ANÁLISIS DE SISTEMAS

CÓDIGO: 301308A

Unidad 1: Fase 1 - Exploración y Diagnóstico del Problema

Presentado al tutor:
EDGAR JULIAN TORRES

Entregado por los estudiantes:

María del Pilar Rubio Quevedo

Código: 1.122.118.373

Javier Enrique Ángel Quevedo

Código: 1.122.143.460

Michael Iván Gómez Acevedo

Código: 1.006.821.020

Jerikson Andrey Acero Ruíz

Código: 1.006.779.482

Didier Armando Pardo Leyton

Código: 1.121.877.664

Grupo: 301308_70
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
OCTUBRE DEL 2019
ACACÍAS META
Objetivos
Objetivo General

Encontrar y dar solución a la problemática que se presenta en la empresa “La Colmena” a

raíz de actividades individuales y colaborativas.

Objetivos Específicos

● Diagnosticar los problemas de la empresa La Colmena que tiene en sus áreas

administrativas distribuidas.
● Conocer los problemas en cada una de sus áreas, actores directos e indirectos,
causas, consecuencias, realizar ideas y soluciones futuras.
● Debatir y establecer sobre los sistemas de información que puedan solucionar un
problema.
 Empresa “La colmena”
“La colmena”, es una empresa que se encuentra operando desde 1999, y se dedica a ofrecer
productos para el cuidado de la belleza. Su función es la tener a disposición las mejores
marcas de cosméticos en una relación calidad-precio. Actualmente, su sede principal se
encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá Colombia y cuenta con varias sedes en: Cali,
Medellín, Barranquilla, Pasto, Ibagué, Popayán y Pereira.
Los productos que ofrece la empresa son: Capilares, Maquillaje, Corporales, Accesorios,
Eléctricos, Manicure y Pedicure.
El representante legal y dueño, el Señor Josué Barona, cuenta con un número de empleados
que trabajan en las diferentes sedes, distribuidos de la siguiente forma:

Sede Principal en Bogotá:

Gerente comercial – Operan a nivel nacional
Gerente administrativo – opera a nivel nacional
Vendedores

En las demás sedes cuenta con: Vendedores

Tiene como contrato outsourcing empleados de: Servicios generales, Entregadores (2 por
cada ciudad, excepto en Bogotá que cuenta con 10 entregadores) y un Tecnico en sistema
(el servicio del técnico se solicita en Bogotá de acuerdo a la demanda generada en la
empresa, pero debe opera a nivel nacional).

Las áreas de la empresa se encuentran distribuidas así:

 Gerente General

Area Administrativa y Recursos Area comercial y mercadeo

Humanos

Servicios Generales

La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las necesidades
operativas básicas del negocio llamado “ByCosmetic”, pero actualmente el software tiene
algunas limitaciones de tipo funcional, es decir, que hay procesos que no se encuentran
completos y otros procesos que no se encuentran implementados (es decir, se deben realizar
manualmente), tal como la administración de los empleados que son contratados por
outsourcing. Otras limitaciones que se han generado son las inconsistencias en el
inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la empresa y en la contratación
de servicios externos. Adicionalmente, se cuenta con un software que se llama “Siigo
Software” donde se realiza los procesos contables, tales como: Balances, Estados
financieros y liquidación de los impuestos.

Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha logrado identificar:

En algunas ocasiones, no se actualiza correctamente los saldos en los inventarios cuando se
genera una venta.
De acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el inventario en un
archivo de Excel y se están generando copias de las facturas de los clientes para validar
posteriormente con los inventarios.
En algunas ocasiones no está realizando un adecuado manejo de los errores, ya que muestra
el error en inglés y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda más tiempo
en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar
nuevamente el proceso.
De acuerdo con lo anterior la empresa requiere de nuestros servicios para dar una solución
a las falencias presentadas hasta el momento. Se requiere que la nueva solución incluya
Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los datos básicos del cliente
y los tipos de clientes (Clientes frecuentes, ocasionales, empresariales). Adicionalmente, se
requiere que los clientes puedan consultar en línea los productos de la empresa.
Administración rutas y entregadores de los productos a nuestros clientes institucionales.
Administración de los inventarios de los productos y servicios.
Administración de las Ventas.
Administración de proveedores.
De acuerdo a lo citado en la problemática de la Empresa “La Colmena”, es importante
como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma eficaz el proceso de desarrollo
de software. En la empresa vamos a trabajar toda la fase de análisis, por esta razón es
importante tengamos en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución
de problemas:

Definición
Búsqueda
del
de Ideas
problema
Búsqueda
Recogida
de
de Datos
Soluciones
Redefinici
Implement
ón del
ación
problema
Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de Hicks, 1991)

ACTIVIDAD COLABORATIVA

1. Si se tuviera que construir un sistema de información, ¿cuál sería y por qué?

Nuestro sistema de información sería una fusión entre un sistema de información

abierto, de procesamiento de transacciones y de marketing. Los sistemas de
información abierto permiten hacer modificaciones, lo cual permitirá ir mejorando
 el sistema cada que sea necesario, también es esencial que nuestro sistema de
información tenga la capacidad de seleccionar, acumular y modificar la información
creada a partir de transacciones, para así poder procesar dichas transacciones a
diario, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su
posterior consulta. Pero el principal objetivo es generar un flujo de información
ordenado, creando un conjunto de relaciones estructuradas donde intervienen los
hombres, las máquinas y los procedimientos. Siempre enfocada que un posterior
avance y ampliación de la empresa logrando satisfacer cada uno de los clientes tanto
nuevos como antiguos, igual manera cumpliendo con la necesidad de cada área.

