U.I.

A Auditoría de ciclos de ingreso Auditoría II

Auditoria del ciclo de ingresos

Los nombres de los ingresos se describen comúnmente en los estados financieros

dependiendo de la naturaleza de las operaciones de la empresa. En empresas
que fabrican y venden se les llama ventas, en empresas de servicios se les puede
llamar comisiones, alquileres, regalías o ingresos, y en organismos de gobierno se
les llama subvenciones o asignaciones.

Los ingresos secundarios incluyen dividendos e intereses, y ganancias

provenientes de la venta de activos que no sean mercancías como inmuebles y la
venta de productos secundarios.

Si las ventas de los productos son la fuente principal de ingreso, es normal aplicar
ciertas técnicas de comercialización y cobranza para aumentar las ventas y
acelerar el periodo de cobranza. La gerencia administra estas políticas mediante el
establecimiento de cuentas de descuentos en ventas, devoluciones y rebajas.

Muchas cuentas del balance y de estado de resultados se ven afectadas por las
operaciones efectuadas en el ciclo de ingresos, sin embargo, la más importante es
cuentas por cobrar. Estas incluyen operaciones como embarque, facturación,
recepción, procesamiento de la factura para que sea pagada y tramite y registro
de entrada de efectivo. También incluyen obligaciones que vienen de operaciones
no relacionadas con las ventas hechas a los clientes en el curso normal del
negocio, ejemplo serían las ventas de planta y equipo, inversiones o préstamos a
empleados, y otros que no sea clientes.

Estas cuentas por cobrar aunque sean válidas y estén debidamente registradas,
no garantizan su cobrabilidad. Es por ello que la provisión para cuentas dudosas
es parte del ciclo de ingresos.

Operaciones típicas y de control interno

El ciclo de ingresos en empresas modernas se puede clasificar en tres tipos:

 Ventas de bienes y servicios

 Pagos recibidos por bienes y servicios
 Artículos devueltos y reclamaciones de los clientes
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Ventas de bienes y servicios

Comprenden los siguientes pasos:

 Recibir los pedidos de los clientes

 Autorizar las condiciones de crédito, descuentos y aceptación de pedidos
 Preparar formas de pedido
 Preparar instrucciones de ejecución
 Atender los pedidos, retirar los artículos del almacén, empacar y remitir
artículos o prestar servicios
 Elaboración de facturas
 Pasar facturas por los clientes

El objetivo de los controles contables de los pasos anteriores es la aseguración de

que todas las operaciones validas de ventas son procesadas con exactitud una
vez estas son autorizadas. Mientras que los controles administrativos se refieren al
procesamiento de los pedidos desde que se reciben y hasta que son autorizados.
La autorización de condiciones de crédito se clasifica como un control
administrativo de importancia tanto contable como de auditoria. El auditor deberá
aplicar procedimientos para tener la seguridad necesarias de que la provisión de
cuentas de dudoso cobro y cuentas de gastos por malas cuentas están
presentadas correctamente.

Recepción de los pedidos de los clientes

Una orden de compra inicia dos procesos independientes. Para quien compra, la
orden hace que comience el ciclo de compras, y para quien venda inicia el ciclo de
ingresos. Esta orden pasara por el departamento de crédito para su aprobación.
Normalmente se lleva un registro de los pedidos para verificación posterior
además del libro de órdenes. Este servirá para asegurarse que los pedidos de
clientes que tienen crédito sean atendidos a la brevedad.
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Autorización de las condiciones de crédito

Las condiciones de crédito dependen de la empresa, pero habrá aspectos que se

tienen en común. El departamento de crédito debe determinar si se ha
deteriorado la situación financiera de un cliente, mediante la solicitud de estados
financieros auditados de los mismos. Bajo este mismo procedimiento se determina
si un cliente nuevo merece el crédito. La autorización del crédito debe quedar por
escrito ya sea por el gerente del departamento u otra persona autorizada. La
aceptación de la orden de venta y su autorización para remitir son controles
básicos que deben estar sujetos a la supervisión y revisión del personal
responsable.

