Manual de usuario

QProcess
Versión 2.0

Software para
Diseño y Automatización de Procesos de
Gestión
Guía de Uso de QProcess
El software descrito en este manual es entregado bajo acuerdo de licencia y sólo puede
ser utilizado aceptando los términos del acuerdo.

Aviso de Copyright
©2012 Wilsoft Inc. Todos los derechos reservados.

Ni la documentación, ni los programas incluidos en este paquete pueden copiarse,

reproducirse, traducirse o reducirse a cualquier medio o soporte electrónico o legible
mediante máquinas, sin el permiso previo por escrito de Wilsoft.

Marcas registradas
Wilsoft es una marca registrada, propiedad de Wilsoft, Inc. Windows es una marca
registrada de Microsoft Corporation. Otras marcas y nombres de producto que aparecen
en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías.
Tabla de contenidos
Bienvenida 5

Introducción 5

Beneficios 5

Características 6

Cómo usar este manual 6

Suposiciones 7

Registro de licencia 7

Soporte técnico 7

Wilsoft en Internet 7

Capítulo 1. Instalación y ejecución 8

Requerimientos mínimos 8

Instalación 8

Ejecución 8

Ambiente 12

Capítulo 2. Funcionamiento 15

Procesos administrativos 15

Control de registros 17

Capítulo 3. Utilerías 18

Recordatorio 18

Envío de avisos de atraso 19

 Roles 19

Usuarios 20

Contraseña 21

Configuración 22

Grupos 25

Capítulo 4. Procesos 29

Gestionar procesos 29

Diseño del proceso 30

Cómo ejecutar un proceso 39

Capítulo 5. Ejecuciones 41

Iniciar la ejecución de un proceso 42

Propiedades de una ejecución 43

Programación de las ejecuciones 44

Herramientas 46

Capítulo 6. Análisis 47
Bienvenida
Introducción
Cada organización tiene procesos de negocio. Son los procesos en los que las tareas se
completan una tras otra hasta tener un trabajo terminado. Usualmente, esto se realiza
mediante llenado de formatos impresos y avisos por correo electrónico. Pero esta forma
provoca muchos atrasos e incumplimientos en el llenado de registros con las
consecuentes observaciones y no conformidades en las auditorías porque los registros
son la evidencia de que el sistema de gestión vive.
Sin embargo, si una organización puede archivar sus documentos y registros en bases de
datos, se pueden automatizar sus procesos de negocio en flujos electrónicos de trabajo.
De esta manera los procesos pueden ser auditados con facilidad y se le pueden dar
seguimiento, de modo que aseguren la rendición de cuentas y el cumplimiento coherente
con las necesidades de la organización.
Wilsoft QProcess es una aplicación multiusuario que permite la implementación,
automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren
documentos, registros y tareas que pasen de una persona a otra.
QProcess le ayuda a cumplir con los estándares de calidad establecidos por la alta
dirección de su organización, permitiendo monitorear el desempeño de sus procesos,
compararlos con las metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas
necesarias para alcanzar sus objetivos.
Mediante una interfaz gráfica, QProcess permite dibujar fácilmente diagramas de flujos
con reglas de negocios bien definidas. Luego se ocupa de ejecutar el proceso cuantas
veces sea necesario. Y finalmente ayuda a encontrar cuellos de botella e incumplimiento
de tareas.
Por ejemplo, el proceso de atención a queja de cliente se puede automatizar en un flujo
electrónico de forma que el departamento de calidad ya no necesitará perseguir a los
responsables de los diferentes pasos para que se ejecuten en tiempo ya que el sistema lo
hará por ellos.
El departamento de compras puede implementar un proceso desde la requisición hasta la
emisión de la orden de compra para que los pedidos se muevan de forma automática y
eficiente a través de los pasos del procedimiento de aprobación. Y QProcess se asegura
de que si un paso no se ejecuta en tiempo, se les recuerda al responsable, una y otra vez
hasta que cumpla con la ejecución de su etapa. Si una persona se tarda en ejecutar su
paso, el sistema le notifica al responsable del área para asegurar su cumplimiento.

Beneficios
Al implementar QProcess en su organización obtendrá entre otros los siguientes
beneficios:
- Permite observar el desempeño de las personas que participan en los procesos
administrativos.
- Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización.
- Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.
- Optimiza la utilización de los recursos.
- Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
- Reemplaza el papel en los controles administrativos.
- Aumenta la productividad en áreas de Atención a clientes, RH y Calidad.
- Automatiza el control de registros del sistema de gestión de calidad ISO.
- Automatiza cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.

Características
Entre las características más importantes de QProcess se encuentran:
- Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y
realizar las adecuaciones pertinentes en línea.
- Definición de flujos de trabajo en donde los pasos se pueden asignar a roles
funcionales o a personas.
- Re-direccionamiento en función del cumplimiento de condiciones específicas.
- Visibilidad total sobre cada paso de la ejecución del proceso.
- Diseño automático de formularios electrónicos.
- Reportes personalizados.
- Formatos diseñados a la medida.
- Interfaz simplificada de diseño de procesos.
- Tecnología WPF que permite instalar la aplicación solamente en el servidor y
ejecutarse desde cualquier PC como si fuera local.
- Fácil de usar. Ambiente de modelado basado en “Arrastrar y Soltar”
- Amigable. Mantiene los estándares de diseño de Office.
- Administración de procesos centralizada.
- Análisis gráfico de procesos.
- Reporte detallado de la ejecución del proceso con plantillas personalizables.
- Rastreo y auditorías de todos los cambios que ocurren en el sistema.
- Asignación de tiempos para el cumplimiento de pasos.
- Envío de e-mails de alertas de atraso para el responsable del paso con copia al jefe
del departamento.

Cómo usar este manual

Este manual no está diseñado para ser leído de principio a fin, sino para proveerle de
información rápida que usted necesita. Si usted opina que este objetivo no se cumplió, por
favor háganoslo saber a través de su distribuidor o por correo electrónico a
soporte@wilsoft-la.com. Estamos en la mejor disposición de ofrecerle el mejor servicio,
por lo que gustosos analizaríamos cualquier recomendación que ayude a mejorar este
producto. Independientemente que usted sea un usuario con experiencia en el QProcess,
le sería de mucha utilidad echarle una hojeada al manual ya que esta nueva versión
incluye modificaciones importantes a la anterior.
Suposiciones
Este manual supone que usted tiene los conocimientos básicos para el uso de Windows
Vista o versión posterior. Esto incluye el uso de menús, cajas de diálogo, el ratón, etc. Si
usted no está familiarizado con estas operaciones vea su manual de Microsoft Windows
XP o versión posterior.

Si su pantalla se ve diferente
QProcess puede ser usado con Windows XP o versión posterior. Dependiendo de cual
versión de Windows usted esté usando, las imágenes de las cajas de diálogo, las
ventanas y otras características del software que usted verá en este manual no
coincidirán exactamente con lo que usted ve en la pantalla.
No se preocupe, los contenidos de las cajas de diálogo y ventanas, así como los pasos
para ejecutar cualquier operación en QProcess, son siempre los mismos
independientemente de la versión de Windows que usted use.

Registro de licencia
Es importante registrar la licencia de este producto para el uso ininterrumpido del
producto. Puede ponerse en contacto con su distribuidor para el registro de licencia, en
caso contrario la aplicación caducará y dejará de funcionar.

Soporte técnico
Si Usted es cliente de América Latina y necesita soporte técnico, por favor escríbanos a
llámenos a nuestra oficina en la Ciudad de México
Wilsoft latinoamericana SA de CV
Ave. Fuente de Pirámides No.1
Lomas de Tecamachalco, Naucalpan
Edo. De México. CP 53950
Tel. y Fax: 052-55- 5293 9288
El soporte técnico por teléfono está disponible en horario de oficina de lunes a viernes.

