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ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

El análisis de puestos es el proceso que permite conocer, estudiar y ordenar las

actividades, obligaciones y responsabilidades que desarrolla y asume una persona en
su puesto de trabajo, así como los requisitos indispensables para su desempeño
eficaz y las condiciones de trabajo a las que se enfrentará.

La descripción de puestos es una explicación escrita de las actividades,

responsabilidades, condiciones de trabajo y demás aspectos relevantes de un puesto
específico.

El documento que muestra la información presentada en forma de resumen,

compilada, ordenada y redactada en formularios especiales se denomina descripción
de puestos. (Varela, 2013)

Utilidad del análisis y la descripción de puestos

En opinión de profesionales que trabajan en el área de la administración de recursos
humanos, el análisis y la descripción de puestos son los métodos básicos con los que
debe iniciarse cualquier intento de tecnificación de área.

A partir de ahí, es posible continuar con otro tipo de estudios tendientes a consolidar
una buena administración de recursos humanos; entre otros, se mencionan los
siguientes:

Valuación de puestos
Reclutamiento y selección
Capacitación y desarrollo
Relaciones laborales
Seguridad e higiene
Organización y métodos
Auditoría de recursos humanos
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Auditoría contable y financiera

Plan de vida y carrera profesional
Procesos de reingeniería

Para los directivos de una organización, el análisis y la descripción de puestos

representan la posibilidad de conocer con todo detalle, y en un momento dado, las
obligaciones y características de cada puesto, ya que, por sus funciones, tienen sólo
una vista de conjunto de los trabajos concretos.

Los supervisores conocen con certeza las labores encomendadas al personal bajo su
cargo, pero requieren de un instrumento que les permita distinguir con cierta
precisión y determinado orden, los elementos que integran cada puesto para
explicarlo, capacitar a los nuevos empleados y tener elementos para exigir más
adecuadamente el cumplimiento de las obligaciones.

Los trabajadores realizarán mejor y con mayor facilidad sus labores si conocen con
detalle cada una de las operaciones que las conforman y usted los requisitos
necesarios para efectuarlas bien.

Para el departamento de recursos humanos es fundamental el conocimiento preciso

de las numerosas actividades que debe coordinar, ya sea con fines de selección,
capacitación o valuación de puestos, entre otras actividades.

Como los puestos no existen de forma aislada, es necesario estandarizar un

procedimiento conjunto a todos, con una base que permite establecer comparaciones
y, a partir de ahí, diferenciaciones, es decir, se requiere un modelo de cuya
aplicación resulten datos comparables entre sí. (Varela, 2013)
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Necesidad en la administración

En cualquier organización, ya sea la farmacia del

barrio o una corporación internacional, de una u
otra manera, los puestos de trabajo tienen que
diseñarse con el respaldo y la participación de los
directivos. En otras palabras, es necesario definir el
contenido de los puestos.
(Murillo, 2009)
El proceso puede ser sencillo: por ejemplo, contratar a
un vendedor ya experimentado que conoce muy bien las actividades del puesto; o
muy complejo, por abarcar un amplio margen de puestos en una reestructuración de
la organización y sus implicaciones en el desempeño de cada puesto. (Varela, 2013)

Necesidad legal

La descripción de puestos es un documento indispensable

para cualquier tipo de organización, en el cual se precisa el trabajo que debe
prestarse y la materia de la prestación. (xunta.es, 2013)

Cuando un trabajador se incorpora a la empresa e inicia la prestación del servicio se

constituye entonces la fuente de una relación laboral. La legislación laboral establece
que deberá tenerse por escrito el servicio o servicios que deban prestarse, los que se
determinarán con la mayor precisión posible.

Además, cuando no hay una relación de trabajo, el empleador tiene el derecho de

recibir en forma eficiente el servicio. Para lograrlo, deben precisarse con claridad las
actividades y responsabilidades del puesto. Al respecto la legislación laboral señala
que el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo sin incurrir en responsabilidad, al
desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada,
siempre que se trate del trabajo contratado.
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Por último, la legislación señala como obligación de los trabajadores ejecutar el

trabajo con la intensidad, el cuidado y el esmero apropiado y en la forma, el tiempo
y el lugar convenido.

