PRIMERA CLASE DE EXCEL

DEFINICION.- Es un programa del tipo hoja de calculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadricula. Es til para realizar desde pequeas sumas hasta clculos de prstamos.

Excel es una aplicacin desarrollado por Microsoft y distribuido en el paquete Office para usarse en Windows. Excel se utiliza para la creacin de hojas clculo. El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de clculos y grficos de muy fcil uso. Es uno de los programas ms populares para realizar hojas de clculos. Sus trabajos son almacenados en archivos con extensin ".xls". Las hojas de clculo de Excel son llamadas a veces hojas Excel.

Botn office INGRESO AL EXCEL: Forma 1.- INICIO, PROGRAMAS, MICROSOFT OFFICE, MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Forma 2.- INICIO, EJECUTAR, digitar en el cuadro ABRIR: EXCEL y presionar ENTER. PANTALLA DEL EXCEL:
Barra de herramientas de acceso rpido Ficha Cinta de opciones Column a Barra de formula Barra de titulo

Comand o Cuadro de nombres

Grupo

Hoja de clculo Fila

Barra de etiquetas

Barra de estado

Botones Botones de de vista vista

Zoom

CONCEPTOS BASICOS: 1. LIBRO DE TRABAJO.- Es el archivo que creamos en Excel. Los libros tienen la extensin .XLSX. Un libro de trabajo contiene hojas. 2. HOJA DE CALCULO.- Es una matriz electrnica formada por filas y columnas. Es como una gran hoja cuadriculada que posee 16384 columnas y 1048576 filas. 3. COLUMNA.- Es el conjunto de celdas seleccionadas en forma vertical. Cada columna se nombra con una letra: A,B,C,D,Z,AA,AB,AC, ZZ,AAA,AAB,,XFD. 4. FILA.- Es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas, se numeran desde 1 hasta 1048576. 5. CELDA.- Es la interseccin de una columna y una fila y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece seguido del numero de su fila. Ej: A1 1 A? 6. CELDA ACTIVA o PUNTERO DE CELDA.- Es aquella celda que se encuentra preparada para trabajar con ella y se identifica porque aparece mas remarcada que las dems. 7. RANGO.- Es un bloque rectangular de una o mas celdas que Excel trata como una unidad. Se le representa con el nombre de la celda inicial y de la celda final separadas por 2 puntos. Ej:

C4:f10

Dar nombre a un rango: Seguir el siguiente procedimiento 1. Seleccionar el rango 2. Hacer clic en el cuadro de nombres 3. Digitar el nombre del rango 4. Presionar tecla Enter. Nota.- Si se desea eliminar o modificar el rango o nombre de rango creado se procede a ingresar a la ficha FORMULAS, grupo NOMBRES DEFINIDOS, ADMINISTRADOR DE NOMBRES.

SELECCIONA R

Cambiar el nombre o cambiar el rango

Eliminar el nombre y su rango

EJERCICIO: Al rango f5:h18 asignarle como nombre de rango LISTA.

MOVIMINETO RAPIDO EN LA HOJA Tecla Flecha abajo Flecha arriba Flecha derecha Flecha izquierda Av Pag Re Pag CONTROL + INICIO CONTROL + Flecha abajo actual CONTROL + Flecha derecha CONTROL + Flecha arriba actual CONTROL + Flecha izquierda F5 Movimiento Celda abajo Celda arriba celda derecha Celda izquierda Pantalla abajo Pantalla arriba Celda A1 Ultima celda de la columna Ultima celda de la fila actual Primera celda de la columna Primera celda de la fila actual Ir a cualquier celda (se debe ingresar la direccin de la celda) CUADRO DE RELLENO Llamado tambin controlador, se encuentra en la parte inferior derecha de una celda u objeto seleccionado. Permite ejecutar acciones tales como desplazamientos, copias, generacin de series, etc.

