Caso de Estudio de PMI

Chile Construccin de los estadios para el mundial femenino Sub-20 de FIFA

Respaldados con los estndares de direccin de proyectos del PMI, el gobierno de Chile construy cuatro estadios de ftbol segn normas FIFA en nueve meses!

Antecedentes

Cuando la democracia retorn a Chile en 1990, el crecimiento sostenido y el desarrollo del pas demandaron poner a punto una infraestructura pblica que estaba decayendo. El Ministerio de Obras Pblicas de Chile, o M.O.P., respondi realizando cambios internos sustanciales, que incluan la adopcin de un nuevo modelo que estaba a favor de concesiones privadas y de trabajar ms de cerca de los gobiernos municipales, permitiendo as actualizar los principales aeropuertos, puertos, rutas, sistemas de agua, y edificios pblicos de Chile. Bajo el patrocinio de la Presidenta Michelle Bachelet, y respaldada por la meta del gobierno de atraer los principales eventos deportivos al pas, y as mejorar la infraestructura del pas en el proceso, Chile gan el derecho a ser la sede de la Mundial de Ftbol Femenino Sub-20 de la FIFA (la Asociacin de la Federacin Internacional de Futbol) en el 2008. Considerado un proyecto nacional patrocinado por la Presidencia de la Repblica, esta iniciativa tuvo alta prioridad para la presidencia, y sus resultados muy esperados por los residentes chilenos. ninguna de estas ciudades tena estadios de ftbol que cumplieran con las estrictas normas de la FIFA. Y adems, tenan menos de un ao para construir los estadios. Esto les present un desafo sin precedentes: construir cuatro estadios, desde cero, en solo nueve meses. Otro desafo fue que se mantuvo la cantidad de gente disponible para planificar y ejecutar los proyectos, si bien el retorno a la democracia haba llevado a un crecimiento sustancial en los fondos de inversin y a un portafolio de proyectos diez veces mayor de lo que era antes. Por lo tanto, el M.O.P. ahora tena ms proyectos complejos con fechas de entrega agresivas pero pocos directores de proyectos con experiencia y certificados para lograr estos proyectos de alto perfil. Por eso, fue de primordial importancia el fortalecer el capital

En un proceso de licitacin abierto de la FIFA, fueron cuatro las ciudades seleccionadas como posibles sedes en Chile: Temuco, La Florida, Coquimbo y Chilln. Solo haba un problema,
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Desafos

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Soluciones

humano chileno para mejorar la eficiencia de sus proyectos.

El M.O.P. se dio cuenta rpidamente de que no podran construir los cuatro estadios en cuatro meses usando los mtodos informales y descentralizados de planificacin, direccin, y ejecucin de proyectos, que haban usado en el pasado. Los costos, tiempos y requisitos asociados eran demasiado complejos para utilizar principios y prcticas anticuadas de direccin de proyectos. Adoptando los estndares del Project Management Institute (PMI), el M.O.P. pudo implementar la estructura y los proyectos necesarios.

Una nueva estructura organizacional basada en equipos de proyecto flexibles, y; La implementacin de una nueva plataforma de informacin para lograr una coordinacin centralizada y virtual.

Personal del M.O.P. viaj a varios pases incluyendo a Mxico y Espaa para buscar ideas y formas de pensar que maximizaran el valor de sus proyectos y el desempeo de sus equipos. En estos viajes, conocieron a lderes del PMI y aprendieron que la oficina de direccin de proyectos que el M.O.P. ya tena funcionando, deba elevarse a un rol ms estratgico dentro de la organizacin, priorizada por encima de los servicios operativos y alineada de cerca con las metas estratgicas del Ministerio. En el ao 2006, el Sr. Victor Orellana, PMP, quin era el secretario ejecutivo del comit de direccin de proyectos del M.O.P., asisti a un congreso global del PMI en Santiago de Chile. Durante este evento de tres das, al aprender sobre los estndares del PMI, el Ministerio encontr exactamente lo que necesitaba implementar. Luego de ello, fue asistido por el Captulo Santiago del PMI para desarrollar lo que llamaron el modelo de Gestin Integrada de Proyectos (GIP). El modelo estaba compuesto por lo siguiente: Un programa de capacitacin a sus directores de proyectos; El desarrollo de procesos de direccin de proyectos estandarizados basados en La Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua PMBOK);
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El inicio

