EXCEL 2013

Programa Excel 2013

Bienvenidos a este curso básico de formación en el uso del programa Excel 2013 , esperamos que
este documento sirva como una guía fácil que le permita conocer las funciones principales de este
programa que se ha convertido en una herramienta fundamental para muchos profesionales como
usted.

Objetivo general:

Capacitar al estudiante en el manejo de las herramientas básicas que ofrece el programa Excel
(2013), para aplicarlas eficientemente en el trabajo que realiza.

Objetivos específicos

 Presentar a los participantes los principales aspectos estructurales y de operatividad del

programa Excel

 Describir las funciones principales en las fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas,
Datos, Revisar y Vista.

 Demostrar las funciones frecuentes.

Contenido programático

Programa Excel:

Excel es un programa informático creado y distribuido por Microsoft Corp. Está desarrollado
específicamente para trabajar en hojas de cálculo que permite realizar actividades en distintas áreas.

Su primera versión se presentó en 1989 y hasta ahora cuenta con trece actualizaciones que han
permitido mejorar sus funciones según las demandas de los diversos usuarios.

Estructura

Es importante iniciar explicando cual es la estructura general del programa, que es común a todos
los programas del paquete Oficce 2013. En la figura a continuación se muestra la estructura.

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 Barra de tulo Minimizar, Maximizar
Barra de acceso rápido
y cerrar

Barra de menú

Barra de Herramientas

Área de trabajo

Barra de e quetas Barra de Desplazamiento

Diseño de Vista previa de

Normal Zoom
página salto de página

Barra de estado

Menú Descripción
Barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando. Cuando se crea un libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que se guarde con el nombre definido
Barra Desplazamiento Permite moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o pulsar en los triángulos
Barra de estado Indica en qué estado se encuentra el documento abierto y posee herramientas para realizar
zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También
dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (normal, diseño de página, vista
previa de salto de página y zoom)
Barra de menú Indica todas las cintas que permiten realizar acciones de edición del libro (Inicio, insertar,
diseño de página, fórmulas, datos, revisar y vista)
Barra de acceso rápido Contiene las operaciones más habituales de Excel
Barra de herramientas También conocida como barras de botones. La barra de herramientas sirve como punto de
reunión de los iconos de comandos más frecuentemente utilizados en Excel.
Barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

2
Ubicación del programa

Existen tres maneras de acceder a excel

1. A traves del botón Inicio, donde se observarán todos los programas. Debe ubicar el ícono de Microsoft
Office y Microsoft Excel.

2. Por medio de un acceso directo que se tenga en el escritorio o en la barra de inicio.

3. Por medio de la ventana ejecutar (windows+r): Pulse simultáneamente el simbolo de windows en el

teclado y la letra r, se presentará una pantalla, en ella escriba la palabra Excel y pulse Enter (Aceptar).

3
Inicio Programa

La pantalla que se muestra a continuación refiere al documento que necesita abrir.

Existen diversas formas de abrir un documento. Para documentos nuevos seleccione libro en blanco. Si
desea trabajar bajo formatos prestablecidos por el programa puede abrir una plantilla de las presentadas
como por ejemplo Calendario.

Para abrir un documento ya creado deberá ubicar, en el directorio, el lugar donde se encuentra
almacenado el documento, seleccionarlo en la pantalla y pulsar el botón Abrir.

Si el documento se
encuentra en Equipo (Escritorio o
documentos) se desplegará una nueva ventana donde eligirá la ubicación del documento buscado.

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Es importante recordar que:

 Si es la primera vez que abre Excel 2013 no se mostrará ningún archivo en Recientes, pero conforme
haga uso de la herramienta irá apareciendo una lista de estos archivos.
 La opción Bienvenido a Excel permite dar un paseo por la herramienta, uso y beneficios del programa.
 El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en las
Plantillas que ofrece.

