Cheel TL

UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS
LAUREATE INTERNTATIONAL UNIVERSITIES
FACULTAD DE INGENIERA
CARRERA DE INGENIERA INDUSTRIAL
Modelo de apertura de un establecimiento comercial de

una empresa farmacutica basado en Gestin de Proyectos
Proyecto profesional
Para optar el Ttulo de :
INGENIERO INDUSTRIAL
AUTOR:
Cheel Trujillo, Luis Miguel
LIMA, PER
2014
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN .................................................................................................................. 7
CAPTULO 1: MARCO TERICO ...................................................................................... 8
1.1 Definicin de Proyecto ................................................................................................. 9
1.2 Fundamentos de la Gestin de Proyectos .................................................................. 10
1.3 Ciclo de vida del Proyecto .......................................................................................... 11
1.5 Metodologas de la Gestin de Proyectos .................................................................. 15
1.5.1 Definicin de la Metodologa PMBOK ............................................................... 16
1.5.2 Definicin de la Metodologa PRINCE2 ............................................................. 20
1.5.3 Comparacin de PMBOK y PRINCE2 ............................................................... 26
1.6 Herramientas de la Gestin de Proyectos ................................................................... 28
1.7 Aplicacin de la Gestin de Proyectos en las Organizaciones ................................... 29
1.8 Diagrama de Ishikawa ................................................................................................ 35
CAPTULO 2 : ANLISIS Y DIAGNSTICO ACTUAL EN LA EMPRESA ................ 37
2.1 Situacin Nacional ...................................................................................................... 37
2.2 Empresa analizada ...................................................................................................... 38
2.3 Entorno empresarial .................................................................................................... 40
2.3.1. Tendencias: ......................................................................................................... 40
2.3.2. Retos: .................................................................................................................. 40
2.3.3. Caractersticas:.................................................................................................... 41
2.3.4. Principales competidores: ................................................................................... 41
2.4. Recursos y Capacidades ............................................................................................ 42
2.5 Problema detectado..................................................................................................... 43
2.6 Bsqueda de las Causas - Raz ................................................................................... 52
CAPTULO 3 : MODELO DE GESTIN DE PROYECTO .............................................. 58
3.1 GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO ........................................... 63
3.1.1 Acta del Proyecto................................................................................................. 63
3.1.2 Supervisin y Control del Trabajo del Proyecto ................................................. 64
3.1.3 Documento de Cierre ........................................................................................... 65
2
3.1.4 Solicitud y Aprobacin de Cambios .................................................................... 66

3.2 GESTIN DE ALCANCE ......................................................................................... 71
3.2.1 Definicin del Alcance del Proyecto ................................................................... 71
3.2.2 Estructura de Desglose de Trabajo ...................................................................... 72
3.3 GESTIN DEL TIEMPO .......................................................................................... 76
3.3.1 Definir de Actividades ......................................................................................... 77
3.3.2 Secuenciar las Actividades .................................................................................. 79
3.3.3 Duracin de las Actividades ................................................................................ 83
3.4 GESTIN DEL COSTO ............................................................................................ 88
3.4.1 Estimacin de Costos .......................................................................................... 88
3.4.2 Presupuesto de Costos ......................................................................................... 89
3.4.3 Control de Costos ................................................................................................ 93
3.5 GESTIN DE LA CALIDAD ................................................................................... 93
3.6 GESTIN DE RECURSOS HUMANOS .................................................................. 95
3.6.1 Roles y Responsabilidades .................................................................................. 97
3.6.2 Organigrama del Proyecto ................................................................................... 97
3.6.3 Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin de Personal .................................. 98
3.7 GESTIN DE LAS COMUNICACIONES ............................................................. 103
3.7.1 Matriz de Comunicacin ................................................................................... 104
3.7.2 Informar el Desempeo. .................................................................................... 106
3.8 GESTIN DE RIESGOS ......................................................................................... 106
3.8.1 Planificar la Gestin de Riesgos. ....................................................................... 106
3.8.2 Identificar los Riesgos. ...................................................................................... 107
3.8.3 Priorizacin de los riesgos ................................................................................. 107
3.8.4 Planificacin de la respuesta a los riesgos ......................................................... 109
3.8.5 Monitorear y Controlar los Riesgos. ................................................................. 111
3.9 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO ........ 112
CAPTULO 4 : VALIDACIN ......................................................................................... 115
CAPTULO 5 : IMPACTO SOCIAL, ECONNICO Y EDUCATIVO ........................... 123
5.1 Impacto Social .......................................................................................................... 124
5.1.1 Anlisis Impacto Social ..................................................................................... 125
3
5.2 Impacto Econmico .................................................................................................. 125

5.2.1 Anlisis Impacto Econmico ............................................................................. 126
5.3 Impacto Educativo .................................................................................................... 127
5.3.1 Anlisis Impacto Educativo ............................................................................... 127
5.4 Matriz General de Impactos ..................................................................................... 128
5.4.1 Anlisis General de Impactos ............................................................................ 128
CAPTULO 6 : CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES ....................................... 129
6.1. Conclusiones........................................................................................................... 129
6.2. Recomendaciones .................................................................................................... 131
BIBLIOGRAFA ................................................................................................................ 132
DEDICATORIA
Le dedico el presente trabajo a mi padre Pedro Luis Cheel Samanamud y a mi madre Ins
Trujillo Medina por darme todo su esfuerzo y dedicacin, por apoyarme y permitir que me
convierta en un buen profesional que sea parte del progreso de mi pas.
RESUMEN
El presente proyecto de investigacin plantea un Modelo de Apertura basado en la Gestin

de Proyectos aplicable a un local comercial de una empresa farmacutica, basado en el
estudio del problema que es retraso de apertura de los locales comerciales. La hiptesis
sostiene que dicho modelo permitir que los proyectos sean cada vez ms exitosos y/o que
se llegue a cumplir los objetivos planteados. El proyecto est dividido en seis captulos. El
primer captulo contiene el marco terico sobre el cual se sustenta el proyecto. El segundo,
comprende el diagnstico de la situacin actual de la empresa en el mercado retail
farmacutico. El tercero, detalla el
modelo propuesto para dar solucin al principal
problema relacionado al retraso de aperturas descrito en el captulo dos. El cuarto, presenta

la validacin del modelo de apertura. En el quinto captulo se realiza un anlisis del
impacto Social, Econmico y Educativo. Finalmente, se llega a la conclusin que con el
modelo de apertura se planifica el tiempo estimado para la realizacin de los procesos de
apertura, se disminuye los gastos pre operativo por concepto de retrasos y se maximiza la
capacidad de la organizacin.
INTRODUCCIN
Dentro de la economa peruana, especficamente el mercado farmacutico est dominado

principalmente por tres cadenas farmacuticas que representan un total de 81,8% de las
ventas con un total de 1618 locales aperturados. El agresivo proceso de expansin de las
grandes cadenas farmacuticas les ha asegurado un amplio dominio del mercado que ellas
se esfuerzan en consolidar abriendo ms locales. Debido a ello la empresa analizada en el
presente proyecto tiene como objetivo aperturar siete boticas por mes para seguir siendo
competitiva respecto a sus principales competidores. Sin embargo, la empresa no puede
lograr este objetivo debido a que presenta un problema que es el retraso de los locales por
aperturar, este retraso no slo le impide seguir compitiendo, sino que representa un gasto
considerable para la empresa.
Lo que se propone en el presente proyecto es implementar un modelo de apertura basado en

la Gestin de Proyecto el cual permita
cumplir con los tiempos planificados, en el
presupuesto asignado y permita a la empresa ser flexible ante las demandas cambiantes del
mercado. Para ello se gestionar los recursos existentes sin necesidad de considerar
recursos adicionales (cambio de la estructura organizacional), ni realizar nuevos
procedimientos de las actividades existentes.
CAPTULO 1: MARCO TERICO
En el presente captulo se desarrollar el marco conceptual de las herramientas y

metodologas que se utilizarn para plantear la solucin problema propuesto. La solucin
est orientada al mbito de la disciplina de la Gestin de Proyectos (GP). Es necesario
indicar que la Gestin de Proyectos se ha convertido en procesos de negocio
incondicionales para la supervivencia de cualquier empresa, a pesar de que es un enfoque
relativamente moderno, tiene como propsito un mejor control y uso de los recursos
existentes. Actualmente, la gestin de proyectos se est aplicando en las diversas industrias
y organizaciones de defensa, construccin, productos farmacuticos, productos qumicos,
bancos, hospitales, publicidad, derecho, estatales y locales, y las Naciones Unidas.1
La Gestin de Proyectos se ha practicado desde hace miles de aos, sin embargo, las
organizaciones la aplicaron recin desde 1950 y se ha ido desarrollando a travs del tiempo.
Este proceso de desarrollo se ha dividi en cuatro periodos los cuales son:
Antes de 1958: Sistema de elaboracin de la Administracin de Relaciones Humanos. En
el cual el avance de la tecnologa acort el cronograma del proyecto.
1958 1979: Aplicacin de la Ciencias de la Gestin. En este periodo se introdujeron
varias herramientas de gestin de proyectos centrales que incluyen CPM / PERT.
1980 1994: Centro de produccin: Recursos Humanos. Este periodo se caracteriza por la
revolucin de las TI / SI el cual provoc que las personas dejen de usar la computadora
central por la computadora personal multitarea que tena una alta eficiencia en la gestin y
el control de los calendarios de proyectos complejos.
1995
Presente: Creacin de un nuevo entorno. En el presente periodo, la internet
comenz a cambiar prcticamente todos prcticas empresariales por lo que la comunidad de
Cfr. Kerzner 2013: 4

8
gestin de proyectos al utilizar la tecnologa de Internet se logr ser ms eficientes en el

control y gestin de diversos aspectos de los proyectos.2
En la actualidad, las organizaciones utilizan la Gestin de Proyectos con la finalidad de que
los proyectos sean cada vez ms exitosos y/o que se llegue a cumplir los objetivos
planteados, es decir las organizaciones utilizan la Gestin de Proyectos para gestionar a las
personas, el tiempo y las finanzas para obtener una ventaja competitiva al momento de
gestionar los proyectos.
1.1 Definicin de Proyecto

Se puede definir un proyecto como un plan de trabajo que se realiza como prueba antes de
desarrollar el proyecto de implementacin. Es un trabajo con resultado nico, no repetitivo
y temporal, lo que no significa que sea de corta duracin, que se debe de realizar bajo
ciertas especificaciones tcnicas determinadas, objetivos, costos, inversiones y periodo de
plazos de entregas. 3
Segn la definicin de PRINCE2 un proyecto es:
Un entorno de gestin que se crea con el propsito de la entrega de uno o ms productos
de negocio de acuerdo a un determinado caso de negocio."(PRINCE2 2010:5)
Por ejemplo, un proyecto con resultado nico son los proyectos de las empresas que se
dedican a la construccin de edificios de departamentos que son construidos con el mismo
material y por el mismo personal, pero en lugares diferentes, con propuestas de diseos
diferentes, por periodos diferentes, etctera.
2
3
Cfr. Carayannis (2003):2-3

Cfr. Vrtice 2008: 2
1.2 Fundamentos de la Gestin de Proyectos

La definicin de la gestin de proyectos segn La Gua del PMBOK nos da a entender
sobre la Direccin de Proyectos o Gestin de Proyectos redactado textualmente a
continuacin:
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra
mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42 procesos de la direccin de
proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos
de procesos son:
Iniciacin,
Planificacin,
Ejecucin,
Seguimiento y Control, y
Cierre.
Dirigir un proyecto por lo general implica:
identificar requisitos,
abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se
planifica y efecta el proyecto,
equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros
aspectos, con:
el alcance,
la calidad,
el cronograma,
el presupuesto,
los recursos y
el riesgo. (GUA DEL PMBOK 2013: 11)
Esta cita nos explica en qu consiste la gestin de proyectos, lo cual podramos decir que la
gestin de proyectos es una metodologa que se basa en una disciplina de administracin
que gestiona a travs de varios puntos de seguimiento el mejor resultado de los proyectos,
tomando en cuenta los objetivos del mismo, alcances del proyecto, recursos invertidos,
presupuesto considerado, tiempo esperado, calidad acordada en el contrato y el riesgo que
implica realizarlo.
Se considera como Triple Restriccin a los factores de alcance, tiempo y costo del
proyecto. Se ha demostrado que los proyectos tienden a desviarse del alcance en el curso
de su gestin, en particular porque se enfocan en temas de tiempo y costo, que al parecer es
lo que realmente le interesa a los dueos del proyecto. Sin embargo, es claro que los
cambios en el alcance, mal manejados, pueden y en efecto afectar los resultados generales
del proyecto en la mayora de los casos.4
1.3 Ciclo de vida del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, que en su mayora son
secuenciales y/o superpuestas. Segn el autor el ciclo de vida, usualmente, se divide en
cinco fases las cuales se presentan a continuacin:
aprobacin del proyecto
definicin
4
Cfr. MGAP 2009
planificacin
ejecucin
cierre
Figura 1: Ciclo de vida del proyecto
Aprobacin
Definicin
Planificacin
Ejecucin
Cierre
Fuente: Gestin de proyectos informticos: 2011
En la fase de aprobacin, la empresa identifica un problema, lo conceptualiza en forma de

proyecto, estudia su viabilidad tcnica y econmica, analiza los riesgos y si cumple con los
requisitos lo aprueba. En las empresas, los proyectos compiten entre s para poder ser
aprobados de acuerdo a su prioridad. Adems, se documenta el proceso presupuestario
general de la compaa o del presupuesto de rea solicitante del proyecto.
En la fase de definicin del proyecto, se solicita la propuesta de trabajo del proyecto. Se
analiza detalladamente los requerimiento y objetivos que se desean alcanzar y una
planificacin inicial de recursos a asignar. A su vez, se identifica y analiza los riesgos del
proyecto.5
En la fase de la planificacin orientada a objetivos se debe obtener un contrato explcito de

los temas del proyecto. Se obtiene mediante una lista de trabajos o tareas a realizar y los
5
Cfr. Ramn 2007: 36
resultados del proyecto en un tiempo establecido. Finalmente, se realiza y documenta la

organizacin de los roles y la reparticin de las cargas de trabajo dentro de equipo que
realizar el proyecto.
La fase de ejecucin contiene la preparacin de planes detallados, revisin de los planes

realizados y la validacin del avance, en caso necesario, re planificacin de trabajos.
Adems, se gestiona y documenta los cambios, se gestiona y maneja las personas e
incidentes con la finalidad de controlar la ejecucin. Esta fase es retro alimenticia, ya que
se aprende con la experiencia, la repeticin y los retos progresivos que aparecen en el
transcurso del proyecto.6
La ltima fase es el cierre, el cual incluye la realizacin de pruebas del rendimiento y

robustez del proyecto, su asimilacin y cumplimiento de los objetivos y estndares
establecidos al inicio. Se hace la entrega de la documentacin del proyecto y la primera
evaluacin tcnica, profesional y econmica. 7
En la Figura 2 se muestra las fases y contenidos principales del ciclo de vida de un

proyecto.
Cfr. Ramn 2007: 37
Cfr. Ramn 2007: 38
Figura 2: Fases y contenidos principales del ciclo de vida de un proyecto.
Fuente:
Gestin de proyectos informticos: 2011
La gran mayora de los proyectos siguen una distribucin de recursos en el ciclo de vida,
los cuales se puede apreciar en la Figura 3, como los recursos son bajos al inicio del
proyecto, alcanzan su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente
cuando el proyecto se acerca al cierre del mismo.
Figura 3: Distribucin tpica de recursos en el ciclo de vida
Fuente: Gestin de proyectos informticos: 2011
1.5 Metodologas de la Gestin de Proyectos
Un proyecto es exitoso cuando se cumple con los costos presupuestados, se entrega en los
tiempos establecidos y adems asegura el funcionamiento de todas las necesidades del
cliente. No existe una nica metodologa de gestin de proyectos que asegure el xito de los
mismos, pero no utilizar alguno, si puede asegurar el fracaso en la implementacin de
proyectos. En la actualidad existen dos metodologas muy reconocidas y utilizadas en la
gestin de proyectos. Estas metodologas son PMBOK y PRINCE2.
1.5.1 Definicin de la Metodologa PMBOK

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es un conjunto de normas y
soluciones relativas a la gestin de proyectos, recogidos y publicados por los miembros del
PMI (Project Management Institute). El estndar PMBOK es un conjunto de
procedimientos bien conocidos y aceptados aplicados en la gestin de proyectos. En
EE.UU., PMBOK ha sido aprobado por el Instituto Nacional Americano de Estndares
como normas nacionales de gestin de proyectos.8
El Project Management Institute (PMI) ha desarrollado una metodologa compuesta por 42
procesos que ha demostrado potenciar notablemente las probabilidades de xito de
cualquier proyecto. La gestin lean vinculada con esta dinmica radica fundamentalmente
en la forma y nivel de aplicacin de los procesos seleccionados para cada proyecto. A
continuacin, se buscar dar un enfoque prctico para considerar los puntos fundamentales
de dicha metodologa. Estos procesos han sido organizados en nueve reas de
conocimiento, tal como se describen e ilustra en la Figura 4:
Gestin de la Integracin de Proyectos describe los procesos requeridos para asegurar
que los elementos de un proyecto estn coordinados coherentemente, existen distintos
procesos y herramientas, como la redaccin de un acta de constitucin que refleje
claramente los lineamientos bsicos del patrocinador del proyecto y el motivo por el cual se
gener. Consiste en el desarrollo de un plan de proyecto, ejecucin del plan de proyecto, y
el control de cambios en general. En algunas organizaciones, un proyecto no se considera
formalmente aceptado si previamente no se efectu un estudio de factibilidad. Una de las
funciones del acta de constitucin es documentar los motivos que dieron origen al proyecto.
En el acta de constitucin deben intentar reflejarse los siguientes aspectos: Requisitos de
los interesados, Necesidades del negocio, Propsito o justificacin del proyecto, Gerente de
proyecto asignado y su nivel de autoridad, Resumen de hitos, Influencia de los interesados,
Participacin de la estructura funcional, Supuestos, Restricciones y Presupuesto resumido.9
8
9
Cfr. Macek, Wojciech 2010: 267

