SESION 01: FORMATOS AVANZADOS Condicionales por valor Condicionales por frmula Personalizados

Sesin 01

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REFERENCIAS DE CELDAS
Es una expresin que identifica la ubicacin exacta de un valor en la hoja de clculo de cualquier libro abierto o cerrado creado en Excel. Son utilizados para automatizar los clculos ya que al referirse a la posicin y no al valor, cualquier cambio en el valor actualiza el resultado.
Tipos de referencias

Las referencias relativas cambian cuando se copian. Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian.

Relativas

Las referencias de celdas relativas de una frmula cambian automticamente

cuando la frmula se copia en toda una columna o en toda una fila. En el ejemplo anterior, cuando la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas cambian de C4 a C5 y a C6. Absolutas Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no

cambian al copiar una frmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dlar ($) como esta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9. Mixtas Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila

relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

Ejemplo 1: A continuacin se muestra una planilla de Docentes a tiempo parcial de una institucin educativa, determine el Sueldo Mensual a pagar utilizando referencias relativas y absolutas segn sea el caso.

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Para hallar el Total de Horas Dictadas, seleccione el rango F7:F16 y haga clic en el botn Autosuma. El Sueldo Mensual es igual al Total de Horas Dictadas por el Pago por Hora Dictada, por lo tanto para efectuar este clculo en la hoja, ubica el puntero en la celda G7 y escribe la siguiente frmula:

=F7*$F$3
Utilice la tecla de funcin <F4> para convertir una referencia relativa en absoluta. Luego, copia la frmula hasta la celda G16. El resultado ser el siguiente:

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Ejemplo 2: Determinar las comisiones para diferentes niveles de ventas y tasas de comisin.

Utilizando una sola frmula, se puede determinar todos los resultados de las comisiones de ventas, para ello debemos hacer uso de una referencia mixta. 1. Ubicar el puntero en la celda B6 2. Escribir la siguiente frmula: =$A6*B$5 3. Copiar la frmula en forma vertical y horizontalmente. El resultado ser el siguiente:

Por qu en la frmula se ingres $A6? Porque cuando copiamos verticalmente, queremos que las ventas varen; por lo tanto la fila debe ser relativa. Sin embargo, cuando copiamos horizontalmente, queremos que las ventas permanezcan fijas; por lo tanto la columna es absoluta. En forma similar y en sentido contrario se hizo con la tasa de comisin.

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FUNCIONES MATEMTICAS
Funcin SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) rango criterio Es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "contabilidad".

rango_suma Son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn si cumplen los criterios. Ejemplo 3: Hallar el sueldo total de todos los empleados del departamento de Contabilidad

En la celda D9 ingrese la siguiente frmula: =SUMAR.SI(B2:B7,Contabilidad,D2:D7)

Funcin SUMAR.SI.CONJUTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios. Importante: El orden de los argumentos es diferente entre SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el primer argumento en SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero en SUMAR.SI. Sintaxis: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango1_criterio,criterio1,rango2_criterio,criterio2) Rango_suma son las celdas que se van a sumar, incluyendo nmeros, o nombres, matrices o referencias que contienen nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Rango_criterio1, rango_criterio2, son de 1 a 127 rangos en los que se van a evaluar los criterios asociados.

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Criterio1, criterio2, son los criterios (hasta un mximo de 127) en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "contabilidad" o B4. Ejemplo 4: Determinar el sueldo total de todos los empleados que pertenecen al departamento de contabilidad con un tiempo de servicio mayor a 5 aos.

En la celda D11 ingrese la siguiente frmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D7,B2:B7,Contabilidad,C2:C7,>5)

FUNCIONES ESTADSTICAS
Funcin CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen el criterio especificado. Sintaxis: CONTAR.SI(rango,criterio) rango criterio Es el rango que se desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Es la condicin en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar.

