Catalogo ContaPyme

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Características generales de ContaPyme 1 Características destacadas 23

Completa compatibilidad con paquetes de oficina 2 Automatización de operaciones de ingresos y gastos 24
Único con auditoría avanzada con el sistema Drill down 3 Automatización de operaciones de cartera 25
Robusto sistema de centros de costos 4 Informes y automatización de documentos 26
Fácil manejo a través del explorador gráfico de la empresa 4 27
Manejador de múltiples contabilidades 5
Características destacadas 27
Sincronización entre sucursales 5
Informes de ejecución presupuestal 28
Trabajo en red (Multiusuario) 5
Confiabilidad y seguridad de la información 6 29
Escalabilidad garantizada 7 Características destacadas 29
Verdadera integración entre todos los módulos 7 Activos fijos e inversiones 30
Completa documentación 8
31
Un año gratis de póliza de actualizaciones, soporte
8
y mantenimiento Características destacadas 31
9 El más fácil y versátil sistema de facturación de
productos y servicios
32
Características destacadas 9 Documentos de impresión 33
El más fácil y completo editor de comprobantes 10 Informes de impresión 34
Cálculo automático de impuestos 11 Sistema de liquidación de comisiones 36
Gráficos instantáneos a su medida 11 37
Informes contables 12
Características destacadas 37
Tablas comparativas de saldos 14
Cotizaciones instantáneas 38
Impresión de documentos 14
Automatización de transacciones con clientes 39
Formularios, anexos y certificados tributarios 15
Automatización de transacciones con proveedores 40
Información exógena en medios electrónicos (XML) 16
41
17
Características destacadas 17 42
Proceso de conciliación automático 18
43
19
Características destacadas 19 44
Control gráfico de cartera por edades (CXC) 20
Informes de cartera (cuentas por cobrar) 21 45
Informes de proveedores (cuentas por pagar) 22
Generalidades de ContaPyme
¿Qué es ContaPyme®?
Es el sistema de contabilidad y gestión más fácil y versátil del mercado, especialmente diseñado para las micro, pequeñas
y medianas empresas colombianas.
ContaPyme® es un ERP1 de última generación completamente integrado, confiable, estable y seguro que incluye
múltiples e innovadoras utilidades para el manejo y exploración de la información.
Características generales de ContaPyme®

Última tecnología Seguridad La mejor compatibilidad con
Uso de las técnicas y tecnología más Único con capacidad de encriptar los MS-Office®2
avanzada para el desarrollo del sistema. datos internos sin pérdida de desempeño Permite exportar e importar los maestros
Gran facilidad de manejo a través de y con la opción de producir las copias de del sistema a MS-Excel, DBF y DB (Ej. el
una interfaz sencilla, amigable e intuitiva. seguridad encriptadas con clave definida plan de cuentas, el maestro de terceros,
por el usuario. los maestros de inventarios, etc).
Control total de la información Todos los informes se pueden exportar a

Integración total MS-Excel, HTML, XML, RTF (compatible
Permite mantener actualizada toda la DOC), PDF, TXT, etc.
información y obtener informes Alta integridad referencial de los datos sin
instantáneos de cualquier área de la menoscabar la comodidad para el
empresa, sus gastos, sus ingresos, manejo y flexibilidad de la información. Escalabilidad garantizada
cantidades de recursos y cualquier dato No requiere interfaces entre módulos. La tecnología avanzada del sistema,
que desee extraer de la empresa o de permite iniciar la sistematización de la
los diferentes centros de costos. Posibilidad de trabajo en red empresa con los módulos básicos e ir
creciendo en la medida que así lo
Trabajo en modo monousuario, demande el negocio.
Mantenimiento y confiabilidad multiusuario en red y posibilidad de usar
Manejo avanzado de copias de el novedoso sistema de sincronización.
seguridad automáticas compatibles con Bases de datos abiertas para acceso
compresores ‘ZIP’. desde otros programas y posibilidad de
Recuperación automática de copias de importación de movimiento generado
seguridad ante eventuales caídas del por otros programas de terceros.
sistema o cortes en el flujo de energía.
Motor de verificación de integridad
referencial, física y lógica del sistema.
1
Enterprise Resource planning (sistema de información gerencial que integra muchas
de las prácticas de los negocios asociados con las operaciones de producción).
2
MS-Office una marca registrada de Microsoft Corporation.
Completa compatibilidad con paquetes de oficina
Todos los módulos de ContaPyme® se han diseñado desde un comienzo para que sea completamente compatible con
los principales paquetes de oficina, como: MS-Excel1, MS-Word1, Acrobat Reader PDF2, Internet Explorer y muchos otros
sistemas.
Exporte a MS-Excel
Cualquier consulta o informe
puede ser exportada a MS-Excel
en forma instantánea con un
sólo clic.
Importe desde MS-Excel

Adicionalmente, ContaPyme
tiene facilidades de exportación
e importación directa a MS-
Excel de los maestros o
catálogos del sistema como
terceros, elementos de control y
plan de cuentas.
Copie y pegue directamente

desde MS-Excel a ContaPyme y
viceversa.
Exporte a múltiples formatos

ContaPyme permite exportar
todos los reportes a paquetes
de oficina, como:
MS-Excel1, MS-Word1, Internet
HTML y Acrobat Reader PDF2,
entre otros.
2 1
2
MS-Excel y Word son marcas registradas de Microsoft Corporation.
Acrobat Reader PDF es una marca registrada de Adobe Systems Inc.
Único con auditoría avanzada mediante el sistema DRILL DOWN
Todos los módulos de ContaPyme® permiten realizar el seguimiento y auditoría de la historia de cada dato de los informes,
hasta llegar al documento que generó cada asiento.
Por ejemplo, permite navegar desde un dato del balance hasta los comprobantes originales con unos cuantos clic del
mouse.
Note en esta ilustración cómo al hacer doble clic sobre

una cifra del balance, el sistema visualiza el
movimiento de cuentas auxiliares correspondiente a la
cuenta seleccionada.
De igual forma, al hacer doble clic sobre un asiento del
movimiento de cuentas auxiliares, el sistema visualiza el
documento (facturas, comprobantes, etc).
Con unos cuantos clic del mouse el usuario puede Único sistema que desde el movimiento de cuentas
investigar cualquier cifra del balance, hasta llegar a los auxiliares, permite modificar los documentos originados.
documentos originales.
Al hacer la modificación, tanto el movimiento de cuentas
auxiliares como el balance se actualizan.
Robusto sistema de centros de costos
ContaPyme® maneja un robusto y novedoso sistema de centros de costos, donde cada centro de costos no sólo cumple
la función de clasificador, sino que además tiene la capacidad de interpretar la información que se le imputa.
Con sólo seleccionar con el mouse un centro de costos, se puede obtener fácil e instantáneamente informes, fichas
técnicas, el inspector de datos, y acciones que se pueden realizar, como: consolidar varios CC, recodificarlos y cambiarlos
de categoría, entre otros.
Tipos de centros de costos Informes al instante

ContaPyme es el único sistema que Para obtener información de un centro
cuenta con tipos especializados de de costos, únicamente debe hacer clic
centros de costos (CC). derecho y seleccionar entre una gran
Aunque el sistema básico únicamente variedad de informes, como:
incluye centros de costos básicos y Estado de resultados.
agrupadores, otros módulos pueden Ejecución presupuestal.
manejar centros de costos
especializados1 como: CC de desarrollo, Cada informe se puede obtener para
CC de producción, órdenes de un mes o se pueden obtener decenas
producción, órdenes de trabajo, de tablas comparativas de saldos por
distribuidores de costos (cost drivers), etc. variables como: meses, centros de
costos, empresas, actividades
Manejo ilimitado de centros de empresariales, grupos, etc.
costos
Vigencia de un centro de costos
ContaPyme permite manejar ilimitado
numero de centros de costos dentro de Permite establecer vigencia de los
una empresa y manejar atributos a cada centros de costos de tal forma que
uno, como responsable, área, grupo, estén activos y visibles por un tiempo
etc. determinado.
Fácil manejo a través del explorador gráfico de la empresa

El explorador gráfico permite crear la estructura de centros de costos de la empresa y consultarla, ya sea a nivel de la
empresa en su totalidad o a nivel de cada uno de los centros de costos, bodegas, activos, etc.
DATOS
ACCIONES
INFORMES
FICHA TÉCNICA
Al seleccionar cualquier componente de la empresa, el

sistema, a través del inspector de datos, permite visualizar
un conjunto de fichas (datos, acciones, informes
disponibles, etc.) para el componente seleccionado.
4 1
El módulo de centros de costos especiales se comercializa por separado.
Manejador de múltiples contabilidades
ContaPyme® cuenta con una utilidad llamada “Manejador de Áreas de Trabajo1”. Las áreas de trabajo permiten manejar
múltiples contabilidades de forma independiente y múltiples empresas en una misma área de trabajo, compartiendo
algunos elementos de la configuración como terceros, elementos de control y plan de cuentas, entre otros.
En la modalidad multiusuario, se Si la licencia de uso del

pueden crear áreas de trabajo en sistema lo permite, el usuario
el servidor y los diferentes clientes puede crear ILIMITADAS áreas
pueden conectarse a ellas para de trabajo como requiera.
compartir la información.
El sistema permite conectar o
Manejo de múltiples medios: Las desconectar las áreas de
áreas de trabajo se pueden crear trabajo que han sido creadas
en disco local, disco del servidor, por otro usuario en algún
disco de otro computador, discos computador de la red.
extraibles y memorias USB, entre
otras. Cada área de trabajo es un
sistema de información
completamente independiente,
equivalente a si se tuviesen áreas
de trabajo en diferentes
computadores.
Sincronización entre sucursales1

La sincronización es una utilidad que permite mantener actualizados los datos de la empresa cuando uno o varios
computadores no se encuentren en red o en la misma locación (ej. Sucursales).
El proceso de sincronización se realiza de Basta un clic para realizar la exportación o

manera rápida y sencilla, ya que el sistema la importación de los datos de
exporta todos los datos en los que se han sincronización.
detectado cambios desde la última
sincronización. Los archivos de sincronización se pueden
Servidor enviar automáticamente a través de una
Sincronización es diferente de exportación red o bien, enviarlos por cualquier medio
y de interfaces: Si se modifica en el electrónico, como e-mail, memorias USB y
sistema cliente un documento que ya ha discos, entre otros.
sido sincronizado con el sistema principal,
será vuelto a enviar en la siguiente El archivo generado por la exportación es
sincronización. compatible con la tecnología ‘ZIP’, lo que
Cliente Cliente hace que sea muy pequeño y fácil de
enviar por e-mail.
Trabajo en red (multiusuario)

ContaPyme® permite trabajar desde varios computadores al mismo tiempo en una red de área local, donde varios
usuarios pueden registrar información simultáneamente en una o diferentes áreas de trabajo.
No requiere adquirir Se pueden estructurar diferentes esquemas Para que el

manejadores de bases de de red para trabajo multiusuario. sistema funcione
datos: ContaPyme no en red, cada
necesita ningún software equipo necesita
adicional para su una licencia
Cliente Cliente-Servidor
funcionamiento en red. individual.
Cliente
La instalación en red es fácil y sencilla, sólo se debe tener claro

