5 - UTN-FRBA Manual Excel 2007 Cálculos y Funciones
5 - UTN-FRBA Manual Excel 2007 Cálculos y Funciones
5 - UTN-FRBA Manual Excel 2007 Cálculos y Funciones
Excel 2007
UTN-FRBA
Clculos y funciones
Contenidos
Uso de operadores
matemticos: +, -, *,
/, ^, %.
Escribir frmulas
utilizando operadores.
Precedencia de los
operadores matemticos.
Referenciar celdas o
rangos de celdas dispuestos en la hoja o en
otras hojas de la planilla.
Copiar y pegar frmulas.
Utilizar referencias
relativas, absolutas y
mixtas.
Distintos tipos de
clculos.
Uso de operaciones
de comparacin: <,
<=, >, >=, <>.
Uso de operadores de
texto: &.
Funciones matemticas .
Funciones estadsticas.
Funciones lgicas.
Funciones de fecha y
hora.
Funciones matemticas.
Funciones de texto.
Funciones de bsqueda y referencia.
Funciones de informacin.
Anidar funciones.
Funciones anidadas
combinadas con clculos.
Suma (+)
Para realizar dicho clculo escribimos, por ejemplo,
en C9:
= C3+C4+C5+C6+C7+C8
Producto (*)
Para realizar dicho clculo escribimos, por ejemplo,
en D3:
= B3 * C3
Resta (-)
Para realizar dicho clculo escribimos, por ejemplo,
en F3
= D3 - E3
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Operador
Operacin
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Potenciacin
Cuando combinamos varios operadores en una nica frmula, las operaciones se ejecutarn en el orden que indicamos a continuacin:
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Orden
1
2
3
3
4
4
Operador
%
^
*
/
+
-
Operacin
Porcentaje
Potenciacin
Multiplicacin
Divisin
Suma
Resta
Para referenciar una celda dispuesta en la misma hoja escribimos el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de fila, por
ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y a la fila 1 por lo tanto
para referenciar dicha celda escribimos =A1.
Para referenciar un rango continuo, dispuesto en la misma hoja, escribimos el nombre de la primera celda que lo compone, dos puntos (:), y a continuacin el nombre de la ltima celda, por ejemplo, A2:B3. Dicho rango
est compuesto por las celdas A2, A3, B2, B3.
Para referenciar un rango de celdas separadas, dispuesto en la misma
hoja, escribimos el nombre de cada celda separadas con una coma (,).
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EN-
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REFERENCIA RELATIVA
Como mencionamos, para copiar una frmula a otras celdas utilizamos, por
ejemplo, la tcnica de arrastrar.
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Si posicionamos el cursor en D4, por ejemplo, comprobaremos que la frmula ingresada se transforma en = B4 * C4, es decir, B3 pasa a ser B4 y
C3 pasa a ser C4, y as sucesivamente con el resto de las celdas.
Pero en determinados situaciones, es necesario hacer referencia a una determinada celda y no deseamos que su direccin vare al copiar la frmula.
En la siguiente planilla se hizo un registro, sobre un total de 468 personas,
de la cantidad de personas que son simpatizantes de distintos clubes de
ftbol (Columna B). En la celda B10 figura el total de personas encuestadas.
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Como en Excel tenemos la facilidad de otorgar a un rango de celdas el formato ms apropiado, en este caso le asignamos formato porcentaje, con lo
cual no es necesario multiplicar por 100 y agregarle el signo %.
En resumen la frmula a ingresar es = B2 / B10.
Podemos comprobar que, al arrastrar la frmula ingresada en la primera
celda al resto del rango no obtenemos el resultado esperado.
Para entender que ha sucedido posicionemos el cursor en alguna de las celdas donde obtuvimos un resultado errneo, y miremos en la barra de frmula qu celdas figuran en la frmula.
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REFERENCIA ABSOLUTA
Para resolver dicho inconveniente es necesario indicarle a Excel que considere siempre, para realizar dicho clculo,
REFERENCIA MIXTA
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Clculo de porcentajes
Para calcular un porcentaje de una cantidad dada, multiplicamos la
celda que contiene la cantidad por el porcentaje. Ejemplo: la frmula
ingresada en E3 (= D3 * 5 %).
Para calcular qu porcentaje es una cantidad A de otra B, primero
al rango que guardar el resultado le aplicamos formato porcentaje,
luego escribimos = A / B. Por ltimo copiamos dicha frmula al resto
del rango.
