Descargos laborales, proceso disciplinario de

alerta
El proceso de descargos laborales se reconoce como el
espacio que tiene el empleado para defenderse de las
amonestaciones realizadas por el empleador; es el espacio
para ser escuchado y presentar las pruebas necesarias.
Los descargos laborales constituyen un procedimiento legal
por medio del cual se brinda al empleado, la oportunidad de
presentar su postura ante una situación que pone en riesgo
su estabilidad laboral; este procedimiento es de orden
obligatorio ya que forma parte del debido proceso que se
debe hacer a un empleado con la finalidad de poder legalizar
la falta que se le está imputando, la cual puede tener como
efecto el fin de la relación contractual.

Los descargos laborales tienen como objetivo brindar el

espacio al trabajador para que explique o se defienda frente
a la presunta justa causa. Es importante recordar que las
justas causas para terminar un contrato laboral se
encuentran determinadas en el artículo 62 del Código
Sustantivo del Trabajo; algunas son:

 Haber sufrido engaño por parte del trabajador.

 Injuria.
 Malos tratos o grave indisciplina contra el empleador, el
personal directivo o sus compañeros de trabajo, dentro y
fuera del lugar del trabajo.
 Daño material causado intencionalmente a la infraestructura
de la organización.
 Por acto inmoral y delictuoso.
 La prevención delictiva por más de 30 días, a menos que
fuera absuelto.
 Por revelación de secretos técnicos o comerciales de la
organización.
 Deficiente rendimiento en el trabajo e ineptitud para realizar
la labor encomendada, entre otras más.
 La principal finalidad para formalizar la diligencia de
descargos laborales, es que la misma constituye un sustento
para el empleador en los casos en los que se pretenda
efectuar un despido con justa causa y, por tanto, no
indemnizar al empleado.

“Los descargos laborales se han convertido, a través

de las prácticas empresariales, en un requisito
formal, de contenido documental, el cual cuenta con
respaldo constitucional”
Los descargos laborales se han convertido, a través de las
prácticas empresariales, en un requisito formal, de contenido
documental, el cual cuenta con respaldo constitucional; es
relevante advertir que el documento de descargos laborales
debe cumplir con las exigencias estructurales y finalistas, que
permita ser utilizado por los empleadores como recurso
probatorio, el cual legitime el despido de un trabajador con
justa causa.

Estructura para impugnar una sanción.

1. Que en el momento de llamar al empleado a descargos

exista plena prueba que corrobore la falta que se pretende
impugnar.
2. Que se compruebe la existencia de culpa o dolo del
trabajador en las faltas disciplinarias que se han de
incriminar.
3. El empleador debe establecer la relación de causalidad entre
el efecto ocasionado y la falta producida.
4. Debe quedar claro para el trabajador, la proporcionalidad
entre la falta cometida y la sanción que se le ha de imponer.
5. El proceso de descargos laborales debe cumplir con los
derechos que tiene el empleado al debido proceso.
Esta estructura es importante tenerla en cuenta, debido a que
en caso de incumplimiento, el empleado puede utilizar dicha
 falta como un recurso para impedir el fin de su vinculación
laboral, gracias a que el empleador incumple con su
obligación, es decir que las irregularidades en la toma de
descargos pueden incidir en que se declare, por la vía
Judicial, la nulidad o la improcedencia del despido y la
consecuente reclamación de las indemnizaciones, a las que
por ley tenga derecho.

La citación de descargos laborales no se encuentra en la

normatividad laboral colombiana, pero en la práctica se ha
convertido en obligatorio para las organizaciones a partir de
la Sentencia C-299 de 1998 de la Corte Constitucional, en la
cual se reconoció la posibilidad del trabajador para ejercer el
derecho de defensa frente al empleador, con anterioridad a la
ejecución de la decisión de terminar o no el contrato de
trabajo; en este sentido, el empleador tiene la obligación de
darle al trabajador la oportunidad de defenderse de las
imputaciones que se hacen en su contra.

El ordenamiento legal no proporciona facultad ilimitada para

aplicar las sanciones disciplinarias; por tanto, el poder
disciplinario no se concibe como absoluto en el derecho
comparado ni en la doctrina laboral; para los casos en que el
poder disciplinario no se acredita por disposiciones de un
estatuto, se generan interpretaciones equívocas en las que el
empleado tiende a considerar que dispone de una libertad
ilimitada, sin percibir consecuencias por parte de la misma.

