Caso Practico de Empresa Medimport Marivonne
Caso Practico de Empresa Medimport Marivonne
Caso Practico de Empresa Medimport Marivonne
La empresa haba estado reportando prdidas al final de los ejercicios anteriores (derivados de la
crisis del ao 2008). Hoy en da muestra un mejor panorama financiero.
En cuanto a su desempeo, MEDIMPORT SA de CV presenta ciertas deficiencias en la parte
administrativa (especficamente en el rea de organizacin) de acuerdo a lo establecido por el Ing.
Alfonso Arroyo Concha quien ha detectado a sta rea como una oportunidad de mejora para la
organizacin, razn por la cual le ha pedido al equipo auditor que realice la siguiente Auditora
MARCO GENERAL Y PRINCIPIOS BSICOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente: Se debe analizar el criterio a
utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas:
Debe ser objetiva
Debe tener relacin con el presente y el futuro
El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar.
Se deben establecer normas de desempeo, expresadas en trminos especficos. Se deben crear
medidas de control para la valoracin de los sistemas y procedimientos. Se deben elaborar informes
de la Auditoria, mediante un mtodo diseado con el propsito de que el auditor pueda dar a conocer
los resultados de su trabajo mediante un informe elaborado de manera sistemtica.
Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios bsicos, los
cuales son:
Sentido de la evaluacin
La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los
administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control
administrativo, es decir, se evala que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se
cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicacin de recursos se haga de manera
eficiente. La Auditoria administrativa no evala la capacidad tcnica de Ingenieros, contadores, y
dems personal de una organizacin.
Proceso de Verificacin
La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se est llevando a cabo a nivel
directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el
responsable del rea piensa que se est realizando.
Pensar como el Administrador
El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quin se est auditando y preguntarse:
Qu informacin necesitara acerca del trabajo que se est llevando acabo?, Cmo planear y
medir el desempeo alcanzado? Cmo comprobar si el trabajo se realiz de manera precisa y
oportuna?
PLANEACIN
INSTRUMENTACIN
EXMEN
INFORME
SEGUIMIENTO
1. Planeacin:
ALCANCE:
Al realizar esta auditora pretendemos enfocarnos al rea administrativa de la empresa Medimport, S.A.
de C.V., de la cual tomaremos especficamente los elementos de la estructura organizacional, divisin y
distribucin de funciones y cultura organizacional.
Campo de aplicacin de auditora administrativa:
La auditora administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y reas de
oportunidad en una organizacin, ya que muchas veces el trabajo diario no nos permite ver que existen
aspectos
sujetos
a
mejora.
Es importante realizar una auditora administrativa, al menos una vez al ao, para descubrir cules son
las fallas, en qu se puede mejorar y qu se est haciendo bien para fortalecerlo.
En todas las organizaciones, sin importar su condicin de privada, pblica o social, se buscan mejoras
continuas; as como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditora, al brindar
informacin sobre cmo son, cmo funcionan y con qu cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y
oportuna.
De acuerdo con lo anterior, la auditora no es importante en s misma, sino en funcin de las
caractersticas de los resultados y el momento en que se obtienen, pues de ellos depende la toma de
decisiones que marcan el futuro de la organizacin .
OBJETIVO GENERAL:
Evaluar la forma en que la empresa Medimport SA de CV est llevando a cabo la etapa de organizacin
dentro de su proceso administrativo para poder as identificar las oportunidades de mejora que le
permitan seguir desempendose adecuadamente.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Identificar la situacin actual de Medimport en cuanto a su etapa de organizacin.
Recabar informacin acerca de la estructura organizacional, la divisin y distribucin de funciones
as como de la cultura organizacional que impera en la empresa.
Detectar las debilidades y deficiencias en esta etapa del proceso administrativo que limitan el buen
funcionamiento de los trabajadores y de la organizacin en conjunto.
Obtener un diagnstico que permita identificar claramente las reas de mejora de Medimport
Resaltar la importancia que tiene la auditora administrativa para evaluar a implementar
correcciones acordes con las necesidades de la organizacin.
Proponer al Ing. Alfonso Arroyo Concha la implementacin de un plan de accin que busque dar
solucin a los problemas detectados en la empresa, logrando as mejorar su funcionamiento.
FUENTES DE INFORMACIN
Las principales fuentes de informacin sern de tipo interna ya que se utilizarn entrevistas y
cuestionarios aplicados al personal del rea administrativa en la empresa Medimport para recabar la
informacin requerida. Se har tambin uso de la observacin directa.
INVESTIGACIN PREELIMINAR
La investigacin preliminar de Medimport SA de CV en el rea administrativa se llev a cabo de la
siguiente manera:
1. Se realiz una entrevista al Ingeniero Alfonso Arroyo Concha, quien funge como director general de la
empresa, para conocer aspectos generales de Medimport, principalmente del rea administrativa en
especfico.
