Facultad de Cs.

de la Vida y la Salud - UADER

INFORMATICA Prof. An. Amalia Delduca

M ICROSOFT O FFICE E XCEL 2003 Introduccin

La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de clculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,... Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el uno y las columnas estn rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuacin. La ventana muestra slo una parte de la hoja de clculo. La unidad bsica de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su nmero de fila. La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros y frmulas en las celdas.

Barra de men

Barra de Herramientas estndar

Barra de Herramientas de Formato

Columnas

Bara de frmulas

Filas

Celda Activa Ayudante de Office Celda

Hojas de trabajo

Barras de desplazamiento

Botones de navegacin entre hojas

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Escuela de Educacin Tcnica N 2 Independencia

Curso de Gestin 2007

Manejo del teclado.

Tecla Caps Lock (Bloq Mayusc): Bloquea el teclado en maysculas (Solo las letras, para los otros smbolos hay que apretar Shift+Tecla que tiene el smbolo). Tecla Tab (Tabulador): Mueve a la celda que esta a la derecha de la actual. Tecla Esc (escape): cancela la edicin de la celda. Tecla Enter (Intro): Inserta un dato. Tecla Backspace (Retroceso): Borra el carcter a la izquierda del cursor, o bien la celda seleccionada. Teclas de desplazamiento: para movernos por el documento
Ir al principio de una fila. Pulsando Ctrl+Inicio, vamos al principio del documento Retroceder en la planilla

Avanzar en la planilla

Tecla F2 : Permite editar una celda sin tener que reescribirla.

Borra el contenido de una celda.

Ir al final de la fila. Pulsando Ctrl+Fin, vamos al final de los datos.

Teclado numrico: para insertar los datos de manera ms rpida y realizar las operaciones de suma (+), resta (-), multiplicacin (*) y divisin (/) en las frmulas.

Tecla Control: permite ejecutar los comandos de edicin desde el teclado (mtodo abreviado)

Tecla Alt: permite activar una opcin del men desde el teclado, para eso presionamos Alt y despus la letra de la opcin que queramos activar

Teclas direccionales: Para poder mover el cursor en la direccin que indican las flechas.
Mueve el cursor hacia la izquierda Mueve el cursor hacia abajo Mueve el cursor hacia arriba Mueve el cursor hacia la derecha

Tecla Alt Gr: Activa el smbolo que esta Tecla Shift (Mayscula): Permite escribir abajo a la derecha un caracter en maysculas o el smbolo que de la tecla (si tiene). esta arriba en la tecla

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Empezar a trabajar con Excel

Si es la primera vez que va a trabajar con Excel deber hacer un doble clic sobre el icono de la aplicacin. La aplicacin Excel se identifica con el icono:

Hacer un nuevo libro de trabajo

Para crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del men Archivo->Nuevo. O pulsando el botn de pgina en blanco varias hojas en blanco. que est dentro de la barra estndar. Aparecer un nuevo libro con

Guardar el libro de trabajo.

Es aconsejable guardar el libro de trabajo por primera vez antes de empezar a trabajar en la hoja de datos. Para guardar el libro se debe pulsar el botn o el men Archivo->Guardar. La primera vez que se guarda un libro se debe establecer el nombre del libro y el lugar de almacenamiento. Por eso, la primera vez que se guarda un archivo se abre la ventana Guardar como. En esta ventana se le da un nombre al archivo y se especifica dnde se guarda el libro de trabajo. Al pulsar el botn Guardar, Excel dar automticamente al nombre del libro una extensin .xls. Las siguientes veces que se guarde el libro de trabajo no habr que escribir de nuevo el nombre y el lugar en el que se quiera guardar el archivo. Simplemente se debe pulsar el botn o el men Archivo->Guardar y el archivo se guardar automticamente con el mismo nombre y en el mismo sitio. Es importante guardar los cambios del documento cada cierto tiempo, pues si no se guardan y la mquina se apaga por cualquier razn se perder toda la informacin no guardada. Si se desea guardar el archivo en otro sitio o con otro nombre se debe seleccionar el men Archivo>Guardar Como y en esta ventana escribir otro nombre y seleccionar otro lugar de almacenamiento.

