Procedimiento de Compras

Código: PG-05
PROCEDIMIENTO GENERAL Página 1 de 28

COMPRAS Versión: 04
Fecha: Noviembre 2010
PROCEDIMIENTO GENERAL
COMPRAS
Elaboró Revisó Aprobó
Wilma Bustos Bustos

Nombre Jefa de Adquisiciones Rene Suazo Rojas
David Ramírez Fuentes
Gerente General
Gerente General Maestra
cargo de
Victoria Navarro Venegas Maestra Servicios S.A.
Jefe Mejora Continua
Firma
Fecha Noviembre 2010 Noviembre 2010 Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia

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ÍNDICE
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3
4. DEFINICIONES 3
5. COMPRAS 4
5.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS 4
5.2 COMPRAS AREA MARKETING GRUPO MAESTRA 10
5.3 COMPRAS OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA 11
6. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS 13
6.1 Recepción de los recursos en obra (Constructoras) 13
6.2 RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING 17
6.3 RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA 18
6.4 LISTADO DE PROVEEDORES 18
7. ARRIENDO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS 20
7.1 PROCESO DE ARRIENDO 20
7.2 CONTROL DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS 21
8. TRANSPORTE 22
9. EVALUACIONES PROVEEDORES 25
10. REGISTROS 26
11. ANEXO 28

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1. OBJETIVO
Es adquirir recursos que cumplan con las especificaciones técnicas, calidad plazos y costos establecidos para el
producto Maestra los cuales deben estar aprobados por los canales regulares correspondientes.
2. ALCANCE
1
Este procedimiento es de aplicación al abastecimiento de:
• 2
Los recursos críticos definidos por las obras de las empresas Constructoras del Grupo Maestra.
• 3
Los recursos críticos de las empresas Inmobiliaria , Área Ventas , Marketing del Grupo Maestra
• 4
Los recursos críticos para demás áreas del Grupo Maestra, como;
• Oficina Central, empresas
• Salas de Venta
• Los arriendos de maquinarias, equipos y/o herramientas para todas las obras que las utilicen.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• ISO 9001:2008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos” se entienden incorporadas todas las
5
modificaciones posteriores a esta versión
• ISO 9000:2005.“Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario” se entienden incorporadas
6
todas las modificaciones posteriores a esta versión
• Manual de Calidad de Maestra, MC punto 7.4.
• PE-03 “Elaboración de Planes de calidad de obras”, capítulo 5.2.16
• PG-06 “Subcontratos”.
4. DEFINICIONES
7
Las aplicables de la ISO 9000:2005 . y las que se desarrollan en este documento.
1 Se agrega la palabra abastecimiento

2 Se cambia palabra materiales por recursos
3 Cambia palabra materiales por recursos
4 Cambia palabra materiales por recursos
5 Se actualiza versión ISO 901:2008 y párrafo
6 Se actualiza versión ISO 9000:2005y párrafo
7 Se actualiza versión ISO 9000:2005

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8
Recurso crítico : Es aquel recursos que tiene impacto en la realización del producto y que requiere un control
especial, pues afecta el avance de la obra, su costo y/o calidad del producto
Stock crítico: Es la cantidad mínima de recursos necesarios en existencia en las obras para no entorpecer su
normal funcionamiento.
Condicionalidad: La condicionalidad es el estado en el que se encuentra un proveedor nuevo en la empresa, el

cual se monitorea periódicamente para evaluar su gestión y respuesta a los requerimientos de recursos por parte
de la empresa.
Proveedor critico: Si el volumen de compras es alto y la importancia para el negocio es elevada, se trata de un
proveedor crítico. En este caso lo más importante será alcanzar acuerdos de suministros a largo plazo con es-
casas variaciones en el precio y donde el aprovisionamiento esté garantizado.
Además de estos criterios se pueden revisar otros como los económicos (precio, forma de pago, descuentos) la
calidad del producto ofrecido y que se refieren a la disponibilidad, plazos de entrega, servicio postventa, etc.
Ruta Crítica: Es la serie de partidas que no admiten márgenes de demora porque su modificación en fechas
repercutiría a la fecha final del proyecto.
5. COMPRAS
5.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS

9
Las compras de las constructoras corresponden a aquellas compras de recursos para las obras de la
empresa. Los recursos son clasificados en recursos críticos y no críticos, según afecten éstos la calidad del
producto final y por lo tanto precisan un tratamiento especial en cuanto a su almacenamiento, colocación y/o
control de inventario. Cualquier consideración especial deberá quedar señalada en los respectivos Planes de
Calidad de cada obra. Para los materiales críticos se genera un listado de materiales que afectan a las partidas
de la ruta crítica.
10
5.1.1 Compras de Recursos Críticos
11
Recurso crítico es:
1. Aquel recurso critico de alta incidencia en el presupuesto de la obra, por ejemplo hormigón, fierro,
moldaje, estos tienen un proceso especial de compra, negociación, precio versus condiciones de pago.
8 Se cambia materia por recurso

9 Se cambia material por recurso
10 Se cambia material critico por recurso critico
11 Se cambia material por recurso

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2. Aquel recurso que pudiese tener problemas de suministro en el transcurso de la obra por ejemplo,
puertas, sanitarios, ascensores, pues no se puede pedir de 1 día para otro, el tiempo de anticipación
pudiesen ser 60 días como mínimo en algunos casos.
3. Aquel recurso que se pide a medida y por ende considera planos, especificaciones entre otros.
4. Es aquel que está involucrado en alguna partida de la ruta critica
5. Aquel recurso que tiene un proveedor critico único

