“UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN”

Facultad de Ciencias Económicas, Contables y Financieras

Escuela Académica Profesional de Ciencias Contables

ASIGNATURA:

AUDITORIA OPERATIVA

DOCENTE:

MG. CASTRO BURGOS, PEDRO GUSTAVO

CICLO:

VII – B

TEMA:

AUDITORIA OPERATIVA EN EL AREA DE COMPRAS DE

MOLITALIA S.A.

INTEGRANTES:

ESCOBAR ATUSPARIA, Julia Cristina

MEZA CORCINO, Sandra

JULCA MELGAREJO, Arnold

CHAVEZ PAREDES, Josué

HUACHO – PERÚ
2019

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Auditoria Operativa
 INDICE

INTRODUCCIÓN
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS DE LA EMPRESA MOLITALIA
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MOLITALIA
1. Objetivo……………………………………………………………………………………9
2. Alcance…………………………………………………………………………………….10
3. Definiciones……………………………………………………………………………….10
4. Responsabilidad………………………………………………………………………….11
4.1 solicitantes varios……………………………………………………………………12
4.2 panificadores…………………………………………………………………………13
4.3 compradores………………………………………………………………………….14
4.4 jefe de compras………………………………………………………………………15
4.5 jefatura y gerencia…………………………………………………………………...15
4.6 almacén……………………………………………………………………………….15
4.7 Planta de produccion ………………………………………………………………16
4.8 Marketing………………………………………………………………………………16
4.9 Desarrollo……………………………………………………………………………..16
4.10 Calidad ……………………………………………………………………………17
4.11 Seguridad…………………………………………………………………………17
4.12 RR.HH……………………………………………………………………………..17
4.13 Mantenimiento …………………………………………………………………..17
4.14 Mesa de parte…………………………………………………………………….18
4.15 Contabilidad………………………………………………………………………18
4.16 Tesoreria………………………………………………………………………….18
5. Disposiciones especificas………………………………………………………………18
5.1 de los requerimiento ……………………………………………………………….18
5.1.1 horarios de atención……………………………………………………….18
5.1.2 fechas de entrega…………………………………………………………..18
5.1.3 tipos de requerimiento que puede solicitar al área de compras…..19
5.1.4 informacion mínima requerida para cotizar …………………………..20
5.2 de la generación de la OC…………………………………………………………20
5.2.1 proceso de generación oc……………………………………………….20
5.2.2 tiempo de generación de oc…………………………………………….21
5.2.3 selección de proveedores……………………………………………….21
5.2.4 generacion de contratos ………………………………………………..22
5.2.5 generacion de convenios ………………………………………………..23
5.3 de las liberaciones………………………………………………………………..24
5.3.1 liberacion de la solicitud de pedido…………………………………..24
5.3.2 liberacion de la orden de compra…………………………………….24
5.3.3 liberacion de la hoja de entrega de servicio ……………………….24
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Auditoria Operativa
 5.4 de la entrega del material…………………………………………………………..24
5.4.1 programacion de entrega………………………………………………….24
5.4.2 programaciono de entregas en lima de compras importantes……..25
5.4.3 programacion de entregas en provincias………………………………25
5.4.4 programacion de adelnatis y retrasos en la entrega…………………25
5.4.5 tolerancia en la cantidad de entrega del material ……………………25
5.5 de la conformidad de un servicio ………………………………………………..25
5.6 el reclamo a proveedores………………………………………………………….26
5.7 de la aprobación de los artes, prototipos y elaboración de las fichas
técnicas………………………………………………………………………………26
5.8 del pago a proveedores…………………………………………………………..26
5.9 de las auditoras ……………………………………………………………………27
5.10 de la recepción de facturas …………………………………………………27
5.11 del desarrollo de proveedores y productores ……………………………28

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Auditoria Operativa
 INTRODUCCIÓN

La auditoría operativa en el área de compras, se requiere de un auditor confiable, que

evalúe y examine el control interno que se da en todo el procedimiento de compras,
teniendo como datos todo los elementos y miembros que están vinculados al área de
compras.

Debemos tener en cuenta sus funciones que se requiere para obtener un buen
seguimiento de los procesos de las compras de materias primas e insumos paras la
empresa.

El procedimiento de compras ayudará al control interno de la auditoría que se va

realizar, garantizando eficiencia en costos, contabilidad y transparencia en el área de
compras.