En los casos en los que se requiera adelantar un proceso

disciplinario con la finalidad de sancionar a un empleado que
ha incurrido en falta, tenga en cuenta los elementos
señalados a continuación:

1. Probar la existencia de una causa: en el contrato de trabajo o

en las disposiciones contenidas en la legislación laboral,
deben ser claros y específicos los hechos que demuestren
que el trabajador transgredió el reglamento interno de la
organización.
2. Realizar informe o reporte: este debe narrar con detalle los
hechos; lo presenta el jefe inmediato del trabajador o jefe de
proyectos de la empresa; el documento debe ponerse en
conocimiento de la persona encargada de recursos humanos.
3. Analizar el informe y recolectar las pruebas necesarias: el
encargado de recursos humanos realiza un análisis del
informe y toma la decisión sobre el conducto que se ha de
seguir para afrontar dicha situación; en el caso en que se
considere que evidentemente se está frente a una falta
generadora de sanción, deben recolectarse las pruebas
necesarias para poder imputar la responsabilidad del
empleado y, posteriormente, adelantar el proceso
disciplinario por medio del cual se imputará la sanción.
4. Notificar al empleado la cita para la audiencia de descargos
laborales: la citación debe contener la fecha, hora y lugar de
la audiencia, y un informe preciso de los hechos por los que
se le cita, e informar la posibilidad de asistir con testigos y
presentar las pruebas que considere que lo pueden absolver.
5. Audiencia de descargos: acuden el representante del
empleador, el trabajador, y los testigos; cada parte tiene el
espacio para presentar las pruebas o indicios, efectuar la
indagación necesaria con la finalidad de obtener la versión
que tiene el trabajador de los sucesos, y poder otorgar
claridad a los hechos.
6. Acta de descargos: se deja como constancia de lo abordado
durante la audiencia; deberá estar firmada por todos los
asistentes; bajo el suceso en que el trabajador presente
negativa para firmar, el delegado del empleador deberá
solicitar a dos testigos que den fe y constancia, y firmen la
copia respectiva.
7. Definir el tipo de sanción que se ha de imponer: de acuerdo
con lo contenido en el acta de descargos, el empleador debe
definir la sanción proporcional a la falta cometida por el
trabajador, bajo el presunto que las pruebas y el testimonio
de éste resultaron insuficientes para liberarlo de
responsabilidad.
 La legislación colombiana en el artículo 111 del Código
Sustantivo del Trabajo, establece los tipos de sanciones que
se pueden aplicar a un trabajador como resultado de un
proceso disciplinario, y esclarece: que las sanciones no
podrán ser corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad
del trabajador; además, las sanciones deben estar
contenidas en el reglamento interno de trabajo, en el contrato
de trabajo o en la convención o pacto colectivo; quien
imponga la sanción debe ser una persona habilitada, según
el orden jerárquico de la compañía; que haya una relativa
inmediatez entre la ocurrencia del hecho o el conocimiento
del mismo por parte del empleador, el proceso disciplinario y
la imposición de la sanción; y, por último, que exista una
correcta proporcionalidad entre la falta cometida y la sanción
impuesta, siempre que exista culpa o dolo del trabajador
frente a lo sucedido.

Las sanciones que se han de imponer a un trabajador

pueden ser:

 Llamados de atención con copia a la hoja de vida.

 Suspensiones del trabajo, cumpliendo con lo atinente en el
artículo 112 del Código Sustantivo del Trabajo, es decir no
excediendo los límites; no puede exceder de ocho (8) días
por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de
reincidencia de cualquier grado.
 Multas, reglamentadas en el artículo 113 del Código
Sustantivo del Trabajo, solo se podrán imponer cuando hay
retrasos o faltas al trabajo sin excusa por parte del
trabajador; el monto no podrá exceder la quinta parte del
salario diario, y el empleador deberá destinar dicho dinero
únicamente a conceder premios o regalos para los
trabajadores.
 Despido con justa causa, se notifica que la falta cometida es
meritoria de despido justificado, por medio de la carta de
despido en la cual debe indicar los hechos concretos que
motivaron la decisión.
8. Notificación de sanción: por escrito se informa al trabajador
inculpado, quien deberá firmar la copia de la comunicación.
La sanción disciplinaria que se imponga a un trabajador debe
tener una causa jurídica y ser proporcional a la gravedad de
la falta; y para su imposición se requiere ejecutar el
procedimiento establecido por la compañía, el cual es
garante del cumplimiento del derecho del trabajador al debido
proceso.

