Sistema de Gestin de Procesos

Manual de diagramacin de procesos bajo estndar BPMN

Modele, gestione y optimice los procesos de la organizacin y automticamente el cdigo de sus aplicativos.

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1. 2. 3.

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ............................................................................................................... 2 Introduccin .......................................................................................................................... 3 Descripcin general de diagramacin bajo estndar BPMN................................................. 4 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.5..1. 3.5..1.1. 3.5..1.1.1. 3.5..1.1.2. 3.5..1.1.3. 3.5..1.2. 3.5..1.2.1. 3.5..1.2.2. 3.5..1.3. 3.5..2. 3.5..3. 3.5..4. 3.6. Introduccin .................................................................................................................. 4 Qu es BPMN? ............................................................................................................. 4 Caractersticas de BPMN ............................................................................................... 4 Qu es modelacin de procesos?................................................................................ 5 Elementos de los diagramas.......................................................................................... 5 Objetos de flujo ......................................................................................................... 5 Eventos .................................................................................................................. 5 Eventos de inicio ............................................................................................... 6 Eventos intermedios.......................................................................................... 6 Eventos de fin .................................................................................................... 7 Actividad ................................................................................................................ 7 Tarea.................................................................................................................. 7 Subproceso ........................................................................................................ 8 Gateway (compuerta) ........................................................................................... 8 Objetos conectores ................................................................................................... 9 Swimlanes (canales) .................................................................................................. 9 Artefactos ................................................................................................................ 10 Herramienta de modelacin ....................................................................................... 10

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Ejemplo de modelacin de procesos de negocio en Microsoft Visio bajo estndar BPMN 12

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Introduccin

Este manual brinda la informacin para diagramar procesos de negocio operativos bajo el estndar Business Process Modeler Notation (BPMN). Consta de los siguientes captulos: Descripcin general de diagramacin bajo estndar BPMN. Descripcin general del estndar Business Process Modeler Notation, y de la diagramacin de procesos bajo el estndar soportado por el Sistema de Gestin de Procesos SGP. Ejemplo prctico. Instrucciones para diagramar con el plug-in ITP Process Modeler.

3. Descripcin general de diagramacin bajo estndar BPMN

3.1. Introduccin En esta seccin veremos cmo BPMN puede soportar diferentes metodologas y objetivos de modelado (por ejemplo, la orquestacin y coreografa), utilizando los procesos de negocio reales como ejemplo. Tambin se muestran modelos de negocio que ilustran los principales conceptos e innovaciones de notacin.

3.2. Qu es BPMN? BPMN (Business Process Modeling Notation) Es el nuevo estndar para el modelado de procesos de negocio y servicios web. Es una notacin a travs de la cual se expresan los procesos de negocio en un diagrama de procesos de negocio (BPD) Este estndar agrupa la planificacin y gestin del flujo de trabajo, as como el modelado y la arquitectura.

3.3. Caractersticas de BPMN Proporciona un lenguaje grfico comn, con el fin de facilitar su comprensin a los usuarios de negocios. Integra las funciones empresariales. Utiliza una Arquitectura Orientada por Servicios (SOA), con el objetivo de adaptarse rpidamente a los cambios y oportunidades del negocio. Combina las capacidades del software y la experiencia de negocio para optimizar los procesos y facilitar la innovacin del negocio.

3.4. Qu es modelacin de procesos?

Es la captura de una secuencia de actividades de negocio, y de la informacin de soporte. Los procesos de negocio describen la manera cmo una empresa alcanza sus objetivos. Existen diferentes niveles del proceso de modelado: Mapas de proceso. Son diagramas de flujo simple de las actividades. Descripciones de proceso. Conforman una extensin del anterior, y manejan informacin adicional pero no suficiente para definir completamente el funcionamiento actual. Modelos de proceso. Son diagramas de flujo extendido con suficiente informacin para que el proceso pueda ser analizado, simulado, y/o ejecutado

El BPMN soporta cada uno de estos niveles de modelado.

3.5. Elementos de los diagramas La funcin del BPMN es crear un mecanismo simple para realizar modelos de procesos de negocio, con todos sus elementos grficos, y que al mismo tiempo sea posible gestionar la complejidad. El mtodo elegido para manejar estos dos conflictivos requisitos es organizar los aspectos grficos de la notacin en categoras especficas. Las cuatro categoras bsicas de elementos son:

3.5.1 Objetos de flujo Un diagrama de procesos de negocio est compuesto por tres elementos bsicos, que son los objetos de flujo. De esta forma, los modeladores no tienen que reconocer un gran nmero de formas diferentes. Los tres objetos de flujo son:

3.5.1.1 Eventos Es algo que sucede durante el proceso de negocio, y que afecta el flujo del proceso. Suelen tener una causa (trigger) o un resultado, y se representan con un crculo. De acuerdo con el momento en que afectan al flujo, se dividen en tres tipos: inicio, intermedio y fin.

