Qu es Planificacin?

La planificacin es el proceso metdico diseado para obtener un objetivo determinado. Otras definiciones, ms precisas, incluyen que "La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982).

Existen diferentes herramientas y tcnicas para abordar la planificacin de un proyecto, las cuales permiten definir el curso de accin a seguir, que ser tomado como base durante la ejecucin del mismo.

Si bien la planificacin define las acciones a seguir, durante la ejecucin puede existir necesidad de cambios respecto de lo definido originalmente, los mismos servirn de punto de partida para un nuevo anlisis y una nueva planificacin de ser requerido.

Elementos de la Planificacin:

Sentido de Proceso: la planificacin es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades, fines y procedimientos.

Vnculo con el medio: Tiene en cuenta los diferentes factores sociales y factores contingentes que conforman el escenario donde se desarrolla. En muchos casos, este vnculo con el medio se efecta a travs de un diagnstico preliminar.

Actividad preparatoria: la planificacin se desarrolla en un escenario previo a la accin. Hay una separacin entre el espacio de planificacin y el de ejecucin.

Conjunto de decisiones: Planificar implica la seleccin de algunas soluciones entre una gama de opciones. Sin embargo, ms que una decisin nica, la planificacin es un conjunto de decisiones interrelacionadas y en progresin.

Para la accin: A pesar de que la planificacin no es ejecucin, siempre va dirigida hacia la realizacin de acciones.

Sentido de futuro: la planificacin siempre es un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos futuristas.

Tiende al logro de objetivos: el alcance de objetivos propuestos, concretos y Definidos, es una de las principales metas de la planificacin.

Teora causa-efecto: Relacin de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados.

Eficiencia: Para el logro de los objetivos, se busca el uso de los medios ms eficientes.

El planificador debe estar vinculado con el medio, se debe ubicar en el terreno de la realidad social, una realidad construida por hombres que no siguen parmetros lineales ni leyes generales, que no estn condicionados irrenunciablemente, que estn determinados por innumerables factores (biolgicos, sociales, econmicos, emocionales, culturales, etc.). En conclusin, la realidad social es compleja, indeterminada y plagada de incertidumbre.

La racionalidad en la planificacin aparece como el intento de disminuir tal incertidumbre y controlar los eventos, subordinarlos. Sin embargo, se debe ser consciente de la imposibilidad de un control completo del entorno, as que se debe conciliar la bsqueda de mitigacin de incertidumbre, con un conocimiento profundo de la realidad social y la capacidad de flexibilidad ante el cambio. En
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conclusin, la racionalidad consiste en introducir coherencia a las acciones planteadas como solucin frente a un problema, coherencia vista en dos planos: con los objetivos propuestos, y con el medio social vigente.

Etapas de la planeacin

Dado que a veces puede tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:

Identificacin del problema. Desarrollo de alternativas. Eleccin de la alternativa ms conveniente. Ejecucin del plan.

En los casos de la planeacin reactiva y operativa no se hace un enftico uso en la toma de decisiones, ya que es lineal y slo administra los procesos en curso de alguna organizacin o sistema. El caso de la planeacin tctica, estratgica y normativa, puede requerir los conceptos de toma de decisiones por lo complejo y amplio.

Con relacin a la toma de decisiones, por ejemplo, cuando por la maana planeamos nuestro da y elegimos qu medio de transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisin que de no haberlo planeado igual hubiramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la organizacin temporal de conductas motoras sino tambin a la planificacin de pensamientos para realizar lo conducente. No es necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la informacin almacenada tanto en la memoria semntica como en la memoria episdica o la memoria perceptiva.

Lo anterior es un caso muy operativo, que se debe decidir en ese momento, y se hace en un tiempo inmediato, con relacin a la planeacin en el corto plazo,
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operativo, reactivo y adaptativo. De alguna manera se utiliza la planeacin en la vida cotidiana, en sus diferentes expresiones, pero es muy importante distinguir las caractersticas en el entorno o medio ambiente que se desenvuelven, ya que no es lo mismo decidir por una persona que por miles de personas. Cada escenario es muy diverso; de all la importancia de la planeacin.

Importancia de la Planificacin:

La planificacin es de vital importancia, para poder medir el crecimiento que tenemos en nuestros proyectos; la planificacin se debe a que tenemos una visin, un fin que buscamos y el planificar nos ayuda a poder distinguir si lo que estamos haciendo est bien o nos estamos desviando de nuestra meta o fin.

