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    Menú Insertar

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    Belen Vera
    El documento describe los menús principales de Excel y sus funciones. El menú Insertar permite insertar celdas, filas, columnas y otros objetos. El menú Formato permite modificar el formato de celdas, filas y columnas. El menú Datos incluye opciones para ordenar y filtrar datos. También describe los comandos básicos de la barra de herramientas y cómo crear y editar una hoja de cálculo de Excel.

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    Menú Insertar

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    El documento describe los menús principales de Excel y sus funciones. El menú Insertar permite insertar celdas, filas, columnas y otros objetos. El menú Formato permite modificar el formato de celdas, filas y columnas. El menú Datos incluye opciones para ordenar y filtrar datos. También describe los comandos básicos de la barra de herramientas y cómo crear y editar una hoja de cálculo de Excel.

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    El documento describe los menús principales de Excel y sus funciones. El menú Insertar permite insertar celdas, filas, columnas y otros objetos. El menú Formato permite modificar el formato de celdas, filas y columnas. El menú Datos incluye opciones para ordenar y filtrar datos. También describe los comandos básicos de la barra de herramientas y cómo crear y editar una hoja de cálculo de Excel.

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    El documento describe los menús principales de Excel y sus funciones. El menú Insertar permite insertar celdas, filas, columnas y otros objetos. El menú Formato permite modificar el formato de celdas, filas y columnas. El menú Datos incluye opciones para ordenar y filtrar datos. También describe los comandos básicos de la barra de herramientas y cómo crear y editar una hoja de cálculo de Excel.

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    Menú Insertar

    1. Inserta cedas en la dirección deseada


    según la localización de la celda
    activa.
    2. Inserta filas completas hacia arriba a
    partir de la localización de la celda
    activa.
    3. Inserta columnas completas hacia la
    izquierda a partir de la localización de
    la celda activa.

    Observación: los comandos ubicados en el


    menú Insertar, como su nombre lo indica
    insertan la información seleccionada, por
    ejemplo: el comando Objeto … inserta en el
    libro de trabajo un objeto.

    Menú Formato

    1. Permite modificar las diferentes


    características de formato a las celdas
    seleccionadas como son: color, tamaño,
    tipo de letra, fuente, …
    2. Aplica diferentes características a las filas
    seleccionadas como son: altura, ocultar y/o
    mostrar filas.
    3. Aplica diferentes características a las
    columnas seleccionadas como son: ancho,
    ocultar y/o mostrar columnas.
    4. Muestra los distintos formatos definidos en
    Excel, que pueden ser aplicados al libro de
    trabajo.

    Menú Datos
    1. Ordena la información de la hoja
    de Excel de acuerdo a los
    criterios seleccionados.
    2. Define diferentes filtros a la
    información de la hoja de Excel
    para localizarla en una forma más
    sencilla y directa.

    Nota: Los menús no presentados en este documento son utilizados para realizar funciones
    especiales (no implica que sean menos importantes), por ejemplo el menú Herramientas es donde
    se puede proteger la información de la hoja de cálculo.

    Acceso a opciones usando la barra de herramientas

    La barra de herramientas estándar siempre aparece en la parte superior de


    Microsoft Excel, donde se localizan los comandos básicos o de mayor uso al estar
    trabajando en un documento. A continuación se muestra la barra estándar con la
    descripción de los comandos principales:

    A. Crea libro de trabajo de Excel nuevo. Opción Nuevo del menú Archivo.


    B. Despliega la información que contiene su computadora para localizar los
    archivos creados con Excel. Opción Abrir del menú Archivo.
    C. Guarda la información del libro de trabajo de Excel actual.
    Opción Guardar del menú Archivo.
    D. Imprime la área definida o la hoja de trabajo de Excel en la impresora.
    Opción Imprimir del menú Archivo.
    E. Muestra en pantalla la área definida o la hoja de trabajo de Excel, para
    validar cómo se varía la información en papel. Opción Vista Preliminar del
    menú Archivo.
    F. Corta el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel.
    Opción Cortar del menú Edición.
    G. Copia el dato u objeto seleccionado en el libro de trabajo de Excel.
    Opción Copiar del menú Edición.
    H. Pega el dato u objeto que contiene el portapapeles (zona de
    almacenamiento temporal que no se ve en pantalla), el cual contiene la
    información más reciente que se copió o se cortó. Opción Pegar del menú
    Edición.
    I. Copia las características de la información seleccionada, para
    posteriormente aplicarlas a otra sección del libro de trabajo de Excel.
    J. Deshace la acción más reciente realizada en el libro de trabajo de Excel.
    Opción Deshacer del menú Edición.
    K. Aplica de nuevo la acción más reciente aplicada en el libro de trabajo de
    Excel. Opción Repetir del menú Edición.
    L. Suma los datos del rango seleccionado. Función suma de la
    opción Función … del menú Insertar.
    M. Ordena en forma ascendente los datos del rango seleccionado.
    Opción Ordenar … del menú Datos.
    N. Ordena en forma descendente los datos del rango seleccionado.
    Opción Ordenar … del menú Datos.
    O. Ajusta el tamaño de la hoja de Excel en pantalla, para visualizar mayor o
    menor información en pantalla. Opción Zoom… del menú Ver.

