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    Trabajo Paola Elementos de Archivo

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    Este documento describe diferentes elementos de archivo como sobres, sellos de radicado y carpetas. Explica las partes de los sobres, tipos de sobres según la forma de las solapas, y provee ejemplos. También define sellos de radicado, tipos de sellos como automáticos y manuales, e incluye ejemplos. Finalmente, define carpetas de archivo y describe tipos como carpetas con gomas, de congreso, con clip, con abrazadera y porta-menús.

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    Descripción original:

    Elementos utilizados para el archivo de información en una empresa

    Derechos de autor

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    ELEMENTOS DE ARCHIVO

    PAOLA SANTAMARIA

    TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO


    PRIMER SEMESTRE
    BARRANCABERMEJA
    2014

    ELEMENTOS DE ARCHIVO

    PAOLA SANTAMARIA

    VICTOR HUGO ALEMAN


    DOCENTE

    TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO


    PRIMER SEMESTRE
    BARRANCABERMEJA
    2014

    CONTENIDO
    1. ELEMENTOS DE ARCHIVO........................................................................... 4
    1.1.
    1.1.1.

    LOS SOBRES...................................................................................... 4
    DEFINICIN..................................................................................... 4

    1.2.

    SELLOS DE RADICADO.......................................................................9

    1.3.2.

    TIPOS DE CARPETAS........................................................................11

    1.3.2.1 Carpetas con gomas........................................................................... 11


    1.3.2.2. Carpetas de congreso........................................................................11
    1.3.2.3. Carpetas con clip............................................................................... 11
    1.3.2.4. Carpetas con abrazadera....................................................................12
    1.3.2.5. Carpetas porta-mens........................................................................12
    1.3.2.6. Carpetas porta-documentos................................................................12
    1.3.3.

    EJEMPLOS....................................................................................... 12

    1. ELEMENTOS DE ARCHIVO

    1.1.

    LOS SOBRES

    1.1.1. DEFINICIN
    La norma UNE (Una Norma Espaola) define el sobre como "envoltura plana,
    de forma rectangular, obtenida generalmente a partir de una hoja de papel
    plegada de tal forma que se obtiene un anverso nico y un reverso formado por
    cuatro solapas que montan entre s. El anverso puede llevar una ventana
    transparente". (Tompla Industria Internacional del Sobre)
    1.1.2. PARTES

    Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y distribuye as:


    (Wikipedia)
    En el tercio izquierdo se
    escribe
    informacin
    como: CONFIDENCIAL,
    PERSONAL,
    CONTIENE DISQUETE,
    VIDEOCINTA, CD-ROM,
    entre
    otros,
    en
    mayscula sostenidas.

    1.1.3. TIPOS:

    En el tercio central se
    escriben los datos del
    destinatario. Se ubican
    centrados en el segundo
    tercio sin sobrepasarlo,
    de acuerdo con el
    tamao del sobre; su
    distribucin debe ser
    armnica. Estos datos
    se
    escriben
    a
    interlineacin sencilla.

    El tercio derecho es
    para uso exclusivo de la
    oficina de correos.

    Entre otras caractersticas, la forma y tamao de las solapas diferencian a los


    distintos sobres: Solapa de cierre recta o de pico, prolongacin de
    solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales
    de solapas para apertura fcil, para ensobrado mecanizado, etc. (Tompla
    Industria Internacional del Sobre)
    1.1.3.1.

    Sobres con solapa de cierre recta

    Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa: Tiene la solapa de cierre recta y ms


    larga que las laterales.

    Sobre "Retorno alemn": As llamado porque su solapa de cierre


    prolongada lleva un perforado en el lmite de la zona engomada para
    utilizar como cupn o bono de respuesta la parte de solapa
    desprendible.

    Sobre "Bangtail" ("desprendible"): De solapa de fondo prolongada y


    plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupn o
    bono de pedido en una oferta publicitaria.

    Sobre de solapas rectas especiales para mquina Ensobradora.

    1.1.3.2.

    Sobres con solapa de cierre de pico

    Sobre "Americano" :Adems de la solapa de cierre en forma de pico o


    angular, solapa de fondo de un ngulo de 90 %

    Sobre "Ministro": Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de


    fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y
    medidas 120 x 176 mm, con la actual normalizacin).