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Para ello en la primera celda C2 debemos ingresar el valor del primer costo
(B2), es decir en C2 escribimos =B2
En C3 debemos ingresar =C2 + B3
En C4 debemos ingresar = C3 + B4 y as sucesivamente.
Es decir, en cada celda de la columna C debemos calcular la suma del contenido de la celda ubicada por encima de dicha celda y la celda ubicada a la
izquierda de la misma.
Por tal motivo, una vez ingresada la frmula en C3 podemos utilizar la tcnica de arrastrar para copiar la frmula al resto del rango.
Adems podemos verificar que el ltimo costo acumulado (C22) coincide con
el total de la columna Costo (B23).
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Para calcular la fecha del prximo cambio de aire (rango E8:E15) debemos
ingresar:
=C8+$B$3
Para calcular la fecha del prximo cambio de aceite (rango F8:F15) debemos
ingresar:
=D8+$C$3
Para calcular la cantidad de das de retraso, en el caso del filtro de aire
(rango G8:G15) debemos ingresar:
=$F$2-E8
Para calcular la cantidad de das de retraso, en el caso del filtro de aceite
(rango H8:H15) debemos ingresar:
=$F$2-F8
Luego copiamos las frmulas ingresadas al resto de las celdas.
Para obtener los resultados esperados, el rango E8:F15 debe tener formato
Fecha y el rango G8:H15 debe tener formato Nmero, sin decimales.
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Para realizar dicho clculo debemos ingresar en la celda B1 (Hoja2) la siguiente frmula:
=Hoja1!B18 + Hoja1!E18
Tambin podemos realizar dicho clculo seleccionando las celdas, con el
mouse, del siguiente modo:
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Para comprender mejor el concepto, en este ejemplo realizaremos un clculo utilizando celdas dispuestas en tres hojas distintas.
En la celda A5, incluida en la Hoja3 calcularemos
=Hoja1!A2 * Hoja2!B2 + Hoja3!B2
1. Para realizar dicho clculo, escribimos el signo igual en la celda donde deseamos figure el resultado.
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Operador de comparacin
Ejemplo
= (Signo igual)
= A3 = B3
Falso
= A3 > B3
Falso
= A3 < B3
Verdadero
= A3 >= B3
Falso
= A3 <= B3
Verdadero
= A3 <> B3
Verdadero
ejemplo)
condicin que se evala en las funciones lgicas, dicha condicin debe especificar una expresin que pueda tomar como valor: verdadero o falso.
Dicho tema lo abordaremos ms adelante, en este mismo captulo.
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FUNCIONES EN EXCEL
Microsoft Excel tiene incorporada gran cantidad de funciones divididas en categoras, lo cual nos permite realizar clculos financieros, manipular fechas y horas, realizar operaciones matemticas y trigonomtricas, como as tambin calcular valores estadsticos, realizar bsquedas de datos de acuerdo a criterios,
manejar bases de datos, etc.
Sintaxis bsica
Todas las funciones empiezan con el signo igual seguido por el nombre de la
misma y a continuacin los parmetros necesarios para dicha funcin encerrados entre parntesis. El conjunto de parmetros recibe el nombre de Argumento de la funcin.
=nombre _ funcin (parmetros)
Para utilizar funciones existen dos mtodos:
El primero consiste en ingresar directamente la funcin en la celda, lo cual requiere el conocimiento previo de la sintaxis correspondiente a la misma. Para
ello debemos posicionar el cursor en la celda donde necesitamos insertar la funcin, escribimos =, luego ingresamos el nombre de la funcin y por ltimo los
parmetro que sta requiera, siempre encerrados entre parntesis.
Al terminar de ingresar el nombre de una funcin manualmente, Excel nos ofrece, como ayuda, la cantidad de parmetros necesarios para dicha funcin.
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FUNCIN SUMA
Como su nombre lo indica, la funcin SUMA se utiliza para calcular el total del
conjunto de valores ingresados en el rango especificado.
Sintaxis
= SUMA (rango)
FUNCIN PROMEDIO
La funcin promedio calcula el valor medio del conjunto de valores ingresados
en el rango especificado.
Sintaxis
=PROMEDIO (rango)
FUNCIN MXIMO
La funcin Mximo devuelve el mximo valor del conjunto de valores ingresados en el rango especificado.
Sintaxis
= MAX (rango)
FUNCIN MNIMO
La funcin Mnimo devuelve el mnimo valor del conjunto de valores ingresados
en el rango especificado.