6. Aquel recurso que se importa.
5.1.1.1 Ingreso de solicitudes
Para la compra de recursos críticos los cuales fueron definidos anteriormente, se genera un requerimiento de
materiales en obra , requerimiento generado por las jefaturas de terreno en la obra, utilizando para ello PG 05
R017 Nota de Pedido de Materiales esta solicitud es ingresada por el Jefe de Bodega al Sistemas de Compras
para ello antes debe contar con la autorización del Profesional de Terreno, el Profesional Administrador de Obra y/o
Subgerente de Construcción, esta autorización se hace previa revisión del presupuesto, programas de avance, y
12
las especificaciones técnicas, dicho requerimiento de compra es cursado utilizando el Sistema de Compra de la
empresa.
El Jefe de Bodega debe señalar en el requerimiento de compra, la descripción detallada, cantidad de material
requerido, fecha en que se necesita en la obra, adjuntar el programa de despachos de ser necesario y cualquier
otra observación adicional que permita asegurar la llegada del recurso requerido.
Las notas de pedido quedan archivadas en dos copias una copia en la Bodega y otra en la oficina del Profesional
Administrador de Obra.
Una vez que la solicitud de materiales es ingresada al sistema, el Profesional Administrador de Obra revisa para
aprobar o rechazar el material ingresado, si la solicitud es aprobada el sistema la envía para que él o el
Subgerente de Construcción proceda a revisar y de acuerdo al presupuesto de la obra, programación de
compras y especificaciones técnicas del producto autoriza o rechaza este requerimiento. Esta revisión debe
realizarse en un plazo tal que no afecte el avance de las partidas en las cuales se utilizará dicho recurso.
El Sistemas de Compras permite incorporar nuevos recursos que no estaban considerados en la partida original,
generando un histórico de estos para poder obtener información real de lo comprado y utilizarlo para futuros
estudios de presupuestos.
12 Se cambia software por sistema

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Si al momento de ingresar las solicitudes de recursos, estos no existen en la base de datos del Sistema de
Compras, el Jefe de Bodega o quien él designe debe solicitar su creación a través de un e-mail dirigido al Jefe de
Adquisiciones, quien creará el nuevo material en el sistema según la siguiente descripción.
Ingreso de recursos al sistema
Inicialmente se valida si el recurso solicitado existe en la base de datos si no existiese se ingresa considerando
las siguientes observaciones:
 El nombre del recurso es genérico (sin marcas, ni nombres de fantasía) y debe mantener las
características exactas del recurso solicitado.
 Ingresar unidad de medida que corresponda, y en caso de existir ingresar unidad de medida secundaria
revisando que el factor de conversión sea el correcto.

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5.1.1.2 Proceso de compra
Una vez que la solicitud de materiales ha sido aprobada por el Profesional Administrador de Obra y/o Subgerente
de Construcción el sistema los libera para que se inicie el proceso de compra esto se realiza una vez a la
13
semana .
Proceso de Compra
Los procesos de compra se generan marcando y agrupando los recursos según los siguientes parámetros,
características similares, misma partida, proveedor especifico, otros.
El jefe de adquisiciones asigna por sistema los procesos de compra a quien gestionara la compra, la compra
puede ser gestionada tanto por el jefe o los asistentes de adquisiciones, en este procedimiento llamaremos
comprador a quien gestione la compra.
13 Se agrega frase

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Una vez que le son asignados los procesos el comprador genera las solicitudes de cotización para los
recursos del proceso y las envía a los proveedores históricos con los que la empresa trabaja.
En caso de requerir la compra a un nuevo proveedor, el Jefe de Adquisiciones puede ingresarlo al sistema, de
acuerdo a lo descrito en el punto 6.4.1. de este procedimiento.
Una vez que se han ingresado las cotizaciones y están establecidos los precios, las formas de pago y otras
condiciones especiales, se realiza el Análisis de precios unitarios, en el cual el comprador marca los productos
que cumplan con las especificaciones solicitadas, el valor sea el más conveniente y la forma de pago sea óptima.
Con el análisis realizado, se puede determinar que para un requerimiento de compra exista más de un proveedor,
una vez realizada esta selección se envía a revisión del Jefe de Adquisiciones quien determina si el proceso es
enviado a revisión de la gerencia respectiva o es aprobado directamente por el mismo para generar la o las
órdenes de compra, el límite de aprobación del Jefe de Adquisiciones es $500.000 neto.
Para la revisión del análisis por parte del Jefe de Adquisiciones y de la gerencia respectiva se genera el
“Examinador de compras por partida” en el que, se visualizan las compras ya realizadas para la partida a la