Cfr. Bastardo 2010: 14
Gestin del Alcance del Proyecto describe el proceso requerido para asegurar que el
proyecto incluye todo trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el
proyecto de manera exitosa. Consiste en la iniciacin, planeacin del alcance, definicin
del alcance, verificacin del alcance, y control de cambio al alcance. Una herramienta clave
para esa descomposicin es la estructura de desglose del trabajo (EDT).
Gestin del Tiempo del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar la
terminacin a tiempo del proyecto. Consiste en la definicin de las actividades, secuencia
de las actividades, estimacin de duracin de las actividades, desarrollo del cronograma y
control de la programacin.
Gestin de los Costos del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en la planificacin de
recursos, estimacin de costos, presupuesto de costos, y control de costos.
Gestin de la Calidad del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto debe de satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado. Consiste en la
planeacin de la calidad y control de calidad.10
Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto describe los procesos requeridos para
hacer el uso ms eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Consiste en la
planeacin organizacional, adquisicin y desarrollo de personal del equipo.
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto describe los procesos requeridos para
asegurar la generacin apropiada y a tiempo, coleccin, diseminacin, almacenamiento, y
la disposicin final de la informacin del proyecto. Consiste en la planeacin de la
comunicacin, distribucin de la informacin, reportes de desempeo, y el cierre
administrativo.
Gestin de Riesgo del Proyecto describe los procesos concernientes con la identificacin,
anlisis, y respuesta al riesgo del proyecto. Consiste en la identificacin del riesgo,
10
cuantificacin del riesgo, desarrollo de la respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta

al riesgo.
Gestin de la Procuracin del Proyecto describe los procesos requeridos para adquirir
bienes y servicios externos a la organizacin ejecutora. Consiste en la planeacin de la
gestin de la procuracin, planear la solicitacin, la solicitacin, seleccin de proveedores,
administracin de contratos, y cierre de contratos.11
11
Figura 4: reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto
Fuente: (PMBOK, 2013)
1.5.2 Definicin de la Metodologa PRINCE2

La metodologa PRINCE2 es una metodologa basada en procesos para la gestin eficaz de
los proyectos. Utilizado ampliamente por el Gobierno del Reino Unido, PRINCE2 es
tambin reconocida y utilizada en el sector privado, tanto en el Reino Unido como
internacionalmente. El mtodo PRINCE2 es de dominio pblico, y ofrece orientaciones
sobre mejores prcticas no propietarias sobre la gestin de proyectos.
PRINCE2 tiene como caractersticas principales:
La estructura de organizacin definida para el equipo de gestin de proyectos.
Producto basado en la planificacin.
nfasis en la divisin del proyecto en fases manejables y controlables.
Flexibilidad que se puede aplicar a un nivel apropiado para el proyecto.12
La metodologa PRINCE2 se desglosa en una estructura de tres partes.
Ocho procesos - el "cundo" de la gestin del proyecto PRINCE o su receta.
Ocho componentes - el "qu" de la gestin o proyecto PRINCE, sus ingredientes.
Tcnicas - un nmero pequeo que vinculan a los procesos.
Los Procesos PRINCE
Los ocho procesos de PRINCE2 ayudan a los administradores de proyectos para trabajar a
travs de la vida de un proyecto y explicar qu informacin debe ser recogida. Cada
proceso se divide entre tres y nueve sub-procesos. PRINCE2 es adaptable a cualquier
proyecto, y no es estrictamente necesario que todos los procesos sean seguidos.
Los OCHO grupos de procesos de PRINCE2 son:
Dirigir Proyecto (DP)
12
Cfr. PRINCE2 2010:3
Emprender un Proyecto (EP)

Iniciar Proyecto (IP)
Controlar una fase (CF)
Administrar lneas de fase (AL)
Manejo de entrega de productos (MP)
Cerrar un proyecto (CP)
Planificacin (PL)
1. Emprender un Proyecto (EP)
Aqu es donde se recoge la informacin bsica para tomar decisiones racionales acerca de
la puesta en marcha del proyecto. El perfil de caso empresarial se describe aqu y luego se
renueva continuamente hasta el cierre del proyecto. Hay seis subprocesos de este proceso y
su objetivo es responder a la pregunta bsica: Tenemos un proyecto viable y que vale la
pena?
2. Iniciar un Proyecto (IP)
Aqu se ponen las bases para la realizacin de un proyecto exitoso. Son seis sub procesos
que conducen a la creacin de la iniciacin del proyecto en un documento. Este documento
recoge la informacin clave necesaria para iniciar el proyecto y transmitir informacin
relevante a las personas involucradas.
3. Control de una fase (CF)
Las etapas del proyecto son divisiones con un punto de decisin en su extremo. Son nueve
sub-procesos de control de vigilancia y control de actividades del jefe de proyecto. Este
proceso es repetible y se enlaza directamente con el nmero de etapas del proyecto. 13
13
Cfr. Farrar 2007: 4
4. Manejo de entrega de productos (MP)

El objetivo de la gestin de la entrega del producto y sus tres sub-procesos es asegurar que
el proyecto genere y ofrezca productos previstos. Este proceso es repetible y vinculado
directamente con el nmero de etapas en el proyecto.
5. Administrar lneas de fase (AL)
Esta fase proporciona la junta del proyecto con la decisin de los puntos claves sobre la
conveniencia de continuar con el proyecto o no. Este proceso es repetible y vinculado
directamente con el nmero de etapas en el proyecto. 14
6. Planificacin (PL)
La planificacin es un proceso repetitivo que consiste en siete sub-procesos. Se centra en
los pasos de planificacin necesarios para completar un proyecto. Estos van desde el
diseo, el anlisis de productos, identificacin de actividades y dependencias, estimacin y
programacin, a travs de un anlisis de los posibles riesgos que pueden interrumpir el plan
completo.
7. Dirigir Proyecto (DP)

La direccin de un proyecto y sus cinco subprocesos incluyen y autorizan un proyecto para
iniciar, aprobar cada etapa del proyecto, dar direccin ad-hoc cuando sea necesario y se
realicen la confirmacin del cierre del proyecto.
8. Cerrar un proyecto (CP)
El propsito de cerrar un proyecto es asegurarse de que el proyecto haya cumplido con el
trabajo. Las tres sub-procesos aseguran que el proyecto est fuera de servicio con un
informe del proyecto final.15
14
15
Cfr. Farrar 2007: 5

Cfr. Farrar 2007: 6
Figura 5: Gestin de proyectos exitosos con PRINCE2
Fuente: (PRINCE2, 2010)
PRINCE2 utiliza una tcnica conocida como "la planificacin basada en producto", que
requiere de cuatro actividades:
Escribir el Proyecto Descripcin del producto
Crear la estructura de desglose del producto
Escribir las descripciones de los productos
Crear el diagrama de flujo del producto
Estas cuatro actividades se llevan a cabo dentro de la "Definicin y anlisis de
los
productos. 16
Los Componentes PRINCE2
Gestionan y proporcionan orientacin sobre cundo y cmo abordar las cuestiones
resultantes.
Caso de negocio
El modelo de negocio describe las razones para el proyecto y la justificacin de la
realizacin del mismo. Se basa en los costos estimados del proyecto, los riesgos, los
beneficios de negocio esperados y ahorros del mismo. El modelo de negocio es revisado
formalmente en el inicio del proyecto, una al inicio del proyecto y, finalmente, al cierre del
proyecto. Tambin debe revisarse cuando se realizan grandes pedidos de cambio.
Organizacin
El componente de organizacin se basa en un entorno cliente / proveedor y se compone de
las funciones y responsabilidades que renen a los distintos intereses y habilidades de los
proyectos. Existen cuatro fases en la estructura de la organizacin del proyecto PRINCE2:
gestin empresarial; direccin del proyecto (la junta del proyecto); gestin del da a da del
proyecto (director del proyecto), y gestin de equipos.
Diez diferentes roles del equipo de gestin de proyectos se establecen en PRINCE2 que
explican cada una de las responsabilidades y tareas. Estos pueden ser adaptados y algunas
funciones se pueden combinar o dividir a las necesidades del proyecto.17
Planes
16
17
Cfr. PRINCE2 2013

Cfr. Hinde 2012: 3
Los planes son la columna vertebral del sistema de informacin de gestin necesaria para
cualquier proyecto. PRINCE2 se centra en cuatro tipos de plan, es decir, planes de
proyectos, planes de etapa, los planes de excepcin y los planes del equipo.
Controles
El componente de control se basa en la toma de decisiones y es fundamental para la gestin
de proyectos. Su propsito es asegurar que el proyecto produzca los productos requeridos,
que se ejecute para programar y cumpla con los planes de gastos, y permanezca viable en
contra de su modelo de negocio.
Dentro de PRINCE2 hay informes diseados para comunicar la informacin clave en los
lugares adecuados en el proyecto. Treinta y dos (32) informes se sugieren y se describen
en el manual. PRINCE2 tambin sub-divide el proyecto en etapas de gestin en lugar de las
etapas tcnicas.
Para la alta direccin, los controles se basan en el concepto de "gestin por excepcin".
Esto significa que una vez que el director del proyecto y la alta direccin acuerdan un plan,
el director del proyecto se queda solo para ejecutarlo a menos que el proyecto se desve del
plan acordado.18
Gestin del riesgo
La gestin del componente de riesgo define los momentos claves cuando los riesgos deben
ser revisados. Se describe un mtodo para el seguimiento de estos a travs de todos los
procesos. PRINCE2 se ocupa de la gestin del riesgo, y no simplemente se encarga de
evitarlo.
Calidad en un entorno de proyecto
Asegura que la calidad esperada por el cliente se documente y se logre con el plan de
calidad. En cada elemento de la ruta de la calidad, desde el establecimiento de las
18
Cfr. Hinde 2012: 4
expectativas del cliente a los mtodos de inspeccin, se explica con el proceso de

PRINCE2.
Gestin de la configuracin
En este componente se definen las instalaciones esenciales y la informacin necesaria para
un mtodo de gestin de la configuracin y la forma en que se relaciona con otros
componentes de la metodologa PRINCE2. Le da un control preciso sobre los productos del
proyecto, permitiendo la gestin de especificar las versiones del producto. La Gestin de la
configuracin tambin mantiene registros actualizados, control de cambios de ayudas y
ayuda en la auditora de los registros de productos.
Control de cambios
PRINCE2 reconoce que el cambio es muy probable en cualquier proyecto. El componente
de control de cambio se centra en la evaluacin del impacto de los posibles cambios, su
importancia, los costos y la posibilidad de incluir cambios en el proyecto.19
1.5.3 Comparacin de PMBOK y PRINCE2

Tanto PRINCE2 (PROJECTS IN CONTROLLED ENVIRONMENTS), como PMBOK,
son mtodos estructurados para la gerencia de proyectos eficaz para cualquier tipo de
Proyecto. Mientras en el Reino Unido se centraron en mejorar las probabilidades de xito
en el desarrollo de proyectos, en los Estados Unidos se ocuparon por definir y desarrollar
el cuerpo del conocimiento que un gerente de proyecto exitoso debe entender y ser capaz de
practicar.
Probablemente, esta disparidad de enfoque se debe a la diferencia de sus promotores. En el
Reino Unido fue una agencia del gobierno interesada en mejorar el desarrollo de proyectos
de IT, mientras que en los Estados Unidos los integrantes del PMI fueron los menos
interesados en crear una metodologa y los ms
19
Cfr. Hinde 2012: 5
interesados en proporcionarle a sus
miembros, reas de conocimiento bien definidas para ayudar a construir su conocimiento

sobre la gerencia de proyectos.
PRINCE2 est compuesto de 8 elementos, o "componentes". Son los siguientes: Caso de
Negocio, Organizacin, Planes, controles, Gestin de Riesgos, Calidad en un entorno de
Proyectos, Gestin de configuracin y control de cambios, los cuales se asignan ms o
menos en contra de las reas de Conocimiento del PMBOK como se puede apreciar en la
Tabla 1, el cual nos muestra una similitud entre las reas de Conocimiento (PMBOK) y los
componentes (PRINCE2):
Tabla 1: Comparacin de reas de Conocimiento del PMBOK y PRINCE2 Componentes
Fuente: How PRINCE2 Can Complement PMBOK and Your PMP 2004
La Gua de PMBOK cumple a la perfeccin con el propsito de ensear y proporcionar

todos los conocimientos necesarios para enfrentarnos a la gestin de proyectos, si bien a la
hora de aplicar la metodologa para gestionar un proyecto en concreto, pueden ser
complejas de aplicar.
1.6 Herramientas de la Gestin de Proyectos

Las herramientas indiscutiblemente ayudan al proceso de gestin de proyectos. A pesar de
las facilidades que ofrecen las herramientas, su utilizacin no garantiza que estos sean
exitosos. Un buen lder de proyecto debe tener los conocimientos suficientes de direccin
para enfrentar esta tarea y si por encima de esto es capaz de apoyarse en las herramientas,
pues mejor ser el resultado del trabajo.20
De los productos que existen en el mercado es indiscutiblemente Primavera la herramienta
que mejor da soporte a la direccin de proyectos. Primavera es un compuesto por varios
software que permiten controlar los proyectos desde distintas perspectivas, utilizando
diferentes tcnicas (por ejemplo, Earned Value-Valor ganado, Camino Crtico, Monte
Carlo) y representaciones grficas (por ejemplo, GANT, PERT), y de forma unificada.
Facilita el control de proyectos grandes; sin embargo, su elevado costo hace difcil su
adquisicin, siendo Microsoft Project una herramienta bastante til y asequible, el cual
es un producto de Microsoft que proporciona una plataforma para el desarrollo seguro y
una implementacin correcta de los proyectos. Adems, es una herramienta fcil de usar
que da soporte fundamentalmente a las reas de alcance, tiempo y costos. Brinda
flexibilidad y facilidad en la obtencin de informes. Fcil de adquirir por cuanto resulta
comercializada junto a otros productos de Microsoft; lo que la hace atractiva para los
usuarios
sobre
todo
para
suficientemente explotada,
es
la planificacin
la
que
resulta
y control del trabajo, y que no es

ms
fcil
de
utilizar
por
la
compatibilidad de su interfaz con las aplicaciones del desktop que usualmente utilizaron los
usuarios.
Puede encontrarse algn software libre que brinde un soporte adecuado a la construccin de
la WBS, pero que an resultan insuficientes para el seguimiento y control de los proyectos.
No obstante, debe seguirse su desarrollo pues constituyen una variante interesante frente a
los altos precios del software no gratuitos. En la Tabla 2 se puede apreciar los principales
Software y el alcance que proporcionan para realizar las actividades del proyecto. 21
20
21
Cfr. Chaviano y Hernndez 2010: 72
Cfr.
Chaviano y Hernndez 2010: 73
Tabla 2: reas a las que se brinda soporte las herramientas
Fuente: CHAVIANO, Y. y HERNNDEZ, A. 2010
1.7 Aplicacin de la Gestin de Proyectos en las Organizaciones

La gestin de proyectos es un campo relativamente reciente, y su importancia va en
aumento debido a las grandes acciones europeas e internacionales, que se realizan en el
marco de algunos proyectos. Los recursos utilizados a travs de estos proyectos
(especialmente los financieros), tienen una mayor importancia en el crecimiento econmico
(por ejemplo, los proyectos de los programas PHARE y SAPARD), as como su mbito de
aplicacin es cada vez mayor. Muchos de estos proyectos utilizan datos espaciales y
requiere el desarrollo de aplicaciones. En este trabajo se hace hincapi en que cualquier

proyecto implica una gestin adecuada de los proyectos.22
Como muchos profesionales de implementacin estn muy familiarizados con la Gestin
de Proyectos, incluso cuando no hay un plan de proyecto para disear una nueva
implementacin de tecnologa con xito, cuando se toma en cuenta el factor humano, se
producen cambios, se producen problemas, y el plan tendr que cambiar para adaptarse a
los problemas inesperados en el camino. Adems, de tener en cuenta que un buen plan de
proyecto debe identificar los riesgos para el xito del proyecto, incluyendo los riesgos no
tcnicos tales como la viabilidad de los proveedores, resistencia de los empleados, y los
posibles cambios en las variables organizacionales tales como presiones de la competencia
y la reduccin de los recursos.23
A continuacin se presentarn algunos casos de la Gestin de Proyectos que fueron
implementados en diferentes rubros de negocio:
Este estudio propone un enfoque de gestin de proyectos que combinaba una estrategia de
gestin de proyecto y el modelo de desarrollo del sistema de cascada para establecer un
proyecto GIS salud. El enfoque propuesto dio criterios y se dirigi a muchas de las
cuestiones importantes de un gerente de proyecto GIS de salud para facilitar la gestin,
seguimiento y control. Lo cual concluy que es importante identificar los objetivos del
proyecto, necesidades de los usuarios, los planes para reconocer y controlar los riesgos,
gestin de tiempo, y la asignacin de los recursos apropiados. Tambin era necesario
integrar el proyecto GIS de salud en las estrategias de la organizacin y obtener el apoyo de
la alta direccin.24
El objetivo principal de los diversos enfoques de gestin en la asistencia sanitaria es la
mejora de la poblacin, la salud resultante de la utilizacin de eficaz y rentable, y las
intervenciones de atencin de salud. Esto podra ser dividido en objetivos inmediatos (por
ejemplo, la mejora de seguridad, eficacia, pertinencia) y largo plazo resultados, como la
22
Cfr. Badea, A y Badea, Gh. 2009: 151

