El documento describe los objetivos y procedimientos para crear y mantener un archivo permanente para auditorías. El archivo permanente facilita la preparación de documentos de trabajo y referencias para auditorías futuras al almacenar información legal, organizativa y financiera de la entidad que es relevante para múltiples períodos. El documento explica la estructura, responsabilidades y proceso para crear y actualizar el archivo permanente.
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El documento describe los objetivos y procedimientos para crear y mantener un archivo permanente para auditorías. El archivo permanente facilita la preparación de documentos de trabajo y referencias para auditorías futuras al almacenar información legal, organizativa y financiera de la entidad que es relevante para múltiples períodos. El documento explica la estructura, responsabilidades y proceso para crear y actualizar el archivo permanente.
El documento describe los objetivos y procedimientos para crear y mantener un archivo permanente para auditorías. El archivo permanente facilita la preparación de documentos de trabajo y referencias para auditorías futuras al almacenar información legal, organizativa y financiera de la entidad que es relevante para múltiples períodos. El documento explica la estructura, responsabilidades y proceso para crear y actualizar el archivo permanente.
El documento describe los objetivos y procedimientos para crear y mantener un archivo permanente para auditorías. El archivo permanente facilita la preparación de documentos de trabajo y referencias para auditorías futuras al almacenar información legal, organizativa y financiera de la entidad que es relevante para múltiples períodos. El documento explica la estructura, responsabilidades y proceso para crear y actualizar el archivo permanente.
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ARCHIVO PERMANENTE:
Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que
requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.
ESPECIFICOS
ARCHIVO PERMANENTE
Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la
entidad.
Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o
contables que debieron observarse.
Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.
CREACION Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE
DEFINICIÓN Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.
Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa,
metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías.
Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y
actualizarse en las auditorias subsecuentes. El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año. El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre la entidad para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva. Contiene información que servirá para auditorias posteriores.
Ventajas del Archivo Permanente: Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales de la entidad. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoria.
RESPONSABLES El proceso de creación y actualización es responsabilidad de:
Director de Auditoría Interna
Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente.
Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se
efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas.
Supervisor Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.
Auditores Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada.
Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación
necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.
Funcionarios y empleados de la entidad
Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría.
PROCEDIMIENTO De acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, durante el proceso de las auditorías los auditores están obligados a crear o actualizar el archivo permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente procedimiento:
1 Estructura Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna.
1.1) Caratula
1.2) Elaboración del índice
La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control.
1.3) Información general
Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.) - Dirección, teléfono, fax, E mail, etc. - Autoridades superiores y sus generales - Misión y visión institucional.
1.4) Estructura organizacional
- Manuales de Organización - Manuales de Funciones - Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.) Organigramas - Ubicación geográfica de programas y proyectos - Integración de unidades ejecutoras por programa
1.5) Leyes y Regulaciones
- Ley Orgánica - Reglamento Orgánico y reglamentos internos - Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad
1.6) Planificación de Operaciones
- Plan Operativo Anual - Planes de trabajo - Cronogramas de actividades 1.7) Información Administrativa - Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones, - fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.) - Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc ) - Principales políticas institucionales (compras, personal etc.) - Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas) 1.8) Información Presupuestaria, Contable y Financiera - Políticas, contables y presupuestarias - Normas presupuestarias - Manuales contables - Manuales de presupuesto - Estados financieros - Estados de ejecución y liquidación del presupuesto - Informes de auditoría - Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos
2 actualización La actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de utilidad en la medida que la información que contiene, esté debidamente clasificada y actualizada.
La clasificación y actualización de la información del archivo permanente es
una actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditoría. La consulta de la información, permitirá al auditor evaluar la utilidad de la misma para decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir Figurando.
2.1) Acceso y utilización
El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los auditores, por lo tanto, su acceso o utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría Interna.
2.2) Identificación de la información, análisis, clasificación, y archivo
Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el jefe de la misma.