Cuadro de relleno

Ejercicio: generar los 50 primeros nmeros mltiplos de 6 OPERACIONES DE SELECCIN 1. Seleccionar una celda.- Hacer clic en la celda 2. Seleccionar un rango.- Sealar la celda inicial del rango y arrastrar hasta ubicarse en la celda final. 3. Seleccionar multiples rangos no adyacentes.- Seleccionar el primer rango, presionar CONTROL y mantenindolo presionado seleccionar los otros rangos. 4. Seleccionar toda una columna o fila.- Hacer clic en el encabezado de la fila o columna. 5. Seleccionar toda la hoja de calculo.- Hacer clic en el botn seleccionar todo

Nota: para desplazar el puntero dentro de las celdas seleccionadas, utilizar: Enter Shift + enter Desplazamiento hacia abajo Desplazamiento hacia arriba

Tab Shift + Tab

Desplazamiento a la derecha Desplazamiento a la izquierda

INGRESO DE DATOS 1. En una celda: a. Seleccionar la celda b. Digitar el dato c. Presionar tecla enter, el puntero se desplaza hacia abajo o presionar tecla direccionable, flecha derecha, el puntero se desplaza a la derecha o hacer clic en el botn INTRODUCIR (barra de formula) y el puntero se queda en la celda. 2. En una seleccin o rango: a. Seleccionar rango o rangos b. Digitar dato c. Presionar enter 3. Ingresar un solo dato en toda la seleccin a. Seleccionar rango o rangos b. Digitar dato c. Presionar CONTROL + enter.

ELIMINACION DE DATOS Seleccionar la celda o rango de celdas y presionar tecla SUPR.

MODIFICAR DATO A) Si aun no se ha introducido el dato.- Presionar tecla RETROCESO o hacer clic en el error (celda o barra de formula) para luego efectuar la correccin. B) Si ya se introdujo el dato.- Seleccionar la celda del dato a modificar, presionar tecla F2 para corregir en la misma celda o clic en la barra de formula y efectuar la correccin.

TIPOS DE DATOS Los datos a ingresar en una celda pueden ser de 2 tipos: 1. CONSTANTE.- Es aquel dato que se almacena y visualiza en la celda tal como fue ingresado. Puede ser un numero, fecha o texto. 2. FORMULA.- Es aquel dato que se almacena en la celda pero cuya visualizacin es diferente a lo ingresado. Lo que se ve en la celda es el resultado de evaluar la formula. Una formula es una secuencia formada por referencias o direccin de celda, nombres de rango, operadores y/o funciones. Debe empezar siempre con el signo =. Ej: Se desea saber la cantidad de soles ahorrados a partir de hoy hasta el 28 de julio.

OPERADORES EN EXCEL

Si el dato es de tipo formula, este podr tener infinidad de operadores, entre los mas principales tenemos: TIPO DE OPERADOR ARITMETICO SIMBOLO DEL OPERADOR ^ * / + & = <> > >= < <= OPERACIN QUE REALIZA POTENCIA MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA CONCATENA IGUAL DIFERENTE MAYOR MAYOR O IGUAL MENOR MENOR O IGUAL PRECEDENC IA 1 2 2 3 3 4 5 5 5 5 5 5

TEXTO COMPARACION

NOTA.- La operacin que antes se evala es aquella que va entre parntesis.

Ej Halle el resultado de:

Sol:

Ej: Hallar el area de un triangulo conociendo su base y su altura Formula: A=B*H/2 Sol:

SEGUNDA CLASE DE EXCEL

FORMATO DE DATOS Es una forma de mostrar el dato dentro de la celda que ocupa, el formato se puede aplicar a todo tipo de dato. Ej.: Disear una factura y aplicarle formato.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas donde se aplicar formato 2. Ingresar a la ficha Inicio y al grupo: a. FUENTE: Al titulo ubicado en la celda A1 aplicarle los siguientes formatos:

