CAPITULO VII

7. MTODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

La evaluacin del control interno, as como el relevamiento de la informacin para la planificacin de la auditora, se podrn hacer a travs de diagramas de flujo, descripciones narrativas y cuestionarios especiales, segn las circunstancias, o se aplicar una combinacin de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluacin.

En ciertas oportunidades la realizacin de un diagrama puede llegar a ser ms til que la descripcin narrativa de determina operacin, en otras y segn sea el componente, la existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de manera ms efectiva que el anlisis a travs de alguna otra fuente de documentacin.

Al analizar la documentacin de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la organizacin que puedan llegar a suplir la descripcin de los sistemas realizados por el auditor. Depender de cada una de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro mtodo de documentacin y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentacin necesaria para evidenciar la evaluacin del sistema de informacin, contabilidad y control. 1

7.1. CUESTIONARIOS

El objetivo de formular estos programas guas de procedimientos bsicos de auditora financiera, gestin, etc., deben ser realizados de acuerdo a condiciones particulares de cada empresa y segn las circunstancias, es el de indicar los pasos de las pruebas de cumplimiento, cuya extensin y alcance depende de la confianza en el sistema de Control Interno.

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Financiera Pgina 129

Estos cuestionarios permiten realizar el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, para evaluar el Control Interno y para:

Establecer un plan a seguir con el mnimo de dificultades. Facilitar a los asistentes su labor y promover su eficiencia y desarrollo profesional. Determinar la extensin de los procedimientos aplicables en las circunstancias. Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no aplicables o pendientes de efectuar. Servir de gua para la planeacin de futuras auditoras. Ayudar a controlar el trabajo efectuado por los asistentes.2

En conclusin un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o responder el auditor. Cuando se finaliza una instruccin, deben escribirse las iniciales en el espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser normalmente si o no o no aplicable) se anota al lado de la pregunta.

El cuestionario hace preguntas especficas y normalmente una respuesta negativa sealar la existencia de una deficiencia en el sistema. Este mismo cuestionario puede utilizarse durante varios aos codificando las respuestas de forma que se pueda identificar el ao al que corresponden; esto permitir al auditor detectar cualquier cambio en el sistema de control interno de la empresa.
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7.1.1. VENTAJAS
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ESTUPIAN, Gaitn Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Ecoe

Ediciones Ca. Ltda. 2da. Edicin Pgina 187

REEVE, Jhon, CASHIN, James A., NETWIRT, Pal D, LEVY, Jhon F. CATCHIN James. Manual de

Auditoria 1 Centrun Madrid. 1988 Pginas 287 288.

Gua para evaluar y determinar reas crticas. Disminucin de costos. Facilita administracin del trabajo sistematizando los exmenes. Pronta deteccin de deficiencias. Entrenamiento de persona inexperto. Siempre busca una respuesta. Permite preelaborar y estandarizar su utilizacin

7.1.2. DESVENTAJAS

No prev naturaleza de las operaciones. Limita inclusin de otras preguntas. No permite una visin de conjunto. Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias Que lo tome como fin y no como medio Iniciativa puede limitarse Podra su aplicacin originar malestar en la entidad. 4

7.2. DESCRIPCIONES NARRATIVAS

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

Normalmente, este mtodo es utilizado conjuntamente con el de grficos, con el propsito de entender este ltimo en mejor forma, ya que los solos grficos muchas veces no se entienden, haciendo indispensable su interpretacin de manera descriptiva.
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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pgina 60

En la primera auditora que realiza el auditor, dentro de los papeles de trabajo permanentes o de carcter histrico para resumir y entender el control interno existente utiliza primariamente estos dos mtodos y ya cuando requiere evaluar de manera ms extensa utiliza el mtodo de cuestionarios.5

7.2.1. VENTAJAS

Aplicacin en pequeas entidades Facilidad en su uso Deja abierta la iniciativa del auditor Descripcin en funcin de observacin directa.

7.2.2. DESVENTAJAS

No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara, concisa y sinttica. Auditor con experiencia evala. Limitado a empresas grandes. No permite visin en conjunto Difcil detectar reas crticas por comparacin. Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados.6

7.3. DIAGRAMAS DE FLUJO

ESTUPIAN, Gaitn Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Ecoe Ediciones Ca. Ltda. 2da. Edicin Pgina 217 6 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pgina 60

Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia grfica en el orden cronolgico que se produce en cada operacin.

