

Valor futuro de una anualidad progresiva 201

Corriente desigual de flujo de efectivo 202

Calcular el rendimiento en una corriente desigual de flujo de efectivo 204

Periodos de capitalización no anuales 205

Capitalización continua 208

Resumen 209

Problemas 210

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CAPÍTULO 8 Valuación de acciones comunes 215

¿Qué es valor? 216

Fundamentos de valuación 217

Determinación de la tasa de rendimiento requerida 218 Un modelo sencillo de prima de riesgo 219 CAPM: un modelo más científico 219

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Contenido

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Valuación de acciones comunes 222

El modelo de descuento de dividendos de crecimiento constante 223

El modelo de crecimiento de dos etapas 228

El modelo de crecimiento de tres etapas 230

Modelos de flujo de efectivo descontado alternativos 232

El modelo de utilidades 232

El modelo de flujo de efectivo libre 235

Modelos de valor relativo 239 Valuación de acciones preferentes 241 Resumen 243

Problemas 244

Ejercicio en internet 246

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CAPÍTULO 9 Valuación de obligaciones 247

Valuación de una obligación 248

Valuación de obligaciones entre fechas de cupón 250

Uso de funciones avanzadas de Excel para una obligación 252

Medidas de rendimiento de una obligación 255

Rendimiento actual 255

Rendimiento al vencimiento 256

Rendimiento con rescate anticipado 257

Rendimientos sobre valores de deuda descontados 259 La curva de rendimiento del Tesoro de Estados Unidos 260 Sensibilidades al precio de una obligación 263

Cambios en el rendimiento requerido 263

Cambios en plazo de vencimiento 265

Comparación de dos obligaciones con vencimientos diferentes 268

Comparación de dos obligaciones con tasas de cupón diferentes 270

Duración y convexidad 271

Duración 271

Duración modificada 273

Visualización del cambio del precio pronosticado 275

Convexidad 277

Resumen 279

Problemas 282

Ejercicio en internet 284

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Contenido

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CAPÍTULO 10 El costo de capital 285

La tasa de rendimiento mínimo aceptable 286 El costo de capital promedio ponderado 287 Determinación de las ponderaciones 288

Cálculos del WACC en Excel 289

Cálculo de los componentes del costo 290

El costo del capital común 291 El costo de capital preferente 292 El costo de deuda 292

Uso de Excel para calcular los componentes del costo 294

El costo de deuda después de impuestos 294

El costo del capital preferente 295

El costo del capital común 296

El papel de los costos de flotación 296

Agregar costos de flotación a nuestra hoja de trabajo 298

El costo de utilidades retenidas 298

La curva del WACC marginal 299

Encontrar los puntos de ruptura 300

Creación de un gráfico del WACC marginal 304

Resumen 306

Problemas 306

Ejercicio en internet 308

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CAPÍTULO 11 La preparación del presupuesto de capital 311

Estimación de flujos de efectivo 312

El desembolso inicial 313

Los flujos de efectivo después de impuestos anuales 314

El flujo de efectivo final 315

Estimación de flujos de efectivo: un ejemplo 315 Cálculo de flujos de efectivo relevantes 321 Preparando la decisión 323

El método de periodo de recuperación 323 El periodo de recuperación descontado 325 Valor presente neto 327

El índice de rentabilidad 330

La tasa interna de rendimiento 331

Problemas con la IRR 332

La tasa interna de rendimiento modificada 334

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Contenido

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Análisis de sensibilidad 336 Gráficas de perfil de NPV 336 Análisis de escenario 338

El presupuesto de capital óptimo 340

Presupuesto de capital óptimo sin racionamiento de capital 341

Presupuesto de capital óptimo bajo racionamiento de capital 343

Otras técnicas 348

Resumen 348

Problemas 350

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CAPÍTULO 12 Riesgo y presupuesto de capital 355

Repaso de algunos conceptos estadísticos útiles 356

El valor esperado 356

Medidas de dispersión 358

Uso de Excel para medir un riesgo 361

El ejemplo de la Freshly Frozen Fish Company 361

Introducción de incertidumbre 365 Análisis de sensibilidad 365 Análisis de escenario 370

Cálculo de valores esperados en Excel 372

Cálculo de la varianza y desviación estándar 373 Cálculo de la probabilidad de un NPV negativo 374 Simulación de Montecarlo 375

El método de tasa de descuento ajustada por riesgo 382

El enfoque de certeza equivalente 384

Resumen 386

Problemas 388

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CAPÍTULO 13 Estadísticas de cartera de valores y diversificación 391

Efectos de la diversificación en una cartera de valores 392

Determinación de riesgo y rendimiento de carteras de valores 394

Desviación estándar de una cartera de valores 395

Cambio de ponderaciones 398

Carteras de valores con más de dos títulos o valores 400

Creación de una matriz de varianza/covarianza 400

Cálculo de la desviación estándar de una cartera de valores 403

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Contenido

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La frontera eficiente 405

Localización de carteras de valores en la frontera eficiente en Excel 406

Gráfico de frontera eficiente 409

La línea del mercado de capitales 409

Gráfico de la línea del mercado de capitales 412

Identificación de una cartera de valores del mercado 413

Modelo de valuación de activos de capital 416

Línea del mercado de valores 417

Resumen 418

Problemas 420

Ejercicios en internet 423

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CAPÍTULO 14 Para escribir funciones con VBA definidas por el usuario 425