Preparación de formas de pedido

Se efectúa tan pronto aparezca el pedido, se compara con la orden de compra

para verificar su exactitud e integridad, y su control consistirá en revisiones
periódicas de registro y archivo por parte de una persona responsable.

Preparación de las instrucciones de ejecución

Se ejerce mediante un orden numérico, un registro o ambas. Si implica varios

pasos es preferible el registro ya que ofrece pronto acceso a la información sobre
operaciones incompletas. Como parte de la preparación de estas instrucciones
conviene preparar y llenar parcialmente la factura. Una copia de la orden de venta
sirve como archivo de datos. La operación de control consiste en comparar el
archivo de control con los avisos de cada uno de los departamentos y examinar el
archivo periódicamente para descubrir operaciones incompletas.

Atención de los pedidos

Este paso es similar al paso anterior y su control se establece dentro de los

departamentos ejecutantes.

Comparar cantidades recibidas con las que aparecen en la factura

Este paso lo ejecuta la persona encargada de llevar el mayor auxiliar de las

cuentas por cobrar. En él se determina si se tomaron en cuenta los rebajos por
devoluciones o rebajas y si estos fueron autorizados.
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Planeación de la estrategia de auditoria

Objetivos

Obtener suficiente evidencia suficiente y capaz de darle al auditor una seguridad

razonable de que:

 Las cuentas de ingresos y de gastos incluyen todas las operaciones

aplicables al periodo
 Las cuentas por cobrar son auténticas y representan cantidades son
probables para cobro.
 Los juicios en los que se basan las provisiones representan una evaluación
razonable de hechos.
 Las clasificaciones, descripciones y revelaciones son adecuadas.

Estrategia de auditoria

Antes de establecer la estrategia, se debe tener una noción del ambiente de

control y de flujo de las operaciones. El auditor debe obtener lo siguiente
relacionado al ciclo de ingresos:

 Las operaciones más importantes en la generación de ingresos

 Volumen e importe de ventas y número de clientes
 La tendencia histórica del volumen de ventas
 La tendencia histórica del vencimiento de las cuentas por cobrar e índice
de rotación
 Las condiciones normales de crédito y descuento

Lo anterior le permite al auditor reducir el nivel de las pruebas de sustancia,

haciendo una evacuación inicial para cada operación, de si será eficaz y eficiente
confiar en controles específicos. Si resulta adecuado, el auditor identifica los
controles ejercidos sobre las órdenes de venta y demás documentos que se
mencionaron en las actividades de control interno. Es decisión del auditor, aunque
parezca que los controles son eficaces, la realización de pruebas de sustancia
más amplias. Esto dependerá del número de clientes y ordenes que tenga una
empresa, si se cuenta con números altos, el auditor optara por aplicar una
combinación de pruebas de cumplimiento y pruebas limitadas de sustancia a los
saldos de cuentas por cobrar, si es lo contrario o los controles son insuficientes, el
auditor recurrirá a pruebas de sustancia amplias. Revisiones analíticas de cuentas
de ingresos, de cobrar y relacionadas son útiles en la planeación de la auditoria,
ejemplo de revisiones son indicar las tendencias en las ventas, las devoluciones y
el cobro de cuentas, ya que estas ayudan al auditor a evaluar riesgos potenciales
de auditoria
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Pruebas de cumplimiento

Para la determinación de las pruebas de cumplimiento adecuadas es identificar los

objetivos específicos de control que se aplican a un tipo de operación. Al ser
identificados, el juicio profesional es necesario para seleccionar solo aquellos
controles en los que el auditor tiene la intención de confiar con el objetivo de
limitar la amplitud de las pruebas de sustancia.

Control de la orden de venta

Incluye los 4 primeros pasos del ciclo de ingresos normal, sin embargo el auditor
considerara la aceptación de pedidos de los clientes como el más importante. Otro
aspecto importante es la autorización de condiciones de crédito, esto por el riesgo
de que las cuentas se vuelvan incobrables si los controles son ineficaces. Al
aplicarse las pruebas de cumplimiento el auditor examina evidencia procedente de
muestras de facturas y determina si fueron aprobadas acorde con las políticas de
la empresa, los resultados de esa prueba ayudan al auditor a evaluar también la
provisión de cuentas de dudoso cobro.

