1.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENTE GENERAL SECRETARIA

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE

PRODUCCION MERCADEO VENTAS FINANZAS

OPERARIOS DISEÑADOR VENDEDORES

2. MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: GERENTE GENERAL
DEPENDENCIA: AREA ADMINISTRATIVA
NUMERO DE CARGOS: UNO (1)
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): JUNTA DIRECTIVA
REQUISITOS MINIMOS
REQUISITOS DE FORMACION Título profesional como administrador de
empresas.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Dos (2) años de experiencia profesional
dirigiendo organizaciones.

NATURALEZA DEL CARGO

Planificar los objetivos generales y específicos de la organización a corto, mediano y largo
plazo. Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones
y los cargos. Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de esta.
 FUNCIONES ESENCIALES

 Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades que desarrolla la organización

para se cumplan a cabalidad de acuerdo a lo establecido.
 Dirigir o liderar al personal que labora en la organización.
 Orientar a cada uno de los departamentos que hacen parte de la organización.
 Realizar evaluaciones periódicas del desempeño década una de las áreas de la
organización.
 Asegurar la optimización de los recursos.
 Entregar informes periódicos de su gestión y de la situación de la empresa.
 Tener don de liderazgo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA
DEPENDENCIA: AREA ADMINISTRATIVA
NUMERO DE CARGOS: UNO (1)
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): GERENTE GENERAL
REQUISITOS MINIMOS
REQUISITOS DE FORMACION Técnico profesional en secretariado ejecutivo
bilingüe.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia.
NATURALEZA DEL CARGO
Ser apoyo y coordinación para que el área administrativa se desarrolle de manera adecuada.
FUNCIONES ESENCIALES

 Manejo, recepción y coordinación de llamadas de la gerencia general.

 Radicar, distribuir y hacer seguimiento a la correspondencia y documentos de la
organización.
 Llevar la agenda del gerente general.
 Manejo de equipos de oficina.
 Cumplir con las tareas que le sean asignadas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: OPERARIO
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
NUMERO DE CARGOS: TRES (3)
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): DIRECTOR DE PRODUCCION
REQUISITOS MINIMOS
REQUISITOS DE FORMACION Bachiller académico con conocimientos en
producción.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia.
NATURALEZA DEL CARGO
Velar porque el proceso de producción se lleve de acuerdo a los estándares de la
organización.
 FUNCIONES ESENCIALES

 Recibir las materias primas para la correcta elaboración del producto.

 Verificar que las materias primas recibidas sean las adecuadas para el proceso
productivo y que estas cumplan con las especificaciones para su posterior utilización.
 Registrar lotes de materia prima, productos terminados según las especificaciones
indicadas por la organización, a través de la utilización de registros.
 Realizar las actividades del proceso de transformación de la materia prima
establecidas por el proceso de producción.
 Identificar, registrar y separar los productos que no cumplan con los requerimientos
de producción.
 Almacenar los productos para garantizar su conservación y preservar sus
características organolépticas.
 Realizar inspección de control y verificación de parámetros de producción.
 Cumplir a cabalidad con las normas de la organización, y trabaja de acuerdo a los
parámetros en relación con la seguridad en el trabajo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: DISEÑADOR
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE MERCADEO
NUMERO DE CARGOS: UNO (1)
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): DIRECTOR DE MERCADEO
REQUISITOS MINIMOS
REQUISITOS DE FORMACION Título profesional como diseñador gráfico o
publicista.
Técnico en diseño y publicidad.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia.
NATURALEZA DEL CARGO
Organizar y ejecutar labores de diseño, es responsable de la calidad del diseño del producto
y del control del material de cada producto.
FUNCIONES ESENCIALES

 Coordinar las labores de diseño del producto.

 Verificar las órdenes de trabajo es decir el tipo de diseño que quiere la gerencia.
 verificar que los materiales a utilizar cumplan con los estándares de calidad pre
establecidos para el proyecto.
 Controlar el uso y las existencias de insumos requeridos para el diseño.
 Elaborar informes de sus actividades en proceso y concluidas.
 Realizar otras tareas relacionadas con el cargo que contribuyan al logro de los
objetivos de la organización.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: VENDEDOR
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE VENTAS
NUMERO DE CARGOS: TRES (3)
REPORTA A (NOMBRE DEL CARGO): DIRECTOR DE VENTAS
REQUISITOS MINIMOS
REQUISITOS DE FORMACION Administrador, técnico en administración con
buen manejo de relaciones sociales.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia.
NATURALEZA DEL CARGO
Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor de cobertura asistiendo a los
clientes asignados y visitar a clientes potenciales.
FUNCIONES ESENCIALES

 Tomar pedidos a los clientes, llevar un inventario de productos en los clientes.