Entorno de trabajo

Una vez abierto un libro se mostrará la ventana principal de Excel y en ella se observan los siguientes
elementos:

Cinta de opciones

Nombre celda
Barra de formulas

Celdas
Seleccionar Columna
hoja

Fila

Hojas

 La cinta de opciones es el área donde se encuentra la mayoría de los comandos de Excel. Los comandos
están organizados en 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
 Debajo de la Cinta de opciones se encuentra la Barra de fórmulas que permite ingresar y editar las
fórmulas para realizar los cálculos. Así mismo en esta área se encuentra el cuadro de nombre de la celda
seleccionada.
 Para seleccionar una hoja entera, se coloca el puntero en el botón superior izquierdo de la hoja y se
pulsa en él.
 Si desea seleccionar una sola celda ubiquese sobre ella. Para seleccionar un conjunto de celdas
adyacentes, se pulsa el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y se mantiene pulsado
mientras se arrastra hasta la última celda. Las celdas seleccionadas cambian de color. Otra forma de

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hacerlo es colocando el puntero en la primera celda seleccionada, mantener pulsada la tecla de
mayúsculas y colocar el puntero en la última celda a seleccionar.
 Para hacer una selección, en el caso de celdas no continuas, se ubica el cursor en la celda a seleccionar
y manteniendo pulsada la tecla CTRL se van seleccionando las diferentes celdas
 Para ampliar o reducir una selección se sigue el mismo procedimiento para seleccionar un conjunto de
celdas adyacentes.
 Excel presenta las siguientes especificaciones
Característica Límite máximo
Tamaño de hoja 1.048.576 filas por 16.384 columnas
Ancho de columna 255 caracteres
Alto de fila 409 puntos
Saltos de página 1.026 horizontal y vertical
Número total de caracteres que puede contener una 32.767 caracteres
celda
Caracteres en un encabezado o un pie de página 2:55
En función de la memoria disponible (el número predeterminado
Hojas en un libro
es 3)

A continuación, se bordará el contenido básico de las Fichas:

Fichas:

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones
del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

FICHA ARCHIVO: Agrupa comandos relacionados con el manejo de libros de trabajo como abrir, guardar,
cerrar, imprimir y crear nuevos archivos.

Menú Descripción
Información Muestra las propiedades del libro
Nuevo Abre un nuevo libro de Excel
Abrir Abre un libro de Excel ya creado
Guardar Guardar los cambios
Almacena la información en los diferentes formatos de
Guardar como
Excel 2013
Imprimir Imprime el libro
Compartir Almacena el libro en One Drive
Exportar Cambia el formato a pdf, csv entre otros.
Cerrar Finaliza la sesión de trabajo en el libro.

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Recuerde que:

 En la función Guardar como, se abrirá una nueva pantalla en la cual seleccionará el lugar de destino del
libro, asignándole un nombre y finalmente botón Guardar.
 Cuando desee guardar un libro existente con otro nombre o ubicación, debe ingresar con la función
Guardar como. Observará nuevamente la pantalla de guardado, en el recuadro Nombre de archivo
encontrará su antiguo nombre. Decida el nuevo nombre y/o ubicación del archivo y pulse Guardar. De
esta manera tendrá el archivo original y un nuevo archivo que tiene el mismo contenido pero nombre o
destino diferente.
 Cuando desee abrir un libro ya creado pulse Abrir e indique el lugar en el cual lo guardó. Si el libro ha
sido utilizado recientemente, éste aparecerá en la lista al final de la ventana.
FICHA INICIO: Contiene comandos para editar el contenido de la hoja de trabajo como copiar, cortar, tipo
de letra, tamaño, centrar contenido, buscar y reemplazar texto entre otras.

Menú Descripción
Pegar Función de pegar algún dato en el área de trabajo
Cortar Remueve de su lugar de origen la información seleccionada
Copiar formato Copia rápidamente el formato de un elemento de un documento a otro.
Portapapeles Pega hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias
Fuente Permite la edición específica de la letra utilizada en el libro en lo que respecta a:
Tipo de letra Tamaño de letra Letra en negrilla Letra en cursiva
Aumentar/reducir tamaño letra
Alineación Permite la edición de la ubicación de los datos en la hoja en lo que respecta a :
Texto centrado, izquierda o derecha en la celda
Texto alineado superior, centrado o inferior Ajustar texto y combinar celda
Estilos Funciones que dan formato especial a la celda o un conjunto de celdas en lo que
respecto a:
Formato Condicional Dar formato como tabla Estilo de Celdas
Celdas Delimita las funciones específicas a las celdas en cuanto a:
Insertar una nueva celda Eliminar Formato específico de celdas
Modificar Permite realizar las funciones de:
Autosuma Rellenar Borrar Ordenar y filtrar Buscar
Recuerde que:

 La función de pegado especial le dará la opción de decidir la forma en que pegará el dato.

