Depto.

de Banquetes

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FUNCIONES:
*Director de banquetes:
Este proporciona las facilidades para lograr los estndares de calidad y eficiencia establecidos y mantiene
un liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacn, y Stewart para mantener el mejor servicio a los
clientes en eventos y banquetes.
Este a la vez se encarga de supervisar las operaciones internas y externas relacionadas con el rea de
Banquete incluyendo el Servicio a Domicilio.

Dentro de sus obligaciones y deberes estn:

Asistir a las Reuniones de Banquetes.

Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio.

Revisar las hojas de funcin con el Chef.

Solicitar el personal para los eventos con tiempo.

Revisar el uniforme del personal.

Dar seguimiento con los botones a los anuncios de los eventos.

Supervisar la limpieza general de los salones y equip0s.

Chequear con almacn si llega todo lo solicitado en la hoja de funcin del Evento.

Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el Chef antes de iniciar el evento.

Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar .

*Contador:
Llevar la contabilidad del local para tener los libros al da y pagar todo lo referente al pago de impuestos.
*Gerente de ventas:
El vendedor del depto. De Banquetes esta bajo la supervisin del gerente de Banquetes. El objetivo de las
ventas es proporcionar el mayor nmero de clientes y eventos lo cual representara ingresos para el hotel.
Dentro de sus obligaciones se encuentran:

Conocer un sistema de ventas.

Conocer los aspectos de alimentos y bebidas relacionados con los eventos, atendiendo a la clase de
personas asistentes, el nmero de invitados y a la hora que se efectuara.

Tener nociones de Costo.

Saber el equipo con que cuenta el establecimiento: adornos, mantelera, sillas, mesas, cristalera etc.

*Secretaria:
La secretaria asiste al encargado de banquetes en las funciones de ventas y la coordinacin general de
los eventos con el cliente y el personal de servicio.
*Matre de banquetes:
Es el responsable de planificar, organizar, desarrollar, controlar y gestionar las actividades que se realizan
en la prestacin del servicio, tanto en la comida como en las bebidas, coordinando y supervisando los
distintos recursos que intervienen en el departamento para conseguir el mximo nivel de calidad.
*Supervisor de banquetes:
Es responsable ante el matre de banquetes del buen funcionamiento del evento al cual est asignado.

*Camarero de banquetes:
Es responsable de brindar el servicio de alimentos y bebidas de la zona asignada dentro del saln.
*Chef de banquetes:
Es responsable de coordinar y supervisar el adecuado funcionamiento de las cocinas de banquetes, en
cuanto a la preparacin de las rdenes de comidas para lograr una buena presentacin y buen sabor;
dentro del costo unitario de elaboracin pre - establecido.

*Chef Stewart de banquetes:

Es responsable en coordinar con el Chef de Banquetes las decoraciones y presentacin de los montajes
de buffet de la limpieza y ordenamiento de los equipos de cocina de Banquete.
*Cocineros de banquetes:
Son responsables ante el Chef de Banquetes de la preparacin y presentacin de las rdenes de comidas
de banquetes.
*Ayudante de cocina caliente:
Se encarga de transformar por medio del calor los alimentos crudos.
*Ayudante de cocina fra:
Conserva los alimentos perecederos, limpiar y racionar los gneros crudos y distribuirlos, termina platos
cocinados, elabora ciertos platos, guarniciones y salsas fras.
*Chef de makimono y escultura en hielo:
Es responsable de crear figuras temticas tanto en frutas, verduras, hielo de acuerdo a las requeridas
para la decoracin de un evento.
*Chef repostero:

Realiza las preparaciones de postres fros y calientes. As como de postres dulces y salados.
*Bartender de banquetes:
Es responsable de la reparacin y servicio de las bebidas y ccteles que se sirven en los Bares de los
Banquetes.
*Encargado de decoracin y ambientacin:
Se encarga de darle la adecuacin al lugar donde se llevar a cabo el evento.