Sintaxis
= MIN (rango)
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=SUMA (B4:B15)
En la celda E5:
=PROMEDIO (B4:B15)
En la celda F5:
= MAX (B4:B15)
En la celda G5:
= MIN (B4:B15)
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UTN-FRBA
=Max(Hoja1!B4:B15)
=Min(Hoja1!B4:B15)
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UTN-FRBA
Recordemos que, el margen o amplitud de temperatura es la diferencia existente entre la marca ms elevada y la ms baja.
FUNCIN CONTARA
Sintaxis
= CONTARA (rango)
FUNCIN CONTAR
Sintaxis
= CONTAR (rango)
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FUNCIN CONTAR.BLANCO
Sintaxis:
=Contar.blanco (rango)
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Funciones lgicas
FUNCIN SI
Para establecer la condicin que se evaluar, en las funciones lgicas, utilizamos los operadores de comparacin. Dicha condicin debe especificar una
expresin que pueda tomar el valor lgico verdadero o falso. Los operadores
que utilizamos son: =, <,>, <=,>=, <>. (Siendo la ltima expresin la que
equivale a distinto de)
Ejemplo:
En la siguiente planilla
deseamos
calcular
la
en
cuenta
el
$ 30.000.
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UTN-FRBA
Ms ejemplos:
En la columna J de la siguiente planilla, deseamos que figure el texto Tour
completo en el caso que la cantidad de reservas (Columna I) sea superior a
100, en caso de no cumplirse dicha condicin deber figurar el texto Promocionar.
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En E4 ingresamos =SI(C4>= 10000; 1500; 0) y luego copiamos dicha frmula al resto del rango. Seguidamente en F4 escribimos = D4 + E4.
FUNCIN Y
Sintaxis
Esta funcin devuelve como resultado el valor lgico verdadero si se cumplen todas las condiciones simultneamente, en caso contrario devuelve
el valor lgico falso.
Ejemplo: En la columna C de la
siguiente planilla, deber figurar
el valor Verdadero si el empleado pertenece a la categora A y
no falt, en caso contrario deber figurar Falso.
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UTN-FRBA
FUNCIN O
Sintaxis
Esta funcin devuelve como resultado el valor lgico verdadero si se cumplen al menos una condicin, en caso contrario devuelve el valor lgico
falso.
Ejemplo: En la columna C de la siguiente planilla, deber figurar el valor
Verdadero si el empleado pertenece a la categora A o no falt, en caso contrario deber figurar Falso.
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UTN-FRBA
FUNCIN CONTAR.SI
Sintaxis
calcular
la cantidad de
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En este otro ejemplo calcularemos la cantidad de empleados cuyas inasistencias son inferiores o iguales al promedio de inasistencias, figurando dicho
promedio en la celda E3.
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Cuando la condicin se halla dispuesta en otra celda debemos unir el operador de comparacin con dicha celda utilizando el operador de concatenacin &.
=CONTAR.SI (B3:B10;"<=" & E3)
Condicin dispuesta en la celda E3
En este ejemplo calcularemos, en la siguiente planilla, la cantidad de destinos que comienzan con la letra C.
Como slo nos interesa la primera letra de los textos ingresados en el campo Destino reemplazaremos las siguientes letras por un comodn.
Podemos utilizar dos tipos de comodines simbolizados por los caracteres * y
?.
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UTN-FRBA
FUNCIN SUMAR.SI
Sintaxis
mar)
FUNCIN PI (Opcional)
Sintaxis
=PI ()
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UTN-FRBA
cimales.
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UTN-FRBA
=RAIZ (NMERO)
La funcin Raiz devuelve como resultado la raz cuadrada del nmero ingresado en el argumento de la misma.
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FUNCIN NO (Opcional)
Sintaxis
=No (celda)
Esta funcin devuelve el valor lgico opuesto al valor lgico de la celda que figura en su argumento.
Ejemplo:
=HOY ()
La funcin Hoy devuelve como resultado la fecha actual con formato de fecha.
FUNCIN AO
Sintaxis
=Ao(fecha)
=Mes(fecha)
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UTN-FRBA
Funcin SIFECHA
La funcin Sifecha devuelve la diferencia entre dos fechas, expresada en un
determinado intervalo.
Sintaxis
el
resultado.