2. ¿Qué tipo de Ciclo de vida seleccionarían y por qué?

El ciclo de vida más apropiado es el evolutivo, ya que es necesario ir haciendo

mejoras y cambios en nuestro sistema. Es imposible conocer las futuras necesidades
de los clientes en un futuro, posiblemente por el crecimiento de la empresa, por eso
este tipo de ciclo de vida resuelve estos problemas mediante ciclos del tipo
requisitos-desarrollo-evaluación, y de esta manera cada uno de estos ciclos permite
evolucionar al sistema de información hacia su siguiente versión, hasta satisfacer las
necesidades del usuario. También es indispensable realizar un análisis de procesos
para visualizar las posibles soluciones a cada problema que se presente, capacitando
a los empleados logrando de tal manera un uso adecuado del software y así evitar
futuros fallos del sistema.

3. Identifique los problemas que se están presentando en la empresa “La Colmena”.

El software tiene algunas limitaciones de tipo funcional, hay procesos que no se

encuentran completos y otros procesos que no se encuentran implementados por que
se deben realizar manualmente. Los problemas son:
a) El software que está implementando presenta varias limitaciones al momento de
realizar operaciones y funciones de la empresa.
b) A raíz de lo anterior no se tiene claro el inventario exacto de productos en la
empresa por lo cual es más trabajo manual y pérdida de tiempo.
c) La empresa no tiene una base de datos de los clientes que posee.
d) No hay claridad en los ingresos y egresos de la empresa por la falla habitual del
sistema.
e) Realizar pasos de forma manual necesarios para poder suplir la necesidad anterior
del control de inventarios y validación
f) El software hace tener lentitud en el tiempo, porque no tiene una buena traducción
del idioma en el área de atención al cliente.

g) La limitación del software contable e inadecuada administración de los empleados

contratados por outsourcing,

● Cuáles son las causas.

a) Debido al crecimiento que ha presentado la empresa, el software no está diseñado
para soportar todas las funciones de la empresa.
b) El software tiene limitaciones en algunas de las funciones y presenta inconsistencias
en los inventarios.
c) No existe un soporte técnico que prevea las fallas y, cuando lo hace, tiene muchos
errores.
d) El retraso al momento de facturar por el uso indebido del software generando
errores, pasando a generar facturas de manera manual.

e) La limitación de funciones del software generando inconsistencias en las diferentes

áreas de la empresa ya que no genera reportes actualizados de los balances
financieros mensuales de la empresa, el ingreso y actualización de los clientes y el
inventario de productos.

● Cuáles son las consecuencias que se están presentando.

1. Demora en la atención
2. Clientes inconformes ya que por la demora en la atención y la facturación manual se
pueden generar errores.
3. Error en el kardex lo que hace que no se maneje de manera clara lo que se ha
vendido y lo que se necesita nuevamente de insumos para distribuir el almacén.
4. No se está realizando un manejo adecuado de los errores, ya que se muestra el error
en inglés y no deja continuar los procesos. Por esto se pierde más tiempo en la
atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software e iniciar
nuevamente el proceso.
5. Fallas en el inventario, en las ventas, en los gastos de los insumos de la empresa y
en la contratación de servicios externos.

● Cuáles son las áreas donde se genera el problema.

a) Área administrativa
b) Área comercial y ventas
c) Área de recursos humanos
d) Área de sistemas

● Cuáles son actores directos e indirectos.

Directos: Gerente, Vendedores, Clientes, Proveedores

Indirectos: Gerente general, Clientes , Proveedores, Empleados

 Conclusión.

En la actualidad la mayoría de los empresarios (Por no referirnos a todos) se ven

beneficiados por el amplio uso del software, ya sea como usuario o como profesional
encargado de construirlo. En cada uno de los problemas expuestos en este trabajo, se puede
recalcar la importancia del análisis de sistemas en la solución de necesidades de muchas
compañías, sin importar si es pequeña, mediana o grande empresa. En el diseño del
proyecto de software, se debe emplear muy bien las etapas del desarrollo del software,
donde se refleje los buenos procesos, el empleo de excelentes métodos, las herramientas
apropiadas para su elaboración, que permita subsanar con exactitud la problemática a
disipar y un excelente método de certificación que le de credibilidad y estandarización al
proceso del software. Las tecnologías y sistemas de información influyen directa e
indirectamente en la permanencia de cualquier tipo de negocio, El manejo eficiente de la
información y el conocimiento, combinado con una buena estrategia de negocios es la clave
del éxito
 Bibliografía
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 SENN, James A. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda
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