Tambin podemos definir la importancia de la planificacin por los resultados obtenidos; cuando planificamos, el impacto de gasto se puede disminuir en un porcentaje mayor que cuando lo hacemos sin planificar; cuando queremos realizar algn proyecto, primero debemos sentarnos y planificar cuales sern nuestros movimientos y pasos a seguir.

Qu es el FODA?

FODA: Es la sigla usada para referirse a una herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de su negocio y el entorno en el cual ste compite. El anlisis FODA tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto, mercado, producto-mercado, lnea de productos, corporacin, empresa, divisin, unidad estratgica de negocios, etc. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del anlisis FODA, podrn serle de gran utilidad en el anlisis del

mercado y en las estrategias de mercadeo que dise y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.

Lo anterior significa que el anlisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa. la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algn grado de control. la parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqui usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningn control directo.

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
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Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.

En sntesis: Las fortalezas deben utilizarse Las oportunidades deben aprovecharse Las debilidades deben eliminarse y Las amenazas deben sortearse

Fortalezas y Debilidades

Considere reas como las siguientes:

Anlisis de Recursos Capital, recursos humanos, sistemas de informacin, activos fijos, activos no tangibles. Anlisis de Actividades Recursos gerenciales, recursos estratgicos, creatividad Anlisis de Riesgos Con relacin a los recursos y a las actividades de la empresa. Anlisis de Portafolio La contribucin consolidada de las diferentes actividades de la organizacin.

Hgase preguntas como stas: Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que supera a sus principales competidores? Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus competidores lo superan?
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Al evaluar las fortalezas de una organizacin, tenga en cuenta que stas se pueden clasificar as:

Fortalezas Organizacionales Comunes Cuando una determinada fortaleza es poseida por un gran nmero de empresas competidoras. La paridad competitiva se da cuando un gran nmero de empresas competidoras estn en capacidad de implementar la misma estrategia.

Fortalezas Distintivas Cuando una determinada fortaleza es poseda solamente por un reducido nmero de empresas competidoras. Las empresas que saben explotar su fortaleza distintiva, generalmente logran una ventaja competitiva y obtienen utilidades econmicas por encima del promedio de su industria. Las fortalezas distintivas podran no ser imitables cuando: Su adquisicin o desarrollo pueden depender de una circunstancia histrica nica que otras empresas no pueden copiar. Su naturaleza y carcter podra no ser conocido o comprendido por las empresas competidoras. (Se basa en sistemas sociales complejos como la cultura empresarial o el trabajo en equipo).

Fortalezas de Imitacin de las Fortalezas Distintivas Es la capacidad de copiar la fortaleza distintiva de otra empresa y de convertirla en una estrategia que genere utilidad econmica.

La ventaja competitiva ser temporalmente sostenible, cuando subsiste despues que cesan todos los intentos de imitacin estratgica por parte de la competencia.

Al evaluar las debilidades de la organizacin, tenga en cuenta que se est refiriendo a aquellas que le impiden a la empresa seleccionar e implementar estrategias que le permitan desarrollar su misin. Una empresa tiene una

desventaja competitiva cuando no est implementando estrategias que generen valor mientras otras firmas competidoras si lo estn haciendo.

Oportunidades y Amenazas

Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas reas que podran generar muy altos desempeos. Las amenazas organizacionales estn en aquellas reas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeo.

Considere: Anlisis del Entorno Estructura de su industria (Proveedores, canales de distribucin, clientes, mercados, competidores). Grupos de inters Gobierno, instituciones pblicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad. El entorno visto en forma ms amplia Aspectos demogrficos, polticos, legislativos, etc.

Pregntese: Cules son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno? Cules son las mejores oportunidades que tiene? El FODA no es algo que se realice de una vez y para siempre, es un procedimiento que no termina nunca y que debe convertirse en parte de la cultura de la empresa.

Marco lgico

Introduccin:

En un mundo globalizado de gran competitividad, es necesario abordar el barco que nos transporte a otros lugares, donde nuevos conocimientos puedan constituir la tabla de salvacin en el momento menos esperado, desdeando que en el intento exista posibilidad de naufragar, por la sola consideracin que con el hecho de no intentar zarpar, se est propiciando el propio naufragio.

Es indudable que para los especialistas, profesionales, tcnicos, administradores, formuladores y ejecutores de proyectos y en nuestro particular caso, como estudiantes de un curso tan importante como es el de Formulacin y Evaluacin de Proyectos, el conocimiento, anlisis comprensin y aplicacin de estos dos sistemas de conceptualizacin y planificacin de proyectos por objetivos, facilitar todos los procesos y fases que conlleva un proyecto desde su concepcin como Idea hasta su evaluacin expost.