Entre sus posibilidades encontrará copiar:

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 o Todo: Fórmula y formato de la celda.
o Fórmulas: Fórmula de la celda.
o Valores: Valor sin fórmula ni formato.
o Formatos: Formato de la celda sin contenido.
o Comentarios: Comentario asignado a celda
o Validación: Pega las reglas de validación de las
celdas copiadas (no estudiado en este curso).
o Todo excepto bordes: Copia fórmulas y
formatos, a excepción de los bordes.
o Ancho de las columnas: Anchura de la
columna.
o Formato de números y fórmulas: Fórmulas y
todas las opciones de formato de números de
las celdas seleccionadas.
o Formato de números y valores: Valores y todas las opciones de formato de números de las celdas
seleccionadas.

 En la función de Cortar, el dato es removido de la celda por completo y podrá darle una nueva ubicación
haciendo uso de la función Pegar. Si no realiza esta acción se perderá el dato cortado.
 Si desea añadir una fila, siga los siguientes pasos:

1. Ubíquese en la fila sobre la que desea añadir la nueva, ya

que las filas siempre se añaden por encima de la
seleccionada.
2. Seleccione el menú Insertar del apartado Celdas en la
pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila
seleccionada. Si se desea añadir varias filas, seleccione en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

 Si desea añadir una columna, siga los pasos siguientes en el menú Insertar:

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 1. Seleccione la columna delante de la cual quiere añadir
otra, ya que las columnas siempre se añaden a la
izquierda de la seleccionada.
2. Seleccione el menú Insertar de la pestaña Inicio.
3. Elija la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se desplazarán

una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna
columna, Excel toma la columna donde se está situado como la
seleccionada. Si lo que quiere es añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas como las
deseadas.

 Dar Formato como tabla ofrece una combinación de colores en la tabla, una vez que se tiene un
conjunto de datos sobre los cuales se
aplicará el formato de tabla.

 En la pestaña Estilos de celda podrá

seleccionar las características que
desea que tenga la o las celdas.

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FICHA INSERTAR: Contiene comandos que permiten insertar objetos en una hoja de trabajo, como gráficos
y tablas.

Menú Descripción
Ordena registros de una manera más sencilla, en una estructura que facilita el: - filtro del contenido por
algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los
Tablas
datos.- Aplicar formatos a todos los datos.

Inserta caracteres tales como la casilla de verificación o caracteres latinos en una celda que no se
Símbolos
encuentran en el teclado.
Recuerde que:

 Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

1. En este primer paso usted podrá seleccionar las

celdas que desea se muestre como tabla,
contengan información o no.
2. Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

3. Si no ha seleccionado previamente las celdas, lo hará en este momento.

4. Si en el rango seleccionado se ha incluido la fila de etiquetas (recomendado), active La tabla tiene
encabezados.
5. Finaliza pulsando Aceptar.

 Para insertar símbolo, realice los siguiente:

1. En la hoja de cálculo, ubíquese en la celda en la que desea insertar el símbolo.

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 2. En la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, pulse Símbolo y aparecerá una ventana con un cuadro
de los diferentes símbolos que podrá insertar.

3. Para observar la gama de símbolos que ofrece Excel vaya

a Fuente, en esta misma ventana y seleccione la fuente que
desee utilizar.

4. Una vez determinada la fuente, seleccione el símbolo

deseado y luego pulse Insertar.

5. Otra forma de insertar un símbolo es pulsar dos veces en

él y Cerrar.

FICHA DISEÑO DE PÁGINA

Esta ficha contiene las funciones que permiten establecer las características que tendrá el documento
impreso. Entre ellos está: márgenes, orientación, encabezados y pies de página, y tamaño del papel.