Ejemplo 5: Determinar el nmero de empleados que trabajan en el departamento de Contabilidad. En la celda D13, tambin se puede ingresar la frmula: =CONTAR.SI(B2:B7,Contab*)

Nota: Se puede usar el comodn *

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Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta las celdas, dentro del rango, que cumplen los criterios especificados. Sintaxis: CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1,criterio1,rango2,criterio2) Rango1, rango2, son de 1 a 127 rangos en los que se van a evaluar los criterios asociados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Criterio1, criterio2, son de 1 a 127 criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a contar. Ejemplo 6: Determinar el nmero de empleados que trabajan en el departamento de Contabilidad que tienen un tiempo de servicio mayor a 5 aos. En la celda D15 ingrese la siguiente frmula: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 :B7,Contabilidad,C2:C7,>5)

Funcin PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen un criterio determinado. Sintaxis: PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio) rango criterio Es el rango de celdas que se desea evaluar. Es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener.

rango_promedio Es el conjunto real de celdas de las que se va a obtener el promedio. Si se omite, se utiliza el rango. Funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas que cumplen mltiples criterios. Sintaxis: PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2) Rango_promedio es la celda o las celdas cuyo promedio se desea obtener; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Rango_criterio1, rango_criterio2, son de 1 a 127 rangos en los que se van a evaluar los criterios asociados. Criterio1, criterio2, son de 1 a 127 criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que determinan las celdas cuyo promedio se va a calcular.

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Ejemplo 7: Determinar la edad promedio de todos los alumnos de sexo masculino Determinar la edad promedio de todos los alumnos de sexo masculino que pertenezcan a la especialidad de Psicologa.

Ingrese lo siguiente: Celda D12 D14 Funcin =PROMEDIO.SI(B2:B10,"M",D2:D10) =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D10,B2:B10,"M",C2:C10,"Psicologa")

FUNCIONES DE TEXTO

1. LARGO: Obtiene el nmero de caracteres de una cadena de texto. Sintaxis: LARGO(cadena)

2. MINUSC: Convierte una cadena de texto a minsculas. Sintaxis: MINUSC(texto)

3. MAYUSC: Convierte una cadena de texto en maysculas. Sintaxis: MAYUSC(texto)

4. REPETIR: Repite el texto un nmero determinado de veces. Sintaxis: REPETIR(texto, nm_veces)

5. IZQUIERDA: Extrae el nmero indicado de caracteres, colocados a la izquierda o al principio de la cadena de texto. Sintaxis: IZQUIERDA(texto, nm_de_caracteres)

6. DERECHA: Extrae el nmero especificado de caracteres colocados al final de una cadena de texto. Sintaxis: DERECHA(texto, nm_de_caracteres)

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7. EXTRAE: Obtiene el nmero de caracteres de una cadena de texto a partir de una posicin indicada. Sintaxis: EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres)

8. Funcin NOMPROPIO: Pasa en maysculas la primera letra de todas las palabras de la cadena de texto y el resto de los caracteres en minsculas. Sintaxis: NOMPROPIO(texto)

9. CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno solo. Sintaxis: CONCATENAR (texto1,texto2, ...)

Texto1, texto2, ... son de 1 a 255 elementos de texto que sern unidos en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

2. HOY: Nos da la de fecha que corresponde a la fecha del sistema, es decir, la fecha en que se encuentra configurada su PC. Sintaxis: HOY()

3. AHORA: Nos da un valor de fecha que corresponde a la fecha y hora de su sistema Sintaxis: AHORA()

4. DIA: Devuelve el da del mes, un nmero de 1 a 31 Sintaxis: DIA(fecha)

5. MES: Devuelve el mes, un nmero entero de 1 (enero) a 12 (diciembre) Sintaxis: MES(fecha)

6. AO: Devuelve el ao, un entero en el rango 1900 - 9999 Sintaxis: AO(fecha)

7. DIASEM: Devuelve un nmero de 1 a 7 que identifica el da de la semana Sintaxis: Donde Tipo: 1: Domingo=1; Lunes=2; Sbado=7 2: Lunes=1; Martes=2; Domingo=7 3: Lunes=0; Martes=1; Domingo=6 DIASEM(Fecha, Tipo)