Los estndares de PMI para el plan

Basado en los estndares del PMI, el M.O.P. cre un equipo compacto con un punto central de comando y un nico director de proyectos. Cada ciudad que era sede, estaba representada por un equipo satlite de tres personas, que supervisaban la ingeniera y construccin de cada estadio. Los proyectos tambin se apoyaron con personal de la oficina de proyectos; en total haba 250 trabajadores en cada estadio, lo que daba un total de 1.000 trabajadores en todo el proyecto. Este proyecto fue el primero donde el M.O.P. utiliz prcticas formales de direccin de proyectos definidas en la Gua PMBOK. Los estndares del PMI fueron una gua de hacia dnde ir, dnde enfocarse, y qu modelo seguir. Tambin les permiti comparar su madurez y sofisticacin en aquel momento con el mercado para determinar cmo mejorar. Tradicionalmente, el Ministerio ejecutaba su trabajo sobre la base de la administracin de contratos, hacindose cargo de cada parte del proyecto en fases separadas. Mediante la incorporacin de los estndares del PMI, el Ministerio pas a un modelo de direccin de proyectos que integraba todas las actividades y recursos aplicados para lograr la meta final.

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Adems, el Ministerio sigui los estndares del PMI para alinear a su personal en todos los niveles de la organizacin, desde el presidente hasta el ltimo trabajador en el campo, de modo de que todas las partes trabajaran hacia una meta en comn. Si solo uno de los niveles no estaba alineado, el proyecto fallara. Era crtico tener una visin comn y entender el plan, los procedimientos, y la meta final, y actuar como una entidad nica. El modelo de alineacin del M.O.P. tena un equipo dirigido por un director de proyectos, un equipo de trabajadores multidisciplinarios en el campo,, una plataforma colaborativa de informacin y comunicacin, y una oficina de proyectos para dar el apoyo metodolgico y la coordinacin general.

gestin de documentacin, y otras herramientas virtuales que estaban dispersas en los distintos equipos del proyecto. Dado que el estadio de ftbol que estaba ubicado ms al norte estaba a 2.000 km del estadio ubicado ms al sur, era necesario interactuar virtualmente.

Resultados

Hora del partido

Al implementar estndares de direccin de proyectos y tecnologas de vanguardia, y al cambiar completamente la forma en que realizaban el trabajo pblico, el M.O.P. logr lo que nadie en Chile pens que era posible: se entregaron a tiempo y dentro del presupuesto los cuatro estadios a finales de octubre del 2008, siendo el tiempo suficiente para preparar el Campeonato Mundial de Ftbol Femenino Sub20 de FIFA.

La investigacin de arquitectura preliminar del proyecto haba comenzado en agosto del 2007 con un presupuesto estimado de U$S 100 millones. Se demolieron los estadios viejos que no cumplan con las normas de la FIFA, comenzaron los procesos de licitacin, se otorgaron los contratos para abrirse camino a los nuevos estadios entre enero y febrero del 2008. El Ministerio innov respecto a las adquisiciones. En lugar de contratar a un nico proveedor, que era el modelo tpico del mismo, se tercerizaron diferentes partes del proyecto a distintos especialistas. Esto ahorr dinero, disminuy los problemas de comunicacin, y ayud a que el proyecto fuera ms rpido. Dado que el xito del proyecto depende en gran parte de las herramientas que el equipo tiene disponibles, el Ministerio implement en cada estadio, herramientas de colaboracin, de monitoreo y control, de comunicaciones, de supervisin y reportes. Estas tecnologas incluyeron plataformas de colaboracin basadas en Microsoft SharePoint as como herramientas para apoyar las comunicaciones online, herramientas de
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La marca

Basado en este proyecto, el M.O.P. gener polticas de Estado, con un sello de aprobacin del gobierno de Chile para realizar mejoras importantes en la infraestructura deportiva del pas. La Presidenta Michelle Bachelet estaba tan satisfecha con los resultados del proyecto que aprob un segundo proyecto, el cual incluye la construccin de trece estadios de futbol adicionales en Chile. Hoy, este proyecto est en su segunda fase de ejecucin, y el M.O.P. est

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planificando una nueva fase con la meta de tener, en cada ciudad de Chile que tenga ms de 200.000 residentes, un estadio de ftbol que cumpla los estndares de FIFA, un compromiso que requiere una inversin total de ms de 150 millones de dlares para el 2012. Este proyecto tambin incluye la construccin de un gran nmero de centros deportivos de alto desempeo. A travs de la relacin con el PMI y el Captulo Santiago de PMI, el M.O.P. ha reconocido el valor de una referencia metodolgica y tcnica

para gestionar sus proyectos. Las organizaciones estn trabajando juntas para disear un plan formal de cooperacin para apoyar los proyectos de reconstruccin post-terremoto.
Caso de estudio traducido del original en ingls titulado Backed with Aggressive Project Management Standards, Chiles Government Rises to the Challenge of Building Four New Soccer Stadiums in Less Than a Year en la seccin de Casos de Estudio de PMI de www.PMI.org Si tiene alguna sugerencia de mejora de esta traduccin al espaol puede enviarla a LASpanishNews@pmi.org

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