Cfr. Shufeldt 2006: 74
24
Cfr. Boondao 2012:25
23
esperanza de vida. Teniendo en cuenta todo lo anteriormente indicado: la creciente la

necesidad de mejorar la gestin en el sector sanitario y la rpida propagacin de la gestin
de proyectos, se puede afirmar que: la aplicacin del enfoque de gestin de proyectos puede
mejorar la eficiencia de los sistemas sanitarios.
Los proveedores de servicios de salud en su mayora tienen forma tradicional y no muy
eficiente de organizar sus operaciones. Basado en la investigacin terica y la hiptesis de
que la gestin de proyectos podra mejorar las operaciones de asistencia sanitaria, se llev a
cabo un proyecto piloto. El Proyecto de salud se puede dividir en tres grupos principales:
los proyectos de infraestructura, proyectos empresariales y proyectos mdicos. Los
proyectos de infraestructura estn relacionados con grandes esfuerzos, como la
construccin de un hospital, una nueva ala de un hospital, reparacin de techos, renovacin,
o algo similar. Los proyectos empresariales son proyectos como la introduccin de sistemas
de calidad, la aplicacin de un nuevo software, organizando algn evento especial, la
aplicacin de diversos cambios, etc. Es evidente que la gestin de proyectos como una
disciplina puede (y debe) ser fcilmente aplicado a este tipo de proyectos. Sin embargo, lo
que es ms difcil y en el enfoque de este trabajo es la aplicacin de gestin de proyectos en
proyectos mdicos. Proyectos mdicos son operaciones directamente relacionadas con la
ciruga es decir, la actividad mdica, diversos exmenes, de recuperacin, etc.
Por lo tanto, un proyecto piloto se llev a cabo con el fin de comprobar los efectos del
concepto de gestin de proyectos en proyectos mdicos. El proyecto se relaciona con la
ciruga de la hernia inguinal. Esta operacin presenta una intervencin estndar y no es
especialmente exigente, y as fue reconocido como una buena opcin para el proyecto
piloto. A partir de los enfoques estndar de gestin de proyectos, el objetivo fue el primero
en definir: para llevar a cabo la intervencin en el mejor inters de la salud del paciente en
el menor tiempo posible, con el mnimo uso de recursos hospitalarios. El equipo del
proyecto se ha creado, que consista en:
1. Especialista en ciruga general,
2. Especialista en bioqumica mdica,

3. Especialista en medicina interna,
4. Anestesilogo especialista,
5. Enfermera,
6. Tcnico de rayos X,
7. Instrumental tcnico y
8. Tcnico de laboratorio.
El director del proyecto y el equipo del proyecto en conjunto hicieron una lista de
actividades que se realizarn con el fin de lograr el objetivo del proyecto. Las duraciones
estimadas fueron asignadas a las actividades y las interdependencias se determinaron sobre
la base de datos y normas empricas. Los recursos se asignan a cada una de las actividades
y acciones. Entonces, las responsabilidades especficas de los miembros del equipo para
cada actividad se determinaron y se llev a cabo la asignacin de los equipos que se
utilizarn para determinadas actividades y materiales de evaluacin y los medicamentos. En
base a todo ello, el plan de proyecto fue desarrollado a travs del Software Microsoft
Project 2010.25
Adems del plan de proyecto dado, se ha desarroll una serie de documentos de
planificacin que se utilizan para tomar mejores decisiones de manejo. Adems de que, en
etapas de planificacin y ejecucin, un gran nmero de informes podran ser definidos de
tal forma que muestre la informacin ms importante sobre el estado de las partes del
proyecto o proyectos en su conjunto. Especial atencin tuvo que prestarse a cruzar los
aspectos culturales de los grupos de inters del proyecto con el fin de optimizar la
eficiencia de los proyectos. Sobre la base de un plan detallado, la intervencin se llev a
cabo y se determinaron varias ventajas de enfoque orientado a proyectos:
25
Cfr. Obradovic 2012: 2105-2108
El tiempo y los recursos se utilizan de manera ms eficiente que se tradujo en menores

costos.
Mejora de la comunicacin entre el personal involucrado en el proyecto.
Se crea la base para una mejor asignacin de los recursos (humanos y materiales).
La base de la mejora de las futuras operaciones de este tipo.
Desde el punto de vista mencionado, los beneficios se pueden considerar que son las
mejoras en tanto al tiempo, dinero, recursos; como, comunicacin, aprendizaje. Es muy
importante hacer hincapi en mejorar las habilidades de aprendizaje como la comunicacin
ya que estos fueron reconocidos como inconvenientes de cosas mdicas. Si bien durante la
preparacin y ejecucin del proyecto haba algunos problemas, sobre todo relacionados con
la resistencia al cambio debido a la falta de conocimiento del proyecto, la tradicin y la
falta de preparacin para este cambio, se puede decir abiertamente que el proyecto piloto se
ha realizado correctamente y justifica plenamente las expectativas.26
Asimismo, bibliotecas de la Universidad de Arizona (UA) han implementado la gestin de

proyectos, algunos los resultados positivos han surgido. Mediante el proceso de gestin de
proyectos ha permitido a la organizacin seguir el progreso de los proyectos estratgicos y
crticos. Adems, hay mtodos estructurados en el lugar para obtener aportaciones de los
interesados. Sin embargo, como con cualquier nuevo proceso, hay reas de mejora. Es
importante que las expectativas para el equipo de proyecto sean articuladas en la iniciacin
de un proyecto. Adems, como se ha sealado otras organizaciones que utilizan un proceso
de gestin de proyectos, la comunicacin puede ser un reto, pero es fundamental para el
xito de un proyecto. Las Bibliotecas de la UA estn comprometidas a utilizar este proceso
de gestin de proyectos para planificar y completar proyectos de una manera ms oportuna
26
Cfr. Obradovic 2012: 2108-2112
y eficaz, y para convertirse en una organizacin ms gil al servicio de los usuarios de la

biblioteca.27
Otro ejemplo de la implementacin de la Gestin de Proyectos veinte aos despus de la
introduccin en China de las prcticas de gestin de proyectos originados occidentales,
ahora es obligatoria y una prctica muy comn para todas las organizaciones de las
constructoras chinas adoptar prcticas de gestin de proyectos. Con el fin de presentar una
comprensin ms completa y sofisticada de proyecto actual las prcticas de gestin en la
industria de la construccin de China y el valor de la organizacin resultante y sus
beneficios, se estudiaron seis organizaciones de la construccin chinas. Todas las
entrevistas y las encuestas expresaron una buena apreciacin del papel de los proyectos y la
gestin de proyectos, y se observ tambin la satisfaccin con las prcticas actuales de
gestin de proyectos de su organizacin, cinco aspectos de los principales desafos que
enfrentan las organizaciones. Mientras tanto, las variaciones en prcticas de gestin de
proyectos, el valor y los beneficios entre las seis organizaciones estudiadas resultante
fueron reveladas. Los resultados de esta investigacin confirman el papel central de los
proyectos y la gestin de proyectos para la construccin de desarrollo de la organizacin
china y el xito, y tienen implicaciones importantes tanto en las prcticas de gestin y las
investigaciones futuras.28
Sin embargo, existen casos en donde una incorrecta gestin de proyecto puede ser un
fracaso, para ello se podra considerar un ejemplo de un proyecto que supera en gran
medida su presupuesto proyectado es la construccin de las diferentes instalaciones de los
Juegos Olmpicos de 1976 en Montreal. Estos incluyen el Estadio Olmpico, un veldromo
para los eventos de la bicicleta, y la villa olmpica para albergar a los atletas. Este estudio
de caso examina las circunstancias de los aumentos de los costos y de las decisiones de
diseo y dems circunstancias que dieron lugar a ellas. Las dificultades fueron provocadas
por un programa realista para completar las instalaciones antes de la fecha de salida fija de
los Juegos, junto con una actitud inusualmente arrogante hacia los costos del proyecto,
27
28
Cfr. Feeney, M y Sult, L 2011: 758-761

Cfr. Chen y otros (2009): 1023-1025
exacerbadas por tensiones polticas. Aunque la estimacin del costo original de las
instalaciones fue de $ 120 millones, el costo final fue de $ 1,5 mil millones, con una
inversin de $ 830.000.000 para el estadio principal. Parte de la justificacin de los gastos
de las instalaciones era la esperanza de que las instalaciones podran ser tiles para el futuro
deportivo, eventos del registro de este se mezcla en el mejor. Las lecciones aprendidas
pueden aplicarse a otros proyectos a controlar mejor los costos.29
Una vez revisado todo el marco terico se debe proceder a un anlisis de la problemtica
actual. Esta se presentar a continuacin y poseer una breve introduccin de la situacin
actual del rubro a nivel nacional y mundial, una introduccin a las operaciones de la
empresa y a las del rea de anlisis. As mismo, se mostrar las evidencias de la
problemtica y los costos que han implicado hasta el momento.
1.8 Diagrama de Ishikawa

Kaoru Ishikawa us el esqueleto de un pez como un modelo de organizacin para
diagramar visualmente las causas guiando hacia un efecto en particular. Por esto tambin es
conocido como diagrama causa-efecto. Mientras que una causa contribuye a un efecto o
resultado, en el diagrama de Ishikawa se trabaja al revs para construir el diagrama de
esqueleto de pescado. Se parte del efecto o resultado hacia la causa. Su principal
caracterstica es su fcil uso y comprensin. En la Figura 6 se puede apreciar el diagrama
de Ishikawa.
La lnea en el centro es la del problema principal, las dems son los distintos factores que
influyen o causan este problema como medio ambiente, materiales, mano de obra, mtodos,
mquinas y mediciones.
29
Cfr.Patel y otros 2013: 362-369
Figura 6: Diagrama Ishikawa
Fuente: Chang Nieto, Enrique 2008
CAPTULO 2 : ANLISIS Y DIAGNSTICO

ACTUAL EN LA EMPRESA
En el presente captulo se realizar un anlisis detallado de la empresa, para ello es

importante definir ciertos parmetros que definen el rubro al que pertenece la empresa, las
caractersticas del rea y los procesos que se realizan en la misma. Todo esto nos permitir
situarnos en el contexto actual de la problemtica y tener una visin ms amplia de la
magnitud del problema, el cual nos conlleva a realizar el modelo de la gestin de proyectos.
Por ltimo, se presentar los sntomas encontrados en la empresa y las causas races
encontradas.
2.1 Situacin Nacional

Las reglas de juego para las cadenas de boticas en nuestro pas han cambiado, luego del
proceso de consolidacin del Retail Farmacutico iniciado hace algunos aos. La
competencia ser aun ms intensa de cara al consumidor, lo que obliga a las cadenas a tener
una propuesta de valor diferencial que logre fidelizar a sus clientes.
Esta consolidacin comenz en enero del 2011 cuando Intercorp (encabezado por Carlos
Rodrguez-Pastor) se converta en lder absoluto de este mercado tras la adquisicin de
Inkafarma, Qumica Suiza (Quicorp), hizo lo propio un mes despus con Boticas Torres de
Limatambo-BTL, cadena que se sum a Mifarma.
Este ltimo conglomerado volvi a dar de qu hablar este 2012, tras adquirir Fasa Per,
antes en manos de la mexicana Casa Saba, repotenciando as su negocio y superando en
nmero de locales a Inkafarma, ms no en facturacin.
Ambas cadenas junto a Boticas Arcngel (del grupo Inca) dominan hoy el sector, superando
los US$ 81.5 millones de ventas al ao de un mercado aproximado de US$ 120 millones,
situacin que se asemeja cada vez ms a la de nuestro vecino Chile, donde solo tres
empresas concentran el 80% del mercado, compara Ernesto Arambur, Gerente General de
la consultora Araval.
Se podra decir que la competencia aumentar aun ms y el precio se convertir en un
commodity, ya que no existe una ventaja aparente en tener una economa de escala,
entonces ahora hay que tratar de diferenciarse. Algunos estn buscando esta diferenciacin
a travs de menores precios, promociones o de darle un valor agregado al consumidor,
aunque sin dejar de tener precios competitivos y promociones.
2.2 Empresa analizada

La Unidad de Negocios Retail de la empresa es la ms grande red de atencin sanitaria
bsica del pas, con pilares netamente peruanos, que busca seguir creciendo para llevar el
servicio ms completo y accesible a ms lugares del pas.
Est conformada por una Cadena de Boticas de 370 boticas y Centros Mdicos a nivel
nacional y la misin es brindar acceso universal de productos y servicios farmacuticos y
mdicos de calidad, que permitan alcanzar salud y bienestar a la Comunidad.
Su filosofa de trabajo gira en torno a los usuarios, a los cuales se les brinda un servicio
con alto profesionalismo por parte del personal, garanta de la calidad en los productos y
servicios, Calidez de trato y compromiso con las necesidades de los pacientes.
Misin
Contribuir con la salud, bienestar y seguridad de las personas y organizaciones a nivel
nacional diseando, elaborando, y comercializando productos y servicios innovadores y de
calidad, logrando cumplir nuestro compromiso con la sociedad, brindar seguridad y
desarrollo a nuestros colaboradores, as como rentabilidad a los inversionistas.
Visin
Ser una organizacin lder y exitosa que democratiza la salud, contribuye a mejorar la
calidad de vida y el bienestar de toda la comunidad.
Valores
Trabajo en equipo: La cooperacin dentro de las reas y unidades de negocio es
fundamental porque estn comprometidos y alineados con el logro de los objetivos
corporativos, esto nos lleva a priorizar siempre los intereses de la empresa por sobre los
intereses de cualquier rea o persona.
Profesionalismo: Se busca siempre la excelencia mediante el autodesarrollo permanente de
las competencias personales y profesionales, cumplen y exceden los estndares de calidad y
de esta forma muestran compromiso con la empresa, los clientes y sus resultados.
Innovador y proactivo: Se preocupan siempre por hacer las cosas de manera diferente,
buscando la mejora continua de los productos, procesos y servicio y no se conforman con
proponer ideas sino que las llevan a la prctica mostrando el espritu innovador, proactivo y
emprendedor.
Vocacin de servicio: Se esfuerzan por conocer y comprender las necesidades de los
clientes, para de esta manera poder entregar siempre valor agregado a los productos y
servicios, excediendo sus demandas y expectativas.
ntegro y responsable: Se cumple lo que se promete
y se acta de acuerdo a los
principios, normas y polticas de la empresa.

Productos y/o servicios:
1. Atencin de Qumicos Farmacuticos.
2. Medicin de Presin Arterial.
3. Entrega a domicilio 24 Horas
4. Comprar y recibir tu pedido al instante y sin recargo en cualquier ciudad del
Per.
5. Atencin gratuita en sus Centros de Salud en Piura, Chiclayo, Lima y Arequipa.

6. Convenios con Instituciones Pblicas y Privadas.
2.3 Entorno empresarial

2.3.1. Tendencias:
Las alianzas entre las transnacionales y pases productores de medicamentos.
Especializacin de las producciones.
Nuevas formas farmacuticas que alarguen la vida del producto.
Diferenciacin del producto.
Interdisciplinariedad para obtener frmacos y biolgicos de mayor calidad.
Que el conocimiento se convierta en valor agregado
Legislacin de la propiedad industrial.
Relacin entre la informtica y el genoma humano.
2.3.2. Retos:
El alto costo del cuidado de la salud
El largo tiempo requerido para producir un nuevo medicamento
Las dificultades con el suministro de los servicios.
La desigualdad de los planes de beneficio con los medicamentos
Las nuevas tecnologas complejas
La tercera edad que conduce a enfermedades crnicas y degenerativas.
La baja disponibilidad de mdicos y otro personal de salud
2.3.3. Caractersticas:
El desarrollo intensivo de conocimientos
Grandes inversiones de investigaciones y desarrollo necesarios para el mercado.
Crear un mercado interno con perspectivas de despegue internacional.
Ciclos cortos de tiempo para desarrollar los productos.
Capacidad ingenieril muy elevada para aplicar las nuevas tecnologas.
Eficiencia de los servicios que complementan la produccin.
Terapias medicinales cortas y efectivas para la poblacin.
Reduccin de los costos de los nuevos medicamentos.
2.3.4. Principales competidores:

Eckerd Peru S.A. - Inkafarma
Farmacias Peruanas S.A. - Boticas Fasa
Botica Torres De Limatambo S.A.C.
Boticas Y Salud S.A.C.
Perfumeras Unidas S.A.
Natura Cosmticos S.A.
Farmacias Hollywood S.A.C.
Boticas Felicidad
Botica 24 Horas De San Borja Sociedad Annima.
2.4. Recursos y Capacidades

Se define a los recursos y capacidades como factores que la empresa posee o controla y que
le permitan formular o poner en marcha una estrategia competitiva:
Tangibles:
Terrenos
Maquinas y equipos
Vehculos
Muebles y tiles
Muebles arrendados
Equipamiento Computacional
Construcciones y obras de infraestructura
Financieros: la poltica de financiamiento que la empresa tiene es un nivel de
endeudamiento bajo, para su financiamiento usa recursos propios, proveniente de los
proveedores.
Intangibles: Los Recursos Intangibles permanecen invisibles a la informacin contable,
principalmente a la dificultad para su valoracin, de difcil venta en el mercado y
susceptibles de mltiples usos. En general, podemos sealar que las capacidades estn
ligadas al capital humano, se apoyan sobre todo en los activos intangibles, especialmente en
el conocimiento tecnolgico y organizativo de la empresa, gobiernan la transformacin de
los factores en productos y servicios, crean valor aadido y determinan la eficiencia y el
grado de renovacin de la empresa.
No Humanos: Tecnolgicos
PDS (punto de venta): Sistema que entrega informacin sobre productos complementarios.
Aceptacin de mltiples formas de pago.
Efecta promociones y descuentos en lnea.
Recaudador de donaciones a entidades benficas.
Nuevo centro de Distribucin.
Humanos: Para la empresa la Inter-relacin profesional/consumidor es fundamental, es por
ello y segn la poltica que esta es una de las ms importantes y diferenciadores que posee,
ya que esta capacidad es valorizada por los clientes y difcil de imitar por los competidores:
Habilidades, Conocimiento y Motivacin.
2.5 Problema detectado