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Auditoria Operativa
 MISION

Ser una empresa multinacional especializada en la industria alimenticia, reconocida

por su alta productividad y fuerte cultura, propia de una empresa familiar, manteniendo
liderazgo en el mercado nacional

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Auditoria Operativa
 VISION

Desarrollar el espíritu empresarial creando actividades productivas, en el ámbito

alimenticio, dentro del marco de una cultura familiar que trascienda de generación en
generación.

Satisfacer netamente a nuestros clientes y consumidores, impulsando el crecimiento

de nuestra empresa

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Auditoria Operativa
 OBJETIVO DE LA EMPRESA MOLITALIA
En Molitalia hacemos negocios teniendo en cuenta que somos responsables del
bienestar de nuestra comunidad, por eso nuestras acciones están guiadas por los
siguientes objetivos:

a. Objetivos generales

Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos

son:

 ser el líder del mercado.

 incrementar las ventas.
 generar mayores utilidades.
 obtener una mayor rentabilidad.
 lograr una mayor participación en el mercado.
 ser una marca líder en el mercado.
 ser una marca reconocida por su variedad de diseños.
 aumentar los activos.
 sobrevivir.
 crecer.

b. Objetivos específicos

 Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están
expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos
son:

 aumentar las ventas mensuales en un 20%.

 obtener una rentabilidad anual del 25%.
 lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre.
 producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión.
 elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes.
 vender 10 000 productos al finalizar el primer año.

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 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA EN COMPRAS

Dentro de la ejecución del proceso de auditoría de compras, se busca resaltar dentro

de los objetivos principales los que se mencionan a continuación.

 Proveer información profesional, que le permita a la empresa saber del

resultado de la eficiencia de las políticas y procedimientos del
procesode compras y así poder tener una opinión experimentada e
Independiente.
 Proveer una opinión Independiente acerca de la ética, eficiencia yefectividad
respecto al debido uso de los recursos de la compañía en el proceso de
compras.
 Detectar posibles actividades no éticas o fraudulentas, y mitigar suposible
impacto en un futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar
los procedimientos y políticas implementadas por la compañía.
 Proveer Información Independiente respecto a la Ética y Eficiencia del
personal que integra el proceso de compras de la compañía.
 Oportunidades de reducción en costos en el proceso de adquisiciones.

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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MOLITALIA S.A.

1. OBJETIVOS

Sistematizar las actividades correspondientes al abastecimiento de los productos y

servicios locales e importados necesarios para la continuidad de la operación de
Molitalia S.A. garantizando eficacia en costos, confiabilidad transparencia en la
gestión de compras.

2. ALCANCE

 ESTE PROCEDIMIENTO ES APLICADO L ABASTECIMIENTO:

Insumos y materiales directos para producción: materia prima, insumos,
empaques y embalajes.
 MATERIALES INDIRECTOS: misceláneos, Trade Marketing,
maquinarias, activos fijos y materiales de mantenimiento.
 PRODUCTOS TERMINADOS: productos elaborados por Carozzi
(Intercompany) o empresas terceras listos para su distribución
(conservas, frunas, chupetes, etc.).
 Servicios: transporte, inspecciones, etiquetados, maquila de productos,
etc.

3. DEFINICIONES

 ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIOS: documento emitido por el usuario

y autorizado por su jefe para aceptar un servicio, detallando su fecha de
finalización, proveedor, orden de compra, hoja de entrada y el informe de la
conformidad. Los fletes o cualquier otro servicio que tenga una guía de
transporte no requiera esta acta.
 COTIZACION: documento en PDF o correo electrónico que contenga la
cotización del proveedor. Este documento como mínimo debe detallar precio,

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Auditoria Operativa
 condición de pago, descripción del material, vigencia de la oferta, lugar de
entrega y fecha de despacho.
 CUADRO COMPARATIVO: documento en Excel que analiza las alternativas
cotizadas de forma cuantitativa y cualitativa.
 FORMATO DE PROVEEDOR PREFERIDO: documento en PDF firmado por el
jefe del área usuaria y el jefe de compras, que sustenta por que se selecciona
a un proveedor a pesar de no contar con un comparativo o ser ganador.
 INDICADOR DE URGENCIA: determina la urgencia de un requerimiento y que
el solicitante de adicionar al a realizar la solicitud de pedido en SAP.
 urgencia por riesgo de personal
 Urgente por perdida de venta/parada planta
 Urgente por riesgo calidad
 Compra de rutina
 LICITACION: proceso de concurso por el cual el comprador recibe propuestas
económicas de los proveedores invitados a participar cumpliendo las
especificaciones técnicas requeridas, para luego realizar un análisis
cuantitativo y cualitativo seleccionando al proveedor que tenga mayor
calificación en el cuadro comparativo.
 PRODUCTOS CORPORATIVOS: aquellos que se coordinan en conjunto con
el equipo de materia prima de Carozzi, consolidando volúmenes y licitando de
forma conjunta.
 PRODUCTOS DE CAMPAÑA: productos que se adquieren de acuerdo a la
temporada de abundancia o disponibilidad del mercado. Dentro de esta
categoría se encuentran: conservas de frutas, pescados y panetones.
 PRODUCTOS INTERCOMPANY: Insumos de Molitalia S.A. compra
directamente a Carozzi.
 RESERVA: documento generado e SAP en la transacción para solicitar
materiales del almacén que no estén formulados en la receta de materiales y
que se imputan a un centro de costos y cuenta mayor.
 REPOSICION AUTOMATICA: proceso que permite generar solicitudes de
pedido automático para que los compradores repongan el stock. La habilitación

