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    Gestion de Las Adquisiciones

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    Esteban Reinoso
    La gestión de adquisiciones del proyecto incluye 6 procesos clave para comprar productos, servicios u otros resultados externos necesarios para completar el trabajo del proyecto. Estos procesos son: 1) Planificar las compras y adquisiciones, 2) Planificar la contratación, 3) Solicitar respuestas de los vendedores, 4) Seleccionar vendedores, 5) Administrar los contratos, y 6) Cerrar los contratos. Aunque no todos los proyectos requieren compras externas, estos procesos ayudan a garantizar

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    La gestión de adquisiciones del proyecto incluye 6 procesos clave para comprar productos, servicios u otros resultados externos necesarios para completar el trabajo del proyecto. Estos procesos son: 1) Planificar las compras y adquisiciones, 2) Planificar la contratación, 3) Solicitar respuestas de los vendedores, 4) Seleccionar vendedores, 5) Administrar los contratos, y 6) Cerrar los contratos. Aunque no todos los proyectos requieren compras externas, estos procesos ayudan a garantizar

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    La gestión de adquisiciones del proyecto incluye 6 procesos clave para comprar productos, servicios u otros resultados externos necesarios para completar el trabajo del proyecto. Estos procesos son: 1) Planificar las compras y adquisiciones, 2) Planificar la contratación, 3) Solicitar respuestas de los vendedores, 4) Seleccionar vendedores, 5) Administrar los contratos, y 6) Cerrar los contratos. Aunque no todos los proyectos requieren compras externas, estos procesos ayudan a garantizar

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    La gestión de adquisiciones del proyecto incluye 6 procesos clave para comprar productos, servicios u otros resultados externos necesarios para completar el trabajo del proyecto. Estos procesos son: 1) Planificar las compras y adquisiciones, 2) Planificar la contratación, 3) Solicitar respuestas de los vendedores, 4) Seleccionar vendedores, 5) Administrar los contratos, y 6) Cerrar los contratos. Aunque no todos los proyectos requieren compras externas, estos procesos ayudan a garantizar

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    Gestin de las Adquisiciones del Proyecto Son los procesos necesarios para comprar o adquirir los productos, servicios

    o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo PMBOK 4ta. Ed. Si un proyecto no adquiere productos o servicios de organizaciones externas, entonces no debera realizarse ningn proceso de la gestin de adquisiciones? Contratos: Centralizados / Descentralizados 1. Centralizados: Una oficina administra todos los contratos de los proyectos. 2. Descentralizado: Una persona (Contracting officer) se encarga de administrar los contratos del proyecto. 3. Experiencia. 4. Estndares. 5. Lnea de carrera. 6. Lealtad al proyecto. Procesos en la Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

    P1: Planificar las compras y Adquisiciones

    Anlisis de hacer o comprar. Criterios: Foco en el core del negocio. Menos Costoso. Uso de habilidades del proveedor. Cronograma (tiempo de entrega) Calidad (confiabilidad, mantenibilidad, etc.) Riesgo. Capacidad ociosa. Control. Confidencialidad de la informacin o procedimientos. etc... Enunciado del trabajo (SOW) Describe que trabajo ser realizado bajo el contrato. Debe ser claro, completo y conciso. Factores que influyen para definir el tipo de contrato: Definicin del SOW. Frecuencia de cambios. Esfuerzo y expertise para administrar al vendedor. Estndares de la industria. Plan de la Gestin de las Adquisiciones: Qu trabajo se comprar? - Alcance S O W. Cundo? Cronograma. Qu estimaciones independientes se considerarn? Costo. Qu tipos de contrato se emplearn? Contrato. Cul es la evaluacin de riesgos? Riesgos. Quin administrar cada contrato? Responsabilidad. Cul es el procedimiento de adquisiciones? Proceso. Qu documentos se emplearn? etc... P2: Planificar la Contratacin El enfoque de este proceso depender de la complejidad del tem a comprar. Punto de partida Lista final para comprar Documentos de la adquisicin: Invitacin a licitar (IFB o RFB) Un precio para todo el trabajo. Solicitud de cotizacin (RFQ) Producto estndar. Un precio unitario por tem, hora, etc. Solicitud de propuesta (RFP) Compras complejas. Precio. Cmo ser realizado el trabajo? Quin realizar el trabajo? Experiencia de la compaa, etc... Criterios de evaluacin: Entendimiento de la necesidad. Costo total o del ciclo de vida. Habilidad tcnica. Gerencia. Capacidad financiera.