*Sommelier:
Las funciones de un sommelier son:

Ejercer el consejo eficaz y objetivo del vino

Descorchar, respetar los pasos de cata y servir el vino

Realizar el control de temperatura de los vinos con el fin de que arriben con la adecuada a la mesa.
Debe ser responsable en el control de las condiciones de guarda (temperatura, humedad, olores, vibraciones,
luz, etc.)

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Cata, seleccin y confeccin de vinos

Capacitacin del personal de saln

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Depto. de Ventas

El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar ventas de habitaciones, instalaciones y
servicios del hotel as como en ocasiones de eventos que complementan la estada de los huspedes.
Este departamento est encabezado por un Director de Ventas siendo ste responsable de administrar y dirigir la labor
de ventas en diversas subreas en las que se divide la funcin de ventas.
A su cargo puede tener Gerencias enfocadas a venta de grupos y a venta de convenciones quienes a su vez tienen a
su cargo una serie de ejecutivos de ventas que se encargan de buscar clientes para el hotel y cuyo trabajo est
generalmente en la calle visitando clientes prospecto as como cerrando contratos. Es muy importante que los
ejecutivos detecten a la persona que en la empresa es quien realiza las reservaciones y quien toma las decisiones de
hospedaje de sus empleados.
Deben de establecerse ciertas polticas de ventas como parmetros para los ejecutivos de ventas y entre estos
podemos citar:

Las tarifas que se pueden asignar trtese de un grupo (10 o ms habitaciones), una convencin
(grupo+eventos), agencias de viajes o banquetes.
La capacidad de los grupos que sern aceptados en ciertas temporadas del ao, segn las temporadas
(alta, baja).
Importe de los depsitos por anticipado que se deben de recibir y en qu intervalos.
El pago de comisiones.
Los requisitos como listas de alojamiento, preasignacin de habitaciones
El nmero de cuartos que se darn en cortesa a los grupos dependiendo del nmero de habitaciones
reservadas.
En este departamento tambin se organizan los viajes de familiarizacin o fam trips para aquellos contactos que
potencialmente traern un grupo a mi hotel y que desean probar las instalaciones y servicios.
Asimismo en algunos hoteles dentro de la estructura de ventas, se encuentra un gerente de grupos y convenciones que
se encarga de la operacin y seguimiento de todas las necesidades del grupo desde que se lleva a cabo del cierre del
contrato con algn(a) ejecutivo(a) de ventas hasta el cobro de la cuenta pasando por cuidar todos los detalles y
requerimientos del grupo durante su estada en el hotel. Este gerente debe de mantener informados a los distintos
departamentos del hotel de la visita de los grupos as como del rol que cada departamento va a jugar durante la estada
del grupo.

A este departamento tambin pertenece un Gerente o Director de Relaciones Pblicas que se hace responsable de
proveer la imagen del hotel. Esta persona normalmente no est subordinada al Director de Ventas (razn por la cual
aparece punteada en el organigrama) sino al gerente general, sin embargo su funcin est orientada en mayor medida
a las ventas. Esta persona entre sus funciones tiene el ocuparse de los clientes VIPS as como buscar espacios en
peridicos locales u otras publicaciones para presentar el hotel.
El director de relaciones pblicas junto con el gerente general es responsable tambin de ciertas funciones sociales
como pueden ser desayunos ofrecidos a prensa, eventos para los contactos de ventas, fiestas de beneficencia, desfiles
de modas, etc.
Por ltimo tambin existe una figura a cargo de verificar el enfoque de la mercadotecnia que maneja el equipo de
ventas como son promociones, papelera, productos promocionales, flyers, paquetes y los pblicos a los cuales se
dirigirn los esfuerzos de mercadotecnia.