TIPO DE FUENTE

TAMAO DE FUENTE

NEGRITA

CURSIVA

SUBRAYAD O

COLOR DE FUENTE

Al rango A6:D14 colocarle bordes y al rango A6:D6 colocarle un relleno

Bordes todos los bordes

Color de relleno

b. ALINEACION: Al rango A3:A4 darle una orientacin de 30 y a la celda B6 agregarle el texto por articulo, luego ajustar el texto

Orientaci n formato de alineacin de celdas

Ajustar texto

Al rango A6:D6 alinearlo en el centro de la celda, al rango A7:A10 generarle una sangra y al titulo ubicado en la celda A1 centrarlo respecto a la tabla con el botn combinar y centrar

Alinear dato en forma vertical Alinear dato en forma horizontal Aumentar sangria

Combinar y centrar

c. NUMERO: A los rangos B7:B10 y D7:D14 aplicarles el formato de contabilidad, a la celda B13 darle formato estilo porcentual, al rango C7:C10 darle formato de estilo millares

Aplicar formatos diferentes al dato Formato de numero de contabilida

Estilo porcentual

Estilo millares

Disminuir decimales

Finalmente la factura debe quedar asi:

INSERTAR FILAS O COLUMNAS 1. Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se desea hacer la insercin 2. Clic secundario 3. Insertar toda una fila o insertar toda una columna

4. Finalmente aceptar.

TERCERA CLASE DE EXCEL

FUNCIONES ESTADISTICAS 1. Funcion Suma.- Permite obtener la suma de los datos numricos de un rango. Sintaxis: SUMA(rango)

2. Funcion Promedio.- Permite obtener el promedio aritmtico de los datos numricos de un rango. Sintaxis; PROMEDIO(rango)

3. Funcion Max.- Permite obtener el dato mximo de un rango. Sintaxis: MAX(rango)

4. Funcion Min.- Permite obtener el dato minimo de un rango Sintaxis: MIN(rango)

5.- Funcion Contar.- Cuenta los datos numricos de un rango. Sintaxis: CONTAR(rango)

6.- Funcion Contara.- Cuenta todo tipo de dato de un rango. Sintaxis: CONTARA(rango)

Ej. Realizar una encuesta a los integrantes del aula 101utilizando la variable estadstica: EDAD.

Hasta hoy son 11 horas y media

CUARTA CLASE DE EXCEL

FUNCION SI Es una funcin de tipo lgica que permite realizar alguna accin dependiendo si una condicin resulta verdadera o falsa. SINTAXIS: SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) = < > > Referencia De celda < > = < dato: numero texto

V F En valor_si_verdadero o valor_si_falso se colocara un dato, operacin, funcin.

Ej En el siguiente cuadro completar la columna CONDICION colocando el mensaje de acuerdo a la NOTA FINAL: NOTA FINAL >= 12.0 CONDICION APROBADO DESAPROBADO

Vamos a suponer que el alumno Perez reclama y desea por lo menos tener una constancia de asistencia, por lo cual se establecen las siguientes condiciones: NOTA FINAL >= 12 >= 10 CONDICON APROBADO ASISTENTE DESAPROBADO Para resolver lo anterior se debe utilizar el SI anidado, lo cual es la colocacin de un SI dentro de otro SI.

EJERCICIO: Supongamos que el alumno Noriega reclama y quiere una beca por tener promedio mayor a 15, entonces:

NOTA FINAL >= 15 >= 12 >= 10

CONDICION BECADO APROBADO ASISTENTE DESAPROBADO FUNCION BUSCARV

Busca un valor especifico en la columna mas a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla SINTAXIS: BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columna[,ordenado]) Donde: Valor_buscado = Es la referencia de celda del dato que deseo buscar Matriz_buscar_en = Es el rango de la tabla que contiene el dato buscado y el dato que se extraer. Indicador_columna = Es un numero que indica el numero de columna del rango anterior en donde se ubica el dato a extraer. Ordenado = Es un valor lgico para encontrar la coincidencia mas cercana en la 1ra columna; si dicha columna esta ordenada ascendentemente se pondr 1 (opcional) y si dicha columna no esta ordenada ascendentemente se pondta 0 (obligatorio) Ej: Buscar la CATEGORIA ingresada, en la TABLA DE CATEGORIAS y extraer de dicha tabla el BASICO.

