Organizacion de Eventos

10 CLAVES PARA SABER
CMO ORGANIZAR UN EVENTO

EMPRESARIAL
La planificacin de una reunin de empresa o un congreso necesitan de ciertos pasos o claves
para debe de llevar a cabo un grupo de profesionales cualificados. Quieres conocer las 10 claves
de cmoorganizar un evento empresarial?
Crea tu evento como ya han hecho otros usuarios aquy comprtelo con tus invitados.
Existen muchos tipos de eventos: empresarial, educativo, deportivo, entrega de premios,
congresos, talleres, cursos, encuentros, graduaciones, etc.
Pasos necesarios para organizar un evento
1. Conocer y enfocar el objetivo principal del evento
2. El sitio elegido debe de reunir las condiciones necesarias para realizar el evento.
3. Para organizar un evento con xito es importante elegir una fecha en la que no haya otros
acontecimientos del mismo sector.
4. Cuando ya tenemos el sitio y las fechas se deber disear un programa y un itinerario.
5. Enviar invitaciones a los asistentes y anunciar el evento en medios de comunicacin, a travs de
gacetillas y notas de prensa.
6. Existen muchos tipos de eventos: Desayuno de equipo, Cena de empresa, Comida de empresa,
Reunin de Comit, Lanzamientos de productos, Seminarios, Family Day, Encuentros de
negocios , Eventos recreativos de los integrantes de un departamento, etc. En ellos se puede
ofrecer un break o una comida. Para el break necesitaremos de jarras de t y caf, platos con
galletas, bollos o minibocadillos. Pero si el evento es largo, se deber de pensar en un men
general para ofrecer a todos los asistentes.
7. Si el evento dura ms de un da, sera interesante hablar con algn hotel o sitios de hospedaje
para llegar a un acuerdo en precios y disponibilidades.
8. Disear el sitio donde se realice el evento. Logos, carteles, mobiliario, tecnologas, material
audiovisual y otros artculos.
9. Una de las claves para saber cmo organizar un evento empresarial es definir si el evento con
pre-inscripcin y en cuanto se fijar la matrcula. Identificar los medios de pago e informar a los
asistentes de los pasos a seguir.
10. Durante el evento, el equipo organizador debe estar atento a todo lo que ocurre a su alrededor.
La clave es saber responder con rapidez y eficacia a las necesidades de los ponentes y de todos
los asistentes.
Una vez finalizado el evento, sera interesante que todo el equipo se rena para evaluar cmo ha
ido el congreso o el taller y aprender de errores y aciertos.
CMO ORGANIZAR UN CONGRESO O UN

EVENTO DE EMPRESA DE MANERA FCIL
Cuando llega la hora de organizar un congreso o reunin de empresa se necesitan tener claros
varios factores y elementos que nos faciliten la tarea. Para tener xito en tu prximo evento sigue
estos 8 pasos que a continuacin te describimos:
1- Existen muchas razones por la que queramosorganizar un congreso o evento empresarial: Si
pensamos hacer una reunin de intercambio entre profesionales o con el fin de realizar una
difusin de conocimientos necesitaremos de diferentes elementos para cumplir con nuestros
objetivos.
2- Definir qu tipo de organizaciones o profesionales irn al congreso. No es lo mismo planificar
un evento para particulares, para socios o para empresas del sector.
3- Uno de los puntos ms conflictivos es encontrar una fecha para tu congreso. Consulta con las
empresas ms importantes que asistirn a tu evento y si existe disponibilidad de fechas en el sitio
elegido para hacer el evento. Teniendo esta parte solucionada, lo dems marchar sobre ruedas.
4- Pide asesoramiento a profesionales sobre el diseo de los carteles y anuncios de publicidad
del congreso. Este diseo ser el que enves a todos tus contactos y a empresas del sector con el
fin de informarles e invitarles al congreso.
5- Ante la bsqueda de ideas de cmo organizar un congreso encontramos muchas y muy
variadas. Pero un denominador comn es planificar alguna ponencia o charla de una eminencia en
el sector.
Intenta contactar con algn profesional de referencia en tu rea y pregunta si estar disponible en
las fechas en las que se realizar el congreso. Apyate en el anuncio de la ponencia de este
experto para dar ms difusin e importancia a tu evento empresarial en medios de comunicacin
online y offline.
6- Si el congreso durara muchas horas, pensar en algn servicio de catering y azafatas.
7- Al organizar el congreso es importante planificar las formas de pago y las inscripciones de los
participantes y asistentes.
8- Una gran idea es habilitar un streaming para que los profesionales que no han podido asistir
pueden seguir por internet las ponencias o charlas ms importantes.
Estos 8 pasos de cmo hacer un congreso te sern de ayuda o como plantilla para organizar
futuros eventoso reuniones de empresa.
CMO DECORAR UNA BUENA FIESTA? Las