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Funcin SIFECHA El SIFECHA es una funcin que nos permite obtener el nmero de das, meses y aos que han transcurrido entre dos fechas determinadas. Su estructura es la siguiente: =SIFECHA(F_INICIAL;F_FINAL;Parmetro) El parmetro a utilizar en la ltima parte de la frmula puede ser: D si queremos obtener los das que han transcurrido M si queremos obtener los meses Y si queremos obtener los aos YM si queremos obtener los meses sin tener en cuenta los aos MD si queremos obtener los das sin tener en cuenta los meses

Ejemplo 8: Usar la funcin SIFECHA para determinar la edad de cada empleado.

FUNCIONES DE LGICAS
Funcin SI Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO. Sintaxis : =SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero,valor_si_falso) Prueba_lgica Expresin Lgica que se desea evaluar como VERDADERO o FALSO. Es el valor que se devolver si prueba_lgica es VERDADERO.

Valor_si_verdadero Valor_si_falso

Es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO.

Ejemplo 9: A los empleados que tienen hijos se le otorgar una Bonificacin de 200 soles, y aquellos que no tienen hijos, 100 soles.

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Ejemplo 10: A los vendedores que tienen Ventas superiores a 4000 soles, se le otorgar una tasa de comisin del 20% sobre las Ventas, caso contrario, el 10%.

Funcin SI Anidada
Cuando se evala una condicin y se tiene ms de dos alternativas de solucin, entonces es necesario utilizar una funcin SI dentro de otra, a esto se le llama anidamiento. Ejemplo 11: Si el Sueldo es mayor que 2000, entonces en la columna Observacin colocar Alto, si el sueldo es menor que 1000 colocar Bajo, caso contrario colocar Medio.

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Ejemplo 12: Determinar la Comisin de cada Vendedor, teniendo en cuenta que la tasa de comisin (% Comisin) se asigna en funcin de la Zona en donde trabaja. La frmula para calcular la Comisin es igual a Ventas * % Comisin

Funcin Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si algn argumento es FALSO. Sintaxis : =Y(valor_lgico1,valor_lgico2,...) valor_lgico Ejemplo 13: Una tienda regala una agenda a cada cliente que compre libro por un importe superior a 30 soles. Escribir S, N segn sea el caso. Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

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FUNCIN O Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS. Sintaxis : =O(valor_lgico1,valor_lgico2,...) valor_lgico Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo 14: El jefe de personal de una empresa evala los expedientes de ciertos postulantes, los cuales sern entrevistados posteriormente con la finalidad de cubrir dos plazas vacantes para el rea de Procesamiento de Datos. Los postulante aptos para la entrevista personal, sern aquellos que tienen ms de 3 aos de experiencia o que sean titulados en Computacin.

FUNCIONES DE BSQUEDA
Funcin BUSCARV Busca un valor en la columna de la izquierda de una tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena en forma ascendente. Sintaxis: = BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar, indicador_columna, ordenado)

valor_buscado matriz_buscar

Es el valor a buscar en la primera columna de la tabla, y puede ser un valor, referencia o cadena de texto. Es el rango de la tabla vertical donde se recuperan datos. Matriz_buscar_en puede ser una referencia a un rango o nombre de rango. Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor que coincida. La primera columna de valores de la tabla es 1. Es un valor lgico que determina la forma de bsqueda: VERDADERO Coincidencia aproximada en la primera columna (ordenada en forma ascendente). Este valor puede ser omitido.

indicador_columna

ordenado

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FALSO

Coincidencia exacta en la primera columna (no necesita estar ordenada).

Ejemplo 15: Buscar el Artculo, Presentacin y Precio segn el Cdigo ingresado.

