LA AUDITORIA COMO ACTIVIDAD PROFESIONAL

En términos generales, la auditoría nos proporciona una evaluación cuantificada

en la eficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla su
administración. Es decir, nos proporciona un panorama administrativo integral de
la empresa que se audita, señalando un grado de efectividad con que opera cada
una de las unidades administrativas que la integran; por consecuencia, señalando
también aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de
la dirección general.

Sin embargo, se nos presenta la siguiente interrogante: ¿Qué proporcional es el

“ad hoc” para practicar esta técnica?

Cada profesional tiene un área de actuación exclusiva, un área de acción en que

sólo él puede intervenir. La preparación que el Licenciado en Administración tiene,
está enfocada al conocimiento a fondo de la ciencia administrativa y de las
diferentes funciones de la empresa.

En forma general establece como campo natural de acción del profesional de la

Administración, el asesoramiento a la alta dirección en aspectos de coordinación,
evaluación administrativa y diagnostico de problemas administrativos.

De lo anterior deducimos que, siendo la auditoria administrativa el medio más

adecuado para la revisión y evaluación de la eficiencia administrativa, la práctica
de dicha técnica cae en el campo natural del licenciado en Administración.

DEFINICION

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de

una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y
oportunidades de mejora.

OBJETIVO Y CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en describir

deficiencias e irregularidades en alguna función organismo social examinado e
indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo básico es ayudar
a la dirección superior, al fin de que logre una administración eficaz y eficiente.

La intención de la auditoría administrativa es examinar y evaluar los métodos y

desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado
de los objetivos y planes, políticas y procedimientos, organización, recursos,
exactitud y confiabilidad.
En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona una evaluación
cuantificada de la eficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla sus
funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras, nos presenta un programa administrativo general de la

institución auditada y señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor
atención de parte de la dirección del organismo.

CONCEPTO UNIVERSAL DE AUDITORIA

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos

desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones empleados sin
reservas hasta un cierto momento. Así ha ocurrido en el campo específico de
auditoría. La extensión de algunas tareas o funciones a hecho que los expertos se
vean obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes.
Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al término con el
cual se caracteriza al área primitiva de actuación, con algún aditamento que trata
de precisar la ampliación producida.

Antiguamente auditar consistía en escuchar. En la actualidad el concepto es más

amplio, pues requiere de la técnica de investigación es decir, investigar cuáles son
las causas; cómo se han formado éstas, con qué objeto y qué objeto y que efectos
producirán, etc.

Como consecuencia de un proceso, la evaluación de las operaciones de la

organización, en empresas de cierta envergadura, es confiada a una especialidad
denominada auditoria administrativa, la cual es una de las técnicas de control
superior de origen más reciente.

INTRODUCCION A LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el

pensamiento administrativo. Los estudios trataron problemas cotidianos
inmediatos: Problemas de planeación, organización, etc.; problemas de recursos
humanos, materiales, de tecnología y producción. En busca sistemática de
soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodología científica. Este
enfoque pragmático y sus soluciones “Científicas” dieron lugar a una orientación
técnica hacia la auditoría Administrativa.

➢ 1925, Henri Fayol en una entrevista menciono: “el mejor método para
examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar
el mecanismo administrativo.

➢ 1932, T.G. Rose consultor inglés, en una comunicación presentada al

Instituto de Administración industrial, exponía la tesis que,
 independientemente de lo útil que resultara la auditoría tradicional
financiera deberían auditarse de manera extensiva e imparcial las
funciones básicas de la dirección.

➢ 1935, James Mckinsey, llego a la conclusión de que la empresa debe hacer

periódicamente una auditoría, que consistiría en una evaluación de la
empresa en todos sus aspectos.

➢ 1945, El Instituto de Auditores Internos proporciona los primeros escritos

sobre la que sería la auditoría de operaciones.

➢ 1948, Arthur H. Kent, funcionario de la empresa Standard Oil of California,

su aportación es una interesante publicación sobre “auditoría de
operaciones”

➢ 1950, Jackson Martindell, fundador de American Institute of Management,

desarrolla uno de los primero programas de auditoría administrativa

➢ 1962, William P. Leonard realizó un estudio completo de la auditoría

administrativa, trata de los métodos para iniciar, organizar, interpretar y
presentar una revisión administrativa, lo cual es una aportación muy
valiosa.

➢ 1964, Cadmus y Bradford, trabajadores incansables dentro del Instituto de

Auditores Internos (N.Y.), Cadmus plantea una variedad de auditoría
denominada “auditoría Operativa”

➢ 1968. Rigg F.J., autor británico, desarrolla en su país un enfoque moderno

de la auditoría administrativa.

➢ 1968, John C. Burton plantea la importancia de estudiar cual será la índole

de la auditoría administrativa y el grado de calificación auditor.

➢ 1969, Langenderfer H.Q. y Robertson J.C.; esos autores exploran

brevemente el problema de definición y la cuestión de una exposición
detallada de la auditoría administrativa.

➢ 1970 Eduard Norbeck F. (coordinador) proporciona la base para entender

los aspectos generales de esta técnica de auditoría administrativa.

➢ 1975, Keith D. y Bloomstrom R.; exponen que las auditorías administrativas

se han desarrollado con los años como una forma de evaluar la eficiencia y
eficacia de varios sistemas de una organización, desde la responsabilidad
administrativa, hasta la social.
 ➢ 1977, Clark C. Abt., presenta una perspectiva sobre el conocimiento de la
medición de la conducta social de las empresas.

➢ 1980, Whitmore G.M. expone que la auditoría administrativa ha sido

utilizada para asistir a funcionarios públicos con gerentes de empresas
privadas.