¿Qué es una macro? 426

Dos tipos de macros 426

El editor Visual Basic 428

El explorador de proyecto 429

La ventana de Código 430

Partes de una función 431

Para escribir su primera función definida por el usuario 431

Para escribir funciones más complicadas 436

Variables y tipos de datos 436

El enunciado if-then-else (si-entonces-porque) 437

Declaraciones de bucle 440

Uso de las funciones de hoja de trabajo en VBA 443

Depuración de un código VBA 444

Puntos de ruptura y pasos en códigos 444

La ventana Watch 445

La ventana inmediata 446 Creación de add-ins Excel 447 Resumen 448

Problemas 449

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APÉNDICE Directorio de funciones definidas por el usuario en Famefncs.xlam 451

ÍNDICE 455

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Prefacio

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Por último, también he tratado de corregir los errores presentes en la edición previa. Todos los capítulos han sido actualizados y modificados, pero los cambios más importantes incluyen lo siguiente:

Capítulo 1: extensamente actualizado para la interfaz Ribbon (Cinta) de Excel 2007. Ésta diferen- te interfaz de usuario es más fácil para nuevos usuarios, pero puede ser muy difícil para quienes están acostumbrados a los menús de versiones previas.

Capítulo 9: está agregada una sección que muestra cómo crear una curva de rendimiento viva del Tesoro de Estados Unidos con Web Query’s y datos de Yahoo! Finance. Otra nueva sección ayuda a los lectores a comprender una duración modificada y convexidad mediante el uso de gráficos.

Capítulos 11 y 12: se añadió una sección que trata la depreciación MACRS y muestra la forma en que la función Vdb se puede usar para calcular la depreciación MACRS en cualquier año. Ade- más, he agregado una nueva función FAME_Macrs al add-in Famefncs.xlam.

Capítulo 13: este capítulo enteramente nuevo cubre el concepto de diversificación y teoría de carteras de valores moderna. Muestra cómo crear una matriz de varianza/covarianza con el uso de las funciones MMult y Transpose, y luego demuestra cómo usar esas mismas funciones para calcular la desviación estándar de la cartera de valores para cualquier número de títulos o valores. Además, el capítulo hace un amplio uso de Solver para encontrar carteras de valores que se ubiquen en la frontera eficiente. A continuación, un activo libre de riesgo se agrega a la mezcla y se encuentra la CML. Por último, se deduce el CAPM.

Capítulo 14: se anexa la presentación del tema Application.WorksheetFunction que hace posible que programadores usen directamente casi todas las funciones integradas de Excel en sus códigos VBA. Esto puede simplificar en mucho el código VBA y evita tener que reinventar la rueda en muchos casos.

Una nota sobre internet

He tratado de incorporar Ejercicios en internet en aquellos capítulos donde su uso es aplicable. En numerosos casos, los datos necesarios simplemente no están disponibles para el público o son muy difíciles de obtener en línea (por ejemplo, la preparación de presupuestos de efectivo), de modo que algunos capítulos no contienen Ejercicios en internet. Para aquellos capítulos donde sí aparecen, he tratado de describir los pasos necesarios para obtener la información, principalmente del MSN Investor o de Yahoo! Finance. Debe observarse que los sitios web cambian con frecuen- cia y estas instrucciones y los URL pueden cambiar en el futuro. Escojo el MSN Investor y Yahoo! Finance porque creo que estos sitios son los menos probables de sufrir grandes cambios y/o des-

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CAPÍTULO 1

Introducción a Excel 2007

Después de estudiar este capítulo, el lector debe ser capaz de:

Explicar el propósito básico de un programa de hoja de cálculo.

Identificar los diversos componentes de la pantalla Excel.

Navegar por la hoja de trabajo Excel (introducir, corregir y mover datos dentro de la hoja de trabajo).

Explicar el propósito y uso de las funciones integradas de Excel y funciones definidas por el usuario.

Crear gráficos y saber cómo imprimir y guardar archivos en Excel.

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El término hoja de cálculo cubre una amplia variedad de elementos útiles para el análisis cuan- titativo de cualquier tipo. En esencia, una hoja de cálculo es una herramienta sencilla formada por una matriz de celdas que pueden guardar números, texto o fórmulas. El poder de la hoja de cálcu- lo proviene de su capacidad para recalcular resultados a medida que el usuario cambie el conteni- do de otras celdas. El usuario ya no necesita hacer estos cálculos a mano o en calculadora, sino que con una hoja de cálculo bien elaborada, el cambio de un solo número (por ejemplo, el pronós- tico de ventas) puede resultar en miles de cambios automáticos en el modelo. La libertad y mejora en productividad que dan las hojas de cálculo modernas presenta una oportunidad sin paralelo para aprender análisis financiero.

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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Usos de una hoja de cálculo

Las hojas de cálculo de la actualidad contienen funciones analíticas integradas que no había en un solo paquete. A veces los usuarios tenían que aprender varios paquetes de software especializados para hacer cualquier análisis relativamente complejo. Con las versiones más recientes de Micro- soft Excel, los usuarios pueden realizar trabajos que van desde el mantenimiento de rutina de es- tados financieros hasta análisis de regresión multivariado y simulaciones por el método Monte- carlo de diversas estrategias de cobertura contra riesgo.

