Mce-202-Sgen 001-RS - 22-2016-Sgen-Reniec

ire MANUAL PARA CERTIFICACIONES
CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
05
1/64
REGISTRO NACIONAL DE 11N4G1SCACION Y ESTADO CIVIL MCE-202-SGEN/001 FEC. APROB:
21 ABR. 2016
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 22- - 2016/SGEN/RENIEC
PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
PARA LOS ÓRGANOS DE
APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL
QUINTA VERSIÓN
PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ORGANOS
DE APOYO DE LA SECRETARIA GENERAL MCE- 202-SGEN/001
ÍNDICE
I. OBJETIVO
II. CAMPO DE APLICACIÓN
III. REFERENCIAS NORMATIVAS
IV. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
V. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
VI. ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES
VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL OTROS RUBROS NECESARIOS
IX. VIGENCIA
X. APROBACIÓN
XI. ANEXOS
ANEXO N° 01: DECLARACIÓN JURADA DE CONFIDENCIALIDAD E
INTEGRIDAD
ANEXO N° 02: ACTA DE APERTURA
ANEXO N° 03: ACTA DE CIERRE
ANEXO N° 04: ACTA DE CONFORMIDAD
ANEXO N° 05: ACTA DE REVISIÓN DE MEDIOS PORTADORES
DEFINITIVOS
ANEXO N° 06: TESTIMONIO
ANEXO N° 07: ACTA DE ENTREGA
ANEXO N° 08: BITÁCORA DE INCIDENTES
ANEXO N° 09: LISTA DE VERIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD DEL
FEDATARIO/CONTROL DE CALIDAD EN EL MEDIO
PORTADOR DEFINITIVO
ANEXO N° 10: LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA GENERACIÓN DE
MEDIOS PORTADORES VIRTUALES
ANEXO N° 11: LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL VACIADO DEL SERVIDOR
VIRTUAL
ANEXO N° 12: PLAN DE PRODUCCIÓN
ANEXO N° 13: REPORTE DE PRODUCCIÓN
ANEXO N° 14: REGISTRO DE USO DE LA TARJETA DE RESOLUCIÓN
ANEXO N° 15: HOJA DE INFORMACIÓN GENERAL
ANEXO N° 16: GLOSARIO DE TÉRMINOS
ANEXO N° 17: CONTROL DE CAMBIOS
QUINTA VERSIÓN
LEYLA
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2-2.- -2016/SGEN/RENIEC 2
'9 ‘11i
sCR
I. OBJETIVO
El presente manual describe la estructura organizacional y las especificaciones
técnicas que norman el sistema de producción de microformas con valor legal de
los documentos de archivo de la Oficina de Administración Documentaria y sus
Unidades de Recepción Documental Auxiliares y de la Oficina de Administración de
Archivos adscritos a la Secretaría General del RENIEC, mediante el uso de las
tecnologías de avanzada en materias de digitalización de archivos conforme a lo
dispuesto en el Decreto Legislativo N° 681 y la Norma Técnica Peruana NTP-
392.030-2:2015.
II. CAMPO DE APLICACIÓN
Comprende las especificaciones técnicas para la obtención de microformas a partir
de documentos de archivo original de propiedad de los órganos de apoyo de la
Secretaria General del RENIEC, otras dependencias autorizadas y de terceros
contenidos en:
a. Documentos en soporte papel.
b. Documentos electrónicos con firma digital, cuyo certificado se encuentra
acreditado en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica y en el
Directorio del RENIEC, soportados en discos ópticos y/u otros medios portadores
similares.
c. Microformas con valor legal.
En cuanto a los hipervínculos de los documentos electrónicos que sean recibidos,
estos no serán considerados como parte del documento.
Exclusiones
El sistema de producción de microformas para los órganos de apoyo de la
Secretaría General del RENIEC, descrito en el presente manual no incluye los
siguientes requisitos establecidos en la NTP 392.030-2:2015:
a. 5.6 Contratación de servicios de producción.

b. 5.8 Servicio de intermediación digital en la producción de microformas.
c. 6.18 Intermediación digital.
III. REFERENCIAS NORMATIVAS
3.1 Constitución Política del Perú de 1993, del 30 de diciembre de 1993.
3.2 Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado
Civil, del 12 de julio de 1995 y sus modificatorias.
3.3 Ley N° 26612, modifican el Decreto Legislativo N° 681, mediante el cual se
regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos
e información, del 21 de mayo de 1996.
3.4 Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, del 28 de mayo de 2000.
3.5 Ley N° 27310, Ley que modifica el artículo 11 de la Ley N° 27269, del 17 de
Julio del 2000.
3.6 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del 11 de abril de
2001 y sus modificatorias.
3.7 Ley N° 28186, Ley que establece los alcances del Decreto Legislativo N° 681
mediante el cual se regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de
archivo de documentos e información, del 05 de marzo de 2004.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2 2 -2016/SGEN/RENIEC 3
3.8 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, del 18 de
abril de 2006.
3.9 Decreto Legislativo N° 681, dictan normas que regulan el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto
de la elaborada en forma convencional como la producida por procedimientos
informáticos en computadoras, del 14 de octubre de 1991.
3.10 Decreto Legislativo N° 827, amplía los alcances del Decreto Legislativo N°
681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos
oficiales, del 05 de junio de 1996.
3.11 Decreto Supremo N° 009-92-JUS, aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo N° 681, sobre el uso de tecnologías de avanzada en materia de
archivos de las empresas, del 27 de junio de 1992.
3.12 Decreto Supremo N° 001-2000-JUS, aprueba el Reglamento sobre la
aplicación de normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia
de archivo de documentos e información a entidades públicas y privadas, del
26 de marzo del 2000.
3.13 Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N°
27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales, del 19 de julio de 2008.
3.14 Decreto Supremo N° 070-2011-PCM, modifica el Reglamento de la Ley N°
27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales, y establece normas aplicables
al procedimiento registral en virtud del Decreto Legislativo N° 681 y
ampliatorias, del 27 de julio de 2011.
3.15 Decreto Supremo N° 105-2012-PCM, establece disposiciones para facilitar la
puesta en marcha de la firma digital y modifica el Decreto Supremo N° 052-
2008-PCM, del 21 de octubre de 2012.
3.16 Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, aprueba Normas de
Control Interno, del 03 de noviembre de 2006.
3.17 Resolución N° 001-2007/INDECOPI-CRT, aprueba la Norma Técnica Peruana
NTP ISO/IEC 17799:2007 "EDI. Tecnología de la Información. Código de
Buenas Prácticas para la gestión de la seguridad de la información", segunda
edición, del 22 de enero de 2007.
3.18 Resolución Directoral N° 016-2015-INACAUDN, aprueba la NTP 392.030-
2:2015 MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran
sistemas de producción y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo electrónico.
3a Edición, que reemplaza a la NTP 392.030-2:2005, del 31 de diciembre de
2015.
3.19 Resolución Jefatura! N° 073-85-AGN-J, aprueba las Normas Generales del
Sistema Nacional de Archivos del Sector Público Nacional, del 11 de junio de
1985.
3.20 Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, aprueba la Directiva N° 004/86-AGN-
DGAI "Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en
los archivos administrativos del Sector Público Nacional'', del 18 de noviembre
de 1986.
3.21 Resolución Jefatura! N° 265-2010-JNAC/RENIEC, aprueba la Directiva DI-
288-GI/020 "Lineamientos generales de seguridad de la información", del 30 de
marzo de 2010.
3.22 Resolución Jefatura! N° 115-2011-JNAC/RENIEC, aprueba el Manual para
Certificaciones MCE-201-GI/SGST0/001 "Almacenamiento de microarchivos",
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2,2-- -2016/SGEN/RENIEC 4
del 09 de marzo de 2011.

3.23 Resolución Jefatural N° 155-2011-JNAC/RENIEC, aprueba la Guía de
Procedimientos GP-266-OSDN/002 "Sistema de video vigilancia CCTV Digital —
IP en Sedes y Oficinas Registrales del área de Lima y Callao", del 18 de marzo
de 2011.
3.24 Resolución Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC, aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones y la Estructura Orgánica del Registro Nacional de
Identificación y Estado Civil, de 11 de abril de 2013.
3.25 Resolución Jefatural N° 04-2014/JNAC/RENIEC, aprueba el Programa de
LACIA
ORIA Control de Documentos, del 09 de enero de 2014.
CA
4,
t 3.26 Resolución Jefatural N° 133-2014/JNAC/RENIEC, aprueba el uso de
Microformas sobre los documentos procesados en la mesa de partes de la
institución, unidades de recepción documental auxiliares y el Archivo Central,
del 30 de mayo de 2014.
3.27 Resolución Jefatural N° 294-2014/JNAC/RENIEC, resuelve la conformación
del Comité de Evaluación de Documentos del Registro Nacional de
Identificación y Estado Civil, del 16 de diciembre de 2014.
3.28 Resolución Jefatural N° 073-2015/JNAC/RENIEC, aprueba la Política de
Seguridad de la Información y los Objetivos de Seguridad de la información del
RENIEC, del 30 de marzo de 2015.
3.29 Resolución Jefatural N° 62-2015-SGEN/RENIEC, aprueba la Guía de
Procedimientos GP-381-GTI/SGIS/005 "Solicitud de Creación, Activación,
Desactivación y Cambio de Nivel de Usuarios", del 24 de julio de 2015.
3.30 Resolución Jefatura! N° 23-2015/JNAC/RENIEC, aprueba el Manual de
Organización y Funciones del Registro Nacional de Identificación y Estado
Civil, del 05 de febrero de 2015.
3.31 Resolución Secretarial N° 013-2012ISGEN/RENIEC, aprueba la Guía de
Procedimientos GP-314-GUSGST0/003 "Plan de Contingencia Informático", del
29 de marzo de 2012.
3.32 Resolución Secretarial N° 07-2013/SGEN/RENIEC, aprueba la Directiva DI-
206-0SDN/001 "Seguridad de las instalaciones en Sedes, Oficinas Registrales,
Agencias, Locales y/o Puntos de Atención, del 14 de febrero de 2013.
3.33 Resolución Secretarial N° 030-2013/SGEN/RENIEC, aprueba la Guía de
Procedimientos GP-325-OSDN/003 "Control de visitas en las Sedes
Administrativa, Operativa, Registros Civiles y Jirón Ancash", del 07 de junio de
2013.
335-GTI/001 "Conexión de la Red del Registro Nacional de Identificación y
Estado Civil — RENIEC", del 25 de julio de 2013.
Procedimientos GP-344-OSDN/004 "Ingreso de contratistas, visitantes y
personal del RENIEC en días y horarios no laborables, a las instalaciones del
RENIEC", del 21 de noviembre de 2013.
3.36 Resolución Secretaria! N° 19-2014/SGEN/RENIEC, aprueba la Guía de
Procedimientos GP-367-SGEN/OAA/002 "Conversión de medios portadores
físicos y datos en el proceso de producción de microformas digitales", del 15 de
abril de 2014.
NTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 7Z... -2016/SGEN/RENIEC 5

200-GPP/001, "Lineamientos para la formulación de los documentos
normativos del RENIEC", quinta versión, del 30 de mayo de 2014.
3.38 Resolución Secretaria! N° 61-2014-SGEN/RENIEC, aprueba la Guía de
Procedimientos GP-365-SGEN/OAA/001 "Transferencia de documentos de los
archivos de gestión y periféricos al Archivo Central Institucional", del 07 de
octubre de 2014.
3.39 Resolución Secretarial N° 11-2015/SGEN/RENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NAI-412-SGEN/002 "Control de calidad para la
generación de microformas con valor legal", del 26 de febrero de 2015.
Administrativa Interna NAI-411-SGEN/002 "Fedatación juramentada para la
generación de microformas con valor legal", del 26 de febrero de 2015.
345-GTI/002 "Administración de software", del 05 de marzo de 2015.
3.42 Resolución Secretaria! N° 23-2015/SGEN/RENIEC, aprueba la Directiva DI-
328-GTI/022 "Seguridad Informática de la Red del RENIEC", del 15 de abril de
2015.
327-GTI/021 "Servicios de comunicación para usuarios finales", del 15 de abril
de 2015.
Procedimientos GP-375-SGEN/OAA/003 "Eliminación de Documentos en el
RENIEC", del 21 de abril de 2015.
Procedimientos GP-382-GTI/SGIS/006 "Requerimiento de Implementación/
Mantenimiento de Sistemas Informáticos", del 05 de mayo de 2015.
Procedimientos GP-376-SGEN/004 "Elaboración de microformas para los
órganos de apoyo de la Secretaría General", del 27 de mayo de 2015.
Administrativa Interna NAI-424-SGEN/004 "Determinación de los Equipos de
las Líneas de Producción de Microformas para los Órganos de Apoyo de la
Secretaría General", del 30 de junio de 2015.
Procedimientos GP-390-SGEN/OAA/005 "Revisión de Microformas", del 30 de
diciembre de 2015.
Administrativa Interna NAI-433-SGEN/005 "Determinación y control de calidad
de las imágenes procesadas en las líneas de producción de microformas para
los órganos de apoyo de la Secretaría General", del 11 de abril de 2016.
3.50 Resolución Gerencia! N° 000001-2015/GCURENIEC, aprueba las Directivas
D1-347-GCl/002 -Productos No Conforme", DI-348-GCl/003 "Acciones
Correctivas y Preventivas" y DI-350-GCl/005 "Auditorías Externas del Sistema
De Gestión", del 08 de enero de 2015.
3.51 Resolución Gerencial N° 004-2015/GCI/RENIEC, aprueba la Directiva DI-374-
OSDN/008 "Gestión de incidentes de Seguridad de la Información", del 28 de
agosto de 2015.
UINTA VERSIÓN
ESOLUCIÓN SECRETARIAL 1/1- -2016/SGEN/RENIEC 6
3.52 Resolución Gerencia! N° 000011-2009/GI/RENIEC, aprueba el Manual de

Usuario MU-254-GUSGST0/002 "Hardware (Computadores, Personales e
Impresoras Láser)", del 16 de julio de 2009.
3.53 Resolución Gerencial N° 000017-2009/GI/RENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NA1-281-GUSGST0/015 "Plan de mantenimiento de
ENEJZA_
servidores", del 11 de diciembre de 2009.
3.54 Resolución Gerencia! N° 000002-2014/GTI/RENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NAI-391-GTI/SGOT/012 "Monitoreo de la red de datos
del RENIEC y gestión de incidentes", del 19 de febrero de 2014.
3.55 Resolución Gerencial N° 000004-2015/GTI/RENIEC, aprueba el Manual MU-
348-GTI/SGIS/145 "Instalación del Software de Firma Digital ReFIRMA", del 12
de febrero de 2015.
3.56 Resolución Gerencia! N° 000005-2015/GTI/RENIEC, aprueba el Manual MU-
349-GTI/SGIS/146 "Software de Firma Digital ReFIRMA", del 12 de febrero de
2015.
3.57 Resolución Gerencial N° 000022-2015-GTI/RENIEC, aprueba el Manual de
Usuario MU-355-GUSGIS/152 "Sistema de Seguridad Administración de Perfil
de Usuarios", del 27 de mayo de 2015.
3.58 Resolución Gerencial N° 000024-2015-GTI/RENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NAI-428-GTI/SGSTO/021 "Plan de Mantenimiento
Preventivo y Correctivo de Equipos Informáticos", del 20 de noviembre de
2015.
3.59 Resolución Gerencial N° 000025-2015-GTI/RENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NAI-427-GTI/SGSTO/020 "Atención de Solicitudes de
Soporte Técnico", del 20 de noviembre de 2015".
3.60 Resolución Gerencial N° 000026-2015-GTURENIEC, aprueba el Manual de
Usuario MU-356-GTI/SGSTO/003 "Solicitud de Atención de Soporte a través de
la Herramienta Mesa de Ayuda Unicenter Service Desk", del 20 de noviembre
de 2015.
3.61 Resolución Gerencia! N° 000008-2015-GTIIRENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NAI-417-GTI/002 "Programa de auditoría informática del
sistema de producción de microformas del RENIEC", del 09 de marzo de 2015.
3.62 Resolución Gerencial N° 000023-2015/GTI/RENIEC, aprueba la Norma
Administrativa Interna NA1-425-GTI/SGOT/013 "Arquitectura de la Red de
Datos del RENIEC", del 14 de julio de 2015.
IV. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC, es un organismo
público autónomo que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y
goza de atribuciones en materia registra!, técnica, administrativa, económica y
financiera. Fue creado por Ley N° 26497 - Ley Orgánica del Registro Nacional de
Identificación y Estado Civil, con fecha 12 de julio de 1995.
Es el organismo técnico encargado de la identificación de los peruanos, otorga el
documento de identidad, registra hechos vitales: nacimientos, matrimonios,
defunciones, divorcios y otros que modifican el estado civil.
El RUC del RENIEC es el número 20295613620 y su domicilio fiscal está ubicado
en Jr. Bolivia N° 109, Cercado de Lima, Sede Administrativa Lima.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 72.- -2016/SGEN/RENIEC 7
MISIÓN
"Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las
personas; participar del Sistema Electoral; y promover el uso de la identificación y
certificación digital, así como la inclusión social con enfoque intercultural".
VISIÓN
"Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo equitativo del país como la entidad de
registro del Estado peruano que garantiza a las personas su condición de sujetos
de derecho; genera confianza y seguridad jurídica; y promueve el gobierno
electrónico a través de la tecnología de información y comunicaciones".
V. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
5.1. ESTRUCTURA GENERAL UBICACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL

EN EL ORGANIGRAMA DEL RENIEC
La estructura organizacional del RENIEC contempla a la Jefatura Nacional
como autoridad máxima. Dicha Jefatura tiene como órganos de apoyo a la
Secretaria General y la Gerencia General. A un nivel paralelo se encuentran
el Órgano de Control Institucional, la Oficina de Seguridad y Defensa
Nacional, la Procuraduría Pública, el Gabinete de Asesores y el Consejo
Técnico. A un nivel inferior se ubican los demás órganos y unidades
orgánicas.
La Secretaria General a su vez está integrada por la Oficina de
Administración Documentaria, la Oficina de Administración de Archivos y la
Oficina de Convenios.
En el siguiente grafico se muestra la estructura general hasta el segundo nivel
de responsabilidades:
CONSII0
CONSULTIVO
Soto
- «canta' -----
risTmxcem -dado
0401{>1 0,115:.1
tuALCAZOI
Estructura Organizacional del RENIEC
cACia;,, QUINTA VERSIÓN

LEYLA SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 27i-2016/SGEN/RENIEC 8
UNO
JAS
J1ista
SGP
.k11115-7'
VI. ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

6.1 ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA
LOS ÓRGANOS DE APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL
El esquema del Sistema de Producción de Microformas de los documentos
de archivo original de la Mesa de Partes y el Archivo Central, se grafica de
la siguiente manera:
SECRETARIA
GENERAL
Comité de
Evaluación de
Documentos Depositario de la Fe -;
Pública
Oficina de Defensa
Nacional
Gerencia de Tecnología
de la Información
Gerencia de Calidad e
Innovación
OFICINA DE OFICINA DE
kit ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE
ENCIA DOCUMENTARIA ARCHIVOS
ORIA
CA
O
Responsable Responsable
Técnico Técnico
Recepción Recepción
Preparación Preparación
Digitalización Digitalización
Indización Indización
Control de Calidad Control de Calidad

de la Línea de la Línea

del Fedatario del Fedatario
Fedatación Fedatación
Juramentada Juramentada

de la Fedatación de la Fedatación
Juramentada Jura mentada
Generación del
Generación del
Medio Portador
Medio Portador
Esquema del Sistema de Producción de Microformas de los Órganos de Apoyo de la Secretaría General
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 9
VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES

Para el servicio de producción de microformas, el RENIEC dispone de personal
responsable de las funciones de dirección, funciones de asesoría, funciones
operativas y funciones de apoyo, así como la intervención de los Depositarios de
la Fe Pública para dar fe pública en la producción de microformas con valor
legal.
Todo personal responsable de las funciones del sistema de producción de
microformas para los órganos de apoyo de lá Secretaria General firma el Anexo
N° 01 "Declaración Jurada de Confidencialidad e Integridad", como medio para
garantizar que están libres de cualquier presión comercial, financiera u otra que
pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo.
El Responsable Técnico asigna a los responsables operativos una o más
funciones dentro de una misma línea de producción de microformas,
dependiendo del carácter confidencial de los documentos, las necesidades de
cada línea de producción de microformas, la complejidad de la configuración de
software y hardware, manteniendo el acceso independiente a los módulos del
software.
7.1 RESPONSABLES DIRECTIVOS
7.1.1 SECRETARÍA GENERAL
En adición a las funciones que desempeña dentro de la estructura
organizativa del RENIEC, desarrolla los siguientes:
a. Dirige y controla a nivel general las acciones de las diversas
gerencias bajo su responsabilidad.
b. Supervisa y controla las actividades archivísticas a nivel
institucional y establece los parámetros para la administración
del sistema de microformas.
c. Designa a los responsables de la administración operativa y
técnica del sistema de producción de microformas para los
órganos de apoyo de la Secretaria General del RENIEC.
d. Gestiona la asignación de personal, suministro de recursos
logísticos, hardware y software de cada línea de producción de
microformas con valor legal que instale en las dependencias bajo
su administración.
e. Gestiona la disponibilidad de los depositarios de la fe pública.
f. Autoriza, en cumplimiento del Decreto Legislativo N° 827, el uso
de las tecnologías de avanzada para la elaboración de
microformas con valor legal de los documentos de archivo de la
Oficina de Administración de Documentaria y de la Oficina de
Administración de Archivos.
7.1.2 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS

a. El Comité de Evaluación de Documentos del RENIEC cuando se
presente algún asunto de carácter legal o técnico relacionado
con el sistema de producción de microformas, es convocado
como instancia consultiva especializada, por parte de la
Secretaria General, Oficina de Administración de Archivos u
Oficina de Administración Documentaria.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 7iZ -2016/SGEN/RENIEC 10
b. Conduce el proceso de formulación del Programa del Control de

Documentos (PCD) de la organización, conformado por el
Inventario de las Series Documentales, la Tabla General de
Retención de Documentos y el índice Alfabético de las Series
Documentales.
c. Evalúa el expediente con la propuesta de eliminación de la
documentación del área usuaria remitida por la Oficina de
Administración de Archivos, y aprueba la propuesta de
eliminación.
d. Remite el expediente de la propuesta de eliminación al Archivo
General de la Nación, solicitando la autorización respectiva para
la eliminación, cumpliéndose con los procedimientos
establecidos.
7.1.3 OFICINA DE SEGURIDAD Y DEFENSA NACIONAL
a. Coordina con la Secretaría General y la Gerencia de Tecnología
de la Información las acciones de implementación de las
políticas, normativas y controles en relación al cumplimiento de
las disposiciones vigentes sobre la seguridad de la información.
b. Formula los planes para resguardar la seguridad física del
personal, instalaciones, equipos y patrimonio de la institución así
como supervisa el funcionamiento adecuado del servicio de
seguridad y vigilancia de la institución.
c. Realiza la evaluación al sistema, en cuanto corresponde a la
auditoría de seguridad de la información, en coordinación con la
Gerencia de Calidad e Innovación.
7.1.4 GERENCIA DE CALIDAD E INNOVACIÓN
a. Coordina y realiza evaluaciones de cumplimiento al menos una
vez al año, dependiendo de la necesidad del servicio, con la
norma técnica peruana NTP 392.030-2:2015 "MICROFORMAS:
Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de
producción de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrónico", al sistema de producción de microformas para los
órganos de apoyo a la Secretaría General.
b. Coordina la realización de las evaluaciones al sistema, contando
con la participación de la Oficina de Seguridad y Defensa
Nacional y la Gerencia de Tecnología de la Información, al
sistema de producción de microformas para los órganos de
apoyo a la Secretaría General. Pudiendo realizarse evaluaciones
no programadas cuando se requiera conocer los resultados de
las actualizaciones a las normativas internas o al sistema
propiamente.
c. Aprueba el programa y plan de evaluación, en coordinación con
los dueños de los procesos de las líneas de producción
correspondientes.
d. Verifica la implementación de las observaciones, no
conformidades u oportunidades de mejora producto de la
evaluación realizada.
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 22-- -2016/SGEN/RENIEC 11
7.1.5 DEPOSITARIO DE LA FE PÚBLICA

Con la finalidad de cumplir los requisitos para la producción de
microformas con valor legal, el RENIEC asegura la intervención de
un depositario de la fe pública (Notario o Fedatario Juramentado)
quien debe tener certificado de idoneidad técnica vigente, con
especialización en informática.
Para la producción de microformas con valor legal, el RENIEC
formaliza la intervención del depositario de la fe pública quien a su
vez puede ser funcionario de cargo del archivo oficial del RENIEC; el
cargo no es incompatible con el ejercicio simultáneo de los cargos de
Secretario General, Gerente, Jefe y otros niveles ocupacionales en el
RENIEC.
Las funciones del Depositario de la Fe Pública se encuentran
descritas en el Decreto Legislativo N° 681, el Decreto Supremo N°
009-92-JUS y sus normas modificatorias, reglamentarias y
complementarias. Correspondiendo, los siguientes:
a. Ejerce las funciones que la ley le asigna en el proceso de
micrograbación.
b. Emite y firma las actas de apertura, cierre, revisión de medios
portadores virtuales y conformidad del proceso de
offirmik, micrograbación, así como sus testimonios, para dar fe pública de
que se realizaron correctamente.
RENCIA
SORIA Certifica con su firma digital los documentos establecidos por ley
IDICA
c.
y los solicitados por el RENIEC; así como, las consultas a las
microformas copia conservada en servidores en línea idónea, en
caso sea requerido.
d. Autoriza la grabación de las microformas en los medios
portadbres de soporte de archivos electrónicos, elegidos para la
línea de producción de microformas, una vez verificados la
ausencia de desviaciones.
e. Verifica y valida el contenido de los medios portadores grabados
y rotulados.
f. Emite copias fieles autenticadas de las microformas.
g. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
correctivas y preventivas de ser necesario en caso se
identifiquen desviaciones o no conformidades en la línea de
producción de microformas, así como el reprocesamiento
producto del control de calidad, la nueva grabación en el medio
portador, eliminación del contenido del medio portador,
destrucción del medio portador.
h. Coordina con el responsable del microarchivo certificado, la
entrega de las microformas, por parte del Jefe de Administración
Documentaria o Jefe de la Administración de Archivos.
El Depositario de la Fe Pública, para efectivizar la aplicación de la
firma digital, debe contar con un certificado digital de firma emitido en
el marco de la IOFE y utilizar un software de firma digital acreditada
ante la Autoridad Administrativa Competente (AAC), en el ámbito de
la Ley, Reglamento de Firmas y Certificados Digitales y sus
modificatorias. De ser el Fedatario Juramentado del RENIEC, debe
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 7i
2 -2016/SGEN/RENIEC 12
utilizar un certificado digital de firma emitido por la Entidad de

Certificación para el Estado Peruano (ECEP) del RENIEC y utilizar el
software de firma digital ReFirma acreditado ante la AAC.
7.1.6 GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
a. Planifica, organiza, dirige y controla la infraestructura informática
y de comunicaciones de la institución; diseñando, ejecutando e
implementando los sistemas de información necesarios para el
registro, procesamiento, transmisión y almacenamiento de la
información, para el óptimo desarrollo del sistema de producción
de microformas de los órganos de apoyo de la Secretaria
General.
b. Elabora y ejecuta el plan de continuidad de operaciones y
contingencias para evitar interrupciones en la operatividad del
sistema informático.
c. Elabora y ejecuta el plan de mantenimiento y actualización del
parque informático.
d. Lleva el registro de las licencias de uso del software.
e. Diseña, supervisa, actualiza y establece medidas correctivas en
aspectos informáticos.
f. Administra las redes y las bases de datos del sistema de
producción de microformas.
g. Atiende oportunamente los requerimientos de información
solicitados por la Secretaría General y sus órganos de apoyo
para el cumplimiento de sus funciones.
h. Garantiza el normal desarrollo y disponibilidad de las diversas
aplicaciones mediante la correcta administración de la
infraestructura de tecnología de la información en producción,
así como la integridad y confidencialidad del sistema de
seguridad de la información asociada al sistema de producción
de microformas institucional.
i. Realiza la evaluación al sistema, en cuanto corresponde a la
auditoría de seguridad informática, en coordinación con la
Gerencia de Calidad e Innovación.
7.1.7 JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA &
JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL RENIEC.
a. Dirige la actuación coordinada y aprueba los Planes y Reportes
de Producción de cada línea de producción de microformas con
valor legal que instale en las dependencias bajo su
administración.
b. Coordina la intervención del depositario de la fe pública en cada
línea de producción de microformas.
c. Coordina con la Gerencia de Calidad e Innovación, la ejecución
de las evaluaciones anuales del cumplimiento de los requisitos
QUINTA VERSIÓN
00PLA
--- -2016/SGEN/RENIEC
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 7/1 13
AN MANUEL
0 g
OINA
Jefe 47
legales, administrativos y técnicos del sistema de producción de

microformas para los órganos de apoyo de la Secretaria
General; así como, del estado de conservación de las
microformas en el microarchivo certificado.
d. Suscribe las actas de apertura, cierre, conformidad y revisión de
medios portadores de los procesos de micrograbación,
conjuntamente con el Depositario de la Fe Pública y el
Representante del RENIEC. Para el sistema de producción de
microformas, el Representante del RENIEC, es designado por
Jefe de la Oficina de Administración Documentario o por el Jefe
de Administración de Archivos, según corresponda.
e. Emite y suscribe el "Acta de Entrega" de los medios portadores
al microarchivo (Anexo N° 07).
f. Coordina con la Escuela Registral — ER, la formación y
capacitación del personal a su cargo.
g. Coordina la actualización de las especificaciones del Manual y
los Procedimientos del sistema de producción de los órganos de
apoyo de la Secretaria General.
h. Coordina con el Responsable Técnico la implementación de
acciones correctivas y preventivas en caso se identifiquen
desviaciones.
7.2 RESPONSABLES OPERATIVOS
7.2.1 RESPONSABLE TÉCNICO
a. Coordina las operaciones técnicas del sistema de producción de
microformas para los órganos de apoyo de la Secretaria General
en la línea de producción de microformas que se le asigne.
b. Coordina la ejecución del registro de los formatos y actas
requeridas por la línea de producción de microformas asignada.
c. Supervisa el cumplimiento de la aplicación de las
especificaciones técnicas para la digitalización de los
documentos de archivo en las líneas en que se le asigne.
d. Coordina o ejecuta el reprocesamiento de la digitalización o
indización en el caso que se identifique un producto no conforme
en el control de calidad.
e. Coordina o ejecuta las tareas asignadas al responsable del
control de calidad de la línea/ del fedatario/ fedatación
juramentada, la generación del medio portador, según la
necesidad del servicio.
f. Evalúa las causas de una desviación, no conformidad o potencial
no conformidad, para así determinar las acciones que conlleven
a la solución o superación correspondiente de las causas que le
dieron lugar; y, ejecuta la solución, la acción correctiva o
preventiva en coordinación con el Jefe de la Oficina de
Administración Documentaria o Jefe de la Oficina de
Administración de Archivos, teniendo en cuenta la D1-348-
GCl/003 "Acciones preventivas y correctivas".
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 22 -2016/SGEN/RENIEC 14
g. Coordina la eliminación de las imágenes contenidas en el medio