Menú Descripción
Temas Conjunto de colores, fuentes, líneas y efectos predefinidos que se puede aplicar a un
libro o a un elemento determinado.
Configurar página Configura márgenes, orientación del papel, tamaño, entre otras
Ajustar áreas de impresión Ajusta el área de impresión de una hoja de trabajo para que se impriman algunas
columnas o filas adicionales utilizando las opciones Ancho, Alto y Escala.
Opciones de la hoja Líneas de división y encabezados
Recuerde que:

 Configurar página permite definir el tamaño de papel, la orientación y los márgenes para la impresión.

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FICHA FÓRMULA: Sirve para crear fórmulas denominadas también funciones.

Menú Descripción
Biblioteca de Funciones Presenta las fórmulas agrupadas en categorías, tales como financieras,
matemáticas, lógicas entre otras

Recuerde que:

 Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores,
produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una
fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.
 Para introducir una fórmula en una celda, se coloca como primer caracter el signo igual (Este signo le
indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no
se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

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 Una fórmula en Excel puede contener cualquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas,
constantes, operadores y funciones.

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos
de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de
comparación, texto y de referencia.

Tipo de operador Definición Operador Significado

+ (signo más) Suma
Se utilizan para realizar las - (signo menos) Resta
operaciones matemáticas básicas
como suma, resta o * (asterisco) Multiplicación
Aritméticos
multiplicación (combinando los / (barra diagonal ) División
valores numéricos y generando
resultados numéricos). % (signo de porcentaje) Porcentaje
^ (acento circunflejo) Exponenciación
= ( igual ) Igual a
> ( mayor ) Mayor que
Se utilizan cuando se requiere < ( menor ) Menor que
Comparación
comparar entre si dos valores >= ( mayor o igual ) Mayor o igual que
<= ( menor o igual) Menor o igual que
<> (distinto) Distinto de
Operador de rango que genera una
referencia a todas las celdas que se
Permiten utilizar rangos de
: (dos puntos) encuentran entre dos referencias a
celdas, produciendo referencias a
una lista de celdas, para ser celdas.
Referencia utilizadas por otras operaciones Operador de unión que combina varias
en los cálculos; por ejemplo, ; (punto y coma) referencias en una sola.
como argumentos en las
funciones. Operador de intersección que genera
una referencia a celdas comunes a las
(espacio)
dos referencias.
Se utiliza el signo ( &
“ampersand” ) para unir o Concatena o une dos valores para
Concatenación de concatenar una o varias cadenas generar un nuevo valor de texto
texto de texto con el fin de generar un & ( "y" ) continuo.
solo elemento de texto.

 En la biblioteca se encuentran las siguientes funciones

o Insertar función: Edita la fórmula de la celda actual seleccionando las funciones y editando los
argumentos.
o Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas
Seleccionadas.
o Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la más usadas y selecciona.
o Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera.
o Lógicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lógicas.
o Texto: Examina y de una lista y selecciona la función de texto.
o Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y hora.
o Búsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones búsqueda y referencias.

13
 o Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista las funciones matemáticas y
trigonométricas.
o Más funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de estadísticas, de ingeniera del
cubo y de la función.

Formulaciones importantes

 LA SUMA SIMPLE (SUMA): Permite sumar varios datos numéricos. Puede realizarla seleccionando un
conjunto de datos cercanos o puede seleccionar datos específicos separados por punto y coma. En ambos
casos ubíquese en la celda donde desee el resultado y escriba la formulación siguiente:
=SUMA(primera_celda:última_celda)

Esta selección continua puede realizarla cliqueando la primera celda y sin soltar la pulsación arrastrar hasta
tomar el conjunto de datos deseados, suelte la pulsación.

Fíjese que en la barra de funciones verá la función y entre paréntesis las celdas seleccionadas, por ejemplo:
=SUMA(A1:A10) o en su defecto =SUMA(A1;B3;B5).

 EL PROMEDIO (PROMEDIO): Se calcula escribiendo

=PROMEDIO(rango)

El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar.

FICHA DATOS: Agrupa los comandos para analizar y trabajar datos.