Funciones:

Gerente General. Checa que las ventas que se llevan a cabo estn en orden para realizar el pago correspondiente
de hacienda.
Gerente Administrativo. Se encarga de verificar los cortes de caja y la comunicacin constante con el contador
para el pago de nmina y hacienda.
Jefe de Recepcionista. Atiende al cliente y lleva el control de cheques, adems de supervisar que las habitaciones
estn limpias. Coordina a los recepcionistas.
Recepcionista. Atiende al cliente.
Contador. Captura plizas de diario, realiza clculos de nmina, checa cortes de caja y captura informacin.

DESARROLLO DE VENTAS HOTEL IK-LUMAAL

Las ventas se llevan a cabo de dos maneras:

Telefnicas. Cuando es venta telefnica en temporada alta se pide un depsito como garanta para garantizar
las habitaciones y si es temporada normal y el hotel se encuentra vaco no se pide garanta.
Personal. Es de la misma manera que la telefnica.
Si un cliente pide 20 habitaciones, an en temporada baja se solicita a ste una garanta por ser un nmero elevado de
habitaciones.
Quien realiza las ventas es recepcin o el gerente administrativo.
TERMINOLOGA APLICADA HOTEL IK-LUMAAL
Tipo de habitaciones
Habitacin sencilla
Habitacin doble
Habitacin triple
Tipos de tarifas

Comercial

*DEPARTAMENTO DE GRUPOS Y VENTAS

El departamento de ventas es uno de los pilares del hotel comercial y obviamente la
existencia del hotel depender de la venta de servicios al pblico.
Un hotel tiene 3 productos bsicos:

Habitaciones
Alimentos
Bebidas

El negocio ms productivo suele ser habitaciones.

En la actualidad hay mucha competencia entre los hoteles, no solamente en el
servicio a huspedes sino en la venta de espacios para celebrar eventos
(convenciones, paquetes, fiestas) representan grandes ingresos.
Por otra parte mucha de la gente que asiste a estos eventos se convierte en clientes
potenciales para el hotel.
El departamento de ventas surgi de la necesidad del desarrollo de la industria
hotelera, y es tambin parte integrante de la administracin.
Originalmente la labor del gerente de un hotel era recibir y saludar a los huspedes,
pero hoy en da con el desarrollo de la industria hotelera tuvo que abandonar las
relaciones pblicas para convertirse en ejecutivo de negocios; con el resultado de este
cambio las relaciones pblicas las ha tomado el departamento de ventas. Actualmente
el gerente de ventas y su personal son los principales contactos del hotel con los
clientes.
Vara el departamento en funcin del tamao y ubicacin del hotel.
En los hoteles muy grandes el gerente no puede dirigir el programa de ventas y en
ese caso el esfuerzo se dispersa entre varios departamentos y aumenta el peligro de
que haya un programa poco coordinado. Por lo tanto para evitar estas dificultades, los
expertos recomiendan una organizacin en la que todos los departamentos siguientes
se encuentren bajo la responsabilidad directa del director de ventas: Recepcin,
banquetes, convenciones, promocin de alimentos y bebidas, departamento de
historial de clientes, oficina de publicidad, oficina de anuncios.

Los paquetes que ofrecen el departamento de ventas incluyen servicios como

transportacin, alojamiento y visitas guiadas.
El departamento de ventas opera en 3 divisiones de relaciones: con clientes,
relaciones comerciales y relaciones del personal; por tanto su intervencin es
determinante en las siguientes fuentes de negocios:

Convenciones: este es un rengln muy importante para la industria hotelera ya

que anualmente se celebran reuniones, asociaciones sindicales y educativas,
fraternidades y grupos profesionales ya sean locales, estatales, nacionales o
internacionales.

Promocin de servicios: servicios internos, como: tintorera, restaurantes,

salones de especialidades, tiendas y en el caso de las operaciones en cadena otros
hoteles del grupo. Razn por la cual los hoteles disponen de gran variedad de
instrumentos para su venta: anuncios, tarjetas en las mesas, muestras en los
vestbulos, letreros en elevadores.

Estrategia para incrementar las ventas: se considera clave la concesin de

cortesas a agentes de viajes, personal de compaas trasportadoras y directivos
de importantes negociaciones cuyo personal viaja con frecuencia.

