Gua Terico - Prctico:

Controles de
Formulario

Controles de Formulario

Controles de Formulario
Objetivos:
Esta seccin de aprendizaje tiene como objetivo el utilizar los controles
de formulario para automatizar las aplicaciones en la hoja de clculo.
Estos controles se pueden utilizar conjuntamente con las diversas
funciones que ya hemos estudiado, como lo veras en las aplicaciones
de esta gua y las modulares.

Controles de formulario
1. Activar / Desactivar el Acceso a los Controles de Formulario:
Los controles de formulario generalmente no estn disponibles en la cinta de
opciones, es por ello que debes conocer como activar la ficha Programador,
que es la que los contiene.

Haz clic en el botn de Archivo

que se encuentra en la esquina
superior izquierda.

Clic en Opciones.
Clic en Personalizar cinta de
opciones.

En el lado lateral derecho, se muestra una ventana donde debes activar la

casilla Programador.

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Finalmente, haz clic en el botn Aceptar.
Ya tienes activada la Ficha Programador y en ella el Botn Insertar con los
controles a usar.

2. Tipos de Controles de Formulario:

Para mostrar los controles de formulario, haz clic en la Ficha Programador, luego
en el Botn Insertar del Grupo Controles.

3. Insertar Controles de Formulario a la Hoja de Clculo:

A continuacin veremos los pasos generales para insertar cualquier control a la
hoja de clculo.

Seleccione en la Ficha Programador, el botn Insertar del grupo Controles, y

haga clic en el control que desee insertar. Ejemplo: Cuadro Combinado

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En

la hoja de clculo, arrastra el control hasta que tenga el tamao que

desee.
YA ESTA INSERTADO!,
muy fcil Verdad?,
pero solo insertados no
sirven de nada;
debemos asignar las
propiedades que le
permitan automatizar
ciertos procesos

4. Asignar propiedades a los Controles de Formulario:

Las propiedades de los controles, permitirn que se automaticen acciones en la
hoja de clculo, conjuntamente con las funciones de Excel desarrolladas en
sesiones anteriores.
Para asignar las propiedades a un control de formulario, podemos seguir con el
siguiente proceso:

Seleccionar el control al que desea asignar propiedades (Presiones CTRL+Clic)

En

la Ficha Programador, selecciona el Botn Propiedades del Grupo

Controles y asigne las propiedades solicitadas.

Las propiedades de un
control, dependen del
tipo de control a usar.

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5. Principales Controles de Formulario:
A continuacin se detalla los diferentes tipos de controles de formularios que nos
proporciona Excel 2010.
Tipo de Control
Etiqueta

Cuadro de grupo
Botn
Casilla de
verificacin
Botn de opcin
Cuadro de lista
Cuadro
combinado
Barra de
desplazamiento
Control de
nmero

Descripcin
Texto agregado a una hoja de clculo o
formulario para proporcionar informacin acerca
de un control.
Un borde y un rtulo que agrupa los controles
relacionados, como los botones de opcin o las
casillas de verificacin.
Un botn que ejecutar una macro cuando se
hace clic en l.
Un botn que activa o desactiva una opcin.
Puede seleccionarse ms de una casilla de
verificacin a la vez en una hoja o en un grupo.
Los botones de opcin se utilizan cuando se
permite una de varias posibilidades.
Un cuadro que contiene una lista de elementos.
Un cuadro con una lista desplegable. El elemento
que se seleccione en el cuadro de lista aparecer
en el cuadro de texto.
Un control que sirve para desplazarse a travs de
un rango de valores.
Sirve para adjuntarse a una celda y aumentar un
valor, haga clic en la flecha de arriba; para
disminuir un valor, haga clic en la flecha abajo.

Mediante el uso de este control, podemos controlar el ingreso de nmeros

en nuestra hoja y esto se logra mediante la representacin de dos flechas,
una hacia arriba que indica aumento y otra hacia abajo que indica
decremento de un valor.