Es prácticamente imposible enumerar todas las aplicaciones para hojas de cálculo. El lector debe tener en mente que las hojas de cálculo son útiles no sólo para un análisis financiero, sino para cualquier tipo de análisis cuantitativo, ya sea que su especialidad sea marketing, administración, ingeniería, estadística o economía. Para el caso, una hoja de cálculo también puede resultar valio- sa para usos personales. Con Excel es muy sencillo construir una hoja de cálculo para vigilar su portafolio de inversiones, planear para retirarse, experimentar con diversas opciones de hipotecas cuando compre una casa, crear y mantener una lista de correos, etc., las posibilidades son infinitas. Cuanto más cómodo se sienta el usuario con la hoja de cálculo, más usos encontrará. Usar una hoja de cálculo puede ayudarle a encontrar soluciones que nunca se hubiera imaginado que fueran propias. Sobre todo, siéntase libre de experimentar e intentar nuevas cosas a medida que adquiera más experiencia al trabajar con programas de hojas de cálculo, en particular de Excel.

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Icono Excel 2007

Iniciar Microsoft Excel

En Windows se inician programas como Excel al hacer doble clic en el icono del programa. La ubicación del icono Excel dependerá de la organización de su sistema. Puede tener el icono Excel (izquierda) en el escritorio o en la barra de tareas. También puede iniciar Excel al hacer clic en el botón de inicio de Windows y luego seleccionar Microsoft Excel del menú Todos los Programas. En Windows Vista, también se puede teclear Excel en el cuadro de búsqueda situada en la parte inferior del menú Inicio.

Para un acceso más fácil, puede crear un atajo de Escritorio o Barra de Tareas. Para hacer esto, haga un clic en el lado derecho en el icono Excel del menú Todos los Programas y seleccione Crear Atajo o arrastre el icono al Escritorio o Barra de Tareas. Recuerde que un atajo no es en sí un programa, de modo que con toda seguridad puede eliminar el atajo si después decide que no lo necesita.

Partes de la pantalla Excel

Si ya ha empleado versiones anteriores de Excel, de inmediato notará que la interfaz de usuario ha cambiado en forma considerable en Excel 2007. En particular, todos los menús anteriores y fami- liares han desaparecido y han sido sustituidos por la nueva interfaz Cinta, pero, además de ésta, Excel 2007 todavía funciona muy bien como las versiones previas.

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Partes de la pantalla Excel

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Figura 1-1

Microsoft Excel 2007

Botón Office

Barra de Herramientas

de Acceso Rápido Barra de Título Fichas

Botón de Ayuda

Barra de estado Control de zoom (acercamiento)

Observe en la figura 1-1 las partes tituladas de la pantalla Excel. Se examinarán la mayoría de estas partes de manera separada. Refiérase a la figura 1-1 en cuanto las vaya abordando en las secciones siguientes.

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Botón Office y la Barra de Herramienta de Acceso Rápido

El botón Office y la Barra de Herramientas de Acceso Rápido

El botón Office en Excel 2007 toma el lugar del menú Archivo empleado en versiones previas. Se puede abrir ya sea al hacer clic en el botón o presionar Alt A (muchos de los atajos del teclado de versiones previas todavía funcionarán). Haga clic en el botón Office Alt A cuando necesite abrir, guardar, imprimir o crear un archivo nuevo.

El botón Office también contiene funciones adicionales. Por ejemplo, da un renglón del menú Preparar donde se pueden establecer las propiedades del documento (autor, contraseñas, etc.), inspeccionar el documento por si hay datos ocultos que puedan dejar ver detalles privados, codifi- car la hoja de trabajo, etcétera.

Por último, el botón Office es el camino para fijar las opciones del programa. En la esquina infe- rior derecha se encuentra el botón Excel Options. Es aconsejable ver las opciones Excel para fa- miliarizarse con algunas de las opciones que el usuario puede controlar. Si bien el usuario puede no comprender todas las selecciones, al menos sabrá dónde ir cuando necesite cambiar algo (por ejem- plo, el nombre de usuario, nivel macro de seguridad o ubicación predeterminada de un archivo).

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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La barra de herramientas de Acceso Rápido (conocida como QAT) está situada a la derecha del botón Office y, de manera predeterminada, tiene un botón para guardar el archivo actual así como botones para Hacer y Deshacer. Si el usuario por lo regular usa comandos que no estén situados en la ficha Inicio, puede personalizar fácilmente la barra de Acceso Rápido para agregar esos co- mandos. Sólo haga un clic derecho en el QAT y escoja Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. El cuadro de diálogo se explica por sí mismo. El usuario también puede agregar o eliminar ciertos comandos, por ejemplo Vista preliminar, haciendo clic en la flecha situada a la derecha del QAT.

La ficha Inicio

Figura 1-2

Ficha Inicio de Excel 2007

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Inmediatamente debajo de la barra de título, Excel presenta las diversas fichas que son las barras de herramientas que sustituyen a los menús de versiones anteriores. La ficha Inicio contiene los comandos de más uso, incluyendo los botones Cortar, Copiar y Pegar y los diversos botones para dar formato a las celdas. El usuario puede aprender qué función ejecuta cada botón si pone el apuntador del ratón sobre éste. En unos segundos aparecerá un mensaje que le informa de la fun- ción del botón. Este mensaje se conoce como ToolTip. Los ToolTips son empleados con frecuen- cia por Excel para ayudar al usuario a identificar la función de varios elementos en la pantalla.

Nótese que varios de los botones de la Cinta tienen una flecha que apunta hacia abajo, lo cual es una señal de que el botón tiene opciones además del comportamiento predeterminado. Por ejem- plo, al hacer clic en la flecha del botón Pegar, encontrará que hay varias opciones respecto a qué pegar (por ejemplo, sólo una fórmula, o el valor sin la fórmula, etc.). Si se hace clic en la mitad superior de un botón dividido se invoca al propósito predeterminado.