Retraso en Apertura de Establecimientos
La Empresa tiene la visin de ser una organizacin lder y exitosa que democratiza la
salud, por lo que estos ltimos aos ha tenido un constante crecimiento a nivel Nacional
para poder seguir siendo competitiva. El objetivo estratgico de la empresa es abrir 7
boticas por mes a nivel nacional, de esta manera asegura el incremento de las ventas, tener
un dominio sobre el mercado a nivel nacional, tener un mayor contacto con el cliente y
saber el comportamiento de la venta de los productos que fabrica. Este crecimiento ha
generado uno de los principales problemas de la empresa que es el retraso en las aperturas
de nuevos establecimientos, en promedio son cuatro boticas por mes que en el ao 2012
signific un total de 39 establecimientos farmacuticos sin abrir, el cual se presenta en la
Figura 7.
Figura 7: Establecimientos farmacuticos con retraso de apertura - 2012

45
39
40
36
37
35
BOTICAS
30
25
22
20
15
15
10
10
5
0
3
6
7
Meses
10
11
12
# Locales (Boticas)
Fuente: Proporcionado por la empresa
De la Figura 7 se puede apreciar que el objetivo estratgico inici en enero del ao 2012
con tres (3) retrasos y que para el mes de Junio el retraso de aperturas de boticas se acentu
siguiendo una tendencia creciente hasta el mes de Diciembre del ao 2012, el cual la
empresa contaba con un retraso de apertura de 39 establecimientos farmacuticos. Estos
retrasos representa gastos extras que equivalen a S/. 1 812 720.00 anuales que asumidos
por la empresa como se muestra en la Figura 8.
Figura 8: Gastos mensuales por concepto de retraso en apertura - 2012
En la figura anterior se puede apreciar el impacto econmico que representan los retrasos
de aperturas a la empresa. El monto total de estos gastos equivalen al 12% de las ganancias
totales anuales, lo cual se considera un gasto significativo que debe de minimizarse o
eliminarse. Estos gastos se dividen en tres (3) conceptos, los cuales son calculados una vez
se culmine el plazo de apertura de la botica, es decir, son gastos no presupuestados:
Figura 9: Gastos por concepto
De la Figura 9 se puede apreciar que los gastos Pre Operativos representan el mayor
porcentaje (61 %). Los gastos pre operativos corresponden a las erogaciones en que se debe
incurrir en la etapa previa al inicio de las operaciones propias de la botica. Los gastos pre
operativos son los pagos de Alquiler, pago servicios y pago al personal administrativo por
los servicios contratados, es decir todo lo que incurre habilitar y alquilar un local comercial
y que no es utilizado para dicha finalidad. Es por ello, que es necesario realizar un modelo
de Gestin de Proyectos para poder cumplir con los plazos y cronogramas de apertura
establecidos para poder reducir los gastos pre operativo.
Una de las consecuencias del retraso de apertura del local farmacutico son las prdidas de
las ventas diarias que se tienen presupuestadas, y que los clientes sigan consolidando su
lealtad a la competencia, puesto que se dejara de atender sus necesidades lo cual
significara complicado introducirnos en este mercado tan competitivo. Retornando a la

perdida de las ventas, se obtiene, a travs de los registros mensuales, que en promedio se
vende diariamente S/. 9374.11 /botica como se puede apreciar en la Tabla 3, el cual
muestra las ventas diarias de 29 boticas a nivel nacional, estratgicamente seleccionadas
para obtener dicho resultado, estas ventas varan por la zona en que se encuentran y los das
que se emiten, para realizar esta tabla se consider las ventas diarias del da viernes 31 de
mayo del 2012 debido a que los das viernes representan un mayor ingreso para la empresa.
Tabla 3: Venta botica 31 de Mayo del 2012
Venta
1,003.45
5,953.81
7,063.64
1,439.25
1,154.51
6,540.35
4,369.93
6,046.24
4,104.13
8,010.56
4,491.12
990.68
12,124.61
51,869.95
3,054.29
25,515.35
12,154.37
4,240.29
1,439.12
5,124.90
59664.64
4620.61
6247.76
7713.01
2619.4
1454.24
6603
18567.1
31300.81
Por
Cobrar
Credito
214.62
1,110.92
1,028.54
327.64
82.73
876.02
601.79
729.69
901.98
337.82
402.71
61.53
700.24
417.85
369.29
509.15
531.94
258.67
94.00
532.03
486.65
544.49
421.85
768.37
260.48
67.82
361.04
422.41
645.75
Promedio
Efectivo
Soles
627.30
3,933.03
5,292.15
891.55
1,001.70
5,262.00
3,605.45
4,477.05
3,020.60
7,018.80
3,585.80
517.00
11,114.70
50,995.55
2,435.10
23,751.60
11,389.50
3,522.05
733.05
4,317.25
55938.55
3577.65
5092.1
6628.3
2140.35
1038
5118.6
17688.7
27147.2
9,374.51
Para realizar una apertura de un nuevo local farmacutico se trabaja con diferentes reas de
la empresa que forman parte del proceso de apertura, las cuales suman quince (15) como se
puede apreciar en la Tabla 4. Si bien cada establecimiento a aperturar es diferente a otro en
cuanto a magnitudes fsicas y distribuciones fsicas, cada rea cuenta con un plazo y
procedimiento para realizar cada actividad.
Tabla 4: reas del Proceso de Apertura
En la actualidad la empresa cuenta con procedimientos establecidos para cada actividad de

las respectivas reas mencionadas en la Tabla 4, sin embargo, las reas no cumplen con los
plazos establecidos, lo que implica un retraso en la apertura de cada establecimiento
farmacutico. Estos establecimientos pueden llegar a demorar en ser aperturados semanas o
incluso meses. A continuacin, se presentar las actividades del proceso de apertura con las
respectivas reas responsables, algunas reas han sido unificadas para obtener una mejor
comprensin de las actividades, posterior a ello se puede apreciar el Diagrama de Flujo del
procedimiento para la Firma de Contrato de un nuevo centro de Apertura y el Diagrama de

Flujo del procedimiento de Apertura, Figura 10 y Figura 11, respectivamente.
Tabla 5: Actividades Apertura de Boticas
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Presentacin de Local a Gerencia
Jefe Regional
Fecha de Aprobacin de Subgerencia
SubGerencia de Ventas
Corrida Financiera
Presupuestos
Designacin de Presupuesto para trabajos Nueva Botica
Aperturas
Aprobacin comercial para Subarriendo
Gerencia General
Elaboracin de Protocolo
Legal
Revisin de Documentacin de local a Arrendar
Legal
Elaboracin de Contrato
Legal
Firma de Contrato
Legal
Entrega de llaves para trabajos de Adecuacin
Legal
Entrega de Contrato Legalizado para registro ante SUNAT
Legal
Recepcin de contrato para Alta Sunat
Contabilidad
Envi de Nueva Ficha Ruc
Contabilidad
Creacin de Centro de Costo
Datos Maestros
Entrega de Proyecto a Constructora para elaboracion de presupuesto
Aperturas
Presentacion de Gastos de Inversion a Gcia Retail y Gcia de Ventas
Aperturas
Presentacin y Aprobacin de Plano de Distribucin A Gcia. Retail y Ventas
Aperturas
Comunicacin de Inicio de Obras a todas las areas
Aperturas
Obras Preliminares de Albailera
Constructora
Trabajos Metal Mecnica
Constructora
Trabajos de Sistema Elctrico y Cielo Raso
Constructora
Trabajos de Pintura
Constructora
Trabajos de Carpintera - Melamine
Constructora
Trabajos de Pintura y Colocacin de Letreros
Constructora
Supervisin y f irma de Acta de conf ormidad de Obra
Constructora
Comunicacin a todas las areas sobre Nueva apertura
Aperturas
Envio de solpes para solicitud de compra de suministros
Aperturas
Recepcion de solpes para compra de suministros
Administracion
Envio de suministros a sucursales para trabajos de implementacin
Administracion
Conf irmacion de recepcion de materiales por parte de los jef es zonales para aperturas
Administracion
Instalacin de sistema de Alarma
Administracion
Solicitud de Servicios de Telef onia y Servicios de datos
Informatica y Tecnologia
Conf irmacin por parte del prveedor indicando f acilidades Tcnicas en la zona
Compra de equipos de computo
Recepcion de equipos de computo
Instalacin de Lnea Telef nica
Trabajos de cableado de red
Instalacin de Lnea Telef nica
Envio de equipos de computo a sucursal para nueva apertura
Instalacin de Equipos de Computo
Envio de Archivo para inventario de Mercaderia
Comunicacin de Personal Contratado
Recursos Humanos
Envio de Layout para asignacion de maximos y minimos
Marketing
Designacin de Mximos y Mnimos
Category
Generacin de Pedido
Planeamiento y Distribucion
Programacin para envi de Mercadera
Entrega de Mercadera a Botica
Ingreso de Expediente Disa
Asuntos Regulatorios
Auto inspeccin del Local
Programacin de Inspeccin Of icial Disa
Entrega de Autorizacin Sanitaria
Recepcin de Autorizacin Sanitaria de Funcionamiento Disa
Aperturas
Ingreso de Solicitud de Licencia de Funcionamiento
Aperturas
Recojo de Licencia de Funcionamiento para Apertura
Aperturas
Recepcin de Mercadera
Aperturas
Llenado del local
Aperturas
Inventario de Mercaderia recepcionada
Aperturas
Inicio de Operaciones
Figura 10: Procedimiento de Firma de Contrato de un nuevo centro de Apertura
Jefe Regional
Gerencia
Presupuesto
Finanzas
rea Legal
Administracin
Contabilidad
Jefe Zonal
Aperturas
Inicio
ACTIVIDADES
1. Identificar la necesidad de Abrir un

establecimiento en determinada locacin,
analizando los beneficios y el mercado, para
luego Presentar propuesta.
2. Realiza la corrida financiera para enviar toda

la informacin a Gerencia.
3. Remitir a LEGAL, toda la documentacin

relacionada al inmueble. (02 DIAS)
Decisin:
Se Aprueba la nueva propuesta
establecimiento comercial? (03 DIAS)
Se
autoriza?
No
de
4. Indicar al rea Legal la conformidad por parte

del
arrendatario
de
los
trminos
del
contrato.(0.5 DIAS)
Si
Se eleva a
registros
pblicos?
No
Decisin:
Procede a levantar el contrato a registros
pblicos?
Si
a
5. Elaborar el protocolo comercial por el nuevo

establecimiento comercial, comunicando a todas
las reas involucradas.(0.5 DIA)
5
No
Si
Decisin:
Se aprueba el protocolo comercial?
Se aprueba
protocolo
6. Comunicar a finanzas monto a pagar por

concepto de adelanto y garantas.(0.5 DIAS)
7. Realizar las consultas ante Sunat y

provisionar monto a pagar por concepto de
renta de nuevo inmueble. (1.5 DIAS)
8. Realizar la creacin de ficha del local en el

sistema y datos maestros procede a la creacin
del centro de costos. (0.5 DIAS)
9. Crear el asiento contable y solicitar al rea de
finanzas la emisin de cheques.(0.5 DIAS)
10. Gestionar la emisin y firma de cheques

confirmando al rea de Legal. la fecha y horario
de recojo de los mismos.(02 DIAS).
10
11. Recepcionar los cheques de adelanto de

alquiler y proceder a la entrega de los mismos al
jefe regional y remite el contrato de arrendamiento
firmado por el nuevo arrendatario a la Gcia de
Retail y Gcia Contabilidad para firma. (24 hrs)
11
12. Entregar los cheques de adelanto al

propietario y procede al recojo de las llaves del
local.(01 DIA)
12
13. Remitir a administracin el acta de recepcin

del inmueble a fin de que se registre la fecha que
rige el adelanto entregado. (0.5 DIA)
13
14. Comunicar al rea de Aperturas la recepcin

de las llaves del nuevo inmueble.(0.5 DIA)
14
15
16. Proceder a la firma del contrato de

arrendamiento y remitir ste al rea legal. (03 DIA)
16
17
17. Tramitar legalizacin de firmas del contrato y

procede al registro del mismo ante registros
pblicos. (01 DIA)
18
18. Entregar contrato legalizado al rea de

aperturas para que Solicite a contabilidad, el alta
ante SUNAT.
19
19
15. Recepcionar las llaves del nuevo inmueble

arrendado. (0.5 DIAS)
Fin
19. Solicita a Contabilidad el alta de SUNAT.
19. Devolver contratos al rea legal comunicando

el registro del nuevo inmueble ante SUNAT.
20
20. Entregar al jefe regional uno de los ejemplares

del contrato debidamente firmado para entrega de
este al propietario.
21
21. Proceder al
correspondiente.
archivo
de
las
copias
Figura 11: Procedimiento

de Apertura de boticas
PROCESO OPERATIVO ESTNDAR
Procedimiento para la apertura de una botica
rea de Aperturas
Informatica
Gerencia
rea Legal
Datos
Maestros
Constructora
Administracion
Recursos
Humanos
Asuntos
Regulatorios
Centro de
Apertura (Nuevo
Local)
Inicio
ACTIVIDADES
1. Identificar la necesidad de abrir un

No
Decisin:
Se Aprueba la nueva propuesta de
establecimiento?
2. Elaborar el protocolo comercial y el
contrato de arrendamiento por un nuevo
establecimiento comercial.
Aprueban
propuesta?
Si
2
3. Registrar el local y realizar la creacin del

centro de costo correspondiente
4. Remitir el contrato de arrendamiento para

la firma de la Gcia. De Retail y Gerencia
contable. Coordinar con el rea de Finanzas
la emisin de cheques.
5. Recepcionar llaves y acta de recepcin del

inmueble.
6. Designar a la constructora a cargo de los

trabajos de implementacin de un nuevo
7. Enviar al Jefe de Aperturas el informe de

levantamiento, propuesta de distribucin y
Presupuesto.
Decisin:
Aprobacin de propuesta por parte de la
constructora?
Aprueba
propuesta?
No
Si
8. Comunicar a las reas de soporte el inicio

de obras de ejecucin y el cronograma de
trabajo de implementacin para un nuevo
9.Solicitar servicios, suministros y trmites de

autorizacin sanitaria, adems comunicar el
nmero de das tiles en desarrollar el trabajo
.
10. Supervisar los trabajos de
implementacin a fin de que se desarrollen
en los das pactados
10
11. Ejecutar el procedimiento Tratamiento de

solicitud de Suministros de Apertura.
11
12. Solicitar Personal tecnico para nuevas

aperturas
12
13. Solicitar autorizacin sanitaria.
13
14. Tramitar ante las municipalidades de los

diferentes permisos para el funcionamiento
del nuevo establecimiento comercial.
14
15.Coordinar con el jefe zonal y personal

designado para recepcin de Mercadera y
llenado del local
15
16
16.Implementacinde los equipos de computo

17. Comunicar a la Gerencia de Ventas la
obtencin de permisos municipales para el
inicio de Operaciones del establecimiento
comercial.
17
18
Fin
18. Inicio de operaciones
El procedimiento de la Figura 10 se debe realizar previamente al Procedimiento de

Apertura de Boticas. Estos se desarrollarn y se les asignar los recursos necesarios (HorasHombre, Costos, Etc.) en el Captulo 3, la Propuesta de Modelo de Gestin de Proyectos.
2.6 Bsqueda de las Causas - Raz

