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    Circular 2 de 1997

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    John M
    El documento establece parámetros para que las entidades públicas puedan implementar nuevas tecnologías en la administración de sus archivos. Las entidades deben realizar una organización archivística previa de los documentos y estudios técnicos sobre la conservación de los nuevos soportes antes de su implementación. También deben justificar el uso de las nuevas tecnologías y garantizar la autenticidad, integridad y perpetuidad de los documentos emitidos por estos medios.

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    El documento establece parámetros para que las entidades públicas puedan implementar nuevas tecnologías en la administración de sus archivos. Las entidades deben realizar una organización archivística previa de los documentos y estudios técnicos sobre la conservación de los nuevos soportes antes de su implementación. También deben justificar el uso de las nuevas tecnologías y garantizar la autenticidad, integridad y perpetuidad de los documentos emitidos por estos medios.

    Descripción original:

    Archivistica

    Derechos de autor

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    El documento establece parámetros para que las entidades públicas puedan implementar nuevas tecnologías en la administración de sus archivos. Las entidades deben realizar una organización archivística previa de los documentos y estudios técnicos sobre la conservación de los nuevos soportes antes de su implementación. También deben justificar el uso de las nuevas tecnologías y garantizar la autenticidad, integridad y perpetuidad de los documentos emitidos por estos medios.

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    CIRCULAR No.

    2 DE 1997

    PARA: LAS ENTIDADES PÚBLICAS


    DE: DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
    ASUNTO: Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas Tecnologías en los
    archivos públicos.

    ASPECTOS GENERALES

    El Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta la necesidad de asegurar que las entidades
    públicas tomen decisiones acertadas cuando pretendan implementar nuevas tecnologías para la
    producción, organización, conservación. Reprografía, recuperación, almacenamiento y manejo de sus
    archivos, ha establecido los siguientes parámetros que garanticen a aquellas la adecuada
    administración de su documentación en cualquiera de sus fases.

    En concordancia con las normas vigentes y los parámetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE
    LA NACIÓN, las Entidades Estatales podrán tecnologías de punta en la administración de sus archivos,
    pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático, o
    telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los siguientes
    requisitos:

    a) Organización archivística previa de los documentos.


    b) Las Entidades deberán efectuar los estudios técnicos necesarios para la adecuada decisión, lo que
    implicará tener en cuenta aspectos como la conservación física, ambiental y operacional de los
    nuevos soportes.
    c) Las Entidades deberán justificar el uso e implementación de nuevas tecnologías
    de acuerdo a las necesidades y fines propias de cada una.
    d) Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de
    un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad, inalterabilidad,
    perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
    e) Los documentos originales que posean valores de carácter histórico, según lo registre la
    correspondiente tabla de retención, no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y/o
    almacenados mediante cualquier medio técnico electrónico, óptico, informático o telemático.

    La actuación administrativa que se desarrolla a partir de soportes de tecnología de punta garantizará


    la conservación operativa, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en
    estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema de información.
    --
    Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo

    General de la Nación el 13-08-2019 08:35:25

    CIRCULAR 2 DE 1997 | 1
    El reglamento de archivos en cada entidad regulará el acceso y el uso de los medios electrónicos.

    Sin otro particular,

    JORGE PALACIOS PRECIADO


    Director.

    --
    Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo

    General de la Nación el 13-08-2019 08:35:25

    CIRCULAR 2 DE 1997 | 2

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