portador y/o el propio medio portador, cuando se declare
defectuoso. En caso de tratarse de medios portadores físicos,
también coordina la destrucción cuando se encuentren
defectuosos o con fallas en la recuperación de la imágenes
contenidas.
h. Elabora y suscribe el "Plan de Producción” y "Reporte de
Producción" de los Anexos N° 12 y 13, respectivamente.
i. Lleva el registro de los incidentes que ponga en riesgo la
continuidad del servicio, a través de la "Bitácora de Incidentes"
(Anexo N° 08) y la suscribe cuando corresponda.
Suscribe los formatos de "Lista de Verificación Control de
Calidad del Fedatario / Control de Calidad en el Medio Portador
Definitivo", "Lista de Verificación para Generación de Medios
Portadores Virtuales", "Lista de Verificación para el Vaciado del
Servidor Virtual" y "Registro de Uso de Tarjeta de Resolución",
de los Anexos N°, 09, 10, 11 y 14, respectivamente, según
corresponda.
k. Suscribe los formatos de "Lista de Verificación para la
Eliminación de Documentos en Medios de Archivo Electrónico" y
"Lista de Verificación de la Transmisión Telemática" de los
Anexos N° 04 y 05 respectivamente de la Guía de
Procedimientos GP-376-SGEN/004 "Elaboración de microformas
para los órganos de apoyo de la Secretaría General".
I. Suscribe las actas de apertura, cierre, conformidad y acta de
revisión de medios portadores del proceso de micrograbación,
conjuntamente con el Depositario de la Fe Pública y el Jefe de la
Oficina de Administración Documentaria o el Jefe de la Oficina
de Administración de Archivos, según corresponda.
7.2.2 RECEPCIONISTA
a. Recepciona los documentos originales del sistema de
producción de microformas para los órganos de apoyo de la
Secretaria General del RENIEC.
b. Recibe y verifica la integridad, legibilidad y cantidad de folios por
documento de archivo original en soporte papel o medio portador
de soporte de archivo electrónico.
c. Ejecuta el protocolo de recepción establecido para cada línea de
producción de microformas, según las especificaciones
establecidas en la Guía de Procedimiento GP-376-SGEN/004
"Elaboración de microformas para los órganos de apoyo de la
Secretaria General".
d. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
correctivas o preventivas producto de las desviaciones o no
conformidades identificadas, según sea requerido.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2/ -- -2016/SGEN/RENIEC 15
7.2.3 PREPARADOR
a. Prepara los documentos originales del sistema de producción de
microformas para los órganos de apoyo de la Secretaría General
del RENIEC. En el caso de los documentos originales en papel,
acondiciona físicamente los documentos de archivo de tal
manera que facilite el proceso de digitalización; en el caso de los
documentos de archivo contenidos en medios portadores físicos,
se revisa los formatos recibidos y los transfiere al módulo de
indización.
b. Ejecuta el protocolo de preparación establecido para cada línea
de producción de microformas, según las especificaciones
c. Coordina con el Responsable Técnico la descripción en el Acta
de Apertura de las irregularidades que destaquen respecto a la
integridad, calidad del papel, legibilidad, entre otros de los
documentos de archivo en soporte papel.
7.2.4 DIGITALIZADOR
a. Digitaliza los documentos originales del sistema de producción
de microformas para los órganos de apoyo de la Secretaria
General del RENIEC. La digitalización involucra a las actas de
apertura/ cierre/ conformidad/ verificación de medios portadores
y demás documentos pertinentes, según la necesidad del
servicio, una vez definidos los parámetros de operación para
cada línea.
b. Configura el equipo captador de imágenes (computadora y
escáner). Según las especificaciones del software administrador
de imágenes, define la resolución de captura, velocidad de paso
del documento físico, las tonalidades (escala de grises, blanco y
negro, color), brillo y contraste, en función de las características
del documento original.
c. Ejecuta el protocolo de digitalización establecido para cada línea
de producción de microformas, según las especificaciones
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2Z -2016/SGEN/RENIEC 16
s te.Aekty49,
JUAN MANUEL
INO
EOINA g
Jefe
4%
NlfcC
7.2.5 INDIZADOR
a. Indiza los documentos originales del sistema de producción de
del RENIEC.
b. Ejecuta la indización de las imágenes, conforme a los criterios de
indización que se establezca para cada serie documental,
verificando que la imagen digitalizada del documento en soporte
papel o documento electrónico corresponda a los datos
registrados en el sistema informático que corresponda.
c. Ejecuta el protocolo de indización establecido para cada línea de
producción de microformas, según las especificaciones
7.2.6 RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD DE LA LÍNEA
a. Realiza el control de calidad de la línea de los documentos
originales del sistema de producción de microformas para los
órganos de apoyo de la Secretaria General del RENIEC.
b. Controla la calidad de las imágenes, la legibilidad, integridad
preparación, digitalización e indización de los documentos,
aprobándola o rechazándola. En el caso de documentos
electrónicos, corresponde el control correspondiente en la
recepción e indización.
c. Coordina la superación de la tarea realizada en la recepción,
preparación, digitalización e indización de los documentos
originales, a fin de reprocesar las imágenes que han sido
rechazadas.
d. Ejecuta el protocolo de control de calidad establecido para cada
línea de producción de microformas, aplicando las
especificaciones establecidas en la Guía de Procedimiento GP-
376-SGEN/004 "Elaboración de microformas para los órganos de
apoyo de la Secretaria General".
e. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
7.2.7 RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD DEL FEDATARIO
QUINTA VERSIÓN
OLUCIÓN SECRETARIAL N° - -2016/SGEN/RENIEC 17
a. Realiza el control de calidad del fedatario del sistema de

producción de microformas para los órganos de apoyo de la
b. Controla sobre la base de un muestreo aleatorio simple, la
calidad de las imágenes: legibilidad e integridad, aprobándola o
rechazándola.
c. Coordina la superación de la falla de la digitalización de los
documentos originales encontrados, a fin de reprocesar las
imágenes que han sido rechazadas.
d. Ejecuta el protocolo de control de calidad del fedatario
establecido para cada línea de producción de microformas,
aplicando las especificaciones establecidas en la Guía de
Procedimiento GP-376-SGEN/004 "Elaboración de microformas
para los órganos de Apoyo de la Secretaria General".
e. Coordina con el Responsable Técnico y al Depositario de la Fe
Pública la aplicación de acciones correctivas o preventivas
producto de las desviaciones o no conformidades identificadas,
según sea requerido.
7.2.8 FEDATARIO JURAMENTADO - DEPOSITARIO DE LA FE
PÚBLICA
a. Realiza la fedatación juramentada del sistema de producción de
del RENIEC.
b. Genera las microformas con valor legal al firmar digitalmente el
documento electrónico producto de un documento de archivo
original.
c. Ejecuta el protocolo de fedatación juramentada establecido para
cada línea de producción de microformas, aplicando las
especificaciones establecidas en la Guía de Procedimiento GP-
apoyo de la Secretaria General".
7.2.9 RESPONSABLE DEL CONTROL DE CALIDAD DE LA
FEDATACIÓN JURAMENTADA
a. Realiza el control de calidad de la fedatación juramentada del
sistema de producción de microformas para los órganos de
apoyo de la Secretaria General del RENIEC.
b. Verifica y valida la correcta generación de microformas con valor
legal con la incorporación de la firma digital en el documento
electrónico, en el ámbito de la Ley y Reglamento de Firmas y
Certificados Digitales y sus modificatorias.
QUINTA VERSIÓN
LUCIÓN SECRETARIAL N° 22 -2016/SGEN/RENIEC 18
c. Ejecuta el protocolo de control de calidad de la fedatación

juramentada establecido para cada línea de producción de
microformas, aplicando las especificaciones establecidas en la
Guía de Procedimiento GP-376-SGEN/004 "Elaboración de
microformas para los órganos de apoyo de la Secretaria
General".
d. Coordina con el Responsable Técnico y el Depositario de la Fe
Pública la aplicación de acciones correctivas o preventivas
producto de las desviaciones o no conformidades identificadas,
según sea requerido.
7.2.10 GENERADOR DEL MEDIO PORTADOR
organizativa del RENIEC, desarrolla aquellos descritos a
continuación.
7.2.10.1. RESPONSABLE DE LA PREPARACIÓN DEL MEDIO
PORTADOR
a. Prepara el medio portador en el sistema de producción
de microformas para los órganos de apoyo de la
Secretaria General del RENIEC. El medio portador
contendrá a las microformas, el acta de apertura, el
acta de cierre, el software visor de las imágenes
ERENC
SESORI firmadas por el Depositario de la Fe Pública, las
URIDICA tarjetas de resolución y los índices correspondientes.
b. Ejecuta el protocolo para la preparación del medio
portador establecido para cada línea de producción de
microformas, aplicando las especificaciones
establecidas en la Guía de Procedimiento GP-376-
SGEN/004 "Elaboración de microformas para los
órganos de apoyo de la Secretaria General".
c. Cuando corresponda, ejecuta el vaciado o descarga o
eliminación de los registros de los documentos
electrónicos que se encuentran en el servidor virtual
para la generación de las microformas, registrando
esta actividad en la "Lista de Verificación para el
Vaciado del Servidor Virtual" del Anexo N° 11.
d. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de
acciones correctivas o preventivas producto de las
desviaciones o no conformidades identificadas, según
sea requerido.
7.2.10.2. RESPONSABLE DE LA GRABACIÓN DE LAS
MICROFORMAS
a. Graba las microformas en el medio portador, en el
sistema de producción de microformas para los
órganos de apoyo de la Secretaria General del
RENIEC. También, debe contener el medio portador el
acta de apertura, el acta de cierre, el software visor de
las imágenes firmadas por el Depositario de la Fe
Pública, las tarjetas de resolución y los índices
correspondientes.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N°4-
- 2- -2016/SGEN/RENIEC 19
b. Ejecuta el protocolo para la grabación de las

microformas establecido para cada línea de
producción de microformas, aplicando las
especificaciones indicadas en la Guía de
Procedimiento GP-376-SGEN/004 "Elaboración de
microformas para los órganos de apoyo de la
c. Coordina con el Responsable Técnico y el Depositario
de la Fe Pública la aplicación de acciones correctivas
o preventivas producto de las desviaciones o no
7.2.10.3. RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD DEL
MEDIO PORTADOR
a. Realiza el control de calidad del medio portador que
contiene a las microformas, en el sistema de
producción de microformas para los órganos de apoyo
de la Secretaria General del RENIEC.
b. Ejecuta el protocolo para el control de calidad del
medio portador establecido para cada línea de
producción de microformas, aplicando las
especificaciones establecidas en la Guía de
Procedimiento GP-376-SGEN/004 "Elaboración de
7.2.10.4. RESPONSABLE DEL ROTULADO DEL MEDIO
PORTADOR
a. Realiza el rotulado del medio portador que contiene a
las microformas, en el sistema de producción de
b. Ejecuta el protocolo para el rotulado del medio
portador establecido para cada línea de producción de
7.2.10.5. RESPONSABLE DE LA ENTREGA DEL MEDIO
PORTADOR
a. Realiza la entrega del medio portador rotulado que
contiene a las microformas, en el sistema de
QUINTA VERSIÓN
OLUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 20
producción de microformas para los órganos de apoyo

de la Secretaria General del RENIEC.
b. Ejecuta el protocolo para la entrega del medio portador
rotulado establecido para cada línea de producción de
VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL OTROS RUBROS NECESARIOS
8.1 UBICACIÓN DE LAS LÍNEAS DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS.
La Secretaria General del RENIEC actualmente ha implementado cuatro
líneas de producción de microformas, las mismas que se encuentran
ubicadas en instalaciones idóneas:
a. Línea de digitalización de documentos de Mesa de Partes - Jr. Bolivia
N° 109 — Edificio del Centro Cívico — Piso 1 — Cercado de Lima.
b. Línea de digitalización de Archivo Central — Jr. Bolivia N° 109 — Edificio
del Centro Cívico — Sótano 2 — Cercado de Lima.
c. Línea de digitalización de documentos de la Unidad de Recepción
Documental de la Sede San Borja - Av. Javier Prado Este N°2388 —
Piso 1 - San Borja.
d. Línea de digitalización de documentos de la Unidad de Recepción
Documental de la Sede Venezuela - Av. Venezuela 3370 — Piso 1 —
Cercado de Lima.
Los servidores de aplicaciones, base de datos y trabajo remoto, se
encuentran ubicados en el Centro de Datos de la Sede Operativa — Jr.
Cusco 653 — Piso 2 — Cercado de Lima. Complementariamente, se cuenta
con un Centro de Datos de Contingencia en la Sede Administrativa — Jr.
Bolivia 109 — Piso 28 — Cercado de Lima.
Los equipos de grabación de medios portadores físicos se encuentran
ubicados en Jr. Bolivia N° 109 — Edificio del Centro Cívico — Sótano 2 —
Cercado de Lima, en el área de la Oficina de Administración de Archivos.
Complementariamente, se encuentran disponibles para su uso en situación
de contingencia en Jr. Montero Rosas 1438 y 1440.
La comunicación entre las estaciones receptoras/ emisoras y los equipos de
grabación de medios portadores físicos con los servidores se realiza con
línea dedicada de alta disponibilidad a nivel de la red LAN RENIEC.
La variación de la ubicación de las estaciones emisoras y receptoras y de
los servidores de la línea de producción de microformas obedece a la propia
necesidad del servicio en función a la demanda y disponibilidad de
equipamiento e infraestructura, cumpliéndose con los requisitos
administrativos, técnicos y de seguridad, comunicándose a las autoridades
de certificación respectiva.
La Secretaría General del RENIEC está en capacidad de instalar líneas de
producción de microformas descentralizadas, móviles, en diferentes
QUINTA VERSIÓN
UCIÓN SECRETARIAL N° .12
' -2016/SGEN/RENIEC 21
locaciones de la Institución o de terceros, cumpliendo con los requisitos de

la normativa vigente y realizando la comunicación respectiva.
El almacenamiento de las microformas con valor legal producidas por el
RENIEC serán destinadas a microarchivos propios que cuenten con
certificado de idoneidad técnica, o de ser el caso podrá alquilar
microarchivos certificados de conformidad con los requisitos de la NTP
392.030-2:2015, el Decreto Legislativo N° 681 y el Decreto Supremo N° 009-
92- JUS.
8.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE
PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DE APOYO
DE LA SECRETARIA GENERAL
8.2.1 SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
El sistema de producción de microformas para los órganos de apoyo
de la Secretaría General del RENIEC, se aprobó mediante
Resolución Jefatural N° 133-2014-JNAC/RENIEC.
La fecha a partir de la cual se da inicio al sistema de producción de
microformas es la indicada en el "Certificado de Idoneidad Técnica
para Producción de Microformas y de Cumplimiento de las Normas
Técnicas".
Las microformas corresponden a series documentales que se
encuentran registradas en el Programa de Control de Documentos;
tienen formato PDF o PDF/A; el tamaño en bytes de las microformas
respecto de los documentos originales se registra y controla a nivel
del sistema informático. Las imágenes de las microformas serán
impresas en formato A4.
El documento original en soporte papel es digitalizado a un formato
PDF o PDF/A. El documento electrónico original, incluyendo la
microforma con valor legal tiene formato PDF o PDF/A. La firma
digital contenida en un documento electrónico en formato PDF o
PDF/A, debe ser de no repudio y vinculante con su emisor para así
asegurar su validez y eficacia jurídica.
En el SITD, el documento original es el principal, exceptuándose los
anexos al documento principal. En el BIRC, el documento original
está conformado por la resolución, sus anexos y antecedentes.
Con la finalidad de asegurar la legibilidad e integridad de los
documentos electrónicos (digital a digital, papel a digital), en la NAI-
433-SGEN/005,se indican los caracteres más pequeños y los trazos
más finos de los documentos de archivo originales que deberán ser
reproducidos y ser legibles a partir de las imágenes contenidas en las
microformas. Asimismo, especifican los elementos de mayor
importancia y patrones de referencia que permitan asegurar la
calidad y legibilidad de las firmas, sellos, logotipos, isotipos, colores.
Todo el personal asignado a las líneas de producción de microformas
con valor legal para las oficinas de apoyo de la Secretaría General,
incluyéndose la participación del depositario de la fe pública,
suscriben la "Declaración Jurada de Confidencialidad e Integridad"
del Anexo N° 01.
QUINTA VERSIÓN
8.2.2 LA GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE

PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DE
APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL.
La descripción de cada uno de los procesos que se desarrollan en
las líneas de producción de microformas, se especifican en la Guía
de Procedimiento GP-376-SGEN/004 "Elaboración de microformas
para los órganos de apoyo de la Secretaria General", que contiene
los criterios técnicos de las actividades de los procesos que deben
aplicarse en las líneas de producción de microformas con valor legal
que implementa la Secretaría General del RENIEC a través de la
Oficina de Administración Documentaria y la Oficina de
Administración de Archivos y sus unidades dependientes.
La guía forma parte del sistema documental de las líneas de
producción de microformas; comprende los siguientes
procedimientos:
a. Recepción de documentos de archivo.
b. Preparación.
c. Digitalización.
d. Indización.
e. Control de calidad de la línea.
f. Control de calidad del fedatario.
g. Fedatación juramentada.
h. Control de calidad de la fedatación juramentada.
i. Generación del medio portador.
• Preparación del medio portador.
• Grabación de las microformas.
• Control de calidad del medio portador.
• Rotulado.
• Entrega del medio portador.
j. Producto no conforme.
k. Consultas e impresión de las microformas.
I. Gestión de reclamos.
m. Eliminación de registros y/o destrucción de medios portadores.
n. Transmisión telemática.
o. Continuidad de las Operaciones.
p. Evaluación del sistema.
La vigencia de los documentos normativos se aplica según lo
establecido en la Directiva DI-200-GPP/001 "Lineamientos para la
formulación de los documentos normativos del RENIEC".
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETAR1AL N° 2 Z -2016/SGEN/RENIEC 23
8.2.3 REGISTROS, FORMATOS Y ACTAS

Los registros de las actividades en los procesos de producción de
microformas se documentan mediante los formatos detallados en los
anexos del presente manual y de la Guía de Procedimientos GP-376-
SGEN/004 "Elaboración de microformas para los órganos de apoyo
de la Secretaria General". Estos formatos pueden ser emitidos
manual y/o electrónicamente, pudiendo variar en forma según la
necesidad del proceso. Complementariamente, el software
proporciona reportes de información para aquellas acciones de los
procesos de producción en donde no se haya previsto formatos
específicos, como las bitácoras.
Los registros electrónicos serán conservados por un periodo de tres
años en el servidor virtual asignado por el área técnica informática,
en caso de ser requerido se realiza su prolongación. Los registros en
soporte papel serán conservados por un periodo no mayor a un año,
debiéndose considerar estos como copia simple de los registros
electrónicos. En caso se cuente con registros físicos, estos serán
digitalizados y firmados por el Encargado, Responsable Técnico y/o
Fedatario Juramentado para su conservación como registro
electrónico.
Por su parte, las actividades propias del depositario de la fe pública
quedan documentadas en el "Acta de Apertura", "Acta de Cierre",
"Acta de Conformidad", "Acta de Revisión de Medios Portadores
Definitivos" y "Testimonio" que se emiten conforme a ley, cuyos
modelos referenciales se detallan en los Anexos N° 02, 03, 04, 05 y
06, respectivamente. El depositario de la fe pública es responsable
de la conservación de sus registros.
8.2.4 TARJETA DE RESOLUCIÓN
Para controlar la calidad de las imágenes se usará como patrón una
tarjeta de resolución que contenga la mira de resolución ISO N° 2 de
acuerdo con la ISO 3334:2006, (Ejemplo la tarjeta Scanner Test
Target PM-189 Precisión SM — Ritter u otra que contenga la mira de
resolución ISO N° 2).
La tarjeta de resolución es utilizada en pruebas previas de
digitalización, control de calidad, generación del medio portador, e
impresión a partir de los documentos electrónicos; tiene un tiempo de
vida útil de aproximadamente 2000 pasadas, según la declaración
del proveedor, y de acuerdo a la exigencia del proceso. Se establece
la correspondencia de las resoluciones nominales del equipamiento
informático configurado en cada línea de producción de microformas,
utilizando las imágenes de la tarjeta de resolución en concordancia
con lo regulado en las normativas NAI-433-SGEN/005, según
corresponda.
Las actividades propias del uso de la Tarjeta de Resolución, en
cuanto al patrón de resolución, quedan registradas en el Anexo N° 14
"Registro de Uso de la Tarjeta de Resolución", tanto para
documentos electrónicos y en soporte papel.
8.2.5 DESTINO DE LAS MICROFORMAS ELABORADAS
Es política del RENIEC cumplir con los alcances del valor legal de las
microformas, por consiguiente finalizado el proceso de producción de
L,YLA QUINTA VERSIÓN

(a E. t7--
9
LUCIÓN SECRETARIAL N° - -2016/SGEN/RENIEC 24
; ,'
v., Are: la
\',.. GPP- SGR 4',
.... 05:'
1•
microformas se destinará su almacenamiento a microarchivos

certificados. El RENIEC podrá contratar un servicio de
almacenamiento de microformas que cuente con su certificado de
idoneidad técnica, caso contrario hará uso de su propio microarchivo
certificado.
El RENIEC registra en el Reporte de Producción de cada línea de
producción de microformas, la cantidad de microformas elaboradas,
el tipo de medios portadores, así como la localización del
microarchivo al cual serán destinados.
El Jefe de Oficina de Administración Documentaria o el Jefe de
Oficina de Administración de Archivos, según corresponda, aseguran
que los originales de los medios portadores de documentos
electrónicos sean remitidos al microarchivo, guardando concordancia
con las especificaciones descritas en el MCE-201-GI/SGST0/001
"Almacenamiento de Microarchivos", cuando se trate del
microarchivo certificado del RENIEC.
A fin de asegurar la disponibilidad y renovación de las microformas
almacenadas durante el tiempo de conservación especificado, se
realizará la revisión en concordancia con la GP-353-
SGEN/SGADA/004 "Revisión de microformas".
Por necesidad del servicio, el RENIEC generará microformas copia
en medios portadores idóneos similares, con efectos jurídicos
equivalentes, para la realización de consultas con control de acceso
restringido, en concordancia con la GP-376-SGEN/004 "Elaboración
de microformas para los órganos de apoyo de la Secretaria General".
8.2.6 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES
En los órganos de apoyo a la Secretaría General del RENIEC, la
conversión de los documentos de archivo a microformas y su
eliminación, se realiza de conformidad con el Decreto Legislativo N°
827.
La documentación cuya conservación en original no se considere
necesaria para preservar su valor histórico y cultural, puede ser
sustituida por su correspondiente microformas.
Los expedientes/documentos originales en trámite que generen
microformas quedan al alcance del público hasta 12 meses después
de su terminación.
En caso los expedientes/documentos que por obligación legal o por
conveniencia del servicio sean conservados, pueden ser sustituidos
por microformas mantenidas en microarchivos certificados.
Toda eliminación de documentos resultante de la aplicación del
Decreto Legislativo N° 827 se ciñe al procedimiento legal establecido
para las eliminaciones de documentos en general previstos en las
leyes especiales aplicables al Sector Público Nacional y por Decreto
Legislativo N° 681, sus normas modificatorias y reglamentarias.
En el RENIEC, el Comité de Evaluación de Documentos es quien
formula el Programa de Control de Documentos y se encarga de la
evaluación del expediente con la propuesta de eliminación de la
documentación para su posterior remisión al Archivo General de la
Nación como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, en
QUINTA VERSIÓN
OLUCIÓN SECRETARIAL N° 22 ' -2016/SGEN/RENIEC 25
concordancia con la GP-375-SGEN/OAA/003 "Eliminación de

Documentos en el RENIEC".
La eliminación de los registros de documentos electrónicos que se
encuentren en medios portadores, y la consecuente destrucción de
los mismos de corresponder, se encuentra especificada en la GP-
apoyo de la Secretaria General". En el caso de los documentos
electrónicos que se encuentren en la memoria de servidores o discos
duros que dieron origen a las imágenes correspondientes a los
documentos originales, la eliminación de los mismos debe
procederse de inmediato por corresponder a repositorios temporales,
salvo que por necesidad del servicio sea requerido en coordinación
con el Jefe de la Oficina de Administración Documentaria o el Jefe de
la Oficina de Administración de Archivos, según corresponda.
La eliminación de microformas con valor legal, procede según la GP-
375-SGEN/OAA/003 "Eliminación de Documentos en el RENIEC", al
corresponder las microformas generadas en los órganos de apoyo a
la Secretaría General a series documentales registradas en el
Programa de Control de Documentos.
8.3 SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LA PRODUCCIÓN
DE MICROFORMAS
Los aspectos de la seguridad del sistema de producción de microformas
para los órganos de apoyo de la Secretaría General del RENIEC, se
encuentran a cargo de la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional y la
Gerencia de Tecnología de la Información del RENIEC. Mediante el
desarrollo de lineamientos y requisitos de seguridad de la información,
tomando como referencia los controles de la NTP ISO/IEC 17799:2007 o
ISO/IEC 27002:2013, u otras normas de seguridad de la información que
adopte el RENIEC. En tal sentido, se tienen controles relativos a:
a. Políticas de seguridad de la información que debe aplicar el personal del
RENIEC.
b. La reducción de los riesgos para garantizar la confidencialidad,
integridad, disponibilidad y calidad a los documentos de archivo tanto de
la Oficina de Administración Documentaria como de la Oficina de
Administración de Archivos.
c. Los procedimientos y controles establecidos para la autorización y
asignación de acceso al equipamiento informático (hardware, software,
conectividad) de las líneas de producción de microformas por parte del
personal autorizado.
d. La operatividad continua, en cada línea de producción de microformas, de
los registros automáticos (bitácoras, logs), que identifican:
• Las fechas de ocurrencia de los eventos.
• Identificación del personal responsable.
• La actividad en la que ha intervenido.
• Hora de inicio y hora de fin.
• Los intentos o eventuales accesos no autorizados internos o externos.
• El uso no autorizado de estaciones, programas, archivos y aplicativos
del sistema.
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 7 -2016/SGEN/RENIEC 26
e. Los lineamientos de seguridad son aplicables a los directorios que

contiene las documentos electrónicos en los servidores o estaciones
clientes.
La regulación de la seguridad de la información se presenta en los
siguientes documentos:
• Directiva DI-206-0SDN/001 "Seguridad de las instalaciones en Sedes,
Oficinas Registrales, Agencias, Locales y/o Puntos de Atención".
• Directiva D1-374-0SDN/008 "Gestión de Incidentes de Seguridad de la
Información".
• Directiva DI-288-G1/020 "Lineamientos Generales de Seguridad de la
Información".
• Directiva DI-327-GTI/021 "Servicios de Comunicación para Usuarios
Finales".
• Directiva DI-328-GTI/022 "Seguridad Informática de la Red del
RENIEC".
• Directiva DI-335-GTI/001 "Conexión de la Red del Registro Nacional
de Identificación y Estado Civil - RENIEC".
• Directiva DI-345-GTI/002 "Administración de Software".
• Guía de Procedimientos GP-314-GUSGST0/003 "Plan de
Contingencia Informático".
• Guía de Procedimientos GP-381-GTI/SGIS/005 "Solicitud de creación,
Activación, Desactivación y Cambio de Nivel de Usuarios".
• Guía de Procedimientos GP-382-GTI/SGIS/006 "Requerimiento de
implementación/ Mantenimiento de Sistemas Informáticos".
• Guía de Procedimientos GP-266-OSDN/002 "Sistema de Video
Vigilancia CCTV Digital-IP en Sedes y Oficinas Registrales del área de
Lima y Callao".
• Guía de Procedimientos GP-325-OSDN/003 "Control de Visitas en la
Sede Administrativa, Sede Operativa, Sede Registros Civiles y Jirón
Ancash".
• Guía de Procedimientos GP-344-OSDN/004 "Ingreso de Contratistas,
Visitantes y Personal del RENIEC en días y horarios no laborables a
las instalaciones del RENIEC".
• Norma Administrativa Interna NA1-281-GI/SGST0/015 "Plan de
Mantenimiento de Servidores".
• Norma Administrativa Interna NAI-425-GTI/SGOT/013 "Arquitectura de
la Red de Datos del RENIEC".
• Norma Administrativa Interna NAI-391-GTI/012 "Monitoreo de la Red
de Datos del RENIEC y gestión de incidentes".
• Norma Administrativa Interna NAI-417-GTI/002 "Programa de Auditoría
Informática del Sistema de Producción de Microformas del RENIEC".
• Norma Administrativa Interna NAI-427-GTI/SGSTO/020 "Atención de
Solicitudes de Soporte Técnico".
QUINTA VERSIÓN
OLUCIÓN SECRETARIAL N° 2 -2016/SGEN/RENIEC 27
0111ACI04,
MANUEL
• ERINO
• Norma Administrativa Interna NAI-428-GTI/SGSTO/021 "Plan de

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos Informáticos".
• Manual de Usuario MU-355-GTI/SGIS/152 "Sistema de Seguridad
Administración de Perfil de Usuarios".
• Manual de Usuario MU-254-GI/SGSTO/002 "Hardware
(Computadores, personales e impresoras láser)".
• Manual de Usuario MU-356-GTI/SGSTO/003 "Solicitud de Atención de
Soporte a través de la Herramienta Mesa de Ayuda Unicenter Service
Desk".
La aplicación de acciones preventivas y correctivas se realiza en
concordancia con las directivas D1-348-GCl/003 "Acciones Preventivas y
Correctivas", DI-347-GCl/002 "Producto No Conforme".
En la eventualidad de que se detecten situaciones de que afecten la
operatividad del sistema, suspendiéndolo o inhabilitándolo, es aplicable el
Plan de Contingencia Informático en la GP-314-9/SGST0/003, en
coordinación con los funcionarios a cargo de los órganos de apoyo a la
Secretaría General.
8.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE MICROFORMAS
La evaluación del cumplimiento de los requisitos de la NTP 392.030-2:2005
debe realizarse con una frecuencia de al menos una vez al año,
dependiendo de la necesidad del servicio. Pueden darse las evaluaciones
no programadas, cuando se requiera conocer los resultados de
actualizaciones en el sistema o normativa interna aplicable.
La Programación y Plan de Evaluación al Sistema comprende la evaluación
del sistema de producción y almacenamiento de microformas, la auditoría de
seguridad de la información y la auditoría de la seguridad informática. Es la
Gerencia de Calidad e Innovación quien coordina la realización de la
evaluación al sistema contando con la participación de la Oficina de
Seguridad y Defensa Nacional y la Gerencia de Tecnología de la
Información.
Las evaluaciones comprenden a las líneas en las cuales se realiza el
servicio de producción de microformas con valor legal de los órganos de
apoyo de la secretaria general, tomando en cuenta las siguientes directivas:
DI-348-GCI/003 "Acciones Preventivas y Correctivas", D1-347-GC1/002
"Producto No Conforme", DI-350-GCl/005 "Auditorías Internas del Sistema
de Gestión del RENIEC".
Para la auditoría en seguridad de la información se debe considerar los
criterios derivados a partir de la Directiva DI-288-G1/020 "Lineamientos
Generales de Seguridad de la Información", teniendo en consideración los
controles de la NTP ISO/IEC 17799:2007 o ISO/IEC 27002:2013 aplicables.
Así también, para la auditoría en seguridad informática debe considerar los
criterios derivados a partir de la Directiva DI-328-GTI/022 "Seguridad
Informática de la Red del RENIEC", teniendo en consideración los controles
de la NTP ISO/IEC 17799:2007 o ISO/IEC 27002:2013 aplicables.
De tratarse de la evaluación al sistema de producción y almacenamiento de
microformas, se tendrá en cuenta a la Guía de Procedimientos GP-376-
SGEN/004 "Elaboración de microformas para los órganos de apoyo de la
Secretaría General".
QUINTA VERSIÓN
" -2016/SGEN/RENIEC
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° ,2-1 28
8.5 TECNOLOGÍA A UTILIZAR

