UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS

CARRERA: GERENCIA DE NEGOCIOS

ASIGNATURA
PLANEACIÓN Y CONTROL
<< PCE – 1804>>

Objetivo general:
Obtener los conocimientos necesarios sobre la planeación y control dentro de la
gerencia de negocios e instituciones mediante herramientas como el programa
de planeación, control administrativo, así como planes de incentivos y
compensaciones a corto y largo plazo para la correcta dirección administrativa de
las instituciones.
 PLANEACIÓN Y CONTROL

DATOS GENERALES
UV: 4
Requisitos para cursar la asignatura: Administración de Recursos Humanos II Módulos de aprendizaje:
ARE - 0904
Módulo I:
Objetivos específicos: Administración por
objetivos
Al finalizar este módulo el alumno/a podrá describir cuál es la naturaleza de
los sistemas de control. Módulo II:
Control administrativo
 Conocer cuáles son los objetivos de un presupuesto.
 Distinguir las diferencias entre un presupuesto, un plan estratégico y un Módulo III:
pronóstico. Las estrategias
 Identificar los pasos para elaborar un presupuesto de operación. institucionales

Módulo IV:
Control y comportamiento
organizacional

Módulo V:
Naturaleza de los
presupuestos

Módulo VI:
Análisis de los estados
financieros

Módulo VII:
Administración de la
compensación

Competencias: Módulo VIII:

 Reconocer los objetivos que debe tener todo presupuesto. Empresas de servicios
 Analizar las diferencias entre un presupuesto, un plan estratégico y un
Módulo IX:
pronóstico.
Empresas multinacionales
 Listar los pasos necesarios para elaborar un presupuesto de operación.
 ICONOGRAFÍA

En el desarrollo del contenido de cada uno de los módulos de aprendizaje se

encontrarán algunos iconos que sugieren actividades o acciones que dinamizan el
proceso de aprendizaje. A continuación, se describen cada una de sus utilidades:

Mapas mentales: Se presentan al inicio de cada módulo y organizan de forma

lógica la información general que se abordará en el documento.

Estudios de caso: Son casos reales o ficticios que ilustran, en la vida real,
algunos aspectos estudiados dentro de la temática; servirán para crear opinión
fundamentada teóricamente por parte del educando.

Lecturas complementarias: Dentro del contenido se encuentran lecturas que

complementarán el contenido estudiado.

Enlaces web: Este icono servirá para mostrar enlaces web de información de
interés, así como videos y libros relacionados directamente con la temática.

Datos de interés: Este apartado se encontrará relacionado con el texto del

documento, servirá para conocer datos, estadísticas, tips y comentarios que
refuercen el contenido estudiado.

Evaluador de progreso: Son preguntas relacionadas con el tema y con las

competencias que se esperan desarrollar. No tienen ninguna evaluación más
que la autoevaluación del aprendizaje adquirido.

Actividad de aprendizaje: Son las actividades de aprendizaje que se irán

realizando periódicamente se avanza en el contenido.

Conceptos técnicos: Se presentan en el transcurso del contenido y muestra los

conceptos técnicos de algunos elementos dentro de la temática.
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS

ASIGNATURA: PLANEACIÓN Y CONTROL

MÓDULO V
NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
Introducción:
Comenzaremos este módulo con una descripción de los objetivos de un presupuesto y lo
distinguiremos de un plan estratégico y de un pronóstico. Luego presentaremos varios tipos de
presupuestos y algunos detalles de un presupuesto de operación ordinario.

En la siguiente sección expondremos los pasos para preparar un presupuesto de operación. Por
último, nos referiremos a las implicaciones que tiene la preparación de presupuestos en la conducta de
los involucrados.
 ORGANIZACIÓN DE LA CLASE

Temática del módulo V: Pág.

Naturaleza de presupuestos 6
 Presupuestos
Tipos de presupuestos
 Relación con la planificación estratégica
 Comparación con el pronostico
 Uso del presupuesto
 Tipos de presupuestos
Ingresos, producción y venta, marketing, administración, investigación y
desarrollo, impuestos, etc.