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fecha de la revisión. Este cuadro de análisis permite comparar los valores y cantidades estimadas del presupuesto
de los recursos a comprar, versus los valores y cantidades reales de éstos
Una vez que el análisis es aprobado ya sea por la gerencia o por el Jefe de Adquisiciones cada comprador es
responsable de generar y emitir las órdenes de compra y de enviarlas por correo o por fax al Proveedor, Jefe de
14
Bodega y Profesional Administrador de Obra adjuntando a la orden de compra la programación del despacho, en
caso de ser necesaria la entrega parcializada de los recursos.
Un factor importante a considerar al momento de realizar el análisis de precios, es la forma de pago acordada con
el proveedor pues afecta el plazo para el despacho o el retiro de los recursos.
Compras con pago documentado, en este caso se envía a Finanzas una solicitud de cheques para ello se utiliza
el PG 09 R002 Solicitud de cheque por concepto de anticipo a proveedores. Las solicitudes de cheques se
gestionan de acuerdo a lo que indica el punto 6.4 del proceso PG 09 Procedimiento General Soporte
Financiero Contable.
14 Se agrega Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra

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Una vez que Adquisiciones recibe los documentos (cheques), estos se envían al proveedor junto a la Orden de
compra y Programa de despacho, para que la Obra, a través de su Jefe de Bodega coordine los despachos o
retiros de materiales.
Compras con crédito abierto, en este caso la Orden de compra es enviada al Proveedor, Jefe de Bodega y
15
Profesional Administrador de Obra o Profesional de Terreno quienes con el Programa de entrega de materiales
coordinan los despachos o el retiro de los recursos.
5.1.2 Compras de Materiales no Críticos

16
Para la compra de recursos no críticos se procede de igual modo a las compras de materiales críticos,
17
punto 5.1.1. Para este tipo de recursos no es necesario desarrollar instructivos para su almacenamiento ni
para su colocación.
5.2 COMPRAS AREA MARKETING GRUPO MAESTRA

18
Las compras de estas áreas corresponden a la adquisición de recursos que afectan la imagen de la
compañía relacionadas con el proceso publicidad y marketing y aquellas relacionadas con el proceso de
venta. La Encargada de Marketing es responsable de generar los requerimientos de compra del área
inmobiliaria, de acuerdo al Plan Comercial aprobado por la Gerencia Comercial.
5.2.1
Para la compra de materiales críticos la Encargada de Marketing prepara un esquema, prototipo, muestra,
impresión, borrador, maqueta u otro ejemplo, de las gráficas enviadas por la agencia de publicidad para ser
19
presentado al Gerente General , el cual debe aprobar o rechazar el producto expuesto. La aprobación del
producto debe quedar registrada en acta o vía e-mail, y en el caso que el producto sea rechazado, en
reunión de comité deberá definirse el producto final.
Una vez aprobado el producto o gráfica publicitaria, la Agencia de Publicidad realizará los originales corres-
pondientes, los que serán cargados en CD, y posteriormente retirados por los Proveedores que realicen el
trabajo.
La Encargada de Marketing cotiza a las empresas los productos aprobados, presentando las cotizaciones e
informando al Gerente Comercial la mejor opción considerando el respaldo, calidad, servicio y forma de pa-
go. Éste debe aprobar o rechazar la cotización.
15 Se agrega Profesional Administrador de Obra y Profesional de Terreno

16 Se cambia materiales por recursos
19 Se cambia Gerente de Negocios por Gerente General

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20
Con la aprobación de la Gerencia General , la Encargada de Marketing, solicita a la unidad de Adquisicio-
nes la generación de una orden de compra, que posteriormente, envía por e-mail al proveedor selecciona-
do, y quien retirará desde la Agencia el original del producto o gráfica y al momento de despachar será al lu-
gar que la Encargada de Marketing le indique.
La facturación se realizará contra entrega del producto y se hará llegar a la Oficina Central, para gestionar el
pago.
5.2.2 Implementación de Salas de Venta y Pilotos
Los artículos necesarios para la implementación de Salas de Venta y de los Pilotos se compran al proveedor
definido por la Encargada de Marketing para ello. La Encargada de Marketing deberá cotizar los productos
necesarios, vía e-mail, al vendedor. Una vez recibida la cotización y negociado el precio, deberá realizar una
solicitud de orden de compra a la unidad de Adquisiciones y realizar solicitud de Cheque, detallando la
21
compra y el motivo de ésta, la cual debe ser aprobada o rechazada por el Gerencia General .
Aprobada la solicitud de cheque, se entrega a la unidad de Finanzas para gestionar el pago y poder coor-
dinar el despacho de éstos al lugar que la Encargada de Marketing indique.
Toda solicitud de cheque relacionada con esta materia, debe ser aprobada por el Gerente de Negocios y en-
tregada a la unidad de Finanzas para gestionar el pago.
La habilitación de Salas de Ventas, se encuentra detallada en el Procedimiento Específico Venta del Inmue-
ble PE-04, en su punto 5.2.2.
5.3 COMPRAS OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA
Las compras asociadas a otras áreas de la empresa corresponden a la adquisición de materiales que afectan
el funcionamiento de los procesos Directivos, Administrativos, de Soporte y otras empresas del Grupo
22
Maestra.
23
5.3.1 Compras de otros Recursos
24
Los recursos críticos para estas áreas del Grupo Maestra, son definidos por la Gerencia General del área
25
de Administración y Finanzas y se gestiona su compra a través de la unidad de Adquisiciones, de
acuerdo con las órdenes de compra aprobadas por la misma Gerencia. Los requerimientos se realizan
20 Se cambia Gerencia de Negocios por Gerencia General