    En la barra de herramientas formato se encuentra las opciones de presentación


    de los datos más utilizadas al estar trabajando en Microsoft Excel. A continuación
    se muestra la barra con la descripción de las opciones:

    A. Cuadro que presenta las diferentes fuentes disponibles en Microsoft Excel.


    B. Cuadro que contiene los tamaños de letra aplicables a las celdas
    seleccionadas.
    C. Opción que aplica el formato negritas a las celdas seleccionadas.
    D. Opción que aplica el formato cursiva o itálica a las celdas seleccionadas.
    E. Opción que aplica el formato subrayado a las celdas seleccionadas.
    F. Alinea el contenido de la celda a la izquierda.
    G. Alinea el contenido de la celda al centro.
    H. Alinea el contenido de la celda a la derecha.
    I. Combina la información de las celdas seleccionadas para formar una sola
    celda, también se puede decir que centra el contenido de las celdas a lo
    largo de las columnas seleccionadas.
    J. Aplica bordes a las celdas seleccionadas.
    K. Sombrea en diversos colores el fondo de la(s) celda(s) seleccionada(s).
    L. Cambia el color del texto de la(s) celda(s) seleccionada(s).

    Nota: todos los comandos que se incluyen en la barra de formato se localizan en


    el menú Formato.

    Elementos y procedimientos básicos para trabajar con una hoja de cálculo de


    Microsoft Excel

    Tipos de datos en un libro de trabajo de Excel

    En la hoja de cálculo básicamente existen tres tipos de datos característicos:

     Etiquetas: Cualquier combinación de caracteres (números, letras y signos


    especiales).
     Constantes: Dígitos del 0 al 9 y con sus respectivas combinaciones.
     Fórmulas: Operaciones (matemáticas, relacionales o lógicas) que se
    efectúan entre las celdas. Nota: Siempre inician con un signo de igual (=).

    Tipo de dato Ejemplos Descripción


    Etiquetas Nombre de alumnos, Matrícula, Cualquier texto en combinación
    Calificación, 1_parcial, … con signos y números.
    Constantes 0.80, 0.20 , 3.25, -7.26 Cualquier número.
    Fórmulas =A1 + B1 Ecuación matemática o
    = SUMA(C3:F3) función predefinida de Excel.
    Crear un libro de trabajo en Excel

    1. Abrir la aplicación Microsoft Excel. Si hay un libro nuevo de Excel en


    pantalla (como la que aparece en la figura 1 del principio del documento)
    entonces ir al paso 5, de lo contrario seguir al paso 2.
    2. Elegir la opción Nuevo (New…) del menú Archivo (File) o dar un clic al
    botón   de la barra de herramientas estándar.
    3. Dar un clic sobre el icono Libro (Workbook) localizado en la pestaña
    General.
    4. Dar un clic en el botón Aceptar (OK) de la caja de diálogo.
    5. Escribir los datos en las celdas correspondientes, presionar <INTRO> O
    <ENTER> para que Excel acepte la entrada de los datos y se desplace una
    celda hacia abajo. Para introducir datos y desplazarse una celda hacia
    cualquier dirección, presione las teclas à , ß , , ¯ .
    Editar (modificar) datos de la hoja

    1. Dar doble clic sobre la celda que contiene los datos que desea modificar.
    2. Proceda a hacer los cambios deseados.
    3. Presionar la tecla <INTRO> cuando termine de hacer los cambios.

    Eliminar datos de la hoja

    1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea eliminar.
    2. Presionar la tecla <SUPR> o seleccionar la opción Eliminar Todo (Clear all)
    del menú Edición (Edit).

    Copiar datos a otra parte del libro de trabajo de Excel

    1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea copiar.
    2. Elegir la opción Copiar (Copy) del menú Edición (Edit) o dar un clic al
    botón   de la barra de herramientas estándar.
    3. Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta
    celda será la celda superior izquierda de los datos copiados).
    4. Elegir la opción Pegar (Paste) del menú Edición (Edit) o dar un clic al
    botón   de la barra de herramientas estándar.

    Mover datos a otra parte de la hoja

    1. Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea mover.
    2. Elegir la opción Cortar (Cut) del menú Edición (Edit) o dar un clic al
    botón   de la barra de herramientas estándar..
    3. Dar un clic sobre la celda a partir de donde desea colocar los datos (esta
    celda será la celda superior izquierda de los datos copiados).
    4. Elegir la opción Pegar (Paste) del menú Edición (Edit) o dar un clic al
    botón   de la barra de herramientas estándar.