* Integracin del departamento de ventas

El gerente general participa activamente en esta rea por dos razones bsicas: en
primer lugar, las ventas y su desarrollo son una actividad variada del hotel y no parte
de las operaciones que se hacen da con da; en segundo lugar, la poltica de ventas
del hotel se entrelaza con la imagen de ste ante el pblico, y el gerente general
desea mejorar esa imagen.

A continuacin se presenta un organigrama del departamento de ventas del hotel.

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El departamento est encabezado por un director de ventas, al que se conoce algunas veces
como vicepresidente de ventas o puede llevar un ttulo inferior como el de gerente de ventas.
En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas
subreas en las que normalmente se divide la funcin de ventas.

*reas del departamento de ventas

Ventas a grupos y convenciones.
Dentro de la estructura del departamento de ventas del hotel, las ventas a grupos y
convenciones constituyen el mayor elemento, no slo en cuanto a tiempo y esfuerzo,
sino respecto al nmero de personas empleadas. En un hotel grande para
convenciones, el nmero de personas que trabajan en las ventas a grupos y
convenciones es de ocho a diez.

Asignacin de habitaciones. Todo hotel que busca tener negocios que se

deriven por la venta a grupos debe evaluar el nmero de habitaciones que desea
asignar a estos grupos. La asignacin de habitaciones para tal objeto variar de mes a
mes, dependiendo del volumen de negocios esperado de los huspedes transitorios
regulares. Por lo tanto, debe estimarse primero el volumen de negocios transitorios y
asignar el resto de habitaciones disponibles proyectadas a la venta a grupos.

Planeacin. Es la responsabilidad ms importante de este departamento en

cualquier hotel. En las ventas a grupos y convenciones la necesidad de planeacin de

largo alcance se vuelve indispensable. Los negocios con grupos y convenciones no se

materializan de la noche a la maana. La mayora de las organizaciones que tienen
convenciones anuales o peridicas planean stas con muchos meses de anticipacin,
de hecho, en muchos casos de tres a cinco aos. Por lo tanto, es imposible que los
negocios de esta naturaleza sean generados por el personal de ventas sin hacer
nfasis en la planeacin. Debe existir una comunicacin continua con estas
organizaciones para conocer las decisiones tomadas con respecto a las fechas y reas
geogrficas consideradas para futuras convenciones. Todava de mayor importancia es
el conocimiento de cundo estas decisiones estarn en etapa de revisin y quin ser
el responsable de tomarlas. Solo as puede tenerse el contacto adecuado con la gente
adecuada en el momento adecuado.
Muchas organizaciones crean comits de planeacin para recomendar o tomar una
decisin sobre el sitio en que se celebrarn futuras convenciones. Estos comits son
normalmente designados en el curso de una convencin.

Incentivos y grupos. Gran parte del volumen de ventas a grupos y

convenciones resulta de los programas de incentivos que mantienen las grandes
compaas.

Dentro de la industria de los viajes existen ciertas compaas, las agencias de viajes o
los operadores tursticos cuyo negocio principal es el manejo de estos incentivos a
grupos, y otras que se especializan en otro tipo de ventas a grupos y convenciones.
Estas fuentes de negocios se encuentran diseminadas en todo el pas y es necesario
que los miembros del departamento de ventas a grupos y convenciones de un hotel
las visiten continuamente. A este respecto, las cadenas hoteleras probablemente
tienen una ventaja muy definida. Es extremadamente difcil y costoso para un hotel
independiente cubrir en forma continua y completa todo el pas, y con cobertura
limitada establecer prioridades y oportunidades de futuros negocios. En cambio las
cadenas pueden utilizar a su personal regional de ventas para promover negocios
para todos sus hoteles, dndoles una ventaja definitiva, tanto en el alcance de la
cobertura como en la capacidad para repartir los gastos.