21 Se cambia Gerencia de Negocios por Gerencia General
22 Se modifica párrafo
23 Se cambia insumos por recursos
24 Se cambia materias por recursos
25 Se cambia Maestra Servicios S.A. por Administración y Finanzas

Código: PG-05

utilizando el formato PG 05 R002 Pedido de Insumos el cual se envía por correo electrónico, al Jefe de
Adquisiciones o a quien este designe. Con esta información se elabora el Cuadro resumen solicitud de
26
insumos para cada área que maneja el Jefe Adquisiciones , cuadro que incluye el tipo de material
solicitado, las cantidades requeridas, el precio unitario cotizado y un comparativo entre la compra del
período anterior y el actual. Este cuadro es presentado al Gerente General del área de Administración y
27
Finanzas para su revisión, observaciones y aprobación.
Con el requerimiento aprobado, el Jefe de Adquisiciones o quien este designe, genera las órdenes de
compra respectivas y las envía al proveedor y al responsable de cada área.
Los responsables de realizar cada solicitud dependen del área en la que se necesite el insumo.
Área Responsable Formato utilizado
Compras para Salas de venta de

28
Supervisor de ventas
proyectos.
PG 05 R002 Pedido de Insumos
Compras unidades oficina central Jefatura de cada Unidad
Compras unidades Oficinas comerciales Jefatura de cada Unidad
5.3.2 Compras de Activos Tecnológicos
En el caso de compras de activos tecnológicos, los requerimientos son enviados al Administrador de

29
Sistemas por escrito, vía correo electrónico por parte de las jefaturas de las áreas, comercial,
30
administración, construcción, y de las gerencias. La necesidad de compra también puede surgir de la
proyección semestral / anual de la empresa.
31
Con los requerimientos del producto definidos, el Administrador de Sistemas procede a realizar las
32
cotizaciones respectivas con los proveedores establecidos para empresa.
Recibidas las cotizaciones, el Sub Gerente de Control de Gestión evalúa entre ellas la mejor opción,
considerando las especificaciones, precios, formas de pago, entregas, entre los principales aspectos.
Una vez definido el producto y el proveedor, se solicita a la unidad de Adquisiciones mediante un correo
electrónico la generación de una orden de compra, la cual es enviada al proveedor para confirmar la compra,
26 Se agrega Jefe de Adquisiciones

27 Se cambia Maestra Servicios por área de Administración y Finanza
29 Se cambia nombre del cargo responsable
31 Se cambia nombre del cargo responsable

Código: PG-05

y se solicitan los documentos (cheques) a la Unidad de Finanzas por medio de una PG 09 R002 Solicitud de
Cheque para cancelar la compra en caso que la forma de pago no sea crédito.
33
Adquisiciones envía las órdenes generadas por correo al Administrador de Sistemas
6. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
6.1 Recepción de los recursos en obra (Constructoras)
La recepción de los materiales en obra, debe ser realizada por el Jefe de Bodega quien coteja que el material
en recepción corresponda a lo solicitado en cantidad y especificaciones, esta revisión se realiza contrastando
la orden de compra con la guía de despacho o factura del material. Además se debe realizar un chequeo de
recepción de material considerando las indicaciones contenidas en el Plan de Calidad respectivo.
Si no hay coincidencia entre la orden de compra y guía de despacho o factura, el Jefe de Bodega en conjunto
con el Profesional Administrador de Obra decide si se acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo
registra en la guía de despacho o factura mediante un timbre de recepción o su nombre, firma, fecha de
recepción y observaciones, si es que amerita.
En caso de que el material recibido requiera ser devuelto por cambios de especificación u otro es necesario
comunicarlo de inmediato a la unidad de Adquisiciones vía correo para que esta unidad gestione con el
proveedor los requisitos a cumplir, cambios de precios, notas de crédito, anulación de ordenes entre otros,
toda devolución de materiales debe ser ingresada al Sistemas de Compras para tener un control de las
mismas.
En el caso específico del hormigón, este producto se recepciona en obra de acuerdo a la programación
semanal realizada por el Jefe de Obra. La guía de despacho es recibida por Supervisor de Hormigones, quien
verifica el tipo de hormigón que está ingresando, la cantidad, calidad y hora de salida del camión desde la
planta.
El Jefe de Obra o Supervisor de Hormigones autoriza el ingreso y se traslada a la zona a hormigonar. Una vez
vaciado el camión, el Jefe de Obra o Supervisor de Hormigones procede a autorizar la Guía de despacho,
colocando los datos que permitan evidenciar la ubicación del hormigón colocado y los tiempos de descarga.
Una vez recibidos los materiales en conformidad, el digitador de la obra ingresa al Sistemas de Compras los
datos de los materiales recibidos los cuales vienen registrados en los documentos que acompañan a estos
(Guía, Factura, Boleta).
33 Se cambia cargo responsable

Código: PG-05

En el detalle adjunto se muestra la pantalla utilizada para este ingreso;
El documento de ingreso a bodega permite respaldar el proceso de pago a proveedores según PG 09

Procedimiento General Soporte Contable Financiero el cual indica que el Profesional Administrador de
Obra debe enviar a Oficina Central, al Asistente de Finanzas encargado de pago de proveedores la Guía de
34
Despacho en original con V°B° y adjuntar el ingreso a Bodega del sistema Copreq firmado por el Jefe de
Bodega y el Profesional Administrador de Obra.
34 Se cambia Logística por compras