Puede
ser
uno
de
los
siguientes
valores:
FUNCIN FECHA
Sintaxis
La funcin Fecha devuelve como resultado el nmero que representa la fecha en cdigo de fecha y hora de Microsoft Excel.
Por ejemplo la funcin =FECHA(2010;4;30) devuelve como resultado
30/04/2010.
FUNCIN AHORA
Sintaxis
= Ahora ()
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UTN-FRBA
FUNCIN DIASEM
Sintaxis
Devuelve un nmero entre 1 y 7, que identifica el da de la semana. Si ingresamos en tipo el valor 1, el domingo estar representado por 1, el lunes
por 2, y por ltimo el sbado por 7.
Ejemplo de aplicacin de las funciones fecha y hora:
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Funciones matemticas:
FUNCIN ENTERO
Sintaxis
=Entero (nmero)
FUNCIN REDONDEAR
Sintaxis
La funcin Redondear aproxima el nmero contenido en el primer argumento de la funcin con la cantidad de decimales que se indica en el segundo argumento (nm_decimales). Para redondear, Excel utiliza el siguiente
procedimiento (al igual que en Matemtica):
Por ejemplo, si el segundo argumento, nm_decimales, es 2 observa la tercera cifra decimal. Si sta es mayor o igual a 5 le suma 1 a la segunda cifra
decimal. De lo contrario elimina las cifras decimales a partir de la tercera
cifra inclusive.
FUNCIN TRUNCAR
Sintaxis
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UTN-FRBA
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UTN-FRBA
El cuarto argumento indica si la bsqueda tiene que ser por valor exacto
(colocamos 0), o puede encontrar el valor ms aproximado (colocamos 1).
Para trabajar con valores aproximados la lista debe estar ordenada en forma
ascendente.
Veamos el siguiente ejemplo, en el cual deseamos asignar a cada empleado
el porcentaje correspondiente de acuerdo a su antigedad, dicha informacin se encuentra incluida en el rango B3:C8.
La funcin ingresada en E11 es:
=BuscarV(D11;$B$3:$C$8;2;1)
Como el cuarto argumento es 1, si no encuentra el valor especificado devolver el valor inmediato anterior. Por ejemplo, si la antigedad a buscar es 6
aos, al no encontrar en forma exacta dicho valor, devolver el valor 5 (inmediato inferior).
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FUNCIN BUSCARH
Sintaxis
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UTN-FRBA
FUNCIN ELEGIR
Sintaxis
Junio;
Septiembre;
Julio;
Agosto;
Octubre;
Noviem-
Abril por
Funciones de texto
FUNCIN CONCATENAR
Sintaxis
La funcin concatenar la utilizamos para unir, en una nica celda, el contenido de dos o ms celdas. Tambin podemos emplear el operador &.
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UTN-FRBA
=Nompropio (texto)
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UTN-FRBA
FUNCIN DERECHA
Sintasis:
=Derecha(texto; nm_caracteres)
La funcin Derecha devuelve como resultado el nmero de caracteres especificado del principio de una cadena de texto.
FUNCIN IZQUIERDA
Sintasis:
=Izquierda(texto; nm_caracteres)
La funcin Izquierda devuelve como resultado el nmero de caracteres especificado desde el final de una cadena de texto.
FUNCIN ESPACIOS
Sintaxis:
=Espacios(texto)
La funcin Espacios quita todos los espacios en blanco que figuran junto al
texto, excepto los espacios individuales entre palabras.
FUNCIN EXTRAE
Sintaxis
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UTN-FRBA
FUNCIN LARGO
Sintaxis
=Largo (Texto)
Funciones de informacin
FUNCIN ESERROR
Sintaxis:
=eserror (referencia)
Error
Significado
#DIV/0!
Se produce al hacer una divisin por cero, o bien, por una referencia a un cero.
#VALOR!
#NULO!
existe. En Excel, el operador de interseccin es un espacio en blanco. Por tanto, la frmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #NULO! ya que los rangos A2:D2 y
J1:J10 no se intersectan en ninguna celda.
Se produce cuando una frmula de bsqueda o referencia no encuentra ningu-
#N/A
#REF!
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UTN-FRBA
Error
Significado
Este error se produce cuando ingresamos algn valor no numrico como un
argumento de funcin, que Excel espera que sea argumento numrico (o una
#NUMERO!
referencia a un valor numrico). Otra posibilidad es ingresar un nmero invlido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 1.
#NOMBRE!