Menú Descripción
Ordenar Coloca en orden ascendente o descendente una lista de elementos, ordena
cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo a algún
criterio de color.
Filtrar Permite la selección de elementos según un criterio fijado
Eliminar duplicados Identifica los datos duplicados para eliminarlos y los elimina
Texto en columnas Coloca cada palabra de un texto en una columna diferente.

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Recuerde que:

 Con la opción Ordenar podrá organizar

una lista de palabras por orden alfabético o
un conjunto de números de acuerdo al
criterio que usted establezca. Para
ordenarlas alfabéticamente debe colocar el
cursor en una celda de la columna a ordenar
y pulse Ordenar. La selección se ampliará a
todos los elementos y aparecerá una
ventana en la cual podrá seleccionar el
criterio. Si se hace una selección previa y se
pulsa Ordenar, aparecerá una ventana que pregunta que desea hacer? Si su interés es ordenar una
columna manteniendo los elementos que lo acompañan debe seleccionar Ampliar la selección.
 Para utilizar Filtro tiene dos opciones. Si insertó una tabla, el filtro se activa inmediatamente. Si no es
el caso, seleccione las etiquetas de las celdas a filtrar y activelo. Cuando está activa la acción Filtro, el
encabezado de la columna en la que se aplica el filtro adquiere un aspecto particular.
Filtrar hace más sencilla y específica una búsqueda de elementos dentro de la hoja.
 Para eliminar filas duplicadas, se debe tener una celda activa en los registros y pulsar Quitar duplicados.
Aparecerá una ventana en la cual podrá identificar la o las filas sobre las cuales realizará la acción y pulse
Enter (aceptar). Se observará un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la
comprobación.

FICHA REVISAR:

Esta ficha presenta las funciones: Revisión de la ortografía y gramática, buscar una palabra en un
diccionario de sinónimos, revisar marcas o cambios realizados por otras personas y comparar
documentos. Por otra parte permite agregar comentarios y proteger las hojas de cálculo y libros de trabajo
mediante contraseña.

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Función Descripción
Detecta errores ortográficos. Excel busca cada palabra en su diccionario y cualquier palabra que
ORTOGRAFÍA
no encuentre la considera como posible palabra errónea
REFERENCIA Abre el panel de tareas de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción.
SINÓNIMOS Sugiere otras palabras como significado parecido a otras palabras que ha Seleccionado.
TRADUCIR Traduce el texto Seleccionado en un idioma diferente.
COMENTARIO Agrega notas textuales a la celda.
Protege celdas, hojas de cálculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de seguridad
PROTEGER
de cada usuario.
Recuerde que:

 La función Comentario permite agregar notas para facilitar la comprensión del trabajo realizado. Una
vez agregado el comentario podrá editarlo, darle formato, moverlo, cambiarle el tamaño, copiarlo,
mostrarlo u ocultarlo entre otros.

 La función Proteger permite:

1. Proteger libro: Un libro se protege en el caso de que se quiera impedir que un usuario no
autorizado pueda abrir el libro o para permitir que los usuarios puedan abrir el libro pero que no
puedan realizarle cambios.

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El procedimiento es pulsar el botón de office en la parte superior izquierda de la pantalla, elegir Guardar
como, y en la parte inferior izquierda de la ventana que se abre, pulsar Herramientas. Elegir Opciones
generales y allí asignar la contraseña, ya sea para apertura, escritura o ambas.

2. Proteger hoja: Es la más sencilla de todas. Se hace click con el

botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que se quiere
proteger, y se despliega un menú en el que aparece la opción
Proteger hoja.

Se marcan las opciones que se pueden o no realizar en la hoja como

insertar filas, columnas, aplicar formato, insertar hipervínculos, ordenar,
seleccionar celdas, etc.

3. Proteger celdas: Todo lo que hay que hacer es seleccionar el rango de

celdas que se quieren proteger y pulsar con el botón derecho del ratón, tras lo cual emerge un
menú, en donde se elige la opción Formato de celdas. En la ventana que aparece, se elige la opción
Proteger y se selecciona la opción Bloqueada u Oculta.