Código: PG-05

Durante la recepción de recursos o posterior a esta según sea el caso el Jefe de Bodega de cada obra
solicitar la entrega por parte del proveedor de los certificados de calidad y también de las garantías de los
recursos, según el siguiente detalle
35
6.1.1 Garantía y Certificados de Calidad de recursos
a) Certificados
Estos son recibidos y archivados en obra por el Profesional de Terreno, quien será el responsable de man-
tener al día dicho archivo y entregarlos cuando se le soliciten al final.
A continuación se detallan los certificados que se mantienen en obra y más los especificados en cada Plan
de Calidad de la obra.
 Certificados provisión de Fierro (por colada)
 Certificados ensayos de Hormigón
 Certificados de Elementos de Protección personal
 Certificados de Materiales eléctricos
 Certificación Materiales instalación Sanitaria (Cobre y PVC)
 Griferías
 Otros
b) Garantías
Estas son recibidos junto con los recursos y deben ser archivadas para su posterior entrega a la Inmobilia-
ria, cuando esta se haga cargo del proyecto. Las garantías que se deben mantener y entregar son:
 Calefón
 Termos
 Equipamiento cocina cuando corresponda
 Grifería
 Quincallería
 Equipamiento edificio, piscina, lavandería etc.
35 Se agregan resguardo de las garantías

Código: PG-05

6.1.1 Consumos
Una vez que los recursos recibidos en obra son ingresados al sistema, se ingresan los consumos de este
recurso asociados a la orden de compra, los vales de consumo son el respaldo del consumo de recursos
en obras , estos vales son emitidos por el Profesional Administrador de Obra, Profesional de Terreno, Jefe
de Obra o Supervisores de Especialidad correspondiente, con estos vales se retiran los recursos de la
bodega para ser utilizados en las diferentes partidas en la obra.
El ingreso de datos de la recepción de materiales a obra y su posterior consumo permite llevar un control de
Inventarios y es fundamental para el control presupuestario.
Las salidas de recursos de una bodega se clasifican en consumo (X Partida), traspasos entre Obras,
devolución a proveedor. Todas las salidas cuentan con registros ya sean vales de consumo, guías de
despacho internas o guías de despacho externas., todos estos registros se ingresan al modulo de
36
compras .
En el caso de ingreso y salidas de recursos de una obra se lleva un control adicional al realizado en bodega.

Código: PG-05

6.1.2 Control Portería
El control en portería del ingreso o salida de recursos de la obra se realiza según el Instructivo de trabajo
PG 08 IT 10 del Procedimiento General de Recursos Humanos, en el cual se indica que el portero es
responsable de revisar la entrada y salida de vehículos y personas que trasladan recursos a la obra, los
datos de este control son llevados en el PG 08 R 016 Informe diario de portería.
6.2 RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING
Una vez recibido el producto, la Encargada de Marketing revisa la orden de compra o solicitud y contrasta con
la guía de despacho del material. Posteriormente recepciona el material, verificando los requerimientos
establecidos en la orden de compra, dando conformidad con su firma, nombre y fecha, en la guía de
despacho.
Si no hay coincidencia entre la orden de compra y guía de despacho, la Encargada de Marketing decide si se
acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la guía de despacho.

Código: PG-05

37
6.3 RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA
Una vez recibido el producto, las jefaturas de cada unida o quien este designe revisa la orden de compra o
solicitud y contrasta con la guía de despacho del material. El material es recepcionado, verificando los
requerimientos establecidos en la orden de compra, dando conformidad con su firma, nombre y fecha, en la
guía de despacho.
Si no hay coincidencia entre la orden de compra y guía de despacho, las jefaturas de cada unidad decide si se
acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la guía de despacho.
6.4 LISTADO DE PROVEEDORES
Para gestionar la compra se solicitan cotizaciones a los proveedores de materiales incluidos en la base de datos del
Sistema de Compras.
En esta base de datos se encuentran los proveedores de materiales con los cuales el Grupo de empresa de
Maestra trabaja donde se identifica, entre otros datos, razón social, Rut, productos que abastece, contacto,
38
número telefónico .
37 Se cambia insumos por recursos

Código: PG-05

Excepcionalmente se puede comprar a proveedores no incluidos en la lista, por solicitudes de urgencia,

39
recomendación y/o solicitud del cliente o por exigencias del mercado.
La selección de nuevos proveedores de materiales se basa en la evaluación de su capacidad para suministrar el

40
producto a través de su stock , oferta de precios competitivos, capacidad de otorgar crédito y eventualmente
antecedentes comerciales.
El Jefe de Adquisiciones puede ingresar o bloquear proveedores de la lista mediante la opción Registro de
Proveedores del Sistema de Compras
41
Para los proveedores del área Técnica y del área Comercial se llevan los listados de proveedores en el Formato
PG-05 R007 Listado de Proveedores, los cuales deben estar archivados en cada unidad.
6.4.1 Ingreso de proveedores de materiales
El Sistemas de Compras permite el ingreso de nuevos proveedores mediante la consulta de RUT, Razón Social
Dirección, Formas de pago, entre otros como lo muestra el detalle adjunto.
La evaluación de un proveedor de materiales se realiza cada 6 meses. Dependiendo del resultado de la evaluación,
el Jefe de Adquisiciones en conjunto con los responsables de la evaluación, determinan si el proveedor es
40 Se agrega stock
41 Se cambia Desarrollo de Proyectos por área técnica