Objetivos generales del control contable interno en las ventas de bienes y

servicios

 Integridad: Las operaciones de venta validas son procesadas y registradas

 Validez: las operaciones representan envíos reales de bienes o servicios a
clientes reales
 Exactitud: las ventas son registradas con exactitud en cuanto a importe,
cantidades fechas y clientes
 Mantenimiento: el mayor auxiliar de cuentas por cobrar y la cuenta de
control del mayor general coinciden
 Seguridad física: se refiere al control y entrega correctos de las partidas de
inventario, además de controles físicos adecuados

Ejecución de las órdenes y envío

Al auditor le interesan los procedimientos de embarque y los controles que

incluyen el envío oportuno de mercadería. El objetivo de integridad en el control
contable del ciclo de ingresos es importante para el auditor por que los artículos
remitidos pero no facturados dan lugar a ingresos no registrados.
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Control de facturas

Este contempla los dos pasos finales de un ciclo de ingresos, llenar la factura y
remitirla al cliente. Se siguen las pruebas de cumplimiento siguientes:

 De una muestra de facturas, se comparan los pedidos de los clientes,

documentos de embarque y datos de factura, se comparan los precios con
las listas de precios, condiciones de pago, descuentos, etc. Se sigue el
rastro hasta el diario de ventas y el auxiliar de cuentas por cobrar.

 Se inspecciona el archivo de órdenes de venta pendientes que no están

acompañadas por informes de embarque.

 Se comprueba la exactitud aritmética del diario de ventas

 Se examina la evidencia de la revisión, hecha por los supervisores, de la

conciliación de la cuenta de control de cuentas por cobrar con el auxiliar del
mismo.

Pagos recibidos por bienes y servicios

Objetivos generales del control interno en pagos de bienes y servicios:

Son similares a los objetivos de las ventas de bienes y servicios salvo:

 Mantenimiento: El diario de entradas a caja, el auxiliar de cuentas por

cobrar y la cuenta de control interno reflejan todas las operaciones
autorizadas.
 Seguridad física: El acceso al dinero se limita solo a personal autorizado y
el efectivo se deposita de inmediato en la cuenta bancaria de la compañía.

Artículos devueltos y reclamaciones recibidas de los clientes.

En este rubro, solo se harán pruebas de cumplimiento en caso de que el tipo de

operación fuera importante y la estrategia de auditoria aconseje que confiar en los
controles correspondientes. Las pruebas involucran:

 Hacer preguntas y observar los controles físicos destinados a garantizar

que todos los artículos devueltos son registrados debidamente.
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 Revisar el control de numeración consecutiva de los documentos que

apoyan los artículos devueltos por los clientes, las quejas y las notas de
crédito
 Examinar los documentos de recepción originales, rastrear precios hasta
las facturas originales, calcular nuevamente los totales y los pases a la
página siguiente.

Pruebas de sustancia

Antes de poner en práctica el programa planeado de pruebas de sustancia, el

auditor debe evaluar los resultados de las pruebas de cumplimiento, para
determinar si las pruebas de sustancia son necesarias.

Pruebas de corte de remesas y cobros

En ausencia de controles de integridad eficaces, mientras más pronto se cierren

las cuentas después de finalizar el periodo, mayores son las probabilidades de
que haya facturas no registradas. Por ello, es un procedimiento universal de la
auditoria las pruebas de corte al examen de archivos de informes de embarques
no procesadas, del diario de ventas, y otros registros correspondientes por un
periodo posterior al fin de año, con el objetivo de comprobar la exactitud del corte
de las operaciones de la empresa. La amplitud del mismo dependerá de los
errores encontrados en las prueba de sustancia y de los resultados de la prueba
de cumplimiento. También se examina los registros de inventario perpetuo y el
diario de ventas para corroborar que los artículos vendidos en el periodo han
salido del inventario.

