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    Ensayo Tabla de Retención Documental

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    El documento describe las tablas de retención documental, las cuales listan las series y tipos de documentos producidos o recibidos por una entidad junto con los periodos de retención en cada fase de archivo. Explica que las tablas permiten la normalización de la gestión documental y la racionalización de la producción documental. También establece que es obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar tablas de retención documental según la Ley General de Archivos. Finalmente, resume los pasos para la elaboración de tablas de ret

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    Ensayo Tabla de Retención Documental

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    ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

    https://www.youtube.com/watch?v=ontsLczduCk

    Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos

    documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución,

    En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

    ARCHIVO DE GESTIÓN,ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

    La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental

    y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central,

    E histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

    Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar

    Las respectivas tablas de retención documental.

    La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

    Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

    * Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado –* Industriales y comerciales del Estado

    * Empresas de Economía Mixta - * Entidades descentralizadas indirectas - * Unidades administrativas especiales

    E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas -* Corregimientos

    Los cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de Representantes

    * Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de Control: * Personería

    * Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia: * Cortes

    * Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.

    Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar

    Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación, aprobación,

    Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la información.

    Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un servicio eficaz y eficiente

    Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos históricos.

    Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos

    Archivísticamente facilitan todos los procesos.


    El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

    1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

    2. Análisis e interpretación de la información recolectada

    3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

    4. Aplicación

    5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

    Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulan

    En el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

    Directrices básicas e instructivos para su elaboración.

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