2. Observacin directa
Mediante los recursos anteriores, se pudieron conocer los aspectos generales a evaluar del rea
administrativa tales como estructura organizacional, personal administrativo, funciones principales, as
como necesidades especficas, que nos permiten tener una visin ms clara de cmo empezar a
implementar la auditora administrativa, logrando estimar los tiempos que se dedicarn a cada una de las
actividades, a fin de cumplir con nuestro objetivo general.
PREPARACIN DEL PROYECTO DE LA AUDITORA
PROPUESTA TCNICA
Naturaleza:
Auditora Administrativa
Alcance:
rea administrativa
Antecedentes:
La empresa Medimport SA de CV no haba realizado antes algn tipo de auditora en algn rea de la
organizacin.
Objetivos:
Establecer un plan de trabajo claro y detallado que permita la realizacin satisfactoria de la
auditoria administrativa en tiempo y forma.
Concientizar al Ingeniero Alfonso Arroyo Concha de la importancia de llevar a cabo una auditora
administrativa que permita mejorar alguna rea de oportunidad de la empresa Medimport SA de
CV
Identificar las debilidades que presenta la organizacin actualmente en el rea administrativa
(etapa de organizacin del proceso administrativo) para poder as analizarlas y lograr erradicarlas.
Generar una serie de recomendaciones y acciones a implementar en el rea administrativa para
que la empresa Medimport logre cumplir con sus objetivos tanto a corto, mediano como largo
plazo.
Estrategias:
1. Se trabajar en conjunto con la empresa Medimport, logrando su colaboracin para la realizacin de
esta auditoria administrativa.
2. Se establecer un plan de trabajo detallado que especifique el cmo se llevar a cabo la auditora
administrativa, sirviendo sta de gua para el equipo auditor.
3. Se realizarn visitas peridicas a Medimport SA de CV por parte del equipo auditor, que propicien el
cumplimiento de todas las actividades necesarias a efectuar.
4. Se solicitar asesora del Doctor Enrique Benjamn Franklin con el objetivo de obtener una adecuada
orientacin sobre lo que se tiene que hacer.
5. Se consultar distinta bibliografa que sirva de apoyo para la elaboracin de este documento,
principalmente el libro Auditora Administrativa, gestin estratgica del cambio del profesor Enrique
Benjamn Franklin.
Justificacin:
El rea administrativa funge como una de las ms importantes en la organizacin,ya que de sta
depende que la actividad de Medimport en lo general se realice de la mejor manera posible.
Al llevar a cabo esta auditora administrativa, el Ingeniero Alfonso Arroyo Concha podr identificar todos
aquellos aspectos que estn imposibilitando el adecuado funcionamiento del rea administrativa
(relacionado directamente con la forma en que el personal opera dentro de organizacin) lo que le impide
poder desempearse con base a los objetivos establecidos previamente.
Acciones:
1. Realizar las visitas peridicas a la empresa Medimport de acuerdo a lo establecido en el plan de
trabajo
2. Recabar toda la informacin necesaria a travs de cuestionarios y entrevistas realizadas tanto al
Director General como a los empleados correspondientes al rea administrativa.
3. Revisar todos aquellos documentos que puedan ser de utilidad en la recoleccin y anlisis de
informacin concerniente al personal de la organizacin.
4. Utilizar la observacin directa como medio para identificar aquellos aspectos que no hayan sido
proporcionados por el personal entrevistado y que puedan ser cruciales para la elaboracin de la
auditoria administrativa.
Recursos:
Recursos humanos: 3 miembros del equipo y un asesor
Recursos materiales: Bibliografa de apoyo(Libros especializados en Auditora Administrativa)
Recursos tcnicos: 3 computadoras porttiles, software para tabulacin y anlisis de informacin
estadstica.
Recursos financieros: $1000 para cubrir gastos derivados de la presente auditora administrativa.
Resultados:
Conocer la forma en que la empresa Medimport lleva a cabo su etapa de organizacin en el
proceso administrativo, a partir de analizar la informacin referente a su estructura organizacional,
divisin y distribucin de funciones y cultura organizacional.
Detectar aquellos factores que delimitan un adecuado desempeo del personal administrativo en
la organizacin.
Proponer un plan de accin que se adece a las necesidades especficas de Medimport en la
etapa de organizacin
Lograr que el Director General implemente las acciones propuestas a la empresa, con el fin de
que pueda convertir sus debilidades en fortalezas y asegurar un ptimo desempeo.
Informacin complementaria:
Internet, recomendaciones de maestros y compaeros.
DIAGNSTICO PREELIMINAR
Este diagnstico se fundamenta
en la percepcin que el equipo auditor tiene de la
organizacin como producto de un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
Gnesis de la organizacin:
Medimport SA de CV es una pyme que cuenta con 30 aos de servicio, ofreciendo
productos de alta calidad que satisfacen las necesidades del mercado mexicano.
