Cmo administrar el tiempo

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al
mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del
tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente.
La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma
regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma efectiva.
Manejar su tiempo le obligar a ser explcito en cuanto al valor que le da a su vida personal y
profesional, y le permitir dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le
ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales est sometido,
facilitndole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrs y el cansancio.
Controle su tiempo
Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta seccin encontrar artculos,
enlaces, y otros recursos). Pero la mayora de quienes conocen el tema coinciden en ciertos
elementos bsicos para controlar el tiempo:

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das (mejor an, una
semana), lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en
categoras como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes,
comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde
con sus responsabilidades.

Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine

que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo
estimado a cada una y establezca sus prioridades.

Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn

comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las herramientas
puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales

problemas para controlar el tiempo suelen ser:

Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible.
Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo
Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no planificadas,
visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL-SIG: UNA HERRAMIENTA DE DECISIN
ESTRATGICA EN LA INDUSTRI
LA IMPORTANCIA DEL ENFOQUE CONCEPTUAL
Planificacin de los Sistemas de Informacin
El objetivo de un plan de sistemas de informacin es proporcionar un marco estratgico de referencia
para los sistemas de informacin de un determinado mbito de la organizacin que integrados con la
tcnica de la administracin de los Sistemas de Informacin permiten conducir y controlar
milimtricamente a la organizacin.
El resultado del plan de sistemas debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de
sistemas de informacin con el objetivo bsico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una
arquitectura de la informacin y un plan de proyectos informticos para dar apoyo a los objetivos
estratgicos de la organizacin.
Por esta razn es necesario un proceso como el de planificacin de sistemas de informacin, en el que
participen, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visin estratgica y por
otro, los profesionales de Sig capaces de enriquecer dicha visin con la aportacin de ventajas
competitivas por medio de los sistemas y tecnologas de la informacin y comunicacin.
Como resultado de la planificacin de los sistemas de informacin se debe obtener:
a. Catlogo de requerimientos de la Planificacin de los Sig que surge del estudio de la situacin actual
en el caso de que sea significativo dicho estudio, del diagnstico que se haya llevado a cabo y de las
necesidades de informacin de los procesos industriales y de la organizacin afectados por el plan

estratgico.
b. La arquitectura de la informacin compuesto por:

Modelo de informacin

Modelo de sistemas de informacin

Arquitectura tecnolgica

Plan de proyectos por procesos industriales

Plan de mantenimiento.

Un plan de sistemas de informacin proporcionar un marco de referencia en materia de sistemas de

informacin. En ocasiones podr servir de palanca de cambio para los procesos de la organizacin,
pero su objetivo estar siempre diferenciado del anlisis de dichos procesos.
No debemos confundir un plan de sistemas de informacin, con la mejora de un proceso industrial o la
reingeniera de procesos, ya que los objetivos en ambos casos son los mismos.
Este nuevo enfoque de los sistemas de informacin coherente con la estrategia de la organizacin, la
implicacin directa de la alta direccin y la propuesta de solucin presenta las siguientes ventajas
comparativas:

La inmersin total de la Direccin facilita que se pueda desarrollar con los recursos necesarios y
el calendario establecido.

La perspectiva horizontal de los procesos dentro de la organizacin facilita que se atienda a

intereses globales y no de particulares de unidades organizativas que puedan desvirtuar los
objetivos del plan. Para mantener la visin general que apoye los objetivos estratgicos, el
enfoque de un plan de sistemas de informacin debe orientarse al estudio de procesos.

La prioridad del desarrollo de los sistemas de informacin de la organizacin por objetivos

estratgicos.

La propuesta de arquitectura de informacin es ms estratgica que tecnolgica, los sistemas

de informacin planificada estar basada en los sistemas de informacin actuales las mismas
que pueden estar en un estado automtico o manual.

Desarrollo de los Sistemas de Informacin

.El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde
el anlisis de requisitos hasta la instalacin del soporte lgico. Adems de estas tareas, incluye dos
partes en el diseo, tambin cubre las pruebas unitarias y de integracin del sistema.
.El desarrollo del sistema de informacin debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que ser
necesario establecer actividades especficas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la
tecnologa orientado a objeto.

