QUE ES UN ACTA

Las actas no solo son escritos en los que se recogen los problemas y los acuerdos tratados en una reunin oficial o privada, como pueda ser un congreso, por ejemplo. Tambin son los certificados en los que se deja constancia de la eleccin de alguien para un cargo, como ocurre con el acta de diputado. Un acta tambin sirve para constatar la certificacin oficial de un hecho, como ocurre con el acta de defuncin o un acta notarial.

PARA QUE SIRVE UN ACTA La palabra "acta" viene del latn y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es ms que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunin de consorcio, una asamblea de miembros de una comisin directiva de cualquier entidad, una certificacin del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar. Formalmente debe contener datos del lugar donde se "labra" (as se denomina al hecho de redactarla; "labra" viene del latn "labora", "trabaja"), fecha y hora; una breve introduccin sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, en el "cuerpo", un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunin. Si hay debates, nmina de los que intervienen y sntesis de lo que dicen, as como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votacin. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mencin de quien la formul. Para su cierre, se usa generalmente un prrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y sealando que al pie firmarn los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado. Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Adems, se las numera correlativamente.

LA CIRCULAR
1) Qu es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitacin de asuntos oficiales, mercantiles o industriales. El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel. Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS La circular Voluntaria, es aquella que tiene la funcin principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son: Ofrecer los servicios de algn negocio Dar a conocer un nuevo producto Enviar lista de productos y precios Remisin de catlogos Avisos al personal (internos) Invitaciones, etc. La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relacin comercial con nuestros clientes, por ejemplo: Apertura de negocio Cambio de domicilio Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado

Designacin, ratificacin o remocin de apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Clausura Liquidacin o quiebra de empresa Constitucin de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminucin de capital Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular. Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisin de rdenes. Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numrico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, as como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero ste ser el mismo para varias personas.

EJEMPLO (Circular obligatoria) SERVICIOS JURDICOS ESPECIALIZADOS AV. JUREZ 545 TEL 044333 490 9997 CIRCULAR No 1 AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA Por este conducto se les informa que a partir de la presente se cerrarn las puertas de este centro laboral, ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual los interesados al respecto debern pasar a las oficinas citadas en la parte superior a resolver su traslado o liquidacin, segn sea el acuerdo correspondiente. Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas al presente, se despide de ustedes. ATENTAMENTE Guadalajara Jalisco, 4 de Septiembre de 2001 LIC. GREGORIO IIGUEZ ROMERO REPRESENTANTE LEGAL C.c.p. Archivo GIR/air

OFICIO
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

PARTES

Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Ao

Es la denominacin que se le da al ao actual.

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.

Numeracin

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.

Anexo

Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. Un anexo es una pgina que constituye un tipo de informacin de soporte enciclopdico, que aporta informacin relacionada con artculos, pero que no es un artculo en s mismo. Este tipo de pginas utilizan el espacio de nombres especfico Anexo:, y se categorizan en la Categora:Anexos.

Distribucin

Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

EJEMPLO DE OFICIO

AGENDA
El trmino agenda puede referir a los siguientes artculos:

Agenda electrnica, un dispositivo o programa que permite almacenar apuntes. Agenda (de reunin), una lista de puntos a ser discutidos en una reunin. Agenda personal, un libro en blanco para anotar actividades personales previstas. Diario personal, un documento escrito en el cual se relata lo ocurrido cada cierto tiempo.

EJEMPLO