Código: PG-05

removido de su condicionalidad, las acciones o recomendaciones para el trabajo con dicho proveedor, o si pasan al
42
estado de bloqueado como proveedor.
6.4.2 Bloqueo del proveedor de materiales
La herramienta de Bloqueo para un proveedor de materiales es a través de la evaluación de proveedores
Un proveedor bloqueado puede volver a formar parte de los proveedores del Grupo de empresas Maestra, siempre
43
y cuando demuestre la corrección de las debilidades que llevaron a su bloqueo , pasando nuevamente por el
proceso de selección.
6.4.3 Mantenimiento de la Lista de Proveedores
La lista de proveedores es revisada por el Jefe de Adquisiciones, cada vez que se producen modificaciones, con
44
objeto de incluir en ellas las altas y bajas de proveedores que se produzcan .
7. ARRIENDO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS
7.1 PROCESO DE ARRIENDO
Todos los arriendos de maquinarias, equipos y/o herramientas para el proceso de construcción se gestionan
directamente en las obras y siguen el procedimiento que se detalla a continuación.
Si para la ejecución de un determinado trabajo se necesita maquinaria, equipos y/o herramientas, el Profesional
Administrador de Obra o quién éste designe, debe entregara al Jefe de Bodega la planificación para que gestione el
arriendo de éstos, el solicitará tres cotizaciones como mínimo, vía telefónica, fax y/o correo electrónico a
proveedores incluidos en el Listado de proveedores, el cual es generado a partir del Sistemas de Compras para
45
sus usuarios .
Una vez que estas cotizaciones son recibidas en obra, el Jefe de Bodega elabora un cuadro comparativo, en el que
se registra las características de los equipos, valores unitarios, disponibilidad y forma de pago. Posteriormente, este
cuadro se presenta al Profesional Administrador de Obra, quién decidirá el arriendo en base a la calidad del
servicio, tiempo de respuesta del proveedor, precio y forma de pago.
46
Una vez que se ha determinado el proveedor, el Jefe de Bodega genera una Solicitud de Arriendo en el Sistema
de Compras, el cual debe contar con la autorización del Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente y/o
43 Se cambia la palabra eliminar por bloquear
46 Se cambia párrafo

Código: PG-05

Gerente de Construcción, previa revisión del presupuesto de obra, y características del equipo quien autoriza o
47
rechaza esta solicitud .
Una vez autorizada la solicitud el Jefe de Adquisiciones procede a gestionar la orden de compra de acuerdo a lo
48
indicado en el Punto 5.1.1.2 de este procedimiento .
7.2 CONTROL DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS
La recepción de las maquinarias, equipos y/o herramientas arrendadas será efectuada por el Jefe de Bodega de la
obra, o en quien éste delegue (Ayudante de Bodega o Pañolero).
En primer lugar deberá requerir el documento legal tributario, Guía de Despacho, e indicar la orden de compra
asociada al despacho. La revisión de los documentos continuará con comparar la Guía de despacho del proveedor
con la orden de compra. La primera no podrá contener maquinaria o herramientas no consignadas en la orden de
compra asociada.
En caso que el proveedor incluya un Contrato de arriendo, se deberá revisar que las condiciones de éste limiten la
responsabilidad de Maestra al valor comercial de la maquinaria o herramienta arrendada.
La recepción estará dirigida por el Jefe de Bodega, quién podrá hacerse apoyar por un especialista (Profesional de
instalaciones o jefaturas de terreno), y consistirá en revisar que la calidad y cantidad de las maquinarias, equipos
y/o herramientas corresponda a lo detallado en la Guía de despacho. También se deberá indicar el lugar de trabajo
donde quedara el equipo arrendado y el personal a cargo de ellos.
Cualquier diferencia detectada en la recepción deberá quedar explícita en todas las copias de la Guía de despacho,
cuya constancia servirá para dilucidar controversias con el proveedor. Dichas diferencias podrían deberse a
cantidades no despachadas o rechazos parciales o totales de los equipos recibidos.
Una vez recibidos los elementos arrendados y destinados al lugar indicado por el Jefe de obra, el Jefe de Bodega
ingresará cada maquinaria, equipo o grupo de herramientas al Sistema de online de logística .
Por otra parte, de cada maquinaria, equipo y/o herramienta ingresada a obra se debe llevar un registro de las
mantenciones realizadas, para ello se utiliza el registro PE 03 R002 Bitácora de Mantenimiento en la cual se
llevará el historial del elemento. Este registro estará bajo la responsabilidad del Jefe de Bodega, en el se lleva el
siguiente control:
• Identificación maquinaria, equipo y/o herramienta.
• Nº de identificación, código, serie, etc.