Preparación del presupuesto 16

 Organización
 Expedición de lineamientos
 Revisión del presupuesto
Presupuesto de contingencia
Aspectos conductuales

Presupuesto participativo 19
 Participación en el proceso de elaboración del presupuesto.

Bibliografía 22
Descripción actividades para módulo V:

Actividades:
Las actividades comprendidas en este módulo son:

 Lectura del material designado sobre los temas ya señalados.

 Participación del foro.
 Revisión del video “Evaluación del desempeño”, 90-180-360 grados.
 Desarrollo de un caso práctico en forma grupal.

Foro: “Evaluación del desempeño y Educación financiera”

El video “Evaluaciones del desempeño 90, 180 y 360 grados” expone

sobre la importancia del control organizacional.
https://www.youtube.com/watch?v=zejXXdAjooI

Observen el siguiente video y comenten

1. ¿Qué son las evaluaciones del desempeño?
2. ¿A qué se refieren los grados de cada evaluación?
3. ¿Es importante este proceso para las organizaciones?, Justifica tu respuesta.
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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

ASIGNATURA: PLANEACIÓN Y CONTROL

Expresado en las unidades

Presupuestos monetarias para el desempeño
organizacional

Relacionado directamente con la

planificación estratégica

Tipos de presupuestos:

 Según su flexibilidad
 Según su periodo Presupuesto de operación:
 Según su campo de
Ingresos, producción y venta, marketing,
aplicación
administración, investigación y desarrollo e
impuestos.

Propósito del presupuesto:

 Perfeccionar plan estratégico

 Coordinar
 Asignación de responsabilidades
 Bases para evaluación de desempeño

En síntesis, estos contenidos son abordados en este módulo V de aprendizaje.

Dentro del contenido se ahonda en descripciones, elementos y características que articulan
mejor cada temática.

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 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO V: NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS

Presupuestos
Los presupuestos son una herramienta importante de la planeación de
corto plazo y el control de las organizaciones. Un presupuesto de operación cubre
por lo regular un año y declara los ingresos y gastos planeados para ese año. Tiene
las siguientes características:
En un presupuesto se calculan las utilidades potenciales de la unidad de
negocio.
Se expresa en unidades monetarias, aunque las sumas de dinero estén
respaldadas por montos no monetarios (como unidades vendidas o producidas).
En general, abarca un período de un año. En empresas que tienen una gran
influencia los factores estacionales puede haber dos presupuestos anuales; por
ejemplo, las compañías de ropa tienen un presupuesto de otoño y otro de primavera.
El presupuesto es un compromiso de la gerencia; los gerentes
aceptan la responsabilidad de alcanzar los objetivos presupuestados la
cuales es revisada y autorizada por una autoridad superior.
En la ejecución del presupuesto, el desempeño financiero real se
compara periódicamente con el presupuesto; las variaciones se
analizan y explican.
El proceso de preparación de un presupuesto debe distinguirse de a) la
planeación estratégica y b) la elaboración de pronósticos.

Tipos de presupuestos existentes

El presupuesto ha existido en la organización económica humana desde los tiempos de
las culturas antiguas como lo demuestra el hecho de que los egipcios hacían estimaciones
para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años
de escasez; y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos
conquistados para exigirles el tributo correspondiente.

Todos los presupuestos son de mucha importancia para proyectar o estimar los gastos e
ingresos de una empresa que puede ser a corto o largo plazo, haciendo comparaciones
de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así tener menos gasto y
6
mayor ingreso para la compañía .
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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Son muchas las ventajas que proporcionan la elaboración de un buen presupuesto, sin
embargo, para ello se deben tener en cuenta las consultas a las diferentes áreas de la
compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc., y las comparaciones de otras
empresas como son los estados financieros.

Proyectos y presupuestos, Librería Cultural, 2018

Tipos de presupuestos
Existe una variedad de presupuestos que se adaptan a cada una de las
actividades u operaciones que realizan las instituciones.