.Para los casos de las pequeas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se adquiera
sistemas de informacin ya elaboradas y probadas listo para su puesta en marcha e implantacin de la
misma, sin embargo para las organizaciones industriales consideradas como la gran industria en
nuestro pas recomendamos el desarrollo, de los sistemas de informacin, pues permitir disear y
crear parmetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organizacin.

.Los sistemas de informacin desarrollados para la organizacin en particular en cuanto sea implantada
y puesta en funcionamiento mostrarn un rendimiento al 98%, mientras que, aquellos adquiridos

mediante una compra, su rendimiento oscila en el intervalo del 60 al 70 %, ocasionando gastos de

mantenimiento elevado.
Estudio de viabilidad del Sistema de Informacin
El propsito de este proceso es analizar un conjunto concreto de necesidades de la organizacin, con la
idea de proponer una solucin a corto plazo. Los criterios con las que se hace esta propuesta no sern
estratgicos si no tcticos y relacionados con aspectos econmicos, tcnicos y operativos.
.Los resultados del estudio de viabilidad del sistema constituirn la base para tomar la decisin de
seguir adelante o abandonar. Si se decide seguir adelante puede surgir uno o varios proyectos que
afecten a uno o varios sistemas de informacin. Dichos sistemas se desarrollarn segn el resultado
obtenido en el estudio de viabilidad y teniendo en cuenta la cartera de proyectos para la estrategia de
implantacin del sistema global.
.La conveniencia de la realizacin del estudio de la situacin actual depende del valor aadido previsto
para la especificacin de requisitos y para el planteamiento de las alternativas de solucin. En las
alternativas se considerarn soluciones ptimas basadas en la adquisicin de productos software del
mercado o soluciones mixtas.
.Para valorar las alternativas planteadas y determinar una solucin adecuada, se deber tomar en
cuenta el impacto en la organizacin de cada uno de ellas, la inversin y los riesgos asociados.
El resultado final de este proceso, relacionados con la solucin ptima conlleva a:
- Contexto del sistema de informacin (Con las interfaces en funcin de solucin)
- Impacto en la organizacin.

- Costo/Beneficio de la solucin.
-

Valoracin de riesgos de la solucin.

Enfoque del plan de trabajo de la solucin.
Planificacin de la solucin.
Solucin propuesta.

Si en la organizacin industrial se ha realizado con anterioridad un plan de sistemas de informacin que

afecte el sistema objeto de este estudio, se dispondr de un conjunto de productos que proporcionarn
informacin a tener en cuenta en todo el proceso.
Anlisis del sistema de informacin
.El propsito de este proceso es conseguir la especificacin detallada del sistema de informacin, a
travs de un catlogo de requisitos y una serie de modelos que cubran las necesidades de informacin
de los usuarios para los que se desarrollar el sistema de informacin.
.En este proceso es muy importante distinguir el establecimiento de las propiedades de los SIG para su
operacin, funcionamiento, rendimiento y costes de operacin. Por ejemplo la operacin debe ser
sencilla y sin complicaciones para personal de toda la organizacin desde los digitadores hasta los
ejecutivos y clientes entre otras actividades inherentes a esta.
.Para facilitar el anlisis del sistema se identifican los subsistemas de anlisis es decir los mdulos de
los procesos detallados por cada actividad en la organizacin, y se elaboran los modelos de casos de
uso de clases, en desarrollos orientados a objetos y de datos y procesos en desarrollos estructurados.
Finalizados los modelos, se realiza un anlisis de consistencia, mediante una verificacin y validacin,
lo que puede forzar la modificacin de alguno de los modelos obtenidos.
Diseo del sistema de informacin
El proceso de esta parte de los sistemas de informacin es obtener la definicin de la arquitectura del
sistema y del entorno tecnolgico que la va dar soporte, junto con la especificacin detallada de los
componentes del sistema de informacin. A partir de dicha informacin, se generan todas las
especificaciones de construccin relativas al propio sistema, as como la especificacin tcnica del plan
de pruebas, la definicin de los requisitos de implantacin y el diseo de los procedimientos de
migracin y carga inicial.
Construccin del sistema de informacin
La construccin del sistema de informacin tiene como objetivo final la construccin y prueba de los
distintos componentes del sistema de informacin, a partir del conjunto de especificaciones lgicas y