La opción Oculta se utiliza para ocultar las fórmulas que contienen las celdas, opción muy útil cuando se
quiere evitar que los usuarios se enteren como se ha obtenido algún resultado.

Para que las celdas se puedan proteger, la respectiva hoja de cálculo debe estar protegida, por tanto, lo
primero que se debe hacer es proteger la hoja de cálculo.

Recuerde que:

 La opción de Ortografía permite en caso de encontrar algún posible error ortográfico, corregirlo.

1. En la barra de título aparece el diccionario

que está utilizando para corregir la
ortografía. Para cambiar de diccionario pulse
Idioma del diccionario y elija el nuevo
idioma.
2. En la parte superior aparece un mensaje que
advierte de la palabra que no ha encontrado
en su diccionario y que, por lo tanto, la
identifica como errónea. Si está seguro de
que la palabra está correcta y no la contempla el
diccionario podrá agregarla.
3. En el recuadro Sugerencias se muestra una lista con posibles soluciones a la corrección. Si la
palabra es correcta, podrá utilizar cualquiera de los siguientes botones:

o Omitir una vez para ignorar esta palabra.

17
 o Omitir todo para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.
o Agregar al diccionario para añadir palabra
o Cambiar para sustituir la palabra errónea por una de las sugeridas.
o Cambiar todas para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea.
o Autocorrección para realizar la corrección con la primera palabra que aparece en sugerencia.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final. Si encuentra
otro error volverá a avisar con un mensaje.

FICHA VISTA: Comandos para visualizar y organizar el libro.

Función Descripción
INMOVILIZAR Mantiene las filas y columnas seleccionadas fijas mientras el resto de la hoja se desplaza.
Cuando se trabaja con varios libros podemos cambiar la ventana activa al libro que necesitamos.
CAMBIAR VENTANAS Hacemos un clic en cambiar ventanas y, en el menú desplegable que contiene el listado de todos
los libros abiertos, seleccionamos el que buscamos.
DISEÑO NORMAL
Visualiza las hojas del libro, desde su presentación Normal y el Diseño de página para dar una
VISTA DEL LIBRO
última ojeada al aspecto general antes de imprimir.
Con la opción se abre una ventana que permite escoger entre varios valores.
ZOOM La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.

AMPLIAR SELECCIÓN Amplia la selección aumentandola al 400%.

Recuerde que:

 Si se desea inmovilizar la fila superior bastará con

pulsar Inmovilizar e Inmovilizar fila superior. En el caso de querer inmovilizar la primera columna bastará
con pulsar Inmovilizar e Inmovilizar primera columna. Para bloquear filas y columnas simultáneamente,
ubiquese en la celda que se encuentra debajo y a la derecha de las filas y columnas que desee mantener
visibles y pulse Inmovilizar e Inmovilizar paneles.

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Para desactivar inmovilización de los paneles, seleccione esta opción y pulse Movilizar paneles.

 Para ver y ajustar las celdas y objetos del documento para

la impresión se utiliza Diseño de página en Vista del libro.

La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto y se ve como quedará la hoja al imprimirla. Se

observarán los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, cuántas hojas se tendrá y cómo
se ajustan los datos a la página.

Recuerde que:

 El relleno de celdas puede realizarse de dos maneras: Seleccionar las celdas a copiar, situarse sobre la
esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro; es el controlador de relleno,
esto activa el puntero del ratón que se convertirá en una cruz negra. Pulsar entonces el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quiere copiar el rango.

O por medio de la opción de rellenar (previa selección de las celdas) y seleccionando el relleno que necesita
realizar. Es importante recordar que cuando copie celdas con fórmulas que contienen referencias a otras
celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula.
Esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que se denomina REFERENCIAS RELATIVAS,
relativas a la celda que las contiene. Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como
fechas o series de números, Excel 2013 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

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 INDICACIONES ÚTILES

CONSTRUCCIÓN DE UNA PLANILLA MODELO EN EXCEL 2013

PASOS:

1. Estudie detenidamente la planilla. Determine el tamaño de la hoja en la cual trabajará, el tamaño

de letra a utilizar y el número de recuadros por fila.
2. Determine en Configuración de página, Márgenes, Orientación y Tamaño.
3. En Diseño, Opciones de la hoja, Líneas de división, marque Imprimir. Esto le permitirá tener
indicada la zona sobre la cual podrá trabajar.
4. En Inicio, Celdas y Formato, podrá dar el formato deseado a celdas particulares desde Número
hasta Relleno. De igual modo podrá copiar el formato con la brochita

5. En principio todas las celdas tienen formato de texto, pero los casos específicos deben
ser personalizados.
6. Con respecto al número de filas se requiere, por lo general, una fila para los apartados y otra para
las respuestas. En el caso en que haya alguna indicación en la respuesta, ésta puede ser colocada
en la fila de las respuestas.
7. Con respecto al ancho de las columnas, se recomienda que en el formato se le asigne un tamaño
igual a 1. Tendrá muchas columnas pero facilita la construcción de la planilla y se gana tiempo.
8. El tamaño de letra de los contenidos principales y secundarios, por lo regular, son de distinto
tamaño. Esto permite utilizar los espacios más efectivamente.
9. Si selecciona filas y columnas en forma simultánea podrá dar el formato pensado. En el caso que
las filas tengan distintos formatos podrá seleccionar, con la tecla Control pulsada, las filas que
tendrán un mismo formato y dárselos.
10. Si se tienen casos donde la celda indique opciones de respuesta puede utilizar una fila adicional
para ubicar en el medio las opciones de selección que podrá dársele formato de relleno en la
respuesta correcta.
11. Puede utilizar en Modificar, Buscar y Seleccionar. Esto le permite una cantidad de alternativas
dentro de las cuales está buscar una palabra y reemplazarla por otra.

20
CONTAR PALABRAS EN UNA CELDA

Para contar las palabras en una celda debemos aplicar una formula:

En dónde:

A1: Celda que contiene las palabras que se van a contar

La función

o LARGO: cuenta todos los caracteres incluyendo los espacios

o ESPACIOS: Repite lo escrito eliminando los espacios sobrantes en el texto
o SUSTITUIR: elimina los espacios en blanco
o LARGO(ESPACIOS): cuenta los caracteres incluyendo los espacios una vez eliminados los espacios
sobrantes
o LARGO(SUSTITUIR): cuenta los caracteres sin los incluir los espacios entre las palabras.

La resta de ambas funciones LARGO ESPACIOS y LARGO SUSTITUIR, por consiguiente, nos indica el número
de espacios en blanco de una celda, y por tanto, el número de palabras dentro de la misma.

Nota:

En (A1;” “;””) lo único que cambia es la celda que contiene las palabras que van a ser contadas. Las comillas se
escriben tal cual como se presentan, esto es, las primeras comillas van separadas por un espacio y las segundas sin
espacio.

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CONVERTIR TEXTO A MAYÚSCULAS, MINÚSCULAS O SÓLO LA INICIAL EN MAYÚSCULA

Para convertir un texto a mayúsculas, minúscula o sólo la letra inicial en mayúscula colocamos el cursor
en la celda en la cual colocaremos la palabra y usamos según sea el caso la función MAYUSC(A1)

MINUSC(A1) o NOMPROPIO(A1)

donde A1 es la celda donde tenemos el texto a convertir.

EL PORTAPAPELES. CÓMO UTILIZARLO EFECTIVAMENTE

El portapapeles es una herramienta del sistema operativo o entorno de escritorio que permite almacenar
temporalmente información de cualquier tipo. Al Portapapeles se puede copiar texto, imágenes, archivos,
etc. Usualmente el contenido del portapapeles se obtiene desde la función de copiar o cortar, y se
recupera con la función de pegar o mover. El portapapeles básico permite solamente una copia. En otras

22
palabras, no permite almacenar múltiples archivos, imágenes, textos, etc. La información es perdida si se
reinicia el sistema.

PASOS:

1. Ubíquese en la esquina inferior del área

de portapapeles

2. Coloque el cursor en el recuadro

indicado y se desplegará el
Portapapeles. Una ventana donde verá
(hasta 24 elementos) el contenido seleccionado para copiar.