Antecedentes de donde surgi el Marco Lgico:

Desde 1983 la Agencia de Cooperacin Alemana (GTZ) utilizaba oficialmente el Planeamiento de Proyecto Orientado para Objetivos, a partir de 1986 el Ministerio Federal Alemn de Cooperacin Econmica implant con la GTZ, la obligatoriedad de la aplicacin de ZOPP en la planificacin de proyectos, en ese mismo tiempo otras Agencias y Organismos Internacionales de Desarrollo utilizaban esa metodologa, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), lo utiliz pero a partir de los aos 90 fue hacindole cambios y adaptndolo a sus polticas, creando el Marco Lgico ao con ao ha sido mejorado y en el ao 2000 sali a su uso el software de Marco Lgico.

Contenido del Marco Lgico:

Generalidades:

El marco Lgico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualizacin, diseo y ejecucin de proyectos. Su propsito es el de brindar estructura al proceso de planificacin y de comunicar informacin esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas las etapas de preparacin del proyecto: programacin, identificacin, orientacin, anlisis, presentacin ante los comits de revisin, ejecucin y evaluacin ex-post. Debe elaborarse con la participacin inicial del equipo Organizacional, Institucional o de pas, y luego evolucionar con la participacin activa del Organismo Internacional prestatario si se trata de financiamiento externo gubernamentales o de los consultores de Proyectos Privados, de la representacin y del ejecutor. Se modifica y mejora repetidas veces tanto durante la preparacin como durante la ejecucin del proyecto.

El mtodo fue elaborado originalmente como respuesta a tres problemas comunes a proyectos:

Planificacin de proyectos carentes de precisin, con objetivos mltiples que no estn claramente relacionados con las actividades del proyecto; Proyectos que no se ejecutan exitosamente, y el alcance de la responsabilidad del gerente del proyecto no est claramente definida; y No hay una imagen clara de cmo lucira el proyecto si tuviese xito, y los evaluadores no tienen una base objetiva para comparar lo que se plane con lo que sucedi en la realidad.

El mtodo del Marco Lgico encara estos problemas, y provee adems una cantidad de ventajas sobre enfoques menos estructurados:

Aporta una terminologa uniforme que sirve para eliminar ambigedades; Aporta un formato para llegar a acuerdos acerca de los objetivos, metas y riesgos del proyecto que comparten el Banco, el prestatario y el ejecutor;

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Suministra un temario analtico comn que pueden utilizar el prestatario, los consultores y el equipo de proyecto para elaborar tanto el proyecto como el informe de proyecto; Enfoca el trabajo tcnico en los aspectos crticos y puede acortar documentos de proyecto y perfiles en forma considerable; Suministra informacin para elaborar en forma lgica la estructura de la unidad de ejecucin del proyecto; Suministra la informacin para la ejecucin, seguimiento y evaluacin del proyecto. Proporciona un formato para expresar toda esta informacin en un solo cuadro.

Estructura:

El Marco Lgico se presenta como una matriz de cuatro por cuatro. Las columnas suministran la siguiente informacin: Un resumen narrativo de los objetivos. Indicadores (Resultados especficos a alcanzar). Medios de Verificacin. Supuestos (Riesgos).

Las filas de la matriz presentan informacin acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificacin y supuestos en cuatro momentos diferentes en la vida del proyecto:

Fin alcanzado luego de que el proyecto ha estado en funcionamiento. Propsito logrado cuando el Proyecto ha sido ejecutado. Componentes completados en el transcurso de la ejecucin del proyecto. Actividades requeridas para completar los Componentes.
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Jerarqua de los Objetivos Indicadores para la jerarqua de objetivos (Indicadores verificables objetivamente) Medios de Verificacin Supuestos El plan de ejecucin Uso Secuencial del Marco Lgico Ejercicios, estudio de casos y talleres

METODO ZOPP

Contenido de la Planeacin de Proyectos Orientada a Objetivos (Mtodo ZOPP)

ZOPP es la sigla de la denominacin alemana Zielorientierte Projektplanung que significa ZOPP= Planeamiento de Proyecto Orientado para Objetivos. Es una metodologa que permite que el grupo de trabajo defina en forma consensada las acciones a realizar y su secuencia para alcanzar los objetivos que se ha propuesto.

Fue desarrollado por la agencia de cooperacin alemana (GTZ) y es utilizado principalmente, para la formulacin de proyectos de cooperacin internacional. Alemania, Suiza, Espaa, los pases escandinavos, Centro y Sur Amrica, as como organismos multilaterales como la Unin Europea, BID, BM y BIRF aplican esta metodologa o sus principios fundamentales.