Las tres disposiciones señaladas consignan la necesidad de que se estipule con

claridad y precisión cuál es el trabajo a desarrollar en cada puesto y las modalidades
del mismo, ya que, de otra forma, se carecería de base para regular las relaciones
entre contratantes y contratados. (Varela, 2013)

Necesidad social

El ser humano pasa una parte considerable de su tiempo

integrado al trabajo. Si a ello agregamos que las ocho
horas diarias que destina a tal fin constituye un 50% de
la vida activa (sin considerar las horas destinadas al
sueño), será necesario reflexionar que durante este
tiempo el individuo no puede renunciar a sus intereses,
sus sentimientos, su personalidad y que por lo tanto requiere que su trabajo
constituya una forma de realización de su potencial. (AiREH, 2005)

Por tanto, es importante determinar el contenido de cada puesto, sus características

y los requerimientos deseables de quien vaya a ser su titular, con la finalidad de
conjugar los intereses del individuo con el trabajo a realizar. (Varela, 2013)

Necesidades de eficiencia, productividad, calidad y certificación

La eficiencia en el trabajo y la productividad siempre han sido motivo de

preocupación entre los gerentes. Por consiguiente, la especialización, la división del
trabajo, la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos se busca
afanosamente.
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Sin embargo, para llegar a una auténtica división de funciones y una productividad
mayor, se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo a nivel de los
puestos que componen la organización.

En términos generales, la descripción de puestos permite identificar las tareas y

conocer el contenido en la delegación de funciones, así como definirlos, las
responsabilidades y las relaciones entre los empleados.

Los documentos de análisis y descripción de puestos son información indispensable

en las organizaciones, como parte de los procesos de certificación de la calidad. Pero
también es necesario que los empleados conozcan y entiendan los indicadores que
dan calidad y contenido al trabajo. (Varela, 2013)

Proceso de diseño

El proceso de diseño de puestos no necesariamente es una secuencia fija. Sin

embargo, hay dos actividades básicas que tienen que realizarse. La primera consiste
en identificar la necesidad de diseñar un nuevo puesto o de rediseñar uno ya
existente inmediatamente después de que se haya reconocido la necesidad real; la
segunda actividad es desarrollar el contenido del puesto. (Varela, 2013)

Como se escribe una descripción de puestos

Escribir la descripción de un puesto no es tarea difícil. Las descripciones de puestos

buscan dar una clara idea a los empleados del trabajo a realizar, lo que se espera de
ellos, mientras cada una de esas descripciones define todas las posiciones o plazas
que existen en la empresa.
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Se deben mantener actualizadas las descripciones de puestos, considerando que la

naturaleza de los negocios cambia con el paso del tiempo, al igual que las
características de la organización y la conformación de cada departamento, lo cual
con mucha frecuencia ocurre a una gran velocidad. La descripción de puestos de
trabajo es ideal para evitar la duplicidad de tareas en una empresa, además de que
ayuda a que cada empleado concentre su energía en puntos críticos de esas tareas.

El título del puesto

La forma más breve y clara para describir un puesto es iniciar con su título.
Identificar un puesto con un buen nombre es importante, pues reduce imprecisiones
y orienta a quien desee conocer su contenido.

Componentes del puesto

Las descripciones de puesto pueden abarcar algunos o todos los componentes que a
continuación se detallan:

Elemento: componente básico de un proceso de trabajo que puede incluir el inicio,

la realización y la terminación de unidades de trabajo. Los elementos son las
unidades individuales más pequeñas de un trabajo físico y mental, identificable y
definible, con el que se provoca un resultado.

Tarea: serie coordinada de elementos de trabajo que sirven para obtener un

resultado identificable y definible, el cual puede consumirse o usarse en forma
independiente.

Actividad: conjunto de tareas que conforman parte de los requerimientos del

puesto de un empleado.

Deber u obligación: una o más actividades desempeñadas durante el cumplimiento

de la responsabilidad de un puesto.
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Responsabilidad: deber o grupo de deberes que identifican y describen el

propósito por la razón primordiales de la existencia de un puesto.

Resultado: producto esperado del desempeño del trabajo, desde el punto de vista
de una empresa, con un propósito definido.

Requerimientos del puesto

Para que las descripciones estándar resulten más completas o comprendan tipos de
trabajo más complejos, es posible que incluyan también los aspectos que siguen:

Aptitudes: características personales específicas y asociadas con la probabilidad de

éxito en el desempeño del puesto. Cada aptitud debe definirse en relación con cierto
estándar o determinada norma para alcanzar el éxito, como tener un desempeño
mínimo aceptable, que es el desempeño requerido por las normas de la organización,
o desempeño excepcional.