En la elaboracin de diagramas de flujos, es importante establecer los cdigos de las distintas figuras que formarn parte de la narracin grfica de las operaciones.

Para la elaboracin de los flujogramas se deben observar los siguientes aspectos: Los procedimientos deben describirse secuencialmente a travs del sistema Describir los documentos que tengan incidencia contable Demostrar como se llevan los archivos y como se preparan los informes con incidencia contable Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organizacin Identificar el puesto y quin efecta el procedimiento Para identificar los controles principales, el auditor recoger toda la informacin pertinente relacionada con las transacciones, como la documentacin y formatos.

Los flujogramas permiten al auditor:

Simplificar la tarea de identificar el proceso Orientar la secuencia de las actividades con criterio lgico, pues sigue el curso normal de las operaciones. Unificar la exposicin con la utilizacin de smbolos convencionales con las consiguientes ventajas para el usuario. Visualizar la ausencia o duplicacin de controles, autorizaciones, registros, archivos. Facilitar la supervisin a base de las caractersticas de claridad, simplicidad, ordenamiento lgico de la secuencia. Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estn debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama est de acuerdo con el funcionamiento real.

Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias. Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones y sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.

SIMBOLOGIA EN LOS FLUJOGRAMAS

Para utilizar uniformemente esta tcnica, es necesario conocer la siguiente simbologa:

SIMBOLO

DENOMINACION

Operacin: representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin.

Control: representa la accin de verificacin.

Inicio: en el crculo se indica el nmero que identifica cada subprograma. En el interior del smbolo se indicar el nombre del sistema o subsistema. Se lo graficar solo al inicio de la flujogramacin de un sistema o subsistema. Registro: contiene entrada y salida de operaciones, Son libros auxiliares o principales. Conector Interno: relaciona dos partes del flujograma entre subsistemas. Sirve para referenciar Informacin que ingresa y sale del flujograma. Cuando ingresa se grafica al margen izquierdo y cuando sale se debe mencionar el lugar donde continua el grfico en el mismo flujograma.

Frecuencia de Tiempo: representa una condicin de tiempo para la ejecucin de las operaciones en

das, meses, aos. Se grafica al lado izquierdo de la

operacin. Dentro del smbolo debe precisarse el tiempo.

Lnea de Referencia: representa la circulacin de la informacin hacia otro nivel. Se utiliza para relacionar documentos con el registro.

Conector Externo: representa la relacin de una Informacin de un proceso entre subsistemas o sistemas. En la parte superior se indica el sistema. Finalizacin: se utiliza para indicar la conclusin del Flujograma del sistema. Demora: representa una detencin transitoria. Archivo Transitorio: representa el almacenamiento de informacin bajo diversas situaciones. (T) Temporal, (P) Permanente, o (X) destruccin. Las letras deben escribirse dentro del smbolo.

Alternativa o Decisin: en el trmite puede originar distintos cursos de accin o de decisin. Debe escribirse la numeracin correlativa como si fuera una operacin ms. Documento: representa un elemento portador de la Informacin, originado o recibido en el sistema. Debe graficarse el nmero de copias del documento e identificar su nombre. Traslado de lnea de flujo: representa el desplazamiento terico de la informacin, indica el sentido de circulacin. Conector de Pgina: enlaza una parte del proceso con otra en una pgina diferente. 7

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pginas 129 130 131- 132 - 133

7.3.1. VENTAJAS

Evala siguiendo una secuencia lgica y ordenada Observacin del circuito en conjunto. Identifica existencia o ausencia de controles Localiza desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo. Permite detectar hechos, controles y debilidades Facilita formulacin de recomendaciones a la gerencia.

7.3.2. DESVENTAJAS

Necesita de conocimientos slidos de control interno Requiere entrenamiento en la utilizacin y simbologa de los diagramas de flujo. Limitado el uso a personal inexperto. Por su diseo especfico, resulta un mtodo ms costoso.8

7.4. MATRICES

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localizacin de debilidades de control interno. Para su elaboracin, debe llevarse a cabo de los siguientes procedimientos previos: Completar un cuestionario segregado por reas bsicas, indicando el nombre de los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempean. Evaluacin colateral del control interno.

7.5. COMBINACIN DE MTODOS

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Ninguno de los mtodos por si solos, permiten la evaluacin eficiente de la estructura de control interno, pues se requiere la aplicacin combinada de mtodos. Ejemplo: el descriptivo con cuestionarios, los flujogramas con cuestionarios, etc. 9

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