Código: PG-05

• Responsable de la mantención.
• Fechas y observaciones arrojadas.
Si existe un contrato de arriendo, en éste el arrendatario deberá estipular condiciones de mantenimiento preventivo
de la maquinaria, equipo o herramientas arrendadas, en cuyo caso el Jefe de Bodega deberá disponer de los
medios para ello, y el Profesional de Terreno controlará que se ejecuten conforme a lo establecido en el contrato.
Si por cualquier razón de carácter técnico es necesario efectuar un reemplazo de maquinaria o herramienta, el Jefe
de Bodega deberá dar aviso de inmediato al proveedor/ arrendador, para que en el más breve plazo materialice el
reemplazo; la documentación de este hecho se anexará al contrato, o bien a la bitácora asociada al equipo
En condiciones excepcionales se podrá permitir la transferencia de elementos entre obras, bajo la

49
autorización expresa del Gerente Construcción respectivo y con la formalidad de la emisión de la Guía
de despacho respectiva.
Una vez terminadas las tareas que dieron origen al arriendo, el Jefe de Bodega avisará al proveedor/ arrendador
del término de éste mediante un correo y procederá a la devolución del equipo pertinente, solicitando al proveedor
el respectivo documento de recepción, el que se archivará junto a toda la documentación de ese equipo particular,
procediendo a darlo de baja. El único documento para dar termino al arriendo de un equipo o maquinaria arrendada
es el documento de Recepción del proveedor.
8. TRANSPORTE
Los materiales comprados por Adquisiciones se cotizan y compran puestos en obra.

En caso que el proveedor no entregue los materiales en obra por no tener disponibilidad de fletes o porque los
materiales se necesitan en forma urgente Adquisiciones dispone de vehículos que permiten realizar estos trasla-
dos, además se realizan traslado de materiales entre obras, devolución de materiales, devolución de equipos y
herramientas, fletes a salas de venta (traslado de muebles y equipos) entre otros.
Los fletes se programan semanalmente según las solicitudes de las áreas que lo requieren.
Cada Jefe de Bodega debe planificar sus fletes que requiera para la semana siguiente y enviarlos por correo los
viernes de cada semana, en Adquisiciones se coordinan las fechas solicitadas y se genera un programa semanal
el cual es enviado por correo al Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra, este programa puede ser
modificado durante la semana dependiendo de las necesidades o urgencias que se generen.

Código: PG-05

El control diario de cada chofer se lleva en el registro llamado PG 05 R016 Hoja de Ruta en el cual se registran
datos como Fecha, Nombre Chofer, Patente vehículo, Kilometraje inicial y final, horas de llegada y salida, detalle
de la carga entre otros, a cada hoja de ruta se debe adjuntar una copia o fotocopia de las guías de despacho de
los materiales trasladados, estos datos permiten obtener información del tonelaje transportado, distancias recorri-
das, costos entre otros los registros se archivan en la unidad de Adquisiciones .
En caso que los vehículos de Adquisiciones no estén disponibles o la capacidad de carga no sea suficiente para
el traslado que se requiere realizar. Se solicitan fletes externos, los cuales deben estar autorizados por el Profesio-
nal Administrador de Obra, Sub Gerente de Construcción y/o Gerente de Construcción. La regularización de estos
se debe subir al Sistemas de Compras como una Solicitud de Arriendo indicando en las observaciones el nombre
del proveedor de fletes, el valor del mismo y un detalle general de lo trasladado.
49 Se cambia responsable

Código: PG-05


Código: PG-05

9. EVALUACIONES PROVEEDORES
Cada 6 meses se evalúa a los proveedores de materiales, insumos, servicios críticos, maquinarias, equipos o
herramientas, servicios con los que se haya trabajado en el semestre calendario, incluyendo aquellos con los que
se tenga procesos de compra sin terminar o cuyo proceso de compra se haya iniciado en el semestre anterior.
Los proveedores se evalúan mediante nota del 1 al 7 anotándose en cada concepto de acuerdo al registro de PG
05 R001 Evaluación de Proveedor Los conceptos evaluados tienen asociado un porcentaje que indica su
ponderación en la nota final. De los datos vaciados se obtiene un resultado final ponderado.
La calificación obtenida es ingresada al listado de proveedores, el cual también contiene un histórico de las
evaluaciones anteriores para asegurar un seguimiento en la evolución del servicio entregado.
El resultado final es analizado de acuerdo a la siguiente tabla de calificación, en donde se establece la categoría
que obtiene (Categoría A, B y C):
Categorías Nota Final Características
A 5,1 a 7 Alto compromiso con la empresa.
B 3,1 a 5 Mediano compromiso con la empresa, se deben establecer acciones

correctivas para la mejora continua.
C 1a3 Bajo compromiso con la empresa.
La calificación obtenida es ingresada al listado de proveedores, el cual también contiene un histórico de las
evaluaciones anteriores.
Las empresas de Maestra aceptan la categoría A y B para la continuidad de los servicios y los criterios para el
bloqueo de un proveedor son la obtención de dos evaluaciones consecutivas con nota inferior a 3.
Para todos los casos en que se evalúa a los proveedores, se debe informar a este y a los responsables de las
Unidades afectadas al interior de la organización, vía e-mail o correo postal, los resultados obtenidos en la
evaluación y comentar los alcances de ella recae en las jefatura del proveedor del área.
Cuando el proveedor obtiene una calificación C, la Jefatura afectada coordina una reunión con el afectado para
transmitir y analizar los pormenores de los resultados, definiendo las medidas a tomar que subsanen esta situación.
En esta reunión el debe coordinara la Gerencia del área afectada, el Gerente General Maestra Servicios S.A, Jefe
de la unidad afectada y el Profesional Administrador de Obra en el caso de las obras que haya dado la más baja
Código: PG-05