Servidor
cuál será el equipo servidor (Computador que almacenará los
datos) y cuáles serán los equipos cliente para configurar el
sistema de manera adecuada; con esto estará lista la red para
trabajar simultáneamente desde diferentes equipos. Cliente
1 Cliente Cliente
Estas utilidades no se incluyen en el sistema básico, se comercializan por separado.
Maestros dinamicos
ContaPyme® cuenta con maestros, catálogos ó tablas que son la base de información de cualquier sistema (como el
maestro de terceros, de cuentas y de inventarios, etc).
La característica más relevante es que son dinámicos, lo que significa que el usuario con acciones tan fáciles como
arrastrar y soltar o seleccionar opciones de un menú, puede adecuarlos a sus requerimientos personales.
Permite agrupar registros por Cree e imprima sus Único sistema que permite buscar o filtrar Permite hacer informes
campos seleccionados. propios listados. por palabras exactas o similares. instantáneos con las
facilidades de arrastrar
y soltar de Windows.
Permite modificar o
Permite confirmar el
crear las cuentas
dígito de verificación y
por medio de
especialmente separar
asistentes.
nombres de apellidos.
Permite consolidar (por

ejemplo dos cuentas) en
una sola por todo el
Permite cambiar o Permite trasladar valores de sistema (incluyendo
recodificar códigos, una cuenta a otra. comprobantes ya
afectando todos los digitados).
comprobantes ya Permite exportar e importar
Permite seleccionar las columnas que registros directamente a MS-
grabados en el sistema.
desee visualizar en pantalla. Excel© con un solo clic.
Explorador de movimiento
ContaPyme® es el único sistema que permite visualizar y manipular dinámicamente los asientos de movimiento de
cada uno de los módulos.
Permite guardar en MS-Excel®

(XLS), Internet (HTML), Texto (TXT), Permite hacer búsqueda
entre otros, todos los registros o secuencial o incremental.
solo los seleccionados.
Permite agrupar y totalizar por

las columnas que se desee.
Permite imprimir reportes
generados por el usuario.
Permite activar filtros para

trabajar con subconjuntos de
Permite agrupar registros, con
la información.
solo arrastrar y soltar la columna
deseada.
Permite escoger entre mas de

Permite modificar el comprobante 30 columnas de datos para
correspondiente al asiento contable que se visualicen en la
pantalla.
Manejador de operaciones y comprobantes
El manejador de operaciones y comprobantes es la ventana más importante y utilizada de ContaPyme®; en ella se
registran todos los comprobantes y hechos administrativos como facturación, gastos, ingresos, compras, préstamos,
pagos, traslado de dinero, manejo de activos, cotizaciones, embodegamientos, etc.
Procesar todas las Grabar el listado a un Clic para crea una Realizar búsquedas en Agregar íconos de
operaciones del listado archivo XLS, HTML, XML y factura de venta al la columna acceso directo a las
TXT instante seleccionada operaciones mas
Permite agregar Acciones sobre la

cualquier tipo de operación
operación disponible en seleccionada, como:
la licencia. Modificar, duplicar,
eliminar, anular y otras
opciones de
configuración
Arrastre un encabezado
de columna aquí para
agrupar por esa
columna.
Consultas, informes y
exploradores más
Operaciones usados
procesadas
Presenta el movimiento
Operaciones contable que ha
desprocesadas generado el proceso
de la operación
seleccionada
Filtrado rápido por año, Activa los filtros de Con doble clic se Indica que la operación Totales del movimiento
mes día o semana columna y filtros de procesa o desprocesa tiene un error, por tanto contable generado
pánel la operación no se procesará
Fácil mantenimiento: Fácil localización de operaciones y semana, tipo de documento soporte y

comprobantes: tipo de operación.
Permite crear nuevas operaciones con
un solo clic. Permite búsqueda incremental por Con solo seleccionar una
cualquier columna. operación:
Permite modificar, visualizar,
recodificar, duplicar, eliminar, anular y Permite búsqueda de textos Se puede generar el comprobante
desanular operaciones fácilmente. embebidos por cualquier columna. impreso.
Permite importar y exportar grupos de Fácil agrupamiento y La misma operación se puede
operaciones para integrar a otros ordenamiento de todas las imprimir en múltiples formatos de
sistemas. operaciones y comprobantes: comprobantes.
Fácil proceso y desproceso: Para agrupar por tipo de soporte, solo Se puede ver al instante los
basta con arrastrar esa columna al movimientos que generó
Permite procesar y desprocesar
área de encabezado. (contabilidad, inventarios, activos,
operaciones, en forma individual o en
etc.).
grupos. Permite ordenar por una o varias
columnas, tan solo con dar clic sobre Se puede entrar a modificar o
Al procesar una operación se afectan
sus encabezados. visualizar la información de la
todos los módulos que tengan que ver
con ella, como contabilidad, Fácil filtrado de operaciones: operación.
inventarios, presupuesto, etc. Se dispone de opciones de filtrado al
Informes al instante:
Al desprocesar una operación el estilo “autofiltro” de Excel. Cuenta con acceso directo a las
sistema deshace cualquier efecto que consultas e informes más usados.
También se puede filtrar el listado de
se hubiese generado en los módulos operaciones por año, mes, día,
del sistema.
Confiabilidad y seguridad de la información
ContaPyme® cuenta con un avanzado sistema de copias de seguridad, el cual evita que haya pérdida de información
ante fallas de energía, bloqueos del computador o ataques de virus. Permite llevar comprimida y empaquetada toda la
información de un área de trabajo en un sólo archivo que puede ser grabado en un diskette, CD, memoria USB o cualquier
medio de almacenamiento.
Además, el sistema de verificación física y lógica que tiene ContaPyme®, ayuda a mantener la integridad y confiabilidad
de la información, verificando físicamente las tablas de almacenamiento y revisando la información que se registra en el
sistema.
Copias de seguridad automáticas Copias encriptadas

El sistema automáticamente produce ContaPyme con su sistema de copias
copias de seguridad al inicio o de seguridad encriptadas, permite
finalización de cada sesión de trabajo. que usted guarde la información
El sistema mantiene automáticamente contable de su empresa en cualquier
copias de seguridad de cada año, de dispositivo de almacenamiento y sólo
cada mes y de cada día de la con su clave de acceso pueda ser
semana. recuperada nuevamente1.
Copias de seguridad espejo Programación de copias de

Cada vez que el sistema genere seguridad
copias de seguridad automáticas Se puede programar el sistema para
éstas no solo se almacenarán en la que realice copias de seguridad
carpeta destinada a ello sino en otra automáticas periódicamente (ej:
ubicación que el usuario elija. cada 10 minutos).
Encriptación de datos
Procesos críticos ContaPyme tiene la posibilidad de Alta compresión de datos
El sistema produce una copia de activar un sistema de alta seguridad,1 Las copias de seguridad producidas
seguridad antes de cada proceso que realiza un encriptamiento a los son comprimidas a su máximo nivel
crítico y garantiza su recuperación datos en tiempo de ejecución, sin (hasta un 85%) y son compatibles con
ante una falla física o lógica durante disminuir el rendimiento de la el sistema de compresión de archivos
el proceso, garantizando la integridad aplicación. ‘ZIP’, comúnmente utilizados en
de la información. Windows.
Sistema de verificación física Sistema de verificación de

Este sistema permite hacer una integridad de movimiento
revisión exhaustiva de todas las Este proceso verifica que las
estructuras internas de todas las bases relaciones entre los datos de las
de datos, reparándolas cuando se operaciones, asientos contables, de
encuentren daños. inventarios y en general de todos los
Si se encuentra un daño grave, el módulos, sean válidas y no se hayan
sistema se basará en la estructura eliminado, perdido o modificado
original para corregir la tabla y salvar accidentalmente por causas externas,
en lo posible los datos. como ataques de virus informáticos o
fallas en el hardware.
Sistema de verificación lógica
Permite por medio de una verificación Visualización y validación de
lógica, visualizar un listado de las copias
posibles inconsistencias que se
Permite visualizar “al usuario” el listado
puedan encontrar en los datos de uno
de las copias de seguridad que ha
o varios registros.
realizado el sistema y recuperar la que
La verificación lógica de los datos se considere necesaria.
encuentra disponible en todos los
Permite realizar una validación y
maestros del sistema y en el
verificación a las copias de seguridad
manejador de operaciones.
antes de su recuperación.
6 1
Para el manejo de claves de seguridad se requiere la herramienta de Usuarios y Perfiles.
Escalabilidad garantizada
La tecnología utilizada para el desarrollo de ContaPyme®, permite iniciar la sistematización con los módulos básicos e ir
creciendo en la medida que así lo demande la empresa, hasta conformar un completo sistema de información
empresarial.
ContaPyme permite crecer con la empresa

Una empresa podría empezar por instalar
únicamente el módulo de cotizaciones, luego
adquirir el manejo completo de inventarios y
finalmente adquirir contabilidad y cartera.
Otro ejemplo de escalabilidad podría ser iniciar con
el módulo de contabilidad, más adelante adquirir el
módulo de cartera, luego presupuestos, activos y así
sucesivamente puede ir completando su sistema de
información empresarial.
Adición de nuevos módulos

Para adicionar un módulo, no es necesario instalar
nuevamente el sistema, simplemente se digita el
nuevo número de licencia y el módulo queda
disponible al usuario en forma inmediata.
Verdadera integración entre todos los módulos

La prueba más fehaciente de la total integración entre módulos se puede comprobar cuando se modifica una factura o
comprobante y el cambio inmediatamente se refleja en todos los módulos del sistema.
No requiere interfaces: El sistema trabaja todos los módulos

sin requerir interfaces, sin embargo se dispone de opciones
especializadas de sincronización cuando las estaciones de
trabajo no están en red (online).
Una vez grabada la modificación, el sistema se actualiza

instantáneamente y todas las consultas abiertas en la pantalla
(informes financieros, de inventarios, de cartera o de ejecución
presupuestal) se actualizan reflejando los cambios hechos al
documento.
Completa documentación
El kit de ContaPyme® contiene
Manual básico de ContaPyme: Talleres con ejercicios, tips y técnicas
manual argollado a blanco y negro para uso en las capacitaciones.
con 255 páginas totalmente CD de ContaPyme.
ilustrado. Incluye explicaciones Plegable de productos y servicios de
básicas y ejemplos paso a paso ContaPyme.
para guiar al usuario en el desarrollo
de los ejercicios.
El CD de ContaPyme® contiene
El Instalador del programa Tutor multimedia.
ContaPyme. Programa Acrobat Reader
Instalador del parche de (visualizador PDF).
ContaPyme (Correcciones de última
hora al programa). Actualizaciones
Manuales digitales de ContaPyme InSoft permanentemente está
(en formato PDF). actualizando el programa, los
Manual básico de ContaPyme: manuales y las ayudas, las cuales se
Descripción general de todos los encuentran disponibles para descarga
módulos que conforman el sistema. desde nuestra página de Internet:
Manual de referencia de
ContaPyme: Descripción detallada
del sistema.
Un año gratis de póliza de actualizaciones, soporte y

mantenimiento
Póliza
Al adquirir una licencia de ContaPyme®, el usuario puede disfrutar de un año gratuito de póliza de soporte y actualizaciones.
InSoft Ltda. cuenta con un grupo altamente calificado de ingenieros y personal profesional en el área de sistemas para respaldar a
nuestros agentes, distribuidores y clientes.
La póliza incluye los siguientes beneficios en el periodo de
vigencia
Soporte gratuito por un año