8.5.1 HARDWARE
El hardware a utilizar en la línea de producción de microformas con
valor legal en los órganos de apoyo a la Secretaría General, se
realiza según las especificaciones dadas en la Norma Administrativa
Interna NAI-424-SGEN/004 "Determinación de los equipos de las
líneas de producción de microformas para los órganos de apoyo de
la Secretaría General", en cuyo registro en el Anexo N° 01 "Relación
de Hardware y Software de las Estaciones de Trabajo" se detallan las
características del bien patrimonial y las garantías de calidad
asociados a los equipos de cómputo, en caso de corresponder.
La relación de hardware, que contiene a las estaciones emisoras y
receptoras, es actualizado periódicamente de acuerdo a las
necesidades de la operación, por ampliación debido al incremento de
la demanda para atender los servicios del RENIEC, y necesidad de
renovación del stock informático por mejora continua o
modernización. Comprende la relación actualizada de:
a. Servidores.
b. Escáneres.
c. CPUS.
d. Monitores.
e. Teclados.
f. Lectores/Grabadores de discos.
g. Impresoras.
Las características de desarrollo de nuevos equipos en el futuro
soportan tecnologías anteriores, con lo cual se garantiza la vigencia y
compatibilidad de las mismas; No obstante, si en algún momento la
tecnología fuera descontinuada, RENIEC realizará oportunamente
las conversiones de medios y de datos, según lo establecido en la
Guía de Procedimiéntos GP-367-SGEN/OAA/002 "Conversión de
Medios Portadores Físicos y Datos en el Proceso de Producción de
Microformas Digitales", a fin de garantizar la vigencia de la
información contenida de acuerdo a los plazos establecidos.
Para asegurar la disponibilidad y renovación de las microformas
almacenadas durante el tiempo de conservación especificado, la
Oficina de Administración de Archivos, procede de acuerdo a lo
señalado en la Guía de Procedimientos GP-390-SGEN/OAA/005
"Revisión de Microformas".
La tecnología a utilizar en la producción de microformas puede ser
propia o contratada de un proveedor externo que acredite ser una
empresa certificada en los términos que exige la norma sobre la
materia.
8.5.2 SOFTWARE
El software a utilizar en la línea de producción de microformas con
valor legal en los órganos de apoyo a la Secretaría General, se
realiza según las especificaciones dadas en la Norma Administrativa
Interna NAI-424-SGEN/004 "Determinación de los equipos de las
QUINTA VERSIÓN
OLUCIÓN SECRETARIAL N° i 2.-- -2016/SGEN/RENIEC 29
líneas de producción de microformas para los órganos de apoyo de

la Secretaría General", en cuyo registro en el Anexo N° 01 "Relación
de Hardware y Software de las Estaciones de Trabajo" se detallan los
softwares utilizados, el tipo de licenciamiento y su versión,
principalmente.
La relación de software es actualizado periódicamente de acuerdo a
las necesidades de la operación, por ampliación debido al incremento
de la demanda para atender los servicios del RENIEC, y la necesidad
de renovación del software por mejora continua o modernización.
Comprende la relación actualizada de:
a. Software o aplicativos de digitalización.
b. Software de gestión de imágenes.
c. Software de grabación de acuerdo al tipo disco óptico a utilizar.
d. Software para la generación de microformas.
8.5.3 MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

Los medios portadores de soporte para la recepción de
archivos/documentos originales electrónicos son:
a. CD-R/ CD-RW.
b. DVD-R/ DVD-RW.
ERE
ESO c. BLU RAY.
JURíDI
d. Otros medios portadores similares.
En cumplimiento de los requisitos de la NTP 392.030-2:2015, el
RENIEC utiliza medios portadores de soporte de archivos
electrónicos que tengan la característica de ser productos de
tecnología WORM (Write once and read many), de tal forma que las
imágenes de las microformas permanezcan fijas e inalterables,
pudiendo ser verificables mediante su reproducción sea por
proyección o copias impresas.
Los medios portadores de soporte definitivo para las microformas con
el que se dispone son:
a. Discos ópticos: BLU RAY.
b. Otros medios portadores similares o con propiedades superiores,
actualmente conocidos o por desarrollarse.
En caso de descontinuación de la tecnología de almacenamiento o
medios portadores de soporte de archivos electrónicos, el RENIEC
realizará la conversión de medios y/o datos, en concordancia con lo
establecido en la GP-367-SGEN/OAA/002 "Conversión de medios
portadores físicos y datos en el proceso de producción de
microformas digitales", a fin de garantizar la vigencia de la
información contenida de acuerdo a los plazos establecidos.
El periodo de conservación de las microformas se encuentra definido
en la serie documental correspondiente en el Programa de Control de
Documentos.
QUINTA VERSIÓN
LUCIÓN SECRETARIAL N° 2-1
-- -2016/SGEN/RENIEC 30
8.5.4 ARQUITECTURA DE RED Y TRANSMISIÓN TELEMÁTICA

Para cada línea de producción de microformas se configura la red
LAN (Local Area Net) del RENIEC, para así mantener la conectividad
a los servidores de aplicaciones/ base de datos/ servicios de
certificación digital, a nivel de intranet. En caso sea requerido, por la
necesidad del servicio evolucionado, la conexión a internet es
mediante acceso autorizado y restringido a determinados websites y
sólo para consulta de información, en concordancia con la DI-327-
GTI/021 "Servicios de comunicación para usuarios finales".
La arquitectura de red interna determinada para las líneas de
producción de microformas, se encuentra representada en la
siguiente ilustración:
Arquitectura de Red - SGEN
Línea de Producción OAA Centro do Datos RENIEC Líneas de Producción OAD
Servidor de Base de Datos de Trámite Documenta rio
COTRADOC (BOIC y SITO)
Estación de Trabajo Estacón de Trabajo

)
Recepcdn Recepción
Ezación de Trabajo Estación de Trabap

Preparación Preparación
Servidor de ServIdortinual de Sobador de
APtkáidenesVicb 1,1kr otra" Aplicxiones SIA
&tic Sló
Estación de Trabajo Estación de Trabajo

Digitalización DigitabiaciOn

Indización Indización

Control de Caridad Linea ontrol de Callad Línea
Producción Microformas
Oses.
"."
Ith
Estación de Trabajo Estacón de Trabajo Estación de Trabajo Estan de Trabajo ..' Estación de Traban Estación de Trabajo Estadón de Trabajo
Control Caridad FedataciSnJtramentada Preparación Grabación .." Control Calidad Rohdado b Consultas ~masa
Fedatario & Modo Portador medio Portador Ereroga Edemas
. 1 Control de Calidad
Fedatación Juramentada
Grabador Blu Ray4.
0111ir
Impresora
Diagrama de Red Representativa de las Líneas de Producción de Microformas
Los puertos de conexión de las estaciones de trabajo son de sólo

lectura para la recepción de documentos electrónicos, para el
personal autorizado, en cumplimiento de las políticas y
procedimientos de seguridad informática, guardando concordancia
con la DI-328-GTI/022 'Seguridad informática de la Red del RENIEC'.
La transmisión de datos entre las estaciones emisoras y receptoras
se realizan de forma inmediata (no existe un periodo de para o
retención). El procedimiento específico se encuentra detallado en la
GP-376-SGEN/004 'Elaboración de microformas para los órganos de
apoyo de la Secretaria General'.
El proceso que incorpora la firma digital del Depositario de la Fe
Pública a la microforma, es el de Fedatación Juramentada.
QUINTA VERSIÓN
LUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 31
La seguridad de la información de la Red RENIEC y de la transmisión

telemática se encuentra a cargo de la Gerencia de Tecnología de la
Información, quien cuenta con la:
• Directiva DI-288-GI/020 "Lineamientos Generales de Seguridad
de la Información".
• Directiva DI-327-GTI/021 "Servicio de Comunicación para
Usuarios Finales".
• DI-328-GTI/022 "Seguridad Informática de la Red del RENIEC".
• DI-335-GTI/001 "Conexión de la Red del Registro Nacional de
Identificación y Estado Civil — RENIEC.
• Guía de Procedimientos GP-381-GTI/SGIS/005 "Solicitud de
Creación, Activación, Desactivación y cambio de Nivel de
Usuarios".
• Norma Administrativa Interna NAI-425-GTI/SGOT/013
"Arquitectura de la Red de Datos del RENIEC".
• Norma Administrativa Interna NAI-391-GTI/012 "Monitoreo de la
Red de Datos del RENIEC y Gestión de Incidentes".
Por intermedio del cual, regula el acceso y tráfico de la red LAN del
vorii k„ RENIEC, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de la transmisión de datos de los documentos electrónicos, la no
RENCIA
SORIA ; modificación de sus formatos originales, libre de interceptaciones
(DIGA I
entre las estaciones emisoras y receptoras.
8.6 CORRESPONDENCIA DE LOS REQUISITOS DE LA NTP 392.030-2 Y
LAS ESPECIFICACIONES DEL MANUAL
NTP
REQUISITO APLICABILIDAD MANUAL
392.30-2:2015
1, 2, 5, 6, 7, 8.1, 8.2.2, 8.4, 8.5
Manual del sistema de
5.1 APLICA GP-376-SG EN/004
elaboración de microformas
NAI-424-SGEN/004
Constitución legal de la
5.2 APLICA 4
organización
3, 7, 8.2.2, 8.2.5, 8.2.6, 8.5
5.3 Organización y funciones APLICA
GP-376-SGEN/004
Confidencialidad y calidad de
5.4 APLICA 7, 8.2.1
trabajo del personal
Sistema de elaboración de
5.5 APLICA 7.1.7, 8.2.1
microformas
Contratación de servicios de
5.6 NO APLICA ----
producción
5.7 APLICA 8.2.2, 8.2.5
almacenamiento de microformas
5.8 NO APLICA ----
intermediación digital
2, 8.2.1,
Proceso de generación de GP-376-SGEN/004,
6.1 APLICA
documentos originales GP-367-SGEN/002,
NAI-433-SGEN/005
Calidad, legibilidad de los 8.2.1,
6.2 APLICA
documentos originales NAI-433-SG EN/005
6.3 Líneas de producción de APLICA 1, 2, 7.1.5, 7.1.7, 7.2.1, 8.1,
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° ZZi -2016/SGEN/RENIEC 32
NTP
REQUISITO APLICABILIOAD MANUAL
392.30-2:2015
microformas 8.2.1, 8.2.2, 8.2.4, 8.2.5, 8.5,
G P-376-SG EN/004,
NAI-433-SG EN/005,
NAI-411-SG EN/002
2, 7.2.3, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.5.4,
Proceso de preparación de
6.4 APLICA G P-376-SG EN/004,
documentos
NAI-433-SGEN/005
7.2.4, 8.2.2, 8.3,
Proceso de captación de
6.5 APLICA GP-376-SG EN/004
imágenes
NAI-433-SGEN/005
7.2.5, 8.2.2,
6.6 Proceso de indización APLICA
GP-376-SG EN/004
7.2.4, 8.2.2, 8.3,
6.7 Proceso de digitalización APLICA GP-376-SG EN/004
NAI-433-SG EN/005
6.8 Sistema de seguridad APLICA 8.3
Periodo de conservación de las
6.9 APLICA 8.5.3
microformas
Requisitos del medio de archivo
6.10 APLICA 8.5.3
electrónico
7.2.10, 8.2.2,
6.11 Proceso de grabación APLICA G P-376-SG EN/004,
NA1-433-SG EN/005
7.2.10.4, 8.2.2,
6.12 Rotulado de las microformas APLICA
G P-376-SG EN/004
6.13 Microformas originales APLICA 7.2.10, GP-376-SG EN/004
6.14 Microformas duplicadas APLICA 7.2.10, GP-376-SG EN/004
Reproducción a partir de 8.2.2, G P-376-SG EN/004,
6.15 APLICA
microformas NAI-433-SGEN/005
Intervención de los 7.1.5, 7.2.8,
6.16 APLICA
representantes de la fe pública GP-376-SG EN/004
6.17 Intermediación digital NO APLICA ----
6.18 Almacenamiento APLICA 8.2.5
6.19 Transmisión telemática APLICA 8.5.4, GP-376-SGEN/004
6.20 Eliminación de originales APLICA 8.2.6, GP-376-SGEN/004
8.2.3, ANEXOS 1-14,
7 Formatos del sistema APLICA
GP-376-SGEN/004
8 Registros y archivos APLICA 8.2.3, GP-376-SGEN/004
9 Evaluación del sistema APLICA 8.4
IX. VIGENCIA
Entrará en vigencia a partir de su aprobación.
X. APROBACIÓN
Será aprobada mediante Resolución de Secretaría General.
XI. ANEXOS
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° Z1. -2016/SGEN/RENIEC 33
ANEXO N° 01
DECLARACIÓN JURADA DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD
Conste por la presente declaración jurada, que el suscrito, [NOMBRES Y

APELLIDOS], identificado con DM N° [NÚMERO DE DNI], domiciliado en
[DIRECCIÓN DISTRITO - PROVINCIA], en el libre ejercicio de mis facultades y
conocimientos, declaro mi compromiso de desempeñar las funciones de [CARGO] que
el RENIEC me asigna en la estructura orgánica del Sistema de Producción de
Microformas con Valor Legal para los Órganos de Apoyo de la Secretaría General;
funciones que cumpliré a cabalidad y con la confidencialidad e integridad que las
condiciones de seguridad del procesamiento de las microformas con valor legal
requieren.
Declaro conocer y aplicar los lineamientos siguientes:
> Cumplir con las disposiciones de seguridad de la información aplicables al

hardware y software que el RENIEC pone a mi disposición para el ejercicio de
mis funciones.
> Preservar la integridad, confidencialidad, confiabilidad del sistema de

producción de microformas con valor legal.
Conocer las disposiciones administrativas previstas por el RENIEC y la

legislación laboral en caso de sanciones por incumplimiento a mis
obligaciones y estar sujeto a estas durante el periodo de permanencia en el
cargo.
Asimismo declaro no pertenecer ni estar asociado a organizaciones que puedan

coaccionar y comprometer mis funciones, la calidad de mi trabajo y la seguridad de la
información durante mi relación laboral con el RENIEC.
Lima, [DÍA] de [MES] de [AÑO]
Firma del Declarante
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 34
-

ANEXO N° 02
ACTA DE APERTURA
e O
ACTA DE APERTURA N° <CÓDIGO>
SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DE APOYO DE LA SECRETARIA GENERAL
CÓDIGO: F-02/SPM/SGENIRE VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 19/09/14 ACTUAL: 19/09/14
I. DATOS DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
Línea de Producción
Dirección
II DATOS DE LA ENTIDAD PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
Entidad REGISTRO NACIONAL DE IDENT1FICACIóN Y ESTADO CIVIL
Certificado de Idoneidad 391501/1174992 R.U.C. 20295613620
Partida Registral o Ley de Creación

El Registro de Identificación y Estado Civil - RENIEC, es un organismo público autónomo que cuenta
con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en
materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Es el organismo técnico responsable
de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales, adoptar
mecanismos que garanticen la seguridad de la confección de los documentos de identidad e inscribir
los hechos y actos relatisns a su capacidad y estado civil, así como asegurar la confiabilidad de la
información que resulta de la inscripción.
Se rige a través de su Ley de Creación, aprobada por Ley N° 26497 del 12 de julio de 1995 y por el
Reglamento de Organización y Funciones y Estructura Orgánica del RENIEC aprobado por Resolución
Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC del 10 de abril de 2013.
III. DATOS DEL REPRESENTANTE DE LA FE PÚBLICA
Nombres y Apellidos
N° Registro
N° Acta en su Registro
IV. DATOS DE LA MICROGRABACIÓN
Fecha Micrograbación
Serie Medio Portador VER ACTA DE CONFORMIDAD
Referencia del Lote
Estado de Conservación
Observaciones
<Ciudad>, <Fecha de emisión>
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS

Propietario de los documentos originales Representante del RENIEC
NOMBRES Y APELLIDOS
Fedatario Juramentado
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° ZZ -2016/SGEN/RENIEC 35
ANEXO N° 03
ACTA DE CIERRE
• t1
ACTA DE CIERRE N° <CÓDIGO>
SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DE APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL
CÓDIGO: F-03/SPM/SGEN/RE VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 19/09/14 ACTUAL: 19/09/14
I. DATOS DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
Línea de Producción
Dirección
II. DATOS DE LA ENTIDAD PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
Entidad REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL
Certificado Idoneidad 391501/1174992 R.U.C. 20295613620
Partida Registral o Ley de Creación
El Registro de Identificación y Estado Civil - RENIEC, es un organismo público autónomo que cuenta
con personería jurídica de derecho público intemo y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes
en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Es el organismo técnico
responsable de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales,
adoptar mecanismos que garanticen la seguridad de la confección de los documentos de identidad e
inscribir los hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil, así como asegurar la
confiabilidad de la información que resulta de la inscripción.
Reglamento de Organización y Funciones y Estructura Orgánica del RENIEC aprobado por
Resolución Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC del 10 de abril de 2013.
III. DATOS DEL REPRESENTANTE DE LA FE PÚBLICA
Nombres y Apellidos
N° Registro
IV. DATOS DE LA MICROGRABACIÓN
Fecha y Hora Término Grabación del Medio VER ACTA DE CONFORMIDAD
Total de Unidadesde Medios Portadores
Código de los Medios Portadores
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 36
V. REFERENCIA A LOS DOCUMENTOS OBJETO DE MICROGRABACIÓN
Número Total de Documentos Micrograbados
Observaciones

NOMBRES Y APELLIDOS
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° VI' -2016/SGEN/RENIEC 37
ANEXO N° 04
ACTA DE CONFORMIDAD
r] ACTA DE CONFORMIDAD N° <ÓRGANO>/<CÓDIGO>

SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DE APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL
CÓDIGO: F-04/SPM/SGEN/RE VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 19/09114 ACTUAL: 19/09/14
I. DATOS DE LA ENTIDAD PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
Entidad REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL
R.U.C. 20295613620
Certificado Idoneidad 391501/1174992
Nombres de Creación de la Entidad
El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC, es un organismo público autónomo

que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y
excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Es el organismo
técnico responsable de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas
Naturales, adoptar mecanismos que garanticen la seguridad de la confección de los documentos de
identidad e inscribir los hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil, así como asegurar la
confiabilidad de la información que resulta de la inscripción.
Se rige a través de su Ley de Creación, aprobada por Ley N' 26497 del 12 de julio de 1995 y por el
Reglamento de Organización y Funciones y Estructura Orgánica del RENIEC aprobado por
Resolución Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC del 10 de abril de 2013.
II. DATOS DEL REPRESENTANTE DE LA FE PÚBLICA
Nombres y Apellidos
I
N° Registro
III. DATOS DE LA MICROGRABACIÓN
Unidad Orgánica
N° SERIE EN LA
CÓDIGO DEL MEDIO
ACTAS DE SUPERFICIE DEL MEDIO
ACTAS DE APERTURA PORTADOR
CIERRE PORTADOR FÍSICO
ORIGINAL 1 ORIGINAL 2 ORIGINAL 1 ORIGINAL 2
Fecha y Hora de Término de la Micrograbación
QUINTA VERSIÓN
LEYLA
NO OLUCIÓN SECRETARIAL N° ZZ -2016/SGEN/RENIEC 38
JAS
',eta
SGR
IV. REFERENCIA A LOS DOCUMENTOS OBJETO DE MICROGRABACIÓN
Periodo Conservación en Calidad de Documento de Archivo
V. DATOS TÉCNICOS
Nc DE CATIDAD DE IMÁGENES/REGISTROS CON

SOPORTE EMPLEADO
UNIDADES DOCUMENTOS MICROGRABADOS

NOMBRES Y APELLIDOS
QUINTA VERSIÓN
OLUCIÓN SECRETARIAL N° 1/ 2 -2016/SGEN/RENIEC 39
ANEXO N° 05
ACTA DE REVISIÓN DE MEDIOS PORTADORES DEFINITIVOS
• «, ACTA DE REVISIÓN DE MEDIOS
PORTADORES DEFINITIVOS N° <ÓRGANO>/<CÓDIGO>
SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE M ICROFORM AS PARA LOS ÓRGANOS DE APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL
CÓDIGO: F-13/SPM/SGENIRE VERSIÓN: 01 EMISIÓN:12/01/15 ACTUAL: 12/01/15
I. DATOS GENERALES DEL PROPIETARIO DE LOS DOCUMENTOS
Entidad REGISTRO NACIONAL DE IDENT1FICACION Y ESTADO CIVIL
R.U.C. 20295613620
Certificado Idoneidad 391501/1174992
Nombres de Creación de la Entidad
El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC, es un organismo público autónomo que
cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes
en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Es el organismo técnico responsable
de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales, adoptar
mecanismos que garanticen la seguridad de la confección de los documentos de identidad e inscribir los
hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil, así como asegurar la confiabilidad de la
información que resulta de la inscripción.
Reglamento de Organización y Funciones y Estructura Orgánica del RENIEC aprobado por Resolución
Jefatural N' 124-2013/JNAC/RENIEC del 10 de abril de 2013.
II. DATOS DEL REPRESENTANTE DE LA FE PÚBLICA
Nombres y Apellidos
N° Registro
III. DATOS DE LA MICROGRABACIÓN
Unidad Orgánica
NÚMERO DE SERIE EN LA
CANTIDAD ARCHIVOS CÓDIGO DEL MEDIO
ACTAS DE ACTAS DE SUPERFICIE DEL MEDIO
FIRMADOS PORTADOR PORTADOR FÍSICO
APERTURA CIERRE
DIGITALMENTE
ORIGINAL 1 ORIGINAL 2 ORIGINAL 1 ORIGINAL 2
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 22--- -2016/SGEN/RENIEC 40
IV. DATOS TÉCNICOS
SOPORTE N' DE CANTIDAD DE IMÁGENES/REGISTROS CON DOCUMENTOS

EMPLEADO UNIDADES MICROGRABADOS
V. LUGAR, ACTIVIDADES, FECHA Y CONFORMIDAD DE LA REVISIÓN
Lugar
Actividades
Fecha y Hora de Término de la Micrograbación
Fecha y Hora de Revisión de los Medios Portadores Definitivos
Conformidad
<Ciudad>. <Fecha de emisión>

NOMBRES Y APELLIDOS
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° ZZ -2016/SGEN/RENIEC 41
ANEXO N° 06
TESTIMONIO
TE STIMONIO DE LAS ACTAS DE APERTURA, CIERRE, REVISIÓN

DE MEDIOS PORTADORES FISICOS Y CONFORMIDAD DEL
PROCESO DE MICROGRABACION
NÚMERO DE PROCESO: <NUMERO DE PROCESO>
REALIZADO POR:
<ORGANO> DE LA SECRETARIA GENERAL DEL REGISTRO
NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL
DOCUMENTOS MICROGRABADOS:
<SERIE DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS

MICROGRABADOS>
<NOMBRES Y APELLIDOS DEL FEDATARIO'
<ÓRGANO>JSGEN
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 7/ -2016/SGEN/RENIEC 42
TESTIMONIO
Es reproducción de las Actas originales de Apertura,
Cierre, Revisión de Medios Portadores Definitivos y
Conformidad que conservo en mis archivos.
Expido el presente testimonio conforme a Ley, el cual
sello, rubrico y firmo en Lima el <día> del mes de <mes>
de <año>.
QUINTA VERSIÓN
SOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2 1
-- -2016/SGEN/RENIEC 43
ANEXO N° 07
ACTA DE ENTREGA
•
ACTA DE ENTREGA N° [NÚMERO DE ACTA]
CODIGO: F-151SMV WENt RE VERSION: 01 EMI SION:12/01/15 ACTUAL: 12/01115
A [NOMBRES Y APELLIDOS]
Sub Gerente de la GTIISGSTO
De [NOMBRES Y APELLIDOS]
Jefe de la Oficina de Administración [de Archivos / Documentaría]
Recibí de parte del Jefe de la Oficina de Administración [de Archivos /

Documentada], la cantidad de [Cantidad] [tipo de medio portador definitivo]
([cantidad] original 1 y [cantidad] original 2), con los datos indicados en el cuadro
lineas abajo, en función de los documentos normativos de la Línea de Producción
de Microformas para los Organos de Apoyo de la Secretaría General
Código del Medio Portador Físico N° Serie del Disco
Agradeceré se realice el trámite para el ingreso de dichos [tipo de medio portador

definitivo] al jykrolichjyo_ ubicado en [dirección del wjap.wlbly,Q, distrito,
provincia], de acuerdo a lo indicado en el Manual para Certificaciones [código
yizpate del manual] "Almacenamiento de Microarchivos".
[Ciudad], [fecha]
[NOMBRES Y APELLIDOS]
Jefe de la Oficina de Administración [de Archivos / Documentaría]
LEYIA
'NO QUINTA VERSIÓN
El1 JAS
A !esta SOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 44
GF ScR
fi
o
Z
rz
0
cc
a
o
Q
a
2
O
o
o
O
}—
CC LIJ
o --I
o
Ow
>-
Ce
U0
LLI
2(0
cc
w<
Q
o<
< <
=o
<
0
MCE- 202-SGEN/001
ANEXON° 08
65
w
w
1-
o
w
o
z
o
z
BITÁCORA DEINCIDENTES
SISTEMA DEPRODUCCIÓN DE M ICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DEAPOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL
CÓDIGO: F-11/SPM/SGEN/RE VERSIÓN: 01 ISIÓN:23/03/15 ACTUAL: 23/03/15

LÍNEA DE MICROFORMAS
REPORTE DE PRODUCCIÓN PERIODO

FECHA Y HORA ETAPA DEL
INCIDENTE DESCRIPCIÓNDELINCIDENTE COMUNICADO A SUBSANADOPOR 1
PROCESO
ea
u)
a (3
=
T (1)
-o
0 z
z
i<
8
ea
S.
>,
INCI
Nombres y Apellidos Cargo Fecha Firma
5
>
o
z
N
w
cc
z
¿- a
-O u)
E
cc
O
z°
LO
▪ •
SUBSANACIÓN
MCE- 202-SGEN/001
FECHA
o
1- O
z C)
<
ZX
LL O
U ) CL
ea
D
❑ cn
o
cc
COMENTARIO
o
CONFORMIDAD
o
en
ca
o O
O
❑
8
2 U o
o
w NUM_DOCUMENTO FECHA_RECEPCION T1P OREMITENTE NOMBRE_REMITENTE
z z
LL
111 o
g
o
wE
o 15
o a. w
O h3
w E u,
w á,
❑
-J z
W
EMISIÓN:19/12/14
o ❑
z
1— .0 ❑
CS) Z
c o
0
Q
LT_ ❑ o
Z —J
O O
O >
><
< •Z
W
U
°
Z
• -""
< ▪ O
❑
11. <
CÓDIGO: F-161SPM/SGSVRE
a
U_
❑
o
TIPO_DOCUMENTO
❑
9
O
❑
W
o
O
NRO_REGISTRO LOCAL_REGISTRO
❑
z
o
z O
o w o
a
CC
o o E a 29
(/) O
o
_J _J
CC
CC LIJ so
a. z
111
u) o
2
cc LE
o
u_ 1--
o Lu Ec-
cc w
NOMBRE ARCHIVO
o
❑
_J
z LLJ
'o
o
o >-
oo
o n.
o 111
cc Z
••
Z
U)
Cr
U)
o
<
o
o
o
o ":z
w •zt
o ci
o >-
CC CC
CC
cc U.1
2
u_ I--
2 U)
5o
• --I
2 Q
mo
ZJ
<
CC Lu
O 111
_1 -1
MCE- 202-SGEN/001
ANEXON° 10
LISTA DE VERIFICACIÓNPARALA GENERACIÓN DE MEDIOS PORTADORES VIRTUALES
C ÓDIGO: F-17/SPM /SGEN/Ilf 6M ISIÓN: 19/12/14 ACTUAL: 19112/14
1
o
LÍNEA DE M ICROFORMAS
NOMBRES Y APELLIDOS
FECHAGENERACION
O
IP DELSERVIDORVIRTUAL
O
<
o
DESCARGADO
`Z
NOMBRE ARCHIVO NRO_REGISTRO 1LOCAL_REGISTRO TIPO_DOCUMENTO NUM DO CUMENTO FECHA RECEPCION TIPO_REMITENTE NOMBRE_REMITENTE
CA
REPORTEPRODUCCIÓN
0
o
-o
O
>
5
<
DISCO VIRTUAL
z
w
o
z
.-
N
Cl
•et
Lr,
.
r---
CO
. 9
V;
z
U)
<
CC
o
U)
O
<
0
0
0
a_
U-1<
en
CC LU
o 1-Li
o >"
ZW
0<
CC CC
• F--
50
cc E
CC CC
C) °
1.1
a. 1Z
<
_J _J
Ui
o
MCE- 202-SGEN/001
x
•f
U)
w
z .cr
ww
Lii
o
o
z
'o
a.
21
w
CC
i
z<
o>
• 5
CC
CC
o
1--
Lii
<
(/)
o
Z
L.L1
<
c:)
•
ct
o
O
>
en
(7)
cy
uJ —
<
D o
> .0
>O
'O C3
< u)
f-- °
o
cr >-
al o
o
a
o2
- 2
ct o
'2
CÓDIGO: F-18/S PMISGEN/RE EMISIÓN: 19/12/ 14 ACTUAL: 19/12/14
LÍNEA DE MCROFORMAS TAMA ÑO DEL LOTE (ELEMENTOS) NOMBRES YAPELLIDOS

FECHA VACIADO TAMA ÑO DEMICROFORMA S (LE) DNI
F DEL SERVIDOR VIRTUAL TAMA ÑO DEL DISCO VIRTUAL ( MB) CA RGO
<
8
NUMERO
o
TOTAL
›
REPORTE 1
‹c
z
NOMBRE DOCUMENTO NOM BRE DISCO
oc
Ct.
:3
a
o
o
5
z
FECHA EM !SION
1
RESOLUCION
O
OBSERVACIÓN
p.
§
1
FOLIOS
1
W
1
o /
pd
o
z
PRODUCCIÓN
2
Pil
VIRTUAL
ffl
o
o
v_-
E
2
a _--
ft) t
UD
,
J
O ,1
ANEXO N° 12
PLAN DE PRODUCCIÓN
•
PLAN DE PRODUCCIÓN N° [Área-AcrónimoLíneaProducción-Año-Correlativo]
CÓDIGO: F-05/SPM/SGEN/RE VERSIÓN: 03 EMISIÓN: 19109/14 ACTUAL: 06/04/16
I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
Organización Propietaria !REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL • RENIEC
RUC 20295613620 Teléfono (01) 315-2700 I Anexo 1130

1
Dirección 1JR. BOLIVIA 109, EDIFICIO CENTRO CÍVICO, CERCADO DE LIMA, LIMA
Representante 'ANA MAGDELYN CASTILLO ARANSAENZ
DNI r 07863324 Correo electrónico I acastillo@reniec.gob.pe
II. DATOS GENERALES
2.1. De la Linea de Producción
Línea Producción
Dirección
Responsable Línea DNI
Correo Electrónico Teléfono / Anexo
2.2. Del Certificado de Idoneidad Técnica
N° Certificado Idoneidad 391501/1206172
Fecha de Inicio Fecha de Caducidad
2.3. Dei Lote de Producción
Fecha Inicio Proceso Fecha Fin Proceso
Turnos de Trabajo Estimados Total Estaciones Trabajo

Estimadas
Total Servidores Estimados
Código Serie Documental Serie Documental Tipo Documento
III. RECEPCIÓN
3.1. Procedencia de los Documentos
Archive Central 1 1 Mesa de Partes URD
3.2 Medio de Soporte
Soporte Papel Electrónico 1 1 Microformas Tamaño (Bytes) del documento