Tipos de
Clasificación Explicación
presupuestos
Estos se elaboran para un solo nivel de
actividad. Una vez alcanzado este, no se
permiten los ajustes requeridos por las
variaciones que sucedan.

De este modo se efectúa un control

Rígidos, estáticos, fijos o asignados
anticipado, sin considerar el comportamiento
económico, cultural, político, demográfico o
jurídico de la región donde
actúa la empresa. Esta forma de control
Según su anticipado dio origen al presupuesto que
flexibilidad tradicionalmente utilizaba el sector público.
Son los presupuestos que se elaboran para
diferentes niveles de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en
cualquier momento. Estos muestran los
ingresos, costos y gastos ajustados al
Flexibles o variables
tamaño de operaciones manufactureras o
comerciales. Tienen amplia aplicación en el
campo de lo presupuestario de los costos,
gastos indirectos de fabricación,
administrativos y ventas.
Son los presupuestos que se planifican para
Según su
Corto plazo cubrir un ciclo de operación y estos suelen
periodo
abarcar un año o menos.

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 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO V: NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Tipos de
Clasificación Explicación
presupuestos
Son presupuestos que abarcan de los dos
Largo plazo
años a un máximo de cinco.
Es un Presupuesto que proporciona un plan
global para un ejercicio económico próximo.
Presupuesto maestro Generalmente se fija a un año, debiendo
incluir el objetivo de utilidad y el programa
coordinado para lograrlo.
Son estimados que en forma directa en
proceso tiene que ver con la parte
Neurológica de la Empresa, desde la
producción misma hasta los gastos que
conlleve ofertar el producto o servicio, son
componentes de este rubro:
 Presupuesto de Venta (estimados
producido y en proceso).
 Presupuesto de producción (incluye
gastos directos e indirectos).
 Presupuesto de requerimiento de
Presupuesto de operación materiales (Materia prima, insumos, auto
partes etc.).
Según su  Presupuesto mano de obra (fuerza bruta,
campo de calificada y especializada).
aplicación  Presupuesto gasto de fabricación.
 Presupuesto costo de producción (sin el
margen de ganancia).
 Presupuesto gasto de venta
(capacitación, vendedores, publicidad).
 Presupuesto gasto de administración
(requerimiento de todo tipo de mano de
obra y distribución del trabajo).
Son estimados que tienen como prioridad
determinar el nivel de ventas real y
proyectado de una empresa, para determinar
límite de tiempo.
 Productos que comercializa la empresa.
Presupuesto de venta  Servicios que prestará.
 Los ingresos que percibirá.
 Los precios unitarios de cada producto o
servicio.
 El nivel de venta de cada producto.
 El nivel de venta de cada servicio.

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Tipos de
Clasificación Explicación
presupuestos
Es el presupuesto de venta proyectado y
ajustados por el cambio en el inventario,
primero hay que determinar si la empresa
Presupuesto de producción puede producir las cantidades proyectadas
por el presupuesto de venta, con la finalidad
de evitar un costo exagerado en la mano de
obra ocupada.

Actividad sugerida:

Indicaciones: Investiguen cada uno de los formatos que se utilizan en estos

diferentes presupuestos.

Respondan a las preguntas:

 ¿Cuáles son los elementos o casillas que se repiten en los diferentes formatos?

 ¿Cuáles son los elementos o casillas que cambian en los diferentes formatos?

 ¿Cuál es la importancia de cada uno de ellos?

Relación con la planeación estratégica

La planeación estratégica es el proceso de decidir la naturaleza y el tamaño
de los programas que van a emprenderse para ejecutar las estrategias de una
organización. Tanto la planeación estratégica como la preparación de
presupuestos requieren planear, pero las actividades de planeación son
diferentes en los dos procesos.
El proceso de presupuestación se enfoca en un solo
año, mientras que la planeación estratégica se extiende a
un período de varios años. La planeación estratégica es
anterior a la elaboración de presupuestos y ofrece el
marco para preparar el presupuesto anual. En cierto
sentido, un presupuesto es una tajada de un año del plan
estratégico de la organización, aunque el proceso de
elaboración de presupuestos es algo más que cortar una
rebanada de pastel.