TIPO EVENTO Inicio

NOMBRE BPMN

DEFINICIN
Representa el inicio de un proceso
Detiene el flujo hasta que ocurra una condicin o dispara acciones de excepcin

NOTACIN

Start Intermidate End

Intermedio Fin

Indica cuando finaliza un proceso en ejecucin

3.5.1.1.1 Eventos de inicio

Todo proceso o subproceso cuenta con un evento de inicio, el cual corresponde a uno de los siguientes tipos:
NONE
No tiene establecida una condicin o requisito para dar incio al proceso o subproceso

MESSAGE
Un proceso o aplicativo enva un mensaje especfico para dar inicio a un proceso

TIMER
Se puede fijar una hora-fecha especfica en la que se activar el inicio del proceso.

3.5.1.1.2 Eventos intermedios

Forman parte directa del flujo del proceso en la secuencia normal del mismo. Pueden o no anteceder a una actividad o subproceso.

MESSAGE
Es usado tanto para enviar o recibir un mensaje de otros procesos o aplicativos, y debe tener el mismo nombre en el mensaje.

TIMER
Es un mecanismo de retraso dentro del proceso. Este tiempo puede ser definido en una expresin fecha o unidad de tiempo.

LINK
Permte conectar dos secciones de un proceso para crear situaciones de bucle o para evitar lneas de secuencia de flujo largas o cruzadas y estan limitados a un nivel de proceso.

3.5.1.1.3 Eventos de fin

Todo proceso o subproceso debe tener un evento de fin, el cual se clasifica en los siguientes tipos:
NONE
No tiene establecida ninguna condicin o requisito para finalizar el proceso o subproceso

MESSAGE
Un proceso o aplicativo enva un mensaje especfico para dar fin a un proceso.

3.5.1.2 Actividad

Es un trmino genrico para el trabajo que se realiza en una compaa. Se representa con un rectngulo redondeado. Una actividad puede ser atmica o compuesta. Los tipos de actividades son:

3.5.1.2.1 Tarea

Una tarea es una actividad atmica que est incluida dentro de un proceso. Se habla de tarea cuando el trabajo que representa en el proceso no puede desglosarse en un nivel mayor de detalle. A continuacin se presentan los tipos de tareas:

USER
Es un tarea donde interviene un humano para su ejecucin y presenta informacion para la ejecucin de la tarea.

SERVICE
Es toda aquellas tareas que realiza el sistema sin intervencion humana, como lo puede ser: enviar un email o invocar web service

3.5.1.2.2 Subproceso

Un subproceso es un conjunto de actividades incluidas dentro de un proceso. Puede desglosarse en diferentes niveles de detalle denominadas tareas. Se representa con un smbolo de suma en la parte central inferior de la figura. A continuacin se presentan los tipos de subprocesos:
COLAPSADO Los detalles del subproceso no pueden ser visualizados. El signo ms (+) indica que la actividad es un subproceso y que tiene un nivel ms bajo de detalle. , Esta asociado a un solo rol. EXPANDIDO Los detalles del subproceso pueden ser visualizados, es decir, esta en el mismo nivel de detalle del proceso y tiene un evento de inicio y fin de proceso. Puede estar asociado a uno o varios roles.

Subproceso Colapsado

Tarea Manual
Inicio Fin

3.5.1.3 Gateway (compuerta)

Se representa con un diamante, y se emplea para controlar la divergencia o convergencia de la secuencia de flujo. stas determinan ramificaciones, bifurcaciones, combinaciones y fusiones del proceso.

EXCLUSIVA

Divergente: son decisiones que toma el usuario del sistema para decir el camino a seguir. Convergente: Sincroniza los caminos salientes, al cumplirse una condicion de negocio

COMPLEJA

Se da en un punto del proceso donde aparecen varios caminos y solo uno de ellos es vlido. Esta decisin esta basada en la informacin registrada en Metadata.

PARALELA

Indica un punto del proceso donde pueden ser llevadas a cabo actividades en forma concurrente y sincroniza los caminos que parten de una compuerta paralela

3.5.2

Objetos conectores

Conectan los objetos de flujo de un proceso, y definen el orden de ejecucin de las actividades. Los tipos de conectores son:

SECUENCIA
Muestra el orden de los eventos, actividades y decisiones que se realizan dentro del proceso.

MENSAJE
Indica el flujo de mensaje entre las distintas entidades de los procesos.

ASOCIACIN
Asociar diferentes artefactos con objetos de flujo.