Para realizar la bsqueda de las causas races se utiliz una metodologa que permitiera
visualizar el problema desde diversos puntos de vista. De esta manera, se asegura que el
anlisis abarque todas las caractersticas particulares que pueda tener el origen del
problema. Debido a lo mencionado, se decidi utilizar un anlisis de Causa - Raz. En el
Figura 12 se muestra el resultado del mismo, con la ayuda del personal encargado de cada
rea el cual proporcion las causas del problema ya antes mencionadas. Cabe mencionar
que se determin, junto con el Encargado de Aperturas, en darle una importancia similar a
cada una de las ramas. A continuacin se describirn cada una de las causas races
brevemente.
Incumplimiento de las actividades programadas: El personal a cargo de cada actividad
presenta falta de compromiso e ineficiencia al momento de realizar sus tareas, esto genera
que la apertura del local farmacutico tome ms tiempo de lo previsto. Adems, no existe
un seguimiento de estas actividades debido a la falta de un responsable de supervisin, ya
que la empresa no asigna el presupuesto debido para contratar este nuevo personal. Por
ltimo, no se han considerado indicadores para el proceso de apertura de establecimientos.
Actualmente el rea de Recursos Humanos no cuenta con una planificacin en la
contratacin de Qumicos Farmacuticos, ya que actualmente existe una escasez de
qumicos farmacuticos en el mercado, esto genera un problema al momento de aperturar
establecimientos. Otra causa, Recursos Humanos se hace responsable de la falta de
motivacin del personal que a su vez puede ser consecuencia de un mal ambiente laboral o
de los sueldos que reciben los tcnicos y el personal administrativo que se encuentran por
debajo del mercado.
No se considera el proceso de apertura como un proyecto nico por lo que simplemente lo
realizan sin alguna Gestin de Proyectos. Adems, existe un inadecuado diseo de
aperturas, y las actividades se encuentran mal detalladas, ya que no se ha realizado un

estudio previo ni una medicin de tiempos. Por ltimo, en cuanto al tema Legal y de
Asunto Regulatorios, se presentan retrasos en las autorizaciones por parte de las
autoridades pblicas (Municipalidad, DIGEMID, SUNAT, DISA).
Otra causa del problema es el equipamiento del local farmacutico, ya que actualmente
existe retraso en el equipamiento de los activos fijos del local, como muebles, estantes y
equipos electrnicos. Esto se debe a que los respectivos proveedores no cumplen con los
plazos establecidos. Adems, existe un escaso control de vigilancia y de seguridad, debido
a ello muchas veces se pierden estos activos fijos y no existe una persona encargada que
pueda velar por ellos, lo que significa que la empresa tenga que hacerse responsable por su
prdida. A su vez, existe un exceso burocrtico en la empresa, esto quiere decir que para
aprobar una SOLPED se necesita la aprobacin de muchos cargos, lo que genera un retraso
en la fluidez del proceso.
Figura 12: Diagrama de ISHIKAWA
Fuente: Elaboracin propia
54
De las causas del Diagrama de Ishikawa (Figura 12) se realiz una ponderacin para obtener el
riesgo que representan y posterior a ello poder solucionarlos con el modelo propuesto. En la Tabla 6
se puede apreciar las causas del problema, la probabilidad de que este suceda y el impacto que tiene
sobre la situacin del problema, el cual al multiplicar la probabilidad y el impacto nos da resultado el
riesgo.
Tabla 6: Tabla de Ponderacin de Riesgos
Causa
Incumplimientos de las actividades
Falta de motivacin
Escasa supervisin
Retraso de autorizaciones y licencias
Alta Demanda de Qumico Farmacuticos
Procesos de apertura no delimitado
Escasa Planificacin
Prdida de Equipos
Retraso equipamiento
Poca autonoma para decisiones en proyectos
Falta de convenios de reclutamiento
Probabilidad
3
2
2
2
3
1
3
1
1
1
3
Impacto
3
2
2
3
3
2
3
1
1
1
3
Riesgo (PxI)
9
4
4
6
9
2
9
1
1
1
9
Probabilidad
1
Poco probable
2
Probable
3 Altamente Probable
Impacto
1
2
3
Minimo
Moderado
Extremo
A travs de la tabla anterior se pudo realizar un Diagrama de Pareto el cual se puede visualizar las
causas que necesitan una solucin inmediata.
55
Figura 13: Diagrama de Pareto
Diagrama Pareto - Riesgos

80
100
90.9
70
94.5
96.4
83.6
90.0
80.0
76.4
60
% Acumulado de Riesgo
100.0
98.2
70.0
65.5
50
60.0
40
50.0
49.1
40.0
30
32.7
30.0
20
20.0
10
16.4
10.0
0.0
Causas
Una vez realizado el Diagrama de Pareto se tomar nfasis en las cuatro primeras causas del
problema, puesto que representan aproximadamente el 70% de riesgo de que se presente un retraso
en la apertura de un local farmacutico, las causas son las siguientes:
Incumplimiento de las actividades
Alta demanda de Qumico Farmacuticos
Escasa planificacin
Falta de convenios de reclutamiento
56
Finalizado el anlisis de la causa - raz podemos dar por terminado el presente captulo. As mismo,
a partir de estos anlisis que hemos dado se llega a la conclusin de que es viable la propuesta de
implementacin de un modelo de Gestin de Proyectos.
57
CAPTULO 3 : MODELO DE GESTIN DE PROYECTO
A lo largo de este captulo se desarrollar un modelo de Apertura de un establecimiento comercial de

una empresa farmacutica basado en la Gestin de Proyectos (Gua PMBOK).
Este modelo
aumentar las posibilidades de xito de los proyectos a futuro de la empresa que se medirn
mediante la calidad, oportunidad, cumplimiento del presupuesto y el grado de satisfaccin del
cliente. Como se recuerda, en el segundo captulo se realiz un anlisis para poder detallar cules
son las causas races del retraso de apertura de los establecimientos farmacuticos.
Como podemos observar las evidencias obtenidas en el mencionado captulo, la situacin actual nos
deja como evidencia que existe una gran despreocupacin en el mbito de la gestin y planificacin
de los proyectos. Es por ello, que el desarrollo de la siguiente metodologa nos permitir minimizar
las causas de retraso de apertura de los establecimientos comerciales. Todas las boticas se clasifican
de acuerdo a su ubicacin, tipo de sector, trnsito y tamao; como se presenta a continuacin:
Ubicacin: Hospital, Mercado, Plaza o Zona Comercial
Tipo Sector : A, B o C
Trnsito: Alto, Medio o Bajo
Tamao: Compacto, Estndar o Mega.
58
Figura 14: Clasificacin de boticas
Para efectos prcticos el modelo se aplicar a las boticas que contengan el mayor porcentaje de cada
clasificacin de la Figura N 14, esta se obtuvo de un total de 367 boticas a nivel nacional. Lo cual
se obtiene que el modelo es aplicable a las boticas que se ubican en una zona comercial, pertenezcan
al sector de clase B, presenten un trnsito Alto y posean un tamao Estndar (5 7 puntos de venta).
Respecto a la informacin terica del primer captulo, para el planteamiento de la solucin al

problema detectado se ha de utilizar como herramienta la Gua para Gestin de Proyectos (Gua
PMBOK). Para ello, se debe desarrollar los cinco (5) Grupos de Proyectos requeridos y que se
presentan como elementos discretos con interfaces bien definidas. Sin embargo, la aplicacin de los
procesos de estos grupos es reiterada, y muchos procesos se repetirn a lo largo del proyecto.
59
De esta manera, se iniciar la propuesta con el grupo de Procesos de Iniciacin, el cual son aquellos
procesos necesarios para definir el proyecto de Apertura de un Establecimiento Comercial de una
Empresa Farmacutica mediante la obtencin de la autorizacin para iniciar el proyecto. Posterior a
ello, el grupo de Procesos de Planificacin que est compuesto por los procesos realizados para
establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos; los documentos obtenidos de
este grupo se utilizarn para llevar a cabo el proyecto, ya que se desarrollar aspectos del alcance,
tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos y adquisiciones. El siguiente
grupo es de los Procesos de Ejecucin, el cual incluye los procesos realizados para completar el
trabajo definido en el plan de gestin del proyecto para cumplir con las especificaciones del
proyecto. Luego, se desarrollar el grupo de Seguimiento y Control de procesos el cual cuenta con
procesos requeridos para realizar el seguimiento, revisar y regular el progreso y el desempeo del
proyecto, identificar las reas en las que los cambios en el plan estn requeridos; e iniciar los
cambios necesarios. Por ltimo, se encuentra el grupo de Procesos de Cierre, en el cual se
desarrollarn los procesos realizados para finalizar todas las actividades en todos los grupos de
procesos que concluir formalmente el proyecto.
El proyecto a su vez cuenta con reas de Conocimiento que necesitan estar presentes, los cuales se
encuentran contenidos las ocho reas que estn integradas en los cinco grupos de procesos.
60
Figura 15: Gestin de Proyectos Esquema de Procesos
61
Cada rea de conocimiento comprende un conjunto de mejores prcticas de un aspecto de la gerencia

de proyectos; por ejemplo: el rea de conocimiento de tiempos comprende las mejores prcticas para
gerenciar los tiempos de un proyecto.
Las prcticas de cada una de las reas de conocimientos se desarrollan segn los procesos de
Gerencia de Proyectos.
- Gestin de la Integracin del Proyecto: incluye los procesos y actividades necesarias para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de direccin
de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos.
- Gestin del Alcance: incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo
el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La
gestin del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que
est incluido en el proyecto.
- Gestin del Tiempo: incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a
tiempo.
- Gestin de Costos: incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin

del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del
presupuesto aprobado.
- Gestin de la Calidad: incluyen las actividades de la organizacin ejecutante que determina las
polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto
satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi.
62
- Gestin de Recursos Humanos: incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del
proyecto. El equipo del proyecto est compuesto por las personas a quienes se les han asignado los
roles y responsabilidades para concluir el proyecto.
- Gestin de las Comunicaciones: es el rea de conocimiento que incluye los procesos necesarios
para asegurar la generacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la
informacin del proyecto con tiempo y forma los procesos de la gestin de las comunicaciones del
proyecto. Proporciona los enlaces cruciales entre las personas y la informacin, necesarias para una
comunicacin exitosa.
- Gestin de Riesgos: incluye los procesos relacionados con la planificacin de la gestin de

riesgos, la identificacin y el anlisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y
control de riesgos de un proyecto.
3.1 GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO

3.1.1 Acta del Proyecto
La creacin del Acta del Proyecto tiene como objetivo un inicio de proyecto definido y con
conocimiento de las limitantes que presente, la creacin de un registro formal del proyecto, y la
obtencin del compromiso de una manera directa de la alta gerencia para aceptar formalmente y
comprometerse con el proyecto. A continuacin, se presentar el formato del Acta del Proyecto que
tendr que ser completada con la informacin que se solicita y validada por el Gerente del Proyecto.
Para la creacin del acta constitutiva del proyecto se utilizar el Cuadro 1: Plantilla de Acta del
Proyecto, el cual se presenta a continuacin:
63
Cuadro 1: Plantilla de Acta del Proyecto
3.1.2 Supervisin y Control del Trabajo del Proyecto

Durante el transcurso de las actividades de apertura se supervisar a juicio de experto por el Jefe de
Aperturas, por medio del programa Microsoft Project, la comparacin entre el rendimiento real del
proyecto con el rendimiento planeado
en las diferentes reas del proyecto y se realizar las
adecuaciones correspondientes necesarias para controlar este.
64
3.1.3 Documento de Cierre

El reporte de cierre del proyecto es el documento final del proyecto y ser realizado por el Jefe de
Aperturas para evaluar el xito del proyecto al final de cada botica aperturada, identificando las
mejores prcticas para las prximas aperturas y cerrando formalmente el proyecto. Para esto se
utilizar la siguiente plantilla:
Cuadro 2: Informe Cierre del Proyecto
65
3.1.4 Solicitud y Aprobacin de Cambios

Para la solicitud y aprobacin de cambios respecto a los proyectos de apertura que la empresa
planifique se utilizar la siguiente plantilla, el cual se encuentra detallado y ser completada por el
Jefe de Apertura.
Cuadro 3: Plantilla de Solicitud y Aprobacin de Cambios
66
67
68
69
70
3.2 GESTIN DE ALCANCE

3.2.1 Definicin del Alcance del Proyecto
Definir el Alcance del Proyecto es el proceso que consiste en desarrollar la descripcin detallada del
Proyecto. Esto es fundamental para el entendimiento comn entre los interesados del Proyecto.
Se elabora a partir de los entregables principales, supuestos y posibles restricciones al Proyecto que
se han documentado en la fase de Iniciacin, siendo en la fase de Planificacin donde el Alcance del
Proyecto se describe y se define de manera ms especfica, segn se va obteniendo ms informacin
sobre del Proyecto. Durante este proceso, se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones
existentes, actualizando esta informacin segn sea necesario.
Mediante este documento, describe de manera detallada los entregables del Proyecto y el trabajo
necesario para crearlos. Sirve como gua del equipo de trabajo durante la ejecucin y proporciona la
lnea base del Alcance para evaluar si las solicitudes de cambio se encuentran dentro o fuera de los
lmites del Proyecto. Incluye:
Descripcin del Alcance del Producto: Elaboracin gradual de las caractersticas del producto o
servicio descrito en el Acta del Proyecto.
Criterios de aceptacin del Producto: Proceso y criterios para la aceptacin de los productos y/o
servicios completados.
71
Entregables del Proyecto: Incluye tanto las salidas del producto y/o servicio como los resultados
auxiliares, como pueden ser los informes y documentacin generada. Pueden estar descritos
resumida o detalladamente.
Restricciones del Proyecto: Enumera y describe restricciones especficas asociadas al alcance, como
pueden ser por ejemplo el presupuesto, fechas tope o hitos, etc.
Para desarrollar el enunciado del alcance se utilizar el Cuadro 4: Ejemplo: Informe Alcance del
Proyecto, que se presenta a continuacin:
Cuadro 4: Ejemplo: Informe Alcance del Proyecto
3.2.2 Estructura de Desglose de Trabajo

La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es una presentacin simple y organizada del trabajo
requerido para completar el proyecto, existiendo muchas maneras de organizar la presentacin de
este trabajo. De esta manera, para construir una EDT se debe tener claridad respecto del alcance del
trabajo a ejecutar en el momento de elaborar el quiebre, el que debe estar documentado en la
72
Declaracin de Alcance del Proyecto. El proceso de desglose o descomposicin debe ser progresivo
y representar siempre el alcance completo, esto significa que para generar la EDT se debe proceder
desde lo general a lo particular, y cada nivel debe ser el resultado de la integracin del nivel
siguiente. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan
de ejecucin.
El proceso de creacin de la EDT implica las siguientes actividades:
Identificar y analizar los entregables
Estructurar y organizar la EDT
Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior.
Desarrollar y asignar cdigos a los componentes de la EDT (numeracin)
Verificar que el grado de descomposicin del trabajo sea el necesario y suficiente.
Esta lista se realizar por medio de la experiencia de los responsables de las actividades de aperturas
pasadas y de los procedimientos actuales, ser discutida y revisada por el Jefe del Proyecto. Para el
esquema de presentacin del EDT se utilizar en el software WBS Chart Pro (software gratuito).
Para realizar la estructura de desglose de trabajo inicial del proyecto se identificaron las actividades
necesarias para realizar una apertura de Botica. Este esquema se realiz utilizando la experiencia del
Jefe de Apertura y los registros de reas involucradas en aperturas pasadas.
EDT 1: Proyecto Botica
El proyecto consta de cinco fases de los cuales los cuatro primeros se complementan
cronolgicamente. La Etapa de Contratacin de personal es una fase independiente del proceso ya
que no forma parte de la ruta crtica, pero debe ser realizada para completar la apertura en el tiempo
estimado.
73
Figura 16: EDT 1: Proyecto Botica
EDT 2: Etapa de Factibilidad

Es la fase inicial del proyecto, ya que en ella se decide si se aprueba o no el proyecto de apertura del
local. Consta de cinco actividades.
Figura 17: EDT 2: Etapa de Factibilidad
74
EDT 3: Etapa de Contratacin de Personal

En dicha etapa se realiza la contratacin del personal que se requiere el funcionamiento de la botica:
Qumico Farmacutico Director Tcnico (1)
Qumico Farmacutico Asistente (1)
Personal Tcnico (6)
Esta fase est asignada al personal
Figura 18: EDT 3: Etapa de Contratacin de Personal
75
Figura 19: EDT 4: Etapa de Contratacin de Personal
3.3 GESTIN DEL TIEMPO

La gestin del tiempo en un proyecto es un aspecto muy importante, ya que si no se realiza dicho
proceso de una forma adecuada se puede producir gran cantidad de conflictos en dicho proyecto y
tambin se puede extender el tiempo de cada actividad haciendo que el proyecto tenga una duracin
ms
amplia
(incluso
que
no
se
termine
en
el
lapso
de
tiempo
establecido).
A continuacin, se van a describir cada una de las etapas de la gestin del tiempo del proyecto,
dentro de esas fases se encuentran: Definicin de actividades, Secuencia de las actividades,
Estimacin de los recursos para las actividades, Estimacin de la duracin de las actividades y
desarrollo del cronograma.
76
La gestin del tiempo del proyecto consiste en administrar los procesos necesarios para lograr la
conclusin a tiempo del mismo mediante la organizacin y programacin adecuada de las
actividades que forman parte de este.
Los pasos o subprocesos que se siguen en la gestin del tiempo, se describen a continuacin.
3.3.1 Definir de Actividades

Las tareas en que se dividen los paquetes de trabajo del proyecto se componen de actividades que
son los entregables de menor nivel del EDT. La descomposicin de las tareas en actividades ha de
realizarse por tanto, a partir del EDT del proyecto. Existen por tanto diferentes niveles de
identificacin y planificacin en funcin del grado de desagregacin del EDT. En la identificacin
de actividades e hitos se emplear listas de actividades o plantillas de proyectos similares realizados
por la empresa. Estas listas habrn de ser revisadas de acuerdo al proyecto de que se trate, aadiendo
o suprimiendo actividades.
77
Cuadro 5: Identificacin de las Actividades

