Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 Concepto son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma

metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones de una unidad administrativa
También se define como un conjunto integrado de formularios, descripción narrativa de
pasos, fluxogramas y otros tipos de gráficos, de un determinado procedimiento o
proceso
 Objetivos del manual de procedimientos
o Presentar una visión integral de cómo opera la organización
o Precisar la consecuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de
los procedimientos
o Describir gráficamente los flujos de operaciones
o Describir cómo, cuándo y por quien se ejecuta los procesos y controles
o Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo
o Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
o Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Deben tener una serie de elementos y contenidos tales como:
 Contenido
 Enunciación de la codificación
 Enunciación de nominación de cada norma
 Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual
 Objetivos
En objetivos contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y,
cuando fuese necesario, los motivos que le dieron el origen.
 Responsabilidad en responsabilidad se indicara la unidad orgánica responsable del
cumplimiento de los procedimientos en cuestión
 Alcance de los procedimientos contendrá la explicación de los entes sobre los cuales
se aplican los procedimientos y las circunstancias en que debe ser empleados
 Instrucciones esta sección contendrá:
o Estructura se indicar cuál es la disposición y fundamentos de las partes en
que esta ordenado el manual
o Codificación se indicar el sistema y criterios de codificación utilizados
o Actualización el manual indicara la forma de identificar las revisiones,
modificaciones o actualizaciones
o Criterios de cumplimiento deben quedar enunciados implícitamente en el
manual, los criterios que permitan discernir el cumplimiento o incumplimiento de
los fines
 Normas de procedimiento indicara que los manuales estarán integrados y ordenados
en la forma siguiente:
A. Cursogramas
B. Normas de tramite
C. Formularios
D. Anexos
Esta parte fundamental de todo manual. Los aspectos que imprescindiblemente deben ser
sometidos a normas son:
 Tareas y decisiones:
o Una descripción clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento
o Momento y oportunidad en que se debe ejecutar cada paso
o Responsable de la ejecución de cada paso
o Información requerida para la ejecución de cada paso
o Información que se debe generar como consecuencia del resultado de la
ejecución de cada uno de los pasos
o Controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control
 Archivos
o Informe a contener
o Método de clasificación de la información contenida
o Método de búsqueda de la información contenida
o Periodo del archivo de la información y tratamiento posterior al mismo
o Responsabilidad de su custodia y mantenimiento actualizado
o Detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para
extracción de su contenido
 Circuito o flujo de información y la vía de materialización en formularios, debe
contener:
o Ejemplares delos formularios, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar
o Responsables de la emisión de cada uno de ellos
o Momento en que deben ser emitidos
o Cantidad de copias y tratamiento y distribución a darle a cada una de ellas
 Glosario
 Índice temático
 Índice de referencia cruzada
 Verificación y asesoramiento: es evidente que en una empresa que disponga de
manuales de procedimientos que cumplan las instrucciones de las normas respectivas
para su elaboración y mantenimientos actualizado deberá obtener en su estructura
orgánica una unidad o departamento de verificación y asesoramiento
 Fecha de emisión las normas comprendida dentro de un manual de procedimientos
deberán contener la fecha de su emisión
 Fecha de vigencia también existe la fecha de vigencia, esto es a partir del cual la
norma será de aplicación obligatoria.
 Numeración de paginas
 Formato es conveniente que tengan formatos homogéneos
TIPOS DE MANUALES
 Manual de procedimientos de oficina

 Manual de procedimientos de fabrica
IMPORTANCIA Y APLICASION
Facilita al personal de una empresa la correcta ejecución de tareas normalizadas y que regula
la participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes
externos
Entre las ventajas tenemos:
o Permite normalizar la ejecución de tareas y facilitar la toma de decisiones programadas
o Evita la superposición de tareas
o Simplificar o racionalizar la ejecución de tareas que resultaban confusas
o Permite incrementar la motivación de los empleados, posibilitándote la detección de los
objetivos que persigue la empresa mediante el aporte de sus tareas
o Evita improvisaciones o decisiones apuradas
LIMITACIONES DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Dos de las principales críticas que se les hacen a los manuales: que no son utilizados en la
práctica por el personal y que por, por su rigidez, usualmente están siempre desactualizados
La primera crítica es una limitación fundamental, pues si no son utilizados por aquellos a que
están dirigidos, careces totalmente de utilidad

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 Manual de procedimientos de oficina

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