➢ 1983, Spencer Hayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos

administrativos y aplicar correcciones para lograr una máxima eficiencia el
futuro

➢ 1984, Robert J. Thierauf trata la auditoría administrativa como técnica para

evaluar las áreas operacionales de una organización, desde el punto de
vista administrativo.

CLASIFICACION DE LA AUDITORIA

Es conveniente exponer las distintas formas de practicar la auditoría la mayor

parte de los expertos en la materia, adoptando formas especificas de abordarlas
de acuerdo con las clases de auditoría existente en relación con la que se ha
decidido aplicar.

Entre otras cosas, esto nos conduce a considerar las similitudes y diferencias de
las principales formas de practicar la auditoría.

Existen cuatro clases principales de auditoría:

1-AUDITORIA FINANCIERA. Consiste en una revisión exploratoria y critica de los

controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada
por un contador público, cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección
de los estados financieros de la empresa.

2-AUDITORIA INTERNA. Proviene de la auditoría financiera consiste en: una

actividad de evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una
organización, a fin de revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones
como base de un servicio protector y constructivo para la administración
(gerencia). Es un instrumento de control que funciona por medio de la medición y
evaluación de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos:
contabilidad y demás registros; informes financieros; normas de ejecución (como
presupuesto y costos estándar), etc.
3-AUDITORIAS DE OPERACIONES. Se define como una técnica para evaluar
sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a
normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio,
con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y
determinar qué condiciones pueden mejorarse.

4-AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Se define como: un examen detallado de la

administración de un organismo social realizado por un profesional de la
administración (L.A.), con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus
metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros,
materiales, sus métodos y controles, y su forma de operar.

OTRAS AUDITORIAS

5- AUDITORIA FISCAL. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los

diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde un punto
de vista fisco: S. H. C. P., direcciones o tesorerías de hacienda estatales o
tesorerías municipales.

6-AUDITORIAS DE RESULTADOS DE PROGRAMAS. Esta auditoría la eficacia y

congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, En
relación con el avance del ejercicio presupuestal. El análisis de la eficacia se
obtendrá revisando que realmente se alcanzaron las metas establecidas en el
tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. La congruencia se determina al
examinar la relación lógica que exista entre el logro de los objetivos de las metas
de los programas y el avance del ejercicio presupuestal.

7-AUDITORIA DE LEGALIDAD. Este tipo de auditoría tiene como finalidad revisar

si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha conservado el
cumplimiento de disposiciones legales que se sean aplicables leyes, reglamentos,
decretos, circulares, etc.).

8-AUDITORIA INTEGRAL. Es un examen que proporciona una evaluación objetiva

y constructiva acerca del grado en que:

-los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas

economía, eficacia y eficiencia.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

Toda empresa es general, sea pequeña, mediana o grande, y que pertenezca a

cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con
la necesidad de evaluar su situación. Muchas son las razones para que esto se
efectúe.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas
situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino
también los de éxito a los que necesariamente tendrá que adaptarse.

En muchas ocasiones resulta no sólo necesario, sino imprescindible, analizar con

detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequeña a
mediana o de ésta a grande, es crítico y puede prolongarse. Es necesario analizar
todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de
que la base de sustentación de la realidad actual es la adecuada y facilita el
cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos.

En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar

representado por: la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una
nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, etc. Y muchas otras
razones requerirán de este estudio.

Uno de los problemas que surgirán en estos casos es el de la evaluación de la

empresa, la cual deberá ser analizada en todos sus aspectos.

Detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada

una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según
quien aplique la evaluación, el método a utilizar será diferente.

También variará la profundidad del análisis, dependiendo fundamentalmente del

objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un análisis
sistemático e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y las
soluciones posibles.

Concepto de evaluar

“la evaluación consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado”

Refiriéndose a la administración, pretende considerar las actividades de acuerdo

con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia
y llevar con la extensión necesaria el desarrollo de la auditoría. Se van a apreciar
los resultados de la acción, comparándola con el plan establecido, causas de las
desviaciones y posibles medidas de corrección que permiten nuevos planes y, por
tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la
participación individual.

El procedimiento de auditoría para una evaluación administrativa consiste en

hacer el análisis de los cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos
necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo,
esto es: examinar cuidadosamente la hojas de análisis, formar un criterio de las
mismas y hacer las consideraciones que se saben convenientes para hacer una
evaluación sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoría y principios de la
administración.

En el momento de ser creados y puestos en práctica, los sistemas pueden ser

apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los
cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habrá
necesidad de modificaciones de los mismos.

Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y funciones deberán ser

sometidos a revisión constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los
procedimientos y controles pueden resultar en fuertes pérdidas.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida

y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias,
definiciones, incumplimientos y referencias en el desarrollo y el resultado de la
acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.

En un sentido práctico, la evaluación es la base para la toma de decisiones en la

reformulación y actualización de planes y programas, así como de la elaboración
de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales.

El papel de la evaluación es confrontar medios con fines, propósitos con

realizaciones y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos
es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto
cuantitativos como cualitativos.

La evaluación es útil en la planeación, porque al ser una base para la toma de

decisiones permite la reformulación y actualización de los planes y programas al
igual que en la realización y el ejercicio de los mismos.

Relevamiento de la Información. La primera etapa de la evaluación consiste en

recoger información. Es una etapa clave, ya que las conclusiones deberán
basarse en la misma.

Los errores de información o información parcial darán como resultado

conclusiones erróneas.

En este caso, la búsqueda de información es en lo que difieren las formas de

analizar una situación. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su
buena apreciación reemplazan integralmente la búsqueda y utilización objetiva.

