PROCEDIMIENTO DE

REVISION Y TRÁMITE DE
PAGO DE FACTURAS 2015

CONTRALORÍA
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

ÍNDICE Pág.

1. VISION GENERAL 3

2. ALTA DE PROVEEDOR EN SAP 4

3. ALTA EN EL PORTAL WEB (Validación Factura Electrónica) 10

4. PROCESO DE ENTREGA 11

5. SOPORTE 14

Fecha : Marzo/2015
2
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

1. Visión General
Este proceso comprenderá la recepción de las facturas del proveedor correspondientes a gastos o
servicios varios y que se reciban directamente en oficinas (ventanilla de proveedores) o en la Plaza
Comercial, a través del apoyo Administrativo de cada una de éstas.

1.1 Objetivo
Que el personal de GGI, así como las Plazas Comerciales y Proveedores, cuente con un documento
que le sirva de referencia y consulta para la ejecución de las actividades propias de su
departamento y que además garantice el adecuado procesamiento de la información, a través de de
dicho proceso.

1.2 Alcance
El proceso de registro de facturas, tendrá un ámbito de aplicación a las siguientes áreas:

 Recepción de Facturas GGI

a. Área de Comercialización y operación de Locales Comerciales
b. Área de Mercadotecnia
c. Área de Comercialización Vivienda
d. Área de Compras

 Recepción de Facturas The Home Store

 Recepción de Facturas Sistemas
 Recepción de Facturas Recursos Humanos
 Recepción de Facturas por Valija

Fecha : Marzo/2015
3
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

2. Alta de Proveedor en SAP

Este proceso comprenderá la recepción de toda la documentación del Proveedor, misma que está
comprendida en el siguiente formato, así mismo se dará el seguimiento de cómo se realizará el alta
en el sistema.

El plazo máximo de respuesta para el alta de un acreedor es de 24 hrs una vez que se haya realizado
la información completa.

2.1 Formato
El personal de GGI, así como las Plazas Comerciales y/ú Oficinas Foráneas de GGI deberán de
elaborar el llenado del mismo y deberá de incluirse en la documentación del proveedor(se
adjunta el ejemplo del mismo ),así se contará con un documento de referencia y consulta que
garantice el adecuado procesamiento de la información, a través de de dicho proceso.

Fecha : Marzo/2015
4
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

2.2 Solicitud de Alta para un proveedor en SAP

El proceso requiere que el personal de GGI o bien de cualquier Plaza Comercial u Oficina Foránea a
través de sus respectivos Apoyos Administrativos, deberán de emitir un correo en atención al
área de Datos Maestros: Armando Cruz, con copia a Contraloría de la siguiente manera:

Para el caso de las Oficinas Foráneas, la información se puede enviar al correo de

acruz@gigante.com.mx

Así el área de Datos Maestros ingresara el comparte de Contraloría, para hacer uso de la
información que se necesite, así mismo para cuestiones de auditoría, se tendrá el resguardo de la
misma, por parte del área de Contraloría.

Fecha : Marzo/2015
5
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

2.3 Ejemplos de la documentación requerida para dar de

alta a un proveedor en SAP.

a. Cédula de Inscripción en el RFC

b. Factura o recibo de honorarios

Fecha : Marzo/2015
6
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

c. Estado de cuenta Bancario

Es importante poder identificar banco, cuenta y clave

interbancaria de 18 dígitos.

Fecha : Marzo/2015
7
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

d. Identificación

e. Comprobante de Domicilio

Fecha : Marzo/2015
8
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

f. Acta Constitutiva (solo Personas Morales).

g. Requisitos para un pago en Dólares

Fecha : Marzo/2015
9
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

3. Alta de Proveedor en Portal Web y Proceso de

Validación de Facturas.
Este proceso comprenderá la orientación y entrega de la guía al proveedor, con el fin de que realice
dos actividades importantes para la Empresa:

1.- Realizar su alta como proveedor de factura electrónica, con base en la nueva disposición fiscal
2014.