3. Al pulsar podrá pegar todos los elementos copiados o borrar todo

el contenido simultáneamente.
4. Puede también pegar o borrar, de manera individual, para darle
un orden diferente a la ubicación del contenido, para ello
ubíquese sobre el contendido copiado para que el sistema
muestre las opciones en un elemento.
5. Seleccione la función de Pegar y el elemento se ubicará justo en
la celda activa dentro del área de trabajo. Borrar elimina del
listado sólo el elemento seleccionando, conservando el orden
consecutivo de los otros elementos que seleccionó copiando o
cortando.

23
6. Una de las ventajas de esta función está en que puede realizar la copia con el portapapeles en
cualquier programa de Office y copiarla o pegarla en Excel y viceversa.

CONSTRUCCIÓN DE UNA FACTURA MODELO EN EXCEL 2013

PASOS:

1. Estudie detenidamente la factura. Determine el tamaño de la hoja en la cual trabajará, el tamaño

de letra a utilizar y el número de recuadros por fila.
2. Determine en Configuración de página, los márgenes, Orientación y Tamaño.
3. En Diseño, Opciones de la hoja, Líneas de división, marque Imprimir. Esto le permitirá tener
indicada la zona sobre la cual podrá trabajar.
4. En Inicio, Celdas y Formato, podrá dar el formato deseado a celdas particulares
5. Si utiliza un formato de plantilla adáptela a sus necesidades
6. Determine el área que será de información fija en la factura y el área de datos cambiantes.
7. Cree las formulaciones necesarias en las celdas de costos, impuesto y total.
8. Recuerde que pueda fijar celdas para evitar pérdida de información

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25
26
PORCENTAJE (%). ¿CÓMO CALCULARLO?

En el caso de que se tenga una cantidad y se desee calcular un porcentaje específico, bastará con tener en
una celda la cantidad y en otra el porcentaje que se desea calcular.

Para calcular el porcentaje en una celda se aplica la fórmula:

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= B1*C1

El resultado se presentará en la celda

donde haya colocado la fórmula.

Donde: B1 C1

B1: Celda que contiene la cantidad sobre

la cual se calculará el porcentaje

C1: Celda que contiene la cantidad de

porcentaje a calcular

CONSTRUCCIÓN DE GLOSARIO
PASOS:

1. Determine en Configuración de página, los márgenes, Orientación y Tamaño.

28
2. En Diseño, Opciones de la hoja, Líneas de división, marque Imprimir. Esto le permitirá tener
demarcada la zona sobre la
cual trabajará.

3. Escriba en la primera fila de

cada columna el nombre
como etiqueta del Idioma y
defina las características del
formato que aplicará al
encabezamiento.

4. Escriba en cada fila cada una de las palabras en sus diferentes idiomas.

Recuerde que:

 Puede dar formato a las distintas celdas del glosario.

 Una vez construido o cuando lo vaya ampliando puede aplicar filtros para, bien sea buscar una
palabra o revisar si tiene alguna(s) repetida(s).
 Puede eliminar los duplicados haciendo uso de Eliminar duplicados.

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  Puede construir glosarios para las diferentes áreas del conocimiento que usted trabaja.

FORMATOS CONDICIONALES

Un formato condicional permite resaltar de manera automática los datos en una planilla cuando cumplen
ciertas condiciones. Se puede destacar bordes, color de la letra o fondo de una celda.

PASOS:

1. Seleccione el área sobre la cual desea trabajar.

2. Pulse Formato condicional y en la

nueva ventana seleccionar
Administrar reglas.

3. En la nueva ventana seleccione

Nueva regla. Esta ofrece una gama de
tipos de reglas. Escogeremos Formato
únicamente a las celdas que contengan y
luego selecionamos en Editar descripción
de regla las acciones a seguir. Aquí mismo
pulsar Formato y determinar el formato.

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 4. Una vez seguidos todos
los pasos pulsamos Enter
(Aceptar).

Si se desea aplicar varias

condiciones a las mismas celdas,
Administrar reglas lo permite ya
que puede establecer varias reglas sobre los mismos elementos.

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