La funcin ESERROR devuelve el valor lgico Verdadero si el valor contenido en la celda es errneo y el valor lgico falso en caso contrario. En la siguiente planilla se ha ingresado en la celda A12 la siguiente frmula:
=SI (ESERROR (B10);Nombre inexistente;)
FUNCIN ESBLANCO
Sintaxis:
=esblanco (referencia)
Nos informa si la celda a la que hace referencia esta funcin est vaca (sin
valor alguno). Devolver Verdadero en caso de estar en blanco y Falso en
caso de contener algn tipo de valor.
Atencin: al utilizar esta funcin hay que tener en cuenta que si tenemos
una celda en la cual se ha tipeado un espacio (con la barra espaciadora),
dicha celda en apariencia parecer vaca, no obstante el resultado de aplicar
la funcin ESBLANCO dar falso, dado que un espacio es en si mismo un
valor.
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UTN-FRBA
FUNCIN Jerarqua
Permite conocer qu posicin ocupa, por su tamao, un valor numrico dentro de una lista.
Sintaxis:
Nmero:
=Jerarquia(nmero; referencia;[orden])
Referencia:
Si ingresamos 0 se calcula la posicin que ocupara el nmero si la lista estuviese ordenada de mayor a menor, si ingresamos 1 se calcula la posicin
que ocupara el nmero si la lista estuviese ordenada de menor a mayor.
Funcin K.esimo.mayor
Permite obtener, dentro de una lista de valores numricos, el que ocupa una
posicin determinada contando a partir del mayor.
Sintaxis
=K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
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UTN-FRBA
Funcin K.esimo.menor
Permite obtener, dentro de una lista de valores numricos, el que ocupa una
posicin determinada contando a partir del menor.
Sintaxis
Matriz
=K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
mos determinar.
K
es la posicin, dentro del rango de celdas, de los datos que se van a de-
volver.
Por
ejemplo
si
ingresamos
en
la
celda
D2
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UTN-FRBA
ANIDAMIENTO DE FUNCIONES
En algunas ocasiones, podemos necesitar utilizar una funcin como uno de
los argumentos de otra funcin, es decir debemos anidar funciones. Una
frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.
A continuacin presentamos, a modo de ejemplo, algunos casos:
Ejemplo 1
En la siguiente planilla figuran los promedios de los alumnos de Informtica
de tercer ao, nos piden que en la columna C figure Aprobado, si el promedio es mayor o igual a 6, Diciembre, si el promedio es menor que 6
pero mayor o igual a 4, y Marzo, si el promedio es menor que 4.
En este caso
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UTN-FRBA
Ejemplo 2
En la siguiente planilla nos piden que en la columna C figure la leyenda Inferior si la cantidad de mm cados, por provincia, es menor al promedio de
lluvias de la zona especificada y Superior o igual en caso contrario.
En este caso
Ejemplo 3
En la siguiente planilla nos piden que en la columna F figure la leyenda
Alerta de nevadas si la temperatura registrada en cada localidad es inferior a la temperatura promedio y la humedad es inferior al 90 %, en caso
contrario debemos dejar la celda en blanco.
En este caso
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Ejemplo 4
En la siguiente planilla nos piden que en la columna E figure el cdigo A, B o
C de acuerdo al siguiente criterio:
A: Para aquellos pases que tengan una deuda externa menor a 40000 y
cumplan con al menos una de las siguientes condiciones: PBI/Hab mayor
que 4000 %Alfabet. mayor que 90.
B: Para los pases con una deuda externa mayor o igual que 40000 y un
PBI/Hab mayor que 4500
C: Para el resto de los casos.
En este caso debemos utilizar como
argumentos de la funcin SI
Ejemplo 5
En la siguiente planilla nos piden que en la columna A figure el cdigo de
empleado. Dicho cdigo se conforma de la siguiente manera:
El nmero de legajo, separado por un guin medio (-),
le continan las
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UTN-FRBA
En la siguiente planilla nos piden que a partir de la celda F19 figure el inters punitorio a pagar por los propietarios que abonan fuera de trmino las
expensas correspondientes a su unidad funcional. Para ello debemos tener
en cuenta la fecha de vencimiento (celda G16), la fecha de pago (E19), el
inters punitorio (G14) que se cobra por cada da de mora sobre el importe
del mes (D19).
En este caso
argumentos de la funcin SI
las funciones: Y, MES, DIA y SIFECHA. Las operaciones que es necesario aplicar son: producto y porcentaje.
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