Confirmaciones de cuenta por cobrar

Para determinar la validez y exactitud de las cuentas por cobrar es la

comunicación directa con los clientes de la empresa. El auditor puede decidir, sin
embargo, en cuales casos las confirmaciones de este tipo son viables y en cuáles
no, y que hay otras maneras efectivas de sustanciar la validez de las cuentas. La
confiabilidad de la información depende del cuidado con el que los deudores
respondan a las solicitudes de confirmación. Si el método es eficaz, se debe
tomar la decisión de en qué fecha se hará, ya que si no existe fecha límite para
que la empresa emita los estados financieros, la confirmación al finalizar el periodo
será la más eficaz. En el ambiente comercial normal, el auditor establece una
fecha límite, y los procedimientos se harán en una fecha más temprana,
especialmente si los controles internos son eficaces.
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Procedimientos de confirmación

Antes de la selección de cuentas para su confirmación, el auditor determina si la

balanza de comprobación de cuentas por cobrar concuerda con las de control. La
empresa compara rutinariamente los saldos de la cuenta de control del mayor
general con los totales de las cuentas por cobrar individualmente. Además, el
auditor debe comprobar la exactitud aritmética de la balanza de comprobación.

Selección de cuentas para confirmarlas

Según se a la estrategia de auditoria y los resultados de las pruebas de

cumplimiento, el auditor decide si se deben confirmar todas las cuentas o solo una
parte de ellas, en el último caso, se debe decidir la base para seleccionar las
cuentas que se confirmaran. Como regla general, las cuentas a confirmar deben
tener una porción representativa en su importe y numero de cuentas. Se deben
dejar de lado aquellas cuentas cuya respuesta de confirmación es dudosa. Para
preservar la integridad del proceso, no se revelara el plan de selección de cuentas
para confirmación. Si la empresa no desea que se confirme con ciertos clientes, el
auditor debe cerciorarse que haya una razón válida para ello.

Procesamiento de solicitudes de confirmación

 Los nombres, domicilios, y cantidades que aparecen en las listas de las

cuentas deben ser comparadas con las cuentas de los deudores.
 Todas las solicitudes serán enviadas por el auditor
 Las solicitudes no entregadas y devueltas serán investigadas, se obtendrá
la dirección correcta y se remiten de nuevo.

Confirmaciones negativas

Consiste en solicitarle al deudor que se comunique directamente con el auditor

únicamente en caso de que el saldo mencionado le parezca incorrecto, es la forma
de confirmación más empleada. Si el deudor no contesta, el auditor asume que el
saldo de la cuenta es correcto.

Confirmaciones positivas

Consiste en solicitar aun deudor que conteste directamente al auditor y le indique

si el saldo de la cuenta es correcto. Las confirmaciones positivas es ideal si hay
indicios de que un número sustancial de cuentas pueden ser inexactas, o si los
saldos son extremadamente grandes. La respuesta es única, y esto hace que el
auditor no pueda suponer que la falta de respuesta indica que el deudor está
conforme con el saldo. Si no hay respuesta, se debe intentar varias veces más.
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Excepciones en las contestaciones a las solicitudes de confirmación

Los deudores pueden no estar de acuerdo con la información que aparece en la

solicitud de confirmación de una cuenta por cobrar debido a diferencias que
pueden no ser importantes para la auditoria. Otras excepciones distintas de las
descritas justifican un estudio cuidadoso de parte del auditor. Se evaluaran todas
las excepciones y decidir si representan situaciones aisladas o si son un patrón de
ventas o pagos que afectan a más de un cliente. Si hay un patrón de ventas debe
ser investigado.

Sustracciones con encubrimiento

Es una manera de ocultar un desfalco manipulando los bonos al auxiliar de

cuentas por cobrar. Un empleado puede recibir el pago de un cliente y quedarse
con el dinero sin registrar el monto en la cuenta por cobrar, la entrada a caja ni la
reducción al cliente. Los pagos recibidos de otro cliente se abonan a aquel que se
le fue sustraído, para que su cuenta no aparezca pendiente por mucho tiempo,
este encubrimiento resulta más fácil cuando los deudores pagan frecuentemente y
en cantidades redondas. En este tema, el control interno se responsabiliza de la
debida separación de tareas, vacaciones obligatorias al personal que maneja y
registra el dinero y enviar a los clientes estados de cuenta mensuales.