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Para insertar ese control en la hoja de Excel, simplemente damos clic en el

y veremos que el cursor del mouse cambia a estilo cruz delgada que es el
modo de edicin y creacin de objetos. Solo es necesario dibujar nuestro
control en la hoja:

Debemos configurar las opciones de este Control para que pueda

interactuar con nuestro libro al dar clic sobre ste. Para la configuracin
damos Clic derecho sobre nuestro control y liego seleccionamos la
opcin Formato de control:

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Con esto se nos abrir la ventana de propiedades del control:

Tiene 5 fichas pero solo es necesario configurar la ficha Control, las dems
son opcionales. Veamos las opciones de esta ficha Control:
Valor actual: Es una casilla informativa que corresponde al valor en el
cual est actualmente el control.
Valor mnimo: Corresponde al valor mnimo al cual puede llegar a
tomar el control, es decir es el valor mnimo que nos podr generar
este control.
Valor mximo: Corresponde al valor mximo al cual puede llegar a
tomar el control, es decir es el valor mximo que nos podr generar
este control.

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Incremento: Con este parmetro podemos configurar el valor de los
incrementos que se van a aplicar cada que presionemos alguna de
las flechas.
Vincular con la celda: Esta ltima opcin es la ms importante ya que
es mediante esta opcin que podemos vincular finalmente la
interaccin entre el control y la hoja de Excel; as que solo basta con
indicar en cual celda de la hoja deseamos que se ingrese al valor al
utilizar este Control. Para este ejemplo le indicamos en este parmetro
la celda B2.

Vamos a indicar en el parmetro Valor mximo el valor 15:

Y con esto podemos dar Aceptar para ver cmo se dan los resultados en
la hoja al interactuar con este control. Luego de dar Aceptar, el control

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seguir en modo edicin por lo que antes de poder utilizarlo, debemos
dar clic en cualquier celda:

Vemos que ahora si podemos utilizar el control, as que si damos clic en la

flecha hacia arriba veamos que pasa en la celda B2 que es a la cual
vinculamos el control:

Y si seguimos dando Clic a la flecha hacia arriba, se seguir

incrementando el valor de la celda B2 de uno en uno hasta llegar al Valor
mximo que indicamos en las propiedades de este objeto:

Y caso contrario si damos clic en la flecha hacia abajo que modificar el

valor de la celda B2 hasta llegar al mnimo de 0.

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Este control nos sirve para incrustar en la hoja de Excel un botn como los
que se pueden observar en cualquier formulario (Aceptar, Cancelar,
etc.). La interaccin se da al activar una macro que tengamos en el Libro
de trabajo, es decir, al dar clic sobre el botn, sirve para ejecutar una
macro.
Vamos a insertar una macro sencilla en la hoja de trabajo para que al dar
Clic al botn, nos muestre un mensaje informativo de saludo. Para insertar
el cdigo de la macro, damos clic derecho sobre el nombre de la hoja y
seleccionamos Ver cdigo:

Con esto se abre el Editor de Visual Basic donde podemos crear las
macros que se pueden ejecutar en la Hoja:

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Ingresamos el siguiente cdigo en el rea de edicin de macros que est

al lado derecho de la ventana, el panel en blanco:

Bien, ya tenemos la macro Saludo en la hoja, ahora vamos a insertar el

Botn de Formulario en la hoja de Excel.

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Con este se activa el cursor del mouse en modo edicin para dibujar el
botn a nuestro gusto en la hoja e inmediatamente al dibujar el botn, se
abre una ventana para Asignar macro, en la cual, aparece el listado de
las macros que tengamos en el libro de Excel:

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Seleccionamos la macro Saludo que tenemos en la Hoja1 y damos clic en
Acepar.
El botn tiene configurada la activacin de la macro Saludo para que el
dar clic en el Botn de Formulario se active dicha macro que muestra el
mensaje que configuramos.
Solo hace falta configurar el texto que se muestra en el botn ya que por
defecto aparece Botn 1:

Para ello, estando el botn en modo edicin seleccionamos el texto y lo

reemplazamos por un texto ms apropiado, por ejemplo para nuestro
caso, Saludo:

Ahora, al dar clic sobre el botn, veremos cmo se activa la macro:

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Nos sirve principalmente para poder seleccionar una opcin a partir de

un listado que se presenta en un cuadro, es muy similar a la Validacin de
Datos que ya vimos en una entrega anterior.