Abrir un documento ya creado

Si en lugar de crear un nuevo libro de trabajo se quiere abrir uno ya guardado debe elegirse Archivo>Abrir o pulsar el botn y aparecer un cuadro de dilogo donde se puede localizar el libro de trabajo, se selecciona dicho libro y se pulsa Abrir. Tambien se puede realizar esta tarea a travs del botn de la barra de herramientas.

Introducir informacin en la hoja de clculo

Las celdas de la hoja de clculo son las que contienen la informacin. Dentro de una celda de Excel puede haber dos tipos de informacin: datos y frmulas. La informacin introducida ser interpretada como una frmula siempre que el primer carcter introducido sea un signo igual (=). En otro caso, ser interpretada como dato, que puede ser numrico o de texto. Al teclear la informacin se introduce en la celda que se encuentre seleccionada en ese momento. Una celda est seleccionada cuando tiene el contorno ms grueso. Para seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella.

Haciendo clic Una vez seleccionada, los datos aparecen escritos en la barra de frmulas de la parte superior del libro de trabajo.

Cortar, copiar y pegar

Cortar: esta herramienta arranca los datos de una casilla y los pega dnde se indique con la herramienta Pegar. Para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego Edicin->Cortar o Pgina 3 de 11

pulsar el botn . Tras cortar, el elemento cortado desaparecer del lugar original. A continuacin se debe seleccionar la casilla donde se quieren situar los datos cortados. Una vez seleccionada se pulsa el botn o se selecciona el men Edicin->Pegar.

Copiar: esta herramienta realiza un duplicado del elemento que se selecciona. Tambin se utiliza en combinacin con pegar. Para pegar un objeto primero es necesario seleccionarlo luego pulsar el botn , y despus hay que indicar con el ratn dnde se debe pegar el duplicado. Una vez elegida o se selecciona el men Edicin-> Pegar.

una casilla se pulsa el botn

Seleccionar
Una fila o columna
Para seleccionar una fila o columna completa se hace clic en los encabezados de la fila o columna; las letras o los nmeros de la zona gris:

Un rango de celdas
Un rango de celdas es un grupo de celdas, estas pueden estar juntas o no:

Celdas contiguas: se ubica el puntero del mouse en la primera y se arrastra seleccionando con el ratn todas las que se quiera seleccionar. Celdas no adyacentes: para seleccionar una celda o un grupo de celdas que no estn juntas se pulsa la tecla Ctrl y sin soltarla se siguen seleccionando celdas una por una o en grupos. Otra forma de seleccionar celdas juntas es seleccionar la primera celda, pulsar la tecla Shift o maysculas, y sin soltarla clickear sobre la ltima celda. Se seleccionarn todas las que estn en medio.

Una hoja de clculo

Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo se hace clic sobre el botn que hay entre los encabezados de las filas y las columnas.

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Botn para seleccionar la hoja completa

Por otro lado una hoja de clculo se puede seleccionar haciendo clic sobre la pestaa correspondiente:

Varias hojas de clculo

Un libro de trabajo tiene ms de una hoja de clculo, si se seleccionan varias todo lo que se escriba en una se escribir en todas, esto es muy til para tener una misma estructura en varias hojas. Para seleccionar ms de una hoja se utilizan las teclas Ctrl y Shift, cuando son hojas sueltas Ctrl.

Shift para seleccionar la primera y la ltima de izquierda a derecha.

Cmo variar las celdas de la hoja de clculo?

Variar el ancho de una columna
Debido a que el ttulo Poblacin (miles) no cabe en la celda, es necesario ajustar el ancho de columna B.

Ajuste manual
Para modificar el ancho de una columna se debe situar el puntero del ratn encima de la lnea divisoria que hay entre las columnas B y C.

Cuando la forma del puntero del ratn vare y se convierta en (doble flecha), entonces se debe pulsar el botn del ratn y sin soltar arrastrar para hacer la columna ms ancha. Aparecer una lnea sealando donde quedara el ancho de la columna si se soltara el botn del ratn en ese momento.

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Cuando se tenga el ancho deseado se suelta el botn del ratn y se ver si realmente ese ancho es suficiente o no.