Procedimientos en lugar de confirmación

En caso de no poder esperar la respuesta de una confirmación, o si su número es

escaso para considerar la confirmación como satisfactoria, el auditor recurre a
métodos alternativos. Los saldos de gobierno, cuya respuesta es nula en
ocasiones, requieren que el auditor examine los documentos contractuales, los
documentos de embarque, etc. Existen otras pruebas de sustancia que involucran
examinar las operaciones del periodo próximo a la fecha de confirmación, por
ejemplo rastreo de facturas de venta individual. Esta pruebas se pueden llevar a
cabo al mismo tiempo que las pruebas de cumplimiento de los controles internos
contables.

Pruebas de cobrabilidad

Se estudian los saldos de las cuentas por cobrar para determinar si la estimación
hecha por la empresa para presentar a su valor neto razonables es adecuada.
Antes de la revisión, se debe corroborar si el método usado para ello es el mismo
que el de periodos anteriores, y si es así, si las condiciones económicas de la
empresa podrían indicar que el método no es el apropiado durante el periodo
actual
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Revisiones analíticas

Son útiles para sustanciar ciertos tipos de ingresos. Ejemplos de esto es

sustanciar cuotas, colegiaturas, y similares comparando los pagos con los
registros de matrícula.

Todos los procesos de auditoria mencionados son adaptables a las circunstancias

variadas que se encuentran en la práctica. Algunas de las variantes más comunes
que requieren determinados procedimientos son:

 Ventas al contado: es característica de artículos cuyo valor por unidad es

pequeño, que son fáciles de convertir en dinero y hay en existencia un
número considerable, por ello, el dinero es más fácil de perder o sustraer.
Un examen de ingresos se debe concentrar más en los controles de
verificación y no en la verificación física de los mismos.

 Ventas en consignación: La confirmación recibida de un consignatario de

ventas que hay en la empresa y su inventario es suficiente para controlar
este tipo de ventas.

 Alquileres, intereses y pagos fijos por el uso de bienes: Se pueden

sustanciar con facilidad mediante un cálculo general de las cantidades
vencidas y una comparación con las registradas. El auditor también debe
evaluar los métodos de reconocimiento de ingresos provenientes del uso de
bienes, ya que hay varios tipos.

 Regalías, pagos por producción y otros ingresos: El auditor examina el

convenio en el cual se basa el pago, compara los pagos con los del periodo
anterior, y solicita información sobre si todas las cantidades vencidas fueron
pagadas.
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 Obsequios y donaciones: Justificar donaciones es un problema debido a

que rara vez dependen de un contrato y no existe una entrega del bien o
servicio que aporte evidencia de que tal ingreso es correcto. Si este tipo
constituye el ingreso principal, como sucede en hospitales, se pueden hacer
procedimientos especiales. Estos involucran el registro y supervisión de
entradas y apertura de la correspondencia, separación de tareas entre
manejo, registro y control mediante recibos numerados.

 Ingresos no devengados: Las cuentas que pasan por aquí normalmente se

controlan a detalle. En estos casos el auditor debe estudiar la balanza de
comprobación y la compara con la de control. Mientras que la empresa
hace un análisis periódico del saldo por medio de un “inventario” del mismo.
Este inventario consiste en un examen de datos básicos.

 Ingresos de contratos a largo plazo: La evidencia se obtiene de las

confirmaciones y de os diversos métodos que la gerencia aplica para vigilar
y controlar el cumplimiento de las estipulaciones del contrato. La empresa
entrega estos métodos y cada contrato al auditor. Estos tipos de ingreso se
estiman comúnmente bajo el método de porcentaje de avance, por ende, el
auditor tiene como objetivo obtener evidencia respecto a la racionalidad de
la empresa con respecto a la estimación hecha bajo este método.