Asesoría y soporte en: instalación del sistema, registro de
información, configuraciones y obtención de informes.
Revisión y reparación del sistema de base de datos en caso de
fallas graves, dentro de lo posible (virus, daños en el disco, etc.).
Todo el soporte incluido en la póliza se presta vía telefónica, fax,
Skype, Messenger e Internet en forma completamente gratuita.
La capacitación, asesoría o soporte personalizado se presta a las
tarifas horarias previamente establecidas.
Actualizaciones y mejoras gratuitas por un año
Nuestro grupo de ingeniería está constantemente trabajando en
mejorar el sistema y dotarlo de mejores características, facilidades,
desempeño, documentación y ayudas.
Periódicamente se producen nuevas versiones y correcciones al
sistema:
El usuario tiene derecho a descargar de Internet las nuevas
versiones y actualizaciones que se produzcan de los módulos que
haya adquirido del sistema, durante la vigencia de la póliza.
Las correcciones al sistema, denominadas parches, no tienen
ningún costo para el usuario y se dispondrán para descargar
libremente de nuestra página Web, aunque haya vencido la
póliza.
8
El módulo de contabilidad de ContaPyme® es el más completo, fácil y amigable del mercado.
Puede obtener todos los informes contables, legales, financieros y tributarios, ofreciendo magníficas herramientas para la
consulta, auditoría, gerencia y administración de la empresa.
Características destacadas
Módulo de contabilidad
Totalmente integrado Medios magnéticos Grabación de movimiento
El módulo de contabilidad se integra El más completo, fácil y automático contable
totalmente con los otros módulos de sistema de presentación de información El más fácil y completo sistema de
ContaPyme sin la necesidad de exógena para la DIAN en formato XML. grabación de movimiento contable, con
interfaces. funcionalidad al estilo de Ms-Excel®.
Formularios, certificados y
Novedoso sistema de consultas anexos tributarios Conciliación bancaria
Consultas por pantalla fáciles, rápidas El sistema incluye los formularios de IVA y El módulo de contabilidad incluye un
y dinámicas. Retención, anexos de IVA, anexos de completo y sencillo sistema de
Práctico sistema de impresión de Retención, certificados de Retención, conciliación bancaria manual, con la
documentos y comprobantes. certificados de ingresos, etc. posibilidad de complementarlo con un
sistema de conciliación completamente
Único con tablas comparativas de Plan de cuentas y terceros automático1.
saldos (comparativos de empresas,
Preconfigurado y listo para usar. Más características
años, meses, centros de costos, etc).
Único con utilidades como la Permite múltiples meses y años
Novedoso sistema de auditoría (Drill
consolidación de cuentas y traslado abiertos.
Down: historia de cada dato).
de valores entre cuentas.
Gráficos instantáneos y definibles por Permite bloquear o desbloquear meses
Plan de cuentas personalizable. cerrados.
el usuario.
Múltiples niveles de cuentas de hasta Total integración con Ms-Excel®.
Único sistema con exploradores
15 caracteres.
dinámicos de movimiento contable.
Completo sistema para el manejo de
Automatización de procesos terceros.
El mejor sistema de cálculo
automático de impuestos.
Acciones automáticas de fin de mes
(ajustes por inflación y muchas otras
según los módulos licenciados).
Sistema de verificación en línea.
Centros de costos
Manejo completo de centros de
costos.
Consultas y reportes a nivel de centros
de costos o de grupos de centros de
costos consolidados.
Acciones como consolidar centros de
costos existentes, definir vigencia,
clasificadores, etc.
1
El módulo de conciliación bancaria automática no está incluido con el módulo de contabilidad.
El más fácil y completo editor de comprobantes
El módulo de contabilidad incluye el más fácil y completo sistema de edición de comprobantes de contabilidad y cartera,
el cual simplifica las tareas diarias de grabación del movimiento contable y su correspondiente verificación.
Con un sólo clic se genera el

cálculo de impuestos A cada documento se Permite buscar datos Permite clasificar de
Activa/desactiva la basados en la definición legal le puede definir plantillas en todo el forma personalizada los
verificación en línea. de la empresa y el tercero. de numeración automáticas. comprobante. comprobantes.
Soporta diferentes Obtenga informes

tipos de documentos como el mayor y balances
definibles por el o el estado de
usuario. resultados desde la
edición del comprobante.
Permite insertar y
Permite arrastrar el
eliminar renglones
dato del renglón
seleccionados.
superior con sólo dar
Ctrl-A.
Fácil edición con las

opciones de copiar
(Ctrl-C) y pegar
Verifica que el
(Ctrl-V).
comprobante esté
cuadrado.
Permite copiar y
pegar hacia y desde
Ms-Excel®.
Acepta los cambios
y graba la operación con
previa verificación.
Sistema
completo de ayuda en
línea. Práctico y fácil sistema de
Verifica Si se activa esta Automáticamente selección de terceros. Incluye
instantáneamente casilla, automáticamente incorpora el búsqueda incremental, filtrado y
los datos de la imprime el documento comprobante a la por palabras similares.
operación. al ¨Aceptar¨. contabilidad.
Práctica y fácil
selección de cuentas. Permite crear o Práctica y fácil Permite imprimir diferentes tipos de Permite crear o
Incluye búsqueda modificar selección de los documentos de impresión y el usuario modificar terceros
incremental y por cuentas desde el centros de costos. puede adicionar nuevos (nota de desde el comprobante.
palabras similares. comprobante. contabilidad, comprobantes de egreso
con o sin cheque).
10
Cálculo automático de impuestos
ContaPyme® cuenta con un novedoso sistema avanzado de cálculo automático de impuestos, inteligente, fácil y listo
para usar. Es el único sistema de cálculo de impuestos basado en reglas (reglas que pueden ser modificadas o ampliadas
por el usuario).
Único que puede calcular

automáticamente IVA, Retención,
Reteiva, IVA como mayor valor,
IVA teórico, Reteica, etc.
ContaPyme incluye un conjunto

de reglas preestablecidas, que
basadas en la legislación vigente,
evalúan la clasificación tributaria
del tercero y de la empresa, para
generar automáticamente todos
los asientos de IVA, ReteIVA,
Retefuente y Reteica, que tengan
lugar en la transacción.
En ContaPyme no es necesario
crear auxiliares en las cuentas de
egresos para asignarles
porcentajes diferentes.
Gráficos instantáneos a su medida

ContaPyme® cuenta con un fácil y flexible sistema de graficación instantánea.
El usuario puede definir sus propios gráficos según sus requerimientos y cada que los consulte, éstos se presentarán en
pantalla completamente actualizados.
Con sólo seleccionar una o más cuentas de

cualquiera de los informes financieros, éstas se
grafican automáticamente en el pánel de la
derecha.
Los gráficos pueden ser adecuados

para su presentación a criterio del
usuario (Tipo de gráfico, fondo,
colores, etc). Los gráficos permiten visualizar información
diaria o mensual de cualquier cuenta en
todos los años donde se tenga registro.
Informes contables
ContaPyme® permite generar todos los

informes financieros y libros legales, con
múltiples opciones de filtros y calidades
de impresión.
El mayor y balances permite

discriminar todos los terceros y si se
desea, también permite visualizar
el estado de todos los
documentos de cada tercero.
12
ContaPyme® permite imprimir reportes
del estado de toda la empresa o de un
centro de costos en particular.
Todos los informes se
pueden imprimir en
alta calidad o en
calidad de borrador,
para producir reportes
rápidos y económicos
en impresoras de
matriz de puntos.
Para mayor información acerca de las múltiples opciones de informes, visite www.contapyme.com
Tablas comparativas de saldos
Consulte en más de 200 tipos de tablas comparativas la información de sus estados financieros a través de saldos por
meses, años, centros de costos, terceros, actividades empresariales, empresas, etc.
Comparativo de años y meses Comparativo de trimestres
Comparativo de empresas Comparativo de departamentos o CC
Impresión de documentos
ContaPyme® genera todos los soportes contables que su empresa necesita y permite imprimirlos en cualquier tipo de
impresora, ya sea matriz de puntos, inyección de tinta o láser.
Algunas características como los títulos de los

comprobantes se pueden cambiar para generar otros
tipos de documentos (Nota Débito, Recibo de Caja, etc.).
De una sola nota de contabilidad se pueden imprimir

múltiples comprobantes de egreso con o sin cheque;
uno por cada tercero que aparezca en la nota.
En el detalle de cada asiento se puede especificar

comandos que determinan la información a
imprimirse en el comprobante de egreso (si un renglón
es visible o no, la numeración de los comprobantes, si
hace parte del total a pagar, etc.).
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Formularios, anexos y certificados tributarios
ContaPyme® incluye todos los formularios, anexos y certificados tributarios según los requerimientos de la DIAN. Todos los
documentos tienen opciones de personalización para cualquier rango de fechas, cuentas, títulos y terceros de acuerdo a
los requerimientos de cada empresa.
Calcule e imprima los formularios fácilmente

Con sólo suministrar el número del período a evaluar o la cédula, se calculan
automáticamente los formularios de retefuente, renta, certificado de ingresos y
retenciones, IVA e ICA, los cuales son actualizados anualmente de acuerdo a los
requerimientos de la DIAN.
Declaración mensual
de retenciones en la fuente
Certificados de ingresos
y retenciones
Diseñe sus propios formularios

Declaración bimestral del
Mediante la utilidad ContaExcel1 se pueden diseñar impuesto sobre las ventas
formularios y certificados adicionales de acuerdo a
los requerimientos de cada empresa.
Declaración de impuestos y complementarios

año gravable 2006
Incluye todos los formularios, anexos y certificados tributarios como
Formulario de IVA.
Formulario de Retención.
Anexo de retención en la fuente.
Anexo de IVA.
Anexo de ReteIVA.
Certificados de retención en la
fuente.
Certificado de ingresos.
Certificado de retención de IVA.
Certificado de retención de
industria y comercio.
1
ContaExcel es una utilidad estilo hoja de cálculo que se comercializa por separado. Los formularios de IVA y Retención se calculan gracias al Visualizador de ContaExcel. El módulo básico de contabilidad incluye una versión básica
de esta utilidad sólo para efectos de poder calcular, visualizar e imprimir los formularios prediseñados en el sistema.
Información exógena en medios electrónicos (XML)
ContaPyme® cuenta con un novedoso y sencillo sistema que ayuda en todo el proceso de generación automática de
información exógena en medios electrónicos acorde a los últimos requerimientos de la DIAN.
Es el único sistema que se entrega con los 12 formatos principales de presentación de información exógena previamente
configurados y listos para usar en 3 sencillos pasos1:
Basado en los movimientos del año a reportar,

ContaPyme genera de forma automática una
tabla temporal con la información exógena a
enviar, donde el usuario tiene la posibilidad de
revisarla, verificarla y completarla de acuerdo a
sus requerimientos.
ContaPyme utiliza el sistema más flexible de definición

de formatos y criterios adaptables a la contabilidad
de cualquier empresa. Además permite definir nuevos
formatos para presentar información exógena.
2
Una vez revisada la información sólo
hay que generar el archivo en
formato XML, mediante un clic del
Mouse.
UTILIDADES PARA LA PREPARACIÓN DE LA