Soporte por E-mail:

El soporte técnico por correo electrónico está disponible las 24 horas del día para todos
los usuarios registrados. Puede contactarnos escribiendo a soporte@wilsoft-la.com.

Wilsoft en Internet
Los usuarios de todo el mundo pueden acceder a la información de Wilsoft las 24 horas
del día en Internet en el sitio http://www.wilsoft-la.com . Con unos pocos clics pueden
obtener la información más reciente sobre la compañía y sus productos; actualizaciones,
revisiones, información de soporte técnico y ejemplos.
Capítulo 1: Instalación y ejecución
Las siguientes instrucciones le indicarán como instalar y ejecutar la aplicación de forma
rápida y fácil, permitiéndole evaluar las funcionalidades principales. Para más detalles
consulte el resto de los capítulos de este manual.

Requerimientos mínimos
- Procesador: Compatible con Pentium III o superior. Velocidad 1GHz
- Sistema operativo en el servidor: Windows Server 2003 SP2
- Sistema operativo en las estaciones cliente: Windows Vista
- Memoria RAM: 1GB
- Marco de trabajo: .NET Framework 4.0
- Software: MS SQL Server 2005 o MS SQL Server 2005 Express. MS SQL Server
Management Studio.
- Disco duro: 100 MB
- Pantalla: Super VGA. Resolución 800x600.

Instalación
Para instalar la base de datos en el servidor se debe abrir una instancia del SQL Server
Management Studio y ejecutar el script que se entrega con el software.
QProcess se puede instalar en una PC o en un servidor. Se recomienda instalarlo en un
servidor para que todos los usuarios puedan acceder a la aplicación sin necesidad de
tenerlo instalado localmente. Para instalarlo ejecute la aplicación qprocessinstall.msi y
siga las instrucciones de instalación.
En cada PC donde se vaya a usar QProcess debe crear un acceso directo al archivo
qprocess.exe del servidor.

Ejecución
Para ejecutar QProcess haga doble clic en el acceso directo creado en el escritorio. En
caso de que haya instalado la aplicación en la PC también puede ejecutarla haciendo clic
en el botón Inicio de Windows, luego en Todos los programas, luego en el grupo Wilsoft y
finalmente en QProcess.
Es posible que al ejecutarse por primera vez no haya conexión con la base de datos. En
ese caso la ventana de inicio de sesión habilita el botón Conectar. Al hacer clic en
Conectar se abre la ventana Conexión a datos para establecer la información de
conexión. QProcess puede utilizar una base de datos SQL Server 2005, 2008 o 2008 R2.
Esta opción establece los parámetros para conectarse a la base de datos de QProcess. El
motor de base datos debe ser SQL Server 2005 o 2008.
Autenticación: Dispone de dos modos de autenticación al conectarse a la base de datos.
- Windows: permite conectarse mediante una cuenta de usuario de Windows.
- SQL Server: Cuando un usuario se conecta con un nombre y una contraseña de
inicio de sesión determinados desde una conexión no confiable, SQL Server
realiza la autenticación y comprueba si se ha configurado una cuenta de inicio de
sesión de SQL Server y si la contraseña especificada coincide con la almacenada
anteriormente. Si SQL Server no tiene configurada una cuenta de inicio de sesión,
la autenticación no se realizará correctamente y el usuario recibirá un mensaje de
error.

Siempre que sea posible utilice la autenticación de Windows.

Nombre del servidor: Nombre del servidor de la base de datos. Si se conecta a SQL
Server Express, use el nombre del equipo seguido de \sqlexpress.
Nombre de usuario: Nombre de usuario con el que se va a conectar. Esta opción sólo está
disponible si ha seleccionado la autenticación de SQL Server para conectarse.
Contraseña: Escriba la contraseña del inicio de sesión. Esta opción sólo es editable si ha
seleccionado la autenticación de SQL Server para conectarse.
Asociar con un archivo de base de datos: Indica si se conecta a un archivo de base de
datos.
Archivo: Dirección y nombre del archivo de base de datos.
Base de datos: Nombre de la base de datos. Por lo general el nombre es QProcess.
Conectar: Haga clic aquí para conectarse al servidor seleccionado anteriormente. Los
datos de conexión quedarán guardados para futuras conexiones.
Cancelar: Haga clic aquí para cancelar el cambio de conexión.

Al conectarse, QProcess por seguridad solicita usuario y contraseña. Solamente se

permitirá acceso a usuarios registrados en el sistema. Para que un usuario pueda entrar
en el sistema debe ser registrado por un usuario con rol Admin. Vea más adelante
Usuarios en el capítulo Utilerías.

La primera vez que se ejecuta QProcess, se puede entrar con el usuario Admin sin
contraseña. Este usuario tiene todos los permisos en el sistema y puede registros nuevos
usuarios. Se recomienda ponerle una contraseña a este usuario para evitar que sea
usado por personas no autorizadas.
Al entrar, se abre una ventana con el recordatorio de las acciones pendientes del usuario
actual que pueden ser:
- Ejecuciones de proceso que esperan por el usuario para la realización del paso
actual.
- Procesos programados que el usuario actual debe iniciar.
En la primera pestaña aparece la lista de los pasos que esperan por el usuario actual con
la siguiente información:
- Círculo rojo o verde: Si es rojo indica que la ejecución del paso se encuentra
atrasada. Si es verde está en tiempo.
- Grupo: Grupo en el que se ejecuta el proceso.
- Proceso: Nombre del proceso.
- Paso actual: Nombre del paso que espera por llenarse.
- Inicio del paso: Fecha de inicio del paso actual.
- Botón Responder: Al hacer clic en este botón se abre la ventana para ejecutar el
paso.
- Botón Reporte: Abre el reporte de la ejecución con la información de los pasos
ejecutados.
- Botón Documentos: Abre la ventana para consulta de archivos o documentos que
se hayan subido durante la ejecución del proceso.

En la pestaña Procesos programados aparece la lista de los procesos programados para

ejecutarse. Para que una programación aparezca en la lista la fecha actual debe estar
entre las fecha de inicio y final de la programación.

La información que aparece en esta lista es la siguiente:

- Círculo rojo: Indica que ya debió empezar la ejecución del proceso.
- Grupo: Grupo en el que se debe ejecutar el proceso.
- Proceso: Nombre del proceso programado para ejecución.
- Usuario: Nombre del usuario responsable de iniciar la ejecución.
- Inicio: Fecha en que debe iniciar la ejecución.
- Comentarios: Comentarios alimentados por el programador.
- Botón Ejecutar: Inicia la ejecución del proceso.

Al salir del Recordatorio se abre la ventana principal de la aplicación.

Ambiente
En la pantalla principal se muestran en forma de explorador, las ejecuciones realizadas.
La parte izquierda muestra un árbol con las carpetas o grupos de ejecuciones, mientras
que en la parte derecha se muestran las ejecuciones del grupo seleccionado.