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 para que un material tenga MRP debe ser acordada entre el jefe del usuario y
el jefe de compras.
 REPORTE DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Reporte obtenido de SAP
con la transacción ME6H, que detalla el nivel de servicio brindado por el
proveedor. Los puntos de evaluación que considera son:
 Cumplimiento de plazos de entrega.
 Cumplimiento de cantidades.
 Cumplimiento de normas de envío y seguridad.
 Cumplimiento de normas de calidad.
 TABLA DE LEAD TIME: Detalla los tiempos de entrega por cada categoría de
compra, incluyendo el tiempo de generación de OC, su liberación; así como el
tiempo de ingreso de almacén y liberación de calidad del material.

4. RESPONSABILIDADES.
4.1. SOLICITANTES VARIOS.
 Los colaboradores de Molitalia S.A. cuando requieran un material deben
solicitarlo a través de UNA RESERVA al almacén generándola en SAP con la
MB21.
 Los requerimientos deben hacerse teniendo en cuenta la Tabla de Lead Time
de Compras.
 En caso el almacén, no cuente con stock y el material no tenga una reposición
automática o una OC anual, debe contactar a compras en cualquiera de estas
formas según sea el caso:

El sistema
Tipos de Permite Debe tener genera Requiere
Caso
Requerimiento almacenar código SAP solicitud aprobación

Con solicitud de
pedido manual SI SI NO SI
(1) Materiales de
consumo frecuente Con solicitud de
pedido automático SI SI SI NO

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 (2) Material que se
compra por única vez

Con Formato de
(3) Material que se Consumo NO NO NO SI
compra por Directo
primera vez y urgente

 Si el solicitante, desea que sus solicitudes sean automáticas, debe coordinar

con su jefatura directa y la de Compras según el punto 5.1. de este
procedimiento.
 Es responsabilidad del solicitante, tramitar la liberación de la solicitud del
pedido en SAP o la autorización vía correo electrónico de su jefe inmediato del
Formato de Consumo Directo.
 De continuar vigente el requerimiento, debe crearse una nueva solicitud, ya que
SAP eliminará automáticamente las solicitudes con más de 2 meses de
antigüedad.
 Los responsables para realizar las solicitudes de pedido son:

Área Responsable
Almacén Insumos Jefe de Almacén Insumos
Almacén PT Supervisor Central Almacén
Almacén Provincias Jefe de Almacenes PT Provincias
Calidad Supervisores o Jefes de Calidad
Contabilidad Asistente de Contabilidad
Desarrollo Ingenieros de desarrollo
Finanzas-Tesorería Jefe de Tesorería
Food Service Supervisor de Visibilidad
Mantenimiento Planificadores de Mantenimiento
Marketing Jefe de Administrativo de Marketing
Plantas Planificadores de Mantenimiento
Trade Marketing Supervisor de Visibilidad
RRHH Secretaria RRHH
Seguridad y SSGG Planificadores de Mantenimiento
Sistemas – TI Técnicos de Soporte
Insumos Plantas Planificadores de Materiales

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 Insumos Hawas Planificadores de la Demanda
Gerencia Olivos Secretaria Operaciones
Gerencia Venezuela Asistente de Gerencia

 En caso se requiera únicamente información de mercado o investigación de

precios, el solicitante debe enviar a compras el Formato de Cotización, ya que
no es una compra en firme.