Se debe tener en cuenta que el origen y las características de la información a

utilizar en el análisis son variados.
La información externa a la empresa dará el marco de referencia, es decir,
indicará las características, posibilidades y situación particular del medio en que se
mueve la empresa. La información interna es fundamentalmente de dos tipos:

La que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas que
pertenecen a la empresa. Este último tipo de información deberá recogerse a
través de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente.
En cuanto a la información que existe en forma de registro, se debe analizar su
utilidad y cobertura.

Por otra parte, existe la tendencia de muchas empresas, especialmente pequeñas,

a reducir a niveles mínimos su Administración, y a veces esto origina una carencia
casi absoluta de información para el manejo de la empresa.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

¿QUÉ MIDE LA EVALUACIÓN?

La evaluación confronta los objetivos con realizaciones, y es también conocer

la forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elemento tanto
cuantitativo como cualitativo.

La evaluación tiene como base tres variables principales: los objetivos, los
programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su
concretización.

En este contexto, la evaluación mide los aspectos siguientes:

-La contribución efectiva al cumplimiento de objetivos.

-El apego a los programas establecidos.

-El uso óptico de los recursos (humanos, financieros, materiales, técnicos).

-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la

acción de la dirección superior

-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la

acción de la dirección superior.

Aspectos concretos de la evaluación. El control proporciona las bases para

llevar a cabo la evaluación de la acción de la organización; control y evaluación se
ligan de la misma manera que la planeación y el control dentro del sistema
administrativo. La evaluación permite al final retroalimentar dicho proceso para
superar las desviaciones de los objetivos originales.
Existen, sin embargo, diferentes sustanciales entre la evaluación de la acción de
una organización privada y una pública.

La evaluación en una organización privada se relaciona con el margen de utilidad

y la recuperación económica de la inversión, considerándose, además, aspectos
tales como la calidad de los planes y objetivos, la medición de la efectividad en la
relación de los objetivos.

La evaluación en una organización pública se relaciona con el logro de objetivos

sociales y de servicio, así como el número de beneficiarios por la acción pública y
su repercusión en la sociedad.

Tipos de Evaluación.- Dado que la evaluación es una tarea compleja y variada,

conviene clasificarla en varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento
en que se aplica. Su clasificación es: General, Particular, Inmediata, Mediata.

Ejecución de la Evaluación.- Trabajo en equipo. La realización de la evaluación

depende de la investigación y análisis integral. En este caso debe captarse la
información especialmente la no cuantitativa.

Por tanto, es fundamental el apoyo y la participación de la dirección en la

obtención análisis de la información, colaborando con el auditor administrativo o
con el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluación implica
el trabajo en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor
con su equipo.

Este trabajo es necesario, porque el mayor aporte que puede hacer el auditor
consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Pero el
conocimiento especifico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus
colaboradores, en la práctica, se trata de una preparación mental previa del
director y sus colaboradores.

ASPECTOS ETICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Obligaciones Éticas

El concepto de profesionalismo, esencialmente, lleva implícito entre los elementos,

una forma de control en cuanto a la actuación de quien la practica.
Tradicionalmente este control se ha realizado mediante la declaración expresa de
normas de conducta y actividad, formuladas por algunos de los integrantes de la
rama de actividad de que se trate, y contenidas en los denominados “Códigos de
Ética Profesional”, mismos que debe reconocer; generalmente se enfocan en
cuanto a una preocupación hacia el interés colectivo, aunque muchas veces esto
sólo sea desde un punto de vista meramente literal.
Por el sólo hecho de serlo, el licenciado en administración está obligado a
observar las normas éticas de su profesión. Sin embargo en su carácter de auditor
administrativo, le son particularmente aplicables las siguientes disposiciones del
Código de Ética del Colegio de Licenciados en Administración, A.C.:

ARTÌCULO 1.1.el licenciado en administración guardará el secreto profesional y

no revelará por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga
conocimiento en el ejercicio de su profesión, a menos que obligatoriamente lo
establezcan las leyes respectivas.

ARTICULO 2.5. Cuando el licenciado en administración emita un dictamen,

opinión o cualquier otra información para fines públicos, o que terceras personas
hayan de tomar como referencia para hacer decisiones, deberá mantener una
absoluta independencia de criterio, aun en aquellas cuestiones que puedan
resultar prejuiciosas para su cliente.

ARTICULO 4.1. El licenciado en administración no usará información, material

técnico o procedimientos aún no públicos de otros colegas, sin obtener su
consentimiento por escrito.

ARTÌCULO 1.5. El licenciado en administración no podrá ofrecer o prestar

servicios profesionales, a cambio de honorarios que dependan de la eventualidad
de los resultados de tales servicios.

ARTÌCULO 1.6. El licenciado en administración, no garantizará ninguna cantidad

específica por concepto de reducción de costos o aun momento de utilidades
derivados de sus esfuerzos.

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Es importante definir lo que se entiende por control. El concepto de control puede

ser muy general y utilizarse como punto central para el sistema administrativo.

La palabra controlar tiene varios significados y, más aún, varios sentidos:

A) verificar, B) regular, C) comparar con una norma, D) ejercer autoridad sobre

alguien o algo, E) limitar o restringir.

Todos son significativos para la teoría y la practica; sin embargo, nos referimos
básicamente a los significados A y C.

Verificar implica algún medio de medición y alguna norma que pueda servir como
marco de referencia en el proceso de control.

El control representa la parte de vigilancia de función de un administrador.

La planeación y el control están estrechamente relacionados, porque la dirección
superior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de las
desviaciones de los planes y objetivos, para poner de acuerdo de actuación con
los planes, o revisar a la luz de las circunstancias que han cambiado.

La prueba de un administrador es el resultado que obtiene; sus esfuerzos deben

producir los “resultados deseados”. Para determinar esto necesita criterios
mediante los cuales puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptar
medidas correctivas para alcanzarlos.