Variar el alto de una fila

El alto de una fila se modifica de forma muy similar a como se modifica el ancho de una columna:

Ajuste manual

Situando el cursor del ratn en la divisin de las filas ste vara de forma, se convierte en una doble flecha . Clickeando el botn del ratn y arrastrndolo se puede ampliar el alto de la fila hasta conseguir el tamao deseado.

Dar formato a la informacin

La forma en que la informacin aparece en la hoja de clculo se puede cambiar si se cambia el tamao, estilo y color de los datos dentro de esas celdas A una celda se le puede aplicar formato a travs del men Formato en la opcin Celdas o a travs de la barra de Formato.

Barra de formato
La forma ms sencilla de variar el aspecto de las celdas es a travs de esta barra. Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos seleccionando la celda, o despus de escribir los datos seleccionando lo que se quiera modificar con el ratn. El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamao que se le quiera dar. Clickeando en la flecha de la derecha de cada botn se despliegan las diferentes fuentes y los distintos tamaos. La negrita, cursiva y subrayado ayudan a resaltar datos significativos. Se puede aplicar sobre todo el texto que contenga una celda o solo en parte seleccionando con el ratn lo que se quiera resaltar. Estos tres botones alinean los datos contenidos en una celda, bien a la derecha, a la izquierda o centrados con respecto al ancho de la celda. Combinar y centrar. Esta funcin combina varias celdas convirtindolas en una sola y centra el texto con respecto a todas las celdas unificadas. Sirve para aadir el smbolo de moneda que est definido. Adems aade automticamente el punto de los millares. Sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el ordenador multiplicar por cien el dato que se le introduzca. Por ejemplo si se escribe 1 y se pulsa el botn de porcentaje el dato que aparecer ser 100%. Este botn aade el punto de los millares. Aaden o diminuyen los decimales que se muestran. Sirve para aadir bordes a las celdas. Con esta herramienta se modifica el color del fondo de la celda. Esta herramienta aplica el color al dato contenido en la celda. Pgina 6 de 11

Men Formato
El formato en Excel se puede aplicar a la celda, columna, fila y a la hoja de datos.

Celdas
La unidad fundamental de Excel es la celda, por tanto el formato de sta marcar el aspecto general de una hoja de datos. Todas las celdas en una hoja de clculo nueva tienen formato estndar, para modificarlo se puede usar la barra de formato, pero esta no contiene todas las posibilidades de modificacin del formato. Algunos formatos se pueden aplicar desde la barra de formato pero para desactivarlos es necesario hacerlo desde el men Formato->Celda. Desde esta ventana se pueden configurar todos los aspectos de una celda: si el contenido es un nmero, sus caractersticas, la alineacin del contenido, el tipo de fuente y sus caractersticas, el borde y el fondo, y las caractersticas de proteccin. Cada uno de los aspectos se modifica seleccionando la pestaa adecuada.

Nmero
Se selecciona la seccin correspondiente a Nmero haciendo clic en la pestaa. Puede emplearse uno de los formatos de nmero incorporados o crear formatos personalizados. En el cuadro de dilogo Categora se puede elegir el tipo de dato numrico del que se trata. Si elige Personalizada ver todos los formatos posibles en cuadro Tipo. Para un formato ms concreto como Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecern las opciones ms especficas. Cuando se trabaja con el formato Porcentaje, Excel multiplica por 100 el valor de la celda automticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien los nmeros y tambin en las frmulas de porcentajes: el dato debe estar en tanto por uno para que la aplicacin del formato sea correcta.

Alineacin
Desde esta ventana se puede modificar la alineacin de una celda, tanto la vertical como la horizontal. La alineacin horizontal por defecto de una celda depende de si el dato que contiene es nmero o texto. Si es un nmero se alinea a la derecha y si es texto a la izquierda. Para modificar la alineacin de una celda o un grupo de celdas se selecciona el men Formato>Celdas->Alineacin. Para modificar la alineacin Horizontal se debe clickear sobre la flecha que hay en el recuadro horizontal. Las opciones son: Rellenar: repite el texto para rellenar el ancho de la celda. Justificar: justifica los mrgenes laterales. Centrar en la seleccin: centra el texto con respecto a ms de una celda. Para modificar la alineacin Vertical se debe clickear sobre el recuadro que hay debajo de vertical. La alineacin Vertical se refiere a la situacin del texto en la celda considerado de arriba a abajo. Tendr importancia en celdas muy anchas o cuando se quiere buena presentacin en tablas, etc... La orientacin del texto dentro de una celda puede cambiarse modificando el nmero de grados.

