Herramienta de Google Drive

Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de memoria gratuitos para almacenar sus archivos,
ampliables mediante pago. Est disponible para computadoras y porttiles Mac, Android y
prximamente para iPhone y iPad. Con el lanzamiento de Google Drive, Google ha aumentado
el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB
Google Drive te permite:

arrastrar archivos dentro y fuera de la carpeta,

cambiar el nombre de los archivos,
mover archivos y carpetas,
modificar y guardar,
mover a la papelera,
acceder a tus archivos aunque no tengas conexin a Internet.

Iniciar el programa
Para poder utilizar Google Drive debemos tener una cuenta Google (cuenta de correo GMail).
Puedes utilizar tu cuanta de la universidad o, si no tienes otra cuenta GMail, puedes obtener
una totalmente gratuita en http://gmail. com. Al ser una aplicacin Web, Google Drive necesita
ser utilizado a travs de un navegador. As que el primer paso ser abrir una nueva ventana en
nuestro navegador.
Tras abrir el explorador, en la direccin http://drive.google.com nos aparecer la siguiente
ventana:

Ahora en el cuadro de texto Correo electrnico introducimos nuestra direccin de GMail, y en la

casilla inferior nuestra contrasea y pulsamos el botn Acceder. Aunque la opcin de recordar
contrasea puede resultar cmoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier
persona que use el mismo equipo podr acceder en nuestra cuenta. As que si te conectas
desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques.
Al iniciar Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aqu podremos ver todos nuestros

archivos y documentos.

Google Drive nos ofrece un programa que podemos instalar en nuestros dispositivos y permite
que todos los documentos se sincronicen automticamente con la carpeta Google Drive de tu
equipo. La aplicacin puede ser instalada desde el enlace Descargar Google Drive que se
puede ver en el men de la izquierda de la imagen anterior. Una vez instalada la aplicacin se
sincronizan automticamente archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente
en la carpeta de Google Drive. De forma que, cada vez que actualices un archivo o una carpeta
de Google Docs, los cambios se reflejarn en las versiones locales de la carpeta de Google
Drive.

Google Docs
Google Docs es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en lnea con la
posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de clculo,
programa de presentacin bsico, un creador de dibujos y un editor de formularios destinados a
encuestas. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya tenamos o compartirlos en
la red.
Las principales ventajas de Google Docs son:

Nuestros documentos se almacenan en lnea: esto nos permite acceder a ellos desde
cualquier ordenador con conexin a Internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos,
permitiendo incluso su edicin.
La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar
nuestros documentos de MS Office, Openoffice, PDF, documentos de texto y guardarlos
con el mismo formato u otros distintos.
Nuevo documento de texto
Comenzaremos por la creacin de un nuevo documento de texto. Para ello, en la interfaz web
de Google Drive, haremos clic en Crear, y elegimos Documento.

Se abrir una nueva ventana o pestaa, en la que nos aparece una pantalla como sta. A lo
largo del curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas
cosas.

Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior nos aparece el ttulo del documento (el
nombre con el que se guardar), quien tiene acceso y la fecha de su ltima modificacin. Al
crear un documento nuevo, en el ttulo aparece Documento sin ttulo. Para cambiarlo, haz clic
sobre el ttulo. Nos aparecer una ventana pidindonos el nuevo nombre. Teclea "Primero, que
es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.

El procesador de textos de Google Docs funciona de forma similar a cualquier procesador de

textos, por lo que resulta muy intuitivo de utilizar.

Guardar un documento
Google Docs va guardando automticamente tu documento. Si ahora cerrsemos el navegador
accidentalmente o apagsemos el ordenador, nuestro documento no se perdera, y lo
tendramos disponible al iniciar una nueva sesin. Si alguna parte de l no se hubiese
guardado, un mensaje nos dara la opcin de hacerlo. Si no lo hacemos, perderamos la ltima
parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.
Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de
nuestro documento.
Compartir y Publicar un documento
Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir
nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creacin y edicin
con otros usuarios mediante Google Docs, hasta publicarlo con una direccin propia, como si
de una pgina web se tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de
participantes a la hora de compartir:
Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a
lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningn
colaborador puede eliminar la participacin del propietario en el documento.
Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros
colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Segn haya sido configurado por el
propietario, pueden tener derecho a leer, comentar, modificar, guardar e imprimir el documento.
Compartir un documento
Los pasos a seguir para compartir un documento son los siguientes:
Accedemos a la ventana Configuracin para compartir pulsando el botn Compartir, desde la
pantalla de edicin, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando el
botn Compartir.