Celda C15 C16 C17 Funcin BUSCARH

Funcin =BUSCARV(C12,A5:D10,2,FALSO) =BUSCARV(C12,A5:D10,3,FALSO) =BUSCARV(C12,A5:D10,4,FALSO)

Busca un valor en la primera fila de una tabla y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada. Sintaxis: = BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar, indicador_fila, ordenado) valor_buscado matriz_buscar Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla, y puede ser un valor, referencia o cadena de texto. Es el rango de la tabla horizontal donde se recuperan datos. Matriz_buscar_en puede ser una referencia a un rango o nombre de rango. Es el nmero de fila de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor que coincida. La primera fila de valores de la tabla es 1. Es un valor lgico que determina la forma de bsqueda: VERDADERO Coincidencia aproximada en la primera fila (ordenada en forma ascendente). Este valor puede ser omitido. FALSO Coincidencia exacta en la primera fila (no necesita estar ordenada).

indicador_columna ordenado

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El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los valores de comparacin Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla, la tabla es vertical; si estn en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.

Ejemplo 16:

Ingrese las siguientes frmulas: Celda D9: Celda E9: Celda F9: =B9*$G$4 =B9*BUSCARH(C9,$C$2:$E$4,2,FALSO) =B9*BUSCARH(C9,$C$2:$E$4,3,FALSO)

NOMBRES DE RANGOS Facilitan la ubicacin de referencias locales y externas en los Libros de Excel. Los asistentes de funciones pueden elegir de una lista y pegar los nombres mientras construyen una frmula. Fijan absolutamente los rangos implicados y sus referencias se actualizan de inmediato al cambiar su ubicacin. Asignar Nombre a un rango de celdas 1. Seleccionar un rango deseado 2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres 3. Escribir un nombre vlido (sin espacios) 4. Pulsar ENTER para aceptar el nombre Eliminar un Nombre de rango Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para visualizar todos los nombres definidos del libro.

Seleccione el nombre de rango que desea borrar y haga clic en el botn Eliminar.

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FORMATO CONDICIONAL
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como: Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos? Quin ha vendido ms de 10,000 dlares este mes? De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao? Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados de una determinada clase? El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin. Excel 2007 ofrece los siguientes tipos de formato condicional nuevos que no se admiten en versiones anteriores de Excel: Barras de datos Escalas de color Conjuntos de iconos Valores de rango inferior o superior Valores por debajo o por encima del promedio Valores nicos o duplicados

1. FORMATO CONDICIONAL POR VALOR DE CELDA 1.2 RESALTAR REGLAS DE CELDAS Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo de inventario clasificada por categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios

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superiores al 10%, volmenes de ventas menores de 100,000 dlares o regin igual a "Sur". Ejemplo 1: Identificar fechas, texto y nmeros especficos en una lista de productos Se desea ver rpidamente las ventas realizadas el mes anterior, productos que pertenecen al rubro de Bebidas o productos con menos de S/. 2,000 en ventas. Regla de Formato Condicional Mes anterior Formato Relleno de celda de color amarillo Relleno de celda de color verde Relleno de celda de color rojo C3:C32 B3:B32 Rango A3:A32

Valor de celda contiene Bebidas Valor de celda < 2000

Aplicar Formato 1 1) Seleccione el rango A3:A32

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2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas. 3) Seleccione la opcin Una fecha 4) En el siguiente cuadro de dilogo, seleccione Mes pasado de la lista desplegable de la izquierda. 5) En el cuadro con, seleccione la opcin

formato personalizado y aplique el color

amarillo en la ficha relleno. Aplicar Formato 2 1) Seleccione el rango B3:B32 2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas. 3) Seleccione la opcin Texto que contiene 4) En el siguiente cuadro de dilogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escriba Bebidas (en este caso no es necesario ya que es el primer

producto de la lista) 5) En el cuadro con, seleccione la opcin formato personalizado y aplique el color verde en la ficha relleno. Aplicar Formato 3 1) Seleccione el rango C3:C32 2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a

continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas. Sesin 01 MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez 18

