Proceso administrativo

M.C. Gerardo Antonio López Gaytán

Enero Junio 2017

I. Previsión
• “Con base en una investigación técnica, establece las
condiciones futuras en que estará una empresa y los
cursos de acción necesarios para lograr sus objetivos”
 Fijar objetivos

Fases

Cursos de acción Investigación

Sus principios
I. Principio de la previsibilidad

• “Las previsiones administrativas deben realizarse

tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza
completa ya que por factores externos o decisiones
humanas siempre existirá un riesgo”
 Corteza moral

Previsión
administrativa

Probabilidad Incertidumbre
Henri Fayol

• “La previsión no es una profecía, sino una reducción del

riesgo debido a factores no previstos”
 • Análisis de todos los factores disponibles
• Basarse en hechos objetivos
• Uso de la estadística y cálculo de probabilidades

Válidas PREVISIONES Confiables

2. Principio de la objetividad

• “Las previsiones deben basarse en hechos más que en

opiniones subjetivas”
• “Vaya usted tan lejos como puede alcanzar a ver, y desde
ahí se podrá ver aún más lejos”
Cantidad Información Calidad

Previsiones

Evitar confusiones por opiniones o criterios

3. Principios de la medición

• “Las previsiones serán más seguras en cuanto se puedan

apreciar cuantitativa y cualitativamente, que se puedan
medir”
 Cuantificación

Tendencias Correlación
PREVISIONES

Seguridad Precisión
-Problemas sociales

-Problemas humanos
Fijación de objetivos
Concepto

• “Son los fines que se persiguen”

Terry

• “Un objetivo representa lo que se espera alcanzar en el futuro

como resultado del proceso administrativo”
OBJETIVO = META
“Los objetos son la razón de ser de la empresa”

“Resultados de máxima eficiencia”

Clasificación de los objetivos

a) Individuos y colectivos
b) Generales y particulares
c) Secundarios, básicos y colaterales
d) Colaterales
e) Corto, mediano y largo plazo
f) Naturales y colaterales
Peter Drucker

• “The right answer for the wrong question”

• “Lograr el objetivo y no enfocarse en sus síntomas”
“No confundir el objetivo con uno de los medios para
lograrlo”

“No tomar un medio como solución única”

“Procurar contar con opiniones diversas que representen
ángulos distintos y complementarios”
“En la toma de decisiones es indispensable la unidad”

“Tolerancia y pluralidad en la deliberación”

“Los objetivos deben fijarse por escrito”

GOAL
 What

Why
Who

GOAL
When How

Where
“El objetivo debe ser conocido y aceptao por quieren han
de colaborar en su logro”

GOAL
 Evita confusión

“Los objetivos deben ser estables”

Propicia la cooperación
Investigación y previsión
 Factores

INVESTIGACIÓN

Que influyen

GOAL
Propósito de la investigación

“Determinar los medios más aptos para alcanzar el

objetivo fijado”
“Cuando se investiga se prevé”
Clasificación de factores a investigar

(factores internos)
 Influencias externas

Entorno
Normatividad Dirección
Unidad económica

Profuctos Servicios

Selección y
diseño Transformación
Criterio financiero

Dinero Créditos
Elementos materiales

Edificio Instalaciones

Equipo Maquinaria
Personal
Proveedores

Materias primas Servicios

Mercado

Distribución Venta

Productos
Contabilidad

Registro Información

Transacciones y
operaciones
 (Factores externos)
Situación de la empresa
Política

• Condiciones políticas y legales

• Política fiscal
• Controles estatales
Economía

• Salarios
• Precios
• Poder adquisitivo
Sociedad

• Crecimiento demográfico
• Distribución demográfica
• Movilidad social
• Sindicatos
• Educación futura
Tecnología e informática

• Equipo
• Capacitación
• Maquinaria
Publicidad Competencia

Demanda Expansión

Desarrollo del
producto
TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN

• PARTICIPANTES
• Semi participantes
• No participantes
Encuesta

• Universo o población
• Muestra
• Formulación
• Recopilación
• Tabulación
• Análisis
• Interpretación
• Presentación
“Conversación o comunicación oral entre dos personas”

-Obtener información
-Proporcionar información
-Influir
Cursos de acción

• “Determinan cómo lograr la más efectiva adapatación de los

medios al fin”

DRUCKER:
“No caer en la falacia del camino único”
1. Teoría del juego

“Sirve para analizar y prever los problemas de la competencia”

“Todo hombre que actúa en forma racional, procura maximizar su

ganancia y minimizar sus pérdidas”
2. Teoría de las colas o líneas de espera

“Representa las filas de gente que esperan”

“Sirve para investigar el costo que representa conservar, reducir o

eliminar colas”
II. Planeación
“Es fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia
de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y
números necesarios para lograrlo”

“Qué se va a hacer”
“Hacer que ocurran cosas que de otro modo no ocurrirían”
Principios de planeación
1. De la precisión

“Los planes deben hacerse con la mayor precisión posible”

Acciones concretas
2. De la flexibilidad

“Todo plan debe dejar margen para los cambios que

surjan”

• -Imprevisibles
• -Circunstanciales
3. De la unidad

“Debe existir un plan para cada función, coordinados e

integrados, de forma que parezcan uno solo”

Plan general
Plan particular

Plan particular

Plan particular
Políticas

“Son criterios generales que prientan la acción, con cierta

flexibilidad para que los jefes tomen decisiones cuando se
requiera”

• Se deben formular
• Se puede interpretar
• Se pueden suplir
 LEY ISR – “Las leyes odiosas deben restringirse” LEY IMSS