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Otra diferencia entre un plan estratégico y un presupuesto es que el

primero lo elaboran básicamente los centros de responsabilidad. Esta
reorganización del programa (para que concuerde con los centros responsables
de ejecutarlo) es necesaria porque el presupuesto se usará para influir con
antelación en el desempeño de los gerentes y para evaluarlo después.

Comparación con el pronóstico

Un presupuesto difiere de un pronóstico en varios aspectos. Un
presupuesto es un plan de gestión que parte de la suposición implícita de que
quien lo prepara (el gerente) actuará para que los hechos concretos
correspondan con lo planeado; un pronóstico no es más que una predicción de lo
que es más probable que suceda, sin esperar que quien hace el pronóstico trate
de modificar los sucesos de modo que se materialice lo pronosticado.

A diferencia de un presupuesto, un pronóstico tiene las siguientes características:

 Un pronóstico puede enunciarse o no en términos monetarios.

 Se refiere a cualquier período.
 Quien pronostica no asume ninguna responsabilidad por conseguir los
resultados pronosticados.
 Los pronósticos no deben ser autorizados por un superior.
 Un pronóstico se actualiza en cuanto surge nueva información que indica
que cambiaron las condiciones.
 Las variaciones respecto de lo pronosticado no se analizan de manera
formal no recurrente.
Un ejemplo de pronóstico es el que hace el tesorero para colaborar en la
planeación del efectivo. Este pronóstico incluye estimaciones de ingresos, gastos
y otros elementos que afectan los flujos de efectivo. Pero el tesorero no es
responsable de hacer que las ventas, gastos y otros elementos realmente
concuerden con lo pronosticado. El pronóstico del efectivo no se define con la
alta gerencia; puede cambiar cada semana o aun a diario sin aprobación de un
superior, y por lo regular las variaciones entre la realidad y lo anticipado no se
analizan sistemáticamente.

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

El pronóstico financiero: Instrumento que predice el costo de los

productos y servicios, la cantidad de ingresos por ventas y las ganancias
que puede anticipar. Si el negocio no opera en la actualidad el
pronóstico financiero explicará cuánto dinero se deberá invertir o pedir
en préstamo.
Obviamente, el pronóstico financiero depende del tipo de negocio. Es
decir, si es un negocio minorista, una empresa de servicios, de
fabricación, una empresa mayorista o una empresa de desarrollo de
proyectos.

Desde el punto de vista de la administración, un pronóstico financiero es

exclusivamente una herramienta de planeación, mientras que un presupuesto es
herramienta de planeación y control. Todos los presupuestos incluyen elementos
de pronóstico, pues quienes los elaboran no se hacen responsables por ciertos
acontecimientos que inciden en su capacidad de alcanzar los objetivos previstos.
Si alguien elabora un documento llamado presupuesto y puede cambiarlo
cada trimestre sin aprobación formal, se trata en realidad de un pronóstico, no de
un presupuesto. No sirve para evaluación y control porque, al final del año, los
resultados siempre serán los mismos del presupuesto revisado.

Uso del presupuesto

La preparación de un presupuesto de operación tiene cuatro propósitos
fundamentales:
1. Perfeccionar el plan estratégico. El primer borrador del presupuesto
puede revelar que el desempeño general de la organización o de una
de sus unidades no será satisfactorio. En tal caso, la preparación del
presupuesto es una oportunidad de tomar decisiones que mejoren
ese documento antes de que se haga un compromiso con una
manera concreta de operar durante el año.
2. Coordinación. Todo gerente de un centro de responsabilidad de la
organización participa en la preparación del presupuesto. Luego, el
personal administrativo arma las piezas y forma un plan general, es
posible que surjan incongruencias. Lo más común es que los planes

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

de la organización de producción no concuerden con el volumen

planeado de ventas totales o de ciertas líneas de productos. En el
proceso de preparación del presupuesto se detectan y resuelven
estas incongruencias.
3. Asignación de responsabilidades. En el presupuesto aprobado
deben quedar claras las responsabilidades de cada gerente. El
presupuesto también autoriza a los gerentes de los centros de
responsabilidad a gastar ciertas sumas para los fines designados sin
pedir aprobación a sus superiores.
4. Bases para la evaluación del desempeño. El presupuesto representa
un compromiso de quien lo elabora con su superior. Por tanto, es
una referencia con la cual se valora el desempeño real. El
compromiso está sujeto a cambio si las premisas en las que se basa
se modifican, pero aun así el presupuesto es un excelente punto de
partida para la evaluación del desempeño.