EJERCICIO: Ahora se desea buscar en base a la categora el % de bonificacin y hallar la operacin de dicha bonificacin.

QUINTA CLASE DE EXCEL

BASE DE DATOS O LISTA Una lista o base de datos en Excel es un conjunto de datos relacionados entre si y agrupados en una tabla, donde las columnas son llamados CAMPOS y las filas REGISTROS. Una lista de Excel puede tener o no una fila con los ttulos de las columnas. ORDENAR UNA BASE DE DATOS.- Es posible realizar una clasificacin u ordenamiento ya sea en forma ascendente o descendente de uno o mas campos de la base de datos. 1. DE ACUERDO A UN SOLO CAMPO: a. Ubicar el puntero de celda sobre un registro del campo a ordenar. b. Ficha inicio, grupo modificar, ordenar y filtrar, clic en

Tambin con la ficha datos, grupo ordenar y filtrar y clic en 2. DE ACUERDO A MAS DE UN CAMPO: a. Ubicar el puntero dentro de la base de datos. b. Ficha inicio, grupo modificar, ordenar y filtrar, clic en orden personalizado

O tambin ficha datos, grupo ordenar y filtrar, clic en c. Se muestra la siguiente ventana

Elegir la forma de ordenacin o sea si es ascendente o d. Clic en AGREGAR NIVEL y se muestra lo siguiente

Elegir el primer campo de ordenamient

elegir el segundo campo de ordenamiento

e. Finalmente clic en aceptar EJERCICIO: Ordenar la base de datos en forma ascendente por los siguientes campos: Categ, Edad, Zonal y Saldo. 3. ORDENAMIENTOS PERSONALIZADOS: a. Ubicar el puntero dentro de la base de datos.

b. Ficha datos, grupo ordenar y filtrar, ventana

, se muestra la

c. Luego se muestra la siguiente ventana:

Digitar la lista de ordenaci n y clic en

d. Finalmente Aceptar y Aceptar

FILTRAR UNA BASE DE DATOS.- Un filtro es una herramienta que permite seleccionar un conjunto de datos que cumple con una determinada condicin. El filtro oculta los datos que no satisfacen la condicin, permitiendo trabajar con la hoja de clculo como si estos no existieran 1. Ubicar el puntero dentro de la base de datos.

2. Ficha datos, grupo ordenar y filtrar, 3. Sobre el encabezado de cada campo se a activado:

Control e filtro Por ejemplo mostrar de la base de datos los registros que pertenezcan a la Categoria C

Y de esa forma se pueden obtener mas filtrados. NOTA: Si se desea desactivar los filtrados, se puede realizar de dos formas: a) Uno por Uno: Hacer clic en el control de filtro del campo filtrado y luego clic en Borrar filtro de . b) Todos juntos: Ficha datos, grupo ordenar y filtrar, clic en BORRAR. EJERCICIO: Mostrar los registros de la zona Norte, Categoria A y del pas Peru FILTROS PERSONALIZADOS: Mostrar los registros cuya edad sea mayor a 25 aos. 1. Ubicar el puntero dentro de la base de datos 2. Ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, Filtro 3. Clic en el control de filtro del campo Edad

4. Se mostrara la siguiente ventana:

Ingresar la cantidad y clic en

NOTA: Si en un campo se establecen 2 condiciones de filtrado se utillizara la parte inferior de la ventana anterior. Ej. Mostrar los registros cuya edad sea mayor a 25 y menor a 30 aos

Intersecta las 2 condiciones

Ej. Mostrar los registros cuya edad sea menor a 23 y mayor a 32 aos Une las 2 condiciones

