DISEO DE CONTROL CONTABLE

Base Conceptual

El diseo de control contable es un procedimiento administrativo empleado para
conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en la contabilizacin de stas;
se ejerce tomando como base las cifras de operacin presupuestadas y se les compara con
las que arroja la contabilidad. Tcnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de
procesamiento y verificacin de las transacciones, se salvaguarden los activos y se
constate que los registros financieros y presupuestarios estn respaldados con la
respectiva documentacin comprobatoria.

CONTROL INTERNO


CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organizacin
con el fin de:

Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia
Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.
Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la empresa.
Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la
empresa.


Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organizacin y
todos los mtodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar
sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia operativa y fomentar la adhesin a las polticas administrativas prescritas.

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la proteccin de los activos y la confiabilidad
de la informacin contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables
prenumerados.

En nuestra empresa aplicaremos los siguientes controles contables:

1. Depositar diariamente el dinero de las ventas.

2. El dinero deber ser utilizado para el fin que indique la empresa.

3. Arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean
correctas.
4. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que estn registrados en los libros de contabilidad.

5. Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva
y de fcil manejo para las personas encargadas de obtener informacin de estos.

6. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn dando los
resultados esperados.

7. Verificar que se est cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y
civiles.



CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la
observacin de las polticas establecidas en el rea de la organizacin, ejemplo: las
medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean
errneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.

En la parte administrativa la empresa aplicar los siguientes controles:

1. Los recursos de la empresa, no podrn ser utilizados para manejo personal.

2. Cuidar los inventarios y su excelencia para la administracin.

3. Control de asistencia de los trabajadores.

4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

5. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compaa es el
adecuado y lo estn realizando de una manera eficaz.

6. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de
la empresa.


ELEMENTOS DE CONTROL

1) PLAN DE LA ORGANIZACIN: Debe indicar claramente los departamentos o
personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepcin de la
materia prima, etc.), las cuales deben costar por escrito, la asignacin de cada
funcin implica la facultad de tomar decisiones y adems se debe velar por una
adecuada separacin de funciones.
2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
Autorizacin
Aprobacin
Ejecucin
Registro

Por ejemplo en una venta a crdito se pueden observar los siguientes pasos:
1. Autorizacin de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan
ciertos requisitos.
2. El gerente de crditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transaccin y se elabora la factura y se entrega el producto
al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad (CUENTAS POR
COBRAR VENTAS)

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad
de la documentacin que corresponda.

3) Separacin de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control
interno.
4) Separacin de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadera se da la siguiente funciones afines sobre las
cuales se debe efectuar una separacin de funciones:
Entrega del producto
Registro de Cuentas por Cobrar
Recaudacin de la deuda

5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transaccin
aumentan el peligro de fraude. (robo, retencin de pagos a proveedores, pagos
por mayor valor a los proveedores, fijar precios ms bajos a ciertos clientes)
6) La rotacin de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas
saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con
mayor cuidado cindose a los procedimientos establecidos. Exigir a los
empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continu con las
funciones asignadas.
7) Documentacin Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta,
cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso
8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionar si el
personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
9) Pronsticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus reas estas
pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato
si existe alguna divergencia.
10) Auditora Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la
eficiencia de las operaciones de cada departamento.

CONSIDERACIONES

1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualizacin)
2. Limitacin del control interno. Dos o ms empleados que trabajen
confabulados pueden burlar el sistema.
3. El control interno en pequeos negocios es ms difcil de crear que en una
empresa grande.
4. El control interno no se debe plantear solo en trminos de prevencin de
fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no
deben ser mayores que los beneficios.


ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y
Formularios, Informes y Estados Financieros.
2. PRESUPUESTOS
3. ESTADSTICAS y equipos mecnicos
4. PERSONAL Seleccin, rotacin, fianzas.


CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado
en bancos.
El efectivo es el ms corriente y liquido de todos los activos.

RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

Evitar prdidas por concepto de fraudes o robos,
Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar
emergencias,
Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.



CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
La funcin de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERSTICAS

Existencia de un Plan de Organizacin.
Existencia de Polticas y Procedimientos integrados
Personal adecuado
Ejecucin adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente; 100% al da
siguiente a ms tardar)
2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.
4. Asignacin de un Fondo Fijo adecuado.
5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
6. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.
7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente
los ingresos y egresos.
8. Que exista un sistema de autorizacin de Egresos.


Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:

1. Cancelar gastos ficticios
Contabilizar y pagar facturas falsas
Contabilizar y pagar duplicados de documentos
2. Postergar depsitos.
3. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
4. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
5. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando
la suma de los cobro y retirando la diferencia.
6. Adulterar depsitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
7. Adulterar boletas de depsito y notas de dbito bancario (cargos) por sumas
equivalentes.


Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

Adecuada separacin de funciones entre el que paga y el que registra.
Separar las funciones de preparacin de pagos y su realizacin.
Emitir cheques nominativos ( borrar a la orden de y al portador)
Aplicar polticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los
montos en nmeros y letras.
Aplicar polticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona
distinta al cajero.