    Sobre rombo: Denominacin corriente del sobre con solapa de cierre en


    pico que resulta de un formato en rombo.

    1.1.3.3.
    Sobres
    ensobrado

    con

    soluciones

    innovadoras

    para

    apertura

    Sobres de apertura fcil: el "OPEN PLUS": El Open Plus incorpora una


    lnea de trepado en la solapa de fondo que, por simple traccin, se abre
    limpiamente sin necesidad de abrecartas.

    Sobres especiales para ensobradora.: Slo ciertos tipos de sobre


    funcionan bien en las mquinas ensobradoras porque exigen formas,
    papeles y pegantes especiales. Los ms usuales: El sobre TEIDE, el
    sobre TEIDE 2000, el sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el
    sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA RECTA

    El sobre de solapa TEIDE y solapas laterales interiores y exteriores

    El sobre de solapa TEIDE 2000 cerrado y abierto

    El sobre de solapa CIRCULAR, UVE, TRAPEZOIDAL

    El sobre bolsa de SOLAPA RECTA

    1.1.4. EJEMPLOS:

    Sobre con solapa UVE y de Ventana

    Sobre bolsa de solapa RECTA

    Sobre bolsa de solapa RECTA y de Ventana

    Sobre bolsa largos o de manila con solapa RECTA

    Sobre Ministro con solapa cierre en pico

    1.2.

    SELLOS DE RADICADO

    1.2.1. DEFINICIN
    El trmino sello (del latn sigillum) (en algunos pases tambin llamado timbre)
    se aplica, por un lado, para nombrar el instrumento con imgenes grabadas
    que, a travs de la impresin de tinta sobre el papel, se utiliza para autorizar
    documentos. Tambin se llama sello a la impresin que resulta del uso de ese
    instrumento, generalmente al lado de una o ms firmas. (wikipedia)
    El sello de radicado es un tipo o clase de sello que existe y es utilizado para el
    recibo de documentacin. Al estampar el sello de radicado se dice que el
    documento es de propiedad de la empresa. ste debe contener una
    informacin especfica: (Archivonorma)
    El nmero de orden, corresponde al consecutivo que le asignes al documento
    al momento de llegada.
    Pase A: Es el recorrido que hace el documento durante la fase de su gestin.
    Registra el nombre o cdigo de la dependencia que debe tramitar el asunto de
    que trata el documento. La codificacin de las dependencias est supeditada a
    las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Archivo de tu
    empresa. Este registro lo haces manualmente y con tinta. En algunos casos, un
    documento puede tener varios pases, es decir, que su asunto debe ser
    conocido por diferentes personas.
    Cdigo: Es cuando la empresa tiene definidas y codificadas las Series
    Documentales, la puedes agregar al sello de radicado.
    Adems debe incluir la fecha de recibido, la cual es muy importante para
    oficializar el tramite.
    1.2.2. TIPOS DE SELLOS RADICADORES
    Los sellos pueden ser : Automticos y Manuales
    1.2.2.1.

    Sellos Automticos

    Los sellos a entintado automtico se equipan de un casete de entintado


    integrado, no requieren de tampn, ni de puerta tampn. La impresin, al
    descanso, est en contacto permanente con el casete. La presin ejercida
    sobre el tampn de cumbre en parte baja causa la revocacin de la impresin y
    su impresin sobre el documento. El mecanismo puede ser de plstico o
    metlico.

    1.2.2.2.

    Sellos Manuales

    Estos sellos requieren la utilizacin de un tampn, y eventualmente el lleva sellos para


    suspenderlos con el fin de evitar las manchas inesperadas. Se utiliza una almohadilla
    impregnada de tinta para estampar el contenido del sello en el documento.
    Generalmente vienen montados sobre madera.

    1.2.3. EJEMPLOS

    Sello Manual

    Sello Automtico

    1.3.

    CARPETAS DE ARCHIVO

    1.3.1. DEFINICION
    Carpeta de archivo es un contenedor en donde se almacenan y organizan
    archivos y otros directorios. Un directorio que est dentro de otro, se denomina
    "subdirectorio" (o subcarpeta). El sistema de archivos como un todo crea una
    gran estructura o jerarqua. (tuspreguntas.misrespuestas.com)
    El hecho que le llamemos carpeta a los directorios se lo debemos originalmente
    a la Apple; el modelo ochentero de este fabricante llamado "Lisa", fue el
    primero en presentar visualmente los directorios en forma de "carpeta" de
    oficina, y de all en adelante todos los sistemas operativos modernos utilizan
    variaciones del mismo cono. (tuspreguntas.misrespuestas.com)
    Utensilio para guardar o transportar papeles que consiste en una lmina de
    cartn o plstico doblada por la mitad y generalmente con gomas para
    mantenerla plegada. (wikipedia)
    1.3.2.