2.-Realizar la validación a través de nuestro portal por cada factura que ingrese para trámite de
pago. Cada vez que vaya a ingresar una factura para trámite de pago deberá de realizar su
validación correspondiente.

3.1 Atención en Call Center de Factura Electrónica

Los Proveedores, cuentan con el apoyo telefónico y por correo con nuestra área de Factura
electrónica, para que vía remota, puedan orientarlos en como entrar a la página, que campos llenar
y demás seguimiento en nuestro portal, así como los pasos a seguir por la validación de sus facturas
electrónicas.

Teléfono: 5269 8000 Ext. 8701, 8702 y 8703

O bien, al siguiente correo para que los contacten;

soporte_factura@alignpromx.com
Es muy importante mencionar que una vez que sus facturas ya son validadas, podrán ingresarlas en
la ventanilla físicamente.

3.2 Uso de la Guía para navegar en el portal o bien para

validar sus facturas (uso del Proveedor).
La guía que se adjunta a este Manual de Procedimientos, se entrega por parte del área de Factura
Electrónica, o bien por el Personal de GGI, para que tenga la información necesaria para cumplir los
puntos anteriores, mismos que son obligatorios, de lo contrario no se podrán recibir sus facturas.

Fecha : Marzo/2015
10
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

4. Proceso de Entrega

Para recibir las facturas tenemos dos vías:

a. Ventanilla
b. Valija ó Paquetería

4.1 Ingresan las Facturas a través de ventanilla:

Miyana Corporativo

Horario: Lunes de 10:00 a 12:30 hrs

Dirección: Ejército Nacional No. 769 Torre B, Piso 15, Colonia Granada, Delegación Miguel
Hidalgo, Ciudad de México, CP. 11520

Atención: Piso 14, Área de Contraloría: Ana Arellano Ext. 8099

Notas:
1. Sí el día Lunes es festivo, el día de recepción de las facturas se recorre al siguiente día
siguiente en el mismo horario, es decir el día Martes.

2. El cierre del año Fiscal es el 1er lunes de diciembre.

IMPORTANTE: El horario de recepción de facturas es el mismo cualquier Plaza Comercial :

1. Las Tiendas de San Esteban

2. Gran Terraza Lomas Verdes
3. Gran Terraza Oblatos
4. Gran Terraza Belenes
5. Plaza Cancún 2000

Así como en Oficinas Foráneas de GGI

1. Oficinas Tijuana
2. Oficinas Guadalajara o Región Occidente
3. Oficinas Monterrey ó Región Norte

Fecha : Marzo/2015
11
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

4.2 Ingresan las Facturas a través de Valija ó Paquetería

El proveedor deberá enviar un archivo de Excel, en donde mencione la descripción de las facturas
que nos envía, así como el número de guía que envío y el tipo de mensajería que utilizó, esto con
el fin de que podamos confirmar su recepción, turnando copia al Ejecutivo responsable del área.

El envío de las facturas se realizará los días jueves, con el fin de que se reciban al día siguiente
(viernes).

Los correos a los que irá dirigido el correo electrónico son:

aparella@gigante.com.mx
ceortiz@gigante.com.mx

RELACION DE FACTURAS ENVIADAS A CORPORATIVO GGI

NUMERO DE GUIA 1258945685

TIPO DE MENSAJERIA DHL

# Socie dad No Factura Razón Social Conce pto Suc Im porte IVA Total

ESPECTACULAR ZONA SANTA FE PARA SANTA LUCIA DEL

1 CALERIMI, S.A. DE C.V. 3345 PUNTO PUBLICIDAD, S.A. DE C.V. STA LUCIA 60,000.00 9,600.00 69,600.00
MES DE ENERO PAGO 3 DE 6