Medimport ha cambiado su estrategia de negocio, yendo de la comercializacin
de
productos farmacuticos, a la produccin y venta de productos naturistas y
suplementos alimenticios.
Posee una declaracin de misin y visin, sin embargo hay un desconocimiento por
parte de los empleados sobre su existencia.
Infraestructura:
La estructura organizacional de la empresa no ha sufrido cambios importantes a lo largo del
tiempo.
La estructura organizacional que Medimport SA de CV ha proporcionado al equipo auditor,
no coincide con la situacin real de la empresa
La empresa no cuenta con manuales de organizacin y/o procedimientos previamente
elaborados.
La mayor parte de la plantilla de personal lleva trabajando en Medimport desde que la
empresa inici operaciones.
La empresa cuenta con un nivel de desarrollo tecnolgico
permite realizar adecuadamente sus operaciones del da a da.
adecuado
que
le
Forma de operacin:
Medimport se encuentra dividida en dos principales reas: rea administrativa y rea de
operacin.
La empresa no cuenta con indicadores que permitan medir el desempeo obtenido por la
organizacin en su totalidad.
Posicin competitiva
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Naturaleza: Medimport SA de CV es una pequea empresa 100% de capital mexicano registrada
ante las autoridades fiscales como persona moral, de acuerdo con las siguientes caractersticas:
Giro industrial: Medicamentos (en especfico productos naturistas y suplementos
alimenticios)
Competencias centrales: Una de las ventajas competitivas que posee Medimport SA de CV y
que le han permitido mantenerse en el mercado por 30 aos, es la variedad de productos que
pone a disposicin de sus clientes (mayoristas y minoristas), caracterizados por su alto nivel de
innovacin y desarrollo tecnolgico, lo que ha permitido ser una pyme reconocida en el sector de
fabricacin y comercializacin de medicamentos, todo esto a partir de un trato altamente
personalizado con el fin de adaptar sus productos de acuerdo a sus necesidades especficas de
su mercado objetivo.
INSTRUMENTACIN
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Durante esta etapa de la auditora, se llev a cabo la seleccin de los diferentes elementos que
nos ayudarn a hacer el levantamiento de la informacin, los cuales son:
Cdulas de diagnstico
Cuestionario
Entrevista
Investigacin documental
Observacin directa
Cdulas de diagnstico
Esta herramienta ser de gran utilidad para concentrar la informacin ms relevante obtenida de
cada una de las personas que integran a la organizacin, y de esta manera analizarla para su
estudio y clasificacin posterior. Las cdulas a utilizar sern:
Cdula para la deteccin y registro de hallazgos y evidencias
Cdula de registro de aspectos relevantes
Cdula de evaluacin a personal con subordinados
Cuestionario
Se realizaron dos tipos de cuestionarios de acuerdo al nivel jerrquico en que se ubican los
empleados a evaluar. Se dise un cuestionario para el director general y uno para los
supervisores, de manera que las preguntas pudieran ser entendidas fcilmente y as, la
informacin obtenida fuera de utilidad para cumplir con los objetivos planteados previamente.
Entrevista
Se realiz un conjunto de preguntas abiertas para poder evaluar la situacin actual de la empresa desde
el punto de vista del mximo dirigente de la organizacin, el director general, y as poder conocer sus
perspectivas, estrategias, entre otros factores importantes. Asimismo, poder hacer una comparacin
entre los datos obtenidos directamente del director general referentes a la manera en la que estn
organizados, los antecedentes y situacin actual, y el clima o cultura organizacional, frente a los
obtenidos de los supervisores de cada rea
Investigacin documental
Se utilizarn los documentos necesarios para la obtencin de la informacin, tanto de fuentes
bibliogrficas antes mencionadas, como de documentos clave requeridos a la empresa:
organigrama, descripcin de puestos
Observacin directa
Se utilizarn los documentos necesarios para la obtencin de la informacin, tanto de fuentes
bibliogrficas antes mencionadas, como de documentos clave requeridos a la empresa:
organigrama, descripcin de puestos
MANEJO DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo bajo los cuales el equipo auditor llev a cabo la recopilacin de la
informacin, fueron elaborados a partir del texto Auditora administrativa; gestin
estratgica del cambio del Dr. Enrique Benjamn Franklin Finkowski, y por los mismos
integrantes. Estos papeles son:
Cuestionarios
Entrevista
Cdulas
Grfica de indicadores
SUPERVISIN DEL TRABAJO
El equipo de auditores se rene con una periodicidad establecida de 2 veces semanales para
revisar los avances que se realizan, tomar decisiones acerca de la informacin recopilada y de
esta manera estructurar las diferentes fases de la auditora. Adems, se cuenta con la
enseanza y supervisin de dos veces semanales por parte del Dr. y catedrtico Benjamn
Franklin F.