El coordinador. Tal vez la mayor herramienta de ventas para lograr negocios

con grupos y convenciones es el manejo adecuado de la operacin ya reservada. La
mayora de los hoteles que manejan este tipo de negocios emplean un coordinador
de grupos y convenciones, puesto que es parte integrante o extensin de la funcin

de ventas a grupos y convenciones. La principal tarea del coordinador es trabajar

estrechamente con el dirigente o dirigentes del grupo para cerciorarse de que todo el
evento ser manejado con propiedad de principio a fin. Aunque muchos grupos,
particularmente aquellos procedentes de los programas de incentivos, son manejados
por lderes de grupo profesionales, otros cuentan con lderes de grupos inexpertos en
lo concerniente a coordinacin. Por esta razn el coordinador del hotel es requerido
en muchos casos para resolver problemas, suavizar a huspedes exaltados y atender
emergencias. Debe estar disponible en todo momento cuando el grupo se encuentre
en el hotel.
Las siguientes son reas especficas en las que el coordinador tiene una importante
responsabilidad:
1. El manejo de llegadas al aeropuerto por vuelos regulares o fleteados exige una
coordinacin adecuada. Deben hacerse trmites para facilitar el paso de los
pasajeros por inmigracin y aduanas, para que dispongan de transporte
adecuado al hotel y para que saluden a los miembros del grupo a su llegada.
2. El manejo del equipaje debe ser supervisado y coordinado junto con el
alojamiento de los huspedes.
3. Toda funcin debe ser adecuadamente vigilada para cerciorarse no slo de que
se desempea correctamente, sino de que las necesidades del grupo se estn
cumpliendo.
4. El coordinador debe verificar diariamente con el lder del grupo los cambios en
las cuentas maestra del mismo. De esta forma, se evitarn discusiones al
terminar la convencin y los problemas o malentendidos quedarn resueltos en
la medida en que ocurran y antes de que se borren de la memoria.
Por lo tanto, el valor de un buen coordinador no puede ser exagerado en lo que se
atae a la reputacin del hotel y eventualmente a la ampliacin de las ventas a
grupos.

Registros. Las actividades del vendedor individual deber ser vigiladas y

registradas. Esto se logra mediante la preparacin de informes de visita y hojas de
reservacin para grupos. En el informe de visita a un cliente potencial se registran los
datos de esta. En la hoja de reservacin para grupos se anotan los detalles de una
venta potencial, trtese de una solicitud, una tentativa o el cierre de la venta. Estas
dos formas se preparan con copias para permitir su seguimiento o para informar a los
interesados acerca de la visita a un cliente o la reservacin para un grupo.

*Ventas a agencias de viajes

Las agencias de viajes requieren un buen volumen de de viajes por parte del
personal de ventas. Existen dos tipos de agencias de viajes: la mayorista y la
minorista.
Mayorista. Es cuando el hotel le vende a la agencia los cuartos a una tarifa
piso es decir la tarifa ms baja. Trabajan directamente con los hoteles y las lneas
areas para elaborar paquetes que pueden venderse al pblico.
Minorista. Es aquella que vende al pblico. Adems de esto, detrs del negocio
de viajes, estn diversas agencias que trabajan al mayoreo, con las que las agencias
al menudeo hacen sus reservaciones en lugar de hacerlas directamente con el hotel.
Existen unos folletos, diseados, impresos y pagados por las agencias de viajes
mayoristas que para informan al pblico de contenido del paquete. Con el uso de
estos folletos, la agencia de viajes al menudeo vende al pblico el paquete que puede
comprar del mayorista.
A travs de su relacin con los hoteles, el mayorista obtiene la asignacin de cierto
nmero de habitaciones que puede vender sin verificar con el hotel.
Cuando los representantes de ventas visitan personalmente a las agencias al
menudeo, pueden indagar si los folletos y tarifas de su representado o representados
se encuentran ah. Al mismo tiempo, tratan de motivar al personal para que vendan
reservaciones para el hotel o recomienden antes que otros. Al visitar a los mayoristas,
el principal objetivo es persuadirlos de que incorporen al hotel en sus paquetes.