Las otras fichas tienen nombre de acuerdo con sus funciones, y el usuario rápidamente aprenderá cuál escoger para ejecutar un comando. La tabla 1-1 muestra las otras fichas y una breve descrip- ción de lo que hacen.

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Partes de la pantalla Excel

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Tabla 1-1

Otras fichas de la cinta Excel 2007

Nótese que el otro rango de fichas aparecen cuando el usuario trabaja en gráficos. Las fichas de Diseño y Formato contienen todas las opciones que necesitará para crear gráficos (vea Creación de Gráficos en la página 26).

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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La barra de Fórmulas

Cuando trabaje más en Excel para crear modelos financieros, encontrará que la barra de fórmulas es una de las características más útiles. La barra de fórmulas presenta información acerca de la celda actualmente seleccionada, conocida como la celda activa. La parte izquierda de la barra de fórmulas indica el nombre o la dirección de la celda seleccionada (en este caso H9). La parte de- recha de la barra de fórmulas exhibe el contenido de la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, la barra de fórmulas muestra la fórmula en tanto que la celda presenta el resultado de ésta. Si se han introducido texto o números, entonces se muestran éstos.

Figura 1-3

La barra de fórmulas Excel 2007

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El botón fx de la barra de fórmulas se usa para mostrar el cuadro de diálogo Insertar Función. Este cuadro de diálogo ayuda a encontrar e introducir funciones sin tener que memorizarlas. Funciona en la misma forma que el botón Insertar Función de la ficha de Fórmulas. Vea más información en la página 22.

El botón a la derecha de la barra de fórmulas se usa para ampliar la barra de fórmulas, lo que es útil si se tienen fórmulas largas que ocupan más de una línea o renglón. Se puede ampliar aún más la barra de fórmulas al arrastrar su borde inferior.

Área de la hoja de trabajo

El área de la hoja de trabajo es donde se hace el trabajo real de la hoja de cálculo. Ésta es una matriz de celdas (1,048,576 renglones por 16,384 columnas),1 cada una de las cuales puede con- tener texto, números o fórmulas. Cada celda se conoce por una letra de columna y número de renglón. Las letras de columna (A, B, C,..., XFD) aparecen en la parte superior de cada columna y los números de renglón (1, 2, 3,...,1,048,576) aparecen a la izquierda de cada uno de ellos. La celda de la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo se conoce entonces como la celda A1, la celda inmediatamente debajo de A1 se conoce como la A2, y la celda a la derecha de A1 es la B1, y así sucesivamente. Esta convención de dar nombres es común a todos los programas de hojas de cálculo. El usuario se sentirá más cómodo con ella una vez que haya adquirido suficiente experiencia al trabajar con Excel.

La celda activa (aquella en la que se puede poner cualquier entrada) puede ser identificada por un borde grueso negro alrededor de ella. Nótese que la celda activa no está siempre visible en la pantalla, pero su dirección siempre se señala en la parte de la extrema izquierda de la barra de fórmulas.

Ésta se conoce como gran cuadrícula porque es mucho mayor que en versiones previas de Excel, que soportaba hasta 65,536 renglones y 256 columnas.

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Partes de la pantalla Excel

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Etiquetas de hojas

Figura 1-4

Las etiquetas de Hojas

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Las hojas de trabajo Excel se guardan en un formato que permite combinar numerosas hojas de trabajo en un archivo conocido como libro de trabajo. Esto permite que varias hojas de trabajo relacionadas estén contenidas en un archivo para fácil acceso. Las etiquetas de hojas, cerca de la parte inferior de la pantalla, hacen posible que el usuario pase fácilmente de una hoja a otra en un libro de trabajo. Se puede cambiar nombre, copiar o eliminar cualquier hoja existente o insertar una nueva hoja con un clic derecho del ratón en una etiqueta de hoja y escoger de entre el menú resultante. El usuario puede cambiar fácilmente el orden de las etiquetas de hoja al hacer un clic izquierdo en una etiqueta y arrastrarla a una nueva posición. Para insertar una nueva hoja de tra- bajo, haga clic en el botón Insertar Hoja de Trabajo a la derecha de la última hoja de trabajo.

Es fácil hacer a un tiempo cualquiera de estas operaciones en múltiples hojas de trabajo, excepto cambiar nombre. Sólo haga clic en la primera hoja y luego Ctrl + clic en cada una de las otras. (Se puede seleccionar un grupo continuo de hojas si se selecciona la primera y luego Mayús + clic en la última.) Ahora dé un clic derecho del ratón en una de las hojas seleccionadas y seleccione la opción apropiada del menú de selección. Cuando las hojas estén agrupadas, cualquier cosa que se haga en una se hará en todas. Esta función es útil si, por ejemplo, el usuario necesita introducir datos idénticos en múltiples hojas o necesita efectuar un formateo similar en varias hojas. Para desagruparlas, puede hacer clic en cualquier hoja no agrupada o dar un clic derecho a una etique- ta de hoja y escoger Desagrupar hojas del menú de selección. Otra función en Excel 2007 permite escoger un color para cada ficha de hoja al dar un clic derecho en la ficha y escoger un Color de Etiqueta del menú de selección.

Los botones estilo videocasetera situados a la izquierda de las fichas de hoja son los botones de control de la ficha de hoja; permiten navegar por la lista de fichas de hoja. Al dar un clic derecho en cualesquiera de los botones estilo videocasetera se exhibirá el menú de selección que permite saltar con rapidez a cualquier etiqueta de hoja del libro de trabajo. Ésta es una herramienta espe- cialmente útil cuando se tienen demasiadas etiquetas para que aparezcan todas.