Otras medidas de separacin de funciones:
Personal encargado de caja:
Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar
especialmente de Clientes.
Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.
Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores.
Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar
comprobantes.
Que no aprueben los castigos de deudores.
Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.
Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podran: adulterar su propia
remuneracin o incluir empleados inexistentes.
Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.
Que no reciban las cartolas bancarias.
Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.



Reglas con respecto al Fondo Fijo

Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a
mquina registrando en l los montos en nmeros y letras as como tambin el
concepto del pago y fecha del mismo.
El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los
comprobantes por el funcionario encargado.
Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben
formar parte del fondo fijo.
Peridicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los
comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se
revisaran por funcionarios asignados para esta labor.
Los comprobantes se inutilizarn con un sello fechador pagado y se archivaran.
Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados
responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.



CUENTA CAJA

Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores
que los representen. La cuenta Caja recibe la informacin de:

SISTEMA JORNALIZADOR

Comprobantes Diario General

DEBE : Movimientos del mes de Ingresos
HABER : Movimientos del mes de Egresos

SISTEMA CENTRALIZADOR


Comprobantes Diario Auxiliar de Caja Mayor


DIARIO AUXILIAR DE CAJA


DEBE HABER
FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL



Al termino del mes se confecciona un asiento centralizador; uno por los ingresos y otro
por los egresos

-------------------x -------------------
Caja
Clientes Cuentas Acreedoras
Xxxxxx
Xxxxxxx


----------------- x--------------------
Proveedores Cuentas
Xxxxxxxxxx Deudoras
Xxxxxxxxxxx
Caja



INSTRUMENTOS QUE FACILITAN EL MANEJO DE EFECTIVO

El hecho de cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita
el control, pero a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de
poco monto, una de las formas de evitar esto es utilizar un Fondo Fijo o una Caja
Chica. Contablemente los conceptos son distintos.

Fondo Fijo: Se entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para
atender en forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es
deben corresponder a pagos urgentes y por un monto limitado.
La persona encargada del Fondo Fijo debe efectuar una rendicin cuenta demostrada
a travs de documentos, reflejados en una planilla que seale los gastos incurridos. Al
final del mes se totaliza y se adjuntan los comprobantes de respaldo.
Esta rendicin debe ser revisada por otra persona y una vez aprobada se repone el
Fondo Fijo.

MODELO DE RENDICIN DE CUENTA

Identificacin: ..............................................................................
Monto Asignado: .........................................................................



FECHA DETALLE N FACTURA O
BOLETA
MONTO GASTO





ARQUEO

Consiste en verificar peridicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos
con los registros contables, operacin que se debe realizar mediante el recuento del
dinero en poder del cajero.



CUENTA BANCOS

Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los
siguientes conceptos:



DEBE HABER
Depsitos Giro de cheques
Cobranzas Cheques depositados y devueltos
Descuento de letras Letras Descontadas impagas
Prstamos Bancarios Amortizacin de prestamos
Cargos por comisiones Intereses
Liquidacin por operaciones de cambio Comisiones
Gastos Bancarios
Traspasos varios

Depsitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean
ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento.
Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este al fecha de
vencimiento efecte la cobranza del documento.
Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para
que este adelante el dinero que se obtendra a la fecha del vencimiento.
Prstamos bancarios: Son prstamos solicitados por la empresa al banco que este
deposita directamente en la cuenta corriente.
Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la
empresa al banco.
Liquidacin por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de
comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria.
Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa.
Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa,
depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por
disconformidad. (fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente
cerrada, caducado, etc.)
Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la
cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del
documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta.
Amortizacin de prstamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente
de la empresa las cuotas correspondientes al prstamo.
Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.
(Sobregiro)
Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados. (Letras en cobranza)
Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria. (Impuesto de cheques)
Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como lnea de crdito,
depsitos a plazo, otra cuenta corriente etc.


CONTROL INTERNO DE BANCOS
Evitar fraudes
Registros confiables
Las cuentas bancarias deben ser bipersonales
Los egresos del banco deben ser debidamente justificados
Deben existir normas precisas del manejo fsico de cheques y documentacin
que entrega el banco
Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que
estn en uso.
Las cuentas corrientes deben ser conciliadas peridicamente.


CONCILIACIN BANCARIA

Es una comparacin que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los
que entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no
existan omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta
bancaria.
Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por:
Depsitos no registrados por el banco
Cheques girados y no cobrados
Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa
Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa


Otra forma que existe para mantener un buen control en la empresa es teniendo un
manual de funciones y procedimientos y cual se debe cumplir a cabalidad.




MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS


Objetivos Generales

Corto Plazo
Vender productos de calidad a un precio accesible
Dar a conocer a la empresa y sus productos
Introducirnos al mercado local
Contar con personal capacitado para el buen funcionamiento de todas las reas de
nuestra empresa.

Mediano Plazo:
Desplazar a la competencia (ofreciendo buenos precios).
Integrar nuevos productos, en nuestra variedad.

Largo Plazo:

Expandirnos y poder abrir nuevas fbricas.

Recuperar nuestras inversiones.
Mantenernos como una empresa slida en todas nuestras reas.