fsicas del mismo. Se desarrollan los procedimientos de operacin y seguridad, elaborndose los
manuales de usuario final y de explotacin.
Como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente:
a. Resultado de las pruebas unitarias.
b. Evaluacin del resultado de las pruebas de integracin.
c. Evaluacin del resultado de las pruebas del sistema.
d. Producto final de soporte lgico que debe tener:

Cdigo fuente de las componentes.

Procedimientos de operacin y administracin del sistema.

Procedimientos de seguridad y control de accesos.

Manuales de usuario

Especificacin de la formacin a usuarios finales.

Cdigo fuente de los componentes de migracin.

Procedimientos de migracin y carga inicial de datos.

Evaluacin del resultado de las pruebas de migracin y carga inicial de datos.

Implantacin y aceptacin del sistema de informacin

.Este proceso tiene como objetivo, la entrega y aceptacin del sistema de informacin en su totalidad,
el mismo que puede comprender varios sistemas de informacin desarrollados de manera
independiente, segn lo establecido en el estudio de viabilidad.
.Para el inicio de este proceso se toma como punto de partida los componentes del sistema probados
de forma unitaria e integrada en el proceso de construccin del sistema de informacin, as como la
documentacin asociada.
.En este proceso se ve tambin el plan de mantenimiento del sistema y que pase a produccin, es decir
a formar parte de la estrategia y ventaja comparativa de la empresa, como resultado de este proceso
se debe tener lo siguiente:
*Plan de implantacin del sistema de informacin.
*Equipo de implantacin.
*Plan de formacin de usuarios.
*Evaluacin de resultados de pruebas.
*Plan de mantenimiento previo al paso a produccin.
*Acuerdo del nivel de servicio del sistema.
*Produccin.
Mantenimiento de sistemas de informacin
Este proceso tiene por finalidad obtener nuevas versiones del sistema y su continua actualizacin y
ajuste a los requerimientos de la organizacin, del mimo modo este proceso lleva a un mejoramiento
continuo y la obtencin de la versatilidad del sistema de informacin.
LA GESTIN DE LA INFORMACIN
.Actualmente es de sume importancia que el ejecutivo de las organizaciones conozca los principios
fundamentales de la gestin de la informacin, pues esto le har competitivo en su actividad diaria, no
olvidemos que nos encontramos en la era de la informacin y el conocimiento que al igual que el

desconocimiento del ingls nos convierte en analfabetos de este milenio que acabamos de empezar.

.Para administrar la informacin es preciso contar con la organizacin adecuada de los sistemas de
informacin, la seguridad de la misma en los niveles de confidencialidad y la confiabilidad y grado de
veracidad de las fuentes de la informacin que sirven de soporte en la toma de decisiones en la vida de
las organizaciones entre la clasificacin de la informacin tenemos:
a. Informacin estratgica.
b. Informacin de decisin.
c. Seguridad de los sistemas de informacin:
*Seguridad de la informacin.
*Control y niveles de seguridad de informacin
*Los encriptamientos.
*Los riesgos del internet y extranet.
*Prevencin de riesgos en intranet.
Se debe tener un especial cuidado en la tecnologas de comunicacin que sirven de soporte fsico a los
sistemas de informacin, sobre todo al momento de hacer uso de los correos electrnicos corporativos
as como la conexin permanente hacia el intranet y extranet, pues estos componentes de la tecnologa
de la informacin hacen vulnerables a los sistemas de informacin de las organizaciones pudiendo
comprometer y caer en otras manos la informacin estratgica. Los niveles de riesgo son grandes por
esto se debe prever todo tipo de exposicin a los piratas de la informacin as como a los hackers y
crackers.
DESARROLLO DE UN MODELO DE INFORMACIN OPORTUNA