Electrónico o Microforma
3.3 Medio de Soporte Físico para la Recepciónde Documentos Electrónicos o Microformas
CD-R CD-RW DVD-R DVD-RW BLU-RAY
Otro
Cantidad Documentos Cantidad Folios Estimados

Estimados
Estaciones de Trabajo Senadores Asignados
Asignadas Estimadas Estimados
Software a Utilizar
N° Hardware a Utilizar Identificador Hardware a Utilizar Identificador

1 3
2
Observación
Y GER
V't Al, A
Y PRESUPU IV. PREPARACIÓN
Estado de Conservación del Bueno Regular Malo Evaluar el estado de conservación en integridad, legibilidad,
Documento de Archho calidad de papel
Estaciones de Trabajo Servidores Asignados

Software a Utilizar
N° Hardware a Utilizar Identificador Hardware a Utilizar identificador

1 3
2
Observación
QUINTA VERSIÓN
UCIÓN SECRETARIAL N° 21-2016/SGEN/RENIEC 49
UEL 4
ER:NO
,E0iNA
Jefe
C.
V. DIGITALIZACIÓN
Tarjeta Resolución SCANNER TEST TARGET PM-189 Patrón de Resolución MIRA ISO No. 2
Frecuencia de Reposición de 1,500 A 2,000 pasadas por escáner Número de Pasadas por el
la Tarjeta de Resolución Escáner
Resolución Óptica (ppp) Tonalidad
Brillo Contraste
Veloc. Alimentación Escáner Resolución Impresión (ppp)
Veloc. Alimentación Impresora

(*) La velocidad de paso del documento depende de la resolución, tonalidad y tipo de escaner seleccionados.
Formato Digitalización PDF PDF/A Tamaño del Documento A4
Escala de Resolución 1:1 Sistema OCR No Aplica
Zona 1 (Res. Horizontal) Zona 2 (Res. Vertical)
Zona 3a. 3b No Aplica Zona 4 (Res. Pat. Pequeños) !
Zona 5 (Res. Ciclos/mm) No Aplica Zona 6 (Tamaño Letra Grande)! No Aplica
Zona 7 (Tamaño Letra Peq.) No Aplica Zona 8 (Caracteres Separados)! No Aplica
Zona 9 (Zona Blanca) No Aplica Zona 10 (Zona Blanca) No Aplica
Zona 11 (Manuscritos) Zona 12 (Escala Grises) No Aplica

Software a Utilizar

1 3
2
Observación
VI. INDIZACIÓN
Sistema de Indización Automático Manual X Diseño Implementado RENIEC

Software a Utilizar

1 3
2
Observación
VII. CONTROL DE CALIDAD DE LA LÍNEA

Software a Utilizar

1 3
2
Observación
VIII. CONTROL DE CALIDAD DEL FEDATARIO

Herramientas Estadísticas a Software a Utilizar
Utilizar
1 3
2
Observación
QU ► TA VERSIÓN
IÓN SECRETARIAL N° 12 -2016/SGEN/RENIEC
' 50
Fedatario Juramentado N° Registro del Fedatario
Software a Utilizar
o
1 3
Estaciones de Trabajo Senidores Asignados

Fedatario Juramentado N° Registro del Fedatario
Software a Utilizar
_,,RETARIA N° Hardware a Utilizar Identificador Hardware a Utilizar Identificador
k"-_, IIERAL
1 3
2
Observación
XI. GENERACIÓN DEL MEDIO PORTADOR
Estaciones de Trabajo Medio Soporte Físico

Asignadas Estimadas Estimado
Capacidad Física del Medio Capacidad Lógica del Medio
Estimado Estimado
Capacidad Lógica del Medio Capacidad Lógica del Medio (
Estimado Ocupado
Cantidad de Medios de Contenido del Medio Portador I
Archivo Electrónico
Cantidad de Microformas Tamaño (Bytes) de
Microformas
Herramientas Estadísticas a Software a Utilizar

Utilizar
Responsable del Microarchivo
Dirección Microarchivo
Hardware a Utilizar Identificador Hardware a Utilizar Identificador

1 3
[NOMBRES Y APELLIDOS] [NOMBRES Y APELLIDOS]

DNI N° DNI N°
RESPONSABLE TÉCNICO JEFE DE LA OAA O JEFE DE LA OAD
Elaborado por Aprobado por
TA VERSIÓN
IÓN SECRETARIAL N° -2016/SGEN/RENIEC 51
DE APOYO DE LA SECRETARIA GENERAL MCE- 202-SGEN1001
ANEXO N° 13
REPORTE DE PRODUCCIÓN
i=emer!=n
e ti
REPORTE DE PRODUCCIÓN N° [Área-AcrónimolineaProducción-Año-Correlativo]
CÓDIGO: F-10/SPM/SGEN/RE VERSIÓN: 03 EMISIÓN: 01112114 ACTUAL: 06/04/16
I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
Organización Propietaria 'REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL

RUC I
20295613620 I Teléfono
L_ (511) 315-2700
Dirección IJR. BOLIVIA NRO. 109 (CENTRO CIVICO) LIMA
Representante (ANA MAGDELYN CASTILLO ARANSAENZ
DNI Correo electrónico acasao@reniec.gob.pe

l I
II. DATOS GENERALES

2.1. De la Linea de Producción
Linea Producción
Dirección I
Responsable Linea DNI
I I
Correo Electrónico
L Teléfono i Anexo
2.2. Del Certificado de Idoneidad Técnica
N Certificado Idoneidad
I
39150111206172
Fecha de Inicio
I I Fecha de Caducidad
I
2.3. Del Lote de Producción
Fecha Inicio Proceso I I Fecha Fin Proceso l

Turnos de Trabajo I I Total Estaciones Trabajo
Asignadas
Total Servidores Asignados
III. RECEPCIÓN
3.1. Generalidades
Periodo Recepción I Al 1 Estaciones de Trabajo Asignadas
I I
N' Responsables de la Recepción DNI Correo Electrónico Teléfono
1
2
3
Observación
3.2. Procedencia de los Documentos
Archivo Central I Mesa de Partes I URD

I I
3.3 Medio de Soporte
Soporte Papel I
I Electrónico I I Microformas I I Tamaño (Bytes) del documento
Electrónico o Microforma
3.4 Medio de Soporte Físico para la Recepciónde Documentos Electrónicos o Microformas
CD-R I I CD-RW I DVD-R 1 DVD-RW I I BLU-RAY I

I I I
Otro I
I
3.5 Cantidad de Documentos de Archivo
Código Serie Serie Documental Tipo Documento Cantidad Documentos Cantidad Folios
3.6 Hardware y Software Utilizado
N' Hardware a Utilizar Identificador ' Hardware a Utilizar Identificador

1 3
2
Software Utilizado I
IV. PREPARACIÓN
4,1. Generalidades
Periodo Preparación 1 Al 1 Estaciones de Trabajo Asignadas
I 1
N' Responsables de la Preparación DM Correo Electrónico Teléfono
1
2
3
Observación
4.2. De la Preparación
Estado de Conservación del Bueno l 1 Regular 1 1 Malo I I Evaluar el estado de conservación en integridad, legibilidad,
Documento de Archiro calidad de papel
VERSIÓN
IÓN SECRETARIAL -2016/SGEN/RENIEC 52

1 3
2
Software Utilizado
V. DIGITALIZACIÓN
5.1. Generalidades
Periodo Digítalización Al Estaciones de Trabajo Asignadas
N° Responsables de la Digitalización DNI Correo Electrónico Teléfono

1
2
3
Observación
5.2. De la Digitalización
Tarjeta Resolución TEST TARGET Patrón de Resolución MIRA DE RESOLUCION lSO N° 2
Frecuencia de Reposición de la 2 AÑOS Y MEDIO Número de Pasadas por el

Tarjeta de Resolución Escáner
Resolución Óptica (ppp) Tonalidad
Brillo Contraste
Veloc. Alimentación Escáner Resolución Impresión (ppp)
Veloc. Alimentación Impresora

(*) La velocidad de paso del documento depende de la resolución, tonalidad y tipo de escaner seleccionados.
Formato Digitalización PDF PDF/A Tamaño del Documento A4
Escala de Resolución 1:1 Sistema OCR No Aplica
Zona 1 (Res. Horizontal) Zona 2 (Res. Vertical)
Zona 3a, 3b No Aplica Zona 4 (Res. Pat. Pequeños)
Zona 5 (Res. Ciclos/mm) No Aplica Zona 6 (Tamaño Letra Grande) No Aplica
Zona 7 (Tamaño Letra Peq.) No Aplica Zona 8 (Caracteres Separados) No Aplica
Zona 9 (Zona Blanca) No Aplica Zona 10 (Zona Blanca) No Aplica
Zona 11 (Manuscritos) No Aplica Zona 12 (Escala Grises) No Aplica

1 3
2
Software Utilizado
VI. INDIZACIÓN
6.1. Generalidades
Periodo Indización Al Estaciones de Trabajo Asignadas
N' Responsables de la Indización DNI Correo Electrónico Teléfono

1
2
Observación
6.2 De la Indización
Sistema de Indización Automático I I Manual I x I Diseño Implementado 1 RENIEC
VII. CONTROL DE CALIDAD DE LA LINEA
7.1. Generalidades
Periodo Control do Calidad Al Estaciones de Trabajo Asignadas
N° Responsables del Control de Calidad DNI Correo Electrónico Teléfono
Observación
TA VERSIÓN
CIÓN SECRETARIAL N° U/-2016/SGEN/RENIEC 53
7.2 Del Control de Calidad

¿Hubo Reprocesos? Tipo de Reprocesos
Sí No X Digitalización Indización Ambos
Cantidad de Reprocesos Subsanados por
Hardware a Utilizar Identificador Hardware a Utilizar Identificador

1 3
VIII. CONTROL DE CALIDAD DEL FEDATARIO
8.1. Generalidades
Periodo Control de Calidad Al Estaciones de Trabajo Asignadas
N° Responsables del Control de Calidad del Fedatario DNI Correo Electrónico Teléfono
1
2
3
Herramientas Estadísticas a
Utilizar
Si No X Digitalización Indización{ Ambos

1 3
Nombre y Apellidos DNI
Correo Electrónico N° Registro
Certificado Digital Certificado Digital

Hexagedecimal Decimal
Entidad de Periodo Vigencia Al
Certificación Certificado Digital
Obseneción

1 3
Periodo Fedatación Al Estaciones de Trabajo Asignadas
N° Responsables del Control de la Fedatación Juramentada DNI Correo Electrónico Teléfono

1
2
3
Fedatario DNI
Correo Electrónico N° Registro
Certificado Digital Certificado Digital

Hexagedecimal Decimal
Entidad de Periodo Vigencia Al
Certificación Certificado Digital
Observación
Herramientas
Estadíst. a Utilizar
QUINTA VERSIÓN
LUCIÓN SECRETARIAL N° 2t-2016/SGEN/RENIEC 54

Sí No X Digitalización Indización Ambos
Observación
N° Hardware a Utilizar Identificador N° Hardware a Utilizar Identificador

1 3
2 4
11.1. Generalidades
Periodo Generación Al Estaciones de Trabajo Asignadas

Medio Portador
Actividad (Marcar con una )i
N° Responsable de la Actividad DNI Correo Electrónico Teléfono
PMPV GRAB CCMP ROT
1
2
3
4
PMPV - Preparación Medio Portador Virtual GRAB - Grabación Medios Portadores CCMP - Control Calidad Medio Portador ROT - Rotulado
Medio Soporte Físico DVD-R BLU-RAY Cantidad de Medios

de Soporte Físico
Capacidad Física del Cantidad de Capacidad Lógica
Medio (MB) Microformas Medio Ocupado (MB)
Capacidad Lógica Tamaño de Contenido del Medio
del Medio (MB) Microformas (MB) Portador (MB)
Herramientas
Estadíst. a Utilizar
Observaciones
N° Hardware a Utilizar Identificador N° Hardware a Utilizar Identificador

1 3
2 4
Software Utilizado
<Ciudad>, <Fecha>
[NOMBRES Y APELLIDOS] [NOMBRES Y APELLIDOS]

DNI N° [NRO _DNI] DNI N° (NRO_DNIJ
RESPONSABLE TÉCNICO JEFE DE LA OAA O JEFE DE LA OAD
Elaborado por Aprobado por
TA VERSIÓN
CIÓN SECRETARIAL N°7/V -2016/SGEN/RENIEC 55
,
o
C)
a
u..
O
o
U)
o
z
o
U)
a. a
O
o >-
vI
a a.
zaUI
o
2a
(.) o
o Ui
a. z
u) o
M
MCE- 202-SGEN/001
W
1"..
et
o cy
o
Z w
W
o
LL
<o
<
O 1-
Z<
o
o
o
[8) [7)
ESTACIÓN DETRABAJO
PARÁIoETROSDE LA TARJETA DE RESOLUCIÓNPM-189
1
1
I
I
i
•
i
e de Producción
19
u,
O”,
11
T1
Doy V°13'
Cargo Fecha
1
(11 Fecha y hora en que se dio inicio a la digital ización. [ 111 : (121 Resolución Horizonta l (Zona 1) y Reso lución Vertica l (Zona 2). Ven ficar cuando se produzca un cambio gradual en la densidadde las lineas que van desde
25
(2) Cód igo patrimonialdei escaner utillzado. has ta 6,
•00lineas por pulgada. Es decir. cuando se visualice q ue las lineas logran Independencia una de otras de forma clara y sin distorsión.
[31 Resolución (dpi) del escalar no menor a 200 dpi. ( 13) Re solución Pa trones Peq ue ños (Zona 4). Registrar el solos cuando las líneas logren su independencta una de otras de brisa c lara y ser d istors ión.
1(4 iTona lidad (Esca la Grises. BIN o Color). Indicar la tonal idad configurada en el escanee. ( 14) Tama ño de Le tra (Zona 7). Indicar el tamaño riel caracter m ás pequeños visual izado en el documento original que debe ser reproducidos en las copias impresas a partir de las rn icrolonnas.
(5) Brillo (%). Indicar el porcen taje de brillo con figurado en el escaner ( 151 Caracteres Manuscr itos (Zona 11). Indicar los valores MANUSCRITO o IM PRESO.
(6] Con trae CA). Indicar el porcentaje de contras te con figurado en el escarer. [ 16) N .Pasa das. Nom bre y apellidos de la persona que realizó el regis tro.
Cód igo pa trimon ia lde la impresora ut ilizada. ( 17] Registra do por. Nombre y apellidos de la persona que realizó el registro.
Resolución (dpi) de la impresora. no debe ser menor a la resolución configurada en el escarie, (18) Observaci ón. Observaci ón sobre la variación utilizada en los palieres de configuración del escaner u otros que se cons ideren releva ntes.
(9] N .Reg istro de la Muestra. N' Regstro del SIID lOAD) o Te» +N ' Resolución (OAA). ( 19) Ver ifica do por. Responsable de verificar el control de calidad de las imágenes de la Tarjeta ele Resolución y de las im ágenes de los documentos originales en concordancia con este regateo.
[101 Código de la Tarjeta de Resoluci ón PM-189. Código con el cual se ident ifica la Tarjeta de Resolucion asign ada.
- --
/ „. Ji1-_:.: i4.
.. ,,,
21 -2016/SGEN/RENIEC
Lo
ANEXO N° 15
HOJA DE INFORMACIÓN GENERAL
Versión
> Versión 5.00 del 08 de Abril de 2016.
Responsable de la elaboración del Manual
> Ricardo Antonio Moreau Heredia

Oficina de Administración de Archivos, mediante Memorando.
> Juan Manuel Merino Medina

Oficina de Administración Documentaria, mediante Memorando.
Responsables de la revisión del Manual
> Carlos Martin Eulalio Loyola Escajadillo

Gerencia de Planificación y Presupuesto del RENIEC, mediante Memorando.
> Juan Jose Altamirano Yañez

Gerencia de Asesoría Jurídica, mediante Memorando.
> Ana Magdelyn Castillo Aransaenz

Secretaría General, mediante Resolución Secretarial.
Responsables de la aprobación del Manual
> Ana Magdelyn Castillo Aransaenz

Secretaría General, mediante Resolución Secretarial.
Fecha de Aprobación
> A partir de la emisión de la Resolución Secretarial.
Medio Portador
> Electrónico en la Intranet Institucional del RENIEC.