Contenido de un presupuesto de operación

En la siguiente tabla se muestra el contenido de un presupuesto de
operación común y se compara con otros documentos de planeación: el plan
estratégico y el presupuesto de capital, el presupuesto de efectivo y el estado de
resultados presupuestado. Los montos para el año se planean en dinero, junto
con otras cifras, como el recuento de empleados y las ventas en unidades.

Presupuesto de
Plan estratégico Presupuesto de operación
capital
Cada proyecto de
Ingresos y gastos de Para la organización completa y para cada unidad de
capital principal
cada programa negocio
por separado
No necesariamente se
hacen por centros de Se clasifica por centros de responsabilidad
responsabilidad
Incluye: Ingresos, costos de producción y de ventas,
gastos de marketing, gastos de logística
Sin tantos detalles como
(ocasionalmente), generales y administrativos,
el presupuesto operativo
investigación y desarrollo, impuesto sobre la renta
(ocasionalmente) e ingreso neto
Los gastos pueden ser: Flexibles, discrecionales y
Hay más gastos variables
comprometidos

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metodología para la elaboración de presupuesto.

Presupuesto de
Plan estratégico Presupuesto de operación
capital
Para varios años Para un año divido en meses o en trimestres
Gastos totales del
El total es igual al El total es igual al plan estratégico (salvo que se
proyecto, por
presupuesto operativo modifique)
trimestres

Tipos de presupuestos de operación

En organizaciones pequeñas, especialmente las que no tienen unidades de
negocio, el presupuesto puede ser de solo una página. En las organizaciones más
grandes hay una página de resumen; las demás contienen los detalles de las
unidades de negocio individuales, más gastos de investigación y desarrollo, gastos
generales y administrativos.
El rubro de ingresos se anota al principio porque es el primero del estado
de resultados y porque el monto de los ingresos presupuestados influye en el
monto de muchos otros rubros.
Presupuesto de ingresos. Un presupuesto de ingresos es una proyección de las
ventas unitarias multiplicada por los precios de venta esperados. De todos los
elementos del presupuesto de utilidades, el presupuesto de ingresos es el más
importante, pero también es el elemento sujeto a la mayor incertidumbre.
El grado de incertidumbre difiere entre las
compañías, y aun dentro de una compañía es
diferente en diversas épocas. Las empresas con
muchas demoras o cuyos volúmenes de ventas
están restringidas por la capacidad de
producción podrán hacer proyecciones de
ventas más seguras que aquellas donde los
volúmenes de ventas están sujetos a las
incertidumbres del mercado.
El presupuesto de ingresos se basa normalmente en pronósticos de
condiciones de las que el gerente de ventas no es responsable. Por ejemplo, el
estado de la economía tiene que anticiparse al preparar el presupuesto de ingresos,
pero, evidentemente, el gerente de marketing no tiene control alguno sobre esta
variable. Sin embargo, una publicidad eficaz, buen servicio y calidad y vendedores

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

capacitados influyen en el volumen de ventas, y el gerente de marketing sí

controla estos factores.

Costos presupuestados de producción y de ventas. Los ejemplos comunes de los

libros de texto indican que los costos directos de materiales y mano de obra se
calculan a partir de los volúmenes de producción contenidos en el presupuesto
de ventas, con frecuencia esto no es viable porque estos detalles dependen de la
mezcla real de productos que se fabricará.
Por el contrario, en un presupuesto se señalan los costos estándares de
materiales y mano de obra del volumen planeado con una combinación estándar
de productos.