calificación al proveedor. Deben registrarse sus acuerdos en un PG 06 R005 Acta Reunión de Proveedores
que formará parte del registro de evaluación del proveedor.
Las evaluaciones es responsabilidad de cada jefatura llevarla a cabo en los plazos establecidos en este
procedimiento.
9.1.1 Evaluación de Proveedores Obra y Adquisiciones
La evaluación debe ser realizada por el Profesional Administrador de Obra en conjunto con el Jefe de Bodega, y en
forma complementaria con el Jefe Unidad de Adquisiciones, este último debe validar la evaluación con el Gerente
de Construcción.
9.1.2 Evaluación de Proveedores Desarrollo de Proyectos y Área Comercial
Cada 6 meses se evalúa a todos los proveedores de materiales y servicios críticos con los que se haya trabajado
en el semestre calendario, de acuerdo al listado de proveedores existente el formato PG 05 R007 Listado de
Proveedores
La evaluación debe ser realizada por el Jefe de la unidad, los proveedores se evalúan mediante nota del 1 al 7
anotándose en cada concepto de acuerdo al registro de PG 05 R008 Evaluación de Proveedores Desarrollo de
Proyectos y PG 05 R006 Evaluación de Proveedores Área Comercial (Operaciones, Marketing). Los
conceptos evaluados tienen asociado un porcentaje que indica su ponderación en la nota final.
10. REGISTROS
• PG 05 R001 Evaluación de Proveedor
• PG 05 R002 Pedido de Insumos
• PG 05 R006 Evaluación de Proveedores Área Comercial (Operaciones, Marketing)
• PG 05 R007 Listado de Proveedores
• PG 05 R008 Evaluación de Proveedores Desarrollo de Proyectos
• Listado de partidas críticas , detalle en Anexo página 28
• PG 05 R016 Hoja de Ruta
• PG 05 R017 Nota de pedido de Materiales
• PG 05 R018 Planilla Control Guías de despacho

Código: PG-05

• Órdenes de compra (sistema on line)
• PG 09 R002 Solicitud de cheque
• Guías de despacho / Facturas (formato foliado e impresos
• PE 03 R002 Bitácora de Mantenimiento
• PG 06 R005 Acta Reunión Proveedores
• PG 05 R010 Eliminación de Materiales, Equipos o Herramienta
• PG 05 R011 Entrega Vales de Bodega

Código: PG-05

11. ANEXO
Nº PARTIDA CRITICAS
1 Enfierradura
2 Moldajes
3 Hormigones
4 Tabiques
5 Cerámicas
6 Cornisas
7 Marcos de puertas
8 Puertas
9 Guardapolvos
10 Ventanas
11 Muebles
12 Pinturas
13 Instalaciones Sanitarias y Gas
14 Instalaciones Eléctricas
15 Ascensores

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 1 de 28

Elaboró Revisó Aprobó

Wilma Bustos Bustos

Fecha Noviembre 2010 Noviembre 2010 Noviembre 2010

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 2 de 28

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 3 de 28

1 Se agrega la palabra abastecimiento

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 4 de 28

Condicionalidad: La condicionalidad es el estado en el que se encuentra un proveedor nuevo en la empresa, el

5.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS

8 Se cambia materia por recurso

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 5 de 28

5. Aquel recurso que tiene un proveedor critico único

5.1.1.1 Ingreso de solicitudes

12 Se cambia software por sistema

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 6 de 28

Ingreso de recursos al sistema

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 7 de 28

5.1.1.2 Proceso de compra

Este documento impreso NO asegura su vigencia

PROCEDIMIENTO GENERAL Página 8 de 28

Este documento impreso NO asegura su vigencia

PROCEDIMIENTO GENERAL Página 9 de 28

14 Se agrega Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra

Este documento impreso NO asegura su vigencia

PROCEDIMIENTO GENERAL Página 10 de 28

5.1.2 Compras de Materiales no Críticos

5.2 COMPRAS AREA MARKETING GRUPO MAESTRA

15 Se agrega Profesional Administrador de Obra y Profesional de Terreno

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PROCEDIMIENTO GENERAL Página 11 de 28

5.2.2 Implementación de Salas de Venta y Pilotos

5.3 COMPRAS OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA

20 Se cambia Gerencia de Negocios por Gerencia General

Este documento impreso NO asegura su vigencia

PROCEDIMIENTO GENERAL Página 12 de 28

Área Responsable Formato utilizado

Compras para Salas de venta de

Compras unidades Oficinas comerciales Jefatura de cada Unidad

5.3.2 Compras de Activos Tecnológicos

En el caso de compras de activos tecnológicos, los requerimientos son enviados al Administrador de

26 Se agrega Jefe de Adquisiciones

Este documento impreso NO asegura su vigencia

PROCEDIMIENTO GENERAL Página 13 de 28

6. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

6.1 Recepción de los recursos en obra (Constructoras)

33 Se cambia cargo responsable

Este documento impreso NO asegura su vigencia

PROCEDIMIENTO GENERAL Página 14 de 28

En el detalle adjunto se muestra la pantalla utilizada para este ingreso;

El documento de ingreso a bodega permite respaldar el proceso de pago a proveedores según PG 09

34 Se cambia Logística por compras