Es prctica comn en la industria hotelera ofrecer descuentos de varios tipos al

personal de las agencias de viajes que desee visitar el hotel.

Ventas de banquetes
Los banquetes son normalmente manejados por un gerente de ventas de banquetes
local.

El elemento ms importante en el desarrollo de este negocio es una buena relacin

personal entre el gerente de ventas de banquetes y los ejecutivos de la compaa,
existen ciertas tcnicas que pueden promover este negocio:
1. Deben extenderse invitaciones peridicas a almuerzos y cocteles a los ejecutivos
indicados de las compaas.
2. Debe tomarse en cuenta la expedicin de tarjetas de crdito locales que ser
utilizadas slo en un hotel.
3. Tambin es importante pensar en la expedicin de tarjetas VIP a aquellas personas
de las compaas que son responsables de elegir los sitios para sus funciones.
Los tipos de funciones que el gerente de ventas de banquetes puede esperar vender
son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.

Bodas
Cenas, tanto de negocios como de organizaciones.
Bailes y otros eventos sociales.
Cocteles.
Reuniones de organizaciones empresariales (que incluyen algunas veces un
alimento ligero o pausa para tomar un caf).

Para cualquiera de estos eventos deben utilizarse mens y precios preestablecidos.

Ventas locales en general

Es un convenio que el hotel realiza para que siempre que llegue un cliente a un
destino y pregunte por un hotel le recomienden el suyo para promover las ventas de
un hotel. Y existen ciertas reas especficas:
Lneas areas: Muchas personas buscan alojamiento, al llegar a la ciudad y
preguntan en los mostradores que hoteles les recomiendan.
Operadores de Viajes Tursticos: Agencias de viajes ubicados fuera de la
ciudad atreves de la cual hacen reservaciones a hoteles.
Secretarias: En toda compaa es importante, algunas secretarias son
responsables de hacer las reservaciones. En muchos casos la eleccin del hotel se
encuentra en las manos de la secretaria
Taxistas: No solo se les pide una recomendacin directamente del hotel sino que
le dan recomendaciones sean favorables o no que puede influir en la recomendacin
del hotel.

Profesionistas: Pueden ser doctores, abogados, etc. Frecuentemente tienen

clientes que vienen de fuera en muchos casos clientes con potenciales de pagar
tarifas altas por una larga temporada.
Embajadas: Estn ubicadas generalmente en las grandes ciudades son clientes
muy importantes porque generalmente no saben dnde hospedarse y estn
dispuestos a pagar tarifas completas por un tiempo largo.

Relaciones pblicas

Muchos hoteles tienen un director de relaciones pblicas o un director de relaciones

con los huspedes que se hace responsable de promover la imagen del hotel.
Su principal funcin externa son los visitantes VIP como publicidad en los peridicos y
estar en contacto con los directores de las empresas como agencias de viajes.

Historial de los huspedes

Es un rea del departamento de reservaciones ms que del personal de ventas.

Son solo para clientes que hayan estado por lo menos dos veces en el hotel, sirve
como notas que guarda el hotel sobre sus visitas pasadas donde anotan problemas
que pudo haber tenido algo que haya agradado al cliente para poder llegar a tener
un trato ntimo con el cliente y poder hacer sus visitas prximas ms satisfactorias.

*RESPONSABILIDADES ESPECFICAS

Planeacin de ventas
Como ya se mencion anteriormente, la planeacin es la responsabilidad ms
importante del departamento de ventas de cualquier hotel. En ciertas reas como las
de ventas a grupos de convenciones, las reservaciones se hacen de dos a cinco aos
antes. En otras, como sucede con las ventas de agencias de viajes y las ventas de
banquetes, el periodo puede ser ms corto, pero aun as se reservan con mucha
anticipacin a la fecha real.