Los gerentes de producción hacen planes para calcular cantidades

de materiales y mano de obra y preparan los presupuestos de
compras de artículos por adelantado. También hacen calendarios
de producción a fin de asegurarse de tener los recursos necesarios
para producir las cantidades presupuestados

Gastos de marketing. Los gastos de marketing son los desembolsos en que se

incurre para conseguir ventas. Una parte considerable de las sumas incluidas en
el presupuesto puede haber quedado comprometida desde antes de que
comience el año. Si en el presupuesto se prevé crear una fuerza de ventas con
cierto número de oficinas y empleados, los planes para abrir o cerrar oficinas y
para contratar y capacitar personal (o para despedir empleados) deben estar en
marcha antes de que el año comience.

La publicidad debe prepararse con

meses de antelación a su
lanzamiento y los contratos con los
medios también deben estar listos
meses antes.

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 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO V: NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Gastos generales y de administración. Son los gastos generales y

administrativos de las unidades de personal de apoyo, tanto en la matriz como en
las unidades de negocio. Por lo común son gastos discrecionales, aunque algunos
componentes (como los costos del control contable en el departamento de
contabilidad) son gastos mensurables.

En la preparación de
presupuestos se presta
mucha atención a estos
gastos que generan los
diferentes departamentos
de la organización.

Gastos de investigación y desarrollo. El presupuesto de investigación y desarrollo

aplica dos enfoques o una combinación de ambos. En uno, lo que interesa es el
monto total, que puede ser el nivel de gasto actual, ajustado a la inflación, o una
suma mayor, en la creencia de que en los buenos tiempos se puede gastar más se
la compañía espera un aumento de los ingresos por ventas o si hay buenas
posibilidades de desarrollar un producto o un proceso nuevo.
El otro enfoque consiste en acumular el gasto planeado para cada proyecto
aprobado, más un margen para trabajos que pueden realizarse, aunque no se
hayan identificado en ese momento.
Impuesto sobre la renta. Aunque el resultado final es el ingreso después de
descontar el impuesto sobre la renta, algunas compañías no toman en cuenta este
gravamen al preparar los presupuestos de sus unidades de negocios.
La razón es que las políticas sobre el impuesto sobre la renta se definen en
la sede de la corporación.

Objetivos no financieros
Algunas compañías también preparan una declaración de objetivos no
financieros.
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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

1. Presupuesto de capital. En el presupuesto de capital se expresan los proyectos

de capital más una suma global para proyectos menores que no requieren
aprobación superior. Por lo regular se prepara aparte del presupuesto de
operación y se encarga a otras personas.
2. Estado de resultados presupuestado. El estado de resultados presupuestado
muestra las implicaciones de las decisiones tomadas en los presupuestos de
operación y de capital. En general, no es un medio de control administrativo,
pero algunas partes son útiles para ese fin. Los gerentes de operaciones que
pueden influir en el nivel de los inventarios, cuentas por cobrar o cuentas por
pagar son responsables de esos rubros.
3. Estado de flujos de efectivo presupuestados. El estado de flujos de efectivo
presupuestados muestra cuánto del efectivo necesario en el año provendrá de
las ganancias retenidas y cuánto, si acaso, debe conseguirse de otras fuentes
o de préstamos. Además, muestra las entradas y salidas de efectivo del año,
por lo común por trimestre.
4. Administración por objetivos. Los objetivos financieros que los gerentes
tienen la responsabilidad de alcanzar durante el año se fijan en los
presupuestos descritos antes. En las sumas presupuestadas están implícitos
ciertos objetivos específicos: abrir oficinas de ventas, introducir una nueva
línea de productos, volver a capacitar a los empleados, instalar un nuevo
sistema de cómputo, etc. Algunas compañías hacen implícitos estos objetivos.

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO

Existen pasos sistemáticos para la preparación, presentación, revisión y

aprobación de los presupuestos.

Organización
Departamento de presupuestos. El departamento de presupuestos, que por lo
regular (pero no siempre) rinde cuentas al contralor de la corporación, administra
el flujo de información del sistema de control presupuestario.
El departamento de presupuestos realiza las siguientes funciones:

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

 Publica procedimientos y formas para la preparación del presupuesto.