Con esto, se activa el cursor del mouse en modo de edicin para poder
dibujar en la hoja Excel el cuadro de lista:

Como la funcionalidad de este control es poder ver un listado de opcin

para luego seleccionar cualquiera, debemos indicarle a este control,
cuales son los datos que debe mostrar; para nuestro ejercicio, vamos a
contar con un listado de los vendedores a los cuales se tienen asociado
unos montos de ventas en la hoja 2:

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Para que nuestro Control de Cuadro de Lista nos presente el listado de los
vendedores damos clic derecho sobre el mismo y seleccionamos la ltima
opcin Formato de control; con esto se muestra la ventana de formato
para configurar las opciones:

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En la Ficha Control tenemos 3 opciones:
Rango de entrada: En esta opcin indicaremos el rango de celdas del
libro de Excel donde estn los datos que necesitamos se muestren en
el control de lista. As que damos clic en el botn de seleccin
representado en una cuadrcula con una fleca y seleccionamos el
rango del listado de vendedores que tenemos en la Hoja2:

Vincular con la celda: Con esta segunda opcin, es donde debemos

indicar en cual celda deseamos obtener el resultado de la interaccin

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que realicemos con el control Cuadro de Lista. El resultado de esta
interaccin es un valor numrico entero que va desde 1 hasta el
nmero de opciones que se tiene en la lista, as, al seleccionar el
primer valor de la lista, el resultado ser 1, si seleccionamos la quinta
opcin de la lista, el resultado ser 5 y as sucesivamente. Para indicar
en cual celda deseamos obtener el resultado damos clic en el botn
de seleccin de esta opcin:

Y vamos a seleccionar la celda $C$2

Tipo de seleccin: Con esta opcin podemos establecer el modo de
interaccin con el control, ya sea permitir solo una seleccin nica
(Simple) o permitir seleccionar varias opciones del listado del cuadro
de lista con el clic simple (Mltiple) o permitir seleccionar varias
opciones del listado del cuadro de lista con tecla Ctrl + Clic
(Extendida).
La configuracin de estas opciones quedar de la siguiente manera:

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Veamos entonces que en el Cuadro de lista ya tiene el listado de los

vendedores que le indicamos en la opcin Rango de entrada:

Ahora, al seleccionar cualquier vendedor, en la celda C2 veremos el

nmero o posicin en la cual se encuentra dicho vendedor:

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Por ltimo, para darle un poco ms de funcionalidad a la interaccin con este
control, vamos a disear un esquema en esta Hoja1 donde podamos ver las
ventas de cada mes para el vendedor seleccionado en el Cuadro de lista:

Con el uso de la funcin INDICE podemos obtener el valor de las ventas de cada
mes para el vendedor seleccionado:

Por ltimo, agregamos un grfico sencillo de columnas y damos formato a la

hoja:

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Un control muy similar al Cuadro de lista es la Lista Desplegable, el cual

bsicamente cumple la misma funcin ya que nos presenta un listado de
opciones de la cual podemos seleccionar la deseada. La diferencia entre
el Cuadro de lista y la Lista desplegable es que el primero permite ver
varias opciones a la vez desplazndonos con una barra vertical mientras
que la Lista desplegable solo muestra una opcin y para ver las dems
debemos desplegar la lista (idntico a la Validacin de Datos).

Con esto, se activa el cursor del mouse en modo de edicin para poder
dibujar en la hoja Excel el cuadro combinado:

Al igual que el Cuadro de Lista, debemos indicar a este control cuales son
los datos que necesitamos nos presente para nuestro ejercicio, vamos a
contar con un listado de los vendedores a los cuales se tienen asociado
unos montos de ventas en la Hoja2:

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Para que nuestro cuadro combinado nos presente el listado de los

vendedores damos clic derecho sobre el mismo y seleccionamos la ltima
opcin Formato de control; con esto se muestra la ventana de formato
para configurar las opciones:

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En la ficha Control tenemos 3 opciones:
Rango de entrada: En esta opcin indicaremos el rango de celdas del
libro de Excel donde estn los datos que necesitamos se muestren en
el control de lista desplegable. As que damos clic en el botn de
seleccin y seleccionamos el rango del listado de vendedores que
tenemos en la Hoja2:

Vincular con la celda: Con esta segunda opcin, es donde debemos

indicar en cual celda deseamos obtener el resultado de la interaccin
que realicemos con el control Lista Desplegable. Para indicar en cual

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celda deseamos obtener el resultado damos clic en el botn de
seleccin de esta opcin:

Y vamos a seleccionar la celda $A$5.