Especificaciones: características y experiencias personales que suelen asociarse a

determinados niveles de aptitudes y, por lo tanto, se asocian en forma indirecta a las
probabilidades de éxito en el desempeño de un puesto. Al hablar de especificaciones,
algunas veces estás abarcan las aptitudes o se emplean las dos expresiones como si
fueran sinónimos. (Varela, 2013)

Cómo se obtiene la información

Para elaborar el análisis y la descripción de puestos hay cinco métodos básicos de
obtención de la información:
1. Observación
2. Entrevistas
3. Cuestionarios
4. Comités
5. Métodos mixtos
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Observación
El método de la observación consiste en que un analista
debe observar y anotar las actividades de un trabajador
durante el desempeño de su puesto. Se toman notas de lo
observado y posteriormente se redacta un informe que
servirá para dar cuerpo a la descripción. (Atlantico, 2011)

La observación directa es especialmente útil cuando los

puestos consisten en actividades físicas visibles como, por ejemplo, aquellos que se
encuentran en las líneas de ensamble y producción. Por otro lado, la observación no
es muy adecuada para puestos que se basan en una actividad intelectual ni en
aquellas actividades que se presentan en una forma ocasional, como las realizadas
por una enfermera en el área de urgencias de un hospital.

Entrevistas
Las entrevistas son usuales para obtener datos en el análisis de puestos. Pueden
ser entrevistas individuales con cada
trabajador; entrevistas grupales con varios
empleados que ocupan el mismo puesto, o
entrevistas con la supervisión, con uno más de
los supervisores, cuyo conocimiento acerca del
puesto que se analiza es amplio. (inacap, 2011)

Cuestionarios
Los cuestionarios se aplican a los empleados para que ellos describan las
actividades y responsabilidades relacionadas con sus puestos de trabajo. Es
importante decidir cómo debe estructurarse el cuestionario y qué preguntas deben
incluirse. Algunos cuestionarios son listas de verificación muy estructuradas. Cada
empleado se le presenta un inventario que contiene cientos de actividades o
responsabilidades específicas; se le solicita que indique si ejecuta una determinada
tarea y, si lo hace, cuánto tiempo dedica normalmente a ello.
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En el extremo opuesto, existe el cuestionario abierto donde tan sólo se pide al

empleado que describa las responsabilidades más importantes de su puesto.

Comités
El método de comités se utiliza principalmente cuando aún no se tienen empleados
que realicen el trabajo, pues la empresa apenas está en la fase de diseño. En tal
caso, se reúnen expertos en el centro laboral; quienes con su base de conocimientos,
describen y redactan el deber ser del puesto.

Métodos mixtos

Es común utilizar cualquiera de los métodos descritos y combinarlos con fines de

verificación. A esto se le llama métodos mixtos. Por ejemplo, se aplican
cuestionarios y posteriormente se entrevista a los trabajadores para aclarar dudas o
profundizar en algún punto importante. (Varela, 2013)

Tipos de descripciones

Cabe distinguir dos tipos de descripciones:

Genérica o global
Específica

Las descripciones son genéricas o globales cuando definen el contenido de un

puesto a grandes rasgos, sin identificar detalladamente las tareas y competencias
comprendidas. Proporciona una visión global de una categoría de puestos mediante
denominadores comunes que comprenden todos estos dentro de aquella.

Las descripciones específicas señalan los deberes y las tareas precisas de un

puesto. Indican claramente los aspectos en que éste se relaciona con otros puestos y
los métodos de trabajo utilizados, los deberes y los límites de esa responsabilidad.
(Varela, 2013)
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Especificaciones del puesto

En la especificación o el perfil del puesto se consignan los requisitos mínimos

para desempeñar con eficiencia el puesto. Se trata de requisitos que si bien se
refieren a un trabajador, no están vinculados a un individuo determinado, sino que
deben exigirse a cualquiera que ocupe el puesto.

Dentro de los modelos de valuación de puestos, sobre todo en el de puntos, tales

requisitos se conocen con el nombre de "factores". Los requisitos más comunes
caben dentro de las categorías de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones
de trabajo.

En el grupo del factor habilidad suelen identificarse factores tales como:

conocimiento, experiencia, conocimiento de equipo, de operaciones, de herramientas
y de métodos, destreza manual, exactitud de cálculo en mediciones, en selección, en
lecturas y el registro, etcétera.

En el factor esfuerzo se incluyen atención continua, esfuerzo físico, mental, auditivo

y visual, y tensión nerviosa.

El factor responsabilidad se refiere a calidad y cantidad de trabajo, manejo de

datos confidenciales, dinero, costos, equipo, informes y procesos, supervisión del
trabajo de sub alternos y de la seguridad de otros.