Si otras funciones administrativas (planeación, organización, integración,

dirección) se realizaran adecuadamente, habría poca necesidad de control, pero
muy pocas veces se logra una planeación, organización y dirección ciento por
ciento efectivas.

Existen equivocaciones, pérdidas de esfuerzos, errores, desperdicios, etc., que

provocan desviaciones de los objetivos fijados.

El control es función de todos los administradores, desde el Gerente general hasta

los supervisores de línea, en todas las organizaciones. Algunos administradores,
en particular los de niveles inferiores, se olvidan de que todo encargado de la
ejecución de planes y objetivos se convierten en el principal responsable de llevar
a cabo el control.

La planeación resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdo

suponer que el control se puede lograr sin una planeación.

Si no existe planeación no podrá tenerse una comprensión predeterminada de los

resultados que se desean. Esto constituye una de las áreas problema más
comunes de los administradores.

Importancia Del Control

Es imposible imaginar a una organización que este exenta de controles. El control

es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos. Y
surgen preguntas: ¿Qué factores hacen importante el control para Administradores
y para sus organizadores? ¿Cuánto control deben ejercer los administradores?

La decisión administrativa en áreas de definición, planeación y logro de objetivos,

está dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como
acción destinada a minimizar las consecuencias (destrucción de valor) de las
decisiones impropias o el desempeño inadecuado.

Incertidumbre. La incertidumbre respecto del desempeño puede ser resultado del

período de tiempo asignado al diseño de ejecución de la misión, la complejidad de
las actividades, la calidad de los resultados utilizados o la estabilidad del medio
ambiente.

En general, cuanto mayor resulte la duración de un programa dado, más compleja

será la actividad y más baja la calidad de los recursos utilizados; o si es menos
estable el ambiente, habrá mayor necesidad de control.

Costos

Las actividades de control pueden percibirse como costos de organización

(recursos utilizados y esfuerzos gastados), en los que se incurre para impedir o
corregir el desempeño, lo que implica un despilfarro. Para que cierto programa de
control se justifique, los ahorros de costos anticipados deben ser mayores que los
costos para él proyectado. Un hecho frecuente e interesante es que a veces esto
significa, y cabe suponer que sólo temporalmente, que el despilfarro puede ser
más eficiente para una organización que la eliminación de este exceso.

Por ejemplo: una organización puede decidir que aceptará todas las ventas a
crédito sin verificar la capacidad de pago del cliente, para lo cual se basará en la
probabilidad de que las pérdidas originadas en deudas incobrables serán
menores que el costo de verificación que exige crear un departamento de crédito,
una agencia de informes y demora de las ventas, entre otros requerimientos.

Debe destacarse que ciertas actividades de control tienen pocos costos, si se

ejecutan bien, pero que pueden determinar costos elevados si se realizan
inadecuadamente. Por ejemplo: la instrucción de los subordinados es una
actividad de control preventivo orientada a minimizar los malentendidos y el
desempeño defectuoso. Sin embargo, si la instrucción se imparte deficientemente,
puede obtener el efecto contrario.

En resumen, el control, si se maneja bien, puede ser un eficiente disuador del

despilfarro; e, inversamente, el control al realizarlo puede elevar el grado de
ineficiencia.

Control en las organizaciones

El control es vital para el funcionamiento de las organizaciones como un sistema.

De acuerdo con el principio de la retroalimentación. Lo más significativo de las
decisiones consiste en actuar sobre comportamientos determinados a fin de
reducir alguna desviación que haya sido percibida; gracias a ello es posible
mantener una adecuada función de dirección y, por tanto, lograr objetivos.

Pozo Navarro (la dirección por sistemas, Limusa, México, p.203) comenta que: los
conceptos por los que el control ha pasado en este sentido, definen en cierta
manera la evolución del concepto empresa como un sistema como entre actuador
sobre su medio y sobre su propia estructura, ajustando en ambas situaciones un
esfuerzo que liga a ambos en la relación “medio-objeto”. Precisamente ahora, al
considerar la empresa como un sistema, se hace patente la importancia que tiene
para ella corregir su propia actuación, aprovechando su experiencia y utilizando la
información que recoge de la misma.

Pero es también en el control donde reside la facultad de percepción de la

intensidad de sus esfuerzos en relación con la oposición que ofrece el medio
ambiente, equilibrando sus energías entre el cumplimiento de objetivos de índole
interna y los de índole externa.

El proceso de control

Independiente de la función que se controle o de la técnica empleada para

controlarla, el diseño del sistema obedece a una estructura interna del mismo,
cuya dinámica es cíclica y que incluye un elemento determinante a su actuación.

Lo primero a efectuar para integrar un sistema de control es que la dirección

superior y los responsables de área deben tomar en cuenta la finalidad práctica
que persiguen al llevar al cabo la acción de controlar y los medios adecuados
para alcanzarla.

Características de un buen control

El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos, y su

efectividad, depende de la información recibida. Los sistemas de control, para
lograr un uso óptimo, deben poseer ciertas características, que son las siguientes:

1.- Deben ser oportunos

2.- Seguir una estructura orgánica

3.- Ubicación estratégica

4.- Un control debe ser económico

5.- Revelar tendencias y situaciones

Tipos de control

1.- El precontrol. Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado.

2.- El control concurrente. Esta se realiza a medida en que el trabajo esta siendo
ejecutado.
3.- Control alimentario. Esta se centra en el desempeño organizacional pasado; es
decir, se basa en la retroalimentación. El control tiene lugar después de la acción.
Es decir, se basa en la retroalimentación.