    Ajustar el ancho de las columnas

    1. Seleccionar la(s) columna(s) a la (s) cual(es) desea modificar el ancho.


    2. Dar un clic en la opción Columna (Column) del menú Formato (Format),
    para seleccionar la opción Ancho… (Width …)
    3. Escribir el tamaño del ancho de la celda para visualizar toda la información
    en la columna.
    4. Dar un clic en el botón Aceptar (OK).
    Ajustar la altura de las filas

    1. Seleccionar la(s) fila(s) a las cuales desea modificar la altura.


    2. Dar un clic en la opción Filas (Row) del menú Formato (Format), para
    seleccionar la opción Alto… (Height…).
    3. Escribir la medida de la altura de la celda para visualizar la información en
    la fila.
    4. Dar un clic en el botón Aceptar (OK).

    Insertar una columna

    1. Colocar la celda activa en la posición donde se desea insertar la columna


    nueva. La columna se insertará a la izquierda de la celda activa o
    seleccionada.
    2. Dar un clic en la opción Columnas (Columns) del menú Insertar (Insert).

    Insertar una fila

    1. Colocar la celda activa en la posición donde se desea insertar la fila nueva.


    La fila se insertará arriba de la celda activa o seleccionada.
    2. Dar un clic en la opción Filas (Rows) del menú Insertar (Insert).

    Borrar una fila o columna

    1. Seleccionar la fila o columna que se desea eliminar.


    2. Dar un clic en la opción Eliminar (Delete) del menú Edición (Edit). Si se
    eliminó una fila, ésta desaparecerá y todas las flas que siguen se
    desplazan hacia arriba. Si se eliminó una columna, ésta desaparece y
    todas las columnas se desplazan hacia la izquierda.

    Guardar un libro de trabajo en Excel

    1. Seleccionar la opción Guardar (Save) del menú Archivo (File) o dar un clic
    al botón   de la barra de herramientas estándar.
    2. Localizar la casilla Nombre de archivo (File Name) en la caja de diálogo
    que aparece en su computadora.
    3. Escribir el nombre del archivo en la casilla que localizó en el punto anterior.
    El nombre del archivo debe de contener sólo letras y números, además de
    cuidar que la longitud no exceda los 15 caracteres.
    4. Dar un clic sobre el botón Guardar (Save) de la caja de diálogo que
    aparece su computadora para aceptar los cambios.
    5. Repetir el paso 1 cuantas veces sea necesario para guardar la información
    del archivo.

    Abrir un libro de trabajo de Excel

    1. Seleccionar la opción Abrir … (Open …) de menú Archivo (File) o dar un


    clic al botón   de la barra de herramientas estándar.
    2. Dar un clic sobre la casilla Buscar en (Look in) para desplegar en la
    pantalla las unidades (A:, B:, C: o D:) de almacenamiento disponibles en su
    computadora, para localizar el documento que desea abrir.
    3. Seleccionar el archivo que desea abrir y presionar el botón Abrir (Open); o
    dar doble clic sobre el archivo para abrirlo.

    PLANTILLA PARA TUTORES DE CONALEP

    A continuación encontrará un libro de trabajo de Excel que fue diseñado


    especialmente para los tutores de CONALEP y cuyo objetivo es facilitarle la tarea
    del cálculo de calificaciones de alumnos. Constituye una propuesta y el tutor tiene
    la libertad de realizar las adecuaciones que considere necesarias.

    Este libro de trabajo incluye una hoja de cálculo para cada módulo, con el fin de
    que los tutores únicamente copien los nombres de sus alumnos en ellas y
    registren la información correspondiente. Dichas hojas ya cuentan con
    características de formato y fórmulas para calcular la calificación final de los
    alumnos de los módulos. Dado que el número de actividades de apoyo y de
    portafolio varía, se han incluido un determinado número de columnas para cada
    apartado, y únicamente hay que agregar una columna por cada actividad que se
    requiera registrar. Además puede borrar las (filas) o renglones que no utilice para
    su grupo de alumnos. Recuerde que puede consultar en la sección anterior los
    procedimientos básicos "paso a paso" para trabajar con una hoja de cálculo de
    Excel.

    Otra punto importante es que encontrará el mensaje #DIV! en la columna que


    corresponde a la Calificación del Módulo. No se preocupe por este mensaje de
    error, Excel nos está indicando que le faltan datos, y una vez que usted introduzca
    los datos de sus alumnos, aparecerá el resultado numérico.

    A continuación aparece el icono que corresponde al archivo que usted deberá


    bajar al disco duro de su computadora. Para comenzar, dé un clic sobre el icono.
    Esta acción mostrará el contenido del archivo seleccionado en una ventana de su
    navegador, para guardarlo en su disco; abra el menú Archivo (File) y seleccione
    Guardar como... (Save As...) . En seguida, aparecerá una caja de diálogo
    solicitando el nuevo lugar físico en su computadora en donde se grabará el
    archivo, una vez que seleccione la unidad y/o carpeta destino, oprima el botón
    Save (Guardar) para concluir con el procedimiento.

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