3.5.3

Swimlanes (canales)

Son un mecanismo empleado para organizar actividades en categoras separadas visualmente, con el fin de ilustrar diferentes capacidades funcionales o responsabilidades. BPMN soporta los swimlanes con dos constructores principales:

LANE
Representa un participante dentro un proceso, el cual contiene un conjunto de actividades asociadas a este rol.

POOL
Representa los actores externos con los cuales interacta un proceso, estos actores pueden ser un proceso o aplicativo

3.5.4

Artefactos

Son objetos grficos que proveen informacin adicional de los elementos dentro de un proceso, sin afectar el flujo del proceso. La versin actual de la especificacin de BPMN cuenta slo con estos tipos de artefactos predefinidos:

Se utiliza para agrupar un conjunto de actividades, ya sea para efectos de documentacin o anlisis.

ANOTACIONES

GRUPOS

Son un mecanismos para que el modelador pueda dar informacin textual adicional.

3.6 Herramienta de modelacin La modelacin de los procesos de negocio se realiza en Microsoft Visio, con el Plug-in ITP Process Modeler; herramienta por excelencia de los especialistas en procesos para disear y modelar procesos que cumplan con el estndar BPMN.

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4. Ejemplo de modelacin de procesos de negocio en Microsoft Visio bajo estndar BPMN

El primer paso para realizar la modelacin es crear un nuevo archivo en Microsoft Visio, especificando que el diagrama a desarrollar est bajo el estndar BPMN.

La configuracin seleccionada habilita las siguientes funcionalidades: 1. Men de procesos. Representa todas las funciones asociadas al estndar BPMN: adicin de nivel, exportar a XML, atributos, validacin, entre otros. 2. Barra de Herramienta: Presenta las funciones ms utilizadas en el men de procesos. 3. Panormica y Zoom. Facilita el desplazamiento por el proceso. 4. Formas. Presenta los elementos definidos por el estndar BPMN, los cuales son utilizados para realizar el diagrama de proceso. 5. rea de trabajo. All se desplazan las formas para consolidar el diagrama de flujo.

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Luego, se procede a realizar el diagrama de flujo. Se desplazan los elementos al rea de trabajo y se define el tipo de objeto de flujo. La definicin del tipo de objeto se puede realizar de tres formas:

1. Hacer clic derecho sobre el elemento y seleccionar la condicin de inicio Trigger. Ej: evento.

Los tipos de Trigger soportados por el Sistema de Gestin de Procesos para los eventos son: None, Message, Timer y Link.

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2. Seleccionar el elemento y hacer click en el vnculo que aparece en la esquina inferior derecha . Luego, seleccionar el tipo de elemento. Ej: actividad.

Los tipos de Task Type soportados por el Sistema de Gestin de Procesos para los actividades son: Service y User.

3. Seleccionar el elemento, y en la barra de herramientas del explorador de atributos seleccionar el tipo. Ej: Gateway.

Los tipos de Gateway Type soportados por el Sistema de Gestin de Procesos para los Gateway son: Exclusive, Inclusive, Complex y Paralela.

Para editar el nombre de cada elemento se debe dar doble clic sobre este, o bien se selecciona el objeto y se oprime F2.

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Los pasos descritos anteriormente se repiten hasta consolidar el diagrama. Luego, se procede a validar que el diagrama cumpla con el estndar. Basta con hacer clic en el botn de validate de la barra de herramientas de Process.

El resultado de esta validacin genera un reporte ToDo List, donde se especifica el detalle de los errores. Estos son los tipos de violaciones que se pueden presentar en un diagrama de proceso:

Error: violaciones inequvocas de la sintaxis de BPMN. Informacin: recomendacin acerca de las reglas del estndar BPMN. Advertencias: pueden considerarse como violaciones de la sintaxis BPMN.

Adicionar nivel (Subprocesos) En caso de que se requiera adicionar un nuevo nivel en el proceso, se utilizan los subprocesos. Los pasos para realizarlo son: 1. Desplazar un subproceso colapsado sobre el proceso. 2. Adicionar un nivel en el proceso. Se da clic en el icono de adicionar nivel , que se encuentra en la barra de herramientas de process. Despus se coloca el nombre del subproceso, y clic en OK.

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3. Asociar subproceso al nivel de proceso. Seleccionar el subproceso con clic derecho, y elegir la opcin de Attach Process Level. Luego, elegir el nivel que se cre previamente, y clic en OK.

La asociacin garantiza que en la ejecucin del proceso se ingresar a ese nuevo nivel de detalle, y se ejecutarn las tareas inmersas dentro del subproceso. Cabe destacar que los subprocesos tienen un evento de inicio y uno de fin, y las tareas que estn dentro de este nivel son asociadas al rol donde est el subproceso colapsado. En este caso, no es necesario declarar el lane dentro del subproceso.

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