EXMEN
Obtener resultados objetivos a partir de la evaluacin de las variables elegidas en la etapa de
instrumentacin, por medio de las diferentes tcnicas de recopilacin de la informacin:
cuestionarios, entrevistas, cdulas, observacin directa, entre otras. Lo anterior nos ayudar para
determinar los aspectos especficos en los que la organizacin se est desenvolviendo de
manera adecuada, as como para realizar recomendaciones tiles y claramente estructuradas en
las reas de oportunidad que se detecten, de manera que se asegure el crecimiento estable y
perdurable en el tiempo de la pequea empresa Medimport, S.A. de C.V.
INFORME
RESPONSABLE
Equipo Auditor, con la supervisin del Dr. Enrique Benjamn Franklin Finkowski
INTRODUCC
IN
Este informe busca dar los resultados identificados claramente a travs de la auditoria
administrativa en el rea que se estudi previamente, principalmente se tuvieron presencia una
gran variedad de errores dentro de la empresa en sus operaciones as como en el manejo de las
reas, actividades y puestos.
Era necesario realizar una auditoria con el fin de encontrar irregularidades que hacen de esta una
empresa menos eficiente de lo que podra ser, con un estudio realizado en las reas, con la
aplicacin de cuestionarios y entrevistas a los empleados as como tambin la solicitud de
documentos para que se pudiera cotejar la informacin documentada con la cuestionada y la
evaluada.
De esta manera se realizo una coordinacin para la recopilacin de la informacin y la realizacin
del estudio con planes de trabajo en tiempos establecidos con el propsito de darle a la empresa
su diagnostico y esta aplique las estrategias sugeridas por los auditores para que la organizacin
tenga una mejor eficiencia en si operaciones y consiguiente mejores resultados.
ANTECEDEN
T ES
En el 2010 la empresa tenia muy buenos resultados debido al distinto manejo que se tiene al da
de hoy, todo esto por consecuencia del lamentable fallecimiento del anterior director general que
fue el fundador de la empresa.
Al lamentable suceso se le otorgo el cargo de director general al hijo quien anteriormente
ocupaba el puesto de gerente general que al da de hoy ya no existe.
El actual Director general no tomo las medidas correspondientes as como los mejores
mtodos para el manejo de sus recursos, y es por eso que se decide realizar una auditoria por el
descontrol que la empresa presenta al da de hoy.
TCNICAS
EMPLEADAS
Programa
de
trabajo
Cuestionarios
Entrevistas
Observacin
directa
Informacin documental
Indicadores
Cedulas
Los instrumentos anteriormente mencionados fueron factores indispensables para la
realizacin de la auditoria, con un mtodo de aplicacin fsico de estudio dentro de la empresa
para obtener una evaluacin, y de esta manera llegar a resultados y brindar un diagnstico.
SEGUIMIENTO
OBJETIVO
GENERAL
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Establecer los lineamientos generales y especficos para dar un adecuado seguimiento a
la presente auditora, con la finalidad de que la Direccin General de Medimport S.A. de C.V. sea
capaz de desarrollar las estrategias y recomendaciones planteadas por el equipo auditor que
realiz el presente trabajo
REAS DE APLICACIN
Se tomarn en cuenta todos los niveles de la estructura orgnica de la organizacin:
Alta direccin
Mandos medios
Niveles operativos
RESULTADOS ESPERADOS
Despus de condensar lo anterior, podemos concluir con que los resultados esperados a
partir de la implementacin de lo antes propuesto son:
Eficiencia operativa
Mejoramiento de los procesos
Adopcin de una cultura organizacional fortalecida y uniforme
Incremento de la productividad
Desempeo adecuado y claro de las funciones y tareas
Eficacia en los tiempos que se requieran en cada uno de los procesos
Crecimiento estable y sostenido de la empresa, tanto al interior de la misma como al exterior
Procedimientos:
Tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en
sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y
sistemtica, se unifiquen criterios, CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES el
objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los
elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar
los posibles remedios, el auditor encargado del programa tiene que decidir cules
factores son los ms necesarios para alcanzar los objetivos, cules son los
mejores mtodos para lograrlos y cules los sujetos ms apropiados para hacerse
cargo de la funcin, cules son los factores limitativos y de control, el tiempo
necesario para llevar a cabo una auditora administrativa variar segn la
extensin y naturaleza del trabajo a realiza, antes de dar principio a una auditora,
lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan, este aspecto consistir en
hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir:
1) Planes y objetivos.
2) Organizacin.
3) Polticas y prcticas.
4) Reglamentos.
5) Sistemas y procedimientos.
6) Controles.
7) Operaciones.
8) Personal.
9) Equipo fsico y su disposicin.
10) Informe.