Lneas de unin verticales: Con esta opcin podemos indicar el
nmero de reglones que deseamos se desplieguen una vez demos
clic en la flecha del control Lista Desplegable; por defecto el valor es
de 8, es decir que se muestran 8 valores al desplegar la lista y para ver
las dems opciones nos desplazamos por la barra vertical.
La configuracin de estas opciones quedar de la siguiente manera:

Veamos entonces que al dar clic en la flecha desplegable del control,

podemos ver que tenemos todo el listado de vendedores:

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Ahora, al seleccionar cualquier vendedor, en la celda A5 veremos el

nmero o posicin en la cual se encuentra el vendedor seleccionado:

Vamos a darle un poco ms de funcionalidad a la interaccin con este

control, diseando un esquema en esta Hoja1 donde podamos ver las

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ventas de cada mes para el vendedor seleccionado en la lista
desplegable:

Con el uso de la funcin INDICE podemos obtener el valor de las ventas

de cada mes para el vendedor seleccionado:

Vamos a adicionar otro control de Lista Desplegable que nos ayude a

comparar los resultados entre dos vendedores, as que solo copiamos y
pegamos la Lista Desplegable que tenemos y la ubicamos debajo, donde
solo debemos ajustar en el formato de este segundo control, la celda con
la cual est vinculada ya que no puede ser la misma del primer control
(A5), debe quedar vinculado esta segunda lista desplegable a la celda
A6:

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Por ltimo, agregamos un grfico sencillo de columnas que nos muestre

los valores de los vendedores que seleccionamos y damos formato a la
hoja:

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Este control tiene la misma funcionalidad del Control de nmero donde

nos permite interactuar con la hoja de Excel ingresando nmeros desde
los botones de flechas de una forma ms visual, para mejorar la
experiencia e interaccin con la hoja ya que a medida que se utiliza, se
observa el avance de la numeracin en una barra de desplazamiento.

Con esto, se activa el cursor del mouse en modo de edicin para

proceder a dibujar la barra a nuestro gusto en la hoja de Excel:

Para configurar este control damos clic derecho sobre el control y

seleccionamos Formato de control:

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Tenemos las siguientes opciones para configurar:

Valor actual: Corresponde al valor actual que tiene el control.
Valor mnimo: Corresponde al valor mnimo (lmite inferior) que
deseamos pueda ser elegido desde este control.
Valor mximo: Corresponde al valor mximo o lmite superior que
deseamos pueda ser elegido.
Incremento: Corresponde al valor en que aumentar o disminuir el
control a medida que damos clic en las flechas de desplazamiento.
Cambio de pgina: Corresponde el valor de cambio que tendr la
barra si damos clic no sobre las flechas sino sobre la barra central
directamente.
Vincular con la celda: Esta opcin es la que utilizaremos para poder
enlazar este control con la hoja de Excel. En esta opcin indicaremos

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la celda de la hoja en la cual deseamos se coloque el nmero que
resulta luego de la interaccin con el control.
Bien, ahora para ver este control en accin, contaremos con el listado de
los meses en la fila 3 y en la fila superior tenemos el valor en nmero
correspondiente para cada mes. Debajo tendremos una Barra de
desplazamiento quedando bien alienada con los nombres de los meses:

La idea es que mediante la barra de desplazamiento, se de visualizacin

de que nos estamos desplazando por los meses, as que debemos
configurar la barra para el valor mximo sea 12 y el valor mnimo sea 1;
en la opcin Incremento asignaremos el valor 1 para que nos podamos
desplazar mes por mes.
Finalmente vincularemos este control con la celda A4, as que en esta
celda se ver el valor que actualmente tiene el control el cual luego
podemos utilizar por ejemplo para aplicar formato condicional:

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Finalmente aplicamos formato condicional para que los nombres de los

meses se marquen de anaranjado cuando el valor de la celda A4 sea
igual a los nmeros respectivos de cada mes que se encuentra en la fila 3
y por ltimo ocultamos esta misma fila para que no se vean los nmeros
de cada mes. Veamos el resultado para algunos meses:

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Otro de los controles de formularios que nos puede ser de gran utilidad es
el botn de Opcin, el cual bsicamente nos da la facilidad de
interactuar con la hoja de Excel permitiendo seleccionar de un listado de
opciones la que se requiera.