En la parte superior de la pantalla se encuentra la cinta de opciones con las partes

siguentes:
A su vez la cinta de opciones cuenta con las siguientes secciones:
1. Procesos
a. Administración
i. Gestionar: Abre la ventana de gestión de procesos
ii. Programa: Abre la ventana para programar ejecuciones de
procesos
iii. Ejecutar: Abre la ventana que inicia la ejecución de un proceso.
b. Ver ejecuciones
i. Todas: Al estar seleccionada esta opción se muestran todas las
ejecuciones.
ii. Abiertas: Muestra las ejecuciones abiertas que aún están en tiempo.
iii. Atrasadas: Muestra las ejecuciones atrasadas.
iv. Terminadas: Muestra las ejecuciones terminadas.
c. Herramientas
i. Buscar: Permite buscar las ejecuciones que cumplen con cierto
criterio.
ii. Consulta: Permite construir consultas sobre las ejecuciones.
2. Análisis
a. Ejecuciones
i. Todas: Grafica la cantidad de ejecuciones por proceso en período
de tiempo determinado.
ii. Duración: Histograma de duración en días de ejecuciones en un
período de tiempo dado de un grupo de procesos seleccionados.
iii. Frecuencia: Grafica la frecuencia mensual de ejecuciones en un
período de tiempo dado de un grupo de procesos seleccionados.
iv. Status: Grafica la frecuencia de ejecuciones por status en un
período de tiempo dado de un grupo de procesos seleccionados.
b. Pasos
i. Todos: Grafica la cantidad de veces que se han llenado los
diferentes pasos de proceso en un período de tiempo seleccionado.
ii. Duración: Grafica la duración promedio en días de cada paso
llenado de un grupo de procesos seleccionados en un período de
tiempo dado.
iii. Frecuencia: Grafica la cantidad de veces que se completan los
pasos de un grupo de procesos seleccionados en un período de
tiempo dado.
iv. Status: Grafica la frecuencia de ejecuciones de paso por status en
un período de tiempo dado de un grupo de procesos seleccionados.
c. Programación
i. Todas: Grafica todas las programaciones de ejecuciones de
procesos de un grupo seleccionado en un período de tiempo dado.
ii. Ejecutadas: Grafica la cantidad de ejecuciones de las
programaciones de un grupo de procesos seleccionados en un
período de tiempo dado.
 iii. No ejecutadas: Grafica la cantidad de programaciones no
ejecutadas de un grupo de procesos seleccionados en un período
de tiempo dado.
iv. Cumplimiento: Grafica el porcentaje de cumplimiento de
programaciones de un grupo de procesos seleccionados en un
período de tiempo dado.
d. Variables:
i. Numérica: Grafica el comportamiento de una variable numérica en
un período de tiempo seleccionado.
ii. Opciones: Grafica el comportamiento de una variable de opciones
en un período de tiempo seleccionado.
3. Reportes
a. Permisos
i. Mis permisos: Muestra los permisos del usuario actual.
ii. Por grupo: Muestra los permisos ordenados por grupo.
iii. Por proceso: Muestra los permisos ordenados por proceso.
iv. Por usuario: Muestra los permisos ordenados por usuarios.
b. Procesos y ejecuciones
i. Lista de procesos: Muestra la lista de los procesos registrados.
ii. Abiertas: Muestra las ejecuciones abiertas que se encuentran en
tiempo.
iii. Atrasadas: Muestras las ejecuciones atrasadas.
iv. Terminadas: Muestra las ejecuciones terminadas.
c. Personalización
i. Rastreo: Muestra los registros de rastreo de un período de tiempo
seleccionado.
ii. Personalizados: Permite agregar reportes personalizados al
sistema.
Capítulo 2: Funcionamiento
Procesos administrativos
Los procesos administrativos que llevan varios pasos con diferentes responsables donde
cada persona debe completar su paso alimentando información son ideales para ser
automatizados con QProcess.
Normalmente las organizaciones diseñan estos procesos de gestión para controlar y
organizar las operaciones. Sin embargo cuando la operación crece, el burocratismo
entorpece el desempeño de la organización generando altos costos administrativos. La
cantidad de información aumenta de tal manera que a partir de cierto momento deja de
ser útil para la organización convirtiéndose en una traba.
La funcionalidad de QProcess se divide en tres etapas como sigue:

Diseño Ejecución Análisis

Diseño del proceso

QProcess permite diseñar de forma simplificada el diagrama de flujo del proceso y luego
ejecutarlo cuantas veces sea necesario. El diagrama está formado por pasos de
información (WStep) y pasos de decisión (Decision). En cada paso de información se
define el modelo de datos, formado por el tipo de variables que se deben alimentar en el
paso; los ejecutores de cada paso (Performers) que pueden ser roles, usuarios o
ejecutores de otros pasos y las reglas de negocio que se resumen a los tiempos
requeridos para ejecutar cada paso y las condiciones que se deben cumplir para la
decisión de ejecutar un paso u otro.
Una parte importante del diseño es la documentación del proceso. QProcess incluye un
generador de documentos personalizable que permite emitir un documento del proceso a
partir de la información contenida en el diagrama de flujo. Este documento es útil para
clarificar el proceso, mejorarlo y capacitar al personal de nuevo ingreso.
 Diagrama de flujo

Reglas de negocio

Ejecutores

Modelo de datos

Documentación

Ejecución del proceso

Una vez que el proceso se encuentra completamente diseñado se puede ejecutar las
veces que sea necesario. Solamente los usuarios que tengan permiso de Iniciar el
proceso en un grupo determinado podrán iniciar la ejecución del mismo en el grupo donde
tenga permiso. Cuando un usuario inicia la ejecución de un proceso, QProcess envía un
mensaje de alerta por correo electrónico a los responsables de ejecutar el primer paso.
El usuario responsable entra al sistema, responde el paso que espera por él y QProcess
envía mensajes de alertas a los usuarios del siguiente paso. Así sucesivamente hasta que
se finalice la ejecución del proceso.
Como cada paso tiene establecido un número de días para llenarse, QProcess controla
los atrasos en el llenado de cada paso. Si un paso se atrasa el sistema envía un mensaje
de alerta a los responsables de ejecutar el paso con copia a usuarios que pueden estar
interesados en conocer el desempeño del proceso como por ejemplo el jefe del área
donde se está ejecutando.

Análisis
Un valor fundamental que aporta QProcess a la organización es el análisis de la
información. Las gráficas y reportes ayudan a mejorar los procesos porque permiten
encontrar cuellos de botellas y desperdicios de recursos y de tiempo. Lo cual representa
una herramienta muy útil para la reingeniería.
Con estas opciones del sistema podemos determinar el cumplimiento de programaciones,
causas de atrasos en procesos, costos de operación, etc.
Control de registros
Con QProcess se pueden convertir en formato electrónico una gran mayoría que se utiliza
en los sistemas de gestión de calidad, ambiental, de seguridad, etc. Para estos sistemas
es muy importante soportar la evidencia de las operaciones. QProcess garantiza la
integridad, seguridad y acceso a la información.
Cada dato que se registra incluye identificación, fecha y usuario que lo registra. La
recuperación de la información se realiza de forma fácil y rápida a través de los reportes y
consultas que proporciona la aplicación. QProcess cumple con los estándares más
exigente de los sistemas de gestión como ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, ISO/TS
16949, OHSAS 18000, etc.
Capítulo 3: Utilerías
En este capítulo se muestran cómo registrar roles y usuarios, cómo configurar el sistema
y la conexión a la base de datos. Las opciones de utilerías se despliegan en el menú de
aplicación al cual se accede al hacer clic en el botón de aplicación de la cinta de opciones.

Recordatorio
Al iniciar QProcess se muestra la ventana Recordatorio con los pendientes del usuario
actual. A esta opción también se puede acceder manualmente desde el menú Utilerías/
Recordatorio de la pantalla principal.
La ventana Recordatorio contiene la pestaña Pasos que muestra los pasos que esperan
por el usuario actual para ser respondidos y la pestaña Procesos programados que
muestra las ejecuciones programadas para iniciar en el período actual donde el usuario
actual es responsable de iniciar.
Pasos
Si el usuario actual se encuentra entre los responsables de ejecutar un paso, le aparece
en esta ventana el proceso con el paso que espera. Aquí se puede ver:
- Círculo rojo o verde: Si es rojo indica que la ejecución del paso se encuentra
atrasada. Si es verde está en tiempo. Esto está determinado por los días que se
pusieron para ejecutar el paso en el diseño del proceso.
- Grupo: Grupo en el que se ejecuta el proceso.
- Proceso: Nombre del proceso.
- Paso actual: Nombre del paso que espera por llenarse.
- Inicio del paso: Fecha de inicio del paso actual.
- Botón Responder: Al hacer clic en este botón se abre la ventana para llenar la
información que solicita el paso. El formato de la ventana depende de las variables
que se introdujeron en el diseño del diagrama de flujo. Una vez que el usuario
responde y cierra el paso, éste se elimina de la lista de pasos pendientes,
continuando con el siguiente paso en la ruta definida en el diagrama del proceso.
- Botón Reporte: Abre el reporte de la ejecución con la información de los pasos
ejecutados.
- Botón Documentos: Abre la ventana para consulta de archivos o documentos que
se hayan subido durante la ejecución del proceso. Para que aparezca la ventana
Documentos es necesario que se hayan ejecutado pasos que contengan variables
de tipo File.