Cdigo
1
2
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4
4.1
4.2
4.3
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
6
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.1
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
7
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.1
7.11
7.12
7.13
7.14
8
Actividad
Etapa de Iniciacin
Etapa de Planificacin
Etapa de Factibilidad
Aprobacin de Propuesta Nuevo establecimiento comercial
Aprobacin de Corrida Financiera
Presentacin de Local a Gerencia General
Revisin de Documentacin de local a Arrendar
Aprobacin Comercial para Subarriendo
Etapa de Contratacin de Personal
Reclutar personal
Evaluacin
Capacitacin
Etapa de Adquisicin
Elaboracin de Protocolo y Elaboracin de Contrato de Arrendamiento por un nuevo establecimiento Comercial
Envi de Ficha de creacin
Registro de Nuevo establecimiento en Datos Maestro.
Suscripcin de Nuevo Contrato y Entrega de Cheques
Registro de Nuevo Establecimiento ante SUNAT
Entrega de Llaves y Acta de recepcin del inmueble.
Pago de renta de alquiler
Etapa de Construccin
Desarrollo de LAYOUTS de local
Desarrollo de Planos para Tramites Municipales : Defensa Civil, Anuncios Publicitarios
Entrega de Proyecto Inmobiliario a Constructora para levantamiento de Obra y Elaboracin de Presupuesto
Informe de levantamiento, propuesta de distribucin y Presupuesto
Revisin de Propuestas de Distribucin entregadas por las constructoras a cargo de los proyectos inmobiliarios
Aprobacin de Presupuesto de Obras y Distribucin Interna de nuevo establecimiento
Comunicacin de Inicio de Obras
Trabajos de Adecuacin nuevo establecimiento Comercial
Obras de Albailera
Trabajos Metal Mecnica
Trabajos de Sistema Elctrico y Cielo Raso
Trabajos de Pintura
Trabajos de Carpintera - Melamine
Trabajos de Colocacin de Letreros
Supervisin y firma de Acta de conformidad de Obra
Recepcin de Obra
Etapa de Equipamiento
Comunicacin de Inicio de Trabajos de Implementacin de establecimientos
Solicitud de servicios bsicos y equipos de computo
Trabajos de Servicios Bsicos y de Computo
Solicitud de Suministros de Apertura
Compra y Envi de Suministros de Apertura
Recepcin de Suministros de Aperturas
Solicitud de Tramite de Autorizacin Sanitaria
Autorizacin Sanitarias
Asignacin de Mximos y Mnimos
Autorizacin Municipal de Funcionamiento
Gestion para facturacin de servicios a favor de la empresa
Coordinacin con Personal Tcnico para Recepcin de Mercadera y llenado de local
Trabajos de Implementacin de equipos de computo
Entrega de Licencia de Funcionamiento para Inicio de Operaciones
Etapa de Cierre
78
3.3.2 Secuenciar las Actividades

Una vez identificadas las actividades de diferentes niveles que componen el alcance del proyecto, es
preciso identificar y documentar las relaciones lgicas que existen entre ellas. Para ello pueden
utilizarse redes o plantillas de proyectos similares.
Las relaciones de dependencias existentes entre las actividades del proyecto pueden venir impuestas
por la naturaleza del trabajo a realizar, ser establecidas o elegidas por el equipo de proyecto, o ser
impuestas externamente (dependencias externas). Como ejemplo de estas ltimas podemos citar el
caso de los asuntos regulatorios, licencias y/o demanda de Qumicos Farmacuticos.
En la actualidad, la empresa sigue un proceso de actividades que est representado en el Figura 20:
Procedimiento Actual de Apertura de Boticas, el cual es un Diagrama de Flujo con las actividades y
responsables de cada actividad. Cabe sealar que para el modelo propuesto estas actividades pueden
variar.
79
Figura 20: Procedimiento Actual de Apertura de Boticas

PROCESO OPERATIVO ESTNDAR
Procedimiento para la apertura de una botica
rea de Aperturas
Informatica
Gerencia
rea Legal
Datos
Maestros
Constructora
Administracion
Recursos
Humanos
Asuntos
Regulatorios
Centro de
Apertura (Nuevo
Local)
Inicio
ACTIVIDADES
1. Identificar la necesidad de Abrir un

No
Decisin:
Se Aprueba la nueva propuesta de
establecimiento?
3. Elaborar el protocolo comercial y el
contrato de arrendamiento por un nuevo
Aprueban
propuesta?
Si
4. Registrar el local y realizar la creacin del

centro de costo correspondiente
5. Remitir el contrato de arrendamiento para
la firma de la Gcia. De Retail y Gerencia
contable. Coordinar con el rea de Finanzas
la emisin de cheques.
6. Recepcionar llaves y acta de recepcin del
inmueble.
7. Designar a la constructora a cargo de los

trabajos de implementacin de un nuevo
8. Enviar al Jefe de Aperturas el informe de

levantamiento, propuesta de distribucin y
Presupuesto.
Decisin:
Aprobacin de propuesta por parte de la
constructora?
9. Comunicar a las reas de soporte el inicio
de obras de ejecucin y el cronograma de
trabajo de implementacin para un nuevo
Aprueba
propuesta?
No
Si
10.Solicitar servicios, suministros y trmites

de autorizacin sanitaria, adems comunicar
el nmero de das tiles en desarrollar el
trabajo .
11. Supervisar los trabajos de
implementacin a fin de que se desarrollen
en los das pactados
10
11
12. Ejecutar el procedimiento Tratamiento de

solicitud de Suministros de Apertura.
12
13. Solicitar Personal tecnico para nuevas

aperturas
Personal
tecnico (RRHH)
14. Solicitar autorizacin sanitaria.

AUTORIZACION
SANITARIA (AARR)
15. Tramitar ante las municipalidades de los

diferentes permisos para el funcionamiento
del nuevo establecimiento comercial.
15
16.Coordinar con el jefe zonal y personal

designado para recepcin de Mercadera y
llenado del local
16
17
informatica
17.Implementacinde los equipos de computo

18. Comunicar a la Gerencia de Ventas la
obtencin de permisos municipales para el
inicio de Operaciones del establecimiento
comercial.
18
19 Centro de
Apertura
Fin

80
19. Inicio de operaciones
Para realizar la secuencia de las actividades se tom de base la secuencia de las actividades
necesarias para la apertura de una botica, identificando cuales actividades deberan de finalizar antes
que otras deban comenzar. Esta secuencia se realizar con la ayuda del software Microsoft Project
2010, puesto que es la herramienta que se escogi en el primer captulo por sus caractersticas y
funciones.
Cuadro 6: Identificacin de las Actividades Predecesoras
81
82
3.3.3 Duracin de las Actividades

Por juicio de experto se definir la duracin de cada actividad, basndose en el plazo de tiempo que
tomo realizar dicha actividad en un ambiente idneo (esta informacin se encuentra en el registro
de la empresa, y esta sujeta a cambios y actualizaciones). Para ello se utilizar el Cuadro 7: Plantilla
del Cuadro de Actividades, Duracin y dependencias - Microsoft Project 2010 que ser completado
por el Jefe de Aperturas.
Cuadro 7: Plantilla del Cuadro de Actividades, Duracin y dependencias- Microsoft Project 2010
Fuente: Microsoft Project 2010
La estimacin de la duracin de las actividades exige determinar previamente las cantidades y los
tipos de recursos necesarios. Para ello, podemos recurrir a la opinin de expertos y anlisis de
alternativas de ejecucin (con diferentes combinaciones de recursos y cantidades). La estimacin de
recursos por actividad servir tambin para determinar su coste, por lo que ambos procesos de
estimacin de coste y duracin se realizan en paralelo. Una vez obtenidos los recursos necesarios o
esfuerzo correspondientes a la actividad es posible, caso de conocer la disponibilidad de recursos de
acuerdo a los calendarios de los mismos, determinar la duracin de las actividades del proyecto. No
obstante, la disponibilidad real de recursos en esta fase es casi siempre aproximada y deber ser
verificada posteriormente. En cualquier caso, es muy conveniente que en la estimacin de duracin
participe activamente el responsable de su ejecucin. La duracin de la tarea es recomendable que se
realice:
83
En base a la toma de tiempos y las estimaciones en las experiencias de los responsables de cada
actividad. Este registro de tiempos y estimaciones se registra en el siguiente formato, el cual se
obtendr un tiempo promedio el cual ser vigente para cada proyecto.
En base a las estimaciones de experiencias pasadas (registro de tiempos).
En base a datos de otros proyectos similares, si se disponen de registros adecuados y fiables.
En base a la medicin de tiempos, estimaciones de los responsables de cada actividad y registros de
proyectos pasados se concluye que para realizar todas las actividades necesarias para la apertura es
necesario un aproximado de 36.5 das. En el siguiente cuadro se incluir como ejemplo las fechas de
inicio y final de cada actividad para realizar una apertura.
84
Cuadro 8: Duracin de las Actividades
85
86
Cuadro 9: Registro de tiempos de Apertura de Boticas (dd/mm/aaaa)

87
3.4 GESTIN DEL COSTO

3.4.1 Estimacin de Costos
La estimacin de costos de las actividades del cronograma se desarrollar en base a una
aproximacin de costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al
hacer la aproximacin de los costos, el Jefe de del Proyecto debe considerar las posibles causas de
variacin, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades
monetarias (nuevos soles) para facilitar las comparaciones entre los proyectos. Esta estimacin es
mediante la determinacin de tarifas de costos de cada recurso.
Como todo proyecto es importante realizar una evaluacin econmica. El presupuesto del proyecto
se obtiene del sueldo promedio de cada responsable respecto al tiempo que toma realizar cada
actividad. El costo de las actividades realizadas por la constructora es un costo Fijo que est
sometido a penalidades en caso no se cumpla la fecha de entrega acordada en el cronograma.
Cuadro 10: Cuadro de recursos
Nombre del Recurso
Gerencia de Ventas
Asistente de Presupuestos
Jefe de Aperturas
Coordinadora de Aperturas
Gerencia General
RRHH - Personal de Reclutamiento
Asistente Legal
Auxiliar de Datos Maestros
Asistente de Apertura - Administacin
Arquitecto
Asistente de Apertura - Obras
Tcnicos de Informtica y Tecnologa
Asistente de Apertura - Licencias y Autorizaciones
Asistente de Apertura - Category
Tasa
Tasa horas extra
S/.62.50/hora
S/.0.00/hora
S/.13.00/hora
S/.0.00/hora
S/.26.05/hora
S/.0.00/hora
S/.15.70/hora
S/.0.00/hora
S/.93.75/hora
S/.0.00/hora
S/.13.02/hora
S/.0.00/hora
S/.13.00/hora
S/.0.00/hora
S/.7.81/hora
S/.0.00/hora
S/.13.00/hora
S/.0.00/hora
S/.18.22/hora
S/.0.00/hora
S/.13.00/hora
S/.0.00/hora
S/.7.81/hora
S/.11.72/hora
S/.13.00/hora
S/.0.00/hora
S/.13.00/hora
S/.0.00/hora

Para que el proyecto pueda realizarse con xito el Jefe de Apertura debe de asistir a un curso de
Gestin de Proyectos de una duracin de 44 horas, el cual estar considerado dentro de sus horas de
trabajo. Adems, el Jefe de Apertura dictar una capacitacin a todo el equipo (excepto a la
88
Gerencia General), sobre la nueva gestin basada en proyectos, las Buenas Prcticas a adquirir y
sobre el conocimiento de las Fases, Procesos y roles que contar el proyecto. Se realizarn dos
capacitaciones de dos horas cada una el cual estar considerado dentro de las horas de trabajo.
3.4.2 Presupuesto de Costos

El presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o
paquetes de trabajo individuales para establecer una lnea base de costo total, a fin de medir el
rendimiento del proyecto. El presupuesto de la implementacin del proyecto se realizar calculando
el monto de los gastos de cada recurso.
A continuacin, se presentar en el Cuadro 11, el costo del proyecto basado en los recursos a
utilizar en el modelo propuesto de la Gestin de Proyectos:
Cuadro 11: Costo del proyecto
89
Cuadro 12: Costo por Actividad/Recurso
90
91
Siguiendo con el detalle del costo de la implementacin del proyecto
se debe considerar la
remuneracin del Jefe de Aperturas o Jefe del Proyecto (S/. 7298.61 mensual), el cual se consider
el salario bruto sumndole la compensacin por tiempo de servicio (CTS),
vacaciones,
gratificaciones y la contribucin al Seguro Social de Salud (ESSALUD) mostrndose en el Cuadro

13.
Por otra parte, se consider el costo del Software Microsoft Project 2010 (S/. 1599) que ser
utilizado por el Jefe Apertura, el cual tendr una licencia de 3 aos. Adems, los respectivos equipos
tecnolgicos como laptop y celular (S/.3500). Asimismo, se debe asumir el costo del Programa de
Gerencia de Proyectos aprobado por el PMI el cual incluye un Certificado y el material de estudio
(S/.1890). Por ltimo, se asignar un monto por concepto de viticos y gastos de transporte al Jefe de
Apertura durante el programa de Gerencia de Proyectos. Los detalles de estos costos de
implementacin del modelo de Gestin de Proyectos de aperturas se presentan en el Cuadro 13 y
Cuadro 14.
Cuadro 13: Calculo Sueldo Jefe del Proyecto
92
Cuadro 14: Costo Implementacin Modelo de Gestin de Proyectos
3.4.3 Control de Costos

El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma
parte del Control Integrado de Cambios que se actualizara en la Plantilla de Solicitud y Aprobacin
de Cambios.
3.5 GESTIN DE LA CALIDAD

Proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de
medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen definiciones operacionales y
normas de calidad adecuadas.
Esta labor tendr como responsable al equipo del proyecto, a la direccin de la organizacin
ejecutante, as como a los dems interesados que no participan activamente en el trabajo del
proyecto.
93
Realizar el Aseguramiento de Calidad cubre tambin la mejora continua del proceso, que es un
medio iterativo de mejorar la calidad de todos los procesos. La mejora continua del proceso reduce
las actividades intiles y elimina aqullas que no agregan valor al proyecto. Esto permite que los
procesos operen con niveles ms altos de eficiencia y efectividad.
Para desarrollar el plan de Aseguramiento de Calidad inicialmente se identifica aspectos de calidad
relevantes para la apertura de boticas y la medicin de estos aspectos. Para ello se utilizar el
Cuadro 15: Plantilla de la Matriz de Aseguramiento de Calidad.
Cuadro 15: Plantilla de la Matriz de Aseguramiento de Calidad
Para ello es necesario ingresar la informacin que sea indispensable en el recuadro de aspecto,
criterio de aceptacin, medicin y el responsable de la medicin para que el proyecto cumpla con
las necesidades que se planificaron. Esta informacin ser completada por el Jefe de Aperturas.
94
Cuadro 16: Matriz de Aseguramiento de Calidad
3.6 GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

La Gestin del Plan de Recursos Humanos es el proceso por el cual se identifican y documentan los
roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicacin, y se crea el plan para la direccin de personal. La planificacin de los recursos
humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las
habilidades requeridas para el xito del proyecto. El plan de recursos humanos documenta los roles y
responsabilidades dentro del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la direccin de
personal, incluyendo el cronograma para la adquisicin y posterior liberacin del personal. Tambin
95
puede incluir la identificacin de necesidades de capacitacin, las estrategias para fomentar el

espritu de equipo, los planes de reconocimiento y los programas de recompensas, las
consideraciones en torno al cumplimiento, los asuntos relacionados con la seguridad y el impacto del
plan para la direccin de personal a nivel de la organizacin.
El equipo de direccin del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las
actividades de liderazgo y direccin del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar, monitorear,
controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo puede denominarse tambin equipo
central, equipo ejecutivo o equipo lder. Para proyectos ms pequeos, las responsabilidades de la
direccin de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas nicamente por el
director del proyecto. El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo de direccin del proyecto,
colaborando generalmente en asuntos tales como el financiamiento del proyecto, aclarando
cuestiones referidas al alcance, monitoreando el avance y ejerciendo influencia sobre otros
interesados para beneficio del proyecto.
Dirigir y liderar el equipo del proyecto tambin incluye, entre otros aspectos:
Influenciar el equipo del proyecto. Estar atento a los factores de recursos humanos que podran tener
un impacto en el proyecto e influenciarlos cuando sea posible. Esto incluye el ambiente de equipo, la
ubicacin geogrfica de los miembros del equipo, la comunicacin entre los interesados, las polticas
internas y externas, los asuntos de ndole cultural, la singularidad de la organizacin y otros factores
humanos que podran alterar el desempeo del proyecto.
Comportamiento profesional y tico. El equipo de direccin del proyecto debe estar atento a que
todos los miembros del equipo adopten un comportamiento tico, suscribirse a ello y asegurarse de
que as sea. Ejemplos de interacciones que requieren una planificacin adicional, se incluyen las
siguientes situaciones:
Luego de que los miembros del equipo inicial crean una estructura de desglose del trabajo (EDT),
puede ser necesaria la incorporacin al equipo de miembros adicionales.
A medida que se incorporan miembros adicionales, su nivel de experiencia o su falta de experiencia
puede aumentar o disminuir el riesgo del proyecto, creando as la necesidad de actualizaciones
adicionales a la planificacin de riesgos.
96
Cuando las duraciones de las actividades son estimadas, presupuestadas, definidas en trminos de
alcance o planificadas antes de que se conozcan todos los miembros del equipo del proyecto y sus
niveles de competencia, dichas duraciones pueden estar sujetas a cambios.
3.6.1 Roles y Responsabilidades

Para realizar la matriz de roles y responsabilidades se considerar el EDT realizado en el Plan de
Gestin de Tiempo, y se establecern los roles y la responsabilidad que estos tienen.
3.6.2 Organigrama del Proyecto

Este ser representado por medio de un diagrama tipo jerrquico vertical, mostrando los miembros
que conforman el equipo del proyecto.
Figura 21: Organigrama del Proyecto de Aperturas
Organigrama del Proyecto
Gerente de General
Gerente de Ventas
Jefe de Apertura
Director del Proyecto
Coordinadora de
Aperturas
Asistente de Aperturas Administracin
Asistente de
Presupuestos
Asistente de
Aperturas - Category
Asistente de Aperturas Licencias y Autorizaciones
Tcnicos de Informtica y
Tecnologa
Auxiliar de Datos
Maestros

97
Asistente Legal
Asistente de
Aperturas - Obras
Arquitecta
RRHH Personal
de Reclutamiento
3.6.3 Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin de Personal