ZIEL ORIENTIERTE PROJEKT

= = =

OBJETIVO ORIENTADO PROYECTO

PLANUNG

PLANEAMIENTO

El mtodo ZOPP conduce a un proceso consecuente de reflexin, as como tambin a la comprensin uniforme de los trminos empleados. De esta manera se facilita la comunicacin y la cooperacin entre los participantes. Para aplicar el mtodo con flexibilidad, deben dominarse los elementos bsicos que se apoyan mutuamente y que se presentan a continuacin.

El mtodo: proporciona orientacin para el trabajo en el grupo de planificacin. El Enfoque de equipo: como marco de referencia para el estudio interdisciplinario de problemas y la participacin de grupos importantes de interesados y de beneficiarios. La visualizacin: mediante tarjetas en las que se registran las contribuciones del equipo de planificacin y los resultados de las discusiones. Los procedimientos de aplicacin: los cuales determinan el cronograma, la participacin y el propsito de los talleres ZOPP en la fase de preparacin del proyecto. Estas reglas estn incluidas en el Manuel de Organizacin de la GTZ. La gestin del proyecto: basada en ZOPP, cuya finalidad es la implementacin en la fase operativa de lo planificado anteriormente en el proyecto.

ZOPP est basado en los principios muy sencillos siguientes:

La cooperacin entre el personal del proyecto y las entidades contrapartes es ms fcil y productiva si todos se han puesto de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados claramente. Se trata de resolver o aliviar en sus races, es decir sus causas, los problemas existentes en la cooperacin para el desarrollo. Por lo tanto, se analizan los problemas, sus causas y efectos respectivos. Sobre esta base se formulan objetivos factibles y efectivos. Los problemas y sus causas no se encuentran aislados: guardan estrecha relacin con personas, grupos y organizaciones. Por esta razn, solo se pueden tratar los

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problemas si se dispone de un panorama integral de los grupos interesados, individuos e instituciones involucrados.

Su contenido se deriva de los pasos siguientes:

Primer paso: Anlisis de la participacin. Segundo paso: Anlisis de problemas (Identificacin del problema central). Tercer paso: Anlisis de problemas (Anlisis de las causas y efectos del problema central). Cuarto paso: Anlisis de objetivos (El rbol de problemas es transformado en un rbol de objetivos). Quinto paso: Discusin de alternativas (Identificacin de soluciones alternativas potenciales). Sexto paso: Matriz de planificacin del proyecto (Elaboracin de una descripcin integral del proyecto). Sptimo paso: Matriz de planificacin del proyecto (Determinacin de los supuestos importantes). Octavo paso: Matriz de planificacin del proyecto (Formulacin de los indicadores). Noveno paso: Matriz de planificacin del proyecto (Descripcin de las fuentes de verificacin). Dcimo paso: Matriz de planificacin del proyecto (Anlisis de relevancia de los supuestos, de los riesgos que se corren; incorporando esto en el concepto del proyecto). Dcimo primer paso: Matriz de planificacin del proyecto (Control de la capacidad de la gerencia del proyecto para garantizar los resultados/productos). Dcimo segundo paso: Matriz de planificacin del proyecto (Clculo de las cantidades y costos de las actividades individuales).

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Metodologa:

Metodologa ZOPP

Anlisis

Matriz de planificaci n del proyecto

Programa Operativo

Seguimient o y evaluacin

Involucrados

Objetivos Resultados Actividades

Programa de Actividades

Seguimient o a Indicadores

Arbol de problemas

Indicadores

Programa de Recursos y Presupuest o

Seguimient o a Actividades

Arbol de Objetivos

Fuentes de Verificacin

Evaluacin

Alternativas

Supuestos

Sus relaciones: Diferencias y/o similitudes:

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En acuerdo a lo que se ha podido observar el ZOPP, es la base o el origen del Marco Lgico por lo que entre los dos sistemas existen mas similitudes que diferencias, la metodologa para llenar las matrices son iguales, as como las reas de anlisis y los objetivos de los sistemas de estudio, una de las pocas diferencias es la matriz de planificacin por ser la del Marco Lgico ms elaborada y sinttica.

En que momento de la formulacin de un proyecto se elabora el Marco Lgico o el ZOPP (Razonarlo).

Al correlacionar los propsitos tanto del Marco Lgico como del ZOPP con los contenidos temticos de los estudios de Proyectos desde el nivel de idea hasta su operacin, es pertinente que tambin cada fase evolutiva sea acompaada de su correspondiente planeacin con la profundidad que cada una amerite.