Con esto, el cursor de mouse se activa en modo edicin con lo cual solo
es necesario dibujar este control en la hoja de Excel:

Este Botn de opcin se inserta de uno en uno y la cantidad que se

requiera.
Inicialmente se crea con el texto Botn de opcin1 pero se puede
modificar este texto con la informacin que se requiera. Para configurar

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este botn, clic derecho sobre el control con lo cual se activa el cuadro
de Formato de control.

Tenemos dos opciones:

Valor: Permite establecer el estado inicial del control. Tenemos tres
opciones.
o Sin activar: Esta opcin se presenta cuando el control no est
activo.
o Activado: Esta opcin se presenta activa en caso de haber
seleccionado el botn.
o Mixto: No aplica para este control.
Vincular con la celda: Con esta opcin podemos vincular la dinmica
del control con la hoja de Excel indicando con cual celda deseamos
tener el resultado del control.

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El resultado de este control es un valor numrico que va desde 1 hasta el
nmero de Botones de opcin que tengamos. Es importante resaltar que
los Botones son excluyentes, es decir, no podemos tener Activos varios
botones a la vez.
Vamos a realizar una aplicacin sencilla de este control, supongamos que
se trata de la venta de televisores donde tenemos 3 tamaos: 32, 36 Y 42
pulgadas. La idea es que dependiendo del tamao que se escoja, el
precio del televisor debe ser diferente:
32 Pulgadas: $ 400.00
36 Pulgadas: $ 500.00
42 Pulgadas: $ 650.00
Insertamos el primer botn en la hoja:

Ingresamos a las opciones de este control (clic derecho, Formato de

control) y en la ficha Control solo debemos indicar la celda de la hoja
Excel en la cual deseamos se asigne el valor del control, que en este
ejemplo le indicaremos la celda B2:

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Damos aceptar y cambiamos el texto indicando 32 Pulgadas. Luego

continuamos insertando en la hoja Excel los otros dos botones de opcin
restantes quedando finalmente de la siguiente manera:

Luego de haber configurado para el primer botn la celda B2 con la cual

deseamos se vincule, los dems botones que sigamos insertando,
quedaran automticamente vinculados a la misma celda para no tener

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que repetir este paso por cada botn de opcin que insertemos en la
hoja:

Observemos que al seleccionar cualquiera de las 3 opciones, en la celda

B2 se marcara el nmero respectivo para cada opcin.
Ahora, vamos a aplicar sobre la celda C7 una funcin SI anidada para
que en funcin del valor de la celda B2 nos retorne como resultado el
precio del televisor de acuerdo al tamao seleccionado:

Y como resultado tenemos:

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Ya que vimos el control de Botones de Opcin, vamos a continuar con el
control de Casilla de Verificacin el cual tiene un uso similar. Con este
control, lo que podemos obtener es la capacidad de seleccionar ms de
una opcin que a diferencia del control Botn de opcin solo podamos
seleccionar una.

Con esto se activa el cursor del mouse en modo edicin para poder
insertar en la hoja de Excel este control, as que solo debemos dibujar el
control a nuestra necesidad:

Veamos las opciones de configuracin que tiene este control dando clic
derecho sobre el mismo y seleccionamos Formato de control:

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Tenemos dos opciones principales:

Valor: Permite establecer el estado inicial del control. Tenemos tres
opciones:
o Sin activar: Esta opcin se presenta cuando el control no est
activo.
o Activado: Esta opcin se presenta activa en caso de haber
seleccionado el botn.
o Mixto: Es una opcin especial que permite tener en un tercer
estado el control.
Vincular con la celda: Con esta opcin es que podemos vincular la
dinmica del control con la hoja Excel indicando con cual celda
deseamos tener el resultado del control.
El resultado que genera este control al utilizarlo es VERDADERO cuando
esta seleccionado o FALSO cuando no lo est; este resultado lo genera
en la celda a la cual vinculemos el control.