Normas de ventas

En todas las fases de operacin del hotel deben establecerse ciertas polticas y buscar
su perfecta adopcin, particularmente en el rea de ventas, ya que el proceso de
vender debe hacerse considerando ciertas polticas. Las polticas de ventas deben
establecerse para lo siguiente:
1. Las tarifas para futuras reservaciones, trtese de grupos, convenciones,
agencias de viajes, individuos o banquetes.
2. Capacidad de los grupos que sern aceptados en ciertas pocas del ao, segn
las distintas temporadas.
3. Importe de los depsitos por anticipado que se obtendrn, y a qu intervalos.
4. Pago de comisiones.
5. Requisitos, como listas de alojamiento, pre etiquetado del equipaje,
preasignacin de habitaciones y trmites generales.
6. Nmero de cuartos gratuitos que se darn a los grupos.
7. Asignacin general de las habitaciones entre grupos e individuos.
Las polticas establecidas en relacin con cada uno de estos puntos deben ser de tal
forma que produzcan el mximo ingreso para el hotel.

Presupuesto de ventas

Ningn departamento de un hotel debe operar sin presupuesto. Debe establecerse un

presupuesto anual de comn acuerdo, y es responsabilidad del director de ventas
encargarse de que su departamento opere dentro del mismo.
Cooperacin interdepartamental

Muchos hoteles tienen problemas que proceden de una falta de comunicacin o

cooperacin entre el departamento de ventas y los otros departamentos. Vender un
servicio es como vender un producto; adems de venderlo, hay que entregarlo y es
intil vender servicios o caractersticas que no pueden proporcionarse.
Existen muchos ejemplos evidentes de este tipo de ventas. Un vendedor promete a
una convencin 300 habitaciones con vista al mar en un hotel que en realidad cuenta
con 200 de ellas. Un vendedor promete men en el que hay ciertos ingredientes que
no se consiguen en esa poca del ao. Este es un ejemplo muy simple de la venta de
un producto que no puede ser entregado. Si le vendedor en cada caso se hubiera
comunicado primero con el departamento de reservaciones, no hubiera colocado al
hotel en una posicin en la que posteriormente tendra que justificarse o pedir
disculpas.

Este tipo de situacin puede evitarse si se pide a las personas integradas al personal
de ventas que trabajen en cada departamento por un tiempo limitado.
La cooperacin entre el departamento de ventas y otros departamentos del hotel es
fundamental para la entrega correcta de los servicios vendidos. A largo plazo, la
reputacin por una entrega infalible es el mayor activo del departamento de ventas.
Adiestramiento

El departamento de ventas de un hotel debe estructurarse sobre base econmica

razonable. Cierto, puede crearse una tremenda organizacin de ventas al contratar
una serie de ejecutivos altamente calificados y con salarios elevados, pero esta rara
vez resulta prctico. El departamento con xito es el que puede capacitar al personal
de ventas menos experimentado en un periodo razonable corto. La direccin correcta
que seguir el entrenamiento es una parte importante de las tareas del director de
ventas.

Estmulo de ventas

Aunque los incentivos no son necesarios para motivar al personal de ventas de un

hotel, en la industria, stos son utilizados en cierto grado. Sin embargo, donde se
otorgan es importante que su pago se haga hasta que se concrete el negocio y no al
momento de la reservacin, ya que es difcil justificar el pago de comisiones sobre
negocios que no se han materializado. Dado que las reservaciones para grupos
importantes se hacen con dos o tres aos de anticipacin, el valor de los incentivos se
vuelve aqu dudoso.

Personal de ventas

Un gran vendedor, independientemente de lo que venda, no siempre resulta un gran

administrador. De hecho, el impulso y entusiasmo deseable en el vendedor puede
provocar que se exaltacin por vender pase por alto la necesidad de apegarse a las
polticas establecidas; por lo que el personal de ventas debe recibir las indicaciones
adecuadas.
En consecuencia, la persona que ocupa el puesto de director de ventas debe ser un
administrador capaz de manejar el departamento adems de realizar la venta.