Empezando por la parte superior, nos encontramos con el enlace mediante el cual los
colaboradores pueden acceder directamente al documento. A continuacin, aparece
informacin sobre el propietario y los colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos
y eliminarlos.
Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la caja de texto Aadir a personas
escribiendo las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay ms
de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una lista con nuestros
contactos de GMail, para poder aadir esas direcciones con un clic.
Los editores pueden aadir a personas y cambiar los permisos. Estando activo, permite a los
colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a Solo el propietario puede cambiar los
permisos, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier
momento, no slo al hacer una nueva invitacin.
Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado
indirectamente a travs de una lista de correo. Si en algn momento lo desmarcamos,
eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a travs de
su direccin de correo.
Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos
Notificar a las personas por correo electrnico. Podemos personalizar el aviso a travs del
enlace Aadir Mensaje, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un
documento que se llama..."

Si elegimos Pegar el documento en el mensaje de correo electrnico, el documento se

enviar en el cuerpo del mensaje. Enviarme una copia enva una copia a nuestro correo.

Podemos compartir un documento con un mximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrn
editarlo de forma simultnea.

Publicar un documento
Desde la misma ventana Configuracin para compartir pulsando el enlace Cambiar que
aparece junto al texto Privado: accesible solo para las personas que se indican a continuacin
accedemos a las opciones de visibilidad:

Las opciones de visibilidad son las siguientes:

Pblico en la web: Cualquier usuario de Internet puede encontrar el elemento y acceder a l.
Cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento.
Organizacin: Los usuarios de la organizacin pueden encontrar el elemento y acceder a l.
Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas a quienes se les haya
otorgado permisos de forma explcita.
Adems, para cada opcin podemos otorgar permisos para visualizar, comentar y editar. De
este modo, por ejemplo, podemos publicar un documento como Pblico en la web con
permisos de visualizacin para cualquier usuario de Internet y actuar de forma similar a una
pgina web.

Revisiones
Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editndolo y
guardndolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versin que

tenamos hace un par de das, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un documento
forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.
En ellas tambin aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un
documento compartido. Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones
ms recientes, e incluso recuperarlas.
Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el men Archivo Ver historial de
revisin. El Historial de revisiones, que aparece en la parte derecha, nos muestra todas las
revisiones acumuladas para un documento. Desde aqu podremos seleccionar revisiones para
compararlas o visualizarlas.

Seleccionando una revisin se muestra el estado del documento en el momento en que se

guard.

Descargar y enviar por correo

Otra opcin de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudindolo
editar despus con otros programas. Primero debemos elegir cmo lo guardaremos. Para ello
debemos tener en cuenta qu vamos a hacer despus con el documento y de qu programas
disponemos para leerlo o modificarlo.
Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el men Archivo Descargar como y
posteriormente aadirlo como adjunto a cualquier correo de forma habitual.
Otros tipos de documento de Google Docs
Adems de los documentos de texto, en Google Docs podemos encontrar:
Hojas de Calculo: Google Docs permite editar hojas de clculo similares a Excel.

Presentaciones: presentaciones similares a la que podemos hacer con PowerPoint.

Formularios: formularios destinados a encuestas.

Dibujos: un editor de imgenes sencillo estilo MSPaint.

Ejercicios prcticos
1. Sube algunos archivos desde la interfaz web de Google Drive e intenta recuperarlos desde
otro dispositivo donde puedas instalar Google Drive (Smartphone, porttil, PC de casa).
Comprueba que tus archivos se sincronizan correctamente.
2. Crea una hoja de clculo que contenga tus asignaturas del primer semestre, la nota que
esperas y la nota media de todas las asignaturas.
3. Crea una presentacin con dos diapositivas: una para tus datos personales (con una
imagen) y otra para las asignaturas de este semestre.

Google Maps
Con Google Maps podemos ver los mapas de casi todo el mundo...

Combinndolos con imgenes de satlite

Tambin podemos buscar negocios y ver su ubicacin:

Y tambin averiguar rutas y distancias