En la pestaña Procesos programados aparece la lista de los procesos programados para

ejecutarse. Para que una programación aparezca en la lista la fecha actual debe estar
entre las fecha de inicio y final de la programación. La información que aparece en esta
lista es la siguiente:
- Círculo rojo: Indica que ya debió empezar la ejecución del proceso.
- Grupo: Grupo en el que se debe ejecutar el proceso.
- Proceso: Nombre del proceso programado para ejecución.
- Usuario: Nombre del usuario responsable de iniciar la ejecución.
- Inicio: Fecha en que debe iniciar la ejecución.
- Comentarios: Comentarios alimentados por el programador.
- Botón Ejecutar: Inicia la ejecución del proceso.
Envío de aviso atrasos
QProcess envía automáticamente, una vez al día, avisos por correo electrónico a los
usuarios que se encuentran atrasados en la ejecución de los pasos que tienen pendiente.
Dependiendo de la configuración también envía copia de estos mensajes a las
direcciones de correo que se configuren en cada grupo donde se ejecuta el proceso y/ o a
las direcciones de correo configurada en el paso que se encuentra atrasado. Estos avisos
se definen en las opciones de configuración que se verán más adelante en este capítulo.
El envío de avisos de atrasos también se puede hacer de forma manual haciendo clic en
esta opción del menú Utilerías.

Roles
Los roles permiten agrupar los usuarios según su función dentro del sistema. Se pueden
registrar cuantos roles sean necesarios. Sin embargo, es de mucha utilidad hacer un buen
análisis de roles que se necesitan según los procesos que se vayan a gestionar en el
sistema, ya que un usuario solamente puede ser de un rol específico. Se recomienda
hacer primero un esbozo de los procesos pensando en las personas que van a interactuar
en ellos.
El rol Admin no se puede eliminar ni renombrar. Los usuarios de este rol pueden
configurar el sistema y tienen acceso a las opciones Roles, Usuarios, Conexión a datos,
Configuración y Propiedades de grupos.
A la ventana Roles se accede haciendo clic en Roles en el menú de aplicación.

Para crear un rol haga clic en el botón Agregar (+) y modifique el nombre que se crea por
defecto.
Para cambiar el nombre de un rol haga clic en la lista en el rol que quiere modificar y
modifique el nombre que aparece en la parte derecha de la pantalla.
Para eliminar un rol haga clic en el botón Eliminar (x) de la lista en el rol que desea
eliminar. El sistema preguntará que desea hacer con la información relacionada al rol,
como pueden ser los usuarios de ese rol. Aparecerán tres opciones:
- Eliminar: Esta opción elimina la información relacionada y no se podrá recuperar.
- Transferir: Esta opción transfiere la información relacionada del rol a otro rol que
se seleccione en el combo de roles que se despliega. Por ejemplo: Si se elimina el
rol Supervisor y se quiere que los usuarios supervisores no se eliminen sino que
pasen a ser usuarios superintendentes, entonces se debe escoger transferir la
información relacionada del rol Supervisor al rol Superintendente,
- Cancelar: Esta opción cancela la eliminación del rol.

Al terminar de hacer todos los cambios haga clic en Guardar para que se graben los
cambios en la base de datos.

Usuarios
Debido a que QProcess puede administrar prácticamente cualquier tipo de proceso, es
importante la seguridad de la información, por lo que solamente podrán acceder al
sistema usuarios registrados.
A la ventana Usuarios se accede haciendo clic en Usuarios en el menú de aplicación.

La parte izquierda de la pantalla muestra la lista con los nombres de los usuarios,
mientras que la parte derecha muestra toda la información del usuario seleccionado en la
lista:
- Nombre: Nombre de usuario para entrar al sistema,
- Contraseña: Contraseña del usuario,
- Email: Email del usuario. Es importante registrar el email porque todos los avisos
son por esta vía.
- Rol: Rol del usuario.
Entre los usuarios se encuentra Admin que es un superusuario que puede hacer todo en
el sistema. A Admin sólo se le puede cambiar el Email y la contraseña. No se puede
eliminar. Se pueden crear otros usuarios de rol Admin con cualquier nombre que se
pueden eliminar y asignar diferentes permisos.
Para crear un usuario haga clic en Agregar (+) y modifique la información que se crea por
defecto.
Para modificar la información de un usuario, haga clic en el nombre del usuario en la lista
y modifique la información en la parte derecha.
Para eliminar un usuario haga clic en el botón Eliminar (x) de la lista en el usuario que
desea eliminar. El sistema preguntará que desea hacer con la información relacionada al
usuario, como pueden ser las ejecuciones que haya iniciado el ese usuario. Aparecerán
tres opciones:
- Eliminar: Esta opción elimina la información relacionada y no se podrá recuperar.
- Transferir: Esta opción transfiere la información relacionada del usuario a otro
usuario que se seleccione en el combo de usuarios que se despliega. Por ejemplo:
Si se elimina el Usuario1 y se quiere que las ejecuciones iniciadas por este usuario
no se eliminen sino que pasen a ser como iniciadas por Usuario2, entonces se
debe escoger transferir la información relacionada del Usuario1 al rol Usuario2,
- Cancelar: Esta opción cancela la eliminación del usuario.

Importar usuarios
QProcess permite importar la lista de usuarios desde el directorio activo o desde un
archivo de Excel. Vea Configuración para más detalles.

Cambio de contraseña
Cada usuario que entre al sistema puede cambiar su contraseña en la opción Contraseña
del menú de aplicación.
En esta ventana se debe alimentar:
- Contraseña actual: Contraseña que usó para entrar al sistema,
- Nueva contraseña: Contraseña con la que va a entrar en el futuro,
- Confirmar contraseña: Repetir la nueva contraseña

Al finalizar debe hacer clic en Aceptar para guardar el cambio. En caso de hacer clic en
Cancelar no se cambia la contraseña.

Configuración
La pantalla Configuración permite al usuario que tenga rol de Admin cambiar parámetros
del sistema.

Pestaña General
Idioma: Permite modificar el idioma de la interfaz de QProcess
Alertas: Permite seleccionar cuatro opciones de avisos durante la ejecución de un
proceso.
- Avisar al email del grupo cuando hay un atraso. Cada vez que se detecte que haya
un atraso en el llenado de un paso de la ejecución de un proceso le envía un
mensaje de aviso a las direcciones de correo electrónico que se hayan registrado
en el campo Email del grupo donde se está ejecutando el proceso.
- Avisar al email del grupo cuando inicie una ejecución. Cada vez que se inicie la
ejecución de un proceso envía un mensaje de aviso a las direcciones de correo
electrónico que se hayan registrado en el campo Email del grupo donde se está
ejecutando el proceso.
 - Avisar al email del paso cuando hay un atraso: Cada vez que se detecte que haya
un atraso en el llenado de un paso de la ejecución de un proceso le envía un
mensaje de aviso a las direcciones de correo electrónico que se hayan registrado
en el campo Email del paso (WStep) en el diseño del diagrama de flujo del
proceso.
- Avisar al email del paso cuando se responda: Cada vez que se responda el paso,
envía un mensaje de aviso a las direcciones de correo electrónico que se hayan
registrado en el campo Email del paso (WStep) en el diseño del diagrama de flujo
del proceso.