Control Preventivo

Existen dos formas para tratar que las personas responsables cambien sus
acciones futuras. El procedimiento normal consiste en rastrear la causa de un
resultado indeseable hasta dar con las personas responsables del mismo y
obligarlas a que cambien sus prácticas o costumbres.

NATURALEZA Y ALCANCE

La naturaleza de la auditoría administrativa es tal, que proporciona un servicio

especializado a la administración, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo
de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa. A través de las funciones
investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasos
individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las
necesidades intimas, capacidad y métodos de departamentos.

En ese carácter, se convierte en una fuente importante de información y

asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas
administrativos de las áreas que él conoce perfectamente.

Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de información y

consulta en relación con planes futuros de la dirección constituyéndose, a su vez,
en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practica
auditorias administrativas sobre áreas en cada oportunidad, en razón de su
experiencia adquirida.

La dirección superior puede volcarse así sobre otras materias, y descargarse de

funciones que, de otra manera, debería cumplir ella misma. En otras palabras: se
trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la
empresa.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

En el manejo y control de auditoría administrativa se requieren políticas y

procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se
pueden combatir dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se
denomina “procedimientos de auditoría”.

Los procedimientos de auditoría se definen como: “las técnicas de análisis

aplicables a una variable a grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos
a examen y evaluación, mediante los cuales El auditor logra fundamentar su
apreciación”.

Naturaleza de los procedimientos de la auditoría. Los diversos tipos de

organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible
establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación
de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y
tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y
eficiente.

Procedimientos de auditoría de aplicación general. El auditor debe seleccionar

aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de
la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de
que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicación de una o más técnicas de la auditoría da origen a los procedimientos

siguientes:

TECNICAS DE INVESTIGACION

1- Investigación documental (de hechos y registros).

2- Observación directa.

CUESTIONARIOS

1- Cuestionario general.

2- Cuestionario por áreas funcionales.

3- Cuestionario de análisis de funciones del trabajo.

4- Cuestionario de análisis de procedimiento.

5- Cuestionario de análisis del sistema de información.

6- Cuestionario de análisis de formas.

7- Hojas de análisis.

8- Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de

informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso
de planeación, etc.)

ENTREVISTAS

1- Entrevistas o funcionarios y gerentes.

2- Entrevistas o jefes de departamento.

3- Entrevistas o personal operativo.

PLANEACION DE LA AUDITORIA

La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de integrar un

número de elementos que el “auditor administrativo” debe tener presente aun
durante el análisis preliminar; de otro modo podrá más tarde verse en dificultades,
desde los puntos de vista de personal y fecha de terminación de trabajo.

Estudio Preliminar

No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas

situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisión de las
situaciones posibles descubrirá la naturaleza del examen preliminar.

Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir una atención
más profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su
examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina
con un estudio preliminar.

El estudio preliminar está encaminado a: “lograr una identificación real del

problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo.”

Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado a originar

recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten
evidentes en un primer reconocimiento.

Más bien el estudio administrativo consiste en la revelación de aquellas áreas de

la empresa que ameriten un análisis detallando para poder ofrecer las
recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.

El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que

recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución
especifica del problema.

Contenidos Del Estudio Preliminar

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar

que permita una primera idea global. Este estudio se requiere,
independientemente de cuáles sean los orígenes o razones de la auditoría,
abarca:

A) INFORMACIÓN DOCUMENTAL. Los problemas que van a consultarse y

las muestras de documentos obtenidos varían de acuerdo con los objetivos
 del estudio. Esta información documental puede ser; por ejemplo, sobre:
Reglamentos internos, informes, estadísticas, etc.
B) INFORMACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO. El aspecto más
importante de la iniciación del campo de trabajo es la presentación del
auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la
auditoría administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se
logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se
obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio.

Definición del área por investigar

Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser,
desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una
función específica, o bien un departamento o sección.

Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de formarnos

una idea más clara de los problemas desde su origen.

Existen revisiones que comprenden una o más áreas.

En estos casos es conveniente examinar, además, aquellas funciones que

tengan una relación directa con las demás áreas auditadas.

Hay varios criterios para determinar el “área”: existen casos en los cuales se
toma como base para la auditoría el “proceso administrativo”; en otras, la
revisión se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles
jerárquicos y, por último, combinaciones de los anteriores.

Esta estructura de referencia puede basarse en “cuestionarios” que incluyan

numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para
llevarse bien con la gente será un factor significativo que determinara el éxito
general de esta fase del trabajo de auditoría administrativa.

Concluyendo: planear la auditoria administrativa es conocer previamente qué

es lo que vamos a hacer en cuanto a: TRABAJO A DESARROLLAR.

Determinar detalles por estudiar

La auditoría administrativa es un instrumento definido para la continua

evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas de la empresa.

Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal
función.
El auditor administrativo tiene que decidir cuáles son los detalles de estudio
más necesario para alcanzar los objetivos y ver cuáles son los mejores
métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados y de control.

La auditoría administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un

sector de ella, hasta el nivel más bajo de supervisión. El auditor necesita
planear su trabajo, decidir qué es lo que va ha hacer primeramente y cuándo.

La información debe ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los

datos habrán de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar
necesidades y relaciones que contribuyan a la relación del estudio.

Antes de comenzar una auditoría administrativa, lo mejor es reflexionar con

calma y delinear el plan.

Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a

examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que
estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos.

A continuación expondré los pasos a seguir en los que se basa un plan, el

conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuación auditorial.

1) DOCUMENTOS LEGALES:

-Estructura constitutiva.

-Actas de asambleas

-Contratos celebrados, etc.

2) ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS:

-Manuales de organización

-Políticas

-Análisis de puestos. etc.

3) REGISTROS CONTABLES:

-Descripción del sistema

-Guía de contabilización

-Formas, registros e informes.