Polticas

-Respetar el horario de entrada y salida (se dar de vez en cuando una tolerancia de 10
minutos a la hora de entrada).

-Portar el uniforme y la identificacin de la empresa y sobretodo tener una buena
presentacin.

-No deben existir relaciones de ningn tipo los empleados (familia, noviazgo, etc.)
Atender con respeto y amabilidad al cliente.

Alcance

Con el compromiso de ofrecer al cliente productos de calidad FRESFRUT se Ha
organizado de la siguiente manera:

Requerimientos Bsicos:

Cul es el proceso bsico de la empresa?

Proporcionar productos de alta calidad y tener un buen funcionamiento en todas nuestras
reas y departamentos.

Qu datos utiliza y produce este proceso?

Utilizar datos alfanumricos para la captura y proceso de datos de cada producto
Comprado (herramientas y maquinaria necesaria) y Vendidos (arreglos frutales), Precios,
para visualizar las ganancias y/o perdidas de cada producto y la cantidad que se ha
recuperado de la inversin.

Requerimientos de los Usuarios:

Acceso Fcil: Nuestro Sistema tendr un acceso rpido a toda la informacin de la
empresa, para que esta sea mejor y ms organizada.

Sistema: Ser fcil de usar, manipular, editar, y acceder a toda la informacin de la
empresa.

Interfaz: Funcionara con el sistema operativo Windows Microsoft XP.

Software:

La interfaz funcionara bajo el operativo Windows Microsoft XP y este se auxiliara del
siguiente software:

OFFICCE XP:

WORD: Para la impresin, creacin, edicin de cartas, oficios, y otros documentos para
la empresa.

EXEL: Para llevar una contabilidad financiera ms exacta y detectar y depurar todos los
errores que puedan surgir, y visualizar por medio de grficos los estados econmicos de la
empresa.

POWERPOINT: Para poder disear folletos, carteles, diapositivas, para la publicidad de
la empresa y sus productos.

ACCESS: Para llevar un estricto control y crear bases de datos de la empresa: los
trabajadores, productos, proveedores, clientes, gastos y ventas.

Norton System Wordks: Para mantener protegido todos los equipos contra virus o
cualquier problema que pudiera surgir dentro de la red.

INTERNET EXPLORER: Para estar en contacto con los proveedores por medio del correo
electrnico, y para anunciar a la empresa y sus productos y promociones en toda la red y
as que nuestros clientes puedan saber ms acerca de nuestras promociones y precios.

STEADFAST: Para la proteccin de la configuracin de la computadora y evitar que sea
modificada (congelarla)

CORELDRAW 12: Para la creacin edicin de Pancartas y letreros con el logotipo de la
empresa y el slogan.

Objetivos del Diseo de Entrada

Control de calidad: Los productos deben estar en perfectas condiciones al ser trados
por el proveedor y as debern permanecer para los clientes.

Evitar retrasos: Se deber organizar un calendario exacto tomando en cuenta ciertos
retrasos que pudieran surgir, y as dar siempre una buena imagen al cliente.

Evitar errores de datos: Todo el sistema estar diseado para la fcil deteccin y
depuracin de datos errneos

Mantener simpleza en los procesos: Todos los procesos sern lo ms sencillos posibles
para poder tener eficiencia y eficacia mayor, as se podrn ver los defectos en el sistema
ms claramente y corregirlos.

Todos los datos sern revisados y depurados para entrar al sistema y seguirn siendo
revisados continuamente, actualizados, y modificados para un buen funcionamiento.

Diseo Lgico: La informacin ser organizada en diferentes bases de datos, logrando un
mayor acceso a la informacin:

Personal de la empresa

(Datos personales):
-Nombre del empleado
-Edad
-Sexo
-Direccin
-Telfono
-Datos Laborales (currculum)
-Posicin dentro de la empresa
-Salario
-Horario
-Estado civil


Clientes:

-Nombre del cliente
-No. de productos comprados
-Frecuencia de compra


Ventas:

-Compra de materiales y herramientas
-Venta de producto
-Nombre del producto
-Cantidad de producto
-Ganancias generales
-Perdidas Generales
-Inversin General

Plan de Trabajo y funciones

Mercadotecnia

Publicidad del producto.

Estudiar y analizar las zonas ms cercanas.

Hacer folletos y formar equipos.

Repartir folletos a cada equipo para repartirlos.

Verificar que los folletos hayan sido entregados en las zonas correspondientes a
cada equipo.

Finanzas:

Tener el control y registro de prdidas y ganancias de cada departamento.

Reunir toda la informacin referente al capital que se invirti en la empresa.

Analizar (por medio de estados de cuenta y relaciones con mercadotecnia), los
datos numricos que ayudaran a darnos cuenta de la situacin de la empresa.

Recursos Humanos:

Induccin a la empresa

Formular manual de bienvenida

Dar a conocer y explicar el contenido del mismo

Lograr un buen desempeo y desarrollo de los empleados en nuestra empresa

Dar las mejores condiciones de trabajo, para una excelente motivacin y respuesta
de su parte.