OBJETIVO
Definir las actividades y lineamientos para el reclutamiento y seleccin de personal nuevo, a fin de
asegurar que el personal contratado cumpla los requisitos definidos en la descripcin y perfil de
puesto correspondiente.
ALCANCE
Personal del rea de Reclutamiento y Seleccin de la empresa
PROCEDIMIENTO
El Jefe de Aperturas, mediante la Solicitud de Requerimiento de Personal, solicitar personal nuevo.
Se indicar al equipo de Recursos Humanos competencias personales, indicando el puesto(s), nivel
de estudios requeridos y especialidad, remuneraciones, y el plazo mximo de inicio de laborares del
personal a contratar.
Nota: Al plazo establecido se le considera el tiempo de capacitacin para que el personal se
encuentre apto para realizar las actividades correspondientes.
El equipo de RRHH proceder con la elaboracin y publicacin de las convocatorias externas e
internas. Las convocatorias externas se publicarn a travs de las bolsas de trabajo de universidades
y anuncios periodsticos; las convocatorias internas, provienen de los convenios establecidos con las
universidades.
Los convenios se establecen desde que el estudiante universitario realiza sus prcticas pre
profesionales en la empresa otorgndole la posibilidad que realice su aprendizaje prctico mediante
el desempeo en una situacin real de trabajo, durante el tiempo que dure el convenio. El estudiante
debe de cumplir con lo siguiente:
Acatar y cumplir las disposiciones y obligaciones formativas que se le asigne.
Desarrollar la capacitacin con disciplina y responsabilidad.
Cumplir las tareas productivas de la empresa conforme a la reglamentacin y normatividad de sta.
98
La empresa conceder al beneficiario una subvencin econmica mensual establecida por la

Gerencia Retail (no menor a 1 Remuneracin Mnima Vital) y no est sujeta a ningn tipo de
retencin a cargo.
Una vez que culmine su etapa de formacin universitaria podr ser parte de la empresa, siempre y
cuando se haya desenvuelto eficaz y eficientemente en el mbito laboral como educativo.
Se llevar a cabo una evaluacin preliminar de todos los currilum vitae, el cual se debe de
seleccionar los candidatos que se ajusten al perfil demandado por el Jefe del Departamento.
El departamento solicitante deber reevaluar y revisar los currilum vitae, para identificar los
candidatos a ser entrevistados.
Los candidatos sern evaluados a travs de una entrevista por competencias y una serie de pruebas
psicolgicas.
La verificacin de referencias laborales sern realizadas a los candidatos considerados
recomendables para los puestos vacantes, a travs de entidades estatales, agencias privadas y/o
compaas de ubicacin de profesionales.
Una vez analizado la calificacin por parte de RRHH, el Jefe Zonal elegir al candidato idneo para
el puesto mediante una entrevista personal y lo informar va correo electrnico al equipo de RRHH.
Una vez elegido el candidato, el equipo de RRHH se contactar con este para hacerle entrega de los
Formularios y Requisitos indispensables para su contratacin y la coordinacin para la entrega de los
mismos.
El candidato presentar la documentacin solicitada al equipo de RRHH el cual determinar la fecha
de ingreso a laborar en la empresa
Nota: En caso el candidato seleccionado al puesto requerido no presente toda la informacin
solicitada, no se encontrar inscrito al sistema de planillas
El rea de Recurso humanos entregar las Normas de trabajo y uniforme correspondiente (en caso
lo necesite)
99
El nuevo personal contratado recibir induccin por parte del rea de Recursos Humanos sobre
Presentacin de la empresa, unidad de Negocio, Visin y Misin, Valores y Competencias,
Beneficios por trabajar en la Empresa y funcionalidades del sistema de ventas.
FRECUENCIA DE APLICACIN
Cada vez que se planifique y apruebe una apertura de botica.
FLUJOGRAMA
Figura 22: Procedimiento Reclutamiento y Seleccin de Personal
100
101
Cuadro 17: Hoja de requerimiento de personal
102
3.7 GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que
la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin
final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Una comunicacin eficaz crear
un puente entre los diferentes interesados involucrados del proyecto, conectando diferentes entornos
culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos
en la ejecucin o resultado del proyecto.
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicacin para el proyecto son, entre otras:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicacin, pblico)
Formal (informes, instrucciones) e informal (correos electrnicos, conversaciones ad hoc)
Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre colegas)
Escrita y oral
Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
La mayora de las habilidades de comunicacin que se espera que estn presentes en el proyecto
son:
escuchar de manera activa y eficaz
formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin
educar y concientizar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea ms eficaz
investigar para identificar o confirmar informacin
identificar y gestionar expectativas
resolver conflictos para prevenir impactos negativos
resumir, recapitular e identificar las prximas etapas
103
3.7.1 Matriz de Comunicacin

Est matriz se utilizar para mantener informados a los involucrados, frecuentemente, para asegurar
una comunicacin efectiva.
Cuadro 18: Plantilla de la Matriz de Comunicacin
A continuacin, se presenta la matriz que se desarrollar y ser controlada por el Jefe de Aperturas
con lo cual se asegura que no existan intermediaros entre el emisor y receptor de cada proceso y/o
actividad, puesto que esto genera retraso y/o informacin imprecisa.
104
Cuadro 18: Matriz de Comunicacin
En caso exista o se tenga que agregar alguna otra informacin/documento, el Jefe de Aperturas ser
el encargado de actualizar la matriz.
105
3.7.2 Informar el Desempeo.

Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin sobre el
desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. El proceso de
Informar el Desempeo implica la recopilacin y anlisis peridicos de datos reales y su
comparacin con la lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeo del proyecto,
as como proyectar los resultados del mismo.
El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta informes ms elaborados. El
informe de estado simple contendr informacin sobre el desempeo, como el porcentaje
completado. Entre los informes ms elaborados, se incluyen:
El anlisis del desempeo pasado
El estado actual de los riesgos e incidentes
El trabajo completado durante el perodo
El trabajo que se completar a continuacin
3.8 GESTIN DE RIESGOS

3.8.1 Planificar la Gestin de Riesgos.
Planificar la Gestin de Riesgos es el proceso por el cual se define cmo realizar las actividades de
gestin de riesgos para un proyecto. La planificacin de los procesos de gestin de riesgos es
importante para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de gestin de riesgos sean acordes tanto
con los riesgos como con la importancia del proyecto para la empresa. La planificacin tambin es
importante para proporcionar los recursos y el tiempo suficientes para las actividades de gestin de
riesgos y para establecer una base acordada para evaluarlos. El proceso de Planificar la Gestin de
Riesgos se iniciar tan pronto como se inicie el proyecto y debe completarse en las fases tempranas
de planificacin del mismo.
106
3.8.2 Identificar los Riesgos.

Se determinaran los riesgos que pueden afectar el proyecto (puedan retrasar el flujo de las
actividades) y se documentaran sus caractersticas. Entre las personas que participaran en la
identificacin de riesgos se incluirn: Jefe de Aperturas y los miembros del equipo del proyecto.
Identificar los Riesgos es un proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o
pueden evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. La frecuencia de
iteracin y quines participan en cada ciclo vara de una situacin a otra. El formato de las
declaraciones de riesgos debe ser consistente para asegurar la capacidad de comparar el efecto
relativo de un evento de riesgo con otros eventos en el marco del proyecto. El proceso debe
involucrar al equipo del proyecto de modo que pueda desarrollar y mantener un sentido de propiedad
y responsabilidad por los riesgos y las acciones de respuesta asociadas. Los interesados externos al
equipo del proyecto pueden proporcionar informacin objetiva adicional. Se utilizar la plantilla
adjunta para registrar los riesgos del proyecto.
Cuadro 20: Plantilla de la Matriz de Identificacin de Riesgos
3.8.3 Priorizacin de los riesgos

Para priorizar los riesgos existentes se realizar un anlisis cualitativo, donde se clasificarn los
riesgos dependiendo de su probabilidad e impacto. Investigando la probabilidad de que ocurra el
impacto de cada riesgo, se evaluar el impacto de cada riesgo investigando el efecto que podra
tener sobre el proyecto. La matriz que se utilizar para calificar la probabilidad e impacto, es la
matriz de Raleigh. Despus de que se realice la clasificacin de probabilidad e impacto de cada
riesgo, se clasificar el riesgo segn su importancia.
107
Cuadro 21: Plantilla de la Matriz de Identificacin de Riesgos
Insignificante: No afecta a la empresa.

Bajo: Se solucionar en un plazo futuro.
Mediano: El riesgo podra afectar si no se soluciona dentro de un corto plazo.
Alto: Afecta a la empresa
Intolerable: El riesgo debe solucionarse inmediatamente puesto que afectar todo el flujo del
proyecto.
Cuadro 22: Plantilla de la Cuadro de Impacto & Probabilidad de Riesgos
108
3.8.4 Planificacin de la respuesta a los riesgos

Planificar la Respuesta a los Riesgos es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones
para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Se realiza
despus del proceso de Priorizacin de los riesgos. Incluye la identificacin y asignacin de una
persona (el propietario de la respuesta a los riesgos) para que asuma la responsabilidad de cada
respuesta a los riesgos acordada y financiada.
Las respuestas a los riesgos planificadas deben adaptarse a la importancia del riesgo, ser rentables
con relacin al desafo por cumplir, realistas dentro del contexto del proyecto, acordadas por todas
las partes involucradas y deben estar a cargo de una persona responsable. Tambin deben ser
oportunas. A menudo, se requiere seleccionar la mejor respuesta a los riesgos entre varias opciones.
La seccin Planificar la Respuesta a los Riesgos presenta las metodologas utilizadas comnmente
para planificar las respuestas a los riesgos. Los riesgos incluyen las amenazas y las oportunidades
que pueden afectar el xito del proyecto, y se debaten las respuestas para cada una de ellas.
Cuadro 23: Plantilla del Cuadro de Planificacin de la Respuesta a los Riesgos y Responsables de
las estrategias.
109
Cuadro 24: Matriz de Identificacin y Respuesta de Riesgos
Riesgo
La Municipalidad del
distrito impida la
apertura del nuevo local
comercial
Matriz de Identificacin y Respuesta de Riesgos

Probabilidad
Impacto
Causa
Descripcin
Zonificacin del predio
El predio el cual se pretende aperturar un

nuevo establecimiento comercial haya
cambiado de zonificacin.
Los costos del proyecto se

eleven
Planificaciones no
ajustadas a la realidad
No se pueda conseguir
Qumico Farmacutico
para apertura de Botica
Competencia de precios
Accin
Responsable
Poco Probable
Moderado
Bajo
Verificar Legalmente si se puede proceder o

solucionar
Asistente de Apertura Licencias y

Autorizaciones
Poco Probable
Extremo
Mediano
Cumplir con todas los requisitos

inmediatamente
Asistente de Apertura Licencias y

Autorizaciones
Probable
Moderado
Mediano
Presentar promociones de acuerdo al sector o

trnsito de pblico
rea Ventas
Altamente Probable
Moderado
Alto
Llamado de atencin a los responsables de

dichas actividades y/o penalidades en caso sea
reincidencias
Jefe de Aperturas
Jefe de Aperturas
Incumplimiento de algn
La DIGEMID no otorge la
requisito que la DIGEMID
Licencia Sanitaria
considera necesario
Clasificacin de botica
incorrecta
El local comercial debe de cumplir ciertos

requisitos y condiciones sanitarias para su
correcto funcionamiento.
La clasificacin del nuevo local comercial no es
No se realiz un correcto
conforme de acuerdo al tipo de sector o
estudio de mercado
trnsito .
El costo de cada apertura de nuevo local
comercial es proporcional a la duracin de las
Retrasos de actividades
actividades, por consiguiente si demora ms
incurrir en mayores costos
Estimaciones errneas,
movilidad de los recursos,
insuficiencia de recursos Tareas o hitos faltantes; duracin inexacta de
(cantidad y personal),
la mtrica; estimaciones no precisas.
fechas prefijada y cambios
de requisitos.
La ley obliga a las boticas a tener un Qumco
Farmacutico regente durante las labores
Se debe a la alta demanda
diarias (mayormente las boticas trabajan mas
de QF
de 8 horas, por lo que se necesitara al menos 2
QF)
La competencia pueda La competencia puede jugar con los precios ya
disminuir los precios de
que cuenta con el capital suficiente para
los productos
hacerlo
PxI
Probable
Moderado
Mediano
Utilizar los procedimientos, herramientas,

tcnicas y base de datos histricos adecuados
para estimar el tamao, el esfuerzo, el coste y
los recursos necesarios para la planificacin y
seguimiento de proyectos
Probable
Extremo
Alto
Promocionar una mejor oferta laboral para que

los Qumicos Farmacuticos puedan sentirse
atrados
RRHH - Personal de
Reclutamiento
Altamente Probable
Mnimo
Mediano
No se realizar ninguna accin
rea Ventas
110
3.8.5 Monitorear y Controlar los Riesgos.

Monitorear y Controlar los Riesgos es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a
los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican
nuevos riesgos y se evala la efectividad del proceso contra los riesgos a travs del proyecto. Las
respuestas a los riesgos planificadas que se incluyen en el plan para la direccin del proyecto se
ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe monitorearse
continuamente para detectar riesgos nuevos, riesgos que cambian o que se vuelven obsoletos.
El proceso Monitorear y Controlar los Riesgos aplica tcnicas, tales como el anlisis de variacin y
de tendencias, que requieren el uso de informacin del desempeo generado durante la ejecucin del
proyecto. Otras finalidades del proceso de Monitorear y Controlar los Riesgos son determinar si:
Los supuestos del proyecto siguen siendo vlidos
Los anlisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado o puede descartarse.
Se respetan los procedimientos de gestin de riesgos
Las reservas para contingencias de costo o cronograma deben modificarse para alinearlas con la
evaluacin actual de los riesgos.
El proceso Monitorear y Controlar los Riesgos puede implicar la seleccin de estrategias

alternativas, la ejecucin de un plan de contingencia o de reserva, la implementacin de acciones
correctivas y la modificacin del plan para la direccin del proyecto. Monitorear y Controlar los
Riesgos tambin
incluye una actualizacin a los activos de los procesos de la organizacin,
incluidas las bases de datos de las lecciones aprendidas del proyecto y las plantillas de gestin de
riesgos para beneficio de proyectos futuros.
111
3.9 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL

PROYECTO
El proceso a desarrollar es la Seguimiento y Control del proyecto por parte del Jefe de Proyecto
(aperturas), cuyo diagrama de flujo se representa en la Figura 23. El seguimiento y control del
proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia de todas las actividades de desarrollo del
sistema. Es una de las labores ms importantes en todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado
control hace posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el Jefe de
Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que se
estn desarrollando, prestando especial inters a aquellas que estn sufriendo algn retraso. En el
momento en que se detecta cualquier desviacin hay que analizar las causas para poder efectuar las
correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.
Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la asignacin de las
tareas hasta su aceptacin interna por parte del equipo de proyecto de aperturas. Las tareas propias
del Seguimiento y Control del proyecto de aperturas se realizan a medida que se ejecutan las
distintas tareas del proceso de apertura de un local comercial.
La siguiente figura muestra la secuencia de actividades de Seguimiento y Control del Proyecto:
El Jefe de Proyecto realizar la asignacin de tareas a los miembros del equipo de proyecto,
documentando los datos necesarios para su control posterior.
Una vez que el Jefe de Proyecto dispone de la asignacin de tareas, convoca una reunin para
informar a cada miembro del equipo las tareas especficas que va a desarrollar.
En la fase de ejecucin el Jefe del Proyecto verificar con cada uno de los responsables de las tareas
cul es su estado en el momento del seguimiento, su evolucin previsible y los problemas que estn
encontrando para su desarrollo.
112
Se realizar un estudio cuidadoso de todos los trabajos que puedan verse implicados, directa o
indirectamente, como consecuencia de cualquier problema y que tendrn que volverse a realizar.
Se plantean las posibles alternativas de solucin, por ejemplo incorporar ms miembros al equipo de
proyecto, asumir el retraso que pueda ocasionar su resolucin compensndolo con la realizacin de
tareas en un tiempo inferior al previsto, cambiar la estrategia si se trata de una incidencia grave, etc.
Designando en su caso al miembro o miembros del equipo de proyecto encargados de realizar los
trabajos que conlleve su resolucin.
El miembro del Equipo del Proyecto formular una peticin de cambio de los requisitos iniciales,
que hace llegar al Jefe de Proyecto. Esta peticin debe ser tan expresiva y completa como sea posible
para facilitar la labor de anlisis y evaluacin.
El Jefe de Proyecto recibe la Peticin de Cambio y deber registrarla de inmediato, de forma que no
pueda pasar desapercibida y entregar la peticin de cambio al Coordinador de Aperturas para su
estudio.
El Coordinador de Aperturas realizar la modificacin de la actividad, considerando para cada
alternativa los recursos, esfuerzo, tiempo y coste.
El miembro del equipo del proyecto al que se le ha asignado al desarrollo de una tarea/actividad es
quien est en disposicin de darla por concluida.
El Jefe de Proyecto deber comprobar que la tarea ha finalizado correctamente y actualizar la
planificacin, ya que puede que se hayan producido desviaciones sobre la planificacin prevista.
Se realizarn reuniones de seguimiento entre el Jefe y el Equipo del Proyecto, su finalidad es
presentar la informacin sobre la marcha del proyecto y estudiar las posibles desviaciones e
incidencias, tomando decisiones o adquiriendo compromisos para determinar y realizar las acciones
apropiadas que resuelvan dichas desviaciones o incidencias.
El Jefe de Proyecto debe verificar personalmente que los resultados de las actividades son los
esperados. Deber expresar su aceptacin en el Acta de Cierre.
113
Figura 23: Diagrama de flujo del proceso de Seguimiento y Control del Proyecto