INFORMACIÓN PARA MEDIOS
MAGNÉTICOS
Completa manipulación del maestro
de terceros.
Utilidad para la separación de
nombres y apellidos.
Utilidad para la separación de dígitos
de verificación.
3
Una vez generado el archivo en Utilidad para la codificación
formato XML, ContaPyme permite automática de departamentos y
prevalidarlo con el mismo sistema de municipios, basada en información
validación establecido por la DIAN. textual.
Exportación e importación directa
hacia y desde Ms-Excel.
16 1
La definición de cuentas de cada formato debe se previamente revisada y adecuada a cada contabilidad.
La conciliación bancaria permite cuadrar las diferencias existentes entre el saldo que aparece en el extracto bancario y
aquel que aparece en los registros contables del cuenta-habiente.
ContaPyme® ofrece un asistente muy sencillo e intuitivo que permite realizar la conciliación bancaria.
Conciliación manual1 El sistema automáticamente genera el Permite manejar un número ilimitado
Presenta en pantalla todos los movimiento contable de conciliación de cuentas bancarias.
movimientos de la cuenta bancaria, y el (notas débito y notas crédito). Permite llevar un control sobre los
usuario con el extracto en mano, Cargue fácilmente el extracto movimientos que afectan las cuentas
simplemente hace clic sobre aquellos de su banco de bancos, opcionalmente exigiendo
Módulo de conciliación bancaria

movimientos que coincidan con los del el número de documento referencia o
Permite importar el extracto bancario
extracto. cheque que soporta la transacción
directamente al sistema desde
bancaria.
Luego registra las notas débito y crédito archivos externos de formatos XLS, CSV
que aparezcan en el extracto. y TXT o simplemente pegarlo desde Otras características
MS-Excel.
Conciliación automática Permite exportar a MS-Excel la
Permite definir las columnas de conciliación bancaria.
Concilie rápidamente todos los
movimientos de bancos con los múltiples formatos de extractos Este módulo se integra totalmente con
movimientos del extracto bancario. bancarios. el módulo de contabilidad.
Requiere sólo 3 pasos: Informe de conciliación Permite realizar la conciliación
Cargue el archivo del extracto Permite generar un reporte de bancaria con la periodicidad que se
bancario que le suministra el banco o conciliación bancaria, cuyos conceptos desee: semanal, mensual, semestral,
péguelo desde MS-Excel. pueden ser definidos por el usuario. etc.
Clasifique y relacione automática- Control total de cuentas
mente los movimientos del extracto
Permite definir las características de las
con los de su contabilidad con un par
cuentas bancarias de conciliación.
de clic’s.
Asocie manualmente los movimientos
que el sistema no haya relacionado
en forma automática.
1
La conciliación manual está incluida en el módulo básico de contabilidad.
Proceso de conciliación automático
Permite definir por cada cuenta de conciliación bancaria el formato del archivo de importación, de acuerdo al formato
del archivo que envía el banco.
La conciliación automática se basa en la definición de tipos de movimiento de conciliación. Al conciliar se permite
relacionar un movimiento contable del sistema con varios movimientos del extracto bancario y viceversa.
Genera a MS-Excel los mov. Carga de un archivo Permite pegar de MS-Excel

contables vs. los mov. del externo (XLS, CSV o TXT) el movimiento del extracto
extracto bancario el extracto bancario bancario
Relaciona Clasifica
automáticamente automáticamente las
todos los mov. notas débito y crédito
contables con todos de acuerdo a
los mov. del extracto parámetros
por confrontación de preestablecidos
cifras y números de
documento
Indica la relación entre
los mov. contables y los
movimientos del
extracto
Permite relacionar un
mov. contable con uno
o varios mov. del
extracto y viceversa
Transacciones registradas
por el banco y no en la
contabilidad, notas
crédito y notas débito
Al saldo contable se le
debe sumar o restar
todas la notas débito y
crédito
Los colores son dados

por cada tipo de
Al saldo del extracto se le debe La igualdad de los saldos movimiento y son
sumar o restar las consignaciones y ajustados, dá por finalizada la configurables
cheques pendientes de cobro conciliación bancaria
Conciliación instantánea
Único sistema de conciliación con capacidad de
identificar e interpretar las notas débito y crédito
reportadas en el extracto bancario.
Genera automáticamente los asientos contables
correspondientes a las notas débito y crédito del
extracto.
Cada usuario puede definir sus propios tipos de
movimiento de conciliación y determinar la forma
en que el sistema debe interpretarlos para
automatizar el proceso de conciliación.
18
Módulo especializado para el control de cartera y proveedores, que permite manejo completo de cuentas por pagar
(CxP) y cuentas por cobrar (CxC), con la posibilidad de cruzar cuentas y hacer seguimiento a la cartera por edades.
Incluye consultas que permiten Drill Down para hacer auditoría hasta llegar al documento original que generó cada
asiento.
El más completo control de Permite agregar columnas con Permite ver subtotales por tercero y/o
cartera y proveedores información particular del tercero o por documento u otros clasificadores.
Permite identificar a quién se le debe información del documento que Total integración con
en una fecha determinada, cuánto y generó la deuda, como la fecha de contabilidad
su vencimiento. pago o la edad de la deuda.
Completamente integrado con
Permite identificar quién nos debe, Permite exportar a MS-Excel el listado contabilidad.
cuánto y su vencimiento. de saldos.
La operación para la grabación de
Permite conocer las cuentas vencidas Consulta gráfica de cartera por comprobantes de movimiento
por cobrar o pagar. edades contable incluye un asistente para la
Permite analizar el movimiento y Permite ver gráficamente en forma de selección de referencias de
cronograma el comportamiento de la documentos a abonar en cuentas por
Módulo de cartera
estado de cuentas con los
proveedores y clientes. cartera por edades, visualizando cada cobrar y/o por pagar.
una de las cuotas y sus períodos de Al registrar movimientos permite
Mantiene la historia detallada de plazo.
pagos a cada proveedor y pagos de identificar las cuentas pendientes con
cada cliente. Es el único sistema que representa con cada tercero.
colores (en el cronograma) los plazos y
Permite la programación de fechas de los abonos dentro y fuera del plazo.
pago de las diferentes cuotas en que
se deseen dividir los pagos, llevando Se puede definir la presentación de
control de vencimientos de cada edades del cronograma bien sea por
cuota. semanas, meses o definiendo el
número de días.
Permite el manejo de los terceros
(clientes y proveedores) y su Permite visualizar también en forma de
información detallada. cronograma el detalle de cada
crédito, donde se representa
Explorador de Cartera gráficamente con colores la creación
Presenta por pantalla un explorador de y cada uno de los abonos que se
cuentas por cobrar o pagar, a una hayan realizado.
fecha determinada, donde se pueden
agrupar, totalizar y filtrar todos los
registros de saldos de cuentas por
pagar o por cobrar.
Control gráfico de cartera por edades (CxC)
ContaPyme es el único sistema que permite ver gráficamente, en forma de cronograma, el comportamiento de la
cartera, representando con colores los plazos de cada documento, los abonos hechos dentro del plazo y los abonos fuera
del plazo.
ContaPyme puede generar esta

consulta para una fecha de
referencia, filtrando adicionalmente
por tercero, categoría y clasificación.
ContaPyme
permite imprimir
ContaPyme permite visualizar el esta consulta de
resumen de todas las facturas la misma forma
pendientes de cobro y por cada una como se ve en la
de ellas, permite visualizar el detalle pantalla.
completo de los abonos dentro y
fuera del plazo.
Los abonos en color verde ilustran El área en color azul permite Los abonos en color rojo ilustran
los pagos hechos dentro del plazo identificar rápidamente el plazo los pagos hechos fuera del plazo
del crédito. del crédito. del crédito.
Permite clasificar los créditos por la edad de tres maneras: en meses, semanas, días; siendo este último completamente
configurable en los días que determinan cada rango.
Estado de cartera por múltiples clasificadores
Este importante informe

permite visualizar el estado de
cartera de cada una de las Permite usar hasta tres
facturas de cada cliente, clasificadores distintos al mismo
donde se detallan columnas tiempo.
como valor facturado, saldo
a la fecha y las edades de
cada factura.
Este informe puede obtenerse Permite ver fácilmente la edad
clasificado por vendedor, por de cada crédito de acuerdo a
ciudad, por zona o por una su fecha de vencimiento o su
decena de clasificadores fecha de creación.
adicionales.
En la imagen se está
agrupando por ciudad y por
cliente.
Permite imprimir la información
Totaliza cada clasificador de de contacto de cada cliente
forma independiente. para facilitar el proceso de
recaudo.
Al final totaliza toda la cartera por
cada rango de edad.
20
Informes de cartera (cuentas por cobrar)
ContaPyme permite filtrar los

informes de cartera por cliente,
vendedor, cuenta, categoría y
clasificación.
Módulo de cartera
Permite reconocer fácilmente
las cuentas vencidas, ya que el
sistema las resalta en color rojo.
Informes de proveedores (cuentas por pagar)
ContaPyme permite ver el movimiento de

cada crédito, donde se detallan los abonos
y costos financieros.
Permite ver la programación diaria

de pagos, con el objeto de
proyectar el flujo de efectivo.
Control gráfico de cuentas por pagar por edades