4.2. PLANIFICADORES

Los planificadores deben estimar las cantidades a producir o comprar, generar las
solicitudes de pedido en SAP y mantener los parámetros de planificación actualizados
en SAP, según la siguiente distribución:

Tipo de Descripción Responsable de la

Materiales Planificación
ROH, LEER, Materia Prima, envases, Planificadores de
VERP embalaje Materiales.
ERSA Piezas de recambio Jefe de Compras
HAWA Productos terminados que se Planificadores de la
compran para vender en el Demanda.
mismo estado.
FERT Productos fabricados por Planificadores de
Molitalia S.A. Producción.
HIBE Materiales Generales
(EPPs, Uniforme, Limpieza, Jefe de Almacén de
Economato, etc) Insumos.
WERB Medios de Publicidad, varios Jefe Administrat.
de trade marketing o de Marketing y
marketing Supervisor de
Visibilidad.

Asimismo, deben realizar la liberación de las solicitudes o en su defecto hacer el

seguimiento a la liberación para que pueda iniciarse la compra.

a. Planificadores de la Demanda
 Responsables de generar las solicitudes de pedido de los productos HAWA.
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  Asimismo, deben informar a nivel de Producto Terminado las estimaciones de
venta cargando los móviles de al menos los cuatro próximos meses.
b. Planificadores de Materiales
 Responsables de explosionar las estimaciones de Planificación de la Demanda,
generando solicitudes de pedido en SAP con la cantidad de insumos a comprar.
 Asimismo, pueden solicitar a los compradores vía email postergaciones de
entrega de las OC, en función al programa de producción y al espacio de
almacén con 1 semana de anticipación; y adelantos según la urgencia.
c. Planificadores de la Producción.
 Responsables de la planificación de los productos a fabricar en Molitalia y de
elaborar el programa de producción.
d. Planificadores de Mantenimiento.
 Responsables de la generación de solicitudes de repuestos, seguridad,
proyectos y servicios generales.

4.3. COMPRADORES
 Son los responsables de cumplir con la Matriz de Metodología de Compra para
generar la orden de compra garantizando eficiencia en costos, transparencia y
la continuidad de la operación de Molitalia S.A.
 Deben convertir las solicitudes de pedido en OC en un plazo máximo de 7 días
a menos que por la naturaleza del producto y del mercado no sea conveniente
enviar la compra dentro de ese periodo de tiempo.
 Para el caso de los compradores de importación, adicionalmente son
responsables del costeo del producto incluyendo los gastos de importación y
aduana.
 Deben homologar proveedores y desarrollar productos alternativos.
 Asimismo, deben revalidar la vida útil y buscar opciones de venta para los
insumos con obsolescencia.
 Deben mantener carpetas compartidas con las fichas técnicas de los materiales
que no gestiona desarrollo.

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  Para el caso de las OC que requieran un pago anticipado, el comprador debe
gestionarlo en SAP y en coordinación con el área contable y tesorería.
Asimismo, debe realizar el seguimiento su compensación.
 Finalmente, deben coordinar la reposición dentro del mes en curso de los
materiales bloqueados.

4.4. JEFE DE COMPRAS

 Responsable del cumplimiento de este procedimiento.
 Genera en SAP las compras con contrato marco.
 Generará los indicadores de evaluación de desempeño de los compradores
trimestralmente.
 Mantendrá actualizados los parámetros de planificación de los repuestos de
mantenimiento, previa validación del jefe de mantenimiento.

4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS.

Las jefaturas y gerencias son responsables de la efectiva aplicación de este

procedimiento. Asimismo, deben liberar las solicitudes de pedido, las OC y las Hojas
de entrada de servicio en un plazo no mayor a 48 horas, a menos que haya una
observación en la OC.

4.6. ALMACÉN
 Son los responsables de generar las solicitudes de pedido de Materiales
Generales según la necesidad de reposición de la bodega.
 Asimismo, deben coordinar con el proveedor los ingresos a almacén de
acuerdo a las existencias utilizando las OC anuales.
 Deben atender al proveedor según la cita pactada, con una tolerancia de
30minutos a máximo 1 hora.
 Deben realizar el ingreso del stock a SAP durante el día de la entrega
registrando correctamente el número de guía de remisión.

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Auditoria Operativa
  El jefe de almacén deberá eliminar las reservas con antigüedad mayor o igual
a 1 año; o aquellas que ya no sean requeridas por el usuario.
 De requerir algún Material General deben hacerlo a través de una reserva en
SAP a almacén.

4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN.

 De requerir algún Material General deben hacerlo a través de una reserva en
SAP a almacén.

4.8. MARKETING.
 Debe validar y aprobar el matchprint de ser el caso.
 Responsable de validar el material en la prueba en máquina o prueba industrial.
 Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido realizado a su solicitud.
 Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas promocionales y
enviarla al comprador de la categoría.
 De requerir algún Material General deben hacerlo a través de una reserva en
SAP a almacén.

