6.

RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS

PROCEDIMIENTOS.
CAJA CHICA

Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos
menores,
Exclusivamente para fines institucionales; que por su naturaleza no ameritan la
elaboración de una Orden de Compra u Orden de Servicio.

RESPONSABLE Y/O CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA:

El (la) Gerente(a),Gerentes Generales y/o Gerentes de Línea de la unidad

administrativa
a nivel Central y nivel Estadal; con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le
asignan responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de
erogaciones en efectivo.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS:

En el presente manual de normas y procedimientos, se refiere a la Coordinación

Ejecutiva
del Despacho, Gerencias Generales, Gerencias Estadales y Oficinas que
conforman al
Instituto Nacional de Estadística
UNIDAD TRIBUTARIA:
Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos,
vigente al
1º de enero del respectivo ejercicio económico financiero.
ALÍCUOTA IMPOSITIVA:
Porcentaje (%) que se aplica a la base imponible (monto facturado) para obtener
la cuantificación de la deuda tributaria por cada operación gravada.

APERTURA FONDO DE CAJA CHICA:

Acto por el cual una unidad administrativa recibe por primera vez fondos de caja
chica, dentro de las normativas establecidas en el presente manual.

ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA:

Conteo que se realiza en un momento determinado tanto del efectivo como de las
facturas
y/o recibos originales existentes en el fondo objeto del arqueo, debiendo ser la
sumatoria de
los mismos coincidente con el monto asignado al fondo de caja chica.
BANCO:
Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista
de
crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para
ponerlos a
disposición de quienes puedan hacerlos fructificar.

CIERRE FONDO DE CAJA CHICA:

Es la acción mediante la
cual se da por terminada la asignación del fondo de caja chica y se
fectúa:
en caso que renuncia o cambio del titular de la caja chica.
al término de cada Ejercicio Fiscal.
EVENTOS ESPECIALES:
Comprende una actividad eventual o especial que se ejecuta en una fecha
determinada.
FACTURA:
Documento que cumple con las normativas establecidas por el SENIAT y el cual
es
expedido por el proveedor a la contraparte, cuando se realiza la transacción de
compra. En
la misma se detalla con la debida especificación, la clase y cantidad de mercancía
vendida,
así como su precio unitario y valor total.
FONDO DE CAJA CHICA:
Representa el monto fijo en bolívares asignado a las diferentes unidades organizativas del
INE, para adquirir bienes, materiales y/o servicios en forma ágil y expedita, los cuales
reúnen como características especiales lo siguiente:
- son de carácter urgente.
- son por bajo monto (gastos menores)
- son por conceptos contemplados en las partidas presupuestarias autorizadas a
ejecutar a través de fondos de caja chica.
FRACCIONAMIENTO:
Dividir en varios contratos la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el
objeto de disminuir la cuantía del mismo.

OFERTA:
Es aquella propuesta para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra,
que
ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los requisitos
exigidos por el Contratante.
ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO: documento que emite la organización para adquirir
un bien y/o servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a
las prácticas de negocio establecidas.
PAGO:
Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras
personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un
cheque o efectivo.
PASAJE:
Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio de
algún tipo de transporte.
PRESUPUESTO:
Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras.
PROCESO:
Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar
entradas
en salida.
PROCEDIMIENTO:
Es una serie de pasos o tareas sistemáticas ejecutadas en una sucesión cronológica para
consolidar algún proceso.
PROVEEDOR:
Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten
servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista.
REGISTRO CONTABLE:
Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico,
con
el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera

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OFERTA:
Es aquella propuesta para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra,
que
ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los requisitos
exigidos por el Contratante.
ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO: documento que emite la organización para adquirir
un bien y/o servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a
las prácticas de negocio establecidas.
PAGO:
Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras
personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un
cheque o efectivo.
PASAJE:
Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio de
algún tipo de transporte.
PRESUPUESTO:
Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras.
PROCESO:
Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar
entradas
en salida.
PROCEDIMIENTO:
Es una serie de pasos o tareas sistemáticas ejecutadas en una sucesión cronológica para
consolidar algún proceso.
PROVEEDOR:
Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten
servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista.
REGISTRO CONTABLE:
Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico,
con
el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información
financiera.
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Caja Chica
Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
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RENDICIÓN DE CUENTA:
Constituye la presentación de las relaciones y soportes correspondientes de los gastos
pagados a través de los fondos de caja chica en el desarrollo o ejecución de un evento y/o
proyecto especial, específicamente asignado a una unidad.
REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA:
Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados, durante un período
determinado, con el objeto de mantener un flujo permanente de efectivo en la misma.
RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Es el funcionario titular y responsable de los fondos de la caja chica, ante las autoridades
administrativas del Instituto Nacional de Estadística. Está representado por un funcionario
de la unidad a la cual está asignado el fondo.
SENIAT:
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO:
Es un documento de erogación realizado por la unidad de ordenación de pago.
UNIDAD ADMINISTRADORA:
La Oficina de Administración y Finanzas, es la responsable de conformar la
documentación
del fondo de caja chica, previa aprobación por parte del Presidente del Instituto.
Corresponde a esta Oficina velar por el cumplimiento de la correcta aplicación del proceso
de administración de fondos de caja chica.
UNIDAD EJECUTORA:
Son las unidades cuyos titulares tienen asignados fondos de caja chica, responsables de
aplicar las normas y procedimientos para la administración de los mismos, así como
también las unidades que intervienen en algunos de los procesos inherentes a los fondos
de caja chica.