ContaPyme puede mostrar los movimientos
de cada cuenta por pagar, donde se
detallan los desembolsos que se han
realizado tanto dentro del plazo de la deuda
como fuera de ella.
Cronología de
detalle de los
abonos al
documento
seleccionado.
ContaPyme puede generar
informes sobre las cuentas por
pagar por fecha de referencia,
tercero, categoría y clasificación,
entre otros.
22
Este módulo automatiza un alto porcentaje de las operaciones relacionadas con los documentos de una PYME, como:
facturación por conceptos, comprobantes de ingreso, de egreso, pagos y abonos a cartera o a proveedores, entre otros.
Incluye un completo conjunto de operaciones especializadas en cada tipo de documento; cada operación solicita la
información básica de cada transacción a través de un asistente simple, que al procesarse, genera en forma totalmente
automática el documento impreso y todos los movimientos contables, de ejecución presupuestal y de cartera que
correspondan.
Facilidad para registrar Ventajas de la automatización Documentos de impresión
información de documentos Facturas de venta (por conceptos).
Único sistema que incluye asistentes La facilidad de digitación y la Comprobante de ingreso.
de automatización de documentos innecesidad de hacer asientos de
que facilitan el registro de un alto doble partida, facilitan la delegación Recibo de caja.
porcentaje de los comprobantes de la del registro en auxiliares y secretarias. Comprobante de egreso o de pago.
empresa. El sistema permite estandarizar y Comprobante de egreso con cheque.
Con sólo registrar los datos básicos del restringir el uso de las cuentas por
Impresión de Cheques.
documento (¿qué?, ¿quién?, ¿cuánto?, cada centro de costos y por cada tipo
etc.), el sistema se encarga de realizar de operación. Documento equivalente a la factura
los cruces de cartera y demás asientos (para régimen simplificado).
Se evita el doble trabajo de hacer el
contables que correspondan en forma comprobante, separadamente hacer Comprobante de caja menor.
totalmente automática. la codificación contable y luego la Comprobante de compra.
Los asistentes no solicitan información digitación de los asientos en la
contable, únicamente la información contabilidad. Nota por compras y servicios régimen
Automatización de documentos
propia de cada transacción. simplificado.
Optimiza y agiliza el proceso diario al
No se requiere hacer asientos de reducir los pasos, calcular Comprobantes de abono a CxC.
doble partida. Es el sistema quien los automáticamente los impuestos y Nota contable, nota débito, nota
hace. generar automáticamente la crédito.
Integración y automatización contabilidad y la cartera, entre otros.
Comprobante nota débito con
Cada asistente se especializa en un Facilita el control de cartera1, el registro cheque.
tipo de documento (registro de de los abonos y el cruce de cuentas.
Etc.
ingresos, registro de pagos, etc). Automatiza los diferidos: sólo se registra
Cada asistente procesa la información el ingreso recibido por anticipado o los
integrándola automáticamente a cargos y gastos diferidos, y el sistema
todos los módulos del sistema (asientos automáticamente los difiere.
contables, de cartera, de ejecución Permite automatizar las comisiones por
presupuestal, etc). recaudo2, generando automática -
Todos los asistentes de ingresos y mente las CxP a los vendedores.
gastos incluyen sistema de cálculo de
impuestos completamente
automático (IVA, Retefuente, ICA, etc).
Los asistentes de ingresos y gastos
permiten programar fechas de pagos
y manejo de cuotas, registrar pagos en
efectivo, cheque, CxP o CxC, cruzar
con anticipos, etc.
1
Requiere módulo de cartera.
2
Requiere el módulo de inventarios y facturación.
Automatización de operaciones de ingresos y gastos
Los asistentes para el manejo de operaciones de ingresos y gastos facilitan el registro paso a paso de las diferentes
transacciones de ingresos y gastos sin que el usuario requiera formación contable. Ésto es muy útil cuando el contador de
la empresa pretende delegar la digitación de los ingresos y gastos en personas no muy avanzadas en el registro contable
riguroso de asientos de doble partida.
Cada asistente incluye un flexible sistema de liquidación de impuestos automático (p.e.: IVA, Ret, Ret ICA, etc.).
Asistente para registrar y facturar ingresos por Asistente para registrar y facturar ingresos
conceptos recibidos por anticipado
Fácil registro de las operaciones de ingresos, ya que el sistema Similar a la operación de registro de ingresos, pero
solicita únicamente información simple: ¿De quién se recibió el adicionalmente el sistema diferirá automáticamente el ingreso
ingreso?, ¿A cuál concepto de ingreso corresponde?, ¿Cuánto en un número de meses especificado. Este proceso es
es el monto?, ¿Cómo es la forma de pago?. Al procesar, el realizado con las acciones automáticas de fin de mes.
sistema de automatización genera los movimientos débitos y En la forma de pago de las operaciones de ingresos se puede
créditos correspondientes, actualizando el estado de hacer cruces con cartera y de igual forma en las operaciones
resultados, cartera, ejecución presupuestal, etc. de gastos se pueden hacer cruces con anticipos, proveedores
y cuentas por pagar en general.
Asistente para registrar gastos y pagos Asistente para registrar cargos y gastos diferidos
Fácil registro de las operaciones de gastos y pagos, ya que el Registre cargos diferidos o gastos pagados por anticipado de
sistema solicita únicamente información simple: ¿A quién le forma similar al asistente de gastos y pagos, pero
pagó?, ¿A qué concepto de gasto corresponde?, ¿Cuánto?, adicionalmente el sistema diferirá automáticamente el gasto
¿Calcular automáticamente IVA y Retención? y ¿Cuál es la en el número de meses que se especifique. Este proceso se
forma de pago?. Al procesar, el sistema de automatización realizará con las acciones automáticas de fin de mes.
genera los movimientos débitos y créditos e imprime el
comprobante de pago o egreso correspondiente.
24
Automatización de operaciones de cartera y proveedores
Las operaciones de automatización de cartera facilitan el registro paso a paso de las diferentes transacciones de cartera,
como los abonos de clientes o pagos a proveedores sin que el usuario requiera formación contable. Esto es muy útil
cuando el contador de la empresa pretende delegar la digitación de la cartera en personas no muy avanzadas en el
registro contable riguroso de asientos de doble partida.
El módulo de automatización toma la información suministrada y la convierte automáticamente en asientos contables y
de cartera.
Asistente para crear cuentas por cobrar Asistente para registrar pagos o abonos de la
Permite registrar en el sistema los préstamos que la empresa le cartera de clientes
hace a terceros. Al procesar genera automáticamente la Al procesar, genera internamente los asientos y cruces
cuenta por cobrar y los movimientos contables que contables y de cartera. Incluye asistente para visualizar cuentas
correspondan. por cobrar pendientes y sus saldos.
Automatización de documentos
Asistente para crear cuentas por pagar Asistente para registrar abonos a proveedores
Permite registrar en el sistema los préstamos que los terceros le Al procesar ejecuta internamente los cruces contables y de
hacen a la empresa. Al procesar genera automáticamente la cartera que correspondan. Incluye asistente para visualizar
cuenta por pagar y los demás movimientos contables. cuentas por pagar pendientes y sus saldos.
Asistente para replanteamiento de créditos Programador de cuotas

Permite registrar en el sistema algún cambio en las condiciones Permite programar todos los pagos por cuotas en diferentes
de un crédito ya registrado con anterioridad. fechas y por cuotas especiales como en Julio y Diciembre.
Informes en automatización de documentos
A los documentos de impresión se les puede configurar opciones de visualización como: los rótulos de los informes, nombre y número
del documento, márgenes de impresión, etc.
De esta manera se pueden utilizar formatos preimpresos o hacer que el sistema imprima totalmente el documento.
Cada operación, de acuerdo a su tipo, permite ser impresa en varios tipos de formatos que pueden ser seleccionados por el usuario.
Modifique, diseñe o personalice sus propios documentos

de impresión1.
26 1
El módulo de diseñador de documentos se comercializa como una herramienta independiente.
Este módulo permite elaborar presupuestos detallados por centros de costos, cuentas, meses y luego hacerle seguimiento
a la ejecución presupuestal.
Permite también hacer la comparación mes a mes de las expectativas presupuestadas de ingresos y egresos de la
empresa o de un centro de costos, frente a los resultados obtenidos realmente.
Elaboración del presupuesto Explorador de la ejecución Permite obtener el reporte de
Permite cargar presupuestos ya presupuestal presupuesto comparado con la
hechos (en MS-Excel) con Cuenta con el explorador de ejecución a nivel de mes, acumulado
simplemente copiar y pegar. movimiento de ejecución presupuestal y año.
Permite importar ejecuciones que permite visualizar todos sus Generador de reportes, a través del
presupuestales o presupuestos ya movimientos y agruparlos, filtrarlos, cual se pueden imprimir los resultados
elaborados de otros centros de costos ordenarlos, exportarlos e incluso de la exploración de registros de
o de otros años y proyectarlos en un generar sus propios informes e ejecución presupuestal agrupados,
porcentaje específico. imprimirlos. totalizados, filtrados, etc.
Incluye ayudas para cargar las Cuenta con la utilidad de Explorador Tablas comparativas
cuentas que se deseen presupuestar y de totales agrupados, la cual permite Permite obtener decenas de tablas
proporciona facilidad para distribuir seleccionar columnas a totalizar para comparativas de saldos de ejecución
cifras entre las casillas de varios meses. obtener resúmenes por centros de presupuestal, que pueden ser
costos, por meses, por años, por consultadas por una o dos categorías
Módulo totalmente integrado con los actividades, etc.
módulos de contabilidad e inventarios. como: empresas, años, meses,
Exportación a MS-Excel, HTML, XML y TXT semanas, centros de costos,
Consulta de la ejecución del explorador de movimiento de la actividades empresariales, etc.
presupuestal ejecución presupuestal. En tablas comparativas cuyas
Consulta por pantalla de la ejecución Informes categorías involucran variables de
presupuestal de la empresa o de un tiempo, permite visualizarlas de dos
centro de costos, donde se pueden Incluye múltiples informes de ejecución
presupuestal a nivel de un mes o de formas: con los valores sin acumular
visualizar los movimientos y el saldo de (sólo movimientos por período) o con
cada cuenta y compararlo contra los todo el año.
los valores acumulados (saldos
valores presupuestados y el porcentaje Permite obtener todos los informes a acumulados por período).
Módulo de ejecución presupuestal

ejecutado. nivel de toda la empresa o de un
Permite hacer Drill Down centro de costos en particular.
desagregando cada cifra hasta llegar Permite obtener el reporte de
a los comprobantes originales que la presupuesto comparado con la
conforman. ejecución presupuestal del periodo.
Informes de ejecución presupuestal
El módulo de ejecución presupuestal incluye un amplio conjunto de informes donde se pueden comparar los saldos
ejecutados con los presupuestados ya sea de un mes, de un periodo específico o con el presupuesto del año. Además
permite visualizar los informes a nivel de toda la empresa o de un centro de costos en particular.
Consulta por pantalla de la ejecución presupuestal:

permite realizar auditoría o seguimiento de los registros a
través del sistema Drill Down (desagregar cada cifra
hasta llegar a los comprobantes originales que la
conforman).
Tablas de ejecución presupuestal: se pueden obtener

decenas de tablas comparativas por variables tales como:
empresas, centros de costos, trimestres, semestres, etc.
También disponen de opciones avanzadas como Drill Down y
exportación a MS-Excel®.
Ejecución presupuestal por período: presenta un cuadro de

ejecución presupuestal detallado, comparándolo con lo
presupuestado en el mismo periodo, mostrando sus
variaciones.
Ejecución presupuestal comparativo: presenta un cuadro

de ejecución presupuestal en un periodo determinado,
comparándolo con los saldos de la ejecución del periodo
anterior y detallando sus variaciones.
Ejecución presupuestal año: presenta un cuadro de

ejecución presupuestal comparativo con los presupuestos
del mes, acumulado del año y respecto a lo presupuestado
para el año, con sus respectivas variaciones.
28
El módulo de activos fijos es un sistema completo y de gran facilidad de uso para el manejo correcto de activos de
propiedad, planta y equipo de la empresa.
Único sistema que permite realizar la venta y baja de un activo con sólo suministrar su código y precio de venta, calculando
automáticamente la utilidad o pérdida en la transacción.
Exploración y consulta Informes Otras ventajas
Incluye un novedoso sistema de Informe de activos en general: permite Módulo completamente integrado con
exploración gráfica de los activos de la obtener un listado de activos, con la contabilidad de la empresa.
empresa facilitando así su consulta. todos sus valores calculados hasta una Maneja maestro de grupos de activos
Permite visualizar la ficha técnica de fecha determinada. fijos, los cuales permiten automatizar el
cada activo con su estado en libros: El informe presenta por cada activo sus comportamiento contable de cada
costo histórico, ajustes por inflación al datos básicos y sus saldos a la fecha activo, facilitando al digitador registrar
costo histórico, depreciaciones, ajustes como: valor histórico de compra, las operaciones de activos (compra,
a las depreciaciones, valorizaciones y ajustes al valor de compra, venta, baja, valorización, ajustes,
el correspondiente valor en libros. depreciaciones, ajustes a las depreciación, etc.), sin requerir
Total automatización contable depreciaciones, valorizaciones y valor conocimientos contables.
en libros. Maneja clasificadores de activos para
Calcula automáticamente las
depreciaciones y los ajustes por Explorador de activos que permite costeo y depreciación dirigida a
inflación mensuales de cada activo. obtener consultas dinámicas muy centros de costos.
variadas, como activos por Calcula automáticamente impuestos
Calcula automáticamente la utilidad o responsable, activos por centro de
pérdida en la venta o baja de activos y en compra de activos, llevando el IVA
costos y otro conjunto de variables de como un mayor valor.
realiza todos los asientos contables clasificación disponibles.
correspondientes. Maneja valor de salvamento.
Explorador de movimiento contable
Permite vender un activo completo o que permite visualizar todos los Permite consultar el historial del activo
un porcentaje de éste, caso en el cual movimientos contables relacionados en la empresa desde el momento de
el sistema hace todos los cálculos y con cada activo: depreciaciones, su compra: responsables y centros de
asientos en forma automática. ajustes, etc. costos por los que ha pasado el activo.
Permite registrar planillas de uso de Explorador de movimiento de labores
maquinaria y equipo para maquinaria que permite visualizar y costear el uso
que se deprecia por horas de uso o por de activos en las diferentes actividades
producción. de la empresa (requiere módulo de
Tipos de depreciación labores1).
Depreciación mensual (Línea recta).
Depreciación por unidades de uso.
Depreciación proporcional a la
producción.
Módulo de activos fijos
Depreciación mensual acelerada y
doble línea recta.
1
El módulo de labores se comercializa por separado al de Activos Fijos.
Activos fijos e inversiones
El módulo de activos fijos incluye un conjunto de operaciones de automatización contable, que permiten registrar datos
básicos de compras, ventas, valorizaciones y baja de activos; el sistema se encarga de convertirlos automáticamente en
asientos contables y actualizar en forma integrada todos los módulos relacionados.
Automatización de compra de activos