Barra de estado

La barra de estado, situada debajo de las etiquetas de hoja, contiene información respecto al esta- do actual de Excel, así como ciertos mensajes. Por ejemplo, casi todo el tiempo el único mensaje es Listo que indica que Excel está a la espera de una entrada. Otras veces, Excel puede agregar Calcular a la barra de estado para indicar que necesita recalcular la hoja de trabajo debido a cambios. El usuario también puede dirigir Excel para hacer ciertos cálculos en la barra de estado. Por ejemplo, en la figura 1-5 Excel está mostrando el promedio, cantidad y suma de las celdas que están resaltadas en la hoja de trabajo.

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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Figura 1-5

La barra de estado

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Al dar un clic derecho del ratón en esta área de la barra de estado, también se puede hacer que Excel calcule sólo la cantidad de números, mínimo o máximo de cualesquiera celdas resaltadas. Esto es útil si es necesario realizar un cálculo rápido que no necesite estar en la hoja de trabajo.

El lado derecho de la barra de estado contiene botones para cambiar la vista de la hoja de trabajo (normal, diseño de página y vista previa de salto de página) así como nivel de zoom.

Navegar por la hoja de trabajo

Existen dos formas principales de moverse dentro del área de la hoja de trabajo: las teclas de fle- chas y el ratón. En términos generales, para pequeñas distancias las teclas de flechas son un méto- do fácil de cambiar la celda activa, pero para moverse a celdas más distantes es mejor utilizar el ratón.

Casi todos los teclados tienen un teclado numérico con flechas que apuntan hacia arriba, abajo, izquierda y derecha. Si no es éste el caso de su teclado, entonces el teclado numérico se puede usar si la función Bloq Num está desactivada. Para usar las teclas de flecha, simplemente se presiona una vez la tecla apropiada por cada celda que se desee mover en sentido horizontal. Por ejemplo, suponiendo que la celda actual sea A1 y se desee pasarla a D1, se presiona tres veces la tecla de flecha Derecha. Para moverse de D1 a D5 se presiona cuatro veces la tecla de flecha Abajo. Se puede usar la tecla Tab para moverse una celda a la derecha. Las teclas Pag Arr y Pag Ab también funcionan como se esperaría.

El ratón es incluso más fácil de usar. Cuando el apuntador del ratón se encuentra sobre el área de la hoja de trabajo tendrá la forma de una cruz gruesa. Para cambiar la celda activa mueva el apun- tador del ratón sobre la celda de destino y dé un clic izquierdo. Para moverse a una celda que no se vea actualmente en la pantalla, dé un clic en las barras de desplazamiento hasta que la celda sea visible y a continuación dé un clic sobre ella. Por ejemplo, si la celda activa es A1 y el usuario desea hacer que A100 sea la celda activa, simplemente dé un clic en la flecha situada en la parte inferior de la barra de desplazamiento de la parte derecha de la pantalla hasta que A100 sea visible. Mueva el apuntador del ratón sobre la celda A100 y dé un clic izquierdo. Cada clic en la barra de desplazamiento mueve la hoja de trabajo una página hacia arriba o hacia abajo. Si el usuario desea moverse hacia arriba, dé un clic arriba del cuadro de desplazamiento elevador; si desea moverse hacia abajo, dé un clic abajo del elevador. El elevador (o cursor) es un pequeño botón que sube o baja por la barra de desplazamiento para indicar su posición en la hoja de trabajo. Para moverse con más rapidez, se puede arrastrar el cursor a la posición deseada.

Si como usuario conoce el nombre o dirección de la celda a la que desea moverse (para hojas de trabajo grandes recordar la dirección de la celda no es fácil, pero se pueden usar conjuntos de nombre) use el comando Ir a, el cual cambiará la celda activa a cualquier celda que el usuario in- dique.

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Navegar por la hoja de trabajo

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El cuadro de diálogo Ir a se puede usar al dar un clic en el botón Buscar y Seleccionar en la ficha Inicio y luego escogiendo el comando Ir A, al presionar la tecla de función F5, o presionar la combinación de teclas Ctrl + I. Para moverse a la celda A50, simplemente presione F5, teclee A50 en el cuadro de Referencia y a continuación presione Aceptar. Se observará que la celda A50 está ahora resaltada y visible en la pantalla. También se puede usar Ir a para hallar ciertas celdas espe- ciales (por ejemplo, la última celda que tenga datos en ella) al presionar el botón Especial del cuadro de diálogo Ir a.

Selección de un rango de celdas

En muchas ocasiones será necesario que el usuario seleccione más de una celda a la vez. Por ejemplo, puede aplicar un formato particular de número a todo un rango de celdas, o borrar todo un rango de éstas. Como sería engorroso hacer esto una celda a la vez, en especial para un rango grande, Excel permite seleccionar en forma simultánea todo un rango y realizar varias funciones en todas las celdas a la vez. La forma más fácil de seleccionar un rango contiguo de celdas es usar el ratón. Simplemente apunte a la celda de la esquina superior izquierda del conjunto de celdas, dé un clic manteniendo presionado el botón izquierdo y arrastre el ratón hasta que todo el conjunto quede resaltado. Cuando arrastre el ratón, observe el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Excel le informará del número seleccionado de renglones y columnas. Además, los encabezados de renglón y columna se resaltarán para las celdas seleccionadas.