18

23

32

36

FUNCION SUBTOTALES.- Esta funcin calcula un resultado estadstico de una base de datos filtrada. Sintaxis: SUBTOTALES(#_de_operacion,rango) Del 1 al 11 EJERCICIO: Hallar el promedio de edad de los registros que pertenezcan a la categora B. SUBTOTAL EN UNA BASE DE DATOS.- Se puede obtener algn subtotal de un campo de una base de datos de acuerdo a un agrupamiento de otro campo. Ej: Obtener la suma de saldos de acuerdo a las Categorias. 1. Ubicar el puntero dentro de la base de datos. 2. Ordenar la base de datos de acuerdo al campo en que se agruparan. Ej: CATEGORIA 3. Ficha datos, grupo esquema, SUBTOTAL 4. Se muestra la siguiente ventana:

Elegir el campo en que estn agrupados Elegir la funcin estadstica a evaluar Elegir el campo donde se obtendrn los subtotales 5. Finalmente ACEPTAR NOTA: Si se desea obtener un cuadro resumen de los subtotales debemos de hacer clic en el segundo nivel de esquema.

Nota: Para Desactivar los subtotales, ficha datos, grupo esquema, subtotal, QUITAR TODOS TABLA DINAMICA Es una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volumnes de datos. Se puede girar las filas y columnas para ver diferentes resultados de los datos de origen. 1. Ubicar el puntero en la base de datos. 2. Ficha insertar, grupo tablas, tabla dinmica, tabla dinmica. 3. Se muestra la siguiente ventana:

4. Clic en aceptar. 5. Se muestra lo siguiente:

6. Se proceder a efectuar un arrastre del campo de la base de datos hacia una de las zonas de la tabla dinmica. 7. Finalmente la tabla quedara asi:

GRAFICOS EN EXCEL Un grafico es la representacin de los datos de una hoja de calculo y que facilita su interpretacin, dicha representacin es a travs de figuras o lneas que permiten un anlisis e interpretacin mas claros de los mismos. Ej Obtener un grafico de la siguiente tabla:

1. Seleccionar el rango a graficar: a3:e6 2. Ficha insertar, grupo graficos 3. Elegir el tipo de grafico. Ej, Columnas 4. Elegir el subtipo de grafico. Ej. Columna agrupada. 5. Se muestra el siguiente grafico

HERRAMIENTAS DE GRAFICO: Se usa para cambiar el diseo del grafico, darle un formato especial, etc. 1. Clic en el grafico 2. Clic en la ficha diseo:

En esta ficha se puede cambiar el tipo de grafico sin necesidad de borrar el grafico actual. Se puede cambiar entre filas y columnas la disposicin del grafico Se puede volver a seleccionar el rango a graficar Se puede elegir un diseo de grafico para que se activen diferentes elementos del grafico. Se puede elegir un estilo de diseo el cual permitir dar formato al grafico Se podr mover el grafico a otra hoja. 3. Clic en ficha PRESENTACION

Se puede seleccionar un elemento del grafico en el grupo SELECCIN ACTUAL, Haciendo clic en la flechita del cuadro superior e ingresando a APLICAR FORMATO A LA SELECCIN. Se puede insertar imgenes, dibujos y textos en alguna parte del grafico En el grupo etiquetas, se puede activar o desactivar el titulo, mostrar los rotulos de los ejes (horizontal o vertical), ubicar la leyenda en algn lugar del grafico, mostrar los datos dentro de cada columna y mostrar la tabla de datos. En el grupo ejes se puede mostrar los ejes en diferentes escalas y activar o desactivar las lneas de divisin. 4. Clic en la ficha FORMATO.

Da formato a Da formato a todo elemento todo elemento del grafico que del grafico de no sea texto o tipo texto o numero numero. Previa seleccin de dicho elemento o dato. EN BASE AL ARCHIVOS PEDIDOS SE PIDE DESARROLLAR LOS EJERCICIOS NRO 5 Y 6 (PAG. 51 AL 78) LO CUAL CORRESPONDE AL LABORATORIO NRO 3 LA TAREA 3 SERA EL EJERCICIO NRO 7 (PAG 79 AL 83).