3) Seleccione la opcin Es menor que 4) En el siguiente cuadro de dilogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escriba 2000 5) En el cuadro con, dejemos la opcin predeterminada. El resultado ser el siguiente:

1.3 REGLAS SUPERIORES E INFERIORES Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un anlisis de personal de departamento. Ejemplo 2: Determinar quines son los dos mejores Vendedores

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Aplicar Formato 1) Seleccione el rango F4:F15 2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Reglas superiores e inferiores 3) Seleccione la opcin 10 elementos superiores 4) En el cuadro de dilogo que aparece, escriba el valor que desee utilizar, en este caso 2 5) En el cuadro de lista desplegable Con, seleccione Formato personalizado

6) Haga clic en la ficha Nmero y aplique el siguiente formato personalizado:

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7) Haga clic en la ficha Fuente y elija color rojo oscuro y Negrita 8) Haga clic en la ficha Relleno y elija color amarillo. Finalmente clic en Aceptar. El resultado ser el siguiente:

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1.4 BARRA DE DATOS Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas. Ejemplo 3: Comparar la venta mensual de una lista de productos

Aplicar Formato 1) Seleccione el rango C4:C18 2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional Sesin 01 MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez 22

3) Haga clic en Barras de datos y, a continuacin, seleccione un icono de la barra de datos

El resultado ser el siguiente:

Si desea establecer otro color para las barras de datos que aparecen en las celdas, entonces seleccione la opcin Ms reglas

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En el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en el cuadro de lista Color de barra y seleccione un color, como se muestra a continuacin:

En forma predeterminada, la barra ms corta toma el valor ms bajo y la barra ms larga toma el valor ms alto, como se observa en la opcin Tipo del cuadro de dilogo anterior. Por supuesto, muchas veces puede que no desee utilizar los valores mnimo y mximo en un rango. Por lo tanto, Adems del color de la barra de datos, tanto para la barra menor y la barra ms larga, puede especificar el ms bajo (ms alto) Valor, Nmero, Sesin 01 MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez 24

Porcentaje, Frmula y Percentil.

Valor ms bajo (Valor ms alto), Excel evala todos los valores en el rango de celdas y selecciona el valor ms bajo como la barra ms corta y el ms alto valor como la barra ms larga. Nmero, escriba los valores que deben recibir las barras ms corta y ms larga. Para los nmeros que son superiores o inferiores a ese valor, Excel, simplemente seala a la barra ms larga o ms corta, como es apropiado. Porcentual, escribe un porcentaje asociado a la barra ms corta y ms larga. Por ejemplo, si los valores de las celdas seleccionadas de un rango son de 0 a 200, entonces un valor mnimo asociado con "25%" sera de 50. En este ejemplo, las celdas que tienen valores inferiores a 50 tendran la menor barra elaborada en la celda. Frmula le permite especificar una frmula. La frmula se evala para determinar el valor utilizado en la barra ms corta y ms larga. Esto es til para el desarrollo de formatos condicionales que no son fcilmente manejados por cualquiera de estas opciones. Percentil, examina el conjunto de valores contenidos en las celdas, establece su orden, y utiliza su valor ordinal o posicin dentro del conjunto de valores ordenados para determinar su percentil. En un conjunto de diez celdas ordenadas, el percentil cuadragsimo siempre sera la cuarta celda, independientemente del valor que contiene, Percentil 40. As, si usted selecciona percentil 40 para la menor barra, a continuacin, las celdas en el cuadragsimo percentil y por debajo de la menor sern las que tendrn la barra ms corta en la celda. Agregue las siguientes columnas a la aplicacin anterior:

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Establezca las siguientes reglas de formato condicional: Regla de Formato Condicional Desde el ms bajo al ms alto Porcentaje de 25 a 100 Percentil de 20 a 80 Desde Nmero 0 al ms alto Formato Barra color verde Barra color azul Barra color naranja Barra color rojo oscuro Rango D4:D18 E4:E18 F4:F18 H4:H18

En los rangos D4:D18 y H4:H18, activar la casilla Mostrar slo la barra. El resultado es el siguiente:

1.5 ESCALAS DE COLOR Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color ms rojo. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las

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celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

1.6 CONJUNTO DE ICONOS Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa valores ms altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores ms bajos.