Fuentes
Desde esta ventana se modifica el tipo de fuente, las caractersticas y el tamao. La fuente, que es el tipo de letra, se selecciona una de la lista, aparecer en el recuadro fuente. El estilo: si el texto est en cursiva, negrita, subrayado. El color y los Efectos de tachado, superndice y subndice, ayudan a poner ttulos, destacar, subrayar, y seleccionar color. Los cambios que se efectuen se vern reflejados dentro del cuadro Vista Previa.

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Bordes
En el recuadro borde se puede ir haciendo clic sobre los laterales a los que se quiera aadir un borde. El grosor, el estilo o el color de este se selecciona en la zona Lnea, que est a la derecha. Tambin se puede ir aadiendo bordes utilizando los botones que rodean al recuadro Texto, o utilizando los preestablecidos.

Tramas
El apartado de las tramas se refiere fundamentalmente al color del fondo. El color se escoge de la paleta de colores que hay, y la trama haciendo clic sobre la flecha. Segn se vaya modificando los cambios se ven en el recuadro Muestra. Una vez se ha escogido un color y una trama se pulsa sobre el botn Aceptar para que se aplique a la celda que estaba seleccionada.

Fila
Al seleccionar Fila dentro del men Formato se despliega un men con diferentes opciones referentes a la fila:

Alto: esta opcin se abre un cuadro de dilogo en el que se indica numricamente el alto que se le quiere dar a la fila. Autoajustar se ajustar la altura de toda la fila al tamao de una de sus celdas; la que sea ms alta. Con las opciones Ocultar y Mostrar se puede ocultar en pantalla una fila, o mostrarla. Los datos que se oculten no se eliminan de la hoja de clculo, pueden ser recuperados en cualquier momento. Esto suele ser necesario cuando se trabaja con muchos datos, y se prefiere ocultar aquello que no sea necesario en ese momento.

Columna
Al igual que en Fila, el men que se despliega al clickear sobre Columna sirve para ajustar el tamao de la columna en la que se encuentre el cursor en ese momento, ocultarla o mostrarla:

En el caso de la columna lo que se ajusta es el ancho. Tambin se puede ocultar o mostrar la columna oculta o establecer el ancho estndar.

Hoja
Esta opcin se refiere a la hoja de trabajo que est seleccionada en ese momento. Se le puede cambiar el nombre, y al igual que las columnas y las filas, se puede ocultar o mostrar.

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Introducir frmulas
Los clculos que se realizan en una hoja de clculo se llevan a cabo mediante frmulas o funciones. Para introducir una frmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=).

Excel puede funcionar como una calculadora introduciendo nmeros dentro de la frmula, pero lo propio de Excel es trabajar con referencias de celdas. Cuando el programa suma, resta o realiza cualquier operacin con la referencia de una celda realiza esta operacin con lo que contenga en cada momento la celda, si el contenido vara el resultado de la frmula tambin cambia.

En este ejemplo la frmula no ha variado, se puede observar en la barra de edicin. Sin embargo si ha variado el contenido de una de las celdas que aparecen en la frmula; la celda C2, al cambiar lo que contiene cambia automticamente el resultado de la frmula. Para crear frmulas se utilizan los smbolos del teclado numrico: / * + Divisin Multiplicacin Resta Suma

Es muy importante utilizar parntesis siempre que se realicen varias operaciones matemticas en una frmula. Con las frmulas slo se pueden realizar las operaciones matemticas bsicas y adems las referencias de las celdas se toman de una en una, de forma que no se le saca mucho partido a Excel. Para realizar operaciones ms complejas y tomar referencias de rangos de celdas se utilizan las funciones.

Impresin de un documento de Excel

Como cualquier programa Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios del programa: hojas de clculo, grficos y macros. Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el rea de impresin y preparar la pgina para la impresin.

