Manual Office Word Avanzado 2010

PROCESADOR DE TEXTO
AVANZADO

AUTORES: LIC. ENRIQUE GOPAR RUIZ
LIC. HUGO LEONEL GARCIA VENTURA

ENERO 2014.

UNIDAD DE CAPACITACIN MANUAL DE WORD 2010 AVANZADO

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CURSO DE WORD AVANZADO 2010
TEMARIO

1. REPASO DE BARRAS DE WORD ................................................................................................ 3

2. METACOMANDOS 2 PARTE ....................................................................................................... 5

3. BUSCAR Y REEMPLAZAR UNA PALABRA .................................................................................. 7

4. MACROS ....................................................................................................................................... 8

5. TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................................. 13

6. COMBINAR CORRESPONDENCIA ............................................................................................ 15


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1. REPASO DE BARRAS DE WORD

BARRA DE OPCIONES

CINTA DE HERRAMIENTAS

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

Barra de
herramientas
de acceso
rpido
Barra de
titulo
Banda de
opciones
Barra de
desplazamiento
Barra de
estado
Vistas
documentos
Zoom

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2. METACOMANDOS 2 PARTE

Comandos de portapapeles Comandos de edicin
Nombre del comando Metacomando Nombre del comando Metacomando
Pegar Ctrl + V Buscar Ctrl + B
Cortar Ctrl + X Reemplazar Ctrl + L
Copiar Ctrl + C Comandos de prrafo
Copiar formato Ctrl + Mays + C Nombre del comando Metacomando
Comandos de fuente Alinear texto a la
izquierda
Ctrl + Q
Nombre del comando Metacomando Centrar Ctrl + T
Cambiar la fuente Ctrl + Mays + F Alinear texto a la derecha Ctrl + D
Cambiar el tamao de
fuente
Ctrl + Mays + M Justificar Ctrl + J
Negrita Ctrl + N
teclado
Cursiva Ctrl + K
Un carcter a la derecha Shift. + flecha derecha
Subrayado Ctrl + S
Un carcter a la izquierda Shift. + flecha izquierda
Subndice Ctrl + =
Palabra a la derecha
Ctrl + Shift.+ flecha
derecha
Superndice Ctrl + +
Palabra a la izquierda
Ctrl + Shift.+ flecha
izquierda
Agrandar fuente Ctrl +
Hasta el final de la lnea. Shift. + Fin
Encoger fuente Ctrl +
Hasta el principio de la
lnea.
Shift. + Inicio
borrar
Una lnea abajo Shift. + flecha abajo
Un carcter a la izquierda Retroceso
(BackSpace) Una lnea arriba Shift. + flecha arriba
Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Hasta el final del prrafo Ctrl + Shift. + flecha abajo
Un carcter a la derecha Supr
Hasta el principio del
prrafo
Ctrl + Shift. + flecha
arriba
Una palabra a la derecha Ctrl + Supr
Una pantalla abajo Shift. + AvPg

Una pantalla arriba Shift. + RePg

Hasta el final del
documento
Ctrl + E

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3. BUSCAR Y REEMPLAZAR UNA PALABRA
Una forma rpida de corregir esas palabras repetidas, mal escritas en Word, funciona en office 2010:
tenemos que ubicarnos en la pestaa inicio, buscar la opcin reemplazar en el apartamento edicin
damos un clic.

Y se abrir un cuadro de dialogo como el que se muestra a continuacin.

Otra es. Con el documento abierto presionas las teclas Ctrl + L
Se abre la ventana Buscar y reemplazar.
En Buscar: escribes la palabra que tiene el error ortogrfico.
En Reemplazar con: escribes la palabra correctamente.
Haz clic en Reemplazar todos.

Automticamente Word cambiara las palabras a remplazar.


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4. MACROS
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse
automticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el
usuario decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
Automatizar una serie de pasos.
Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades
Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la empresa,
si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos
mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen como si
fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una
combinacin de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Seguiremos los siguientes pasos:
Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo Macros.
En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista con los
comandos disponibles en Word.

