Procedimiento de Auditorias Internas

PROCEDIMIENTO
PT-XXX
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AUDITORIA INTERNA Versión:
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OBJETIVO
Establecer una metodología para planear, ejecutar y hacer seguimiento a las auditorías
internas del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de verificar la conformidad del sistema
frente a los requisitos aplicables de la normatividad vigente, de las normas ISO y los
requisitos propios de la organización, así como la implementación y mantenimiento eficaz,
eficiente y efectivo del mismo.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de Redsis S.A.S. y para todas las auditorías
internas del Sistema Integrado de Gestión, el cual inicia con la elaboración del Programa
de auditorías y finaliza con el informe consolidado de auditorías. Se tienen en cuenta los
siguientes criterios:
 Decreto 1072 del 2015, todo lo relacionado con el Sistema General de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST).
Libro II. Parte II. Título IV. Capítulo VI, directrices que deben cumplir los
empleadores públicos para implementar el un SG-SST.
 Norma ISO 9000. Vocabulario del Sistema de Gestión de Calidad, fundamentos.
 Norma Técnica Colombiana ISO 9001 del 2015. Sistema de Gestión de Calidad.
 Norma Técnica Colombiana ISO 14001 del 2015. Sistema de Gestión de Calidad.
 Norma Técnica Colombiana ISO IEC del 2013. Sistema de Gestión de la Seguridad
de la Información.
 Norma Técnica Colombiana ISO 31000 del 2009. Gestión de riesgos.
PROCEDIMIENTO
Planificar y Aprobar el programa de auditorias

El programa de auditoria interna se elabora especificando el tipo, los requisitos, procesos,
norma, sede o áreas donde ejecutaran las auditorias
La aprobación del programa de auditoria está sujeta a la responsabilidad asignada en cada
Sistema de Gestión.
Una vez aprobada el programa de auditoria interna, se comunica a las partes interesadas
por medio de la comunicación formal. Toda la información que se obtenga se registra en el
formato Programa de auditorías internas (RE-XXX) y la persona encargada de este
programa es el encargado de cada Sistema de Gestión.
Seleccionar el equipo auditor

Selecciona el equipo auditor teniendo en cuenta los siguientes criterios: datos personales
del aspirante a auditor, formación académica, experiencia, conflictos de interés,
disponibilidad y selección del auditor (es la calificación que obtiene ese aspirante).
Se debe asegurar independencia e imparcialidad de los auditores. Se debe tener en cuenta
los requisitos de la norma de gestión que se esté aplicando.
Si se llega aplicar algún criterio adicional se debe informar y evidenciar en el formato
Selección de auditores (RE-XXX) y la persona responsable es el Coordinador del Sistema
Integrado de Gestión.
PROCEDIMIENTO
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Contacto inicial con el auditado

Los auditores líderes estableces contacto con el auditado con el fin de acordar las
generalidades del desarrollo de la auditoria y proceden a compilar la información necesaria
de acuerdo a los criterios de auditoria, establecidos en el Programa de Auditoria, así como
documentarse sobre:
 Documentación propia del proceso
 Resultado de las auditorías internas
 Planes de mejoramiento existente
Elaborar y aprobar el plan de auditorias

El Auditor Líder elabora el Plan de Auditoria (RE-XXX) estableciendo de acuerdo a lo
definido en el programa, objetivo de la auditoria, alcance, criterios y actividades a ejecutar
en la auditoria. Así mismo asigna las tareas al Equipo Auditor, de acuerdo a su competencia.
El auditado verifica todo lo acordado en el plan, lo firma en señal de aprobación y lo
devuelve a los encargados de realizar la auditoria.
Se revisan los recursos logísticos necesarios para su gestión, los cuales pueden ser
modificados en caso de requerirse, dejando registro en el Acta de Reunión de Apertura y
Cierre de Auditoria Interna (RE-XXX) en la parte de sección de novedad o modificaciones
al Plan de Auditorias.
Otro formato a tener en cuenta es el de Lista de Verificación (RE-XXX) en donde registran
todas las preguntas o requisitos más relevantes a auditar dependiendo el área y el proceso
que se encuentre en auditoria.
Ejecutar auditorias
Realizar Reunión de Apertura con el Jefe del Área a auditar y su equipo de trabajo,
presentar al equipo auditor, confirmar objetivos, alcance t criterios de auditoria; revisión del
plan de auditoria, metodología dejan aplicar, y demás temas que se consideren necesarios
dejando evidencia en el formado Acta de Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria
Interna (RE-XXX).
Se ejecuta la Auditoria Interna de acuerdo al Plan de Auditoria, la información que le permite
determinar la conformidad o no conformidad del Sistema Integrado de Gestión se obtiene
a través de entrevistas, observación de ejecución de actividades, atestiguamiento de
métodos, observación de entornos, verificación de documentos y registros, entre otros, para
evaluar la eficacia del mismo.
Toda la información que se obtuvo se evalúa de acuerdo al criterio que se haya establecido,
indicando hallazgos orientados a la conformidad o no conformidad del requisito evaluado.
En todos los casos los hallazgos son revisados con el auditado con el fin de garantizar que
la información es objetiva, y se ha comprendido la desviación.
Los hallazgos son validados por el Jefe de Sistemas Integrados o su delegado, previo a
una Reunión de Cierre. Los hallazgos que se den en el proceso de auditoria son validados
por el Jefe de cada área.
La finalización de la auditoria se da con la reunión de cierre en donde se discuten todos los
hallazgos que fueron descubiertos, las oportunidades de mejora, observación y
conclusiones de la misma por parte del equipo auditor, toda la evidencia se anota en el
formato Acta de Reunión de Apertura y Cierra Auditoria Interna (RE-XXX), la cual se
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firma para tenerla como constancia de aceptación de la información entre las partes y se
entrega al Jefe del Área.
Para las conclusiones finales del Equipo Auditor se pueden basar con el formato Encuesta
de percepción del Equipo Auditor (RE-XXX).
En caso de que existe un desacuerdo entre el Equipo Auditor y el Jefe de Área, debido a
una No conformidad, se presenta la situación ante el Coordinador del Sistema Integrado de
Gestión, quien es el responsable de medir y solucionar el conflicto y puede contar con
expertos técnicos cuando se requiera, si no hay consenso se escala a la Gerencia General.
Realizar informe de auditorias

El Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, procede a realizar el Informe
Consolidado de Auditorías Internas (RE-XXX), para presentar a la Gerencia General,
teniendo en cuenta las no conformidades que se detectaron durante la auditoria.
Realizar evaluaciones
El Jefe del Área auditada evalúa objetivamente al Equipo Auditor, mediante el
diligenciamiento del formato Evaluación al Equipo Auditor por parte del Auditado (RE-
XXX).
El Coordinador del Sistema de Gestión Integral evaluar a cada Auditor Líder, mediante el
formato Evaluación al Auditor Líder por parte del Auditor Gestor (RE-XXX), en el caso
de que el Auditor Gestor sea el encargo de realizar la auditorias esta evaluación no es
necesaria.
El Coordinador del Sistema Integrado de Gestión junto con el Equipo Auditor realiza la
retroalimentación y evaluación del cumplimiento del Programa de Auditoria, igualmente con
los resultados de las mediciones anteriores, se implementan las acciones de mejora a que
haya lugar.
Y como ya se había mencionado en el paso anterior del procedimiento el Equipo Auditor
diligencia el formato Encuesta de percepción del Equipo Auditor (RE-XXX).
Generar acciones correctivas, seguimiento y cierre de No conformidades

Los resultados obtenidos en donde se deben incluir las No conformidades que se hayan
detectado en los procesos y socializarlas con los Jefes de Áreas en donde pertenece el
proceso o la actividad, la evidencia queda registrada en el formato Acta de Reunión de
Apertura y Cierra Auditoria Interna (RE-XXX).
Las No conformidades que hayan sido detectadas en los procesos de las diferentes áreas
de la organización gracias a la Auditoria Interna, pueden generar Acciones Correctivas y
estas se deben llevar a cabo usando como baso el Procedimiento de Acciones
Correctivas (PT-XXX).
Además se pueden detectar oportunidades de mejora u observaciones contempladas en el
Informe de Auditoria, y teniendo en cuenta el criterio del Auditado estos se pueden
considerar riesgos para la compañía y se deben controlar mediante el Procedimiento de
Gestión de Riesgos (RE-XXX).
Una vez se hayan finalizado las auditorías, el Auditor Líder tiene la responsabilidad de
realizar la verificación de la eficacia de las acciones correctivas derivadas del ejercicio y
efectuar el cierre. Cuando se efectué esta actividad se informe a la Gerencia Administrativa.
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PT-XXX
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FLUJOGRAMA
INICIO
Planear y aprobar Programa de

programa de auditoria auditoria
Seleccionar Selección de
equipo auditor auditores
Contacto inicial
con el auditado
Lista de Elaborar y aprobar Plan de

verificación plan de auditorias auditoria
Acta de reunión de
Ejecutar apertura y cierre de
auditorias auditoria interna
Realizar informe Informe consolidado

de auditoria de auditoria interna
Evaluación al auditor
Evaluación al líder por parte del auditor
equipo auditor por Evaluar gestor
parte del auditado
Encuesta de percepción
del equipo auditor
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PROCEDIMIENTO
PT-XXX
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Procedimiento Generar acciones correctivas, Procedimiento

de acciones seguimiento y cierre de No de gestión de
correctivas conformidades riesgos
FIN
DOCUMENTOS ASOCIADOS
 (RE-XXX) Formato programa de auditorias
 (RE-XXX) Formato selección de auditores
 (RE-XXX) Formato plan de auditorias
 (RE-XXX) Lista de verificación
 (RE-XXX) Formato de acta de reunión de apertura y cierre auditoria interna
 (RE-XXX) Encuestas de percepción del equipo auditor
 (RE-XXX) Informe consolidado de auditorías internas
 (RE-XXX) Evaluación al equipo auditor por parte del auditado
 (RE-XXX) Evaluación al auditor líder por parte del auditor gestor
 (PT-XXX) Procedimiento de acciones correctivas

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Seleccionar el equipo auditor

Contacto inicial con el auditado

Elaborar y aprobar el plan de auditorias

Realizar informe de auditorias

Generar acciones correctivas, seguimiento y cierre de No conformidades

Planear y aprobar Programa de

Lista de Elaborar y aprobar Plan de

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