GUIA DE OFIMTICA

HOJA DE CLCULO MICROSOFT EXCEL

Presentacin
Este programa le ayudar a calcular, manejar y presentar datos en un agradable ambiente grfico. La hoja de clculo combina tres tipos de programas: Hoja de clculo Grficos Base de datos

1. Ingreso
Para ingresar a Microsoft Excel, puede hacer uso de los siguientes procesos: Clic en el botn Inicio Seleccione Todos los programas Ubique Microsoft Office Clic en Microsoft Office Excel 2007

2. Ventana principal
Los elementos bsicos de la interfaz de Excel de versiones anteriores se ha mejorado, agrupndolos en cintas de opciones que hace ms fcil su ubicacin.
Cinta de opciones

Botn de Office Cuadro de nombres Indicador de celda Encabezado de fila Encabezado de columna Barra de funciones

Etiqueta de Hoja

Zoom y modo de visualizacin

a. Manejo del mouse Smbolo del mouse El puntero del mouse permite ingresar en forma rpida y sencilla valores a nuestras celdas. A continuacin se muestran los punteros del mouse:

Smbolo Seleccin

Smbolo para rellenar

Smbolo para mover

3. El libro
Por defecto, al ingresar a Excel, este presenta un libro en blanco con tres hojas predeterminadas. a. Creando un documento nuevo Para crear un nuevo libro se presionan las teclas [CTRL][U], o haciendo clic en el botn de office, y luego clic en Nuevo.

b. Organizar ventanas Con Microsoft Excel 2007, es posible trabajar con varios libros a la vez, cada libro presenta una hoja de clculo de filas y columnas. Si desea ver los libros abiertos en mosaico use: 1. Haga clic en la cinta Vista. 2. Luego clic en Organizar todo .

3. en la ventana de dilogo Organizar ventanas, seleccione el tipo de organizacin, y luego clic en el botn aceptar.

c. Guardar un archivo Al guardar un archivo en Excel, todas la hojas que contiene el libro se guardan automticamente. Excel asigna la extensin XLS a los archivos creados. Para guardar el libro de trabajo activo, use: 1. Haga clic en el Botn de Office. 2. Clic en el opcin Guardar. 3. O puede presinar las teclas [CTRL] [G]. Se muestra la siguiente ventana: En Guardar en, seleccione la unidad de disco y la carpeta donde se va a guardar el archivo. En Nombre del archivo, debe especificar el nombre que tendr nuestro libro de trabajo, puede incluir espacios en blanco.

En Guardar como tipo, seleccionamos el tipo de formato para el archivo que queremos guardar. Por lo general: Libro de Microsoft Office Excel. d. Abrir un libro de trabajo Al ingresar a Excel, se muestra un libro de trabajo en blanco. Usted puede abrir un archivo guardado previamente incluso el rea de trabajo. Para abrir un archivo use: 1. Haga clic en el Botn de Office. 2. Y luego clic en la opcin Abrir.

Formas de abrir un libro Es importante saber que se puede abrir un libro en modo lectura o como copia, la intencin de esto es conservar el archivo original y que no se pueda modificar. 1. En la ventana abrir del men Archivo Abrir, seleccionar el control de la lista desplegable Abrir. 2. Escoger la opcin adecuada.

e. Manejar Filas y Columnas i. Insertar Filas Para insertar una fila, siga estos pasos: 1. Haga clic en alguna celda. 2. Luego, elija el men Insertar y escoja Fila.

3. Observar que se inserta una fila en la parte superior.

4. Adems se muestra una etiqueta: Opciones de insercin. 5. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que se inserte la fila sin ningn formato aplicado a la tabla.

ii. Insertar Columnas Para insertar columnas, siga estos pasos: 1. Lleve el indicador sobre alguna celda. 2. Elija el men Insertar y luego clic en Columna. 3. La columna se inserta a la izquierda de la posicin del indicador.

iii. Insertar Celdas 1. Lleve el indicador a la celda en donde va a insertar. 2. Elija el men Insertar y elija Celdas. 3. En la ventana de dilogo Insertar celdas, elija Desplazar las

celdas a la derecha. 4. Haga clic en Aceptar.