Establecer rea de impresin

Para imprimir en Excel primero es conveniente definir el rea de impresin. Si no se define, el ordenador imprimir todas las pginas del documento. Se selecciona el rango de celdas que se quieran imprimir. Con las celdas ya seleccionadas se abre el men Archivo->Area de Impresin>Establecer rea de impresin. Cuando se imprima siempre se imprimir el rea de impresin que est definida. Para borrar el rea de impresin se selecciona Archivo->rea de impresin->Borrar rea de impresin.

Configurar pgina
Pgina
En esta ventana se selecciona todo lo referente a la pgina, su orientacin, cmo se encaja el cuadro de Excel en la pgina, el tamao de la pgina en la que se va a imprimir.

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Orientacin: vertical o apaisada del papel al imprimir. Escala: permite la opcin de aumentar o reducir el tamao de la hoja de clculo con respecto a la pgina, o adaptarlo a X pginas de ancho por X pginas de alto.

Mrgenes
Aqu se determinan los mrgenes del documento y cmo se centra el cuadro de impresin con respecto a los mrgenes de la pgina. Tambin se configura el tamao del encabezado y del pie de pgina.

Encabezado y pie de pgina

Por defecto en todos los documentos de Excel en el encabezado aparece el nombre del documento y en el pie de pgina el nmero de hoja. De modo que antes de imprimir conviene retocar el encabezado y el pie si no nos interesa que aparezcan as. Presionando sobre personalizar encabezado/pie de pgina aparecer una ventana en la que se pueden realizar los cambios.

Hoja
Desde esta ventana tambin es posible definir el rea de impresin. Sin cerrar la ventana se selecciona el rango de celdas que desea imprimir, o se escriben directamente las referencias sobre el cuadro rea de impresin. Si el documento ocupa ms de una hoja, se puede escoger la repeticin del encabezado de las columnas o de las filas. Para seleccionar las celdas se puede hacer con el ratn. Dentro de Imprimir se pueden detallar ms detalles de impresin: Lneas de divisin: para que aparezca la cuadrcula que separa las celdas de Excel. Notas: eligiendo esta opcin el programa imprimir los comentarios ocultos de las celdas. Calidad de borrador: la impresin ser ms rpida pero la calidad resultante ser inferior. Blanco y negro: si la impresora es en color, y no se desea imprimir en color se selecciona esta opcin. Encabezado de Filas y Columnas : activa/desactiva la impresin de la hoja con los nombres de identificacin de filas y columnas (1,2,3... A,B,C...). El orden de las pginas es necesario cuando hay varias pginas, el programa presenta dos opciones, se selecciona la que se adapte ms a las necesidades del trabajo. En todo momento se pueden visualizar los cambios efectuados pulsando el botn Presentacin Preliminar. Tambin se puede dar la orden de Imprimir si todo es correcto.

Vista Preliminar
Esta opcin ahorra mucho tiempo ya que se puede ver el documento como si realmente estuviera impreso sin la necesidad de hacerlo. Desde aqu se puede acceder a Configurar pgina para realizar cambios. Pgina 10 de 11

Pulsando sobre el botn Mrgenes estos se harn visibles y se podrn modificar desde esta ventana a mano. Si quiere ver algn elemento con ms detalle se pulsa Zoom. El zoom slo tiene dos posiciones, cerca y lejos. Para moverse por la hoja se utiliza la barra de desplazamiento.

Imprimir
Se puede dar la orden de Imprimir desde Presentacin Preliminar o desde el men Archivo>Imprimir. En este cuadro de dilogo que se abre se selecciona la impresora en la que se imprimir. Si se imprime directamente desde la barra estndar con la herramienta no se abrir esta ventana y se imprimir directamente una copia de todo lo que haya escrito en la hoja de datos, con el encabezado y el pie que pone el programa por defecto.

Libro de trabajo
Cada hoja tiene un nmero, pero este nmero se puede cambiar por un nombre. El nombre de una hoja de clculo se puede cambiar de varias formas: Haciendo doble clic sobre la solapa de la hoja de clculo se puede escribir sobre el nombre de la hoja. Tambin se puede modificar el nombre con el men Formato->Hoja>Cambiar nombre el nombre de la hoja se seleccionar y se podr escribir sobre l.

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