 Coordina y publica cada año las suposiciones básicas de la corporación.
 Se asegura de la información se comunique apropiadamente entre unidades
afines de la organización (por ejemplo, ventas y producción).
 Ayuda a los encargados de elaborar los presupuestos.
 Analiza los presupuestos propuestos y hace recomendaciones, primero a los
autores y luego a la alta gerencia.
 Administra la revisión de los presupuestos durante el año.
 Coordina el trabajo de los departamentos de presupuesto en niveles
inferiores (por ejemplo, los departamentos de presupuestos de las unidades
de negocio).
 Compara el desempeño informado con el presupuesto, interpreta los
resultados y prepara resúmenes para la alta gerencia.

Comité de presupuesto. El comité de presupuesto está formado por miembros de

la alta gerencia, como el director ejecutivo, el director operativo y el director de
finanzas. En algunas compañías el director ejecutivo decide sin un comité.
El comité de presupuesto cumple una función vital. Revisa y aprueba o
ajusta todos los presupuestos.

Expedición de lineamientos
Haya o no haya plan estratégico, el primer paso del proceso de preparación
del presupuesto es establecer guías que rijan dicha elaboración y difundirlas entre
los gerentes. El personal del presupuesto elabora las guías y la alta gerencia las
aprueba. El personal también fija un calendario con los pasos del proceso de
preparación del presupuesto.
1. Propuesta de presupuesto inicial: Con las guías, los gerentes de los centros de
responsabilidad, auxiliados por su personal, desarrollan una solicitud de
presupuesto. Los cambios del nivel actual de desempeño se clasifican en:
 Cambios de los factores externos: Cambios en toda la actividad económica
que afectan el volumen de ventas.
 Cambios esperados en los precios de los materiales y servicios comprados.
 Cambios esperados en los salarios.
 Cambios en los precios.

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

 Cambios de políticas y prácticas internas

 Cambios de los costos de producción, por el uso de nuevas máquinas o
métodos.
 Cambios de participación de mercado y mezcla de productos.

2. Negociación: Quien elabora el presupuesto analiza la propuesta con su

supervisor. Este es el meollo del proceso. El supervisor trata de juzgar la
validez de los ajustes. Generalmente, un criterio fundamental es que el
desempeño del año presupuestado sea mejor que el del año actual.

3. Margen de seguridad: Muchas personas elaboran presupuestos en los cuales

los ingresos son un poco menores y los gastos algo mayores que los
estimados. Así, el presupuesto es una meta más fácil de alcanzar. La diferencia
entre el monto del presupuesto y la mejor estimación se llama colchón.

4. Revisión y aprobación: Los presupuestos pasan por varios niveles de la

organización. Cuando llegan a la parte superior de una unidad de negocio, los
analistas compilan las partes y examinan el total. El analista revisa la
congruencia; por ejemplo, si el presupuesto de producción es congruente con
el volumen de ventas planeado.

El comité de presupuesto recomienda la aprobación final al

director ejecutivo, quien a su vez entrega el presupuesto
aprobado al consejo de directores para que lo ratifique.

Revisión de los presupuestos

Uno de los aspectos más importantes de la administración de presupuestos
es la revisión de un presupuesto que ya fue aprobado.
Hay dos tipos generales de revisión de presupuestos:
1. Procedimiento sistemático para actualizar los presupuestos (por
ejemplo, cada trimestre).

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 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO V: NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

2. Procedimientos que permiten hacer revisiones en circunstancias

especiales.
Las revisiones del presupuesto deben limitarse a las circunstancias en
que el presupuesto aprobado es tan poco realista que ya no representa un medio
de control eficaz. Esto significa que las revisiones del presupuesto deben ajustarse
pro cambios significativos de las condiciones que había cuando se aprobó el
presupuesto original.
Una condición importante es no exigir a los gerentes que se aferren a los
planes aun cuando acontecimientos posteriores demuestren que no son los
mejores. Por tanto, es importante que las acciones de los gerentes se basen en la
información más reciente.