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Para ver entender mejor el funcionamiento de este control vamos a
realizar una aplicacin sencilla, en este caso un servicio de lavado. Se
cuenta con tres opciones, Sencilla, adiciona Brillada y adicionar
Desmanchada. De acuerdo a los servicios que se seleccione, el precio del
servicio total cambia teniendo en cuenta los siguientes precios:
Sencilla:

$ 12

Brillada:

$ 5.5

Desmanchada:

$6.5

Insertamos la primera Casilla de Verificacin:

A justamos el nombre a Sencilla y luego vamos a configurar la celda

con la cual deseamos se vincule para obtener el resultado, en este caso
vamos a vincularlo con la celda B5:

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Damos clic al botn Aceptar y ahora vemos que al seleccionar esta
casilla que ahora tiene el texto Sencilla, en la celda B5 el resultado es
VERDADERO:

Y al desactivar esta casilla el resultado de la celda B5 es FALSO:

Ahora vamos a utilizar este resultado de la celda B5 para que en caso de

que sea VERDADERO, en la celda D5 se aplique el valor del servicio
Sencilla ($12). Esto lo realizaremos con una funcin SI:

Veamos el resultado cuando activamos la casilla de Sencilla:

Y si no se selecciona esta casilla de verificacin:

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Ahora realizamos estos mismos pasos para los otros dos servicios:
Insertar Casilla de Verificacin.
Cambiar el texto: Cambiar Casilla 2 por Brillada
Vincular celda para el Resultado.
Nota: A diferencia del Control Botn de Opcin y en caso de tener varias
casillas de verificacin no se debe vincular a la misma celda ya que cada
Casilla es independiente, es decir, no son excluyentes.

Luego de configurar la celda a vincular, aplicamos la funcin SI,

donde esta funcin lgica valida si la celda donde tenemos el
resultado es igual a VERDADERO, nos debe retornar $5.5 para el
servicio de Brillada y $6.5 para el servicio Desmanchada (para la otra
casilla de verificacin)
El resultado es el siguiente:

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Luego realizamos la suma de las celdas que arrojan el valor del servicio
para obtener el total:

Finalmente aplicamos un poco de formato a la hoja donde podemos

ocultar la columna donde se arroja el resultado de seleccionar las Casillas
de Verificacin y cambiando algunos colores:

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Este control nos sirve para agrupar otros controles de formulario y en

especial, el control Botn de Opcin.
Supongamos que es una aplicacin en la que debemos seleccionar
la marca de un televisor y las pulgadas, veamos:

Veamos que a pesar de seleccionar el tamao 36 Pulgadas, el

resultado es 5 ya que ese tamao corresponde al 5 Botn de
Opcin lo cual no es correcto ya que al ser Botones Excluyentes, no
permite seleccionar la Marca y a la vez seleccionar el tamao.
Para solucionar esto utilizaremos el control Cuadro de grupo donde
podemos agrupar los botones de Marca y en otro Cuadro de grupo
agruparemos los botones de Tamao.

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Vamos a dibujar el cuadro de grupo debajo de la seleccin de

marca con un tamao adecuado para insertar en este los botones
de opcin.

Seleccionamos cada uno de los Botones de opcin y los ubicamos

dentro del cuadro de Grupo. Para seleccionar cada botn de
opcin primero damos Clic derecho sobre cada uno y luego con
clic sostenido lo movemos:

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Luego las otras dos opciones

Ahora hacemos el mismo procedimiento para los Botones de

Opcin de tamao primero insertando otro Cuadro de grupo y
luego moviendo sobre este los botones de tamao. El resultado es el
siguiente:

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Solo hace falta configurar los Botones de opcin del segundo grupo
Tamao para que queden vinculados a una celda que luego pueda
ser utilizada para efectuar operaciones y funciones:

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No es ms que un cuadro de texto el cual podemos insertar en

cualquier parte de la hoja Excel sin tener mayor interaccin o
resultado que podamos utilizar.

Y con esto, ya podemos dibujar en la hoja Excel, un cuadro o

etiqueta para colocar el texto que necesitemos:

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