También se puede usar el teclado para seleccionar un rango. Primero cambie la celda activa a la esquina superior izquierda del rango a seleccionar, presione y mantenga presionada la tecla Mayús y use las teclas de flechas para resaltar todo el rango. Nótese que si se suelta la tecla Mayús cuando se presiona una tecla de flecha se pierde la selección. Un atajo muy útil de teclado es la combinación Mayús + Ctrl + Flecha (cualquier flecha funciona). Esto se usa para seleccionar to- das las celdas desde la celda activa hasta la primera celda en blanco, pero sin incluir ésta. Por ejemplo, si se tienen 100 números en una columna y es necesario aplicar un formato, simplemen- te se selecciona la primera celda y a continuación se presiona Mayús + Ctrl + Abajo para seleccio- narlas todas. Esto es más rápido y preciso que usar el ratón.

Muchas veces también es útil seleccionar un conjunto de celdas no contiguas (es decir, dos o más conjuntos desconectados). Para hacer esto, simplemente seleccione el primer rango como es usual y luego mantenga presionada la tecla Ctrl cuando seleccione los otros conjuntos de celdas.

Uso de nombres definidos

Un rango con nombre es una celda, o grupo de celdas, para el que el usuario ha asignado un nom- bre. Los rangos con nombre pueden ser útiles en varias formas, pero localizar un conjunto en una hoja de trabajo grande es probablemente el uso más común. Para dar nombre a un rango de cel- das se empieza por seleccionar el rango. Por ejemplo, seleccionar A1:C5 y luego escoger Asignar nombre de la etiqueta Fórmulas. En el cuadro de diálogo de la parte superior del cuadro de diálogo Nombre nuevo, introduzca un nombre, por ejemplo MiRango (nótese que el nombre de un rango no puede contener espacios ni la mayor parte de caracteres especiales). A continuación, dé un clic

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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en el botón OK y el conjunto ya tendrá nombre. La figura 1-6 muestra la forma en que debe verse el cuadro de diálogo. Nótese que en la parte inferior del cuadro de diálogo Refers to aparece la dirección a la que se refiere el nombre.2

También se puede introducir un comentario que dé más detalles acerca del conjunto y controle el ámbito del nombre. El ámbito se refiere al lugar dentro del cual el nombre no necesita ser califi- cado por el nombre de una hoja. Por ejemplo, MyRange se definió para tener un ámbito Libro de trabajo. Por tanto, podemos referirnos a ese conjunto desde cualquier celda de todo el libro de trabajo con sólo usar su nombre (=MyRange). No obstante, si el ámbito hubiera sido restringido a la Hoja1, entonces de la Hoja2 nos referiríamos al nombre con =Hoja1!MyRange. Nótese que los nombres definidos deben ser únicos dentro de su ámbito. Entonces, el usuario puede tener sólo un conjunto de nombre MyRange en el ámbito del libro de trabajo, pero podría tener un MyRange por hoja de trabajo si tiene su ámbito al nivel de la hoja.

Figura 1-6

Cuadro de diálogo definir nombre

Una vez que el conjunto tenga nombre, el usuario puede seleccionarlo usando el comando Ir a. El nombre aparecerá en la lista en el cuadro de diálogo Ir a. Un método incluso más rápido es usar el Administrador de nombres del lado izquierdo de la barra de fórmulas. Simplemente baje por la lista y seleccione el conjunto con nombre que desee seleccionar.

Los conjuntos con nombre se pueden usar en fórmulas en lugar de direcciones de celdas y se pue- den usar en la función Series para gráficos. Los nombres definidos no tienen que referirse a una celda o conjunto de éstas. En cambio, se pueden usar para definir una constante o una fórmula. Por ejemplo, el usuario puede crear el nombre Pi y en la caja Refers to introducir: =3.14159 en lu- gar de una celda o dirección de conjunto. Se puede usar ese nombre en fórmulas siempre que se necesite el valor de Pi, aun cuando Excel ya tiene una función Pi. Con lo útil como parece ser, no hay requisito para usar siempre nombres definidos.

Nótese que el nombre está en realidad definido como una fórmula. Esto es importante para algunos de los usos más avanzados de conjuntos de nombre. Por ejemplo, podemos usar un nombre para definir constantes o crear una referencia a un conjunto que crece a medida que se agregan datos.

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Navegar por la hoja de trabajo

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Introducción de texto y números

Cada celda de una hoja de trabajo Excel puede ser considerada como un procesador de palabras en miniatura. Se puede introducir texto directamente en la celda y luego darle formato en varios modos. Para introducir un renglón de texto, primero se selecciona la celda donde se desea que aparezca el texto y luego se empieza a escribir. Así de sencillo.

Excel es lo suficientemente inteligente para reconocer la diferencia entre números y texto, de modo que no hay pasos extras para introducir números. Intentemos el siguiente ejemplo de intro- ducir números y texto en la hoja de trabajo.

Seleccione la celda A1 y escriba: Ventas de Microsoft Corporation. En la celda A2 introduzca: (Millones de Dólares). Seleccione A3 y escriba: 2003 a 2008. Nótese que la entrada en la celda A3 será tratada como texto por Excel por los espacios y letras incluidos. En las celdas A4 a F4 ahora deseamos introducir los años. En A4 escriba: 2008, en B4 escriba: 2007, ahora seleccione A4:B4 y mueva el apuntador del ratón sobre la esquina inferior derecha de la selección. El apuntador del ratón ahora cambiará a una cruz delgada que indica que se puede usar la función AutoFill.3 Dé un clic y arrastre el ratón a la derecha para llenar los años restantes. Observe que los datos más recientes se introducen a la izquierda y los más distantes a la derecha. Esta convención nos permite fácilmente reconocer y concentrarnos en lo que suele ser la informa- ción más importante.