-Presupuestos. etc.

4) DE GRÀFICAS
-Punto de equilibrio

-Ventas

-Producción. etc.

5) GENERAL

-Folletos de antecedentes históricos

-Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales.

-Atención a clientes, empleados y proveedores. etc.

Representación gráfica del plan de auditoría Administrativa

Para la descripción gráfica del plan general y de los programas específicos de

la investigación, se recomienda utilizar graficas de flechas diagramas red,
como los que son utilizados en las técnicas de camino critico y técnicas de
programación, evaluación y revisión, también los llamados diagramas de
bloque o de barras como los de Gantt.

Programas de auditoría administrativa

La elaboración de un método sistemático del procedimiento de auditoría

administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual
es sumamente útil basarse.

Los programas “son medios que sirven de guía al auditor administrativo y a sus
ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se
cubrirán todos los aspectos”.

Los programas se concretan a señalar sólo orientaciones sobre la forma en

que habrá de plantearse la revisión y una serie de procedimientos de los
cuales se seleccionaran los que se estimen convenientes para la obtención de
datos, en base con las circunstancias; en él se registrará posteriormente lo
hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del
procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de
flexibilidad, los métodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la
totalidad del personal de auditoría, a efecto de mantener un control apropiado
sobre el programa completo.

Clasificación de los programas

El desarrollo de los procedimientos de auditoría, que son establecidos como
guía de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las
circunstancias en cada caso particular.

Los programas se clasifican en:

1- PROGRAMAS GENERALES:

Son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos de

auditoría que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares.

2-PROGRAMAS ANALITICOS:

Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los

procedimientos de auditoría administrativa.

3- PROGRAMAS TIPO:

Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditoría a seguirse en

situaciones afines a dos o más empresas.

4- PROGRAMAS POR ÀREAS:

Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisión de cada una de

las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, producción, compras,
personal, etc.

CONVENIO, CARTA COMPROMISO

Por tratarse de un servicio relativamente nuevo, y de un alcance muy variable,

se considera que la contratación de una auditoría administrativa debe constar
por escrito. Los problemas y malas interpretaciones que puedan surgir por falta
de definición del alcance y responsabilidad del auditor administrativo, no sólo
afectan al auditor en particular, sino en general, a la profesión de licenciatura
en administración.

Una vez firmado el convenio de auditoría administrativa, la ética y

responsabilidad profesional del licenciado en administración lo obligan a
desempeñar su trabajo con el máximo esmero: con una supervisión constante
de sus ayudantes y con la preparación cuidadosa de los informes que, en
última instancia, constituyen la culminación y el producto visible de su trabajo.

Como conclusión, podemos afirmar que el licenciado en administración, debido

a su formación profesional, puede en Forma integral apreciar mejor los
problemas de la empresa y que, además, tiene facultad técnica con qué
abocarse y participar eficazmente en la solución de los mismos.
 ASPECTOS METODOLOGICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El estudio, investigación y análisis de un fenómeno o hecho siempre ha tenido

como finalidad establecer las causas que originan a éste, para lo cual es
necesario seguir ciertos métodos de investigación.

Las etapas de que se compone un método de investigación, cualquiera que

éste sea, son:

– Definición precisa del objeto de estudio.

– Formulación de un programa de actividades.

– Establecimiento de hipótesis de trabajo.

– Recopilación de datos.

– Registro de datos.

– Análisis de datos.

– Conclusiones.

El esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudio

señalado, se logra a través de diferentes técnicas de análisis, como:

-Investigación documental.

-Observación.

-El cuestionario.

-La entrevista.

La base sobre la que giran estas técnicas es substancialmente la misma, o sea,

todas aplican sistemáticamente a las siguientes preguntas claves:

¿Quién? ¿De qué se trata?, ¿Cuáles son los sucesos?

¿Qué? ¿Qué deberá ser investigado?

¿Cómo? ¿Cómo se producen?

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la información

que exista, gráfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.

Toda técnica de investigación requiere de:

Fuentes. Las fuentes son los archivos privados.

Medios. Son aquellos documentos como formas, reportes, informes

(administrativos, contables, estadísticos).

Las etapas de esta técnica son:

1.- Recolección de información. Debe planearse cuidadosamente, teniendo en

cuenta calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de esta
etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.

2.- Análisis de la investigación. Consiste en aplicar un buen juicio y

experiencias, auxiliares indispensables del analista.

3.- Clasificación de la información. Consiste en llevar a cabo una clasificación

técnica y sistemática de la información, para llegar a conclusiones verdaderas;
toda la información se complementa entre sí y ninguna es excluyente de la otra.

OBSERVACIÓN DIRECTA

Tiene como finalidad el complementar, confrontar y verificar los estudios que se

hayan realizado conforme a la investigación documental.

Como técnica de aplicación complementaria, la observación directa ayuda a

penetrar en el campo de acción de nuestro estudio y principalmente a preparar la
atmósfera del escenario en que vamos a actuar.

El observar, descifrar, entender y explicar los factores que comprenden una

situación dada, en la mayoría de las veces se encuentra sujeta a interpretaciones
de tipo personal, que no siempre son los más reales y verídicas, pues es muy
difícil externar por completo los factores personales del analista.

La técnica de la observación es la siguiente: existe la necesidad de definir el

objeto de la observación, anotar sus características, clasificarlas, analizarlas y
criticarlas y conservar las notas producto de la observación para su consulta
posterior.

LA ENCUESTA

1.- El cuestionario

Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir hechos u
opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. Por tanto, el cuestionario está
compuesto por preguntas que tienden a aclarar el objetivo previamente señalado.
Toda información obtenida a través de cuestionarios deberá ser completada y
verificada por medio de la observación, ya sea de hechos o de registros, la
aplicación del cuestionario sólo se justifica cuando:

- El tiempo para la “observación directa” o la entrevista es demasiado corto.