Registre la compra de uno o múltiples activos
suministrando la información básica de la compra:
qué activos se compraron?, a quién?, su costo,
impuestos y forma de pago. Al procesar, el sistema de
automatización genera los movimientos contables y
de activos que correspondan.
Automatización de acciones de fin de mes
Estas acciones se encargan de calcular automática -
mente las depreciaciones el último día de cada mes y
opcionalmente, los ajustes por inflación el primer día
del mes siguiente.
Automatización de venta de activos
Registre la venta de uno o múltiples activos
suministrando la identificación de los activos a vender:
el precio de venta, impuestos y forma de cobro. Al
procesar el sistema de automatización calcula la
utilidad o pérdida en la venta, teniendo en cuenta el
valor actualizado en libros del activo.
Permite vender porcentajes de un activo, como es el
caso de venta de tierras, donde se puede vender una
parte del terreno, y en cuyo caso el sistema hace
todos los cálculos y asientos correspondientes en
forma totalmente automática.
Automatización de valorización de activos

Permite el registro de las valorizaciones de uno o varios
activos, únicamente registrando el identificador del
activo y el avalúo expedido por un perito o evaluador. Al
procesar, el sistema automáticamente calcula el valor
de la valorización y genera los movimientos contables
que correspondan en el sistema de contabilidad y en el
módulo de activos.
Automatización de baja de activos
Permite registrar la baja de activos, únicamente
suministrando la identificación de los activos a dar de
baja y el motivo por el cual se da de baja. Al procesar, el
sistema automáticamente hace todos los asientos
necesarios para dar de baja el activo en el sistema,
cancelando su valor histórico, sus depreciaciones y
ajustes.
Impresión de documentos
Las operaciones de automatización de activos permiten
imprimir comprobantes y documentos, tales como:
factura de venta, comprobante de compra,
comprobante de ingreso, comprobante de egreso (con
o sin cheque), nota de contabilidad, documento
equivalente a la factura, etc.
30
Este módulo permite el más fácil manejo, control y seguimiento de los inventarios de una empresa (existencias, precios y
costos de materiales, mercancías y productos, listas de precios, comisiones, descuentos, etc.).
Incluye un completo y flexible sistema de facturación de productos y servicios (incluyendo punto de venta).
Inventarios y facturación están totalmente integrados con todos los módulos del sistema.
Completo, práctico y flexible Facilidades de punto de venta Otras ventajas
sistema de facturación Sistema de facturación rápida (estilo Maneja múltiples bodegas, líneas,
Permite facturar con base en POS). grupos y variables de libre definición
cotizaciones, pedidos y remisiones1. Lectura e impresión opcional de por cada elemento (clases, tipos,
Incluye facturación, seguimiento y códigos de barras. colores, peso, etc.).
control de productos y servicios no Impresión en formato de tirilla de Manejo de elementos compuestos
controlables en cantidad. registradora. (despiece) a varios niveles.
Permite facturación de productos con Manejo de cajón monedero. Completa compatibilidad con MS-
saldo crédito, ajustando automática - Excel y otros paquetes de oficina.
mente el costo de ventas al registrar la Posibilidad de múltiples restricciones
para el operario4. Manejo de distintas unidades para
compra. compra y para venta o consumo.
Permite facturación en moneda Automatización contable
Indicadores de márgenes de
extranjera. Único con operaciones de negociación durante la facturación y
Permite manejo de descuentos automatización para el registro de compra.
comerciales y financieros. compras, ventas, consumos,
embodegamientos, ajustes de Informes, auditoría y control
Incluye múltiples formatos de bodega, devoluciones, traslados, etc. Gran variedad de informes, consultas y
facturación y posibilidad de diseños herramientas de auditoría y control de
personalizados2. Cada ítem se puede programar para
que afecte cuentas de acuerdo a la los inventarios.
Liquidación de comisiones en transacción (compra, venta, Potentes exploradores de información
venta y recaudo devolución, etc.) y de acuerdo al tipo con el sistema DRILL DOWN, mediante
Múltiples sistemas de liquidación de de centro de costos imputado en el cual se puede ver la historia de
comisiones. consumos (CC de gastos, CC de cada dato.
Definición de múltiples perfiles de ventas, CC de producción, etc.). Posibilidad de desarrollo de
vendedores. Total integración con los otros indicadores de gestión de inventarios
Módulo de inventarios
Liquidación de comisiones por módulos completamente personalizables por el
3
recaudo con castigos y referencias . Se integra 100% con la contabilidad, la usuario5.
Listas de precios cartera, la ejecución presupuestal,

cotizaciones, pedidos, compras,
Permite definir hasta 10 listas de remisiones y las funciones estadísticas y
precios por bodega o almacén. de indicadores del sistema sin la
Asistente especial para actualización necesidad de interfaces.
automática de listas de precios
basado en: costo predeterminado,
último precio de compra, promedio
ponderado, etc
Permite definir porcentajes de
incremento generales o por cada
elemento.
1
Requiere módulo de cotizaciones, pedidos y remisiones. 2Requiere el módulo de diseño de documentos. Requiere módulo
3
de automatización de documentos.4Requiere módulo de usuarios y perfiles de seguridad. 5Requiere módulo de indicadores

de gestión.
El más fácil y versátil sistema de facturación
de productos y servicios
Único sistema que al procesar la factura, actualiza automáticamente los inventarios, la contabilidad, la cartera y la
ejecución presupuestal2.
Las modificaciones posteriores a la factura también actualizan todos los módulos del sistema en forma inmediata, sin
necesidad de interfaces.
Consulta rápida de los márgenes de negociación y Permite personalizar la numeración por cada tipo de factura
gráficos del comportamiento histórico del producto. y limitar la máxima fecha y el máximo número permitido
según la resolución de la DIAN.
Permite crear y
modificar terceros
(clientes, vendedores)
Fácil edición del listado cuando se registra la
de productos en las operación.
operaciones de
inventarios. Permite
copiar, pegar, arrastrar y
duplicar.
Cálculo automático de
IVA, Retención, ReteICA,
comisiones y otros
Permite modificar o conceptos totalmente
crear nuevos productos personalizables.
o servicios desde el
editor de la factura.
Forma de pago de
contado, movimiento
bancario, crédito,
Permite limitar acciones bonos de compra.
como otorgar
descuentos, cambio de
precios o valores, según Permite activar un
el perfil de seguridad usuario supervisor para
de cada operario1. tener acceso a
opciones restringidas
para el operario del
Práctico y fácil sistema de selección de Permite imprimir la operación en más de una decena punto de venta.
productos. Permite el registro con lectores de de formatos (factura en tirilla, media hoja, hoja
códigos de barras, registro manual con completa, especial para matriz de punto y facturas
teclado con opciones de búsqueda diseñadas por el usuario3; comprobante de ingreso,
incremental, filtrada y palabras similares por cuenta de cobro, recibo de caja, nota contable
cualquier dato del producto. simple y ampliada, nota débito y salida de almacén).
Permite manejo de múltiples facturas

pendientes (ej: mesas de restaurante, cuartos
de hotel, colas de facturación, etc.).
Permite seleccionar gráficamente la factura y
mover facturas de un puesto a otro, entre otras.
32 1
Requiere módulo de usuarios y perfiles de seguridad. 2Los módulos a actualizar dependen
de la licencia instalada. 3Requiere módulo de diseño de documentos.
Documentos de impresión
Imprima las transacciones de inventarios en cualquiera de los

múltiples formatos de impresión incluídos con el sistema
(Varios tipos de facturas, comprobantes, recibos, entrada y
salida de almacén, cuentas de cobro, etc.).
Todos los formatos se pueden

imprimir en calidad de borrador,
especial para impresoras de
matriz de punto (Impresión de
alta velocidad).
Diseñe1 y personalice sus propias facturas, comprobantes,

recibos, cheques, etc.
1
Requiere módulo de diseño de documentos.
Informes de impresión
Los informes permiten filtrar y agrupar por

múltiples datos, como fecha, línea, tipo,
categoría de producto, cliente/proveedor,
vendedor, etc.
34
El módulo de inventarios incluye un amplio conjunto de

reportes y consultas de saldos, movimientos, ventas,
precios, análisis de existencias, vendedores, clientes y
proveedores, entre muchos otros.
Sistema de liquidación de comisiones
Cálculo automático de Permite definir múltiples terceros Libre definición de referencias que
comisiones en venta y recaudo asociados (en ventas y recaudos) que permiten aumentar/disminuir la comisión
Único sistema automático que liquida ganan comisión indirectamente cuando o su porcentaje en cada factura.
comisiones en ventas y recaudos1 para el vendedor hace una venta. Automatización contable
vendedores. Permite definir varios perfiles por vendedor Genera automáticamente las cuentas
Libre definición de perfiles de con periodo de vigencia. por pagar a los vendedores por
vendedores Castigos en comisiones concepto de comisiones.
Permite crear múltiples perfiles de Permite castigar (restar un % al valor de la Informes de comisiones
vendedores. comisión) las comisiones por recaudo de Informe resumido e informe
Cálculo de comisiones por porcentaje acuerdo a la edad, respecto a la fecha completamente detallado de ventas y
fijo, por línea o producto o por monto de facturación o a la fecha de pago. liquidación de comisiones.
acumulado en un per¡odo (facturado,
comisionado, etc.).
Ventas realizadas por el Comisión calculada y

vendedor. liquidada al vendedor por la
venta.
Recaudos hechos a las ventas

realizadas por el vendedor.
Comisión y castigo calculados
y liquidados al vendedor por
los recaudos.
Información general de la
comisión aplicada.
Programación y estado de
cada una de las cuotas con
las que se recaudará el valor
Información para contactar al de la factura.
cliente.
Acumulados de las ventas Acumulados de las ventas

hechas por todos los hechas por el vendedor.
vendedores.
Libre definición de perfiles de clientes