> Impreso en hojas A-4 (copia no controlada).
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 22--2016/SGEN/RENIEC 57
ANEXO N° 16 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo: Para los propósitos de la presente norma, conjunto de documentos conservados por
cualquier técnica, en cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado.
Archivo Electrónico: Conjunto de documentos conservados por cualquier técnica, en cualquier
medio electrónico.
Calidad de la imagen. La calidad de la imagen está determinada en base a los criterios y
parámetros de la digitalización o conversión a documento electrónico.
Configuración: La manera en la que el hardware y el software de un sistema de procesamiento
de información están organizados e interconectados.
Conservación: Acción de mantener, custodiar, proteger, resguardar, algún objeto frente al
deterioro, daño, peligro, abandono.
Documento: Cualquier medio que lleve en él información registrada y que puede ser tratado como
una unidad.
NOTA 1: De acuerdo a los requerimientos funcionales de las organizaciones los documentos se pueden
clasificar, organizar, ordenar e identificar en forma individual o en conjunto y en ambos casos ser tratados
,RETAIVA
EljERAL como unidad, sea como documentos físicos o documentos electrónicos.
NOTA 2: Son ejemplos de conjuntos tratados como unidad las bibliotecas, las colecciones, series
documentales, los expedientes, legajos, planillas, etc., sea como documentos físicos o documentos
electrónicos o una combinación de ambos.
Documento de archivo:
a. Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una
organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.
b. Documento de una organización que autoriza su migración a microformas y de cuyo
origen y contenido es responsable.
c. Documento original producto de algún proceso o implementación de un procedimiento
para su registro como archivo.
Documento electrónico: Unidad estructurada de información registrada, publicada o no,
susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por
una persona o una organización de acuerdo a sus requisitos funcionales, utilizando sistemas
informáticos.
NOTA: El término documento electrónico no se refiere únicamente a los documentos de texto que se suelen
crear con procesadores de texto, sino también comprende los mensajes de correo electrónico, las hojas de
cálculo, los gráficos e imágenes, los documentos HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia o
de otras clases, que incluyen a sus enlaces y accesos automáticos.
Equipamiento
Configuración definida de estación de trabajo, computadora personal, escáner, software, equipo
de grabación, disco óptico, impresoras, entre otros dispositivos utilizados para dar soporte a las
operaciones de un determinado proceso.
Estación de trabajo: Ambiente físico en el cual se realiza uno o más procesos de una línea de
producción de microformas, asignada a un único usuario y dotado de recursos, procedimientos,
hardware y software requeridos para realizar funciones asignadas.
Evaluación del sistema: comprende el examen sistemático basado en normas técnicas
declaradas por la organización, de la línea de producción y almacenamiento de microformas, que
incluyen los siguientes procesos:
a. Evaluación del sistema de producción y almacenamiento de microformas,
b. Auditoría de seguridad de la información,
c. Auditoría de la seguridad informática.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° bl..-2016/SGEN/RENIEC 58
DE APOYO DE LA SECRETARIA GENERAL MCE- 202-SGEW001
Depositario de la Fe Pública que cuenta con especialización en informática, y su
certificado de idoneidad técnica vigente expedido por su respectivo colegio profesional,
en concordancia con el artículo 2 del D. Leg. N° 827 y 681, D.S. N°009-92-JUS.
Firma digital:
a. Dato digital adjunto, añadido, incorporado, embebido o lógicamente asociado a otro dato o
documento electrónico.
Las características mínimas de la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de
Firma Electrónica son:
i. Se genera al cifrar el código de verificación de un documento electrónico, usando la
clave privada del titular del certificado.
ii. Es exclusiva del suscriptor y de cada documento electrónico firmado por éste.
iii. Es susceptible de ser verificada usando la clave pública del suscriptor.
iv. Su generación está bajo el control exclusivo del suscriptor.
v. Está añadida o incorporada al documento electrónico mismo de tal manera que es
posible detectar si la firma digital o el documento electrónico fue alterado.
b. Conjunto de datos anexados a un archivo electrónico que permite a un destinatario autenticar
su origen. (4.72 ISO 12651).
c. Datos anexados a, o una transformación criptográfica de, una unidad de datos que permite al
receptor de la unidad de datos probar el origen e integridad de la unidad de datos y proteger
contra la falsificación por ejemplo por el receptor. (3.3.26 ISOC 7498-2)
Imagen: Representación por apropiados medios de un apropiado receptor (pantalla, superficie
fotosensible...) de un objeto o de un dato correspondiente a dicho objeto.
Imagen electrónica: Representación de un documento en forma de dato sobre un soporte de
almacenamiento digital, elementos de un cuadro sobre el ecran de un dispositivo de pantalla visual
o en forma de copia impresa.
Indización: Para los propósitos de la presente norma, identificación de datos, información o
documentos individuales o en conjunto, tratados como unidad, siguiendo una definida metodología
de ordenamiento lógica y uniforme, que permita fácil ubicación, rápida disponibilidad y su
recuperación, durante los procesos de transformación a los que es sometido y desde los medios
de soporte elegidos para su conservación y almacenamiento, manteniendo en todo momento la
integridad original de dicha unidad.
NOTA: La metodología de identificación puede utilizar números, letras o fechas correlativas, nombres,
identificación alfanumérica o combinaciones que sigan reglas internas establecidas por la organización o
externas adoptadas de común acuerdo con los destinatarios o en cumplimiento de disposiciones emitidas por
autoridades competentes.
Infraestructura Oficial de Firma Electrónica — IOFE: Es un sistema confiable, acreditado,
regulado y supervisado por la Autoridad Administrativa Competente, provisto de instrumentos
legales y técnicos que permiten generar firmas digitales y proporcionar diversos niveles de
seguridad respecto de:
a. La integridad de los documentos electrónicos;
b. La identidad de su autor, lo que es regulado conforme a Ley.
El sistema incluye la generación de firmas digitales, en la que participan entidades de certificación
y entidades de registro o verificación acreditadas ante la Autoridad Administrativa Competente
incluyendo a la Entidad de Certificación Nacional para el Estado Peruano, las Entidades de
Certificación para el Estado Peruano, las Entidades de Registro o Verificación para el Estado
Peruano y los Prestadores de Servicios de Valor Añadido para el Estado Peruano.
Información
Datos, ya sean en la forma de números, gráficos o palabras, que han sido organizados,
sistematizados y presentados de modo que los patrones subyacentes queden claros.
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2016/SG EN/RENIEC 59
Inspección
Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o comparar de algún modo, la unidad en
consideración con respecto a los requisitos establecidos.
Integridad: Es la característica que indica que un documento electrónico no ha sido alterado
desde la transmisión por el iniciador hasta su recepción por el destinatario, tratándose de
documentos electrónicos. Para documentos en soporte papel, la integridad corresponde al
documento completo en toda la extensión de su folio o folios.
Legibilidad: Aptitud de una imagen para ser interpretada; o leída rápida e inequívocamente,
identificando y distinguiendo elementos, individuales, series o conjuntos (letras, números, trazos,
líneas, objetos, etc.).
Línea de producción: Conjunto de procesos, procedimientos y recursos de software y hardware
integrados como una unidad de producción para elaborar microformas.
Lote: Cantidad especificada de documentos, información, datos o imágenes de características
similares o que han sido producidos, colectados, ordenados o transmitidos bajo procesos o
condiciones esencialmente uniformes, que se someten a procesamiento e inspección como un
conjunto unitario.
Medio de archivo electrónico: Medio con aptitud para contener documentos en formato digital.
Medio de Medición: Instrumento utilizado para realizar mediciones, previa calibración o estándar
referencial aplicado. Por ejemplo: Tarjeta de resolución Scanner Test Target PM-189.
Medio Portador Definitivo: Es aquel medio de soporte de archivo(s) electrónico(s) que permite
una única grabación (escritura) y múltiples reproducciones (lecturas), asegurando la inalterabilidad
y perdurabilidad del documento de archivo electrónico, en el entorno tecnológico seleccionado.
Medio Portador o de Soporte Físico: Para efectos del presente documento, el soporte físico que
contiene los datos (CD, DVD, Bluray, etc.).
Medio Portador o de Soporte Virtual: Conjunto de documentos electrónicos contenidos en
memorias virtuales, estructurados, organizados y almacenados, cuya magnitud de volumen colma
la capacidad de un soporte físico.
Microforma:
a. Un término genérico para cualquier medio que contiene imágenes.
b. Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento (electrónico),
que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte
material portador (medio portador electrónico o físico), mediante un proceso fotoquímico,
informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos
equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de
equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas,
esencialmente iguales al documento original.
c. Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por
procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los
producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos
establecidos en la Ley N° 26612.
d. La microforma debe reproducir el documento original con absoluta fidelidad e integridad, y
que posee cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superior o al menos similar al
documento original.
Microforma original: Microforma usada para producir las sucesivas generaciones de
microformas.
Microforma copia: Reproducción exacta del elemento (archivo) original que contiene
micróforma(s), efectuada sobre un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato,
configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos equivalentes.
Micrograbación: Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de los
documentos originales en papel o material similar; o bien directamente de los medios o soportes
QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 2---2016/SGEN/RENIEC 60
electromagnéticos, digitales u otros en que se almacena información producida por computador u

ordenador.
Microarchivo: Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de
soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provisto de sistemas de índice y
medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias
exactas los documentos almacenados como microformas.
Módulo: Conjunto de derechos de funciones y derechos de objeto asignados a un determinado
usuario o grupos de usuarios para desarrollar un proceso específico en una línea de producción de
microformas.
Poder de resolución: Expresión numérica del límite de resolución de un sistema óptico o
fotográfico, determinada con la ayuda de una mira y expresada como el número de pares de
líneas por milímetro distinguibles en una imagen de esta mira.
NOTA: En razón de las imperfecciones inherentes a todo sistema óptico, el poder de resolución no es
constante en toda el área de imagen.
Preservación: Acción que implica proteger y/o resguardar algún objeto para evitar su deterioro o
afectación por daño o peligro.
Producto: Para los fines del presente procedimiento, es el resultado de los procesos del sistema
de elaboración de microformas con valor legal, conforme se dan.
Producto no conforme: Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos especificados.
Registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las características pertinentes de
un producto, proceso o servicio o las características particulares de un organismo, o de una
persona, en una lista apropiada disponible públicamente.
Relación de Compresión
Relación entre el número de bits de una imagen electrónica después y antes de la compresión
(4.37, ISO 12651).
Resolución:
a. Aptitud de un sistema fotográfico (equipo, óptica, emulsión sensible y procesamiento) para
registrar detalles finos; y
b. Aptitud de un sistema óptico para representar visualmente detalles finos.
Sistema informático: Conjunto de elementos relacionados, compuesto por uno o más de los
procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de
satisfacer una necesidad u objetivo definido. (3.31 NTP ISO /I EC 12207)
Usuario: Individuo u organización que utiliza el sistema en operación para llevar a cabo una
función específica.
NOTA: El usuario puede llevar a cabo otros pápeles, tales como el de adquiriente desarrollador o responsable
de mantenimiento. (3.36 NTP ISO/IEC 12207).
Vaciado o Descarga: Acción de vaciar o descargar de un repositorio su contenido.
_01CAcio QUINTA VERSIÓN

•4.>‘ ¿-
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 22.-2016/SGEN/RENIEC 61
iN0
JAS
ata
SGR
ANEXO N° 17
CONTROL DE CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR
CONTROL DE CAMBIOS
NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO
OBJETIVO OBJETIVO
CAMPO DE APLICACIÓN CAMPO DE APLICACIÓN
Numeral 3.4 Numeral 3.6
Numeral 3.16 Eliminado
No existía en esta versión Numeral 3.16
QUINTA VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS

QUINTA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° »ZJ -2016/SGEN/RENIEC 63
PRODUCCIÓN DE MICROFORIVIAS PARA LOS ORGANOS
CONTROL DE CAMBIOS

Numeral VI Numeral VI
Numeral 7.1.1 Numeral 7.1.1
Numeral 7.1.2 Eliminado

,RETAR1A
GENES'At. Numeral 8.1 Numeral 8.1
,o• Anexo N° 12 Anexo N° 12

,_
•-• GER N
-1 PLAN,
1 Y PRESUP CEITO li
Anexo N° 13 Anexo N° 13
NCIA \
,,A No existía en la versión anterior Anexo N° 15
II>.
•
N° 1)2/-2016/SGEN/RENIEC 64

Mce-202-Sgen 001-RS - 22-2016-Sgen-Reniec

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Mce-202-Sgen 001-RS - 22-2016-Sgen-Reniec

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Mce-202-Sgen 001-RS - 22-2016-Sgen-Reniec

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ire MANUAL PARA CERTIFICACIONES

CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

a. 5.6 Contratación de servicios de producción.

del 09 de marzo de 2011.

3.37 Resolución Secretarial N° 29-2014/SGEN/RENIEC, aprueba la Directiva DI-

3.52 Resolución Gerencia! N° 000011-2009/GI/RENIEC, aprueba el Manual de

IV. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

5.1. ESTRUCTURA GENERAL UBICACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL

Estructura Organizacional del RENIEC

cACia;,, QUINTA VERSIÓN

VI. ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

Control de Calidad Control de Calidad

Control de Calidad Control de Calidad

Control de Calidad Control de Calidad

VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES

7.1.2 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS

b. Conduce el proceso de formulación del Programa del Control de

7.1.5 DEPOSITARIO DE LA FE PÚBLICA

utilizar un certificado digital de firma emitido por la Entidad de

legales, administrativos y técnicos del sistema de producción de

g. Coordina la eliminación de las imágenes contenidas en el medio

a. Realiza el control de calidad del fedatario del sistema de

c. Ejecuta el protocolo de control de calidad de la fedatación

b. Ejecuta el protocolo para la grabación de las

producción de microformas para los órganos de apoyo

locaciones de la Institución o de terceros, cumpliendo con los requisitos de

8.2.2 LA GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE

8.2.3 REGISTROS, FORMATOS Y ACTAS

L,YLA QUINTA VERSIÓN

microformas se destinará su almacenamiento a microarchivos

concordancia con la GP-375-SGEN/OAA/003 "Eliminación de

e. Los lineamientos de seguridad son aplicables a los directorios que

• Norma Administrativa Interna NAI-428-GTI/SGSTO/021 "Plan de

8.5 TECNOLOGÍA A UTILIZAR

líneas de producción de microformas para los órganos de apoyo de

8.5.3 MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

8.5.4 ARQUITECTURA DE RED Y TRANSMISIÓN TELEMÁTICA

Estación de Trabajo Estacón de Trabajo

Ezación de Trabajo Estación de Trabap

Estación de Trabajo Estación de Trabajo

Estación de Trabajo Estación de Trabajo

Estación de Trabajo Estación de Trabajo

Diagrama de Red Representativa de las Líneas de Producción de Microformas

Los puertos de conexión de las estaciones de trabajo son de sólo

La seguridad de la información de la Red RENIEC y de la transmisión

DECLARACIÓN JURADA DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD

Conste por la presente declaración jurada, que el suscrito, [NOMBRES Y

Declaro conocer y aplicar los lineamientos siguientes:

> Cumplir con las disposiciones de seguridad de la información aplicables al

> Preservar la integridad, confidencialidad, confiabilidad del sistema de

Conocer las disposiciones administrativas previstas por el RENIEC y la

Asimismo declaro no pertenecer ni estar asociado a organizaciones que puedan

Lima, [DÍA] de [MES] de [AÑO]

Firma del Declarante

PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ORGANOS

I. DATOS DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

II DATOS DE LA ENTIDAD PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS

Entidad REGISTRO NACIONAL DE IDENT1FICACIóN Y ESTADO CIVIL