Hemos establecido los encabezados para nuestra primera hoja de trabajo. Ahora agreguemos ven- tas de Microsoft (en millones de dólares) para los años 2003 a 2008 en las celdas A5 a F5, como se ve en el documento 1-1.4

Documento 1-1

La primera hoja de trabajo

La función AutoFill se puede usar para llenar cualquier serie que Excel pueda reconocer. Por ejemplo, escriba Enero en una celda y arrastre la manija AutoFill para llenar automáticamente una serie de nom- bres de mes. El usuario también puede definir su propia serie al dar un clic en el botón Modificar listas personalizadas de la categoría más frecuentes de Excel Options.

Toda la información para Microsoft de este capítulo se obtuvo del sitio web de Microsoft en http://www. microsoft.com/msft/SEC/default.mspx.

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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Opciones de dar Formato y Alinear

La hoja de trabajo del documento 1-1 de la página 11 no es muy atractiva. Nótese que el texto se muestra en el lado izquierdo de las celdas, mientras que los números están a la derecha. De mane- ra predeterminada, ésta es la forma en que Excel alinea texto y números. No obstante, podemos cambiar fácilmente la forma en que estas entradas se muestran mediante el uso de las opciones de dar formato y alinear.

Antes de continuar, debemos definir algunos términos tipográficos. Un tipo es un estilo particu- lar de trazar letras y números. Por ejemplo, el texto principal de este libro está elaborado en tipo Times New Roman. No obstante, el texto que se espera que el usuario introduzca en una hoja de trabajo se muestra en tipo Courier New. El tipo también se refiere a si el texto se compone en negritas, cursivas o quizá negritas cursivas.

El término tamaño de tipo se refiere al tamaño del tipo. Normalmente nos referimos al tamaño del tipo en puntos. Cada punto representa un incremento de 1/72 de pulgada, de modo que hay 72 puntos por pulgada. Un tipo impreso en tamaño 12 es mayor que el mismo tipo impreso a un tamaño de 10 puntos.

De manera informal, nos referimos a la combinación de tipo y tamaño de tipo como una fuente, de modo que cuando decimos cambiar la fuente a 12 puntos negrita Times New Roman, se comprende que nos referimos a un tipo de letra en particular (Times New Roman, negrita) y tama- ño de tipo de letra (12 puntos).

Para entradas de texto, el término formato se refiere al tipo, tamaño, color de texto y alineación de celda empleados para exhibir el texto. Cambiemos la fuente del texto que fue introducido a Times New Roman, 12 puntos, negrita. Primero, seleccione el rango A1:A3. Ahora, en la ficha Inicio, haga clic en la lista Fuente para que las opciones de fuente se despliegan y luego seleccio- ne Times New Roman.

A continuación, haga clic en el botón Negritas y luego escoja 12 de entre la lista de tamaño de fuente. Nótese que cuando se desplaza por las listas de Fuente y Tamaño, el texto seleccionado se exhibe como se verá en la hoja de trabajo. Esto se conoce como Vista Previa, y funciona para muchas pero no para todas las funciones de dar formato en Excel 2007. Como ninguno de estos cambios en realidad tiene efecto sino hasta que los valide al dar un clic, se puede desplazar por las opciones hasta que el texto se vea correcto. El usuario también podría hacer todos estos cambios con un clic derecho en las celdas seleccionadas y escogiendo Format Cells del menú. Las opciones que hicimos se pueden encontrar en la ficha Fuente.

Con esa misma facilidad podemos cambiar la fuente de números. Suponga que deseamos cambiar los años en las celdas A4:F4 a cursiva Times New Roman de 12 puntos. Primero seleccione el conjunto A4:F4. Seleccione los atributos apropiados desde la ficha Inicio, o dé un clic derecho y escoja Format Cells. Nótese que este cambio podría también haberse hecho al mismo tiempo en que se cambió el texto, o se podría presionar ahora Ctrl + Y para repetir la última acción. También se podría agregar el botón Repetir a la barra de herramientas de Acceso Rápido. Simplemente dé un clic derecho en la barra de herramientas de Acceso Rápido y escoja Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. A continuación seleccione el botón Repetir y luego dé un clic en el botón Add (Agregar) en el cuadro de diálogo.

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Navegar por la hoja de trabajo

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Nuestra hoja de trabajo está ahora empezando a verse mejor, pero todavía no está del todo bien. Estamos acostumbrados a ver los títulos de tablas exactamente centrados sobre la tabla, pero nues- tro título está muy cargado a la izquierda. Podemos corregir esto usando las opciones de alinea- ción. Excel cuenta con siete diferentes alineaciones horizontales dentro de una celda. Podemos tener el texto (o números) alineado con los lados izquierdo o derecho de la celda o centrado dentro de los límites de ésta. Excel también permite centrar texto en un conjunto de celdas.

Cambiemos la alineación de nuestros primeros números de año. Resalte las celdas A4:F4 y luego dé un clic en el botón Centrar de la sección Alinear de la ficha Inicio. Nótese que los números están todos centrados dentro de sus respectivas celdas.

