Etapas Programa Analisis Descripcion Cargo

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Etapas del programa de análisis y descripción del cargo

Mari Paz - alesbelys@gmail.com
1. Etapa de Planeación
2. Etapa de Preparación
3. Etapa de Ejecución
4. Métodos de análisis y descripción de cargos
5. Perfil del analista de cargos
6. Aspectos extrínsecos e intrínsecos del análisis del cargo
Un programa de análisis de cargos incluye normalmente las siguientes etapas:
Etapa de Planeación
Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de cargos. La planeación del
análisis de cargos requiere algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la
situación en que se encuentre la definición de los cargos de la empresa.
Los pasos de la planeación son:
- Determinación de los cargos que van a describirse.
- Elaboración del organigrama de cargos y de la posición respectiva de los cargos en el organigrama.
- Elaboración del cronograma de trabajo.
- Elección del (de los) método(s) de análisis que va(n) a aplicarse: los métodos más adecuados se eligen de
acuerdo a la naturaleza y las características de los cargos que han de analizarse. La elección recaerá en los
métodos que presenten las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas en función de los
cargos que van a analizarse.
- Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis.
- Dimensionamiento de los factores de especificaciones
- Gradación de los factores de especificaciones: consiste en transformarlos de variable continúa a discreta.
Un factor de especificaciones se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación.
Etapa de Preparación
En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo:
- Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarán el equipo de trabajo.
- Preparación del material de trabajo.
- Disposición del ambiente.
- Recolección previa de datos
Etapa de Ejecución
En esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el análisis:
- Recolección de los datos sobre los cargos mediante el (los) método (s) de análisis elegido(s).
- Selección de los datos obtenidos.
- Redacción previsional del análisis, hecha por el analista de cargos.
- Presentación de la redacción previsional al supervisor inmediato, para que la rectifique o ratifique.
- Redacción definitiva del análisis de cargos.
- Presentación de la redacción definitiva
Métodos de análisis y descripción de cargos

La descripción y el análisis de cargos son responsabilidades de línea y función de staff, es decir, las
responsabilidades por las informaciones que se dan es de línea únicamente, en tanto que la prestación de
servicios de obtención y manejo de información es responsabilidad de staff (analista de cargos). El analista
de cargos puede ser un funcionario especializado del staff, como el jefe de departamento en el que está
localizado el cargo que va a describirse y a analizarse, como también puede ser el propio ocupante del
cargo.
Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de cargos son:
1.- Observación Directa
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Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. Su
aplicación resulta muy eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, de
tiempos y de métodos. El análisis del cargo se efectúa mediante la observación directa y
dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones, en tanto que el analista
de cargos anota los puntos claves de su observación en la hoja de análisis de cargos. Como
no siempre responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general la
observación va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor.
Características
a.- El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las actividades
que realiza el ocupante.
b.- La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es
pasiva.
Ventajas
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente y al hecho de que esto sea
ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
a.- No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.
b.- Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia adecuada entre los datos
obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.
Desventajas
a.- Costo elevado, pues para que el método sea completo el analista de cargos requiere invertir bastante
tiempo.
b.- La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no permite obtener datos
realmente importantes para el análisis.
c.- No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples o repetitivos.
2.- Cuestionario
El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo que será analizado o
sus jefes o supervisores) que llene un cuestionario de análisis de cargos, o que responda a las preguntas
relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.
Características
a.- La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo que llena el ocupante
o su supervisor.
b.- La participación del analista de cargos en la recolección es pasiva (recibe el cuestionario); la del
ocupante es activa (llena el cuestionario).
Ventajas
a.- Proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan
varias dependencias de la empresa.
b.- Este método es el más económico para el análisis de cargos.
c.- Es el que más abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos, y
devuelto con relativa rapidez tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los otros métodos.
d.- Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los
ejecutivos.
Desventajas
a.- No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel en el que el ocupante tiene dificultad para
interpretarlo y responderlo por escrito.
b.- Exige que se planee y se elabore con cuidado.
c.- Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la calidad de las respuestas escritas.
3.- Entrevista Directa
Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de
dudas y desconfianzas. Se basa totalmente en el contacto y en los mecanismos de colaboración y de
participación.
Características
a.- La recolección de datos se hace mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la
que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
b.- La participación del analista y del ocupante es activa.
Ventajas
a.- Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor.
b.- Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas.
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c.- Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la
manera racional como se obtienen los datos.
d.- Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos.
Desventajas
a.- Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione negativamente, lo que resulta en
falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos.
b.- Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
c.- Si el analista no se preparó bien para realizarla, se pierde demasiado tiempo.
d.- Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo
4.- Métodos Mixtos
Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda
utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los más
utilizados son:
a.- Cuestionario y entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y después se hace una entrevista
rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
b.- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
c.- Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
d.- Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
e.- Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.
f.- Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc.
La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada empresa, tiempo, objetivos
del análisis y descripción de cargos.
Perfil del analista de cargos

Cuando hablamos del perfil de un analista nos referimos a cuáles son los requisitos físicos e
intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del cargo, cuales son las
responsabilidades que el cargo le impone y en qué condiciones debe desempeñar el cargo.
Aspectos extrínsecos e intrínsecos del análisis del cargo

Los Aspectos Intrínsecos se refiere a la descripción del cargo tales como:
 El nombre del Cargo.
 Posición del cargo en el organigrama.
 Contenido del cargo (tareas o funciones)
Los Aspectos Extrínsecos se refieren al análisis del cargo, en este caso se refiere al perfil del analista que
anteriormente se explico.
 Requisitos intelectuales: Instrucción Básica necesaria, Experiencia necesaria, iniciativa necesaria,
Aptitudes necesarias.
 Requisitos Físicos: Esfuerzo físico necesario, concentración necesaria, constitución física necesaria.
 Responsabilidades implícitas: este se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo
además del trabajo normal y de sus funciones tales como; supervisión del personal, materiales y
equipos, métodos, dinero, entre otros.
 Condiciones de trabajo: este se refiere a las condiciones en que el trabajador se desempeña
(ambiente de trabajo – Riesgos) y que este a su vez trata de adaptarse para que no afecte su
productividad y rendimiento en sus funciones.
Autor:
Mari Paz
alesbelys@gmail.com

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