Diligencia de descargos laborales y sus requisitos

de ley
La diligencia de descargos es el mecanismo que permite al trabajador
ejercer su derecho de defensa cuando el empleador le inicia un
proceso disciplinario o sancionatorio, en el cual el empleado puede
controvertir los hechos o faltas que se le imputan.
Tabla de contenido

 Diligencia de descargos en los procedimientos disciplinarios

laborales.
 Requisitos de la diligencia de descargos.
o Motivación del llamamiento a descargos.
o Inmediatez entre la falta y la citación a descargos.
 Diligencia de descargos en el despido por justa causa.
Diligencia de descargos en los procedimientos
disciplinarios laborales.
Cuando el trabajador incurre en una falta por la cual se le pretende
sancionar, previamente se le debe citar a una diligencia de descargos
para que el trabajador tenga la oportunidad de exponer su versión y
presentar pruebas para controvertir las acusaciones que se le
plantean en el llamamiento a descargos.
La ley faculta al empleador para que imponga sanciones disciplinarias
al trabajador, siempre que estén contempladas en el reglamento de
trabajo o en el contrato de trabajo, sanciones que pueden ser la
suspensión del trabajador, la imposición de multas o llamados de
atención con copia o no a la hoja de vida.

Reglamento interno de trabajo ¿Por qué tener uno?

Las anteriores sanciones no se pueden imponer sin haber brindado al

empleado la posibilidad de defenderse. Así lo exige expresamente el
artículo 115 del código sustantivo del trabajo, y precisa que sin ese
requisito no tiene efecto alguno la sanción disciplinaria que se
imponga.
Requisitos de la diligencia de descargos.
Para que la diligencia de descargos cumpla con su finalidad deben
cumplir unos requisitos mínimos que podemos resumir:
1. Notificación al trabajador del llamamiento a descargos.
2. Dar a conocer al trabajador los motivos o razones del
llamamiento a descargos.
 3. Se requiere que el trabajador presente descargos acompañado
de dos representantes del sindicato si lo hay, o de dos
compañeros de trabajo en caso que no exista un sindicato.
4. El levantamiento de un acta de descargos que contenga lo
desarrollado en la diligencia.

No se requiere representación de abogado para la diligencia de

descargos.
En la diligencia de descargos tanto el empleador como el trabajador
pueden presentar pruebas y testigos.

Procedimiento correcto para despedir a un trabajador por justa

causa

Si en el norma convencional (reglamento, convención colectiva, etc.)

se fija un procedimiento especial para el llamamiento a descargos, se
debe proceder según lo contemplado en ella.
Motivación del llamamiento a descargos.
El llamamiento a descargos debe contener los hechos o conductas
que se imputan al trabajador, pues el derecho a la defensa se puede
ejercer sólo si el trabajador conoce lo que se le imputa.
Si bien la ley no dispone que el llamamiento a descargos debe ser
motivado, es apenas obvio que se le debe notificar al trabajador las
cusas y razones por las cuales se le cita a descargos, y esa
notificación debe ser previa y con la suficiente antelación para que el
trabajador tenga un tiempo razonable para preparar sus argumentos y
pruebas en su favor.
La citación a descargos debe contener las razones, causas o motivos,
pero no es obligatorio que se señalan las normas legales o
convencionales que fueron violadas por el trabajador, a no ser que
exista una norma convencional que expresamente contempla tal
obligación como claramente lo señaló la sala laboral de la Corte
suprema de justicia en sentencia 41073 del 5 de abril de 2011 con
ponencia del magistrado Camilo Tarquino.
Inmediatez entre la falta y la citación a descargos.
La citación a descargos debe guardar una relación de inmediatez
entre el suceso de los hechos y la citación a descargos.
Esa inmediatez es necesaria para que se estructure el nexo causal
entre la ocurrencia del hecho sancionable y la sanción impuesta, pues
debe haber certeza sobre la razón o causa por la cual se sanciona al
trabajador, y ese nexo se diluye si la citación a descargos se envía
mucho tiempo después de ocurrido los hechos.