4.9. DESARROLLO.
 Son los responsables de mantener las fichas técnicas actualizadas, así como
de la aprobación de los artes y prototipos.
 Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido realizado a su solicitud.
 Es responsable de validar y aprobar productos y/o proveedores alternativos en
coordinación con el área de compras.
 Son los responsables de informar los proyectos de reingeniería o lanzamiento
a las áreas de planificación de la demanda, planificación de materiales y
compras con al menos 60 días de anticipación.

4.10. CALIDAD.
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  Son los responsables de inspeccionar las instalaciones de los proveedores
según el Programa Anual de Auditoría, para certificación externa, elaborando
la lista de proveedores aprobados para compra.
 Deben validar y autorizar el ingreso del stock al almacén de disponibles en un
plazo máximo de 48 horas, calificando al proveedor en SAP.

4.11. SEGURIDAD
 Responsables de determinar las fichas técnicas a utilizar para los EPPs
(Elementos de Protección Personal) y los materiales necesarios para mantener
los niveles de seguridad de la planta y equipos.

4.12. RRHH
 Responsables de enviar los listados de personal que ingresarán a laborar, con
21 días de anticipación al almacén para que pueda reponer el stock.
 De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme, Limpieza, Economato,
etc) deben hacerlo a través de una reserva en SAP a almacén.

4.13. MANTENIMIENTO

El jefe de mantenimiento debe:

 Enviar al cierre de cada trimestre, el listado de los materiales obsoletos con un

plan de acción para liberación del almacén.
 Validar el listado de materiales que tendrán MRP.
 Enviar el forecast anual de mantenimiento de las plantas a nivel de material y
enviarla a los planificadores para que tramiten las solicitudes de pedido.

4.14. MESA DE PARTES

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  Son los responsables de recibir la factura adjunta a la OC, guía de remisión y/o
acta de conformidad de servicio según corresponda; previa validación del
documento en SAP
 Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del documento en el Formato
de Rechazo de Factura para que el proveedor pueda resolver las
observaciones con los contactos correspondientes.

4.15. CONTABILIDAD

Son los responsables de realizar el registro de facturas dentro de los 5 días de haber
sido recibido el documento en mesa de partes.

4.16. TESORERÍA

Son los responsables de realizar el pago al proveedor según la condición de pago de

la OC.

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS.

El primer paso de todo solicitante es haber validado el stock con el almacén, para
definir si es necesario tramitar un requerimiento de compra nuevo.

5.1.1. Horarios de atención: Los solicitantes pueden enviar sus requerimientos

de lunes a viernes antes de las 2pm. Las solicitudes luego de este horario
comenzarán a ser trabajadas el día siguiente. Únicamente, son excepción
de este horario los requerimientos urgentes.
5.1.2. Fechas de entrega: Deben considerar la tabla de lead times . De requerir
una fecha anterior, se debe considerar la solicitud como un urgente,
detallando el indicador de urgencia y alertar al comprador vía e-mail.

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 5.1.3. Tipos de requerimientos que puede solicitar al área de compras.

El sistema
Tipos de Permite Debe tener Requiere
Caso genera
Requerimiento almacenar código SAP aprobación
solicitud
Con solicitud de
pedido manual SI SI NO SI
(a) Materiales de
consumo
Con solicitud de
frecuente
pedido SI SI SI NO
automático
(b) Material que
se compra por
única vez Con Formato de
(c) Material que Consumo NO NO NO SI
se compra por Directo
primera vez y
urgente

a) Solicitud de pedido manual: El usuario en cumplimiento de este

procedimiento deberá generar la solicitud de pedido en la transacción SAP
ME51N.
Asimismo, según la estrategia de liberación asignada en SAP, los liberadores
deben aprobar la solicitud en la transacción ME55.
b) Solicitud de pedido automática (MRP): Para que un T001-
INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA POR CATEGORÍA material tenga
este tipo de reposición, el jefe del solicitante debe indicar al jefe de compras:
 Código SAP del material.
 Consumo promedio mensual del material.
 Frecuencia de consumo del material.
 Stock de seguridad mínimo que requiere.

Con esta información el jefe de compras configurará el material en SAP y ya no habrá

necesidad de generar solicitudes manuales.

c) Formato de Consumo Directo: El solicitante debe enviar el formato Excel,

vía correo electrónico al comprador con el historial de aprobación del jefe
del usuario solicitante.