Permite definir múltiples perfiles de clientes, cada uno con Descuentos financieros
descuentos comerciales y con descuentos financieros Calcula automáticamente y permite imprimir en la factura los
condicionados para ser aplicados en la facturación. descuentos financieros a los que tiene derecho el cliente.
Descuentos directos en ventas Libre definición de días de plazo y porcentaje de descuento a
Único capaz de calcular descuentos por porcentaje fijo, por aplicar.
línea, por producto o por monto de ventas en un período. Permite personalizar el título y el texto que se va a imprimir en la
Cálculo inmediato del descuento al registrar la venta de un factura, donde se le informa al cliente a qué descuentos tiene
producto. derecho y los plazos que debe cumplir para obtenerlo.
Los descuentos por monto de ventas se pueden basar en
diferentes períodos de cálculo (días, semanas, meses, bimestres,
etc.).
36
Este módulo permite el registro y seguimiento de documentos (cotizaciones, pedidos, remisiones al cliente, órdenes de
pedido, órdenes de compra, requisiciones internas y recepción de materiales), para llevar un control detallado de los
inventarios y de su disponibilidad actual y proyectada. Se integra totalmente con el módulo de inventarios.
Control y seguimiento de Permite registrar anticipos en los Alarmas tipo semáforo
operaciones con los clientes y pedidos del cliente y las órdenes de Incluye un explorador con control y
proveedores compra al proveedor, los cuales se seguimiento de vencimientos por
Permite sistematizar, agilizar, controlar y cargan a cartera y proveedores, para medio de semáforos.
hacerle seguimiento a las transacciones cruzarse posteriormente al registrar la
factura de compra o venta. Permite definir los días de plazo que
con: tendrán los diferentes documentos
Clientes: cotizaciones, pedidos, Informes de disponibilidad para controlar su vencimiento,
remisiones, devoluciones y manejo de Consulta instantánea del inventario estableciendo colores de semáforos
anticipos. estimado para una fecha actual o futura, que se representarán en los
Proveedores: órdenes de compra, el cual tiene en cuenta: La cantidad en exploradores, indicando cuáles están
recepción de materiales, devoluciones inventarios, la cantidad de entradas y vigentes, cuáles próximos a vencerse y
y manejo de anticipos. salidas programadas de cada ítem (las cuáles vencidos.
unidades pedidas, remisionadas, Explorador de detalle de
Total integración con inventarios, ordenadas para compra, entregadas y
contabilidad y cartera cotizaciones y órdenes
ordenadas para producción1).
Se integra con el módulo de Incluye explorador de detalle de
Automatización de operaciones documentos, para ver todos los
inventarios, permitiendo facturación
con base en cotizaciones, pedidos y Presenta por cada tipo de transacción productos y materiales registrados en
remisiones; pedidos con base en con clientes y proveedores un asistente cada cotización u orden.
Módulo de inventarios plus

cotizaciones; remisiones con base en especial para el fácil registro de la Permite hacer reportes, agrupar, filtrar y
pedidos y compras con base en información, la cual es procesada por el totalizar por cualquier variable.
órdenes de compra y entregas. sistema, generando automáticamente
los movimientos contables, de cartera, de
Al facturar o cruzar con los respectivos disponibilidad y de inventarios que
documentos de inventarios se puede correspondan.
dar por cerrado el documento o
dejarlo pendiente para completarlo
con documentos posteriores.
Transacciones que se realizan Transacciones que se realizan
con los clientes: con los proveedores: Módulo de contabilidad
Movimiento
por anticipo
Movimiento
Cotización
por anticipo
Módulo de inventarios Orden compra
FACTURACIÓN con Pedido
base en cotización,
pedidos o remisiones COMPRAS con base en
Recepción orden de compra o
recepción de materiales
Módulo de costeo y producción Remisión
Órdenes
de producción
con base en pedidos
1
Las órdenes de producción requieren licencia del módulo de costos de producción.
Cotizaciones instantáneas
Con sólo registrar la identificación del cliente y seleccionar los elementos a cotizar, el sistema automáticamente genera la
cotización lista para imprimir y enviar al cliente (o exportar a PDF, RTF, HTML, JPG, etc.).
Adicione anexos y gráficas a las cotizaciones

Permite anexar documentos externos al cuerpo de la
cotización, como imágenes o texto en formato Rtf con
tablas; igualmente permite tener un listado de los
diferentes conjuntos de archivos que se utilizarán en las
cotizaciones.
Personalice el saludo y
despedida
Estructure la cotización Permite definir la estructura
Permite editar la cotización para agrupar de la cotización, el saludo y
elementos y sub-totalizarlos además de la despedida, anexar
destacar títulos remarcándolos con múltiples documentos
colores y negrilla. externos (tablas, cuadros e
imágenes), además de
Programe el plazo y las condiciones observaciones selecciona -
de la cotización bles para cada caso.
Permite definir el plazo de vigencia de la

cotización.
Permite definir condiciones comerciales
adicionales como forma de envío, forma
de pago y demás condiciones que el
usuario requiera especificar.
Explorador de documentos
Incluye un explorador de documentos con la capacidad de seguimiento con colores estilo semáforo, para controlar la
vigencia y vencimiento de los documentos, mostrando en color gris los documentos cerrados, en color verde los que aún
están vigentes, en color amarillo los que están cercanos a su vencimiento y en color rojo los documentos vencidos.
38
Automatización de transacciones con clientes
Pedidos Permite hacer las facturas

basadas en pedidos,
cargando de manera
Permite registrar los pedidos de los automática la información
clientes, detallando los ítems, las del mismo y modificarla si
condiciones de la negociación, se desea1.
anticipos (si los hay), plazo de entrega,
etc.
Permite registrar pedidos basados en
cotizaciones, importando la
información de la cotización,
permitiendo modificar los datos si se
desea.
Permite cruzar los anticipos de los pedidos al momento de facturar el pedido.

Al procesar un pedido el sistema generará de manera automática el movimiento
contable y de cuenta por pagar correspondiente al anticipo.
Permite imprimir el documento “Pedido de un cliente”.
Remisiones
Permite registrar remisiones (entregas a
los clientes) y opcionalmente basarlas
en un pedido, cargando
automáticamente la información del
pedido y permitiendo modificar los
datos, si se desea.
Módulo de inventarios plus

Permite registrar una venta facturando1
con base en una o varias remisiones,
cargando de manera automática la
información de la remisión y modificar
sus datos si se desea.
Permite imprimir el documento

“Remisión al cliente”.
Devoluciónes de clientes
Las devoluciones
Permite registrar la devolución total o actualizan los saldos
parcial de elementos remitidos al pendientes de facturación
cliente, suministrando la información o de remisión a los clientes.
de los elementos devueltos y sus
respectivas cantidades.
Permite registrar devoluciones basadas

en una remisión, cargando de manera
automática la información de la
remisión y permitiendo modificar los
datos, si se desea.
Permite imprimir el documento “Devolución de remisión”.
1
El sistema de facturación no está incluido en este módulo.
Automatización de transacciones con proveedores
Orden de compra Permite registrar las

compras basadas en
Con sólo registrar la identificación del órdenes de compra1 a los
proveedor y seleccionar los elementos a proveedores.
comprar el sistema automáticamente
genera la orden de compra lista para
imprimir.
Permite definir la vigencia o el plazo de

entrega, la forma de envío y la forma de
pago de la orden de compra.
Permite registrar el anticipo que haya realizado al proveedor con la orden de

compra.
Al procesar las compras, permite cruzar los anticipos de las órdenes de compra.
Al procesar una orden de compra el sistema generará de manera automática el
movimiento contable y de cuenta por cobrar correspondiente al anticipo.
Recepción de materiales
Permite registrar la recepción de materiales
y opcionalmente basarlas en órdenes de
compra, cargando automáticamente la
información de la orden y permitiendo
modificar sus datos, si se desea.
Permite registrar compras basadas en uno

o varios documentos de recepción de
materiales, cargando automáticamente la
información de cada recepción y
permitiendo modificar los datos, si se
desea.
Permite imprimir el documento “Recepción de materiales”.
Devolución de materiales
Permite registrar la devolución total o
parcial de los elementos entregados por
el proveedor, suministrando la
información básica de la devolución, los
elementos devueltos, cantidad y la
explicación de la misma.
Permite registrar devoluciones basadas en

recepción de materiales, cargando
automáticamente la información de la
recepción y modificar los datos, si se
desea.
Permite imprimir el documento “Devolución de materiales”.
40 1
El sistema de compras no está incluido en este módulo.
El módulo de costos de producción habilita a ContaPyme® como un completo sistema de contabilidad de costos.
Permite implementar diferentes métodos de costeo para calcular los costos históricos de líneas de producción, órdenes de
producción, órdenes de trabajo, proyectos y procesos productivos.
Producción y costeo acumuladores de costos y cantidades Diversidad de modelos de
Módulo para el control total de los costos de producción, cost-drivers de varios costeo
de producción, el cual permite: tipos, etc. Permite diseñar y montar diferentes
Registrar y costear todo el proceso Habilita a los centros de costos básicos modelos de costeo, como:
productivo de la empresa. para que se les puedan definir criterios Costos abc.
de distribución.
Determinar los costos por cada unidad Costos por absorción.
producida. Control y seguimiento de
actividades y labores Costos por procesos o líneas de
Manejar además de los ciclos producción.
contables, los ciclos de costos, ciclos Manejo completo de planillas de
labores y planillas de consumo de Costos por órdenes de producción.
de vida y etapas de desarrollo de los
proyectos. materia prima. Costos de servicios.
Módulo de costos de producción

Automatizar el complejo proceso de Permite registrar, evaluar y hacer Etc.
cálculo de variaciones con el cierre de seguimiento detallado a las labores de
mano de obra.
Informes
ciclo de costos.
El sistema de costos incluye un completo
Manejar procesos de producción Permite el seguimiento de costos,
conjunto de informes de costos de
compuestos (en serie o en paralelo). rendimientos y estadísticas de las
producción, de producción y ventas e
actividades y labores.
Automatizar todo el proceso contable informes de labores de mano de obra
de registro de costos, activación de Permite una amplia definición de con sus estadísticas y rendimientos.
cuentas de costos de producción, modelos de contratación de mano de
obra (pago por unidades ejecutadas,
Integración
embodegamiento de productos,
por días, por horas, contratistas o Totalmente integrado con los módulos de
ventas, cálculo de costos de ventas y
personal administrativo). contabilidad, inventarios, presupuestos,
cálculo de variaciones al final de
actividades y centros de costos
cada ciclo. Manejo, impresión, seguimiento y
especiales.
Centros de costos especiales y control de contratos de labores.
Con una sola digitación de los
cost-drivers Asistente especial para la elaboración
comprobantes, se afecta la contabilidad
Permite definir cost-drivers para repartir de contratos civiles de obra.
financiera y la contabilidad de costos,
asignaciones de costos indirectos de Incluye visualización del cronograma siendo internamente una sola.
fabricación (CIF) entre otros centros de de labores por centro de costos o por
costos, basados en criterios simples o actividad.
complejos.
Incluye un conjunto de elementos
para la estructuración de sistemas de
costeo y centros de costos especiales,
como: centros de costos en desarrollo,
construcción o montaje,
Centros de costos especiales
Distribuidores de costos (cost- Ejemplo de distribuidor de costos Asignación automática de CIF
drivers) y otras transferencias
ContaPyme es el único sistema del Centro de costos 101: Servicios (CIF). Las transferencias y distribuciones de
mercado que cuenta con cost-drivers CIF (costos indirectos de fabricación)
especiales, cuya función es distribuir se pueden programar para que se
Alcance: Sólo CC de
todas las imputaciones de gastos, realicen automáticamente cada fin
Producción.
costos e incluso ingresos, entre otros COST-DRIVER de mes, teniendo presente variables
centros de costos, de acuerdo a Criterio: Según área como centros de costos de destino,
criterios de distribución preesta- de cada CC. porcentajes a trasladar, periodicidad y
blecidos. cuenta destino, entre otros.
Tipos de cost-drivers La más alta adaptabilidad a
Por peso: permite especificar los la estructura particular de
Centro de costos de la empresa cada empresa
centros de costos a los que se
distribuirá y su correspondiente peso. 101- Servicios: acumula todos los gastos de agua, Gracias a la modularidad y diversidad
Por criterio: permite definir un alcance
electricidad y otros servicios durante el mes. de los elementos disponibles para
y un criterio de distribución. Al final del mes, el saldo de cada cuenta del CC “101-
construir una estructura de costos y de
Servicios” es transferido al COST-DRIVER, el cual se tipos especializados de centros de
Avanzado: permite especificar criterios encargará de repartirlo a los centros de costos de costos, se puede hacer el montaje de
de distribución avanzados (incluso producción de la empresa, en forma proporcional al área prácticamente cualquier estructura
utilizando sentencias SQL). de cada uno. empresarial en el sistema.
INFORMES DE COSTOS
Informe de costos de producción
por órdenes, líneas, procesos,
actividades empresariales, etc.
Informes de costos de un período.
Informes de producción y ventas
de la empresa o de cada centro
de costos con periodicidad
semanal, mensual, etc.
Informes especiales de costos en
formato de tablas comparativas de
costos por actividad empresarial,
por centro de costos, por etapa,
por grupo de centro de costos o
por ciclo actual.
Informes de embodegamiento por
centros de costos.
Impresión de planillas de labores,
planillas de pago, comprobantes
de pago, etc.
Visualización de cronogramas de
labores por cada tipo de centro de
costos de producción.
Impresión de contratos de labores
con libre definición de cláusulas y
actividades a contratar.
Permite crear informes de
producción, costos, estimaciones y
análisis con ContaExcel (requiere el
módulo de ContaExcel).
Permite exportar a MS-Excel para
análisis adicionales.
Automatización de órdenes y control de contratos
Automatización de órdenes de
producción
Al integrar el sistema de costos de
producción con el sistema de órdenes
de producción, permite entre otras:
Programación, control y seguimiento
de órdenes de producción (costos y
cantidades).
Cálculo de los costos de producción
(directos e indirectos) involucrados en
el desarrollo de la orden.
Visualización de cada orden en
colores tipo semáforo que indican si
está vigente, próxima a vencerse o
vencida.
Generación de requisición
automática de materiales necesarios
para la orden.
Definición y seguimiento del
presupuesto para cada orden.
Módulo de costos de producción

