ADMINISTRACIN DE ALMACENES

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una

empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de
organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la
programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.
Pese a lo que podra indicar su nombre la funcin de un almacn, en general, no
es el almacenar productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de
los almacenes de custodia a largo plazo, un almacn debe tratar de conseguir que
el producto d el servicio esperado mientras hace que las mercancas circulen lo
ms rpidamente posible.

Por este motivo es de especial inters analizar la secuencia de operaciones que

en cualquier almacn sigue un producto.

1) Entrada de bienes: Recepcin de las mercancas a travs de los muelles de

carga, pasando por los controles de calidad, cuarentenas y cambios de embalaje
necesarios.

2) Almacenamiento: Disposicin de las cargas en su ubicacin con el objeto

de retenerlas hasta su puesta a disposicin.
3) Recogida de pedidos: Conocida tambin por picking, es la operacin por la que
se convierten las unidades de carga de compra en unidades de venta.

4) Agrupacin-Ordenacin: Dependiendo del procedimiento de generacin de

pedidos, y de la configuracin del sistema de distribucin ser necesario
establecer un sistema para agrupar y ordenar los pedidos segn las rutas de
distribucin.

5) Salida de bienes: El control de salidas, recuento numrico o control de calidad y

el embarque en el medio de transporte correspondiente son las funciones con las
que finaliza el proceso.

La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los

siguientes factores:

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que sern almacenados.

Tipos de materiales que sern almacenados.

Nmero de artculos guardados.

Velocidad de atencin necesaria.

Tipo de embalaje.

Localizacin de un almacn

Pocos conceptos han dado lugar tradicionalmente en logstica a planteamientos

ms sofisticados para tratar de encontrar soluciones que optimicen la ubicacin de
almacenes en funcin de los costes de transportes. Todos ellos estn basados en
encontrar una localizacin fsica de almacenes que minimice los costes de
transporte en su conjunto, teniendo en cuenta tanto los portes de entradas como
los de salida. El estudio de localizacin debe evaluar posibles opciones de
localizacin, teniendo en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la
empresa. Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansin y
diversificacin del negocio y adems la adaptabilidad de la posicin. Es decir,
debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura y
logstica para tratar de predecir el valor del sitio en el futuro. Una excelente
localizacin de la empresa puede generar mejoras en la eficiencia en trminos de:
costos de transporte, facilidad en la obtencin de materias primas, utilizacin
eficiente de canales de distribucin, cercana al cliente y a sus necesidades.

Seleccin de mobiliario y equipo de almacn

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicacin

implica compaginar las necesidades de movimiento y almacn con las
caractersticas de
equipamiento. Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son:
Maximizar el uso del volumen, y permitir un fcil y rpido acceso a los productos
almacenados. En general se puede admitir que un sistema de almacn bien
diseado debera:

Usar adecuadamente el volumen construido

Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y
favorecer el flujo de bienes.

Favorecer el movimiento y el control de stocks.

Proteger contra incendios, daos y robos.

Prevenir el deterioro y/o la contaminacin del stock.

La seleccin del equipamiento debera tener en cuenta la siguiente

informacin:

Caractersticas fsicas de los bienes almacenados.

Contaminacin-olores que pueden afectar a los bienes.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,

origen, condiciones fsicas y situacin legal.

Por su Naturaleza: Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados

como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan
en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del
Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo alcapitulo5000 del Clasificador por
Objeto del Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin
en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un
desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems no
pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes invariablemente son
adquiridos con cargo al captulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto
ejemplo: licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples,
des-engrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc.

Por su aprovechamiento: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta

para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.)
y que no requieren de algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se
utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren
de dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo,
mquinas de escribir, calculadoras, etc.)

Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte
del patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos
federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institucin.

Bienes en Como dato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y

morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a
disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento.

Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos

del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras,
etc.) y qu el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos

Clasificacin y codificacin de los materiales

As clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma,
peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal
modo que cada gnero de material ocupe un legar especfico, que facilite su
identificacin y localizacin de la bodega La codificacin es una consecuencia de
la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por
medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por
medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigo
alfabtico, numrico y alfanumrico. El sistema alfabtico codifica los materiales
con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas
caractersticas y especificacin. El sistema alfanumrico limita el nmero de
artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco
utilizado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y6
abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y
su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador
del artculo.
Introduccin

En el siguiente ensayo se dar a conocer lo que es un almacn para que sirve y

otras caractersticas de este mismo. Un almacn es un lugar o espacio fsico para
el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son
una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes
econmicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas,
importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales,
etc.) Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en
muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones
peculiares), as como de fbricas, polgonos industriales e instalaciones
industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte (puertos,
aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros comerciales,
grandes superficies). A diferencia de Espaa, en Hispanoamrica se denomina
almacn a un establecimiento de comercio minorista (tienda de ultramarinos en
Espaa), usndose bodega o centro de distribucin para designar a las
instalaciones objeto de este artculo.
Conclusin

En el entorno actual, cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las

organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga ms
competitivas. En este sentido, cada vez son ms conscientes de la importancia de
la gestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como parte esencial a
la hora de aportar ms valor a sus clientes y reducir sus costes. Esto justifica la
tendencia hacia la externalizacin o subcontratacin de los operadores logsticos,
debido a las ventajas en la gestin que se consiguen gracias a la especializacin y
experiencia en la distribucin fsica de los productos, con lo que las empresas
pueden concentrar todos sus recursos en lo que representa el centro de negocio.

La productividad de los almacenes es un factor totalmente aleatorio y dependiente

del sector, actividad y tamao de la empresa, quedando marcada una clara
relacin entre los recursos y medios disponibles con los ratios de productividad
obtenidos. As sectores con grandes volmenes de actividad y negocio, como
operadores logsticos y empresas de distribucin farmacutica tienen valores
superiores en productividad gracias a su especializacin y destinacin de
recursos, tales como aplicaciones de mejoras tcnicas y polticas de constante
evolucin y mejora. Ejemplo de ello es la utilizacin de sistemas de
radiofrecuencia presentes en un porcentaje importante pero no generalizado, lo
que hace suponer un proceso de implantacin total y utilizacin de estos sistemas.