10. NORMAS GENERALES

1. El (la) funcionario (a) responsable de la Oficina de Administración y Finanzas podrá
autorizar el funcionamiento de un Fondo de Caja Chica, previa aprobación del
Presidente del Instituto. El Fondo de Caja Chica será abierto a nombre de la Unidad
Organizativa al cual esté asignado el mismo.
2. Cuando un funcionario responsable de la unidad administrativa tenga asignado un
fondo de anticipo podrá crear uno o más Fondos de Caja Chica, según lo establecido
en la normativa legal vigente.
3. El responsable del Fondo de Caja Chica, será el Jefe de la Unidad a la cual está
asignado el Fondo, no obstante, el Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas
podrá asignar como responsable del mismo a un funcionario distinto al Jefe de la
Unidad, cuando en consideración de la fluidez de operatividad del Instituto, así lo
considere conveniente. Generalmente es el caso de Fondos de Caja Chica asignados
para un fin o concepto en específico.
4. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS
UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) calculadas al valor que esté vigente a la fecha
de aprobación de la apertura del fondo.
5. La Oficina de Administración y Finanzas designará el monto del Fondo de Caja Chica
para el ejercicio fiscal, tanto a las Gerencias y Unidades del nivel central, como a la
Gerencias Estadales, con base en una comparación de los montos de los recursos
presupuestarios asignados a cada unidad administrativa, el promedio mensual que
resulte del monto de utilización (reposiciones y rendición de cuenta) de los Fondos de
Caja Chica, realizadas por las citadas Unidades en el ejercicio anterior.
6. El monto del Fondo de Caja Chica para el caso de las Gerencias y/o unidades
administrativas que no hayan tenido Fondos de Caja Chica en el año anterior, será
establecido por la Oficina de Administración y Finanzas, con base en la evaluación
que realice de la exposición de motivos planteada por la respectiva Unidad.
7. El monto máximo de cada gasto a ser cancelado con cargo a los Fondos de Caja
Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.).
8. En la fecha en la cual entre en vigencia, para el ejercicio en curso, un nuevo valor para
la Unidad Tributaria (U.T.), la Oficina de Administración y Finanzas, podrá tramitar los
ajustes necesarios de los Fondos de Caja Chica asignados, para equiparar los
mismos al nuevo valor de la U.T.; tanto para su apertura como para el gasto, previa
aprobación del Presidente del Instituto, mediante la presentación del respectivo punto
de cuenta.
9. El nuevo valor de la Unidad Tributaria y la autorización de aplicación de la misma debe
ser notificada por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de memorando

circular, dirigido a todas las unidades involucradas en el manejo y /o proceso de