Conclusiones del Mtodo ZOPP:

Se concluye que la hiptesis planteada se confirma, y que cualquier sistema se puede aplicar de acuerdo a la experiencia y preferencia de los formuladores o aplicar lo mejor que le parezca a los formuladores de cada uno de los mtodos.

Planificacin y Toma de Decisiones:

En cuanto actividad organizacional, es esencial en la planificacin la toma de decisiones. Se trata de que los responsables con competencias organizacionales bien definidas, al planificar, tras una preparacin adecuada, tomen decisiones que sern premisa de las decisiones de ejecucin de lo planificado.

El trmino premisa indica aqu que el sujeto de decisin futura, tendr que tener en cuenta las decisiones del planificador. Esto puede hacerse, por ejemplo, restringiendo un consumo de recursos (medido como coste) a un presupuesto; o

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construyendo una habitacin en una terraza cuya estructura haba sido diseada para soportar el peso de esa construccin futura.

Hay que evitar caer en la tentacin de confundir planificar y determinar (en el sentido de aquella frase de Franco: lo dejo todo atado y bien atado: es decir, no podres ni decidir el apartaros de los principios de mi rgimen): sin mbito de libertad, sin margen de maniobra para la futura decisin, sta ni siquiera sera posible. Entonces no se habr planificado, sino se habrn dado rdenes militares (a la antigua: sin capacidad de decisin en el subordinado que es considerado como mera pieza mecnica).

Planificacin como solucin de problemas

Organizar es siempre una actividad sistmica que introduce una diferencia entre el sistema organizado y el entorno con un diferencial en el grado de complejidad. La complejidad se manifiesta tanto en la incertidumbre sobre el futuro, como tambin en lo que afecta a los problemas mal estructurados (problema). La dimensin del organizar en que ese tratamiento de la complejidad se refiere al futuro es precisamente la planificacin.

Adems, la planificacin, como parte de la actividad del organizar, implica seguir la racionalidad instrumental o teleolgica (de seguimiento de objetivos telos-) aplicando pues mtodos adecuados a la solucin de los problemas. Por esta razn, en la presentacin de las decisiones de planificacin (premisa de las futuras) es esencial la configuracin del proceso de solucin de problemas.

Planificacin como actividad normativa

Las decisiones organizacionales (y entre ellas, las mismas sobre el planificar) tienen un carcter normativo. La planificacin no es una actividad libre o ldica, sino es una tarea a cumplir por los responsables de decisin en un sistema organizado. Pero esa normatividad no tiene el carcter de una exigencia absoluta de tipo tico (o de una presunta obligatoriedad como la de los valores propagados
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en una ideologa), sino surge de la dimensin racional y de la conviccin que es uno de los puntos en que se distingue un sistema- organizado de su entornode que el trabajo sobre la incertidumbre, inseguridad y problemas debe realizarse de modo metdico, y no simplemente por improvisacin, o dejndose llevar.

Fases en la Planificacin en cuanto proceso de solucin de Problemas

La planificacin es un proceso que no slo se refiere a decisiones iniciales (como premisa de las futuras) y a las decisiones derivadas de las del primer plan, sino exige adems tiempo en su misma ejecucin. Suelen distinguirse las siguientes fases temporales:

Preparacin de decisiones de planificacin y toma de decisiones sobre los planes a realizar y controlar Realizacin y direccin controlada (ciberntica, gobernancia de procesos de ejecucin) Control (que abarca el Control de las magnitudes planificadas y el Controlling de la dimensin econmica).

La planificacin, en cuanto proceso de solucin de problemas se realiza en la fase siguiente a la definicin del problema. Comienza pues con la identificacin de problemas, su descripcin y anlisis; contina definiendo objetivos o metas a conseguir y concluye con las decisiones vinculantes sobre las metas u objetivos concretos a alcanzar.

La realizacin, su conduccin controlada o el control final no son propiamente actividades de planificacin, sino de implementacin y de control de lo planificado. Pero sin esa referencia a la implementacin y control tampoco puede hablarse de planificacin.

Como en todo proceso de solucin de problemas, tambin en la planificacin hay que comenzar procesando informacin. Luego, si se siguen las reglas de la ingeniera de sistemas, habr que emprender la fase de anlisis y diagnstico de problemas, a la que seguirn las de busca de alternativas de solucin (creatividad), la de evaluacin crtica de esas soluciones (respecto a criterios
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definidos en la primera fase anterior a la de anlisis del problema) y la de toma de decisiones.

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