Paso: Al momento de llenar la información de un paso siempre se muestran tres variables

o campos fijos Date, User y Status. Estas opciones de configuración permiten habilitar o
deshabilitar la modificación de estos campos durante la captura de información.
Importar usuarios: Al hacer clic en este botón abre la ventana de Importar usuarios, que
permite importar usuarios desde el directorio activo o desde Excel. En caso de seleccionar
importar desde Excel se muestran los campos:
- Archivo: Permite seleccionar el archivo con la información de los usuarios.
Solamente archivos de Excel 2007 o superior son permitidos. Los nombres de los
usuarios deben estar en una columna y las direcciones de email en otra. Las
columnas no deben tener encabezados.
- Hoja: Indica el nombre de la hoja en el archivo de Excel que contiene la
información.
- Columna de nombres: Nombre de la columna que contiene los nombres.
- Columna de Emails: Nombre de la columna que contiene los Emails.

Pestaña Email
Todos los avisos se realizan a través de correo electrónico por lo que es importante
suministrar la información del servidor de correo para que se puedan enviar los mensajes
de aviso.
- Uso de correo electrónico: Permite activar y desactivar el uso de correo electrónico.
- Mostrar mensajes: Permite que se muestre una pantalla con el contenido del mensaje
antes de enviarse.
- Editar mensajes: Permite modificar el contenido del mensaje antes de enviarse.
- Modo de Autenticación: Indica si el servidor de correos SMTP requiere que el cliente se
autentique antes de que el servidor envíe correo electrónico en su nombre. En este
caso se debe definir el usuario y contraseña.
- Correo que recibe el reporte: Dirección de correo de la persona que va a recibe el
reporte resumen de servicios atrasados o por realizar. Este reporte se emite una vez al
día y se activa con la primera persona que abre QProcess.
- Servidor de correo saliente: Dirección del servidor de correo por donde van a salir los
mensajes que emite QProcess.
- Nombre de usuario: Usuario de la cuenta de correo, en el servidor de correo, de donde
salen los mensajes de atrasos.
- Contraseña: Contraseña de la cuenta de correo de donde salen los mensajes de
atrasos.
- Puerto: Puerto del servidor de correos

Pestaña Mantenimiento
Esta opción permite eliminar de la base de datos información que ya no se use. El periodo
de tiempo a considerar para la eliminación es determinado por las fechas Desde y
Cuando.
Se pueden eliminar registros de ejecuciones, programación y rastreo. En las cajas de
chequeo correspondientes se seleccionan los registros que van a ser eliminados. Al hacer
clic en Eliminar se eliminan los registros que cumplan con las condiciones seleccionadas.
Al eliminar un registro de ejecución se elimina toda la información relacionada con esa
ejecución.

Cambio de usuario
La opción cambio de usuario permite iniciar sesión con otro usuario sin salir de la
aplicación. Al ejecutar esta opción se cierra la sesión del usuario actual.

Grupos
La pantalla principal de QProcess presenta una estructura de explorador que muestra las
ejecuciones de los procesos agrupadas.
Las carpetas de la parte izquierda son los grupos, que pueden representar
departamentos, áreas o cualquier división de la organización. La parte derecha muestra
los registros de las ejecuciones que pertenecen al grupo seleccionado. La gestión de los
grupos es realizada por usuarios con rol Admin directamente en esta pantalla.

Para agregar un grupo haga clic secundario sobre el grupo al que desea agregarlo como
subgrupo, luego clic en Nuevo, aparecerá la ventana Grupo para alimentar su
información. Después de llenar los campos se hace clic en Grabar.
Información del grupo
Pestaña General
- Nombre: Nombre del grupo
- Descripción: Descripción breve sobre el grupo.
- Email: Dirección de email para enviar avisos cuando haya atrasos de ejecuciones
en el grupo.

Pestaña Permisos
Permite asignarle los permisos de cada uno de los usuarios sobre los procesos en el
grupo. Los permisos que se asignan son:

- Iniciar: Permite iniciar la ejecución del proceso seleccionado.

- Detener: Permite al usuario detener la ejecución de un proceso.
- Leer: Permite ver los registros de ejecuciones del proceso seleccionado.
- Editar: Permite llenar información en los pasos del proceso seleccionado.
- Eliminar: Permite eliminar las ejecuciones de un proceso.
- Deshacer: Permite deshacer el último paso de la ejecución del proceso.

Modificar/Consultar un grupo
Para modificar un grupo haga clic secundario sobre el grupo, luego clic en Propiedades,
aparecerá la ventana Grupo con la información y luego de modificarla haga clic en
Guardar.

Eliminar un grupo
Para eliminar un grupo haga clic secundario sobre el grupo, luego clic en Eliminar, el
sistema le preguntará que desea hacer con la información relacionada:
Eliminar: Elimina todos los hijos o subgrupos del grupo y elimina todas las ejecuciones
que hayan sido realizadas en el grupo y en los hijos o subgrupos.
Transferir: Transfiere toda la información del grupo al grupo seleccionado en caja
combinada.
Cancelar: La eliminación del grupo es cancelada.
Capítulo 4: Procesos
La funcionalidad principal de QProcess es diseñar y ejecutar procesos de negocios. En
este capítulo muestra cómo los procesos son gestionados, diseñados y ejecutados.

Gestionar procesos
Los procesos son gestionados en la ventana Procesos que puede ser accedida al hacer
clic en la pestaña procesos de la cinta de opciones y luego hacer clic en Gestionar
procesos.
En esta ventana, una lista con los procesos registrados se muestra en la parte izquierda
mientras que en la derecha se muestran las propiedades del proceso seleccionado. Cada
elemento de la lista incluye el nombre del proceso y las opciones Diagrama, s

Propiedades del proceso

- Nombre: Nombre del proceso. Es único para cada proceso.

- Descripción: Información del proceso que sirve como referencia al consultarlo.
- Autor: Autor del proceso. El usuario en el sistema se establece como autor al
momento de crear el proceso.
- Creado: Fecha en la que se creó el proceso.
- Último cambio: Fecha en que se modificó por última vez el proceso.
- Plantilla Documento: Archivo con extensión .xaml definido para ser usado como
plantilla para la documentación del proceso.
- Plantilla Reporte: Archivo con extensión .xaml definido para ser usado como
plantilla para el reporte de una ejecución del proceso.
 - Plantilla Lista: Archivo con extensión .xaml definido para ser usado como plantilla
para el reporte con la lista de procesos.

Cómo crear un proceso

Sólo los usuarios con rol Admin pueden crear nuevos procesos. Para crear un nuevo
proceso siga los siguientes pasos:
1. Clic en (+)
2. Llenar las propiedades del proceso
3. Clic en Guardar

Diseño del proceso

Diseñar el diagrama de flujo es una de las funcionalidades más importantes de QProcess.
Para acceder al diagrama del proceso se hace clic en el botón Diagrama que aparece a la
derecha del nombre del proceso en la lista. Solamente usuarios con rol Admin pueden
modificar el diagrama de flujo de un proceso.
El diagrama de flujo está formado por elementos de cuatro tipos:
- Start: Círculo verde que representa el inicio del proceso. Todo diagrama comienza
con este elemento y se pone por defecto al inicio.
- WStep: Paso de captura de información. Es la actividad principal.
- Decision: Paso de decisión que desemboca en una bifurcación dependiendo de la
evaluación de una condición prediseñada.
- Conector: Indica el sentido del flujo del proceso. Se representa con una flecha en
el diagrama y conecta a un elemento con otro.

Para agregar un elemento WStep o Decision al diagrama solamente debe arrastrarlo

desde la caja de herramientas y soltarlo en el área del diseñador.

Para agregar un conector debe seguir los siguientes pasos:

- Pasar el cursor del ratón sobre el elemento origen, se mostrarán en el perímetro
de la figura pequeños rectángulos que le indican de donde puede salir el conector.
- Hacer clic en uno de los pequeños rectángulos y arrastrar hasta la figura del
siguiente elemento. Al pasar sobre el elemento destino se mostrarán los pequeños
rectángulos sobre el perímetro de la figura.
- Soltar en uno de los pequeños rectángulos.