Ventas internas

En aos recientes, muchos de los grandes conglomerados han ingresado al negocio

hotelero. Estas compaas tienen muchos otros elementos que de ninguna forma
estn vinculados a las operaciones hoteleras, pero han hecho intentos por desarrollar
negocios hoteleros vendiendo las instalaciones del hotel a los empleados de otros
segmentos de la gran corporacin.

Correspondencia directa

El personal de ventas puede comunicarse con las posibles fuentes de negocios por
correo directo, mediante envos masivos tipo escopeta. Esta tcnica se usa con
mucha frecuencia en relacin con las agencias de viajes, pero tambin puede
utilizarse para tener acceso a asociaciones y organizaciones similares. El valor de la
tcnica para un hotel depende de los resultados alcanzados. Los porcentajes de
respuesta previas a los diversos tipos de correo directo deben revisarse
peridicamente antes de hacer otro envos.
Anuncios generales

*ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
1) Asignar cuota de ventas a cada vendedor.
2) Crear paquetes o tarifas especiales para efectos promocionales.
3) Organizar directorio de clientes a fin de enviarles informacin por correo, acerca
de los servicios que ofrece el hotel.
4) Supervisar la correcta presentacin del departamento de ventas.
5) Organizar sistema de registro de clientes potenciales, a travs de formas
especiales, en las cuales se registraran los progresos de las visitas de los
vendedores.
6) Asegurarse de disponer de material promocional para dotar a sus vendedores.
7) Participar en juntas con sus superiores y otros jefes de departamento, as mismo,
realizar y presidir las juntas con sus vendedores.
8) Presentar su reporte de gastos y el de sus vendedores, adjuntando las notas
correspondientes al gerente administrativo, para su autorizacin, a ms tardar 15
das posteriores a la administracin del viaje o promocin local.

*ACTIVIDADES PARA PROPICIAR VENTAS

1) Visitar personalmente en forma sistemtica a los clientes potenciales y personal
clave de las empresas, a fin de promover la venta de alojamiento, alimentos y
bebidas del hotel.
2) Buscar nuevos mercados potenciales.
3) Investigar en detalle todo lo relativo a las convenciones que la competencia ha
captado, para ofrecer sus servicios para eventos venideros.
4) Esforzarse por recuperar a los clientes que haya perdido.
5) Participar en todos aquellos eventos de carcter empresarial gubernamental o
industrial a travs de los cuales se presente la oportunidad de captar negocios
para el hotel.
6) Representar al hotel dignamente ante cualquier situacin, lugar y momento.

Territorio de ventas
El territorio de ventas es el rea geogrfica asignada a cada vendedor, una vez
asignado el territorio, este deber investigar si el rea en cuestin ya ha sido
trabajado por otro, en caso contrario, deber recaudar toda la informacin en trminos
de tipo de comercio e industria que integra a esa zona, as como un directorio de
posibles proveedores.

El vendedor deber determinar el nmero de visitas que hara a las diferentes

empresas.
Publicidad
El hecho de publicar los nombres de los huspedes ms distinguidos causa gran
efecto en las personas, otra forma de publicidad son pancartas en las carreteras.
Por otra parte la publicidad
sumamente costoso, por esta
publicidad en forma gratuita
participantes como disfrutar de

Marketing

de la televisin causa mucho impacto aunque es

razn, los hoteleros aprovechan situaciones para la
al otorgar en algunos programas premios para los
un fin de semana en el hotel.

Otras fuentes de negocios

Los vendedores deben buscar otros contactos que puedan proporcionarle negocios al
hotel. Se considera que las compaas transportistas como aerolneas comerciales,
adems de las agencias de viajes, son de vital importancia para los hoteles, ya que
con frecuencia se organizan paquetes.

Espacios pblicos
La renta de estos espacios para banquetes, reuniones, fiestas, celebraciones de das
festivos, etc. representa un ingreso considerable para el hotel, por lo cual se debe
tratar de captar ese negocio.