A continuación, centraremos nuestro título de tabla en todo el rango de números que hemos intro- ducido. Para hacer esto, seleccione todo el rango en el que deseamos centrar nuestros títulos. Re- salte las celdas A1:F3 y seleccione Format Cells del menú de clic derecho. Dé un clic en la ficha Alinear y a continuación seleccione Centrar en selección de la lista de alineación horizontal. Dé un clic en el botón OK y observe que los títulos quedan centrados en las columnas A a F. Tome en consideración que también hay un botón en la ficha Inicio que Combina y centra las celdas se- leccionadas. Este botón tendrá la apariencia de hacer lo mismo que Centrar en selección, pero no es así. Además de centrar el texto, también une todas las celdas seleccionadas en una celda grande. Usar este botón puede crear problemas de alineación si después se decide insertar colum- nas adicionales en la hoja de trabajo. En términos generales, es mejor no usar el botón Cambiar y centrar.

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Dar formato a números

Además de cambiar el tipo y tamaño de tipo, al trabajar con números también se puede cambiar su aspecto al agregar comas y signos de dólares y alterar el número de lugares decimales exhi- bidos. Además, podemos hacer que los números aparezcan de un modo diferente dependiendo de si son positivos o negativos. Por ejemplo, podríamos desear que los números negativos sean de color rojo y se muestren en paréntesis en lugar de usar el signo negativo. El usuario puede ex- perimentar diseñando sus propios formatos, pero por ahora nos apegaremos a aquellos predefini- dos más comunes.

Microsoft es una empresa grande, y sus ventas han pasado de $32,000 mil millones de dólares a más de $60,000 mil millones durante el periodo de 2003 a 2008. Los números de esta magnitud, aun cuando se expresen en millones de dólares, son difíciles de leer a menos que se escriban con comas que separen cada tercer dígito. Demos formato a nuestros números de ventas para que sean más fáciles de leer.

Seleccione el rango de números de ventas (A5:F5) y escoja Format Cells del menú de clic derecho y a continuación dé un clic en la ficha Número. Se presenta así el cuadro de diálogo Formato de Número que contiene una lista de categorías para dar formato. Por ahora, seleccione Número de la lista de categoría. Esto dará la opción de escoger el número de lugares decimales exhibidos, esco- ger si usar o no un separador de 1,000 y seleccionar el formato de números negativos. Deseamos

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CAPÍTULO 1: Introducción a Excel 2007

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mostrar los números de ventas con comas que separen cada tercer dígito y dos lugares decima- les, de modo que cambie los lugares decimales a 2 y ponga una marca en el cuadro para agregar un separador de 1,000.5 Dé un clic en el botón OK y observe que los números se ven ahora en un formato más fácil de leer. El usuario podría hacer casi exactamente el mismo formato al dar un clic en el botón de Estilo Coma de la Cinta (hay una ligera diferencia de alineación entre los dos métodos).

En este punto hemos hecho varios cambios de formato a la hoja de trabajo Ventas de Microsoft. La hoja de trabajo del usuario debe verse como la del documento 1-2. Todo este proceso de dar formato puede verse como tedioso, pero rápidamente se facilita a medida que el usuario se fami- liarice con las opciones. Además, la recompensa en facilidad de lectura valdrá mucho más que los pocos segundos que se empleen en dar formato a la hoja de trabajo.

Documento 1-2

Hoja de trabajo original reformateada

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Agregar bordes y sombreado

Dar formato al texto no es el único elemento de diseño disponible en Excel. También activamos hojas de trabajo al poner bordes alrededor de celdas y sombrearlas. En su hoja de trabajo, selec- cione A4:F4 (los años). Dé un clic derecho en la selección y escoja Format Cells y a continuación seleccione la ficha Bordes del cuadro de diálogo. Existen 13 estilos diferentes de línea que se pueden aplicar y se puede cambiar el color de las líneas. Dé un clic en la línea gruesa llena (quin- ta de la derecha) y luego uno en las líneas superior e inferior de la vista de muestra. Dé un clic en el botón OK para ver el cambio.

A continuación, con A4:F4 todavía seleccionado, agregaremos el sombreado. Al igual que antes, seleccione Format Cells del menú, pero esta vez seleccione la ficha Llenar. Esta ficha permite fijar el color de fondo y forma de las celdas. Dé un clic en el color gris más claro y a continuación presione el botón OK. Ahora, para hacer que el texto sea más fácil de leer hágalo en negritas. Su hoja de trabajo debe verse como la del documento 1-3.

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Nótese que en Estados Unidos se usa una coma como separador de 1,000, pero en muchos otros países se usa un punto decimal. Excel determina cuál usar con base en los ajustes de la utilería de ajustes regionales y de lenguaje del panel de control de Windows.

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Introducción de fórmulas

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Documento 1-3

La hoja de trabajo con bordes y sombreado

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Introducción de fórmulas

Hasta este punto, no hemos hecho nada que no pudiera realizarse con la facilidad de una tabla en Microsoft Word. El poder real de las hojas de cálculo se hace obvio cuando se usan fórmulas. Éstas hacen posible que convirtamos los datos que hemos introducido en información útil.

Por el momento, nuestra hoja de trabajo de muestra contiene sólo datos de ventas de Microsoft. Suponga, no obstante, que estamos interesados en realizar un análisis sencillo de la rentabilidad de Microsoft en el periodo de 2003 a 2008. En este caso, también necesitaríamos ver la utilidad neta por cada uno de los años bajo estudio. Hagamos algunas modificaciones a la hoja de trabajo para hacerla más útil.

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Tabla 1-2

Utilidad neta de Microsoft de 2003 a 2008

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Agregue los datos de la tabla 1-2 a la hoja de trabajo de muestra en las celdas A6:F6, inmediata- mente debajo de los datos de ventas y aplique el mismo formato. Ahora, tenemos un par de pro- blemas. El título de nuestra hoja de trabajo, en la celda A1, ya no es preciso. Ahora estamos uniendo un análisis de rentabilidad,