ESPECTACULAR ZONA SANTA FE PARA SANTA LUCIA DEL

2 CALERMI, S.A. DE C.V. 3437 PUNTO PUBLICIDAD, S.A. DE C.V. STALUCIA 60,000.00 9,600.00 69,600.00
MES DE FEBRERO PAGO 4 DE 6
COMPRA Y GANA, URNA DE ACRILICO PARA ACTIVACIONES
3 BODEGA GIGANTE, S.A. DE C.V. 3434 PUNTO PUBLICIDAD, S.A. DE C.V. CANCUN 7,990.00 1,278.40 9,268.40
80 X 80 CMS
4 BODEGA GIGANTE, S.A. DE C.V. 3425 PUNTO PUBLICIDAD, S.A. DE C.V. ESPECTACULAR CLAVE S29 MES FEBRERO PAGO 2/3 CANCUN 21,400.00 3,424.00 24,824.00
TOTAL M XN 149,390.00 23,902.40 173,292.40

4.3 En la relación es muy importante, ingresar los siguientes

datos:
a) Sociedad: Razón Social a la cual se facturó
b) No. De Factura
c) Razón social: es la Razón Social de quien emite la factura
d) Concepto de la Factura
e) Sucursal
f) Importe, IVA y Total
g) Número de Guía
h) Tipo de Mensajería que se utilizó

Fecha : Marzo/2015
12
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

4.4 Confirmación de Pagos y Aclaraciones

Se solicita su valioso apoyo para poder confirmar sus pagos principalmente los días jueves, el
horario es de 16:00 a 18:00 al teléfono 5269-8000 Ext.: 8110, 8058 o bien, 8099

También lo puede realizar enviando un correo a:

aparella@gigante.com.mx
ceortiz@gigante.com.mx

Es importante que nos mencione en el correo, número de la factura, Razón social a la cual
emitió su factura y la fecha de ingreso en el centro comercial o bien en las oficinas
Foráneas de GGI, esto facilitará su rastreo.

El tiempo de respuesta que Contraloría le brindará será a las 24 hr de haber recibido su

correo con la información antes solicitada.

4.5 Días de Pago

El pago se realizará el viernes de la segunda semana después del ingreso de factura,
mismo que se elaborará a través de una transferencia electrónica.

El horario aproximado de aplicación es 16:30 hrs.(sujeto a cambios por parte de su banco).

Fecha : Marzo/2015
13
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz
 Procedimiento para Recepción y Trámite de de Facturas
Electrónicas en GGI

5. Soporte y contenido de la entrega de las facturas.

El soporte de las facturas se realizará de acuerdo al área y el concepto que facturan:

5.1 Soporte de Facturas del Departamento de

Comercialización y Operación.

La información del soporte está contenida en el Anexo No. 8

IMPORTANTE: Se entrega en original y un juego, si el proveedor requiere sello de recibido, deberá de

imprimir una copia más como “acuse de recibido”.

5.2 Descripción de la Factura.

Solicitar que la descripción de la factura incluya:

1.-Mencione que tipo de pago es: Anticipo, %, 1ª Est., 2ª Est., Estimación Única, Finiquito.

2.-Describir los trabajos: Pago Unico, Publicidad, Cuota Mensual, Albañilería, acabados, Pago de
Comisión, Cuota de Mantenimiento, etc.

NOTA: si se está pagando el mantenimiento y/o servicio de algún periodo en especial, es

importante indicar a que período corresponde.

3.-Especificar el inmueble, tienda, local en donde se realizan los trabajos.

5.3 Vigencia de las Facturas.

Por disposición fiscal, una factura nos e puede procesar con más de 30 días, éste es el plazo
máximo que la autoridad nos permite para poder realizar su proceso o trámite de pago.

5.4 Sustitución de una Factura (Re facturación).

Cuando una factura tiene algún error en los datos fiscales de la misma, sobre todo del RFC, es
obligatorio solicitar al proveedor la sustitución del documento con la siguiente Leyenda:

“esta factura cancela y sustituye a”

Importante: La nueva factura deberá de ser emitida con un nuevo Folio de Facturación.

Y deberán de adjuntar la cancelación ante el SAT de la factura anterior.

Fecha : Marzo/2015
14
Elaboró: Ana Patricia Arellano Ortiz