Ejemplo 4: Establecer el nivel de la Lnea de Crdito de la lista de clientes Aplicar Formato 1) Seleccione el rango B3:B19 2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin, seleccione un conjunto de conos, por ejemplo tres flechas de colores. El resultado ser el siguiente:

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Excel, en forma predeterminada establece intervalos para los valores altos, medios y bajos respectivamente. Definir los siguientes nuevos intervalos: Valores altos : mayor o igual que 6000 entre 3000 y 6000 menores que 3000

Valores medios : Valores bajos :

Si desea cambiar los intervalos correspondientes a los valores altos, medios y bajos, en la opcin Formato condicional, seleccione Administrar reglas.

Seleccione el formato a editar y luego haga clic en el botn Editar regla. Finalmente defina los nuevos valores.

El resultado ser el siguiente:

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Tambin puede presentarse el cuadro anterior de la siguiente manera:

Ejemplo 5: Identificar las ventas provinciales que estn por debajo de $ 90,000 Sesin 01 MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez 29

En este caso vamos a utilizar el formato condicional conjunto de conos, 3 semforos (sin borde). Pero slo vamos a mostrar el cono de color mbar para las ventas menores a $ 90,0000 Aplicar Formato 1) Seleccionar el rango B4:B11 2) En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin, seleccione Ms reglas

En Tipo, seleccione Nmero, Seleccione el signo >, luego en el cuadro Valor ingrese e 90000 3) De nuevo, haga clic en Formato Condicional y, despus, en Resaltar reglas de celdas, luego seleccione Es mayor que 4) Ingrese el valor de 90000

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4) A la derecha, en el cuadro con, seleccione Formato personalizado y en la ficha Relleno del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione Sin color del cuadro Color de fondo,

5) Finalmente, haga clic en Formato condicional y seleccione Administrar reglas 6) En el cuadro siguiente, active la casilla Detener si es verdad

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El resultado ser el siguiente:

Ejemplo 6: Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

En la celda C5, ingrese la frmula =B5-B4 y cpiela hacia abajo. Aplique formato Moneda a los datos numricos. Aplique Formato condicional, Conjunto de conos (3 flechas de color) con las siguientes reglas:

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BORRAR FORMATOS CONDICIONALES Siga uno de los procedimientos siguientes: Hoja de clculo 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Borrar reglas. 2. Haga clic en Toda la hoja. Rango de celdas 1. Seleccione el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Borrar reglas. 3. Haga clic en Celdas seleccionadas Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

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Si un rango de celdas contiene dos o ms formatos condicionales y se desea borrar uno o algunos de ellos, hacer lo siguiente: 1. Seleccione el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Administrar de reglas. 3. Seleccione la regla (formato condicional) y luego haga clic en el botn Eliminar regla. VALORES NICOS Y DUPLICADOS Ejemplo 7: Resaltar los clientes repetidos en la lista 1. Seleccione un rango de celdas A3:A25 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas. 3. Seleccione Duplicar valores. 4. Seleccione uno o ms formatos correspondientes.

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FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA A continuacin mostramos una aplicacin en donde la condicin del formato condicional es una frmula: Ejemplo 8: Al ingresar un cdigo en la celda C9, automticamente debe resaltarse las celdas con relleno de color amarillo (cdigo, artculo y stock) del artculo correspondiente en la tabla.

Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear, en nuestro caso A2:A7 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Nueva regla En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato

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En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera, introduzca la siguiente frmula: =A2=$C$9

Haga clic en el botn Formato y luego seleccione la ficha Relleno y elija el color amarillo. Finalice haciendo clic en el botn Aceptar.

Repita los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato condicional es la misma. El resultado ser el siguiente:

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