Fondos de Caja Chica.
10. El Fondo de Caja Chica, sólo podrá utilizarse para la adquisición y cancelación en
instrumentos financieros de bienes y servicios indispensables para garantizar el
funcionamiento de las unidades administrativas del INE, que en razón a su inmediatez
deban realizarse y no justifiquen la elaboración de una Orden de Compra o de
Servicio.
11. Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben corresponderse
estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos
del INE, correspondientes a la 4.02. Materiales, Suministros y Mercancías; y a la 4.03.
Servicios no Personales.
12. No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de los conceptos
de viático, por cuanto los mismos deben regirse por lo establecido en el Manual de
Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes aprobado por el INE.
13. No podrán ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningún tipo de
artículo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional, cuya imputación
presupuestaria se corresponda con la partida 4.04 Activos Reales, en dichos casos, la
adquisición debe ser canalizada a través de la Oficina de Administración y Finanzas,
mediante una orden de compra.
14. El Fondo de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o
servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas.
15. Podrán realizarse gastos de funcionamiento de manera excepcional por la vía de los
Fondos de Caja Chica, para atender conceptos de gastos específicos, como: pasajes,
mantenimiento de vehículos, compra de repuestos para mantenimiento de servicios
generales, etc.; en cuyo caso la autorización del gasto estará debidamente justificado.
16. En aquellas circunstancias excepcionales se podrá utilizar como instrumento
financiero, la tarjeta de débito de la cuenta correspondiente a la Caja Chica, siempre y
cuando se solicite autorización a la Oficina de Administración y Finanzas, previa
justificación.
17. Las Gerencias Estadales están autorizadas a efectuar compras de los materiales que
requieran, a través del Fondo de Caja Chica. Solamente en aquellos casos en que el
tipo de material (Ejemplo tóner para impresoras, etc.) por sus características
especiales no se consiga en el mercado local, lo solicitará al almacén del Instituto.
18. Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica así lo requieran, los funcionarios
responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarán los fondos en una cuenta
bancaria a nombre del Instituto Nacional de Estadística (INE), la cual se abrirá previa
autorización de la Oficina Nacional del Tesoro.

19. Los conceptos de gasto relacionados en la apertura como en la reposición del Fondo
de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el
Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE) vigente en cada ejercicio económico financiero.
20. A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica, debe llevar un expediente que contenga copia de todo el
movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su cierre.
21. El Responsable del Fondo de Caja Chica podrá a su vez designar, por escrito, a un
funcionario en calidad de Custodio del Fondo, quien tendrá a su cargo el manejo
operativo del proceso de control y custodia de la documentación (facturas, relaciones)
pagado a través del Fondo de Caja Chica. El nombramiento del Custodio del Fondo,
en ninguna circunstancia, exime o libera al Responsable del Fondo de Caja Chica de
su responsabilidad exclusiva ante el INE por la integridad y manejo del fondo
financiero asignado.
22. Todo funcionario responsable del Fondo de Caja Chica debe contar con la respectiva
caución, de conformidad con lo que establece el Manual de Caución del INE.
23. Los Titulares o Responsables de los Fondos de Caja Chica deben cumplir con los
siguientes deberes:
o Manejar los Fondos de Caja Chica en forma ordenada y adecuadamente
respaldada.
o Gestionar y obtener el estado de cuenta de la cuenta corriente bancaria,
correspondiente al mes y realizar mensualmente la conciliación bancaria,
efectuando el seguimiento y solución de las partidas de conciliación bancaria
que puedan surgir.
o Utilizar de manera correcta los Fondos asignados y puestos bajo su
responsabilidad y cumplir con todas las normas y procedimientos
establecidos en el presente Manual.
o Mantener la correspondencia exacta (cuadre) del monto asignado, con el
efectivo en custodia y/o disponibilidad bancaria y los justificantes originales
de los egresos (pagos) efectuados.
o Custodiar los Fondos de Caja Chica bajo adecuadas medidas de seguridad.
o Entregar dinero en adelanto únicamente previa aprobación del egreso o
compra a realizar y previamente elaborado, aprobado y firmado el formulario
de “Efectivo en Tránsito”.
o No entregar dinero en adelanto a funcionarios que tengan pendientes por
rendir cuenta de otro adelanto de dinero (formulario de “Efectivo en
Tránsito”).

Elaborar oportuna y correctamente la relación y solicitud de reposición de los

Fondos de Caja Chica de conformidad con lo establecido en el presente
Manual.
o Efectuar el cierre del Fondo de Caja Chica, a la fecha de cierre del año fiscal
y el reintegro del saldo no utilizado, si lo hubiese, en la fecha establecida en
el cronograma de actividades del cierre del ejercicio económico.
24. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y
Finanzas, deberá llevar el control de las cuentas corrientes bancarias abierta para el
manejo de los Fondos de Caja Chica y exigirá la presentación mensual de la
respectiva conciliación bancaria de la misma.
25. En el caso de las Gerencias Estadales, Gerencia General y/o Oficinas de Apoyo, la
respectiva cuenta corriente bancaria abierta, deberán ser destinada únicamente al
manejo del Fondo de Caja Chica, esto en beneficio de la fluidez en la oportuna
disponibilidad de los recursos financieros requeridos y transferidos a las citadas
Gerencias.
26. Los cheques y/o transferencias bancarias, correspondientes tanto a la apertura, como
a la cancelación de las solicitudes de reposición serán emitidas a nombre del INE
específicamente bajo el nombre con el cual está registrada la cuenta corriente
bancaria abierta en el Banco.
27. En el caso de ausencias temporales (vacaciones, reposos por enfermedad) del
Responsable del Fondo de Caja Chica, se debe designar un funcionario responsable
debidamente caucionado, con carácter temporal para el período de la ausencia y
realizar un arqueo físico del Fondo, para dejar constancia de la situación del mismo y
de la entrega al responsable temporal.
28. Las modificaciones requeridas del presente Manual, serán determinadas por la Oficina
de Administración y Finanzas, como unidad usuaria y dueña del proceso, para su
trámite ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, quien tendrá la responsabilidad
de emitirlas siguiendo el esquema de conceptualización del Manual.

DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA

1. NORMAS ESPECÍFICAS
1.1. El funcionario facultado para formalizar la apertura de los Fondos de Caja Chica,
para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Gerente(a) de la
Oficina de Administración y Finanzas, por solicitud del responsable de la unidad
administrativa.
1.2. Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá constituirse
caución, de acuerdo a lo establecido en Manual de Caución que rige dicho
procedimiento en el Instituto.
1.3. Las unidades administrativas del INE que requieran la apertura de un Fondo de
Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y
Finanzas, utilizando el Formulario “ Apertura de Fondo de Caja Chica”, en el cual
se debe indicar:
Justificación
Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica
1.4. La Oficina de Administración y Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para
su autorización y remitirá a la Presidencia del Instituto para la aprobación del
Fondo, mediante punto de cuenta, cuadro de determinación de Fondos de Caja
Chica y los documentos señalados en la norma 1.1.3.
1.5. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Tesorería
y Finanzas, será la responsable de efectuar ante la Oficina Nacional del Tesoro,
los trámites pertinentes para solicitar la autorización de apertura de las
respectivas cuentas corrientes bancarias cuando las circunstancias del caso lo
ameriten.
1.6. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de
Tesorería y Finanzas, tramitará en forma centralizada ante la o las Instituciones
bancarias, la apertura de las cuentas corrientes en las respectivas agencias
ubicadas en las localidades sedes de las Gerencias Estadales, indicando la
instrucción de que los estados de cuenta correspondientes sean remitidos a la
dirección de la respectiva Gerencia Estadal.
1.7. La Coordinación de Contabilidad Fiscal, dentro del lapso de 5 días hábiles del
ejercicio que se inicia, elaborará un cuadro demostrativo del movimiento
registrado en el ejercicio que finaliza, correspondiente a la utilización
(reposiciones y cierre) de cada uno de los Fondos de Caja Chica asignados, a los
efectos de determinar el monto promedio de su utilización mensual.

1.8. Las Gerencias Generales y/o unidades administrativas del nivel central del
Instituto, que requieran de la asignación de Fondos de Caja Chica, para atender
las necesidades de las diferentes unidades centrales, justificarán mediante
Informe de exposición de motivos, dirigido a la Oficina de Administración y
Finanzas, la creación del mismo. En la exposición de motivos, deben indicar en
forma general los conceptos a ser atendidos a través del fondo.
1.9. Las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica deberán contar con copia de
la consignación de la Certificación de Caución del funcionario responsable del
fondo.

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA

CHICA.
Entradas del Proceso: Solicitud de Apertura del Fondo
Salidas del Proceso: Fondo de Caja Chica constituido.
Responsable PASO A PASO
Unidad
Administrativa
Solicitante (Gerencias
Estadales, Unidades
administrativas del
nivel central)
1. Designa el funcionario que manejará el Fondo.
2. Realiza solicitud de apertura de Fondos de Caja Chica
(GTF-F-201), debidamente soportada con la
exposición de motivos que justifica la creación del
mismo.
3. Remite solicitud suscrita a la Oficina de Administración
y Finanzas.
Oficina de
Administración y
Finanzas
4. Recibe el formulario y firma copia a la unidad
administrativa solicitante a los efectos de su control y
seguimiento.
5. Revisa documentación anexa y determina la pertinencia
de la creación del Fondo de Caja Chica solicitado, :
1.1. En caso de reparos, prepara comunicación
explicativa de la no pertinencia de la apertura del
Fondo y devuelve a la Unidad Solicitante para su
corrección. (Regresa paso 1)
1.2. En caso de conformidad, suscribe el monto de cada
uno de los Fondos de Caja Chica a ser asignados y
elabora dos cuadros de los montos asignados: a nivel
global de las Gerencias Estadales, y a nivel de las
Gerencias y/o unidades del nivel central. Va a la paso
6.
Oficina de
Administración y
Finanzas
6. Elabora punto de cuenta para aprobación por parte del
Presidente para la apertura del fondo de Caja Chica.
7. Remite a presidencia punto (s) de cuenta (s) con
docu