    Habilidad en gestin de proyectos. Precio. Carta de intencin: NO es un contrato, no legal. Un solo proveedor: Desarrollo, Largo plazo. nico proveedor: Patente, especializado. Documentos de la Adquisicin (RFP): SOW. Informacin de respaldo (especificaciones tcnicas) Trminos y condiciones del contrato (modelo) Procedimiento de cmo responder al documento. Gua para la preparacin de la propuesta. Criterios de evaluacin... P3: Solicitar Respuestas de Vendedores El principal objetivo de este proceso es obtener propuestas viables de proveedores potenciales. El objetivo secundario es asegurarse que todos los proveedores son tratados con justicia e imparcialmente. Lista de proveedores calificados: Base de datos de proveedores aprobados. Evaluacin de desempeo de proveedores. Lo anterior facilita el proceso de bsqueda. Conferencia de oferentes: Reunin antes de la elaboracin de la propuesta con potenciales proveedores para asegurarse que todos ellos tienen un mismo y claro entendimiento de la adquisicin. Intercambio (Q & A) Consideraciones: No permitir colusiones. Preguntas delante de sus competidores. Todas las Q&A deben ser anexadas a los documentos de adquisicin. Publicidad: Atraer proveedores adicionales al proceso. Recepcin de Propuestas. P4: Seleccin de Vendedores Pasos: Evaluar las propuestas de los oferentes. Elegir el mejor. Negociar el contrato. Conceder el contrato. Apoyo mediante un procedimiento de evaluacin formal. Crear una lista corta Sistema de ponderacin. Sistema de seleccin (Screening System) Estimaciones independientes.

    Negociacin: Objetivos: Precio justo y razonable (lo ltimo que debe negociarse?) Desarrollar una buena relacin con el proveedor.

    Consideraciones: Puede ser integrado por una persona o un grupo multifuncional (adquisiciones de gran valor) Asignar un lder de la negociacin. Muy importante la preparacin antes de negociar: Entender el objetivo de la negociacin. Entender los temas tcnicos y econmicos. Contar con varias alternativas. Algunas tcticas de negociacin: Tiempo lmite (deadline), una parte limita el tiempo. Mi vuelo es dentro de 4 horasO Sorpresa (Surprise), una parte tiene informacin adicional. El precio disminuyo en 10% O. Autoridad limitada (Limited authority), una parte manifiesta que tiene autoridad limidada (puede ser verdadero o falso) No estoy autorizado para dar este descuento Persona ausente (Missing-man) la persona con la ltima autorizacin est ausente. Mi jefe solamente puede autorizar... Justo y razonable (Fair and reasonable) La otra compaa vende a este precio Demoras (Delays), una parte deja la sala. Tomemos un descanso Retirada (Withdrawal), una parte hace un falso ataque y luego retrocede, para distraer la atencin de una debilidad. Fait accompli, un proveedor manifiesta que envi el producto ya que saba que el cliente lo necesitaba, Contrato Acuerdo mutuo que obliga al vendedor a proveer un producto especfico y obliga al comprador a pagar por l Una importante diferencia entre el trabajo por hacer y trabajo por comprar es que: Trabajo por hacer es gobernado por el presupuesto, alcance y tiempo establecidos en el proyecto. Trabajo por comprar es gobernado por el contrato. Por lo tanto, el gerente del proyecto debera tener por lo menos un bsico entendimiento de los temas legales relacionados al contrato. P5: Administracin del Contrato Objetivos principales: Monitorear el desempeo del proveedor. Gestionar formalmente los requerimientos de cambios. Para monitorear el desempeo debe ser establecido una lnea de referencia (tareas, tiempos, costos) proporcionado por el proveedor. Sistema de control de cambio del contrato: Procedimientos de modificacin del contrato, los cuales deben figurar en el contrato mismo. Analizar el impacto del cambio del contrato al proyecto. Deben ser formalizados. Si hay demasiados cambios, es preferible negociar un nuevo contrato o cambiar de proveedor. Cualquier acuerdo verbal o escrito que no figura en el contrato, no es vlido. Entrega del producto o servicio por el proveedor de acuerdo a lo establecido en el contrato.

    P6: Cierre del Contrato Actividades del Cierre del Contrato: Verificacin del producto (cumplimiento del SOW) Cierre financiero, realizando el pago final al proveedor. Informe final del desempeo del contrato. Archivos del contrato, historia. Auditoras de adquisicin. xitos y fracasos para futuros proyectos. Consideraciones: Cierre del contrato ocurre antes que el cierre administrativo del proyecto. Cierre del contrato es hecho solamente una vez. Cierre del contrato requiere ms documentacin que el cierre administrativo. Contratos pueden ser terminados por lo siguiente: Por una causa o algo predeterminado: Normalmente debido a que el proveedor no satisface el requerimiento u obligacin establecido en el contrato (BREACH) Acciones menores o triviales no sern motivo de terminacin del contrato. Es posible que no recupere los gastos incurridos o sea responsable de daos ocasionados al cliente. Por conveniencia (derechos de reserva del cliente) Eliminacin de la necesidad. Mejoras tecnolgicas, cambios en presupuesto, etc. El cliente normalmente cubre los costos y honorarios incurridos. Reclamos (CLAIMS) Negociacin de ambas partes (deseable), Mediacin/Arbitraje y litigacin (el ltimo recurso)

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