En la parte inferior izquierda del diseñador se muestran las propiedades del elemento
seleccionado.

Para eliminar cualquier elemento del diseño haga clic derecho en el elemento y clic en
Eliminar. También puede hacer clic en el elemento y luego presionar la tecla Supr.

Propiedades del WStep

- Descripción: Breve descripción del paso.

- Días: Cantidad de días para llenar el paso.
- Email: Dirección de email para avisos cuando hay atrasos o cuando se ejecute el
paso. Esta funcionalidad depende de la configuración.
- Nombre: Nombre del paso.
- Pasos (Ejecutor): Al hacer clic en (…) abre una ventana para seleccionar el
ejecutor de cuáles pasos puede llenar el paso seleccionado.
 - Roles: Al hacer clic en (…) abre una ventana para seleccionar los usuarios de
cuáles roles que pueden llenar el paso seleccionado.
- Usuarios: Al hacer clic en (…) abre una ventana para seleccionar los usuarios que
pueden llenar el paso seleccionado.
- Variables: Al hacer clic en (…) abre la ventana Variables para diseñar la pantalla
de captura de información.

Ventana Pasos (Ejecutor)

En esta ventana se seleccionan otros pasos del diagrama. Significa que en la ejecución
del proceso, al llegar al paso actual, el usuario responsable de llenarlo se toma de los
usuarios que llenaron los pasos seleccionados.

Por ejemplo, en un proceso de atención a quejas de cliente, el usuario que llena el paso
de Recepción de la queja debe ser el mismo que luego le pide al cliente si está contento
con la acción de respuesta o no, en el paso Respuesta del cliente. Para lograr esta
funcionalidad con el QProcess se puede usar la opción Pasos (Ejecutor) en el paso
Respuesta del cliente.

Ventana Roles
En esta ventana se seleccionan los roles que puede tener el usuario que vaya a ser
seleccionado para responder el paso actual, al momento de la ejecución.

Ventana Usuarios
En esta ventana se seleccionan los nombres de los usuarios puede responder el paso
actual al momento de la ejecución.
Las tres opciones para seleccionar el usuario responsable de llenar un paso no son
excluyentes. Por ejemplo, si en el paso Respuesta del cliente en la ventana Roles el rol
Asesor es seleccionado y en la ventana Usuarios el usuario John Smith es seleccionado,
entonces al momento de llamar el paso Respuesta del cliente, QProcess le pedirá que
seleccione dentro de una lista de usuarios a los usuarios responsables de llenar el paso.
La lista estará formada por John Smith y todos los usuarios con rol Asesor.

Ventana Variables
En esta ventana se crean las variables que aparecen en la pantalla de captura de
información del paso. Hay tres variables fijas que se ponen por defecto:
- Date: Fecha de realización del paso.
- User: Usuario que llena el paso.
- Status: Estado en que se encuentra el paso. Puede ser Open (Abierto) o Closed
(Cerrado).

Estas variables no se pueden eliminar. Su valor se llena automáticamente al registrar la

realización del paso pero puede ser modificado por un usuario con rol Admin.

Para agregar una variable a la lista de variables del paso se hace clic en Crear variable.
Se crea una variable por defecto a la que se le establecen sus propiedades:

- Nombre: Identificador de la variable.

- Descripción: Descripción breve de la variable. Ésta aparece en la pantalla de captura
como texto de ayuda. También aparece en el documento que genera QProcess para
describir el proceso.
- Requerido: Indica si es obligatorio llenar la variable al momento de llenar el paso.
- Tipo: Define el control que se usa para capturar el valor de la variable. El tipo de la
variable puede ser
1.- TextArea: Texto largo. Mayor de 255 caracteres y se presenta con una caja de
texto con varias líneas de captura.
2.- TextBox: Texto corto menor de 255 caracteres y se representa con una caja de
texto con una sola línea de captura.
3.- Number: Números reales. Se representa con una caja de texto que solo permite
ingresar un número.
4.- Date: Fecha. Se representa con un control calendario para seleccionar una
fecha.
5.- File: Archivo. Permite subir un archivo en la pantalla de captura.
6.- Single Selection Options (Combo): Se representa con una caja de texto
combinada con una lista que contiene las opciones. Se utiliza cuando se quiere
capturar un elemento de una lista larga de posibles elementos.
7.- Single Selection Options (Radio): Se representa con un grupo de opciones de
botones de radio que permite seleccionar solamente un elemento de un grupo
pequeño (<5) de opciones.
8.- Multiple Selection Options: Se representa con un grupo de opciones de tipo de
cuadros de chequeo. Se utiliza cuando se pueden seleccionar varias opciones a la
vez.
9.- URL: Dirección de un recurso de la web (Normalmente una dirección de una
página web).

En los tipos de variables 6, 7 y 8 el campo Posibles valores es habilitado para alimentar

los posibles valores que puede tomar la variable.

Para ello se hace clic en el botón (…) y se abre la ventana Posibles valores. Para agregar
un valor a la lista se alimenta el valor en la caja de texto que aparece en la parte superior
de la ventana y se hace clic en Agregar. Para eliminar un valor de la lista se hace clic en
el botón (X) que aparece a la derecha del valor en la lista.
Los valores también se pueden importar de un archivo de texto. Para ello se hace clic en
el botón Importar y se selecciona el archivo con los valores.

Para cambiar las propiedades de una variable haga clic en la variable, en la lista y
modifique su información en la parte superior de la ventana. Al salir de la ventana se
guardan temporalmente los cambios que se le hayan hecho a todas las variables.

Para eliminar una variable haga clic en Eliminar (X)

.
Propiedades del Decision

- Condición: Al hacer clic en (…) abre una ventana para construir la condición que
se evalúa al momento de ejecutar el paso.
- FalseLabel: Texto que aparece en el diseño en la salida del paso Decision
correspondiente a cuando no se cumple la condición.
- TrueLabel: Etiqueta que aparece en el diseño en la salida del paso Decision
correspondiente a cuando la condición se cumple.

Ventana Condiciones
En esta ventana se construye la combinación de reglas que forman la condición que
evalúa el sistema a partir de la información registrada en la ejecución de un proceso.
Cada regla o condición está formada de tres elementos: miembro izquierdo
- Miembro izquierdo: Se forma seleccionando un WStep en la caja combinada
WStep1 y una variable en la caja combinada Variable1.
- Operador: Se selecciona entre los operadores de la caja combinada Oper.
- Miembro derecho: En caso de que se seleccione un WStep en la caja combinada
WStep2, se debe seleccionar una variable en la caja combinada Variable2. En
caso contrario solamente se teclea un valor en la caja combinada Variable2.

Cada condición se agrega a la lista de condiciones mediante uno de los dos botones:
- Agregar Condición con Y: Aquí se deben cumplir las dos condiciones para que el
resultado sea verdadero.
- Agregar Condición con O: Aquí se debe cumplir una de las dos condiciones para
que el resultado sea verdadero.
Para quitarle una condición a la expresión haga clic en el botón de eliminación (X) de la
condición.

Ejemplo
Para agregarle una condición a la expresión primero se selecciona la tabla de la variable
que se desea utilizar:

Luego se selecciona la variable

Después se selecciona el operador y el valor

Por último se oprime el boton de acuerdo al operador deseado para ir construyendo la

condicion:

El diseño de un proceso se puede modificar en cualquier momento. Se debe tener

cuidado al modificar el diseño porque puede afectar las ejecuciones iniciadas del proceso
modificado. Por ejemplo si se elimina un paso que sea el paso actual de una ejecución en
curso QProcess no encontrará la información del paso y terminará la ejecución.