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 5.1.4. Información mínima requerida para cotizar o realizar una compra por
primera vez, de un material que no cuente con ficha técnica.

Categoría de material Especificaciones mínimas enviadas

Materias Primas e Insumos - Fichas Técnicas

- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
- Solicitud de Pedido

Empaques, Embalajes - Prototipos, artes aprobados en CD y/o fichas

(Displays, cajas, stickers) Técnicas
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta

Misceláneos - Marca, Modelo y Descripción

- Cantidad
- Fecha de entrega en planta

Trigo - Factura del Embarque

Productos Intercompany - Cuadro de Pedidos a Carozzi.

Insumos Intercompany - Solicitud de Pedido

Maquinarias, activos fijos y materiales de - Part Number y plano técnico.

mantenimiento. - Marca, Modelo y Descripción
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
- Requerimiento de Inversión únicamente para
Activos Fijos.

Productos Corporativos - Cuadro de Compras

Corporativo.
- Contrato de Licitación.

Productos Terminados (HAWA) - Cuadro de Pedidos a Proveedor.

Productos de campaña - Fichas Técnicas

- Cantidad
- Fecha de entrega en planta

Servicios directos - Fichas Técnicas

(Transporte, Inspecciones, - Cantidad
etiquetados y maquila de prod.) - Fecha de ejecución
- Lugar de entrega

5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC.

5.2.1. Proceso de generación de OC: El comprador debe ejecutar diariamente

la transacción ME5A para conocer el listado de solicitudes a trabajar. Luego
debe utilizar la transacción ME21N para generar el pedido de compra y
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Auditoria Operativa
 adjuntar los sustentos correspondientes. En caso fuera una compra de
importación, adicionalmente debe incluir los gastos de transporte
internacional y aduanas.
5.2.2. Tiempo de generación de OC: El tiempo para convertirse una solped a OC
es de 8 días calendario, los cuales se consideran desde la fecha de la
liberación de la solicitud de pedido hasta el envío de la OC al proveedor.
5.2.3. Selección de proveedores: El proveedor será definido en función al tipo
de compra, teniendo en cuenta la siguiente Matriz de Metodología de
Compra. Para el caso de materias primas, envases y embalajes el
proveedor además debe ser aprobado por las áreas de desarrollo y control
de calidad.

MATRIZ DE METODOLOGÍA DE COMPRA

Tipo de Compra Selección de Proveedor por Adjuntar en OC

Compras con reposición automática o compra Licitación Anual y convenio Número de Licitación o convenio
frecuente y que tengan estabilidad en
precios**
Trigos Licitación por temporada Factura de Embarque y /o contrato
Compras Intercompany Proveedor Intercompany Factura de Embarque y /o contrato

Compras de productos de campaña o HAWA. Licitación Anual y contrato Licitación o Factura Proforma

Compras spot o de productos con variabilidad Matriz de Monto y Cuadro Comparativo y cotizaciones
en precios. Vigencia de
Cotizaciones
Compras con proveedor seleccionado por
usuario y que no tenga comparativo o el Formato de Formato de proveedor preferido y
comparativo no lo favorezca. Proveedor Preferido cotización
Compras menores a S/. 500 soles y no 1 sola cotización Adjuntar cotización
recurrente.
Compras a proveedor único, representante de Número de proveedor único y
marca o distribuidor cotización
1 sola cotización anual
exclusivo

Compras de proyectos o de activos fijos. Cuadro Comparativo, cotizaciones y

Requerimiento de
Matriz de Monto y
Inversión firmado
Vigencia de
Cotizaciones
Compras de Servicios Matriz de Monto y Cuadro Comparativo y cotizaciones.
Vigencia de *Para consultoría es obligatorio un
Cotizaciones contrato.
Cotización y correo autorizado por
Compras urgentes o de regularización. Cotización del usuario jefatura de usuario

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MATRIZ DE COTIZACIONES POR VIGENCIA Y MONTO

Limite Inferior Límite Superior Regla Mínima Validez

S/.0 S/.500 cotización año
S/.500 S/.6,000 cotizaciones año
S/.6,000 S/.15,000 cotizaciones año
S/.15,000 S/.50,000 cotizaciones años

S/.50,000 cotizaciones años

5.2.4. Generación de Contratos: La generación de un contrato en Molitalia al

menos debe considerar los siguientes puntos:

 Principales cláusulas:

Definiciones de los términos utilizados en la compra.

Antecedentes de los participantes del contrato:

 Objeto del contrato.