    TIPOS DE CARPETAS

    1.3.2.1 Carpetas con gomas


    Consisten en una plancha de cartn doblada por la mitad dentro de la cual se
    guardan documentos. En una de sus caras presenta cuatro orificios, dos
    reunidos en el centro en su parte superior, dos en los extremos en el centro del
    plano, por los cuales se introducen unas gomas elsticas. Las gomas se pasan
    por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo
    que caigan los documentos por sus laterales.
    1.3.2.2. Carpetas de congreso
    Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una reunin
    o conferencia. Consisten en dos piezas de cartn enfundadas o acolchadas
    que se abren como una carpeta. En su interior, constan de una funda para
    introducir un bloc de notas as como otros recipientes como portabolgrafos,
    bolsas para documentos o bolsas para tarjetas de visita.
    1.3.2.3. Carpetas con clip
    Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los
    documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sita en el extremo
    superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de presin.
    Cuando se quiere extraer una, se libera el mecanismo y se vuelve a cerrar
    mediante una palanca.

    1.3.2.4. Carpetas con abrazadera


    Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones laterales.
    Suelen ser de plstico y cuentan con fijadores de plstico o metal que se
    introducen por los orificios y por una abrazadera del mismo material. La
    abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan sobre
    ella para mantenerla en una posicin fija.
    1.3.2.5. Carpetas porta-mens
    Son carpetas destinadas a introducir las cartas de los establecimientos de
    hostelera. Se caracterizan por su excelente presentacin exterior con fundas
    de materiales de alta calidad que pueden llegar a ser de piel y acabados
    llamativos como dorados o relieves. Cuentan con fundas interiores para
    introducir las cartas que se fijan con tornillos a una estructura central de tal
    modo que pueden aadirse o retirarse a voluntad.
    1.3.2.6. Carpetas porta-documentos
    Son carpetas adaptadas al tamao de determinados papeles como la
    documentacin obligatoria del automvil.
    1.3.3. EJEMPLOS

    Carpeta con pinza o clip

    Carpeta colgante

    Carpetas Corporativas o de Congreso

    Carpetas Folder

    1.3.

    CAJAS DE ARCHIVO

    1.3.1. DEFINICION
    Las cajas de archivo estn diseadas para el empaque, el transporte y el
    almacenamiento de documentos, registros y archivos de oficina.
    1.3.2. TIPOS DE CAJAS Y EJEMPOS

    BIBLIOGRAFIA
    Archivonorma. (s.f.). archivoaldianorma.com. Recuperado el 14 de 05 de 2014,
    de http://www.archivonorma.com/
    COTUA,
    H.
    S.
    (s.f.).
    Monografias.com.
    Obtenido
    http://www.monografias.com/trabajos32/importancia-correspondencia

    de

    Portal Educativo. (s.f.). Tiposde.org. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de


    http://www.tiposde.org/cotidianos/413-tipos-de-sobres
    SENA. (s.f.). gestionadminjhenny.files.wordpress.com. Recuperado el 14 de 05
    de 2014, de http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-ydespacho-de-documentos.pdf
    Tompla Industria Internacional del Sobre. (s.f.). Recuperado el 14 de 05 de
    2014, de http://www.tompla.com
    tuspreguntas.misrespuestas.com. (s.f.). Recuperado el 14 de 05 de 2014, de
    http://tuspreguntas.misrespuestas.com/
    WIKIPEDIA. (s.f.). es.wikipedia.org. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de
    http://es.wikipedia.org/wiki/Carpeta_(objeto)
    wikipedia. (s.f.). http://es.wikipedia.org. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de
    http://es.wikipedia.org/wiki/Sello
    Wikipedia. (s.f.). http://es.wikipedia.org/wiki/Sobre. Recuperado el 14 de 05 de
    2014, de http://es.wikipedia.org/wiki/Sobre

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