Menu Archivo
El menú archivo del diseñador consta de los siguientes submenús:
- Nuevo diagrama: Inicia un nuevo diagrama.
- Abrir: Abre una ventana con una caja de dialogo para abrir un diagrama. Los
diagramas de proceso se guardan con extensión .wdg.
- Guardar como: permite guardar el diagrama actual como un archivo de extensión
.wdg o como una imagen.
 - Documentar: crea un documento a partir del diagrama y de una plantilla definida
en las propiedades del proceso. El documento toma la información del diagrama
(Roles, Usuarios, Variables, etc) para generar el documento que describe el
proceso. La plantilla debe ser diseñada previamente en formato .xaml.
- Cerrar: Cierra la ventana Diseñador.

Cómo ejecutar un proceso

Desde la pantalla procesos se puede ejecutar haciendo clic en el botón ejecutar (a la
derecha del botón diagrama)

Cómo eliminar un proceso

Sólo los usuarios con el rol de Admin pueden eliminar procesos. Desde la pantalla
procesos se puede eliminar un proceso haciendo clic en el botón eliminar (a la derecha
del botón Ejecutar), el sistema le preguntará que desea hacer con la información
relacionada:
- Eliminar: Elimina los registros de todas las ejecuciones abiertas o cerradas de ése
proceso.
- Transferir: Transfiere las ejecuciones al proceso seleccionado. Al seleccionar esta
opción puede suceder que haya ejecuciones abiertas (con pasos pendientes por
realizar) cuyo diseño cambie al haberle transferido el proceso, para esos casos:
o Si el sistema encuentra una ejecución cuyo paso actual no exista se cierra
la ejecución.
o Si el sistema encuentra una ejecución cuyo paso actual no tenga las
variables que le habían sido definidas las ignorará y tomará en cuenta sólo
las que encuentre.
- Cancelar: Se cancela la eliminación del proceso.
Mis procesos
Es común que haya personas que aunque tengan permisos de ejecutar muchos procesos sólo
necesiten ejecutar uno o dos procesos en su trabajo diario. Para esto QProcess cuenta con la
opción Mis procesos donde cada usuario puede poner los procesos que ejecute con más
frecuencia. A esta opción se accede en la pantalla principal, al hacer clic en el botón de aplicación,
a la derecha del menú desplegable.

Para agregar o cambiar la lista de Mis procesos se hace clic en el botón Cambiar mis procesos que
aparece en la parte inferior derecha del menú desplegable. Se abre una ventana con los procesos
donde el usuario actual tiene permiso de iniciar, que permite que los procesos de la lista Mis
procesos sean seleccionados.

En la pantalla “Lista de mis procesos” se pueden agregar o quitar de “Mis procesos” cualquiera de
los procesos que aparezcan. Para entrar a la pantalla de “Lista de mis procesos” haga clic en el
botón de aplicación en la pantalla principal luego en el menú desplegable hacer clic en “Cambiar
mis procesos”

Para agregar un proceso a “Mis procesos” active la casilla de verificación del proceso que desee
agregar
Para quitar un proceso de “Mis procesos” desactive la casilla de verificación del proceso que desee
quitar
Capítulo 5: Ejecuciones
La pantalla principal de QProcess presenta una estructura de explorador que muestra las
ejecuciones de los procesos agrupadas. Las carpetas de la parte izquierda son los
grupos, que pueden representar departamentos, áreas o cualquier división de la
organización. La parte derecha muestra los registros de las ejecuciones que pertenecen al
grupo seleccionado. El usuario podrá ver solamente las ejecuciones de los procesos
donde tenga permiso de Leer.

Una ejecución puede tener tres estados: Abierta, Atrasada y Terminada.

Abierta: Es cuando el paso actual se encuentra en tiempo, no hay atraso según la
cantidad de días que se definió en el diseño del paso.
Atrasada: Es cuando se venció el tiempo para llenar el paso actual.
Terminada: Es cuando ha concluido la ejecución.
La parte derecha está dividida en columnas que muestran información de las ejecuciones.
- Status: Icono del estado en que se encuentra la ejecución.
- ID: Identificador que genera automáticamente el sistema.
- Proceso: Nombre del proceso.
- Inicio: Fecha en que inició la ejecución.
- Usuario: Nombre del usuario que inició la ejecución.
- Paso actual: Nombre del paso actual que espera ser llenado.
- Inicio de paso actual: Fecha de inicio del paso actual.
- Comentarios: Comentarios que hizo el usuario que inició la ejecución.

En la cinta de opciones se puede seleccionar las ejecuciones que se pueden mostrar en

función del estado en que se encuentran.

Por defecto se muestran todas las ejecuciones. Para mostrar solamente las ejecuciones
abiertas se hace clic en el botón Abiertas. Para mostrar las atrasadas se hace clic en el
botón Atrasadas, mientras que para mostrar las terminadas se hace clic en el botón
Terminadas. Al hacer clic en cualquiera de estos botones, se queda seleccionado el
botón, de manera que al cambiar de grupo se seguirán mostrando las ejecuciones que
cumplan con el criterio del botón presionado. Para regresar a mostrar todas las
ejecuciones se hace clic en el botón Todas.

Menú contextual de las ejecuciones

Al hacer clic derecho sobre una ejecución se despliega el menú contextual con las
opciones:
- Nuevo: Abre la ventana para iniciar una nueva ejecución con la información de
grupo, proceso y comentarios de la ejecución seleccionada por defecto.
- Propiedades: Abre la ventana de propiedades de la ejecución donde se puede
modificar el Grupo al que pertenece, la fecha de inicio, el usuario que inició la
ejecución, la fecha de inicio del paso actual y los comentarios.
- Paso actual: Permite llenar el paso actual si el usuario tiene permiso de Editar y si
se encuentra entre los posibles responsables de llenar el paso. También puede ser
llenado por el usuario Admin.
- Detener: Detiene la ejecución del proceso. La da por terminada.
- Eliminar: Elimina el registro de la ejecución. Las ejecuciones eliminadas quedan
guardadas en el grupo Ejecuciones eliminadas, donde pueden ser recuperadas
por un usuario con rol Admin.
- Deshacer último paso: Elimina el registro del paso actual y regresa al paso
anterior.
- Reporte: Muestra un reporte con los registros de las pasos llenos. Puede llenar
una plantilla en caso de que el proceso cuente con una en el campo Plantilla
Reporte.
- Documentos: Abre una ventana con los archivos que se subieron durante la
ejecución.
- Relacionada: Abre la ventana para iniciar una nueva ejecución que quedará
relacionada con la ejecución seleccionada.

Iniciar la ejecución de un proceso

La ejecución de un proceso puede ser iniciada haciendo clic en una de las siguientes
opciones:
- Opción de menú Nueva del menú contextual de la pantalla principal,
- Botón Ejecutar de la cinta de opciones
- Botón Ejecutar de la barra de acceso rápido
- Botón Ejecutar de la lista de Mis procesos
- Botón Ejecutar de la pestaña Ejecuciones programadas del Recordatorio

Al iniciarse la ejecución de un proceso, QProcess busca los posibles responsables de

llenar el primer paso. Para que un usuario aparezca en la lista de posibles responsables
de un paso debe cumplir con las siguientes condiciones:
- estar en la lista de los usuarios del paso o tener un rol de la lista de roles del paso
o haber llenado un paso anterior que se encuentre en la lista Pasos (ejecutor) del
paso
- y tener permiso de Editar en el grupo para el proceso donde que se está
ejecutando.
El usuario selecciona de la lista a los responsables de llenar el paso y al hacer clic en OK
se envía un mensaje de aviso por correo electrónico a los usuarios seleccionados. En
caso de hacer clic en Aleatorio se seleccionará un responsable aleatoriamente de la lista.
En caso de hacer clic en Cancelar no se iniciará el proceso.
A cada uno de los responsables le aparecerá en el recordatorio en la pestaña Pasos, el
paso pendiente que espera por él. El primero que lo llene hace que ya no aparezca el
pendiente en el recordatorio de los demás. Para llenar el paso debe hacer clic en el botón
Llenar .
Se abrirá la pantalla de captura con las variables que corresponden al paso pendiente. Se
debe llenar la información de cada variable o campo y hacer clic en Guardar.
Se abrirá la pantalla con los posibles responsables del siguiente paso repitiéndose el
ciclo.
El responsable de llenar un paso puede ver un reporte de los datos capturados hasta ese
momento haciendo clic en el botón Reporte . También puede ver los documentos o
archivos que se hayan subido en variables de tipo File haciendo clic en el botón
Documentos .
La ventana recordatorio se abre automáticamente al iniciar la aplicación si el usuario
actual es responsable de algún paso pendiente. Pero también se puede abrir de forma
manual haciendo clic en Recordatorio en la barra de acceso rápido o en el menú de
aplicación.