Presupuesto de contingencias
Algunas compañías preparan rutinariamente presupuestos de
contingencia en los cuales señalan las acciones que debe tomar la administración
si bajan mucho los volúmenes de ventas en relación con lo previsto al elaborar el
presupuesto (por ejemplo, qué hacer si el volumen de ventas es 20% menor a lo
estimado). El presupuesto de contingencias permite ajustarse rápidamente a
eventuales cambios de condiciones.

Aspectos conductuales: Uno de los propósitos de un sistema de control

administrativo es alentar al gerente para que sea eficaz en la búsqueda de las
metas de la organización. A continuación, analizaremos algunos aspectos
motivacionales en la preparación de presupuestos de operación.

PRESUPUESTO PARTICIPATIVO

Participación en el proceso de elaboración del presupuesto

El proceso de elaboración de un presupuesto es un proceso “ascendente”
o “descendente”. En la elaboración descendente, la alta gerencia fija el
presupuesto de los niveles inferiores. En la elaboración ascendente, los gerentes
del nivel inferior participan en la determinación de los montos del presupuesto.

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DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Pero el enfoque descendente casi nunca funciona; produce falta de compromiso

de quienes ejercen el presupuesto, lo que pone en peligro el éxito del plan. La
elaboración ascendente tiene más probabilidades de generar el compromiso de
los objetivos presupuestados; sin embargo, si no se controla cuidadosamente
puede resultar en cantidades demasiado fáciles de alcanzar o que no
correspondan con los objetivos generales de la compañía.

De hecho, un proceso eficiente de preparación del

presupuesto mezcla los dos enfoques.
En las investigaciones se ha mostrado que la participación en
el presupuesto (es decir, que quien lo elabora también influye en la
determinación de las cantidades) tiene efectos positivos en la
motivación de los gerentes por dos razones:
1. Es probable que las metas del presupuesto sean mejor
aceptadas si los gerentes consideran que están bajo su
control personal y que les fueron impuestas desde
afuera. Esto aumenta el compromiso personal por
alcanzar las metas.
2. La elaboración participativa favorece el intercambio de
información. Las cantidades aprobadas están
respaldadas por la experiencia y los conocimientos de
quienes elaboran el presupuesto, que son los que están
más cerca del entorno del producto o del mercado.

Grado de dificultad de las metas presupuestadas

Lograr el presupuesto ideal es una meta difícil pero asequible. Hay varias
razones por las cuales la alta gerencia aprueba presupuestos asequibles para las
unidades de negocio:
Si el objetivo presupuestado es demasiado difícil, los gerentes estarán
tentados a tomar medidas de corto plazo que quizá no concuerden con los
intereses de largo plazo de la compañía.
Los objetivos asequibles reducen la motivación de los gerentes para
manipular los datos.

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 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO V: NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

Un presupuesto de utilidades muy difícil de alcanzar implica objetivos de

ventas demasiados optimistas. Esto puede llevar a destinar demasiados recursos
a incrementar las ventas.
Cuando los gerentes de las unidades de negocio cumplen y superan sus
objetivos, hay un ambiente de “ganadores” y una actitud positiva dentro de la
empresa.
Una desventaja de fijar objetivos asequibles es la posibilidad de que los
gerentes de las unidades de negocio no se esfuercen más una vez que se cumple
el presupuesto. Para superar esta limitación se ofrecen bonos por el desempeño
real que supere lo presupuestado.

Participación de la alta gerencia

La participación de la alta gerencia es necesaria para que cualquier sistema
de presupuestos motive a los responsables. La administración debe participar en
la revisión de los presupuestos y tiene que evitar aprobarlos automáticamente.
La administración también debe dar seguimiento a los resultados del
presupuesto. Si no hay realimentación de la alta gerencia sobre los resultados del
presupuesto, el sistema no motivará a quienes lo ejercen.

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 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO V: NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
DE HONDURAS Tipos de presupuesto, propósitos, objetivos financieros,
metodología para la elaboración de presupuesto.

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