Inmediatez entre la falta y el despido del trabajador

Se precisa que la inmediatez se debe determinar con referencia a la

fecha en que el empleador tiene conocimiento de la falta, y no desde
la fecha en que el trabajador comete la falta.
Diligencia de descargos en el despido por justa
causa.
Cuando el trabajador no va a ser sancionado o multado
sino despedido por una justa causa, la diligencia de descargos no
siempre es obligatoria.
Esto debido a que históricamente la Corte suprema de justicia ha
sostenido que el despido o terminación del contrato por justa causa no
es una sanción disciplinaria y en ese sentido no es necesario que la
empresa llame a descargos al trabajador antes de despedirlo, pues la
ley no contempla ese requisito.

Despido del trabajador como sanción disciplinaria

La sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia 45148 del

5 de noviembre de 2014 con ponencia del magistrado Jorge Mauricio
Burgos señaló lo siguiente:
«Es decir que, para la protección del derecho de defensa al trabajador,
conforme al Parágrafo del artículo 62 del CST, salvo norma interna de
la empresa que establezca un procedimiento para el despido, lo
mínimo legalmente exigible es que, al momento del retiro, se le haga
saber a este los motivos y razones concretas del despido, que se
suponen han sido previamente establecidas por el empleador, con o
sin descargos del trabajador, y que, en todo caso, este haya tenido la
oportunidad de conocer y controvertir los hechos que pueden ser
constitutivos de la resolución del contrato con justa causa; esa
oportunidad de contradicción no se surte necesaria o únicamente con
una citación a descargos, pero si ha de facilitarse previamente al
despido; es decir que el trabajador, por lo menos, conozca, con
anterioridad a la terminación de la relación, los hechos generadores de
la decisión de rompimiento del vínculo, y la contradicción se puede
hacer de cualquier forma ante el empleador, o directamente en el
debate judicial, a elección del trabajador, si él tiene el convencimiento
de que no se dio la justa causa de despido; evento este último, donde
el empleador tiene la carga de demostrar la veracidad y la legalidad de
las acusaciones hechas en contra del trabajador, y, para tal efecto,
cobra especial relevancia las pruebas de la indagación previa al
despido realizada por el propio empleador, pues si no las tiene
difícilmente podrá probar la justa causa, y, de no hacerlo, se hace
merecedor de las debidas consecuencias jurídicas pertinentes.»
Esta posición jurisprudencial fue reiterada en sentencia 58083 del 24
de abril de 2018 con ponencia del magistrado Rafel Brito.
La citación a descargos cuando se despide el trabajador es necesaria
sólo en los casos en que una norma interna de la empresa lo haya
considerado, como el reglamento de trabajo, una convención colectiva
o en el mismo contrato individual de trabajo. De ser ese el caso, es
obligatorio citar a descargos al trabajador en los términos de la
norma convencional, pues si no se hace el despido será ilegal.

Despido ilegal y despido injusto – Distinción

Quedando claro que la ley no exige que para despedir al trabajador
por justa causa se le deba citar a descargos, tal diligencia no es
necesaria, pero no obstante se recomienda que en todo caso se
cite a descargos al trabajador antes de despedirlo con el fin de
evitar desgastes innecesarios en un eventual proceso judicial.
Hay muchos trabajadores que demandan al empleador basados
únicamente en que se les violó el derecho a la defensa por no haber
sido citados a descargos, lo que como quedó claro no es
necesario, por lo tanto la demanda difícilmente tocará buen puerto
pero sí genera un desgaste que puede ser evitable con una diligencia
de descargos, que como ya anotamos en otro editorial, es, por lo
general, un saludo a la bandera puesto que sólo es un requisito
formal que en muchos casos no cambia la decisión del empleador que
ya ha sido tomada previamente a la citación a descargos.
En consecuencia, la recomendación es citar a descargos al trabajador
antes del despido para evitar demandas innecesarias.