.El modelo de informacin oportuna de las organizaciones por lo expuesto en el tem anterior est
relacionado ntimamente con el tipo del sistema de informacin que posee, el mismo que tendr validez
y confiabilidad dependiendo de las fuentes de donde provienen cada uno de los resultados del sistema
de informacin gerencial. No olvidemos que solo el 25% de la informacin obtenido es utilizado para la
toma de decisiones por los ejecutivos, resultando por tanto todo los modelos de informacin
incipientes, esto ocurre debido a la optimizacin y el ordenamiento clasificado de la informacin en
funcin a los planes estratgicos de las empresas y porque en la mayora de los casos no existe un
modelo organizativo y recientemente se est implementando en algunas organizaciones estos modelo,
es por ello que los sistemas de Informacin gerencial se complementan ptimamente con el modelo
Balanced Score Card para organizaciones industriales.
.Es necesario por parte del ejecutivo de la organizacin y de quien va utilizar los Sig para la toma de
decisiones realizar siempre actividades de seguimiento y control de los Sig, as como la comprobacin
con la documentacin existente.
LA RESPONSABILIDAD DE LOS GERENTES DE OPERACIN

.Uno de los aspectos principales de los gerentes de operacin de las organizaciones industriales es la
identificacin y manejo de la informacin relevante as como la dependencia de la funcionabilidad de
los sistemas de informacin obtenidas de los procesos de donde se establecern los principales
indicadores de produccin, eficiencia, calidad, gastos, consumos de energa entre otros que ms
adelante se utilizar esta informacin para la elaboracin de los planeamientos ulteriores.
.El objetivo de esta actividad es analizar los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos
y a las unidades organizativas implicadas en el plan de sistemas de informacin, as como los
resultados del mismo. Los estudios realizados con anterioridad pueden ser de especial inters, relativos
a los sistemas de informacin de su mbito, o bien a su entorno tecnolgico, cuyas conclusiones deben
ser conocidas por el personal en su conjunto involucrado a los procesos.
LOS PUNTOS VULNERABLES
Los puntos vulnerables de los sistemas de informacin radican en:

Seguridad y calidad de informacin.

Confiabilidad y validacin.

Disponibilidad oportuna y alcance.

Claridad y operabilidad.

Interactividad (amigable).

Qu es la toma de decisiones
Los gerentes, por definicin, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es
precisamente tomar una serie de decisiones grandes y pequeas.
Tomar la decisin correcta cada vez es la ambicin de quienes practican la gerencia. Hacerlo
requiere contar con un profundo conocimiento, y una amplia experiencia en el tema.

Las decisiones

Una decisin es un juicio o seleccin entre dos o ms alternativas, que ocurre en numerosas
y diversas situaciones de la vida (y por supuesto, la gerencia).

El proceso de toma de decisiones

En lneas generales, tomar una decisin implica:
..Definir el propsito: qu es exactamente lo que se debe decidir.
Listar las opciones disponibles: cuales son las posibles alternativas.
Evaluar las opciones: cuales son los pros y contras de cada una.
Escoger entre las opciones disponibles: cul de las opciones es la mejor.
Convertir la opcin seleccionada en accin.

Tipos de decisiones en Gerencia

De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de accin ya

conocido
De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a
medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.
Estratgicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes especficos. Es el tipo
de decisin ms exigente, y son las tareas ms importantes de un gerente.
Operativas: son necesarias para la operacin de la organizacin, e incluye resolver
situaciones de gente (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy
sensible

Como tomar decisiones

Un gerente debe tomar la mejor decisin posible, con la informacin que tiene disponible (que
generalmente es incompleta). Esto se puede hacer de dos formas:
Decisiones intuitivas: se decide en forma espontnea y creativa.
Decisiones lgicas o racionales: basadas en el conocimiento, habilidades y experiencia.
..Para estas ltimas, la literatura gerencial ofrece una amplia gama de herramientas, como:
anlisis de Pareto, rboles de decisin, programacin linear, anlisis costo-beneficio,
simulacin, matriz DOFA, anlisis what if, modelos y hojas de clculo, entre otros.