Crear macros con la grabadora
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que
vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos (o
acciones) que vayamos realizando. As pues todo lo que hagamos se guardar y posteriormente al
ejecutarla se llevar a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin que no
tiene porqu ejecutarse siempre con la macro que estamos creando.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro
vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable
realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin ningn error.

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Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar el
ratn para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones
de desplazamiento.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la
macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces
no podremos utilizarla para posteriores documentos.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y desplegar el men Macros y
seleccionar la opcin Grabar macro.

Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen

Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las
acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes.
Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podr ser un
botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado aparecern
unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente.

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No es necesario utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro
grabada, y posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.

En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear
todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos
detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado:

Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se transforma
con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin
que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la
opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro.
La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es conveniente
asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
Insertar la macro en la barra de acceso rpido

9

Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa Archivo > Opciones.
Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categora del men
izquierdo Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de
herramientas de acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.

En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la macros
que hayamos grabado.
- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se aada a la barra. La
macro se aadir al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y haciendo clic en el
botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para que
puedas seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre.
Asignar una combinacin de teclas a la macro.
En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del botn Personalizar... en el cuadro de
dilogo anterior, que es el que permite escoger el acceso de teclado a la accin. Se abrir el cuadro
de dilogo que vemos en esta imagen, que es el mismo que veramos si pulsramos la
opcin Teclado del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.

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En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro en
concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado es
donde deberemos especificar la combinacin de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos
como si fusemos a ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos
hacer clic en Asignar para que la combinacin se asigne a la macro.
Cuidar de no utilizar la combinacin ya existente para otro tipo de comando.


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Ejecutar y eliminar macros

Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:

- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros.
- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre l, y si hemos
creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas.

Comentamos el resto de botones del dilogo.
Pas a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e
intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.


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Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de
autoejecucin:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese
a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una
serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.


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5. TABLA DE CONTENIDO

Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando.
Word llama tabla de contenido a lo que conocemos simplemente como ndice.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos
que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los trminos
importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos
permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los
lectores.

Conceptos bsicos.

ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra.
El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente
nosotros llamamos ndice alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se
suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En
la imagen de la derecha podemos ver un trozo de un ndice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene
los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede
contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos
en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos
cuando queremos saber de que temas trata el libro.

Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver
Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver
un trozo de una tabla de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si
vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no
dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.


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Insertar marcas de ndice.
Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos
que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:

De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crearnos un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el
ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el
documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir ese texto
idnticamente, si escribiramos" capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c" est
en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.
Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del
Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de motor" entonces en la segunda columna
pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un
subndice de Captulo 2.
Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizarla opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automticamente.

Abrimos el documento a marcar.
Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice.


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6.- COMBINAR CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIN
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto
que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que
cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o
recibos, la impresin de sobres, etc.
Esta funcin consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento,
dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios
bsicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian segn el cliente.
1.- Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el
texto fijo.

Tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin,
Empresa, Profesin. Tal como lo muestra la siguiente imagen


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Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y
como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:

1: Combinacin de Correspondencia Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar
combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque
en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como
la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

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En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente,
aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir
de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin
de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho
podemos utilizar una lista existente (una tabla en Word, en Excel, etc.).
- Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la
opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos.
- Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar
de Examinar...aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista.


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Despus al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldr una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda.
Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el
filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la
asignacin de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo,
Nombre o Ciudad.

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Se pueden asignar manualmente los campos, para esto presionamos en Ms Elementos, arrogando
una ventana que muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento al
posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. No te preocupes si el campo no esta donde debiese
en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el
cual quieres colocar el campo.

En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito
ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin
donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel
de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

20

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (Si
tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista
de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.


21

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de
datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente,
o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista
de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas

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individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel
de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los
botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para
realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos
dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms
adelante.

23

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes
destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de
la carta.
Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la
pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de
todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el
botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el
documento principal entre <<y >>esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un
valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el
nombre del campo. Quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de correspondencia y luego
seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles
Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de
paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y
Combinar puedes escoger entre
Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondientes
al nmero de registro que tengas en el cuadro de control.

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