iv. Eliminar filas 1. Lleve el indicador a la celda de la fila a eliminar. 2. Use el men Edicin, escoja Eliminar. 3. En esta ventana elija Toda la fila. 4. Haga clic en Aceptar. v. Eliminar columnas 1. Lleve el indicador a la celda de la columna a eliminar. 2. Use el men Edicin, escoja Eliminar. 3. En esta ventana elija Toda la Columna. 4. Haga clic en Aceptar. vi. Eliminar Celdas Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba. 1. Lleve el indicador a la celda que desea eliminar. 2. Haga clic en el men Edicin, y elija Eliminar. 3. En esta ventana elija Desplazar las celdas hacia arriba. 4. Haga clic en Aceptar. f. Rellenar series El puntero del Mouse permite ingresar en forma rpida y sencilla valores a nuestras celdas. As, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que seale en una celda o un rango de celdas. Para probar, escriba en la hoja 1 la siguiente tabla.

i. Copiar, genera series y generar listas.

El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La copia o generacin de series y listas depende del contenido de la celda que se usa como origen. Para generar una serie: 1. Haga clic en la celda A2. 2. Lleve el puntero al cuadro de relleno. 3. Cuando vea el smbolo + realice un arrastre. Despus del arrastre se genera la serie de cdigos. Si el contenido de una celda es un nmero o un texto, podr copiar. Despus del arrastre se copia el contenido de la celda.

ii. Opciones de autorelleno Para hacer ms fcil el ingreso de datos, Excel muestra, al hacer los arrastres de una celda, una etiqueta inteligente (Smart Tags), llamada Opciones de Autorrelleno. Escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

Se puede rellenar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que se muestra al terminar el arrastre, permite en lugar de copiar, generar la serie o solo copiar el contenido (sin el formato).

As, por ejemplo, escriba en la celda B3 21/07/2005, al arrastrar esa fecha se podrn realizar diversas acciones sobre ella.

iii. Listas Con el cuadro de relleno, podr tambin generar listas, por ejemplo, en una celda escriba Enero y realice un arrastre. 4. Formatos a. Cambiar el ancho de columnas Para cambiar el ancho de una columna, haga lo siguiente: 1. Lleve el puntero del mouse al rtulo de columnas (el puntero cambia a una flecha doble). 2. Realice un arrastre del borde que separa las columnas.

Tambin puede modificar el ancho de una columna usando: 1. Haga clic en alguna celda de la columna a modificar el ancho. 2. Elija el men Formato, y haga clic en Columnas. 3. Seleccione la opcin Ancho. Tambin puede autoajustar el ancho de una columna al contenido de la celda. Para hacer esto Haga doble clic cuando vea el smbolo de ajuste.

b. Cambiar el alto de una fila Por defecto el alto de cada fila es de 12.75 (aproximadamente 17 pxeles). Para cambiar el alto de una fila, haga lo siguiente: 1. Arrastre el borde inferior de la fila que desee modificar. Otra forma de cambiar el alto de la fila es a travs de: 1. Elija la opcin Fila del men Formato. 2. Seleccione Alto de fila. 3. Escriba un valor par el alto de la fila. c. Ocultar una fila o columna 1. Seleccione las filas o columnas a ocultar. 2. En el men Formato, seleccione Fila o Columna. 3. Elija la opcin Ocultar. Para Mostar una fila o columna oculta, elija la opcin Mostrar del men Formato, Columna o Fila, dependiendo lo que quiera mostrar. d. Formato de Celdas Una vez que las tablas son definidas e implementadas, es necesario que estas posean un formato y diseo adecuado para su presentacin e impresin. i. Grupo de herramientas Formato Se encuentra en la cinta de Inicio. El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamao, espaciado, etc., de las celdas y su contenido.

ii. Trazado de bordes en Excel Para trazar bordes, siga estos pasos: 1. Haga clic en la cinta de Inicio. 2. Clic en el icono de bordes 3. Vaya a la seccin Dibujar borde, y haga clic en Dibujar Borde para trazar el borde que desea. Si desea agregar una rejilla a su hoja de clculo: 1. Haga clic en el botn Dibujar Borde. 2. Seleccione Dibujar cuadrcula de borde. 3. Realice un arrastre en su hoja de clculo.

Para cambiar el color y estilo de borde: En la barra Bordes, seleccione el botn Estilo de lnea o Color de lnea segn sea el caso. Luego dibuje los bordes. Borrar Bordes: As como dispone de una herramienta para dibujar bordes a sus celdas, tambin se dispone de un botn que permite borrar dichos bordes. a. Haga clic en el botn Borrar borde de su barra bordes. b. Luego, realice un arrastre sobre los bordes a borrar.