114
CAPTULO 4 : VALIDACIN
Este captulo estar orientado a presentar una anlisis costo beneficio y el respectivo anlisis
econmico de la implementacin del modelo de Apertura de Botica basado en la Gestin de
Proyectos. El objetivo de esta implementacin se debe a que la empresa no cuenta con una
metodologa de Gestin de Proyectos, pocas son las plantillas existentes para cada proceso y esto
tiene un impacto en el tiempo, costo, alcance, calidad y riesgo en las actividades que realiza la
organizacin.
Si bien la empresa cuenta con experiencia en aperturar locales comerciales, en la actualidad no se
considera cada apertura como un proyecto independiente, si no como una actividad que forma parte
de las labores cotidianas por parte de los responsables de cada actividad; por consiguiente, no se
puede medir que tan eficientes resultan ser el personal responsable de cada actividad, ni cuanto
podran mejorar como equipo en realizar una apertura. Despus de realizar una estimacin del
tiempo con ayuda de los responsables de cada actividad y del Jefe de Aperturas (Director del
Proyecto), se ha podido validar que con la implementacin de un cronograma o check list como
control del mismo, se llega a disminuir Catorce das y medio (14.5) de trabajo que se refleja
econmicamente en 3494.20 nuevos soles. Estas diferencias se pueden apreciar en los siguientes
cuadros donde se hace una comparacin de los tiempos y costos entre las actividades de apertura
actual y de un modelo de Apertura basado en la Gestin de Proyectos anteriormente propuesto.
115
Cuadro 25: Comparacin de Proyectos (Tiempo)
116
En el cuadro anterior se aprecia que los tiempos propuestos en el modelo son menores en cada
actividad. Sin embargo, se han adicionado tres fases en el modelo, que son necesarios para completar
el ciclo de vida de todo el proyecto (Etapa de Iniciacin, Etapa de Planificacin y Etapa de Cierre);
la Etapa de Control y Seguimiento se encuentra dentro de la Etapa de Ejecucin. Si se aplica el
Modelo de Gestin de Proyectos propuesto se obtiene una diferencia de 14.5 das/botica.
117
Cuadro 26: Comparacin de Proyectos (Costo)
118
En la comparacin de costos la diferencia obtenida respecto al tiempo se refleja en los costos, ya que
se utilizar menos recursos de capital administrativo que en la actualidad, la diferencia es de
S/.3494.20 / Botica.
Asimismo, con la disminucin del tiempo de apertura de botica, el objetivo estratgico de la

empresa de abrir siete (7) boticas por mes a nivel nacional es alcanzable puesto que se podrn
aperturar seis (6) boticas por mes (en 2 meses se apertura 12 boticas); en comparacin con el modelo
de apertura actual que se apertura 3.5 boticas al mes ( en 2 meses se apertura 7 boticas) , de esta
manera se asegura el incremento de las ventas, tener un dominio sobre el mercado a nivel nacional y
tener un mayor contacto con el cliente.
119
Figura 24: Apertura de boticas cada 2 meses

MODELO APERTURA PROPUESTO - Mes 1
MODELO APERTURA PROPUESTO - Mes 2
BOTICA 1
BOTICA 2
BOTICA 3
BOTICA 4
BOTICA 5
BOTICA 6
BOTICA 7
BOTICA 8
BOTICA 9
BOTICA 10
BOTICA 11
BOTICA 12
APERTURA ACTUAL - Mes 1
APERTURA ACTUAL - Mes 2

BOTICA 1
BOTICA 2
BOTICA 3
BOTICA 4
BOTICA 5
BOTICA 6
BOTICA 7
Para poder realizar un mejor anlisis y evaluacin de los ahorros que se obtendran al implementar el
modelo de apertura basado en la Gestin de Proyectos se plantearn tres (3) (Cuadro 27) escenarios
posibles con respecto al ahorro obtenido, ya antes mencionado. El primero sera el Optimista en el
que se considera que se cumple el 100% de las actividades del proceso de apertura basado en la
Gestin de Proyectos. En el escenario Esperado se asume un cumplimiento del 85% de las
actividades del proceso. Por ltimo se tiene el escenario Pesimista el cual presentara un
cumplimiento del 70%. Los ahorros por mes en soles de cada escenario se aprecian en el Cuadro 27:
120
Cuadro 27: Tabla de Ponderacin de Riesgos
Modelo GP
100%
85%
70%
Optimista
Esperado
Pesimista
Cuadro 28: Detalle de ahorros segn escenarios
Escenarios
Ahorro por botica (S/. 3494.2)
Total ahorro mensual (6 boticas)
Optimista
3494.2
20965.2
Esperado
2970.07
17820.42
Los flujos respectivos para el primer ao se pueden apreciar en la Cuadro 29:
121
Pesimista
2445.94
14675.64
Cuadro 29: Detalle de flujos del primer ao para cada escenario
Detalle de flujos del primer ao para cada escenario

Periodo
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Tipo de flujo
Desembolso
Ahorro mensual 1
Ahorro mensual 2
Ahorro mensual 3
Ahorro mensual 4
Ahorro mensual 5
Ahorro mensual 6
Ahorro mensual 7
Ahorro mensual 8
Ahorro mensual 9
Ahorro mensual 10
Ahorro mensual 11
Ahorro mensual 12
Optimista
-7489
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
13666.59
Esperado
-7489
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
10521.81
Pesimista
-7489
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03
7377.03

Para evaluar mejor este proyecto se calcul el TIR para cada escenario obtenindose:
Cuadro 30: TIR por escenario
TIR Optimista
TIR Esperado
TIR Pesimista
182%
140%
98%
Como se puede apreciar este proyecto es rentable an en su escenario pesimista (98%) por lo que se
aconseja a la empresa que inicie la implementacin del modelo de apertura basado en la Gestin de
Proyectos a la brevedad posible.
122
CAPTULO 5 : IMPACTO SOCIAL, ECONNICO Y

EDUCATIVO
En el presente captulo se realizar un anlisis prospectivo de los impactos que genera aperturar
boticas a nivel nacional en las diferentes reas o mbitos. Es decir se pretende determinar las huellas
y aspectos positivos o negativos que genera la implementacin del modelo de apertura basado en la
Gestin de Proyectos, una vez aplicado, tanto en lo cultural, social, y econmico.
De las diferentes metodologas existentes para realizar anlisis de impactos se ha escogido la que a
continuacin se detalla:
Se determina las reas o mbitos a desarrollarse.
Se relaciona numricamente los niveles de impactos de acuerdo a la siguiente tabla
Cuadro 31: Cuadro de Ponderacin/ Nivel de Impacto
PONDERACIN
NIVEL DE IMPACTO
-3
-2
1
0
1
2
3
Alto Negativo
Medio Negativo
Bajo Negativo
No hay impactos
Bajo Positivo
Medio Positivo
Alto Positivo
123
En cada rea o mbito determinamos una serie de indicadores que de alguna manera representan o
evidencian el mbito o rea investigada.
A cada indicador planteado se le asignar numricamente una ponderacin positiva o negativa,

dependiendo del nivel de incidencia o impacto que tenga ese indicador.
Se realizar la sumatoria de los niveles de impacto por cada rea, y dicho valor se dividir por el
nmero de indicadores, obteniendo as el nivel de impacto del rea.
Finalmente una vez analizada todas las reas se construye una matriz de impactos general en la que,
en vez de los indicadores se colocan las reas analizadas con su valor o nivel de impacto, para, de
esta manera determinar el impacto general del proyecto.
5.1 Impacto Social

El objetivo de crear nuevas boticas se debe a que los consumidores, se planteen la necesidad de
adquirir productos farmacuticos que satisfagan sus necesidades.
Cuadro 32: Ponderacin Impacto Social
124
Nivel de impacto social=

Nivel de impacto social= Medio Positivo
5.1.1 Anlisis Impacto Social

La apertura de nuevas boticas incide directamente en la generacin de puestos de trabajo a
profesionales, bachilleres o simplemente a personas, con conocimientos bsicos en farmacutica,
ste indicador de alguna manera ayudar a proveer a los empleados de mejores condiciones
laborales, lo que se manifiesta en acciones para dar mayor bienestar a sus recursos humanos a travs
de la anticipacin, formacin, bienestar y salud de igual forma ayudar a bajar los ndices de
desempleo existentes en el pas, por lo que esperamos que haya un alto impacto en este sentido.
Se espera cambiar el hbito de compra de los clientes, lo cual les permitir adquirir los productos
que deseen eligindolos de una amplia gama de productos y precios al alcance de sus necesidades y
economa.
5.2 Impacto Econmico

Cuadro 33: Ponderacin Impacto Econmico
125
Nivel de impacto econmico=

Nivel de impacto econmico = Medio Positivo
5.2.1 Anlisis Impacto Econmico

Se espera generar nuevas plazas de trabajo con la ejecucin de la implementacin del modelo de
apertura, aunque por su magnitud no va a ser tan significante, pero con el tiempo ayudar al
crecimiento econmico, por lo tanto tendr un nivel medio positivo.
Con la ejecucin del modelo de apertura se espera un rendimiento alto de la inversin para los
dueos de la empresa (Directores), para as poder realizar reinversin en la propia empresa que
contribuir al crecimiento y mejoramiento de la misma, por lo cual se espera un nivel alto positivo.
La creacin de nuevas boticas incidir en la generacin de impuestos con los cuales se beneficiar el
pas, con lo que se espera un nivel medio positivo.
El indicador apoyo a las empresas ayudar al mejoramiento en los ingresos econmicos de los
proveedores mediante la adquisicin de materia prima y/o productos.
126
5.3 Impacto Educativo

Cuadro 34: Ponderacin Impacto Educativo
Nivel de impacto educativo =

Nivel de impacto educativo = Medio Positivo
5.3.1 Anlisis Impacto Educativo

El modelo de apertura basado en la Gestin de Proyectos ser fuente de consulta para otros
colaboradores y/o proyectos similares, se considera un nivel medio positivo.
El presente modelo de apertura pretende poner en prctica todos los conocimientos que se han
adquirido durante los aos de la empresa como farmacutica, y se espera que el equipo del proyecto
perfeccione sus actividades y se vuelvan expertos en las funciones asignadas, por lo tanto se
considera un nivel alto positivo.
Adems servir como fuente de consulta para mejorar la capacitacin de los colaboradores del
equipo de apertura, tiene un nivel bajo positivo.
127
5.4 Matriz General de Impactos

Cuadro 35: Ponderacin General de Impactos
Nivel de impacto general =

Nivel de impacto general = Medio Positivo
5.4.1 Anlisis General de Impactos

La implementacin del modelo de apertura tiene un impacto medio positivo, la apertura de boticas
ayudar al desarrollo social, econmico y educativo, por medio de la adquisicin de productos
farmacuticos, y cambiando la cultura de compra de cada uno de los habitantes.
El impacto social generar un aumento en el desarrollo a nivel nacional, generar bienestar para las
familias y representar un cambio en el mbito de compra.
El impacto econmico proporcionar generacin de empleo, aumentar los niveles de ingreso de la
poblacin y dar un valor agregado por cada habitante.
El impacto educativo, servir como fuente de consulta para otros colaboradores, permitir obtener
ms experiencias y perfeccionar las actividades asignadas a los miembros del equipo de aperturas y
ayudar a mejorar la capacitacin de los miembros del equipo de apertura.
128
CAPTULO 6 : CONCLUSIONES y
RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones
Se identific que el principal problema de la empresa analizada es el retraso de las aperturas

de las boticas, lo cual generaba gastos debido al retraso de los procesos pre-operativos de
apertura. En el Captulo 2 se identific que la mayor parte de estos retrasos se deben al
incumplimiento de las entregas de las actividades
a causa de las malas prcticas y
existencias de los tiempos muertos, la demora en contratacin del personal de botica y el

retraso de las autorizaciones de funcionamiento.
En el captulo 3 se present la metodologa a seguir para la solucin del problema la cual

consiste en la implementacin de un modelo de apertura basado en la Gestin de Proyectos
bajo los estndares del PMBOK el cual genera posibilidades de xito de los proyectos
futuros de la empresa que se medirn mediante la calidad, oportunidad, cumplimiento del
tiempo y presupuestos.
Asimismo, en el Captulo 4 se realiz la validacin del modelo de apertura de un

establecimiento comercial de una empresa farmacutica basado en la Gestin de Proyectos la
cual se determin que la propuesta de mejora es rentable para la empresa, aun en su escenario
pesimista. Adems, se puede llegar a obtener un ahorro de 3494. 2 nuevos soles (S/.) o 14.5
das laborales. Adems, con la implementacin del modelo de apertura se podr aperturar
seis (6) boticas por mes (con el mismo equipo de trabajo, adicionando al Jefe de Proyectos),
de esta manera se asegura el incremento de las ventas, tener un dominio sobre el mercado a
nivel nacional y tener un mayor contacto con el cliente.
129
Por ltimo, en el Captulo 5 se desarrolla el Impacto Social, Econmico y Educativo, el cual

presenta un impacto medio positivo, la apertura de boticas ayudar al desarrollo social,
econmico y educativo, por medio de la adquisicin de productos farmacuticos, y
cambiando la cultura de compra de cada uno de los habitantes.
Adems se puede concluir que del Modelo de Apertura se:

Planifica el tiempo estimado para la realizacin de los procesos de apertura.
Disminuye los gastos pre operativo.
Maximiza la capacidad de la organizacin.
Aporta una visin de conjunto y mejora la comunicacin en la empresa.
Permite aprender de las lecciones pasadas Know how.
Aporta una correcta percepcin sobre la capacidad del equipo.
Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana.
Reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estn realizando informes
constantemente.
Asegura la calidad, cumpliendo con los requisitos propuestos.
130
6.2. Recomendaciones
Se recomienda a cualquier persona que desee implementar un proyecto y se encuentre

realizando su cronograma considerar que siempre ocurren imprevistos que pudieran
retrasarlo. En estos casos como medida de precaucin es preferible aadirles un tiempo extra
a las fechas lmites.
Realizar un estudio de tiempos de manera rutinaria con frecuencia bimestral para medir
continuamente el desempeo de todas las actividades. Asimismo, con esta medida se podra
lograr identificar a tiempo las posibles deficiencias en la capacidad.
Implementar un sistema de reconocimiento al colaborador del mes o brindar algn tipo de
incentivo para el personal y as crear una cultura de identificacin con la empresa. Esta
medida sera ideal pues debido al sueldo con el que es contratado el personal, la rotacin de
personal podra disminuir.
Considerar el pago de las horas extras a todos los miembros del equipo de aperturas, ya que
con ello se podr contabilizar el costo real del proyecto.
Invertir en una capacitacin, sea interna o externa, que prepare y desarrolle una actitud
positiva del personal, operario o administrativo, hacia el cambio para as contar con su total
apoyo en la implementacin de nuevos procesos o proyectos que ayuden a mejorar la
empresa.
131
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134

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UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

LAUREATE INTERNTATIONAL UNIVERSITIES

Modelo de apertura de un establecimiento comercial de

3.1.4 Solicitud y Aprobacin de Cambios .................................................................... 66

5.2 Impacto Econmico .................................................................................................. 125

El presente proyecto de investigacin plantea un Modelo de Apertura basado en la Gestin

modelo propuesto para dar solucin al principal

problema relacionado al retraso de aperturas descrito en el captulo dos. El cuarto, presenta

Dentro de la economa peruana, especficamente el mercado farmacutico est dominado

Lo que se propone en el presente proyecto es implementar un modelo de apertura basado en

cumplir con los tiempos planificados, en el

CAPTULO 1: MARCO TERICO

En el presente captulo se desarrollar el marco conceptual de las herramientas y

Presente: Creacin de un nuevo entorno. En el presente periodo, la internet

comenz a cambiar prcticamente todos prcticas empresariales por lo que la comunidad de

Cfr. Kerzner 2013: 4

gestin de proyectos al utilizar la tecnologa de Internet se logr ser ms eficientes en el

1.1 Definicin de Proyecto

Cfr. Carayannis (2003):2-3

1.2 Fundamentos de la Gestin de Proyectos

1.3 Ciclo de vida del Proyecto

Cfr. MGAP 2009

Figura 1: Ciclo de vida del proyecto

Fuente: Gestin de proyectos informticos: 2011

En la fase de aprobacin, la empresa identifica un problema, lo conceptualiza en forma de

En la fase de la planificacin orientada a objetivos se debe obtener un contrato explcito de

Cfr. Ramn 2007: 36

resultados del proyecto en un tiempo establecido. Finalmente, se realiza y documenta la

La fase de ejecucin contiene la preparacin de planes detallados, revisin de los planes

La ltima fase es el cierre, el cual incluye la realizacin de pruebas del rendimiento y

En la Figura 2 se muestra las fases y contenidos principales del ciclo de vida de un

Cfr. Ramn 2007: 37

Cfr. Ramn 2007: 38

Figura 2: Fases y contenidos principales del ciclo de vida de un proyecto.

Figura 3: Distribucin tpica de recursos en el ciclo de vida

Fuente: Gestin de proyectos informticos: 2011

1.5 Metodologas de la Gestin de Proyectos

1.5.1 Definicin de la Metodologa PMBOK

Cfr. Macek, Wojciech 2010: 267

Cfr. Bastardo 2010: 15

cuantificacin del riesgo, desarrollo de la respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta

Cfr. Bastardo 2010: 16

Figura 4: reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto

Fuente: (PMBOK, 2013)

1.5.2 Definicin de la Metodologa PRINCE2

Cfr. PRINCE2 2010:3

Emprender un Proyecto (EP)

Cfr. Farrar 2007: 4

4. Manejo de entrega de productos (MP)

7. Dirigir Proyecto (DP)

Cfr. Farrar 2007: 5

Figura 5: Gestin de proyectos exitosos con PRINCE2

Fuente: (PRINCE2, 2010)

Estas cuatro actividades se llevan a cabo dentro de la "Definicin y anlisis de

Cfr. PRINCE2 2013

Cfr. Hinde 2012: 4

expectativas del cliente a los mtodos de inspeccin, se explica con el proceso de