mejores ideas de decoracin
Ya has enviado todas las invitaciones para tu fiesta, tienes decidido qu comidas y bebidas
servirs, pero te falta la decoracin. Para decidir cmo decorar tu fiesta te proponemos algunas
ideas que sern todo un xito.
Si has pensado en hacer una fiesta temtica, la decoracin deber ir acorde a este tema. Elige
objetos y figuras de cartulina relacionados con la fiesta. Por ejemplo, si es de piratas, busca dibujos
de anclas o garfios y culgalos de la pared.
La decoracin de una fiesta infantil est en manos del cumpleaero.
Pregntale cul es su personaje de dibujos favorito, bscalo en internet e imprmelo en un folio.
Este ser tu base para la decoracin de la fiesta.
Coloca esta imagen en los centros de mesas y en los colgantes de cartulina. Puedes comprar
globos metalizados con la imagen de este personaje y ponerlos en los rincones del saln. Si
buscas en varias tiendas de decoracin de fiestas podrs encontrar vasos y platos con el dibujo
animado favorito del agasajado.
Cmo preparar una fiesta en pocas horas?
A veces se nos echa el tiempo encima y nos damos cuenta que no contamos con mucho tiempo
para preparar la fiesta. Una idea es elegir 2 colores (si son los elige el cumpleaero, mejor) y
decora todo el saln de esos tonos.
Las mesas las puedes decorar con papel de dos colores, uno para la parte superior y el otro para la
parte que cuelga.
La tarta de cumpleaos adrnala con estos mismos colores, jugando con diferentes formas y
objetos.
Idea de decoracin original: Compra papel crep de estos dos colores elegidos. Corta tiras del
mismo tamao de unos 5 centmetros de ancho. Pon una cinta de un extremo a otro de las
estanteras y muebles que se encuentren en tu saln. A continuacin, coloca las tiras (intercalando
los colores) colgando de esta cinta. Te asombrars el efecto y lo bonito que queda esta sencilla
decoracin!
Para preparar una fiesta en tu casa slo necesitas imaginacin y un poco de cario. No olvides de
comprar algunos aperitivos y refrescos!
ALGUNAS IDEAS DE CMO HACER UN

PICNIC: LUGAR, ELEMENTOS, COMIDA?
El buen tiempo, las comidas refrescantes, los amigos y la familia son excusas perfectas para hacer
un picnic. Te has levantado con ganas de disfrutar de una maana de picnic? Buscas ideas de
picnic para hacer este fin de semana? Sigue estos pasos:
1- Pensar en el lugar: la eleccin del sitio del picnic es fundamental. Existen muchos sitios con
mesas y bancos preparados para esta actividad. Pero tambin podis elegir un lugar en el campo o
en la sierra donde no tengan tantas comodidades. Los dos tienen su encanto.
2- Si el sitio no tiene mesas ni sillas, pensad en llevar alguna manta y almohadones para poder
disfrutar de la naturaleza. No hay mejor sitio para una siesta que debajo de un rbol!
3- Ms ideas para picnic: Dnde llevar la comida? Si hace mucho calor, necesitaris refrescaros.
Por ello una nevera porttil con mucho hielo no puede faltar. Tambin llevad una canasta llena de
bollos, tartas y pan para acompaar vuestro almuerzo, comido o merienda. Un secreto para hacer
un picnic: llevar toda la comida en tappers hermticos. De esta manera evitars que se derrame
algn lquido y evitars que las hormigas u otros bichos quieran comerse vuestros manjares.
4- Cmo hacer un picnic en familia? Rene a tu familia y pide que todos colaboren en la
elaboracin de bocadillos, galletas o a lavar la fruta que llevarn. Vers que divertido es hacerlo
entre todos.
5- No olvidar la cmara de fotos! Porque querrs inmortalizar esta salida entre amigos y con tus
hijos.
FIESTA PRIVADA PARA UNA ORGANIZACIN:

IDEAS, DECORACIN, COMIDA?
Tu empresa quiere dar una fiesta de aniversario a sus empleados? Necesitas ideas para una
fiesta privada de un grupo de amigos? Quieres saber cmo hacer una fiesta privada para una
entidad?
Te damos algunas pautas que seguir en laorganizacin de tu fiesta privada:
Antes de empezar a hacer una fiesta es importante definir el estilo y la temtica: Si es de
temtica libre, solo queda informar a los invitados de que ser una fiesta elegante o casual. Pero si
la fiesta es temtica, lo ideal es informar con antelacin de que deben ir disfrazados o que tienen
que llevar un objeto en particular.
Las invitaciones: deben contener fecha, lugar y hora de la fiesta. Al ser un evento privado
lo ideal es que las invitaciones estn numeradas o con el nombre de la persona que asistir. Al
llegar a la fiesta deben presentar esta tarjeta para poder a entrar al club o saln.
La decoracin: si es una fiesta formal, lo ideal es colocar manteles blancos y centros de

mesa en tonos claros. Un detalle para una fiesta de empresa es colocar un cartel grande con el
logo de la empresa junto a la fecha de aniversario.
Ms Ideas: tu fiesta privada puede contar con un catering o tu mismo crear un men
especial. Si la fiesta es para un grupo de amigos podis alquilar un local con parrilla y realizar una
barbacoa. Ser muy divertido!
La animacin: entre las ideas para organizar una fiesta divertida se encuentran las
actividades de animacin. Podris contratar a una banda de msica para que toque durante la
fiesta o a un animador para que de los premios durante la cena.
Existen multitud de empresas especializadas en organizacin de fiestas privadas. Estos
expertos encuentran el mejor sitio para tu evento y te aconsejan actividades y detalles que no
deben olvidar para esa gran noche.

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