LEY ISPT – “Las leyes favorables deben ampliarse” LEY ISSSTE

Especies de políticas
a) Externamente impuestas

• Por ley Art. 123 – Proporcionalidad trabajo - salario

• Por el sindicato – Contrato colectivo – admisión de personal

• Por costumbre – No admitir mujeres

b) Expresamente formuladas

• “Se formulan de manera precisa, consciente y de preferencia por

escrito y de un criterio general de aplicación”
Políticas
REGLAS

• Su fijación
• Su difusión
• Su coordinación
• Su revisión periódica
Procedimientos

“Son planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para

obtener los mejores resultados en cada función concreta de la
empresa”

Ej: Selección de personal

PROCEDIMIENTO = RUTINA
Procedimientos
REGLAS

• Fijarse por escrito

• Explicarse grpaficamente
• Revisión periódica
• Duplicidad innecesaria
Programas

“Son planes con objetivos, secuencia de operaciones el tiempo

requerido para realizar cada una de sus partes”
Planes

• A corto plaza
• A mediano plazo
• A largo plazo
Programas
REGLAS

Aprobación de la
gerencia

-A detalle
-Inversión

Labor de
convencimiento
Momento oportuno
 MODALIDADES

Propuesto – cuantitativo Pronóstico

“Lo que se espera”

-Financieros
-No financieros
Técnicas de la planeación

• Formulación
• Presentación
• Explicación
• Discusión
a) MANUAL

“Es un folleto, libro o carpeta, en los que de una manera fpacil de

manejar se concentran en forma sistemática, una serie de
elementos administrativos para: orientar y uniformar la conducta
entre los grupos de trabajadores de la empresa”
 Manuales
• Departamentales
• Del empleado o de bienvenida
• De organización
• De objetivos políticos
b) Diagrama de proceso y de flujo

“Representan, analizan, mejoran y explican un procedimiento”

OPERACIONES O

TRANSPORTES T

INSPECCIONES I

DEMORAS D

ALMACENAMIENTO A
c) Gráficas de Gantt

• “Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias

actividades qe se realizan coordinadamente”
d) Técnicas de trayectoria crítica

• PERT – Program Evaluation and Review Technique

• CPM – Critical Path Metod
• RAMPS – Resource Allocation and Multi Project Scheduling

“Su propósito es planear y programar en forma gráfica y

cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades
simultáneas, con énfasis en la que resulte más larga y costosa”
Planeación y análisis de la situación
• “En la planeación, las estrategias y las políticas son la
base de la operatividad en todas las áreas
administrativas”
Estrategia

“Determinación de objetivos básicos a largo plazo, de los

cursos de acción y de los recursos necesarios”

Recursos humanos y materiales

Política

“Declaración o interpretación general que guía el

pensamiento de los jefes en la toma de decisiones”

Discrecionalidad
Táctica

“Planes de acción detallados para ejecutar las estrategias

en forma efectiva”
La planeación estratégica
 1. Insumos

• Personal
• Capital
• Habilidades gerenciales objetivos
• Habilidades técnicas
 2. Perfil de la
empresa

• ¿Dónde está?
• ¿A dónde debe ir?
 3. Orientación de
la ala dirección

• Clima organizacional
• Valores
• Actitudes
 4. Propósito y
objetivos

• ¿Qué se quiere lograr?

 5. Ambiente externo

• Actual y futuro
• Amenazas
• Oportunidades
• Competitividad
6. Ambiente interno

• Auditoría administrativa
• Fuerzas
• Debilidades
• Auditoría de personal
 7. Estrategias
alternativas

• Especialización
• Concentración
• Internacionalización
• Diversificación
• Co inversión
• Liquidación
• Atrincheramiento
8. Evaluación y decisión
de estrategias

• Riesgo
• Competencia
 9. Planeación a largo
plazo

• Control
• Retroalimentación
• Implantación
 10. Consistencia y
contingencia

• Pruebas para la contingencia

• Incertidumbre
• Riesgo
LA MATRIZ TOWS
Boston Consulting Group
“Es una herramienta moderna para analizar la situación
de las empresas”
 “Al igual que otras, muestra las relaciones existentes
entre las varables críticas identificadas en una situación
concreta”
Definición

La matriz TOWS es una estructura conceptual para el

análisis sistemático que facilita la comparación de las
amenazas y oportunidades externas con las fuerzas y
debilidades internas de una empresa
T THREATS AMENZAS

O OPPORTUNITIES OPORTUNIDADES

W WEAKNESSES DEBILIDADES

S STRENGTHS FUERZAS
El modelo TOWS comienza con las amenazas porque es
resultado de una crisis o problema identificado.
Estrategias TOWS

FO
Ganar-Ganar

FA
Ganar-Perder
DA
Perder-Perder
DO
Perder-Ganar
LA MATRIZ DE PORTAFOLIOS
Boston Consulting Gropu
“Es una herramienta para asignar recursos”
 “Muestra la relación existente entre la tasa de
crecimiento de una empresa y su posición competitiva por
su participación en el mercado”
Tasa de
ALTA

?
crecimiento

BAJA
Estrategias matriz de portafolios

• Crecimiento
• Finanzas
• Organización
• Personal
• Relaciones públicas
• Productos o servicios
• Mercadotecnia
Tres estrategias competitivas de Porter
MICHAEL PORTER-HARVARD
1. Liderazgo en el costo

“La empresa debe establecer una estructura de bajo costo en

comparación a sus competidores”
2. Diferenciación

“La empresa busca ofrecer algo exclusivo en relación a los

productos o servicios”
3. Enfoque

“La empresa se enfoca en grupos especiales de clientes,

una línea de productos en particular o una región
geográfica específica”