Propiedades de una ejecución

La ventana Propiedades de la ejecución está formada por dos pestañas: General y Pasos
Ejecutados.
Pestaña General
- Proceso: Nombre del proceso en ejecución. No es modificable.
- Grupo: Nombre del grupo. Puede ser modificado haciendo clic en y
seleccionando otro grupo.
- Inicio: Fecha en que inició la ejecución.
- Usuario: Nombre del usuario que inició la ejecución.
- Paso actual: Nombre del paso que espera por llenarse.
- Inicio del paso actual: Fecha en que se registró el inicio del paso actual.

Pestaña Pasos
Muestra la lista de los pasos llenados. Los usuarios con rol Admin pueden modificar la
información de un paso haciendo clic en el botón .

Programación de ejecuciones
Las ejecuciones de los procesos pueden ser programadas para que se inicien más
adelante. Llegada la fecha programada aparecerá en el Recordatorio en la pestaña
Ejecuciones programadas del usuario que tiene pendiente iniciar la ejecución de ese
proceso.
La ventana de programación es accedida haciendo clic en el botón Programación de la
cinta de opciones. Por defecto la ventana muestra las programaciones de ejecuciones de
la semana actual. El período de tiempo se puede cambiar modificando las fechas Desde y
Hasta y haciendo clic en Actualizar.

Propiedades de una programación

- Grupo: Nombre del grupo en el que se va a ejecutar el proceso.
- Proceso: Nombre del proceso que se va a ejecutar.
- Usuario: Nombre del usuario responsable de ejecutar el proceso.
- Inicio: Fecha en la que se planea que inicie la ejecución.
- Fin: Fecha en la que se planea que se finalice la ejecución.
- Manual: Indica si la ejecución del proceso es manual, de ser asi le aparece en el
recordatorio al usuario responsable en la fecha definida, de lo contrario QProcess
inicia la ejecución automáticamente en la fecha indicada cuando el usuario
responsable inicie sesión.
- Comentarios: Información de que sirve como referencia a la programación del
proceso y aparecerá en los comentarios de la ejecución.
- Iniciado: Fecha de inicio de la ejecución del proceso.
- Ejecutado: Indica si el proceso programado ya fue ejecutado.
- IDEjecucion: Identificador de la ejecución que corresponde a la programación.

Cómo consultar las programaciones de ejecuciones

Puede consultar las ejecuciones que han sido programadas independientemente de que
ya hayan sido iniciadas o no. Para esto seleccione el período modificando las fechas
Desde y Hasta y luego haga clic en Actualizar.

Cómo modificar la información de una programación

Para cambiar el grupo haga clic en el botón (…). Se abrirá una ventana con el árbol de
grupos para seleccionar el grupo donde se programa la ejecución.
Para cambiar el proceso haga dos veces clic en la celda correspondiente al proceso. Se
desplegará una lista con los procesos registrados. Haga clic en el proceso a seleccionar.
Para cambiar el usuario haga dos veces clic en la celda correspondiente al usuario. Se
desplegará una lista con los usuarios registrados. Haga clic en el usuario a seleccionar.

Cómo agregar una nueva programación

Para agregar un nuevo registro de programación haga clic en Nuevo. Se creará un nuevo
registro con valores por defecto. Modifique la información y haga clc en Guardar.

Programaciones atrasadas
Si una ejecución programada de un proceso se atrasa puede ser eliminada de la
programación haciendo clic en Eliminar atrasos. En este caso quedará eliminada de la
programación y también de los registros de ejecuciones si ya había iniciado.

Iniciar una ejecución programada

Las ejecuciones programadas para iniciarse manualmente pueden ser iniciadas en la
pantalla Recordatorio. Solamente le aparecerán al usuario que se registre en la
programación. Las programadas para iniciarse automáticamente iniciarán al entrar el
usuario al sistema, el día programado o posterior.

Eliminar un registro de programación

Para eliminar un registro de programación haga clic en el botón que aparece en la
parte derecha del registro a eliminar.

Reporte
Para mostrar el reporte de las programaciones haga clic en el botón Reporte.

Herramientas

La pantalla principal cuenta con las herramientas Buscar y Exportar para búsqueda y
análisis de las ejecuciones

Buscar
Busca en todos los registros de ejecuciones una frase tecleada. Busca por todos los
campos de la ejecución así como por los campos de los pasos llenados. El resultado de la
búsqueda es el listado de todas las ejecuciones de todos los grupos que cumple los
criterios y se muestra en la misma pantalla.

Exportar
Exporta a Excel el listado de las ejecuciones realizadas en un período de tiempo
determinado.
Capítulo 6: Análisis
El análisis de la información es uno de los objetivos principales de QProcess. En este
capítulo se explican las gráficas que se emiten desde la pantalla principal. En la ficha
Análisis se muestran las diferentes opciones de análisis gráfico.
QProcess se integra con MS Excel para la elaboración de gráficas por lo que las gráficas
poseen todas las opciones de una gráfica de MS Excel. La plantilla de la gráfica que se
emite por defecto puede modificarse en el archivo tmpChart.xlsx.

Grupo ejecuciones: Contiene las opciones de gráficas relacionadas con las ejecuciones.
 Todas: Muestra la cantidad de veces que se han ejecutado cada uno de los
procesos en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Todas
2. Seleccione el intervalo de tiempo
3. Haga clic en OK

 Duración: Muestra un histograma de frecuencia de los días de duración de las

ejecuciones.
1. Haga clic en Duración
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

 Frecuencia: Muestra la frecuencia por mes con que se han ejecutado los procesos
seleccionados en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Frecuencia
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

 Status: Muestra cantidad de ejecuciones por estado en que se encuentra.

1. Haga clic en Status
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

Grupo Pasos: Contiene las opciones de gráficas relacionadas con los pasos de proceso.
 Todos: Muestra la frecuencia con que se han ejecutados todos los pasos de todos
los procesos en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Todos
 2. Seleccione el intervalo de tiempo
3. Haga clic en OK

 Duración: Muestra el promedio de días de duración de los pasos de los procesos

seleccionados en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Duración
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

 Frecuencia: Muestra la frecuencia de ejecuciones de pasos de los procesos

seleccionados en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Frecuencia
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

 Status: Muestra la frecuencia de ejecuciones de pasos por estado en que se

encuentra.
1. Haga clic en Status
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

Grupo Programación: Contiene las opciones de gráficas relacionadas con las

programaciones de ejecuciones.
 Todas: Muestra la cantidad de programaciones por mes de ejecuciones de los
procesos seleccionados en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Todos
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

 Duración: Muestra el promedio de días de duración de los pasos de los procesos

seleccionados en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Duración
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK
 Frecuencia: Muestra la frecuencia de ejecuciones de pasos de los procesos
seleccionados en un intervalo de tiempo determinado.
1. Haga clic en Frecuencia
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK

 Status: Muestra la frecuencia de ejecuciones de pasos por estado en que se

encuentra.
1. Haga clic en Status
2. Seleccione el período de tiempo y los procesos a analizar
3. Haga clic en OK