El factor de las condiciones de trabajo comprende factores como medio ambiente

(temperatura, humedad, iluminación, exposición a polvos, ruido y demás), deterioro
de ropas, peligro de accidentes de trabajo, riesgo de enfermedades profesionales y
postura incómoda. (Varela, 2013)
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Beneficios de la descripción de puestos

Para la empresa

Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.

Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución de los trabajos.
En general, mejora la coordinación y organización de las actividades de la
empresa.
Permite identificar los factores críticos de éxito en cada puesto.
Ayuda a establecer el sistema de escalafón.
Es una herramienta indispensable para la valuación de puestos.

Para los supervisores

Da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a

su vigilancia, permitiéndoles planear y distribuir mejor el trabajo.
Ayuda a explicar al trabajador la labor que debe desarrollar.
Puede exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como tiene
que hacerlo.
Permite buscar al trabajador más apto para alguna labor que se necesite de
manera ocasional, así como opinar sobre ascensos, cambios de métodos,
etcétera.
Evita interferencias en el mando y en la realización de los trabajos.
Impide que, al cambiar el supervisor, el sustituto encuentre dificultades para
exigir o dirigir el trabajo.
Permite identificar los conocimientos en que se debe capacitar al empleado.

Para el trabajador

Permite conocer con precisión lo que debe hacer.

Señala con claridad sus responsabilidades.
Ayuda a conocer si está laborando bien.
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Impide que sus funciones invadan el campo de otros.

Señala sus fallas y aciertos, a la vez que hace que resalte su desempeño y
colaboración.
Ayuda a identificar sus necesidades de capacitación y entrenamiento.

Para el departamento de recursos humanos

Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el

personal.
Permite colocar al trabajador en el puesto más acorde con sus aptitudes.
Ayuda a determinar con precisión las necesidades de capacitación y
entrenamiento, así como a cubrirlas.
Permite calificar adecuadamente el desempeño de los trabajadores.
Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios e incentivos.
Facilita la conducción de entrevistas.
Es requisito indispensable para establecer un sistema de valuación de
puestos. (Varela, 2013)

Contenido de una descripción de puestos

Cada modelo tiene características diferentes. Sin embargo, en términos generales la

mayoría de las descripciones de puestos se ajustan a los siguientes apartados:

Fecha: permite conocer si la información del puesto se encuentra actualizada.

Nombre del ocupante: la persona que escribió o proporcionó la información para

describir el puesto.

Título del puesto: nombre por el cual se conoce el puesto.

Localización: en las organizaciones de mayor tamaño, es necesario informar dónde

se encuentra físicamente el puesto. Este dato es especialmente útil cuando hay
diversos domicilios y edificios.
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Pertenencia: incluir departamento, división, turno, etcétera donde se ubica el puesto.

Dependencia del puesto: se refiere al puesto de trabajo del que depende.

Organigrama: se presenta el tramo de control, la dependencia y a los colegas del

puesto.

Descripción genérica o misión del puesto: debe ser una oración lo suficientemente
concisa que narre la razón de ser del puesto, porque está inmerso en la
organización, qué hace y para qué, así como cuál es la finalidad que se persigue al
tener un puesto así. Es muy importante redactar este apartado adecuadamente ya
que una persona, mediante una lectura rápida, podrá tener una idea clara de la
razón de ser del puesto.

Descripción específica o actividades principales o responsabilidades: es una narración

de las responsabilidades y actividades que tiene el puesto, razón por lo que cada una
de ellas debe redactarse indicando qué y para qué se hace.
Este apartado explica y justifica la descripción genérica o misión del puesto.

Relaciones internas: son los contactos que el puesto tiene que desarrollar con
personas ajenas al departamento o la división donde se encuentre adscrito.

Relaciones externas: son los contactos con personas ajenas a la organización y que
el ocupante del puesto tiene que fomentar, mantener y desarrollar.

Requisitos: esta sección pertenece a la especificación del puesto; sin embargo,

algunos autores la incluyen en el mismo formato de la descripción de puestos,
dependiendo fundamentalmente del tipo de descripción que se requiera en cada
caso. (Varela, 2013)
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Bibliografía
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http://www.aireh.net/Registro_CONSULTAS_ANTERIORES.2005.htm

Atlantico, Á. (2011). Ábaco Atlantico. Recuperado el 8 de 11 de 2013, de

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Varela, R. (2013). Administración de la compensación. Sueldos, salarios y prestaciones. México:

Pearson.

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