- La información buscada se encuentra dispersa entre diferentes grupos.

- Las fuentes son muy variables o la información a obtener exige una larga
búsqueda.

2.- Muestreo.

El paso más importante en la planeación de una encuesta es la decisión que se

toma sobre la muestra que se va a emplear, es decir el número y clase de gente a
entrevistar.

3.- La entrevista.

Dentro de las técnicas de recolección e investigación la más importante por su

contenido, método y aplicación, es la “entrevista”.

La “entrevista” es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos

que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y
observaciones, tanto internas valiéndose de la viva narración de las personas.

Para efectuar una auditoría administrativa completa, la aplicación de los

cuestionarios deberá ser complementada con una serie de entrevistas para poder
comprobar y ampliar los datos obtenidos.

DIFERENTES ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El Enfoque De Leonard (“Management Audit”1960)

De acuerdo con Leonard, el propósito y las finalidades de la auditoría

administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de
los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las
operaciones.

Enfoque Burton John (1968)

Se han relacionado varios intentos en los últimos tiempos con el fin de construir
posibles marcos de referencia para las auditorias administrativas.

Cree el autor citado que los procedimientos actuales ofrecen un razonable punto
de partida, que individualmente habrá que profundizar en la evaluación del sistema
de control interno como punto de partida de una labor más a fondo.
Enfoque De Norbeck (1970)

La auditoría administrativa puede tener diferentes significados para la gerencia de

diversas empresas, esto se debe a que la naturaleza de las operaciones varían de
una empresa a otra. Además se debe también a que la auditoría administrativa es
una extensión de la auditoría interna hacia todos los aspectos de una empresa, no
únicamente dedicada a las áreas financieras y contables.

La auditoría administrativa es un método constructivo para ayudar a la gerencia a

mejorar las operaciones de la empresa.

Enfoque del análisis factorial (1963)

Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la

administración de un organismo social.

Enfoque De Fernández Arena (1972)

Este autor propone la realización de la auditoría administrativa, combinando una

análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Enfoque Cervantes Abreu S. (1977)

La auditoría administrativa nació de la necesidad (por parte de la dirección

superior), de tener un control administrativo y no sólo el contable y financiero,
como tradicionalmente venía ocurriendo; su aplicación práctica y su conocimiento
público empiezan a finales del decenio de los cincuenta, sobre todo en
Norteamérica, donde el desarrollo de las microempresas hace necesario
profundizar en el pensamiento técnico y crear controles y medios de información
con bases científicas.

Enfoque de J. Rodríguez Valencia

Se han efectuado varios intentos en la actualidad con el fin de crear posibles

marcos de referencia para la auditoría administrativa, éste es un enfoque más.

La auditoría administrativa tiene como objeto principal “proporcionar un panorama

administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de
la efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la
integran; por tanto, señalando también aquellas áreas cuyos problemas exigen
una mayor atención por parte de la dirección del organismo” del análisis no deben
tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con
otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón.

OTROS ENFOQUES
Sin embargo, los trabajos representativos sobre el tema se resumen de la manera
siguiente:

1.- El de American Institute of Management utiliza un método desarrollado por su

fundador el doctor Jackson Martindell.

2.- El licenciado A. Alfonso Mejía F. contribuye al tema con su tesis intitulada

“auditoría de las funciones de la gerencia de las empresas”.

3- El también licenciado A. Manuale Azola perfecciona al análisis factorial en lo

relativo al aspecto administrativo.

4- El licenciado A. Macias Pineda, concretó su esfuerzo en los cuestionarios que

analizan el proceso administrativo.

REQUISITOS DEL INFORME DE AUDITORIA

Una comunicación que efectivamente transmita los hechos esenciales, es la

culminación del trabajo del auditor administrativo. Pero ocurre comúnmente que el
auditor no logre lo anterior; obteniendo con esto un éxito relativo, no porque no
conozca todos y cada uno de los datos; sino principalmente, porque no toma en
cuenta el tiempo requerido y los medios para transmitir esos datos a la dirección.

Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor administrativo es

transmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus
investigaciones, y que tiene que ver directamente con los problemas de la
administración. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, además de
comunicar el mensaje de manera objetiva y fácil de comprender. Es necesario
presentar el informe a la mayor brevedad posible, para que la dirección pueda
actuar con oportunidad.

Un buen informe estimula la acción e influye rotundamente en una decisión que se

tome.

El informe representa para el auditor la conclusión de su actividad y, para la

dirección o cliente, el aspecto más importante y útil de esta técnica. No debemos
aceptar una auditoría total o parcial sin un informe; toda actividad de investigación,
análisis y evaluación, quedaría nula sin este vital elemento.

Aspectos que hacen útil un informe de auditoría administrativa

La utilidad de un informe de auditoría administrativa depende principalmente de

los siguientes aspectos:

1.- Redacción adecuada.

Redactar significa compilar o poner en orden; en un sentido más preciso, consiste
en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con
anterioridad.

Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisión y claridad.

2.- Oportunidad de presentación.

El informe de auditoría tiene como finalidad la comunicación del detalle de la

evaluación hecha por el auditor. Pero el informe debe presentarse
“oportunamente” para que la dirección pueda formular adecuadamente sus planes,
ejercer acciones correctivas y tomar mejor las decisiones.

3.- Selección adecuada del material.

Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe, es

necesario aplicar el principio de la excepción. O sea: la necesidad de los directivos
de concentrarse en aspectos donde no se logró lo previsto, más bien que en los
resultados donde se obtuvo lo planeado.