 Términos y condiciones de la entrega del producto o servicio.
 Obligaciones de las partes.
 Precio y vigencia del contrato.
 Confidencialidad.
 Titularidad de las marcas, diseños y símbolos.
 Independencia de las partes
 Cesión - Resolución del contrato.
 Notificaciones y Ley Aplicable.

 Información necesaria del proveedor:

 Ficha RUC
 Poderes de los representantes legales que firmarán.
 Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa, donde se compruebe la
propiedad de la misma.
 Formato para la creación de proveedores.

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  Responsables de la revisión y firma del contrato:
 Jefe de Asesoría Legal
 Jefe de Compras
 Gerente de Logística
 Gerente de Finanzas
 Gerente General
 Gerente del área solicitante

IMPORTANTE: Para el caso de los servicios de consultoría, es obligatorio especificar

los entregables en el contrato.

5.2.5. Generación de Convenios.

La generación de un convenio en Molitalia al menos debe considerar los siguientes

puntos:

 Principales cláusulas:
 Antecedentes de los participantes del contrato.
 Objeto del Convenio.
 Términos y condiciones de la entrega del producto o servicio.
 Obligaciones de las partes.
 Precio y vigencia del contrato.
 Confidencialidad.
 Cesión - Resolución del contrato.
 Ley Aplicable.

 Información necesaria del proveedor:

 Ficha RUC
 Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa, donde se compruebe la
propiedad de la misma.
 Formato para la creación de proveedores.

 Responsables de la revisión y firma del contrato:

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Auditoria Operativa
  Jefe de Asesoría Legal
 Jefe de Compras
 Jefe del área solicitante
 Subgerente de Compras

5.3. DE LAS LIBERACIONES.

Cada liberador debe aprobar según corresponda: la solicitud de pedido, la orden de
compra y/o la hoja de entada, en un máximo de 48 horas para que pueda gestionarse
una compra.

5.3.1. Liberación de la solicitud de pedido.

Según la estrategia de liberación establecida en SAP, las solicitudes de pedido

manuales deben ser aprobadas por al menos dos jefaturas en la transacción ME55.

5.3.2. Liberación de la orden de compra.

Una OC tiene como mínimo 02 liberadores y un máximo de 05 liberadores, cada uno

de los cuales debe realizar la liberación en un plazo máximo de 48 horas. Para esto
utilizan la transacción ME28.

5.3.3. Liberación de la hoja de entrega de servicio.

Una OC de Servicio, a diferencia de la de materiales que tiene una entrada de

mercadería; tiene una conformidad de servicio. Esta aprobación a la conformidad de
servicio está determinada en la estrategia de liberación de SAP, y debe ser aprobadas
por las jefaturas en la transacción ML85.

5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL.

5.4.1. Programación de entregas en Lima de compras locales: Es

responsabilidad del almacén confirmar la cita para la entrega de mercadería
con 24 horas de anticipación copiando al proveedor y al comprador para
que programe la fecha de entrega en SAP en la transacción ME22N.

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 5.4.2. Programación de entregas en Lima de compras importadas: El
comprador debe informar la llegada con 2 días de anticipación como mínimo
al almacén. Se indica la OC, empresa de transportes y la agencia de aduana
que realiza del despacha.

5.4.3. Programación de entregas en Provincia: El encargado de almacén de

provincia coordina con el comprador vía correo electrónico y/o con copia al
jefe de almacén de lima, la entrega y/o traslado de materiales que se
requieran.

5.4.4. Programación de adelantos y retrasos en la entrega: En caso se

requiera adelantar o retrasar un pedido, el área de planeamiento debe
enviar un correo detallando en el asunto que es urgente y usando el
siguiente formato.

FORMATO DE REPROGRAMACIONES
Nueva
Fecha
fecha
Código #OC + solicitada de
Planificador Urgente Descripción Motivo confirmada
Material Posición adelanto o
por
postergación
compras

5.4.5. Tolerancia en la cantidad de entrega del material: Para los productos con
lotes corridos de producción, se permite una tolerancia en la cantidad de
entrega. Esta debe ser coordinada previamente entre el proveedor y el
comprador. Por defecto, el sistema otorga un 10% de tolerancia máxima en
las categorías de embalaje, envases y materias primas.

5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO.

La conformidad del servicio debe realizarse con la firma del Acta de Conformidad del
Servicio por el usuario solicitante y su jefe. Como sustentos, se debe detallar el
informe del servicio realizado con registros fotográficos y/o documentos que

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evidencien esta ejecución. Los fletes o cualquier otro servicio que pueda ser
sustentado por una guía de transporte, no requieren de esta acta de conformidad.
Para todos los demás servicios, el usuario debe adjuntar esta acta al momento de dar
la conformidad en SAP por la ML81N.