 Asesorar a los clientes en cuanto al producto.
 Informar sobre las actividades de promoción a los clientes.
 Realizar merchandising en las neveras de los minoristas (revisar fechas y rotación de
productos).
 Tener disponibilidad para otras tareas que se le puedan delegar.

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEMIENTO PRODUCCION DE HELADOS CON SABOR A

LICOR
NATURALEZA DEL PROCEDIMIENTO
Determinación de requisitos, actividades relacionadas con la producción y el diseño del
producto, compra de materias primas, su transformación en producto terminado y su
posterior almacenamiento y conservación.

 Inventario de informes y programa de producción.

 Presupuesto de ventas.
 Cotizaciones de materias primas.
 Normas de control de calidad y demás normas aplicables.
 Llevar a cabo el plan de compras.
 Recepción y verificación de materia prima.
 Pasteurización, homogenización y maduración del producto.
 Congelación, inspección y envasado.
 Abatimiento de temperatura.
 Almacenamiento y conservación producto terminado.
 Aseguramiento y control de ingeniería de calidad.
 Mantenimiento de maquinaria y equipo de producción.
 Realizar procesos de autoevaluación, seguimiento y medición a los productos
y al proceso.
PROCEDIMIENTO COMERCIALIZACION DE HELADOS CON
SABOR A LICOR
NATURALEZA DEL PROCEDIMIENTO
Comercializar helados con sabor a licor, atendiendo el mercado de la ciudad de Tunja,
Duitama y Sogamoso, mediante la utilización de estrategias de penetración en el mercado
que permitan el posicionamiento de la marca GELICO, a través de estrategias de publicidad y
liderazgo en costos que permitan lograr una participación mayor en el mercado del
departamento de Boyacá.

 Elaborar un plan anual de ventas.

 Establecer una estrategia de penetración en el mercado.
 Llevar el plan de ventas en la región.
 Ejecutar las estrategias de publicidad para ganar cuota de mercado.
 Evaluar la satisfacción del cliente.
 Desarrollar diseños vanguardistas para la presentación del producto, para así generar
recordación de marca.
 Realizar evaluación y seguimiento constante al proceso.
 Desarrollar actividades de mejora continua.

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA CAPACIDAD FINANCIERA

NATURALEZA DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la ejecución y registro de los recursos financieros mediante la planificación de
ingresos y gastos, de acuerdo a la normatividad presupuestal y contable vigente, bajo el
cumplimiento de los principios de transparencia y racionalización de los recursos, con el fin
de gestionar la capacidad financiera y así garantizar el desarrollo de los procesos de la
organización.

 Definir presupuesto requerido para llevar a cabo el proceso de producción.

 Definir estrategias de financiamiento.
 Definir políticas de pago.
 Establecer procedimientos contables.
 Administrar obligaciones financieras.
 Realizar seguimiento al nivel de endeudamiento de la organización.
 Tomar acciones pertinentes.
PROCEDIMIENTO INNOVACION Y DESARROLLO DEL
PRODUCTO
NATURALEZA DEL PROCEDIMIENTO
Crear nuevos productos que atraigan al consumidor buscando nuevos sabores, formulas,
envases, ingredientes e ideas, monitoreando la respuesta del consumidor; identificando lo
que funciona y lo que no, poniéndonos en sintonía con las tendencias emergentes en cuanto a
desarrollo de producto.

 Desarrollo del concepto.

 Validación del concepto.
 Tendencias en innovación.
 Asesoramiento en innovación.
 Ingredientes.
 Inteligencia competitiva.
 Datos de ventas de nuevos productos.
 Análisis del embalaje del producto.
 Análisis de las reclamaciones.

PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA

NATURALEZA DEL PROCEDIMIENTO
Desarrollar cambios positivos que permitan ahorrar dinero tanto para la organización como
para el cliente, ya que la búsqueda de la excelencia comprende procesos que consisten en
aceptar nuevos retos, dicho proceso será progresivo y continuo incorporando todas las
actividades que realiza la empresa en todos sus niveles.

 Compromiso de la alta gerencia.

 Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
 Asegurar la participación de cada uno de los empleados de la organización.
 Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas.
 Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
 Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y desarrollar una
estrategia de mejoramiento a largo plazo.
 Establecer un sistema de reconocimientos.