Reuniones de Trabajo

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Reuniones de trabajo Las reuniones son un instrumento de trabajo importante en les empresas. Permite desarrollar las relaciones interpersonales y conseguir mejores resultados en las tareas individuales. Por tanto, en una organizacin, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer ms, al plantearse diferentes puntos de vista e idea e determinar, as mismo las labores en un grupo de la empresa se estn realizadas correctamente o no. La reunin es una tcnica que permite a las personas tener objetivos comunes, intercambien informacin y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. Tambin se lo puede definir como el conjunto de personas en un lugar fsico para tratar un tema coordinador por un conductor. Las reuniones pueden ser formales e informales. La primera se utiliza para difundir informacin, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo. Mientras que la segunda satisfacen necesidades humanas e contacto y afiliacin. FACES DE UNA REUNION Todo tipo de reuniones requiere de dos fases importantes: la preparacin y el desarrollo. La preparacin de la reunin suele subestimarse, aunque para que resulte utilicen que estar bien preparada. Para ello se debe tener en cuenta aspectos materiales y funcionales. La preparacin suele dividir en 5 pasos. 1.- definicin de objetivos de la reunin. En caso que los objetivos de la reunin fuesen mucho, se puede realizar varios encuentros. 2.- la eleccin de los participantes. La eficacia de una reunin depende mucho de los participantes, en especial para garantizar la compatibilidad. 3.- planificar el desarrollo de la reunin, el plan de la reunin se divide con el orden del dia, que no es ms que un desarrollo de las cuestiones que se abordan. 4.-la organizacin del material de la reunin, para ello se debe tener en cuenta los documentos, las salas, aspectos anexos, (botella de agua, papelera, bolgrafo, etc.) y un recordatorio de la convocatoria. 5.- finalmente se debe confirmar la participacin de los convocados. El desarrollo de la reunin depende los objetivos que se persiguen, en consecuencia, el tipo de reunin. El principal recurso con que3 se cuenta una reunin es el moderador quien deber:
1.- preparacin de los participantes. En la presentacin se debe indicar la especializacin o expertos a cada uno. 2.- darles confianza para crear un clima especial. 3.-preparea el tema de la reunin de debe precisar de qu se habla, porque se habla dicho tema y cules son los problemas planeados. 4.-fijar los objetivos de la misma, explicar el orden del da, comentario. Establecer los objetivos prioritarios y aclararlos en el transcurso de la reunin. TIPOS DE REUNIONES La clasificacin de tipos de reuniones se puede hacer en funcin del sentido de la informacin que en ella se transmite. Podr ser reuniones de informacin ascendente o descendente. La reunin de informacin ascendente es aquella que intenta recabar la opinin de los participantes. La reunin de informacin descendente se utiliza por parte de la direccin de la empresa para informar. A los participantes para poder pedir aclaraciones. Debate El objetivo de la reunin tipo debate es analizar un tema de inters comn y llagar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. En ella todos los participantes tiene la preparacin del tema y la disposicin del local se refiere una mesa circular u oval El nmero de participante adecuad es de 5 y 10 miembros un numero meno acelera los acuerdos y uno mayor los complica. El desarrollo del debate presenta las siguientes etapas: Acogida.- breve presentacin de los participantes (si no se conocen) el moderador justifica la presencia de cada uno de los que espera en ello. Presentacin del tema.- se seala con precisin un objetivo claro observable y viable y se fija el proceso que seguir para tratar el problema. Desarrollo del orden del da.- se sigue el orden establecido respetando os tiempos y garantizando la participacin de los asistentes. Sierre.- se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido las acciones que tienen que desarrollas. TIPLOGIA DE PARTICIPANTES A UNA REUNION
El asistente a una reunin puede presentar diferencias de actitudes y participacin para facilitar la tarea del moderador hay teora sobre la tipologa de los participantes. Estas tipologas en general se presentan con rasgos mixtos. Dichos tipos t se pueden considerar de la siguiente manera. Tmido.- se lo debe tratar intentando invitarle a aportar ideas, hacerles preguntas, lgicas y sencillas, reformulando sus respuestas, y hacer referencias a sus aportaciones durante la reunin. Distrado.- se lo debe controlar con la mirada, se les realiza preguntas directas y se los hace participar contratando su opinin con la de otros. Preguntn.- se platean al grupo sus preguntas o se solicita que l las responda. Se debe procurar no responderlas o aplazarlas al final. Mudo voluntario.- se les hace preguntas directas, especialmente con cuestiones complejas, se somete sus opciones a juicio del grupo y se matizan sus opciones. Liante o liero.- se interrumpe educadamente su disertacin o se toma algunas de ellas y se las plantea al grupo. Se confronta su opinin con la del grupo. Discutidor.- no hay que involucrarse en la discusin, excusando la falta de tiempo. Se debe replantear la discusin aportando opiniones de la mayora y enfrentarlo a la opinin del grupo. Obstinado.- se deja para el final la seccin sobre sus juicio, se los debe reformular su opinin con claridad y plantearlas al grupo y se deben conseguir acuerdos parciales y progresivos. Sabelotodo.- se debe reforzar la intervencin de otros que tengan opinin contraria, se les debe formular problemas y preguntas difciles, y relativizar su punto de vista, presentndolo como uno ms. NORMAS PARA MODERAR UNA REUNION Un moderador debe respetar las siguientes normas: Procurar que intervengan todos los participantes. No tomar partido. Centrar frecuentemente la reunin en el objetivo. Evitar que algunos acaparen la discusin. No ridiculizar. Controlar el tiempo. Utilizar de forma adecuada el distinto tipo de preguntas. Recordar los progresos parciales conseguidos. Tratar a cada participante segn su manera de ser. Procurar que nadie se considere el mejor. Estas reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual. El nivel de atencin no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.

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