5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES.

 La conformidad en cuanto a cantidad y descripción según orden de compra
debe ser dada por almacén. Adicionalmente balanza da la conformidad cuando
la unidad de medida está relacionada al peso.
 La conformidad en cuanto a modelo, serie y operatividad de un repuesto, debe
ser dada por el técnico y/o jefe de mantenimiento.
 Adicionalmente, aquellos productos que en el muestreo no cumplan con la ficha
técnica, serán rechazados por calidad impidiendo su ingreso.
 En caso, el producto haya sido recibido y el rechazo se genere una vez
ingresado, el área que realice el hallazgo debe informar al comprador con copia
al Jefe de Compras para que solicite el reemplazo del proveedor y el plan de
acción. El plazo de formalización de este reclamo es de máximo 6 meses desde
que se recibió el producto.
 Semanalmente, el analista de existencias se encarga de pasar un reporte de
materiales bloqueados pendientes de devolución, el cual debe ser gestionado
por los compradores para conseguir la reposición del material como máximo en
un plazo de 30 días.

5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y

ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS.
 La elaboración y aprobación de las especificaciones técnicas, artes y
prototipos son responsabilidad del área de desarrollo, quien debe tener
actualizados estos documentos en SAP.
 Para productos nuevos o reingenierías, el área de desarrollo debe enviar con
al menos 60 días de anticipación los artes, prototipos y fichas técnicas.

5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES.

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  La gestión del pago a los proveedores es responsabilidad del área de tesorería,
según la condición pactada en la orden de compra.
 Los anticipos deben ser aprobados por las gerencias correspondientes y son
válidas para las compras importadas. Las únicas excepciones son aquellas
compras locales que no tengan un proveedor o producto alternativo.
 El comprador debe negociar en lo posible el pago a través de transferencias
bancarias con las entidades que estén afiliadas a Molitalia (BCP, BBVA y
SCOTIABANK) y evitar el uso de facturas negociables.

5.9. DE LAS AUDITORÍAS.

 BRC (British Retail Consortium): Exclusivamente para la planta Caramelos.
Esta auditoría exige que el área de compras tenga los siguientes documentos:
 Organigrama y funciones de Compras.
 Lista de proveedores aprobados por Calidad.
 Procedimiento para manejo de compras en SAP.
 Seguridad: Esta auditoría exige que el área de compras tenga las Hojas de
Seguridad (MSDS) de los productos químicos y compre los EPPs y mobiliarios
del personal siguiendo la ficha técnica aprobada por el Área de Seguridad,
Salud y Medio Ambiente.
 Disney: Esta auditoría tiene que ser aprobada por Molitalia y por los
proveedores de envases, embalajes y aquellos que maquilan algún producto
con diseños de Disney para campaña. Debe tramitarse a partir de Marzo.
 Certificación Externa para Proveedores: Anualmente en coordinación con
calidad, el área de compras valida qué proveedores deben aprobar esta
certificación con una entidad externa. El costo es asumido por el proveedor.

5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS.

 Mesa de partes, debe recibir la factura adjunta a la OC, guía de remisión y/o
acta de conformidad de servicio según corresponda; previa validación en SAP.

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  Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del documento en el Formato
de Rechazo de Factura para que el proveedor pueda resolver las
observaciones con los contactos correspondientes.
 Si el motivo del rechazo es atribuible a Molitalia, se debe recibir el documento
y entregar al área responsable de la observación.
 La tolerancia máxima para la diferencia entre el monto de factura y la orden de
compra es de $1.5 o S/5.10 por documento. Para documentos con mayor
diferencia deben venir aprobados por el Jefe de Compras.

5.11. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS.

 El comprador en coordinación con las áreas de calidad y desarrollo debe

solicitar muestras que cumplan con la ficha técnica de Molitalia.
 Desarrollo debe confirmar que a nivel económico representa una oportunidad
para Molitalia.
 Luego, calidad procede a realizar el análisis físico-químico y realiza una
inspección documentaria y en planta del proveedor para validarlo.
 Desarrollo realizará una prueba de laboratorio y de ser positiva, tramita un
nuevo pedido con compras para la prueba industrial.
 Finalmente, Si Desarrollo valida la prueba industrial, se procede a homologar
el producto y/o el proveedor, generando el RAI para que compras pueda
generar pedidos de este nuevo insumo o proveedor.

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