Por lo que deducimos que el informe de auditoría no va a consistir en una

narración de las operaciones de la empresa auditada.

Estructura del informe

En la preparación del informe hay elementos que no dependen de informante (los

hechos) y otros que sí dependen (la reflexión). Los hechos se pueden observar
directamente, o bien se pueden obtener de otras personas; aquí hay que cuidar
bien las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es decir, tendrán
que llevarse a cabo encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado.
También ha que ser cuidadoso en los interrogantes, en ocasiones se dará en el
informe el nombre de los entrevistadores para corroborar que los datos son
verídicos.

Una vez que tenemos los hechos, nos hacemos una pregunta ¿cómo aprovechar
esas fuentes de información?, para dar una respuesta hay que poner en marcha la
segunda categoría de elementos: la reflexión; en esta etapa el informante deberá
anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de manera dispersa. A
continuación podemos distinguir varios pasos:

1- Adquirir una noción clara del asunto (comprender, captar el problema, trazarse
la idea general).

2- Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.

3- Elegir lo que tenga valor para la argumentación; esto supone trabajo de
eliminación.

4- Componer, organizar, preparar la distribución de los elementos, que es el fin de

la etapa.

La estructura del texto del informe contiene:

– El cuerpo del informe

– La conclusión.

A su vez, el cuerpo del informe contiene los hechos y la demostración. Estos

elementos: hechos, demostración y conclusión, son los componentes de un
informe, es decir, la estructura general. A continuación, en la figura 16.1, se
muestra la estructura del informe completo.

Utilidad de aplicación del informe de auditoría

Como la auditoría administrativa pretende la revisión de todas las áreas de la

empresa, examinando las causas y efectos, concluyendo con propuesta de
soluciones a los problemas derivados del objeto de la empresa, o sea: producción,
ventas, finanzas, personal; es lógico que al término del estudio se entregue a
quien lo solicite (consejo de administración-dirección general), el resultado de la
investigación (informe).

El informe de auditoría administrativa es útil de dos maneras; interna y externa.

a) Utilidad interna. Los datos del informe dan una evaluación crítico-constructiva
de la empresa en su totalidad o en áreas funcionales; o bien del aspecto procesal.
Desde este punto de vista abarca los aspectos:

1. Funcional.

2. Procesal.

3. Operacional.

b) Utilidad externa. Representa la apreciación del medio ambiente, que abarca

aspectos sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas para su
debida orientación, e informa a su vez al exterior acerca de sus actividades. Desde
este punto de vista abarca: La apreciación del medio ambiente.

Exposición del Informe y correcciones

El éxito total o parcial de una investigación bien realizada es, duda, la forma o el
modo con que sea expuesta al personal competente de la empresa que directa o
indirectamente esté relacionado.

Es de suma importancia esa etapa, ya que es el momento en que se tendrá la

oportunidad de intercambiar, discutir y corroborar las faltas y problemas
encontrados en el estudio realizado y, sobre todo, porque es realizado con las
personas directamente responsables.

Además, como producto de dicha exposición, se podrán llevar a cabo las

modificaciones y correcciones al trabajo con un margen de contabilidad muy
aceptable; en si, esta etapa representa algo así como un filtro de depuración al
trabajo y además su imagen misma.

ANALISIS DE RESULTADOS

La elección de las técnicas de análisis administrativo obedecerá a la factibilidad de

su aplicación; a los estudios que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo;
pero sobre todo, al grado de preparación del personal con que se cuenta.

Entre las técnicas que por lo común se utilizan para realizar o auxiliar en el análisis
de problemas administrativos, se encuentran las siguientes:

1.- Organigramas: Representan la estructura de un organismo social, se

clasifican: contenido-ámbito de aplicación-presentación.

2.- Cuadro de distribución del trabajo: Estudiar la posibilidad de reestructurar la

organización con el fin de lograr más fácilmente los objetos.

3.- Gráficas de flujo: Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo:

operaciones-formas-hombres-productos, etc.

4.- Gráficas de distribución: Representar el bosquejo del área física de trabajo,

puede ser para: maquinaría-equipo-área trabajo.

5.- Gráficas estadísticas: Resumir las relaciones numéricas y cronológicas.

6.- Gráficas de programación: Planear y controlar un conjunto complejo de

actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: gráfica de Gantt, PERT-CPM.

7.- Árboles de decisiones: Preparar una matriz de resultados con valores

esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un futuro incierto.

8.- Muestreo: Inferencias acerca de las características de población con grados

específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados-muestreo de
trabajo-control inventarios auditoría.
9.- Número índice: Medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en
volumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en un
período determinado, con fines de control de operaciones-auditoría administrativa,
comprobar validez y confiabilidad de la información.

10.- Punto de equilibrio: Proveer información que ayude al control de los costos y
subraye la importancia del volumen de ventas.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Las conclusiones deberán recoger los resultados logrados en el cuerpo del

informe, en forma tal que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del
informe administrativo.

En esta sección del informe, el auditor describirá las áreas localizadas que ofrecen
posibilidades de mejoría administrativa. En algunos casos, dichas mejoras podrán
efectuarse en el curso de la misma auditoría; en otros, posiblemente requieran la
intervención de alguna persona especializada.

Realizará además una descripción de las conclusiones y recomendaciones para

corregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta parte, el auditor debe
sugerir alguna solución tendiente a la eliminación de errores.

El auditor debe considerar, para hacer cualquier sugerencia, cuales son los
recursos con que cuenta la empresa para ponerlos en práctica.

Es conveniente que las sugerencias sean presentadas en esta parte del informe,
de acuerdo con su posible aceptación y proponer cursos alternativos de acción
para cada recomendación básica.

Frecuentemente, las conclusiones resumen las ideas más importantes del trabajo.