Completos informes de costos,
ejecución presupuestal, inventarios,
etc.
Al finalizar la orden, la producción se
embodega convirtiéndose en
inventarios perfectamente costeados.
Automatización de órdenes de
trabajo
Programación de órdenes de trabajo
internas, permitiendo el control y
seguimiento de los gastos imputados.
Impresión de la orden de trabajo.
Al finalizar la orden de trabajo, si
aplica, permite activarla como activo
fijo depreciable.
Permite informes como el control de la
ejecución presupuestal de la orden.
Control de contratos de labores
Asistente para la elaboración de
contratos de labores, como contratos
civiles de obra.
Impresión del contrato con posibilidad
de edición de las cláusulas.
Registro de avances de obra
ejecutada por medio de la planilla de
labores.
Control y seguimiento del
cumplimiento y avance de las labores
del contrato.
Control y contabilización de anticipos
en los contratos.
Liquidación de contratos en forma
automática al finalizarlos.
ContaExcel es una herramienta de cálculo especial para gerentes, contadores y analistas que deseen desarrollar sus
propios modelos, reportes, análisis e indicadores de gestión y mantenerlos actualizados en la medida en que los datos de
ContaPyme® se vayan actualizando.
ContaExcel es una hoja electrónica de cálculo cuya principal característica es que permite obtener información en
tiempo real de las contabilidades de ContaPyme® a través de funciones sencillas. Ejemplo: =SaldoCuenta(“41”).
Calcular el saldo de una cuenta Por ejemplo: Funciones de inventarios
La función más simple: = SaldoCuenta( A6 , $B$8 ) Más de una docena de funciones que
Funciones básicas pueden recuperar información de
inventarios, cantidades, costos, etc.,
ContaExcel cuenta con más de 50 como:
funciones básicas, como: Suma(...),
Promedio(...), Redondear(...), Raiz(...), =QProdBodega(...) para determinar la
Truncar(...), SI(…,…,...), etc. cantidad de un producto en bodega.
Funciones contables =QEgresos(...) para determinar la

cantidad de elementos egresados en un
=SaldoCuenta( IdCuenta, [Fecha]) Más de una docena de funciones que periodo.
En el anterior ejemplo, la función extraen información directamente desde
la contabilidad, como: =SaldoProducto(...) para determinar el
retornará el saldo que haya en la cuenta
costo actual de un producto en bodega.
111005 en la fecha y empresa de =SaldoCuenta(...) para el cálculo del
trabajo. saldo de una cuenta en una fecha.
Referencia a celdas =MovCuenta(...) para el cálculo del
También se puede usar referencias a movimiento de una cuenta en un rango
celdas, fijar valores y usar la funcionalidad de fechas.
básica de cualquier hoja electrónica de
cálculo.
Otras funciones
Además de las funciones básicas, de contabilidad y de inventarios,
ContaExcel cuenta con un amplio rango de funciones en áreas como
cartera, activos, terceros, centros de costos, presupuestos y funciones de
entorno que permiten presentar en la hoja de cálculo prácticamente
cualquier dato almacenado en ContaPyme.
Asistente de funciones y ayuda

ContaExcel también cuenta con un asistente de funciones y una
completa ayuda en línea para rápidamente adicionar funciones y
determinar sus parámetros.
Construya sus propios informes e indicadores

Gracias a la flexibilidad de una hoja de cálculo, puede desarrollar sus
propios informes e indicadores, los cuales se recalculan automática-
mente cuando se actualiza la contabilidad (En tiempo real). De igual
forma, el sistema recalculará todo el informe cada que se cambie la
empresa o la fecha de trabajo.
42
Esta potente y flexible herramienta permite definir y calcular todos los gráficos e indicadores de gestión que demanden
diferentes áreas de la empresa, como la gerencia, auditoría, administración, producción, etc.
Actualización automática: una vez se ha definido un conjunto de gráficos e indicadores, se seguirán actualizando
automáticamente en la medida en que se actualicen los datos del sistema (contabilidad, inventarios y facturación,
ejecución presupuestal, etc).
Libre definición de indicadores Calificación por colores Informe de indicadores
Cuenta con asistentes para la fácil Permite definir los rangos de valores y Permite imprimir la hoja de indicadores
definición de gráficos e indicadores. colores para calificar cada indicador o los indicadores seleccionados y su
Permite adicionar todos los indicadores (tipo semáforo). representación gráfica.
que se deseen. Visualización El propósito de los indicadores es
Permite crear una base de datos de Visualiza el indicador en diferentes evaluar el desempeño financiero,
indicadores completamente formatos: gráfico, tabla de datos, operacional y de producción de la
clasificada. medidor o todas las anteriores. empresa o de un área en particular.
También se pueden crear indicadores Permite visualizar el gráfico del Una vez definido el informe de
por centros de costos e indicadores comportamiento histórico del indicadores, cada mes se puede
parametrizables. indicador. imprimir totalmente actualizado a la
fecha de trabajo.
Cálculo de indicadores Permite definir grupos y subgrupos de
Fácil definición de la forma de cálculo indicadores.
de cada indicador a través de Permite especificar el número de series
funciones de ContaExcel (no requiere y el tipo de gráfico a visualizar (pastel,
tener ContaExcel). barras, líneas, área, etc.).
Balanced Scorecard
Gracias a las facilidades de graficación y de
definición de indicadores, el módulo de
indicadores permite definir y graficar el Balanced
Scorecard para su empresa, donde con sólo
tocar un indicador, el sistema le presenta en el
pánel derecho su historia gráfica y su tendencia.
Esta utilidad permite establecer las restricciones o permisos a que tiene derecho cada usuario cuando ingresa al sistema.
Esta utilidad es tan flexible y a su vez tan poderosa, que el administrador del sistema puede determinar qué acciones,
reportes u opciones del sistema estarán visibles o disponibles para cada perfil de usuario.
Perfiles de seguridad Usuarios

Un perfil permite definir los Se pueden definir tantos
permisos a que tiene usuarios y perfiles de
derecho un grupo de seguridad como sea
usuarios. necesario para garantizar
Se pueden crear perfiles de el total control sobre la
permisos, por ejemplo, de información.
acuerdo al cargo. A cada usuario se le debe
Se puede limitar el acceso asignar un perfil.
a cualquier reporte, acción Varios usuarios pueden
de menú, opciones de tener un mismo perfil,
facturación, manejo de facilitando la asignación
operaciones, permisos de de los permisos.
eliminación o modificación
de registros, etc.
Máxima seguridad por encriptación de

Encriptación de las copias de seguridad datos
El usuario ADMINISTRADOR puede asignar una El usuario ADMINISTRADOR puede asignar contraseña
contraseña interna a las copias de seguridad, de tal interna a las tablas, de tal forma que el sistema de base
forma que éstas no se puedan abrir o leer externamente de datos no se pueda abrir por fuera de la aplicación
sin el conocimiento de la contraseña apropiada. con herramientas distintas a ContaPyme, sin conocer la
contraseña apropiada.
Diseñador de documentos y reportes

Este módulo permite diseñar los documentos de impresión de una manera personalizada y sencilla. También permite
modificar los diseños de los reportes de impresión originalmente entregados con el sistema.
El diseñador de documentos se basa en una plantilla previamente creada por el sistema para cada documento y le
permite al usuario modificar, eliminar o anexar los campos de información que desee ver en el documento.
Un tipo de documento, por ejemplo una

factura de venta1, presenta más de 100
campos de información disponibles para
visualizar en la factura diseñada.
Tan sólo con arrastrar y soltar ubique

dentro del diseño de su documento la
información que desee visualizar.
El diseñador de documentos cuenta con

múltiples herramientas de edición como
tipos de letra, colores y la posibilidad de
incluir logos y gráficos, entre otros.
Permite crear cualquier tipo de

documento (factura de venta,
comprobante de ingreso con cheque,
cotizaciones, etc.) e imprimirlos ya sea
en una hoja en blanco o sobre un
formato pre-impreso.
44
1
Los tipos de documento son definidos de acuerdo a los módulos a los que se tenga derecho.
ContaPyme cuenta con un web site muy completo, en el cual
se ofrecen varios servicios de interés para nuestros usuarios:
Información actualizada del Descarga de demostraciones.

sistema y de cada módulo. Descarga de actualizaciones y
Noticias sobre ContaPyme, parches.
contabilidad y el sector PYME. Sistema de cotizaciones en
Respuestas a preguntas línea.
frecuentes. Sistema de compras en línea.
Valor de los principales Suscripción al boletín de
indicadores económicos. ContaPyme.
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Características generales de ContaPyme 1 Características destacadas 23

Características generales de ContaPyme®

Control total de la información Todos los informes se pueden exportar a

Importe desde MS-Excel

Copie y pegue directamente

Exporte a múltiples formatos

Note en esta ilustración cómo al hacer doble clic sobre

Tipos de centros de costos Informes al instante

Fácil manejo a través del explorador gráfico de la empresa

Al seleccionar cualquier componente de la empresa, el

En la modalidad multiusuario, se Si la licencia de uso del

Sincronización entre sucursales1

El proceso de sincronización se realiza de Basta un clic para realizar la exportación o

Trabajo en red (multiusuario)

No requiere adquirir Se pueden estructurar diferentes esquemas Para que el

La instalación en red es fácil y sencilla, sólo se debe tener claro

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Permite agrupar y totalizar por

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Fácil mantenimiento: Fácil localización de operaciones y semana, tipo de documento soporte y

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Comparativo de años y meses Comparativo de trimestres

Comparativo de empresas Comparativo de departamentos o CC

Algunas características como los títulos de los

De una sola nota de contabilidad se pueden imprimir

En el detalle de cada asiento se puede especificar

Calcule e imprima los formularios fácilmente

Diseñe sus propios formularios

Declaración de impuestos y complementarios

Basado en los movimientos del año a reportar,

ContaPyme utiliza el sistema más flexible de definición

UTILIDADES PARA LA PREPARACIÓN DE LA

Módulo de conciliación bancaria

Genera a MS-Excel los mov. Carga de un archivo Permite pegar de MS-Excel

Los colores son dados